Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ANALISA DAN DESAIN APLIKASI KEBUTUHAN TENAGAGURU DALAM ERA OTONOMI DAERAH DI KABUPATEN

KUPANG PROPINSI NUSA TENGGARA TIMUR

November E.L.U.L. Manulangga, Aris TjahyantoMagister Manajemen Teknologi - Manajemen Teknologi Informasi

Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh Nopember SurabayaE-mail: ten_jahatan@yahoo.com, aris@its-sby.edu

ABSTRAK

Dalam laporan Direktorat Jenderal pendidikan tinggi tahun 2008 menyebutkanjumlah sarjana yang menganggur melonjak drastis dari 183.629 orang pada tahun 2006menjadi 409.890 pada tahun 2007, dan pemegang ijazah diploma I, II, III, yangmenganggur berdasarkan pendataan tahun 2007 sebanyak 740.000 orang. Dalamlaporan Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan propinsi NTT tahun 2007menyatakan bahwa kekurangan guru pada pada berbagai jenis dan jenjang pendidikan diNTT mencapai sekitar 13.000 orang dengan berbagai kualifikasi. Sementara itu setiaptahun sejumlah LPTK yang ada di NTT terus menghasilkan calon guru yang sebagianbesar tidak dapat diangkat oleh pemerintah daerah setempat sesuai dengankewenangannya karena kualifikasi ijazah calon guru tersebut tidak cocok dengankebutuhan guru di sekolah.

Dalam dunia pendidikan salah satu aspek penting dan sangat strategis dalamproses pembelajaran adalah tersedianya tenaga guru yang cukup baik dalam jumlah,mutu dan kualifikasinya pada setiap jenis dan jenjang pendidikan. Sampai dengan saatini ternyata masih banyak sekolah-sekolah di NTT yang memiliki kekurangan guru diberbagai bidang studi, baik pada sekolah swasta maupun sekolah negeri. Masalah inimuncul karena tidak adanya koordinasi dan sistem informasi kebutuhan guru antaradinas dengan LPTK.

Dalam penelitian ini penulis berusaha mengembangkan suatu sistem informasitenaga guru dengan menggunakan IT untuk mengantikan sistem yang lama (sistemmanual). Sistem yang baru tersebut dapat membantu semua pemangku kepentinganpendidikan terutama Dinas Pendidikan dan LPTK sehingga dapat bekerja dengan baikdalam koordinasi yang harmonis dalam menyiapkan calon guru sesuai kebutuhansekolah.

Kata kunci: Pendidikan, Kekurangan guru, LPTK, Sistem Informasi

PENDAHULUAN

Dalam dunia pendidikan salah satu aspek penting dan sangat strategis dalamproses pembelajaran adalah tersedianya tenaga guru yang cukup baik dalam jumlah,mutu dan kualifikasinya pada setiap jenis dan jenjang pendidikan. Sampai dengan saatini ternyata masih banyak sekolah-sekolah di Propinsi Nusa Tenggara Timur yangmemiliki kekurangan guru pada berbagai bidang studi. Kekurangan guru-guru tersebuttidak saja pada sekolah swasta baik di daerah perkotaan maupun di pedesaan, tetapi jugapada banyak sekolah-sekolah negeri mulai dari TKK, SD, sampai pada tingkatSMA/SMK.

Dalam laporan Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi NusaTenggara Timur tahun 2007 menyatakan bahwa kekurangan guru pada berbagai jenis

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ISBN : 978-602-97491-2-0C-5-2

dan jenjang pendidikan di Nusa Tenggara Timur mencapai sekitar 13.000 orang denganberbagai kualifikasi. Sementara itu setiap tahun sejumlah LPTK yang ada di PropinsiNusa Tenggara Timur terus menghasilkan calon guru yang sebagian besar tidak dapatdiangkat oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota setempat sesuai dengankewenangannya karena kualifikasi ijazah calon guru tersebut tidak cocok dengankebutuhan guru di sekolah. Disamping itu juga disebabkan terbatasnya jumlahpengangkatan guru baru mengakibatkan banyak sarjana pendidikan /calon guru yangtidak dapat diangkat sebagai guru. Akibatnya banyak sarjana yang menganggur karenatidak mendapat pekerjaan dan akan berpotensi menciptakan masalah sosial yang baru.

