ghid relatii publice

Download Ghid Relatii publice

Post on 05-Feb-2017

217 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

Ghid practic pentru grefieri - relaii publice i comunicare

DANIELA DETEANROBERT CAZANCIUC

GHID PRACTIC PENTRU GREFIERI

Relaii Publice i Comunicare

PHARE EuropeAid/ 122652/D/ SER/ RO

Asisten Tehnic pentru coala Naional de Grefieri

CUPRINSCapitolul 1 Cteva elemente de comunicare

........81.1.Clasificarea formelor de comunicare............81.2.Comunicarea verbal................91.3.Comunicarea paraverbal..............101.4.Comunicarea nonverbal..............111.5.Stilul comunicrii................16Capitolul 2 Comunicarea cu publicul- piatra de ncercare a BIRP...172.1.Cele dou niveluri de comunicare............182.1.1. Meninerea autocontrolului emoional..........192.1.2. nelegerea strii emoionale a celuilalt........192.1.3. Folosirea tehnicii ascultrii active..........212.2.Situaiile conflictuale................21Capitolul 3 Atribuiile grefierului n cadrul BIRP........233.1.primete i nregistreaz cererile de furnizare a informaiilor publice..243.2.nregistreaz petiiile adresate instanei..........243.3.prezint conductorului biroului cererile i petiiile nregistrate....253.4.transmite ctre compartimentele de specialitate solicitrile de informaii ipetiiile spre soluionare..............263.5.urmrete soluionarea la timp a solicitrilor i petiiilor i aduce la cunotinaconductorului biroului orice problem ivit n derularea activitii....273.6.comunic rspunsurile ctre petiionari i solicitani........283.7.redacteaz i pune la dispoziie publicului nscrisurile cu informaiile care se

comunic din oficiu, precum i formularele pentru solicitrile de informaii

publice i pentru reclamaiile administrative..........283.8.furnizeaz pe loc, atunci cnd este posibil, informaiile publice solicitate..293.9.face meniunile n registrul de petiii i n registrul pentru nregistrareacererilor i rspunsurilor privind accesul la informaiile publice....303.10. pstreaz n mape separate petiiile i cererile, precum irspunsurile date acestora..............31Capitolul 4 Activitatea grefierului n cadrul relaiei BIRP cu mass media334.1.revista presei..................354.2.sinteza presei..................35

4.2.1. primul exemplu................36

4.2.2. al doilea exemplu..............394.3.baza de date cu jurnaliti..............454.4.baza de date cu ceilali purttori de cuvnt din ar........454.5.programul unei zile de lucru..............46Capitolul 5 Aspecte de PR referitoare la instane........495.1.definiia PR-ului................505.2.scopul....................505.3.principiile..................515.4.domenii principale................515.5.tipuri de abordare a relaiilor cu mass media..........525.6.tehnicile folosite n relaia cu mass media..........525.6.1. comunicatul de pres..............525.6.2. tirea de pres................565.6.3. fotografii cteva sugestii............615.6.4. conferinele de pres..............625.6.5. alte evenimente destinate publicului- Ziua European a Justiiei Civile675.7.particulariti ale relaiilor cu presa n cadrul Ministerului Public....695.7.1. introducere................695.7.2. Ordin privind desfurarea activitilor de relaii cu presan cadrul Ministerului Public............705.8.principiul win-win n relaia reprezentanilor BIRP cu presa

....765.9.jurisprudena Curii Europene a Drepturilor Omului n materialibertii de exprimare

..............78ANEXEA.1.formular acreditare jurnalist..............82A.2.model baz de date jurnaliti..............83A.3.model carte de nregistrare..............84A.4.model revista presei................85A.5.model sinteza presei................86A.6.formulare prevzute n Legea nr.544/2001- A.6.1. cerere-tip......87- A.6.2. reclamaie administrativ 1..88- A.6.3. reclamaie administrativ 2..89A.7.model invitaie................90A.8.modaliti de contestare a deciziei administrative date n baza Legii 544/200191A.9.model rspuns la petiie..............92A.10.planificarea eficient a unui eveniment..........93A.11.centrul de pres al PCCJ..............95BIBLIOGRAFIE..................98LISTA DE ABREVIERI

BIRP

Biroul de Informare i Relaii Publice al instanelorBIPRMMBiroul de Informare Public i Relaii cu Mass Media al CSMCSM

Consiliul Superior al Magistraturii

CEPEJ

Comisia European Pentru Eficacitatea Justiiei

CEDO

Convenia European a Drepturilor Omului

Curtea EDOCurtea European a Drepturilor Omului

EJTNReeaua European de Formare a Magistrailor (European Judicial Training Network)DIICOTDirecia de Investigare a Infraciunilor de Criminalitate Organizat i Terorism

DNA

Direcia Naional Anticorupie

MJ

Ministerul Justiiei

PCCJ

Parchetul de pe lng nalta Curte de Casaie i Justiie

PR

relaii publice (din limba englez: Public Relations)

Introducere

Activitatea de relaii publice este o activitate care nu poate fi realizat, la nivel profesionist, dect n echip. De aceea, marile organizaii au departamente specializate de relaii publice n care funcioneaz, n unele cazuri, zeci de oameni.

