perencanaan strategis si/ti (stu di kasus ...mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xvi/mti/18....

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Juli 2012

ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-1

PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI (STUDI KASUS KANTORPEMBERDAYAAN MASYARAKAT KABUPATEN GRESIK)

Nahda Amalia, Febriliyan SamopaBidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi

Program Studi Magister Manajemen TeknologiInstitut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

Email : [email protected]

ABSTRAK

Peranan teknologi informasi dalam menunjang sistem operasional dan manajerial padainstansi pemerintahan dewasa ini dirasakan semakin penting. Begitu pula dengan KantorPemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik yang mempunyai Tupoksi dalam melakukanperencanaan strategis yang tertuang dalam Rumusan Pembangunan Jangka Menengah Daerahtahun 2011-2015. Dalam menjalankan Tupoksi tersebut para Satuan Kerja Perangkat Daerahmemerlukan data dimana data tersebut akan diolah menjadi suatu publikasi informasi yangdapat dijadikan dasar pengambilan keputusan oleh Bupati Gresik, sehingga peran TI disinisangat diperlukan. Keberhasilan perwujudan visi dan misi Kantor Pemberdayaan MasyarakatKabupaten Gresik perlu didukung dengan perencanaan strategis berbasis SI/TI untukpengelolaan data dalam menyelaraskan kondisi SI/TI dengan kondisi bisnis di KantorPemberdayaan Masyarakat melalui perencanaan terorganisir dari infrastruktur TI dan portfolioaplikasi yang diperlukan pada tingkatan organisasi, sehingga sangat penting baik bagi SKPDmaupun si pembuat rencana. Hasil yang akan dicapai adalah menghasilkan perencanaanstrategis SI/TI untuk proses pengelolaan data yang terdiri dari tiga bagian, yaitu: (1) StrategiSI bisnis: menghasilkan arsitektur SI yang sesuai dengan visi dan misi organisasi, (2) StrategiTI: menghasilkan infrastruktur untuk menunjang kebutuhan SI organisasi dan (3) Strategimanajemen SI/TI: mengatur aktivitas SI/TI dalam organisasi melalui prosedur formal dalamkebutuhan portfolio aplikasi yang diproyeksikan untuk jangka waktu 5 tahun ke depan agarsesuai dengan visi dan misi yang ditetapkan.

Kata kunci: Perencanaan Strategis, Sistem Informasi, Teknologi Informasi

PENDAHULUAN

Peranan teknologi informasi dalam menunjang sistem operasional dan manajerial padainstansi pemerintahan dewasa ini dirasakan semakin penting. Dengan adanya perkembanganyang signifikan di bidang tersebut telah menyebabkan berbagai perubahan mendasar padasegala aspek khususnya yang berkaitan dengan penataan perencanaan pembangunan daerah.Kantor Pemberdayaan Masyarakat yang merupakan unsur pendukung otonomi daerah,dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepadaBupati melalui sekretaris daerah mempunyai Tugas, Pokok dan Fungsi yang ditetapkan dalamPeraturan Bupati Nomor 53 Tahun 2008.

Keberhasilan perwujudan visi dan misi Kantor Pemberdayaan Masyarakat Gresikperlu didukung dengan perencanaan strategis berbasis sistem informasi dan teknologiinformasi dalam pengelolaan data untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitasorganisasi. Perencanaan strategis dilakukan untuk menyelaraskan kondisi SI/TI dengankondisi bisnis di Kantor Pemberdayaan Masyarakat melalui perencanaan terorganisir dariinfrastruktur TI dan portfolio aplikasi yang diperlukan pada tingkatan organisasi.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-2

Dalam penelitian ini, permasalahan yang diangkat adalah bagaimana mengetahuisituasi dan kondisi bisnis dan TI saat ini di lingkungan eksternal dan internal KantorPemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik, bagaimana menginterpretasikan kebutuhanbisnis dan informasi pada Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik di masamendatang serta Bagaimana memformulasikan strategi SI/TI pada Kantor PemberdayaanMasyarakat Kabupaten Gresik.

Tujuan daripada penelitian ini adalah menghasilkan perencanaan strategis SI/TI yangterdiri dari tiga bagian, yaitu :

1) Strategi SI bisnis : menghasilkan arsitektur SI yang sesuai dengan visi dan misiorganisasi.

2) Strategi TI : menghasilkan infrastruktur untuk menunjang kebutuhan SI organisasi.3) Strategi manajemen SI/TI : mengatur aktivitas SI dan TI dalam organisasi melalui

proses dan prosedur formal dalam kebutuhan portfolio aplikasi di masa mendatang.

DASAR TEORI

Perencanaan Strategi SI/TIPerencanaan Strategi Informasi merupakan suatu proses untuk memformulasikan

strategi informasi bagi suatu perusahaan yang meliputi perumusan kegunaan dari sisteminformasi dan pengelolaannya (Robson, 1997). Perencanaan strategis dalam satu kesatuanadalah : analisis terhadap lingkungan organisasi baik internal maupun eksternal danmerupakan langkah yang sangat penting dalam memperhitungkan kekuatan (strength)kelemahan (weakness), peluang (opporunities) dan ancaman (threats) yang ada.

Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi SI, dan Strategi TICara yang tepat untuk mencapai keuntungan strategis dari SI/TI adalah dengan cara

mengkonsentrasikan atau memikirkan ulang bisnis dengan melakukan analisis permasalahanbisnis yang ada sekarang dan perubahan lingkungan dan menjadikan TI sebagai salah saturesep solusi. Secara garis besar, strategi SI dan strategi TI menurut Ward, J & Peppard, J,(2002) terlihat pada gambar 1 berikut.