Munculnya masalah tersebut kepermukaan oleh karena perencaan pendidikanterutama perencanaan kebutuhan guru tidak mendapat perhatian serius sebelum maupunsetelah otonomi daerah dengan berlakunya UU nomer 22 tahun 1999 tentangPemerintahan Daerah dan diperbaruhi lagi dengan UU nomer 32 tahun 2004 tentangPemerintahan Daerah, yang memberikan kewenangan yang luas kepada PemerintahDaerah Kabupaten/Kota untuk menyelenggarakan pendidikan sebagai kewenanganwajib termasuk di dalamnya menyelenggarakan pendidikan dasar dan menengahtermasuk pengangkatan guru. Koordinasi dan sistem informasi kebutuhan guru ( jumlahdan kualifikasinya ) antara Dinas Pendidikan sebagai konsumen/pemakai tenaga gurudengan LPTK sebagai supplier atau produsen tenaga guru tidak terjembatani dengansistem informasi kebutuhan guru. Setelah pelaksanaan otonomi daerah tahun 2001 yanglalu urusan penyelenggaraan pendidikan dasar dan menengah merupakan urusan wajibPemerintah Daerah Kabupaten/Kota, sementara itu penanganan Perguruan Tinggi/LPTKyang menghasilkan tenaga guru tetap menjadi kewenangan Pemerintah Pusat. Keadaanini menyebabkan tidak jelasnya lagi koordinasi perencanaan kebutuhan guru antaraPemerintah Daerah Kabupaten/Kota dengan LPTK. Sebagai akibat terputusnya matarantai koordinasi antara Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota beserta sekolah-sekolahbinaannya sebagai konsumen lulusan LPTK dengan LPTK sebagai lembaga yangbertanggung jawab menghasilkan tenaga guru untuk sekolah-sekolah di kabupaten/kotayang nota bene merupakan kewenangan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota termasukdidalamnya kewenangan mengangkat guru-guru, maka terjadi mismatch antara lulusanLPTK (jumlah dan kualifikasinya) dengan kebutuhan guru secara riel di sekolah-sekolah dengan segala macan akibat buruknya .

Tujuan penelitian ini adalah: Menganalisa dan mendesain aplikasi kebutuhantenaga guru SD dan SMP pada Dinas Pendidikan Kabupaten Kupang di Propinsi NusaTenggara Timur sebagai acuan dalam proses rekriutmen calon guru pada LPTK diNusa Tenggara Timur

Manfaat yang bisa diambil dari penelitian ini adalah memberikan rekomendasisuatu desain aplikasi kebutuhan tenaga guru kepada Pimpinan Dinas Pendidikan danPemerintah Daerah Kabupaten Kupang jika ditindak lanjuti untukmengimplementasikan aplikasi ini dapat meminimalisasikan waktu dan meningkatkanakurasi dalam proses pengolahan dan penyajian data sehingga dapat dilakukan dengancepat, tepat dan mudah untuk proses pengambilan keputusan.

METODA

Metoda penelitian adalah suatu proses, yaitu rangkaian langkah-langkah yangdilakukan secara terencana dan sistematis untuk mendapatkan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tertentu. Adapun tahapan dalam perencanaan penelitian ini melalui tigatahapan utama. Tahap – tahap tersebut meliputi :

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ISBN : 978-602-97491-2-0C-5-3

Tahap perencanaan penelitian : Langkah pertama yang dilakukan pada tahap iniadalah dengan melakukan survei awal. Dari survei awal ini akan diketahui strukturorganisasi dan permasalahan yang terjadi.

Tahap analisis sistem : Pada tahap ini melakukan studi terhadap data-data yangberkaitan dengan sistem informasi kebutuhan guru dan wawancara denganpihak yang berwewenang di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Kupang yaituKepala Dinas Pendidikan, Kepala Bidang Pendidikan, Kepala Sub BagianKepegawaian serta sejumlah kepala sekolah dilingkungan Dinas PendidikanKabupaten Kupang.

