analisis perancangan dan implementasi …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xiii/mti/11. prosiding...

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ANALISIS PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEMABSENSI BERBASIS ELECTRONICS FINGER PRINT UNTUK

MENGUKUR TINGKAT PRESENSI PEGAWAISTUDI KASUS: UNIT SDM POLITEKNIK TELKOM

Eka Widhi YunarsoProgram Studi Manajemen Informatika, Jurusan Teknologi Informasi, Politeknik Telkom

Jl. Telekomunikasi, Ters. Buah Batu, Bandung, 40257, IndonesiaTel.: +62-22-522 4137, E-mail: [email protected]

ABSTRAK

Politeknik Telkom adalah sebuah institusi pendidikan vokasional dibidang ICTdengan jumlah mahasiswa sebanyak 2500 orang dalam tiga program studi. Jumlahmahasiswa yang sangat banyak menuntut sumber daya manusia dalam jumlah yangbanyak, baik itu tenaga akademik (dosen) maupun tenaga penunjang akademik(pegawai). SDM Politeknik Telkom sebagai unit di lingkungan Politeknik Telkom yangmenaungi dosen dan pegawai dituntut untuk dapat memenuhi harapan mahasiswasebagai customer, dalam hal pelayanan jasa. Akan tetapi unit SDM dihadapkan padasuatu permasalahan sulitnya mengetahui apakah dosen atau pegawai tersebut beradadilokasi untuk memberikan pelayanan yang diharapkan oleh para mahasiswa.Permasalahan tersebut berimbas pada sulitnya melakukan pengukuran presensi atautingkat kehadiran dosen dan pegawai sebagai salah satu indikator penilaian kinerjadosen dan pegawai dan tidak tercapainya target rencana kerja unit SDM PoliteknikTelkom dalam pencapaian nilai kerja unit.

Metoda perancangan dan implementasi yang digunakan dalam penelitian iniadalah menggunakan SDLC (Software Development Life Cycle) dengan modelprototyping yang merupakan pengembangan dari model waterfall, dimana model inisangat membantu pengguna untuk memutuskan fitur atau fungsi apa saja yang mungkinharus dikembangkan lebih lanjut atau ditambahkan hingga sistem mencapai tahapanpengembangan final.

Tujuan penelitian ini adalah bagaimana melakukan analisis perancangan SistemAbsensi Berbasis Electronics Finger Print dan implementasi sistem tersebut denganmetode prototyping, sebagai jawaban atas permasalahan yang terjadi di unit SDMPoliteknik Telkom. Hasil yang diharapkan adalah unit SDM Politeknik Telkom dapatmelakukan monitoring presensi dosen dan pegawai di lingkungan Politeknik Telkomagar proses pelayanan terhadap mahasiswa dapat berjalan sesuai dengan TridharmaPerguruan Tinggi.

Kata kunci: Electronics Finger Print, SDM Politeknik Telkom

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pada awalnya di Politeknik Telkom presensi bukanlah suatu yang mutlak untukdilakukan pengukuran. Jumlah mahasiswa yang semula hanya berjumlah sekitar 300-anorang di tahun 2007 hanya membutuhkan SDM dosen dan pegawai administrasi sekitar30 orang. Dengan jumlah yang relatif sedikit tidak menyulitkan bagi unit SDM dalam

mailto:[email protected]


ISBN : 978-602-97491-2-0C-11-2

melakukan kontrol SDM, walaupun tidak ada sistem yang berjalan saat itu.Seiring dengan bertambahnya jumlah mahasiswa saat ini yang mencapai 2500

orang dalam tiga program studi menuntut adanya jumlah SDM yang banyak pula, baikitu untuk dosen maupun pegawai administrasi. Terpenuhinya jumlah SDM dosen danpegawai administrasi menimbulkan masalah baru dimana unit SDM sulit untukmengetahui apakah dosen maupun pegawai administrasi tersebut hadir atau tidak dikampus untuk menjalankan fungsinya dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa.Permasalahan tersebut berimbas pada sulitnya mengukur presensi atau tingkat kehadirandosen maupun pegawai sebagai salah satu indikator penilaian kinerja dosen danpegawai dan tidak tercapainya target Rencana Kerja Unit (RKU) SDM dalam mencapainilai kerja unit. Oleh karena itu unit SDM membutuhkan solusi untuk mengukurpresensi dosen dan pegawai administrasi melalui sistem absensi berbasis electronicsfinger print.