Gambar 1 Hubungan antara strategi bisnis, strategi SI dan strategi TI

Dari gambar 1 terlihat bahwa pada tahap awal dilakukan identifikasi dampak potensial,kemudian dilakukan evaluasi terhadap informasi dan sistem apa yang dibutuhkan untukmendapatkan strategi. Selanjutnya menentukan bagaimana upaya untuk mencapai sisteminformasi tersebut melalui sisi teknologi.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-3

Model Strategi SI/TIModel perencanaan strategis SI/TI terdiri dari tiga bagian utama yaitu Input, Output

dan Approach (Peppard & Ward, 2002) :

Gambar 2 Model Perencanaan Strategi SI/TI (Peppard & Ward, 2002)

Teknik Analisa SI/TI untuk Memahami Situasi Saat Ini

1. Analisa Lingkungan Internal/Eksternal BisnisAnalisa ini bertujuan untuk mendalami faktor-faktor yang mempengaruhi bisnis

organisasi. Analisa lingkungan internal dan eksternal bisnis menggunakan beberapa toolsyakni analisis SWOT dan analisis PEST. Analisa SWOT mengidentifikasi terhadaplingkungan internal dari sisi kekuatan dan kelemahan, sedangkan lingkungan eksternal darisisi peluang dan ancaman. Sedangkan untuk analisa PEST mengidentifikasi lingkunganeksternal dari sudut pandang politik, ekonomi, sosial dan teknologi.

A. Analisis SWOTAnalisis SWOT digunakan untuk menilai kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh

sumber daya internal perusahaan serta kesempatan dan tantangan yang berasal dari pihakeksternal perusahaan (Jogiyanto, 2005). Tujuan menggunakan analisis SWOT selainidentifikasi terhadap kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman adalah untukmengetahui cara terbaik dalam hal penggunaan sumber daya perusahaan serta untukmembangun basis sumber daya perusahaan di masa mendatang.

Setelah mengetahui SWOT dari perusahaan/organisasi, selanjutnya adalahmelakukan pendefinisian terhadap SWOT Matriks. Tujuan dari SWOT Matriks adalahuntuk membantu mendapatkan pengertian yang baik dari pilihan yang ada. Tahapanpendefinisian SWOT Matriks selanjutnya ditunjukkan pada tabel 1:

Tabel 1. SWOT Matriks (Minds Tool) [(Peppard & Ward, 2002)]

Eksternal Opportunities Eksternal Threats

Internal StrengthSO

(“Maxi-Maxi” Strategy)ST

(“Maxi-mini” Strategy)

Eksternal ThreatsWO

(“Mini-Maxi” Strategy)WT

(“Mini-Mini” Strategy)

B. Analisis PESTAnalisa PEST ini bertujuan untuk mengamati perubahan pada aspek yang ada dalam

analisis PEST sehingga berdampak pada penempatan pasar di pasar global. Dengan adanyaanalisis PEST ini sebuah organisasi dapat melakukan identifikasi terhadap peluang dantantangan yang ada di lingkungan sekitar.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-4

1) PoliticalFaktor politik sangat mempengaruhi suatu perusahaan maupun suatu organisasi,karena dapat menentukan arah kebijakan suatu pemerintahan.

2) EconomicFaktor ekonomi yang terjadi di Indonesia sangat mempengaruhi suatu perusahaan atauorganisasi. Hal-hal ini harus diperhitungkan oleh suatu organisasi pemerintah dalammenerapkan suatu kebijakan.

3) SocialFaktor sosial juga dapat mempengaruhi strategi yang harus diambil oleh Satuan KerjaPerangkat Daerah (SKPD).

4) TechnologicalFaktor teknologi adalah salah satu faktor yang sangat mempengaruhi suatu SKPD,sehingga bisa lebih kreatif dan inovatif dalam memberikan pelayanan dan meyediakanjasa.

2. Analisa lingkungan Internal/Eksternal SI/TIAnalisa ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana sistem informasi dan teknologi

dapat mempengaruhi kebutuhan SI/TI dalam organisasi. Analisa yang diteliti baik dari sisilingkungan internal maupun eksternal khususnya di bidang SI/TI yakni mulai dari sisteminformasi yang ada saat ini baik perangkat keras (hardware) yang umum dipakai,perangkat lunak (software) berupa aplikasi-aplikasi yang ada di organisasi pada umumnya,sistem operasi utama yang digunakan, serta kondisi infrastrukturnya.

Teknik Analisa SI/TI Untuk Memahami Situasi Mendatang

1. Analisa Value ChainValue Chain merupakan sebuah model yang dibuat oleh Michael Porter untuk

membantu melakukan analisa aktivitas perusahaan/organisasi secara spesifik sehingga,perusahaan/organisasi tersebut dapat menciptakan nilai dan keunggulan yang kompetitif.Analisa ini dilakukan dengan menganalisis kerangka rantai kegiatan (value chain) yangmenggambarkan keterkaitan antara satu kegiatan dengan kegiatan yang lain.

Gambar 3. Value Chain (Porter.M, 1985)

Michael Porter memisahkan kegiatan yang terlibat dalam value chain dalam 2 (dua)kelompok, yaitu :1) Kegiatan langsung. Kegiatan langsung ini berhubungan dengan proses penciptaan atau

pengiriman produk atau layanan yang disebut “Primary Activities”, yang terdiri dari:a. Inbound logistic.b. Operations.c. Outbond Logistic.d. Marketing and Sales.e. Service.