Tahap perancangan sistem : Langkah – langkah yang dilakukan pada tahap inimeliputi perancangan Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram(ERD), perancangan antar muka

HASIL DAN DISKUSI

Analisis Sistem

Existing Sistem

Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan cara menelaah berbagaikekurangan dan kelemahan dari sistem tersebut. Adapun kelemahan sistem yang sudahada, yang dapat kami identifikasi yaitu:1. Pendistribusian kuesioner/Pengumpulan/Pengolahan data (TK, SD).2. Pendistribusian kuesioner Pengumpulan/Pengolahan data (SMP, SMA dan SMK).3. Sebagai akibat dari sistem pengumpulan dan pengolahan data guru tersebut

dilakukan secara manual maka dibutuhkan waktu yang relative lama dan seringmelampaui target waktu yang ditentukan.

4. Data dan informasi sering disajikan terlambat dan bahkan kurang akurat karenaterjadi kesalahan perhitungan yang dilakukan oleh pengolah data baik .di tingkatsekolah, UPTD Pendidikan Kecamatan maupun pada tingkat kabupaten.

5. Sering terjadi penumpukan berbagai macam data yang belum terolah dan yangsudah diolah sehingga data mudah hilang dan bahkan membutuhkan ruanganpenyimpanan khusus. penyimpanan yang khusus.

6. Pengambilan keputusan oleh pimpinann sering tidak objektif dan atau terlambatdilakukan.yang mengakibatkan masalah kekurangan guru di sekolah tidak dapatdiatasi secara tepat.

7. Data tersebut sulit digunakan untuk memprediksi kebutuhan guru dan kekuranganguru dimasa dating.

8. Data dan informasi tidak mudah diakses oleh pihak lain yang memerlukan terutamapihak LPTK sebagai lembaga penghasil tenaga calon guru. Akibatnya lulusan LPTKbanyak yang tidak terserap sebagai guru karena tidak sesuai dengan kebutuhan rielsekolah.

9. Sistem informasi dapat merugikan kepentingan mutasi guru dan pada gilirannyasekolah-sekolah yang tetap mengalami kesulitan mendapatkan tenaga guru yangdiperlukan dan pada gilirannya proses pembelajaran tidak dapat terlaksana secaraefektif.

10. Sistem yang ada tidak dapat digunakan untuk memperhitungksn kebutuhan guru kedepan secara cepat dan tepat.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ISBN : 978-602-97491-2-0C-5-4

Expected Sistem

Gambar 1. Expected SystemKeterangan:1. Dinas Pendidikan Kabupaten mendistribusikan kuesioner ke sekolah-sekolah

melalui UPTD Pendidikan Kecamatan.2. Sekolah-sekolah segera mengisi kuesioner tersebut dan di kembalikan ke Dinas

Pendidikan Kabupaten melalui UPTD Pendidikan Kecamatan.3. Dinas Kendidikan Kabupaten/Subdin Pendidikan mengolah data pendidikan

tersebut (terutama data guru) dengan memanfaatkan teknologi informasi/komputerisasi

4. Data guru hasil olahan komputerisasi tersebut dapat diakses oleh LPTK yangbertanggung jawab dalam pengadaan calon guru dan Bagian Kepegawaian Pemdayang bertanggung jawab dalam perencanaan dan mutasi guru.

5. LPTK merencanakan rekrutmen calon mahasiswa/calon guru sesuai kebutuhansekolah (menurut jumlah, mutu dan kualifikasi).

6. LPTK mengkomunikasikan output lulusannya ke Bagian Kepegawaian Pemerintahdaerah Kabupaten dan Dinas Pendidikan Kabupaten.

7. Dinas Pendidikan Kabupaten dan Bagian Kepegawaian merencanakan prosespengadaan dan penempatan tenaga guru untuk sekolah-sekolah (SD/SMP).

Desain sistemDesain sistem informasi administrasi tenaga guru yang akan dibuat ini dimulai

dari mendesain Context Diagram, desain Data Flow Diagram (DFD), desain input dandesain output serta desain menu utama.