La Biroul de Informare i Relaii Publice al instanei sau parchetului, purttorul de cuvnt norocos face echip cu, cel mult, dou persoane- un grefier i un consilier de relaii publice, iar purttorul de cuvnt ghinionist este unic membru al biroului. De aceea, atunci cnd ni s-a propus s concepem un ghid practic pentru grefieri, am hotrt s aezm n el acel minim de informaii necesare personalului- fie el consilier, grefier sau, chiar purttor de cuvnt, astfel nct, atunci cnd are o problem legat de comunicare, de organizare sau de relaii publice, s deschid ghidul i s citeasc o posibil soluie la problema sa. Nu se dorete a fi nici de format academic, cu o abordare mult prea teoretic, i nici, exclusiv, un caiet de aplicaii practice. Am ncercat s abordm activitatea de comunicare i relaii publice din perspectiva grefierului care are nevoie i de cteva elemente teoretice, i de modele de bune practici care deja au fost verificate i s-a constatat c funcioneaz eficient.

Dar, cteva capitole din acest ghid sunt utile i pentru orice alt grefier care lucreaz direct cu publicul- grefierii de la registratur, de la arhiv, de la Biroul Apostil, etc. De asemenea, gsii aici cteva reguli valabile pentru preedini i prim-procurori, deoarece nu putem s desprim foarte riguros munca de relaii publice fcut de purttorul de cuvnt de aceea fcut de vrful instanei/ parchetului.

Toate informaiile le-am adunat din activitatea de zi cu zi i din experiena acumulat de noi nine ca purttori de cuvnt, iar pasajele care conin recomandri le-am scris cu gndul la o organizare ideal a Biroului de Informare i Relaii Publice (purttor de cuvnt+ consilier + unu sau mai muli grefieri), care, n viitorul foarte apropiat, este imposibil de realizat la toate instanele/ parchetele, i suntem contieni de asta. Ndjduim, ns, c ncet, ncet, instituiile judiciare vor contientiza necesitatea relaiilor publice i vor fi sprijinite s i realizeze profesionist aceast activitate.

Sperm ca informaiile pe care le-am cules i aezat n acest ghid practic s v foloseasc dumneavoastr, tuturor celor implicai n relaiile publice ale instituiilor din sistemul judiciar.

Motto: Nu vei avea niciodat o a doua ansca s produci prima impresieCapitolul 1CTEVA ELEMENTE DE COMUNICARE

n cutarea celei mai sugestive definiii pentru termenul comunicare, trebuie amintit c a comunica nseamn a face comun(din latinescul communis gere).

Comunicarea este una dintre disciplinele Managementului Organizaiilor Publice i Private, se articuleaz prin specialiti i se realizeaz prin tehnici i instrumente interdisciplinare.

Sociologii apreciaz c este un mod fundamental de interaciune psiho-social a persoanelor, realizat n limbaj articulat sau prin alte coduri, n vederea transmiterii unei informaii, a obinerii stabilitii sau a unor modificri de comportament individual sau de grup.Dup Roberto Antonucci, comunicarea este instalarea, gestionarea i ntreinerea sistemelor de relaii, i ne oprim la aceast definiie deoarece ne pare cea mai complet, i vom detalia pe parcursul acestui capitol. Comunicarea uman opereaz cu un ansamblu de stimuli aparinnd a trei mari categorii de limbaj:

limbaj verbal graiul articulat i nelesurile transmise cu ajutorul cuvintelor

limbaj paraverbal nelesurile dincolo de cuvinte, ntregul bagaj de stimuli i semnale transmise prin tonul, volumul i ritmul vocii

limbajul trupului totalitatea semnalelor transmise prin postur, fizionomie, mimic, gestic, privire i distane.

1.1. Clasificarea formelor de comunicare

Variatele forme de comunicare pot fi clasificate de fapt dup mai multe criterii:

Dup tipul de limbaj folosit:

verbal

nonverbal

paraverbal

Dup numrul de participani la procesul de comunicare comunicare intrapersonal (comunicare cu sinele)

comunicare interpersonal (cu alii)

de grup

comunicare de mas (prin institutii specializate, cu adresabilitate general)

Dup contextul spaio-temporal al mesajelor

direct (fa n fa)

indirect (mediat)

Dup intenionalitatea comunicrii:

intenionat

neintenionat

Dup obiectivele comunicrii :

comunicare incidental (fr scop bine stabilit)

comunicare consumatorie (consecin a strilor emoionale)

comunicare instrumental (cnd este urmrit un scop precis)

Dup poziia ierarhic n organizaie:

comunicare ascendent (cu superiorii)

comunicare descendent (cu subalternii)

comunicare orizontal (emitorul si receptorul au pozitii egale)

1.2. Comunicarea verbalCuvintele pot fi rostite sau scrise corespunztor exist:

comunicarea oral (convorbirile telefonice, prezentrile formale sau discuii informale, ntlniri, reclame radio etc)

n cadrul comunicrii verbale orale, de o