2) Kegiatan yang terkait dengan “Support Activities” untuk meningkatkan efektivitasatau efisiensi organisasi, yang terdiri dari :a. Procurement (belanja kebutuhan/input sumber daya untuk primary activities).


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-5

b. Technology development (R&D, proses pengembangan, teknologi)c. Human resource management (pengembangan dan pemberian penghargaan).d. Infrastructure (semua sistem keuangan, quality control, manajemen informasi dan

perencanaan)2. Analisa Critical Success Factors (CSFs)

Rockart (2001) dalam (Peppard & Ward, 2002) mendefinisikan Critical Success Factor(CSF) sebagai sejumlah terbatas area, dimana hasilnya bila mencukupi dapat menjaminkeberhasilan kinerja bersaing untuk organisasi. Penentuan CSF sangat penting untukmencapai pemahaman menyeluruh tentang bisnis. Penentuan CSF dengan benar dapatmembantu pencapaian tujuan dan strategi melalui kegiatan yang diprioritaskan.

Menurut Peppard & Ward (2002, p212), KPI merupakan hal-hal yang mungkin dipilihuntuk menilai, memberitahu bagaimana kinerja seseorang dalam mencapai sebuah tujuanmaupun mengatur CSF.

Portfolio Aplikasi Mcfarlan

Analisa aplikasi portofolio digunakan untuk memetakan aplikasi yang ada saat ini danjuga kebutuhan aplikasi dimasa akan datang dalam mendukung bisnis organisasi/perusahaan.Pemetaan aplikasi ini dengan empat kuadran (strategic, high potential, key operation, andsupport) sesuai kategori penilaian suatu aplikasi terhadap dampaknya terhadap bisnis. Darihasil pemetaan tersebut didapatkan gambaran kontribusi SI terhadap bisnis. Hasil tersebutdapat menjadi masukan bagi kegiatan pembuatan strategi SI dan kemungkinanpengembangannya ke depan ([Peppard & Ward, 2002], p43).

Tabel 2. McFarlan Strategic Grid (Peppard & Ward, 2002)

METODE PENELITIAN

Penelitian ini dilakukan dengan mengikuti beberapa tahapan penelitian dimanatahapan masukan yaitu Analisis lingkungan bisnis internal, Analisis lingkungan bisniseksternal, Analisis lingkungan SI/TI eksternal, Analisa lingkungan SI/TI internal. Untuktahapan keluaran atau dimana menghasilkan formulasi migration plan perencanaan strategisSI/TI studi kasus Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik adalah Strategi SIbisnis, Strategi TI dan Strategi Manajemen SI/TI. Beberapa teknik/metode analisis yangdigunakan adalah Analisis SWOT, Model Analisis PEST, Analisis Value Chain, AnalisisCritical Success Factor (CSF).

Kerangka konsep yang dibuat meliputi tahap pengumpulan data (pencarian dokumen,observasi dan wawancara), analisa lingkungan bisnis (internal dan eksternal), lingkunganSI/TI (internal dan eksternal) serta hasil akhir berupa formulasi-formulasi perencanaanstrategis SI/TI yang direncanakan.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-6

Gambar 5. Kerangka Konsep

HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisa Lingkungan Internal/Eksternal Bisnis KPM Kab. GresikDalam analisa lingkungan eksternal dan analisa lingkungan internal bisnis ini, penulis

menggunakan dua tools yakni analisa SWOT dan analisa PEST. Untuk analisa SWOT,penulis mengidentifikasi terhadap lingkungan internal (kekuatan dan kelemahan) sertalingkungan eksternal (peluang dan ancaman). Sedangkan untuk analisa PESTmengidentifikasi lingkungan eksternal dari sudut pandang politik, ekonomi, sosial danteknologi.Analisa SWOT

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, proses analisa SWOT ini merupakan prosesidentifikasi dan inventarisasi dari sisi lingkungan internal yakni identifikasi faktorkekuatan dan kelemahan KPM Kabupaten Gresik, sedangkan dari sisi lingkunganeksternal yakni identifikasi faktor peluang dan ancaman KPM Kabupaten Gresik.a. Identifikasi Faktor Kekuatan (Strength)

Tersedianya aparatur KPM Kabupaten Gresik sebanyak 24 orang. Tersedianya sarana prasarana yang mendukung pelaksanaan tugas. Tersedianya peraturan perundang-undangan Tersedianya komponen sistem dan tata kerja. Adanya lembaga masyarakat mulai dari tingkat RT/RW yang aktif, LKMD,

posyandu, PKK dimana KPM Kab. Gresik berperan membimbing dan membantuagar masyarakat mampu dan mandiri secara ekonomi dengan memberikanketrampilan dan pelayanan dasar kesehatan.

b. Identifikasi Faktor Kelemahan (Weakness) Terbatasnya anggaran sehingga tidak dapat mengcover semua kebutuhan dan

usulan yang masuk ke Kantor Pemberdayaan Masyarakat (KPM) KabupatenGresik.

Manajemen kerja yang masih terbatas dan belum optimal. Penempatan pejabat struktural yang tidak memiliki kualifikasi di bidang

telekomunikasi dan informatika. Minimnya kerjasama dan dukungan dari instansi yang terkait dengan KPM Kab.