Tujuan1) Melakukan analisis perancangan sistem absensi berbasis electronics finger print

untuk mengetahui apakah dosen maupun pegawai administrasi hadir di kampus.2) Melakukan implementasi sistem absensi berbasis electronics finger print untuk

mengukur presensi atau tingkat kehadiran dosen maupun pegawai administrasi.

Rumusan Masalah1) Bagaimana melakukan analisis perancangan sistem absensi berbasis electronics

finger print untuk mengetahui apakah dosen maupun pegawai administrasi hadir dikampus?

2) Bagaimana melakukan implementasi sistem absensi berbasis electronics finger printuntuk mengukur presensi atau tingkat kehadiran dosen maupun pegawaiadministrasi?

Metodologi Penelitian

Metode yang dilakukan dalam melakukan penelitian ini adalah menggunakanSDLC (Software Development Life Cycle) dengan model prototyping yang merupakanpengembangan dari model waterfall.

Prototype adalah sebuah contoh implementasi sistem yang memilikiketerbatasan, akan tetapi sistem tersebut telah memiliki fungsi-fungsi utama darikebutuhan sistem yang diajukan oleh pengguna. Setelah prototype selesai dibangun,maka akan dikirimkan kepada pengguna untuk dilakukan suatu evaluasi. Prototypesangat membantu pengguna untuk memutuskan fitur atau fungsi apa saja yang mungkinharus dikembangkan lebih lanjut atau ditambahkan hingga sistem mencapai tahapanpengembangan final.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-11-3

Gambar 1. Model Prototyping

LANDASAN TEORI

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksiperubahan dari suatu nilai atau data. Data adalah fakta berupa angka, karakter, simbol,gambar, tanda-tanda, isyarat, tulisan, suara, dan bunyi yang merepresentasikan keadaansebenarnya yang selanjutnya digunakan sebagai masukan suatu sistem. Menurut JerryFith Gerald; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang salingberhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan ataumenyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan sistem informasi adalah kumpulandata di dalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasidigunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Keluaran darisistem informasi itu sendiri adalah berupa informasi.

Menurut Raymond Mcleod; “Informasi adalah data yang telah diolah menjadibentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusansaat ini atau mendatang”. Sedangkan Burch dan Strater, menyatakan: informasi adalahpengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.Jadi secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan datadalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yangmenggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untukpengambilan keputusan.

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikansebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapapemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatuentitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu InstansiPemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai padaunit terkecil di bawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satusistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadisekarang dan apa yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang tentangorganisasi tersebut.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-11-4

Basis Data

Basis data adalah kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu denganyang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu,tersimpan di perangkat keras komputer dan dengan perangkat lunak untuk melakukanmanipulasi untuk kegunaan tertentu. Basis data diperlukan karena:1. Salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam

menyediakan informasi.2. Menentukan kualitas informasi: akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Informasi

dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biayamendapatkannya.

3. Mengurangi duplikasi data (data redudancy).4. Hubungan data dapat ditingkatkan (data relatability).5. Mengurangi pemborosan tempat simpanan luar.

Kehadiran Pegawai

Kehadiran pegawai merupakan salah satu item dari Time Management yangberjalan di Human Capital Management. Pihak manajemen organisasi seperti RumahSakit, Hotel, Pabrik, dan tentunya Politeknik Telkom membutuhkan data kehadiranyang akurat untuk mengetahui kedisiplinan karyawan atau pegawainya. Monitoringkehadiran (absensi) karyawan dalam suatu organisasi merupakan data awal untuk prosesselanjutnya yang menyangkut kompensasi, kinerja, dan efektifitas organisasi.

Beberapa Organisasi dalam memantau kehadiaran karyawan/pegawai telahmenggunakan sistem absensi secara elektronik dan terpusat, namun demikian masihbanyak Organisasi yang menggunakan sistem absensi manual. Organisasi yangmenggunakan sistem absensi manual sering kali mengalami kesulitan dalam mengontrollaporan harian kehadiran pegawai, selain itu sistem absensi manual membuka peluangterjadinya kesalahan dan ketidak akuratan data absensi karyawan, apalagi jika terjadikecurangan dalam pengisian data absensi pegawai.