Context DiagramSistem Context Diagram ini menggambarkan input dan output pada sistem

informasi kebutuhan guru

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ISBN : 978-602-97491-2-0C-5-5

UPTDPendidikan

DinasPendidikan

0

SistemInformasi

KebutuhanGuru

LPTK

BagianKepegawaianPemda Kab.

pemberian formulir

data kebutuhan guru

data ketersediaan guru

data sekolah

pengembalian

laporan mutasi

pemberitahuan kebutuhan guru

data

Gambar 2. Context Diagram

Data Flow DiagramData Flow Diagram menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem,

aliran-aliran data antara komponen-komponen tersebut serta asal, tujuan danpenyimpanan data tersebut. Data flow diagram tersebut dapat dilihat pada diagramberikut ini:

DinasPendidikan

data

1

Proses Input data

DataGuru

DataSekolah

kelebihanGuru

DataSekolah

kekuranganGuru

2

ProsesPemberitahuan

datadata kelebihan guru

data kekurangan guru

BagianKepegawaianPemda. Kab

3

Proses berkaspemberitahuan

data sekolah

berkaspemberitahuan

4

Proses Mutasi

berkasmutasiberkas

mutasi guru

5

Proses Laporan

arsiparsip

mutasi

datamutasiguru

laporan mutasi

berkas mutasi

berkas pemberitahuan

Gambar 3. Data Flow Diagram

Dari data flow diagram diatas terdiri dari 2 entity yaitu dinas pendidikan danbagian kepegawaian. Dan terdiri dari 5 proses yaitu proses input data, proses

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ISBN : 978-602-97491-2-0C-5-6

pemberitahuan, proses berkas pemberitahuan, proses mutasi dan proses laporan.

Desain InterfaceInformasi data dan pengolahannya dalam sistem informasi administrasi tenaga

guru, pengguna (users) yang ada dalam sistem ini adalah Pimpinan Dinas (KepalaDinas), Sub Bagian Kepegawaian, LPTK. Pada Sub Bagian Kepegawaian untukmenginputkan data dan report hasil dari proses administrasi tenaga guru, sedangkanpimpinan dinas untuk mengetahui jumlah guru dan kekurangan secara keseluruhanberdasarkan sekolah dan kualifikasi. Adapun desain interfacenya sebagai berikut.

Gambar 4. Desain Interface

Desain InputMerupakan admin interface yang digunakan untuk memasukan data. Desain

input pada sistem informasi kebutuhan tenaga guru akan terdiri dari empat desain inputyaitu desain input untuk guru, bidang studi, sekolah, penempatan dan kebutuhan guru

Gambar 5. Desain Input

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ISBN : 978-602-97491-2-0C-5-7

KESIMPULAN

1. Pengambilan Keputusan di bidang kepegawaian pada Dinas Pendidikan danKebudayaan Provinsi NTT selama ini masih menggunakan system manual danmengakibatkan sering terjadinya keterlambatan dan ketidakakuratan dalampengambilan keputusan.

2. Sistem Informasi yang di rancang berbasis komputer ini dimaksudkan untukmemberikan kemudahan (kecepatan, ketepatan) arus informasi kepada pimpinanDinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi NTT dalam rangka pengambilankeputusan di bidang kepegawaian.

3. Pengambilan Keputusan yang tepat dan cepat dibidang kepegawaian akanmenentukan penempatan atau kesempatan yang diperoleh atau diberikan kepadapejabat atau personil yang ada dalam organisasi / Dinas (mutasi, promosi, demosi,diklat dll), dan berdampak pada peningkatan kinerja organisasi tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Alma, Buchari.(2008). Manajemen Corporate Strategi Pemasaran Jasa PendidikanFokus pada Direktorat Jenderan Pendidikan Dasar dan Mengengah,

Depdiknas. (2003). UU Republik Indonesia nomor 22 tahun 2003 tentang SistemPendidikan Nasional.

Peraturan Pemerintah no 25 tahun (2000) tentang Pembagian Kewenangan antarPemerintah, Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah DaerahKabupaten/Kota.

Peraturan Pemerintah no 38 tahun (2007) tentang Pembagian Kewenangan antarPemerintah, Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah DaerahKabupaten/Kota.

Sutabri ,Tata.(2005). Sistem Informasi Manajemen. Penerbit andi. Yogajakarta

UU Nomor 22 tahun (1999) tentang Pemerintahan Daerah.

UU nomor 32 tahun (2004) tentang Pemerintahan Daerah.