Gresik. Masih rendahnya disiplin para SKPD

c. Identifikasi Faktor Peluang (Opportunity)


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-7

Kebijakan ekonomi yang berpihak kepada masyarakat.Dukungan masyarakat yang diwujudkan dengan adanya swadaya masyarakat dalam

pembangunan.Tersedianya Sumber Daya Alam (SDA) sehingga dapat dimanfaatkan untuk

kesejahteraan masyarakat.Keterbukaan informasi dan perkembangan ilmu pengetahuan serta teknologi.Adanya koordinasi dan kerjasama dengan dinas/instansi terkait.

d. Identifikasi Faktor Ancaman (Threats)Masih lemahnya ekonomi masyarakat.Kurangnya motivasi dan kemauan dalam mengelola Sumber Daya Alam (SDA).Rendahnya ilmu pengetahuan dan teknologi yang dikuasai oleh masyarakat.Kurangnya kemampuan kelembagaan dalam menggerakkan masyarakat untuk

mewujudkan kemandirian.Dari keempat komponen SWOT tersebut kemudian dilakukan analisa untuk mengetahuiisu-isu strategis. Keempat langkah strategi tersebut, dijabarkan pada tabel berikut.

Tabel 3. Identifikasi Isu-Isu Strategis

Faktor Internal

Faktor Eksternal

STRENGTHS WEAKNESS

Tersedianya aparatur KPM KabupatenGresik.

Tersedianya sarana prasarana yangmendukung pelaksanaan tugas.

Tersedianya peraturan perundang-undangan

Tersedianya komponen sistem dan tatakerja.

Terbatasnya anggaran sehingga tidakdapat mengcover semua kebutuhan danusulan yang masuk ke KantorPemberdayaan Masyarakat (KPM)Kabupaten Gresik.

Manajemen kerja yang masih terbatasdan belum optimal.

Penempatan pejabat struktural yangtidak memiliki kualifikasi di bidangtelekomunikasi dan informatika.

Minimnya kerjasama dan dukungandari instansi yang terkait dengan KPMKab. Gresik.

Masih rendahnya disiplin para SKPD.

OPPORTUNITIES SO STRATEGY WO STRATEGY Kebijakan ekonomi yang berpihak kepada

masyarakat. Dukungan masyarakat yang diwujudkan

dengan adanya swadaya masyarakatdalam pembangunan.

Tersedianya Sumber Daya Alam (SDA)sehingga dapat dimanfaatkan untukkesejahteraan masyarakat.

Keterbukaan informasi danperkembangan ilmu pengetahuan sertateknologi.

Adanya koordinasi dan kerjasama dengandinas/instansi terkait.

Pemberdayaan dan pembinaan aparaturdengan harapan dapat menjalankantugasnya dengan baik.

Peningkatan pengelolaan Sumber DayaAlam

Peningkatan usaha ekonomimasyarakat

Meningkatkan koordinasi antardinas/instansi terkait

Membuat perencanaan strategis sisteminformasi dan teknologi informasi

Menambah jumlah SDM khususnya dibidang TI

Meningkatkan kreativitas SKPD denganmemberikan penghargaan bagi SKPDyang berprestasi dalam melakukankoordinasi penyelenggaraanpemerintahan

Memanfaatkan informasi danpenggunaan ilmu pengetahuan danteknologi

THREATS ST STRATEGY WT STRATEGY Masih lemahnya ekonomi masyarakat. Kurangnya motivasi dan kemauan

dalam mengelola Sumber Daya Alam(SDA).

Rendahnya ilmu pengetahuan danteknologi yang dikuasai olehmasyarakat.

Kurangnya kemampuan kelembagaandalam menggerakkan masyarakatuntuk mewujudkan kemandirian.

Peningkatan dan penerapanpemanfaatan TTG Peningkatanmotivasi dan fasilitasi terhadapswadaya masyarakat

Peningkatan kemampuan SDMLembaga Kemasyarakatandesa/kelurahan melalui pelatihanpengurus Lembaga Kemasyarakatandesa/kelurahan

Peningkatan kesejahteraan masyarakat Mengoptimalkan pengelolaan SDA

dengan meningkatkan koordinasi antarinstansi terkait

Memberikan pemahaman kepadamasyarakat akan pentingnyapenggunaan informasi dan teknologimelalui pelatihan dan monitoring


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-8

Analisa PESTAnalisa lingkungan eksternal bisnis KPM Kabupaten Gresik dapat diidentifikasi

melalui analisa yang dinamakan analisa PEST (Political, Economic, Social, Technological).a. Political

Kantor Pemberdayaan Masyarakat (KPM) Kabupaten Gresik merupakan salah satulembaga teknis daerah dimana dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya bertanggungjawab secara langung kepada Kepala Daerah/Bupati melalui sekretaris daerah. Sesuai denganPeraturan Bupati Gresik Nomor 58 Tahun 2008, tentang Tata Kerja Lembaga Teknis DaerahKabupaten Gresik, dimana tugas pokok KPM Kabupaten Gresik adalah “Membantu Bupatidalam menyelenggarakan, melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan di bidangpemberdayaan masyarakat”.