METODA DAN DISKUSI

Metode yang dilakukan dalam melakukan penelitian ini adalah menggunakanSDLC (Software Development Life Cycle) dengan model prototyping yang merupakanpengembangan dari model waterfall.

Prototype adalah sebuah contoh implementasi sistem yang memilikiketerbatasan, akan tetapi sistem tersebut telah memiliki fungsi-fungsi utama darikebutuhan sistem yang diajukan oleh pengguna. Setelah prototype selesai dibangun,maka akan dikirimkan kepada pengguna untuk dilakukan suatu evaluasi. Prototypesangat membantu pengguna untuk memutuskan fitur atau fungsi apa saja yang mungkinharus dikembangkan lebih lanjut atau ditambahkan hingga sistem mencapai tahapanpengembangan final.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-11-5

Gambaran Umum Sistem

Kehadiran Pegawai (Sistem Absensi E-Finger Print)Manajemen

Politeknik TelkomPegawai RecordUnit SDM

Input Data SDM

Daftar Absensi

MelakukanAbsensi

Update Data SDM

Rekap DataAbsensi

Data SDM

Data AbsensiSDM

Rekap AbsensiPegawai

Cetak LaporanAbsensi Pegawai

MenerimaLaporan Absensi

Pegawai

Laporan AbsensiPegawai

Gambar 2. Proses Absensi yang Diusulkan Melalui Sistem Absensi E-Finger Print

Desain Sistem

Diagram Konteks

Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Absensi Berbasis E-Finger Print


ISBN : 978-602-97491-2-0C-11-6

Hasil Implementasi

Beberapa kelebihan dengan menggunakan Sistem Absensi Sidik Jari secaraelektronik antara lain adalah :1) Pegawai tidak dapat melakukan manipulasi kehadiran, artinya seorang pegawai

hanya dapat melakukan absensi untuk dirinya sendiri dan tidak dapat diwakilkankepada pegawai lainnya.

2) Laporan kehadiran dan keterlambatan dapat dicetak dengan menggunakan printer.3) Pihak manajemen dengan mudah dan cepat dapat mengetahui prosentase kehadiran

pegawai.4) Sistem bersifat fleksibel dan mudah dalam pengoperasian alat.5) Dapat dengan mudah mendeteksi keterlambatan kehadiran pegawai karena peralatan

menggunakan sistem on-line yang terhubung dengan komputer.6) Pihak manajemen Organisasi dapat secara langsung memantau kehadiran pegawai

secara rutin dan otomatis dari jarak jauh menggunakan fasilitas internet.7) Rekaman data kehadiran karyawan dapat digabungkan dengan sistem informasi

kepegawaian pemerintahan atau yayasan

KESIMPULAN

Dari hasil analisis dan implementasi Sistem Absensi Berbasis E-Finger Print dilingkungan Politeknik Telkom dapat disimpulkan bahwa:1) Sistem Absensi Berbasis E-Finger Print mampu memberikan solusi dalam

mengatasi permasalahan unit SDM dalam melakukan monitoring kehadiran pegawaidi lingkungan Politeknik Telkom.

2) Sistem Absensi Berbasis E-Finger Print mampu memberikan solusi bagi unit SDMdalam melakukan rekapitulasi presensi atau kehadiran pegawai di lingkunganPoliteknik Telkom, berikut dengan laporan pendukungnya.

3) Rekapitulasi presensi pegawai yang dihasilkan Sistem Absensi Berbasis E-FingerPrint memberikan solusi bagi unit SDM dalam mencapai salah satu target kerja unitsesuai Rencana Kerja Unit (RKU) SDM, yaitu monitoring dan evaluasi kehadiranpegawai.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Efrain Turban, Dorothy Leidner, Ephraim McLean, James Wetherbe (2008).Information Technology for Management: Transforming Organizations in theDigital Economy, 6th Edition. India : Wiley India Pvt Ltd.

[2] Indrajit, Eko. R. (2006). Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi.Jakarta: Elex Media Komputindo.

[3] Leman, (1998). Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. Jakarta: PT ElexMedia Komputindo.

[4] Perumpalath, Binoy P.; Labib, Ashraf W. (2005). Modelling Business Process: AnIntegrated Approach. Portsmouth Business School.

[5] Irmansyah Faried, (2003). Pengantar Database, IlmuKomputer.com.

analisis perancangan dan implementasi …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xiii/mti/11. prosiding...

Documents