Dari tugas pokok tersebut, tertulis dengan jelas bahwa KPM Kab. Gresik membantuBupati dalam menjalankan amanahnya untuk memimpin Kabupaten Gresik dalam bidangpemberdayaan masyarakat sesuai dengan perundang-undangan.

b. EconomicKantor Pemberdayaan Masyarakat (KPM) Kabupaten Gresik merupakan sebuah

organisasi pemerintah yang berorientasi kepada pelayanan masyarakat non profit, karenadalam menjalankan tugas, pokok dan fungsinya KPM Kab. Gresik mendapatkan alokasianggaran setiap tahunnya dari APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah ) KabupatenGresik dan dari DPRD Gresik. Ketergantungan terhadap alokasi anggaran itulah yangmenyebabkan KPM Kab. Gresik harus menyusun strategi yang baik dalam mengatur programkerja sehingga bisa berjalan sesuai dengan visi dan misi yang ditetapkan.

c. SocialBerdasarkan data dari Dinas Kependudukan, Catatan Sipil dan Sosial Kabupaten Gresik,

hingga akhir tahun 2010 memiliki total penduduk sejumlah 1.237.264 jiwa dan terdiri dari322.089 keluarga. Jumlah penduduk yang melebihi angka satu juta tersebut menghuni areawilayah seluas 1.191,25 km2, sehingga kemudian dengan rata-rata per keluarga terdiri dari 4orang. Namun demikian, masalahnya bahwa tingkat kepadatan penduduk Gresik tersebuttidaklah merata pada keseluruhan wilayah. Wilayah perkotaan jauh dipadati penduduk sebesar1.883 jiwa/km2 dibandingkan wilayah pedesaan yang hanya dihuni 736 jiwa/km2.

d. TechnologicalPerkembangan sistem informasi dalam instansi pemerintahan dewasa ini sudah begitu pesatseiring dengan munculnya penemuan teknologi informasi yang semakin canggih sehinggaefisiensi yang dihasilkan dapat menarik minat masyarakat untuk menggunakannya terutamapara SKPD.

Analisa Lingkungan Internal/Eksternal SI/TI KPM Kab. GresikAnalisa lingkungan internal SI/TI di KPM Kab. Gresik ini mengidentifikasi dari sisihardware, software, sistem operasi dan infrastruktur yang ada di dalam lingkungan KPMKab. Gresik. Identifikasi terhadap analisa lingkungan internal SI/TI akan dijabarkansebagai berikut :

Perangkat keras (hardware)Perangkat keras yang umum dipakai untuk pelaksanaan administrasi sehari-hariadalah sejumlah kurang lebih 19 buah monitor dan 19 buah PC dengan spesifikasiDual Core, RAM 1GB dan Harddisk rata-rata 60-80GB, untuk Kepala Kantormendapat fasilitas sebuah notebook untuk kegiatan sehari-hari.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-9

Perangkat lunak (software)Aplikasi-aplikasi yang ada di Kantor Pemberdayaan Masyarakat (KPM) KabupatenGresik saat ini tidak begitu banyak mengingat KPM Kab. Gresik merupakan kantoryang berbentuk kesekretariatan dan organisasinya berbentuk struktural. Aplikasi-aplikasi yang digunakan pada umumnya diantaranya adalah : Aplikasi Kantor Aplikasi Profil Desa/Kelurahan Aplikasi Perbendaharaan Gaji Pegawai dan Kantor Aplikasi Mail Service dan Internal Messenger

Sistem operasiSebagian besar komputer yang ada di KPM Kab. Gresik berjalan dibawah sistemoperasi Microsoft Windows XP service pack 2 orisinil. Untuk notebook dan laptopberjalan dibawah sistem operasi Windows 7 Ultimate.

InfrastrukturKantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik tidak menggunakan jaringantersendiri. Segala server database didelegasikan ke divisi Pusat Data dan TeknologiInformasi (PDTI). Jaringan internet yang digunakan juga menggunakan teknologiWIFI yang berpusat di PDTI.

Sedangkan analisa lingkungan eksternal SI/TI di KPM Kab. Gresik ini juga mengidentifikasidari sisi hardware, software, sistem operasi dan infrastruktur yang ada di luar lingkunganKPM Kab. Gresik. Identifikasi terhadap analisa lingkungan eksternal SI/TI akan dijabarkansebagai berikut :

Perangkat keras (hardware)Teknologi RAID adalah teknologi penyimpanan data yang dapat meminimalisirresiko terhadap kehilangan data apabila terjadi kerusakan salah satu harddisk (diskfailed). Teknologi ini menjamin adanya ketersediaan data. (availability). Untuklebih meningkatkan kinerja dan jaminan ketersediaan data, teknologi clusteringjuga bisa merupakan alternatif lain yang bisa dipilih karena teknologi tersebutmenyediakan kemampuan untuk redundancy media penyimpanan data maupunlayanan lainnya secara virtual demi meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

Perangkat lunak (software)Untuk instansi pemerintahan khususnya divisi pemberdayaan masyarakat,pemberian pelatihan dan bimbingan teknis secara berkelanjutan merupakan salahsatu cara untuk mengetahui sejauh mana pemahaman para Pokja dalam penggunaanteknologi khususnya aplikasi untuk penyusunan dan pengolahan data profildesa/kelurahan. Perubahan-perubahan yang akan mempengaruhi perangkat lunakyaitu manusia yang melakukan pekerjaan tersebut (Pokja), proses yang merekaaplikasikan (khususnya aplikasi profil desa/kelurahan), sifat informasi danteknologi komputer yang mendasar.

Sistem operasi.Untuk menghindari sanksi atas pemakaian software sistem operasi yang ilegal,sangat disarankan agar sistem operasi yang digunakan merupakan software opensource atau software yang sudah dibuatkan oleh pihak ketiga (seksi KelompokJabatan Fungsional).

InfrastrukturUntuk penggunaan dalam lingkup yang terbatas, teknologi infrastruktur yangdigunakan adalah teknologi WiFi, sehingga para SKPD dapat menggunakanfasilitas internet tidak hanya dari komputer PC saja, tetapi dapat melalui teleponselular yang mempunyai fasilitas internet. Sedangkan untuk jarak yang lebih luas,


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-10

infrastruktur yang digunakan adalah Wide Area Network (WAN) atau jaringan skalaluas.

Portfolio AplikasiBerdasarkan hasil analisa internal SI/TI maka dapat dipetakan aplikasi-aplikasi yang ada

saat ini di KPM Kab. Gresik menggunakan matriks McFarlan pada tabel 5.

Tabel 5 Pemetaan McFarlan

Strategic High Potential Aplikasi Profil Desa/Kelurahan Aplikasi e-mail

Key Operational Support Aplikasi perbendaharaan gaji

pegawai dan kantor Aplikasi Kantor Internet

Tahap Interpretasi Kebutuhan Mendatang

Analisa Value ChainAnalisa value chain ini nanti akan memberikan gambaran susunan berbagai data dan

informasi yang dibutuhkan dan selanjutnya akan memberikan gambaran aplikasi seperti apayang dapat mendukung data-data tersebut, beserta dengan teknologi yang diperlukan.

Hasil dari analisa tersebut akan dijabarkan pada tabel 6

Tabel 6 Rantai Kegiatan KPM Kab. GresikInfrastruktur Lembaga :Keuangan, administrasi SKPD

Manajemen SDM Lembaga :Uraian Jabatan, Pengembangan Staf, Pengembangan Profesi

Pengembangan Teknologi :Pengembangan SI/TI untuk kinerja SKPD, pengembangan SI/TI untuk dukungan operasional harian

Pembelian :Inventarisasi dan perawatan aset pengelolaan penganggaran dan pengadaan barang

Inbound Logistic Operation OutboundLogistic

Sales andMarketing

Service

Rencana KerjaProgram

TOR pelaksanaankegiatan

SKPD pengelolasetiap kegiatan

Pelaksanaan kegiatan :- Penyediaan jasa surat

menyurat- Pemeliharaan

rutin/berkala kendaraandinas/operasional

- Pembinaan danpenguatan lembagakemasyarakatan(RT/RW,LKMD/LKMK) atau sebutan lain

- Evaluasi desa/kelurahanberhasil

- Peningkatankeberdayaan masyarakat

Pelaporan :- Laporan

kegiatanbulanan,triwulan dantahunan.

Sosialisasi,orientasi,penyuluhan,pelatihan,bimbinganteknis,pengawasan,monitoring,pembinaan

Pelayananpublik sesuaiSPM, misalnya:terkait denganmelakukaninventarisirpengaduanmasyarakat,memfasilitasikepentinganbaikkepentingan dariLSM, DPRdalam halmenyamakanprogram.

Analisa CSFFaktor sukses kritis merupakan ukuran keberhasilan bagi KPM Kab. Gresik dalammempertahankan dan mengembangkan SI/TI guna mendukung pelaksanaan Tupoksisesuai yang ditetapkan oleh Peraturan Bupati Nomor 53 Tahun 2008. Oleh karena itu,perlu ditetapkan objektif dari masing-masing strategi yang terdapat pada tabel 6.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-11

Tabel 6. Strategi dan ObjektifNO STRATEGI OBJEKTIF1 Pemberdayaan dan pembinaan aparatur dengan

harapan dapat menjalankan tugasnya denganbaik.

Pemberdayaan dan pembinaan aparatur melaluipendidikan formal dan informal. Dari segipendidikan formal, dapat diberikan bagi aparaturyang berprestasi dalam kinerjanya berupapemberian beasiswa instansi. Sedangkan untuksegi informal dapat berupa pelatihan, bimbinganteknis dan sosialisasi mengenai rencana programkerja.

2 Peningkatan pengelolaan Sumber Daya Alam. Pengelolaan Sumber Daya Alam yang ada diKabupaten Gresik dapat berupa pelatihantentang penggunaan alat, pemberianstimulant/rangsangan terhadap potensi yang adadi desa/kelurahan tersebut

3 Peningkatan usaha ekonomi masyarakat Peningkatan usaha ekonomi masyarakat melaluipembangunan lembaga ekonomi desa (BUMDes,pasar desa, sektor informal.

4 Peningkatan kesejahteraan masyarakat Kesejahteraan masyarakat dapat ditingkatkanmelalui peningkatan peranan wanita dalampartisipasi pemberdayaan masyarakat, perbaikangizi usia sekolah dasar dan peningkatanpendapatan masyarakat.

5 Peningkatan dan penerapan pemanfaatanTeknologi Tepat Guna (TTG)

Penerapan pemanfaatan TTG dapat ditingkatkanmelalui pemberian bantuan modal kerja danmodal usaha

6 Peningkatan motivasi dan fasilitasi tentangswadaya masyarakat

Motivasi dan fasilitasi yang dapat diberikandapat berupa dana sharing melalui lembaga yangberwenang terhadap peminjaman anggaran untukmengelola SDA yang ada di desa/kelurahantersebut.

7 Meningkatkan kreativitas SKPD Memperhatikan sikap dan tingkah laku setiapSKPD dalam menjalankan tugasnya

NO OBJEKTIF FAKTOR SUKSES KRITIS ALASANNYA1 Pemberdayaan dan pembinaan

aparatur melalui pendidikan formaldan informal. Dari segi pendidikanformal, dapat diberikan bagi aparaturyang berprestasi dalam kinerjanyaberupa pemberian beasiswa instansi.Sedangkan untuk segi informal dapatberupa pelatihan, bimbingan teknisdan sosialisasi mengenai rencanaprogram kerja.

Jumlah aparatur di setiap divisi KPMdapat memperoleh pendidikan formalyang dilihat dari prestasi kinerja yangdiperoleh dari inventarisir terhadapkegiatan yang dikerjakan sehari-hari.Untuk pendidikan informal yangberupa pelatihan, bimbingan teknisdan sosialisasi agar dapat memenuhitarget pencapaian program kerja sesuaidivisi masing-masing dan dapatmemupuk budaya kerja di kalanganpegawai.

Setiap aparatur membutuhkanpengembangan dalam halpendidikan baik pendidikanformal maupun pendidikaninformal demi meningkatkankinerja dan mendukung programkerja organisasi

2 Pengelolaan Sumber Daya Alamyang ada di Kabupaten Gresik dapatberupa pelatihan tentang penggunaanalat, pemberianstimulant/rangsangan terhadappotensi yang ada di desa/kelurahantersebut

Tersedianya data tentang potensisumber daya alam di masing - masingdesa/kelurahan secara valid

Dengan adanya data real yangmenunjukkan potensi sumberdaya alam di masing-masingdesa/kelurahan, KPM Kab. Gresikdapat membuat rencana programmengenai hal-hal apa saja yangharus dilakukan dalammeningkatkan pengelolaan SDA

3 Peningkatan usaha ekonomimasyarakat melalui pembangunanlembaga ekonomi desa (BUMDes,pasar desa, sektor informal) KPMKab. Gresik sebagai fasilitator

Mampu melindungi usahaekonomi masyarakat denganmengontrol dan mengevaluasilembaga-lembaga ekonomidesa/kelurahan yang masihberperan aktif dalam

KPM Kab. Gresik sebagaifasilitator dalam peningkatanusaha ekonomi masyarakat dalamhal peminjaman dana yangdigunakan untuk pengelolaansumber daya alam

Adapun faktor sukses kritis dari masing-masing objektif adalah tertera pada tabel 7 :Tabel 7. Faktor Sukses Kritis SI/TI KPM Kab. Gresik


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-12

perekenomian di KabupatenGresik.

Mempertahankan danmeningkatkan pertumbuhanekonomi melalui upaya pemberianinsentif, menciptakan rasa amandan nyaman berusaha, sertamerorientasi sistem dari prosedurperijinan sehingga dapat memberikemudahan bagi para investor.

Melakukan rehabilitasi danrevitalisasi pasa-pasar tradisionalsebagai penampungan hasilproduksi, transaksi usaha dankebutuhan pokok masyarakat padasemua kecamatan

4 Kesejahteraan masyarakat dapatditingkatkan melalui peningkatanperanan wanita dalam partisipasipemberdayaan masyarakat,perbaikan gizi usia sekolah dasar danpeningkatan pendapatan masyarakat.

Memberikan perhatian terhadapperempuan kesempatan yang samadengan kaum laki-laki akan peransertanya dalam pembangunan yangmembutuhkan profesionalisme dankualitas kompetensi perempuandalam berbagai hal

Terdapat program peningkatanpemberdayaan masyarakat melaluiPNPM pedesaan dan lainsebagainya.

Jumlah penduduk perempuandi Kabupaten Gresik mencapaihampir 60%

Berdasarkan data tahun 2009 darisebanyak 271.108 keluarga yangada di Kabupaten Gresik, masihterdapat sebanyak 223.551keluarga yang tergolong miskin

5 Penerapan pemanfaatan TTG dapatditingkatkan melalui pemberianbantuan modal kerja dan modalusaha

Terdapat suatu lembaga yangmenangani pemberian modal kerjadan modal usaha yang dinamakanUPKU (Usaha Pengelolaan danKeuangan Usaha)

Membantu permodalan dankemudahan mendapatkan kreditserta memberi subsidi bunga bagiindustri-industri rumah tanggayang ada di desa/kelurahan dandapat menyerap tenaga kerja disekitarnya.

Diperlukan suatu lembaga yangmempunyai kemudahan sebagaipemberi bantuan modal kerja danmodal usaha yang cepat dan tidakrumit untuk pendistribusianpenerapan pemanfaatan TTG.

6 Motivasi dan fasilitasi yang dapatdiberikan dapat berupa dana sharingmelalui lembaga yang berwenangterhadap peminjaman anggaranuntuk mengelola SDA yang ada didesa/kelurahan tersebut.

Meningkatkan kualitas SDMnyadengan memberikan stimulus berupabantuan modal dan program agarmereka dapat mampu secara mandirimenciptakan pendapatan sendiri danberpartisipasi dalam mengelola SDAyang ada di desa/kelurahan tempatmereka tinggal.

Dari data perekonomian diKabupaten Gresik, pendapatan perkapita masyarakat Gresik tahun2006-2009 mengalamipeningkatan yang cukupsignifikan (rata-rata per tahun 5%)namun, peningkatan pendapatanper kapita tersebut didominasioleh masyarakat ekonomimenengah ke atas, sedangkanmasyarakat ekonomi menengahke bawah (mayoritas) relatifmasih kecil.

7 Memperhatikan sikap dan tingkahlaku setiap SKPD dalammenjalankan tugasnya

Peningkatan dan pengembanganskill, produktifitas, kualitas daninovasi serta disiplin kerja SKPD

Revitalisasi sistem pengawasanyang dapat mencegah tumbuh danberkembangan korupsi, kolusi dannepotisme di kalangan aparatur(SKPD) dan penyelenggaraanpemerintahan

Segala hasil terhadap programkegiatan yang sudah direncanakandipengaruhi oleh kinerja SKPD.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-13

FORMULASI PERENCANAAN STRATEGI

Strategi Bisnis SIStrategi SI Bisnis disini mencakup bagaimana setiap seksi akan memanfaatkan SI untuk

mencapai sasaran bisnisnya (visi dan misi KPM Kab. Gresik), portfolio aplikasi dan gambaranarsitektur informasi. Kantor Pemberdayaan Masyarakat (KPM) Kabupaten Gresikmembangun sebuah situs website tersendiri dengan alamat situsnya :http://www.pemberdayaan.gresik.go.id. Website ini merupakan pintu gerbang maya bagipihak luar/end user yang ingin mencari informasi mengenai KPM Kab. Gresik. Beberapainformasi yang didapat apabila end user melakukan browsing yaitu :a. Informasi Umum KPM Kab. Gresik :

- Profil- Agenda- Berita- Download- Galeri Foto

b. Link KPM Kab. Gresik :- Kepala Kantor- Kasub Bag TU- Kasi Pengembangan Ekonomi, SDA dan TTG- Kasi Pemberdayaan Desa/Kel- Kasi Pemberdayaan Masyarakat

c. Situs terhubung :- Bupati- PDTIWebsite KPM Kab. Gresik ini akan dikembangkan dengan mengintegrasikan seluruh

divisi yang ada. Metode yang diterapkan dengan menggunakan admin level, dimana masing-masing divisi mempunyai admin sendiri secara khusus untuk mengubah/update informasiserta berita-berita terbaru dimana divisi satu tidak dapat merubah divisi lain. Sedangkanadmin khusus KPM Kab. Gresik mempunyai hak akses penuh dalam pengelolaan website inisehingga admin khusus KPM Kab. Gresik dapat mengontrol segala perubahan atau inputandari masing-masing divisi yang mengirim ke website ini. Metode tersebut dilakukan denganharapan segala berita atau informasi terbaru dapat selalu ter-update karena dimasukkanlangsung oleh admin divisi secara langsung tentunya dengan pengawasan dan monitoring dariadmin KPM Kab. Gresik.1. Strategi TI

Strategi TI disini mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dansumber daya, sehingga strategi TI ini menitikberatkan pada bagaimana merencanakan danmenerapkan sumberdaya TI yang didukung oleh sumberdaya manusia yang handal yangsifatnya dinamis dalam mengikuti perkembangan internal dan eksternal suatu instansipemerintahan.2. Strategi Manajemen SI/TI

Kebijakan mengenai pemeliharaan dan pengembangan SI/TI yang mendukung kebutuhanorganisasi yang dinamis dengan memperhatikan trend SI/TI mulai pemeliharaan hardware,software dan infrastruktur sehingga peran SI/TI disini dapat menjadi nilai tambah (valueadd). Selain itu, setiap pergantian rencana strategis (renstra), perlu diperhatikan jugaperencanaan strategis dalam bidang SI/TI, sehingga setiap aktivitas SI/TI dapat selarasdengan tujuan bisnis di KPM Kab. Gresik.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-18-14

KESIMPULAN DAN SARAN

Dari hasil penelitian dapat disimpulkan :a. Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Gresik merupakan salah satu lembaga yang

berbentuk Kantor tetapi mempunyai volume kerja yang setara dengan Badan memerlukanperencanaan strategis untuk menyelaraskan strategi bisnis di KPM Kab. Gresik denganstrategi TI.

b. Perencanaan strategis SI/TI studi kasus Kantor Pemberdayaan Masyarakat yang dibuatuntuk memberikan solusi terhadap permasalahan di bidang SI/TI sehingga dapatdigunakan sebagai dasar untuk pengembangan SI/TI untuk masa lima tahun ke depanyaitu 2012-2016.

c. Penyusunan perencanaan strategis SI/TI ini dapat memberikan manfaat bagi KPM Kab.Gresik antara lain mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki, memberikan arahan ataspengembangan SI/TI yang akan dilakukan, meningkatkan kinerja para SKPD dalammenjalankan Tupoksi dan memperroleh penyusunan secara operasional sesuai denganbidang tugas masing-masing seksi.

Saran yang dapat diberikan dalam penelitian ini adalah :a. Dalam pelaksanaan perencanaan strategis studi kasus Kantor Pemberdayaan

masyarakat Kabupaten Gresik dapat disesuaikan waktunya apabila ada perencanaanyang telah dapat diselesaikan sebelum batas waktu yang ditetapkan berakhir dananggaran yang ada dapat mendukung pelaksanaannya.

b. Beberapa komponen dari sisi lingkungan eksternal SI/TI yang harganya cukup mahaldapat dilakukan alokasi dana mengangsur pada awal implementasi atau diajukandalam rencana anggaran di tahun berikutnya.

c. Dari point sebelumnya, untuk penelitian selanjutnya dapat ditambahkan faktor dalammenentukan skala prioritas dalam memberikan kemampuan anggaran dan kesiapanpersonil SKPD.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto. (2005). Sistem Informasi Strategik : Untuk Keunggulan Kompetitif. Yogyakarta:ANDI.

Peppard, J., & Ward, J. (2002). Strategic Planning for Information System, third edition.England: John Wiley & Sons

Porter, M. (1985). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance.London: Prentice Hall

Robson, W. (1997). Strategic Management & Information Systems. Second Edition. London:Prentice Hall.

perencanaan strategis si/ti (stu di kasus ...mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xvi/mti/18....

Documents