implementasi change request form (crf) dalam mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xiii/mti/12....

Download IMPLEMENTASI CHANGE REQUEST FORM (CRF) DALAM mmt.its.ac.id/download/SEMNAS/SEMNAS XIII/MTI/12. Prosiding

Post on 03-Mar-2019

214 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

IMPLEMENTASI CHANGE REQUEST FORM (CRF)DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Eka Widhi YunarsoProgram Studi Manajemen Informatika, Jurusan Teknologi Informasi, Politeknik Telkom

Jl. Telekomunikasi, Ters. Buah Batu, Bandung, 40257, IndonesiaTel.: +62-22-522 4137, E-mail: ewd@politekniktelkom.ac.id

ABSTRAK

Perkembangan teknologi terutama dalam bidang IT telah menciptakan iklimpersaingan yang semakin ketat dalam berbagai bidang usaha. Setiap perusahaanberlomba-lomba menerapkan sistem informasi manajemen sebagai salah satu kuncikeberhasilan dalam menjalankan strategi bisnis. Akan tetapi, penerapan sisteminformasi manajemen ini sering menimbulkan permasalahan baru baik dari sisi kegiatanoperasional maupun kebutuhan informasi bagi pihak manajemen perusahaan. Hal inidisebabkan tidak adanya suatu mekanisme kontrol dokumen mulai dari tahapperancangan hingga tahap perawatan sistem informasi manajemen itu sendiri.

Implementasi Change Request Form (CRF) merupakan suatu solusi yang dapatditerapkan oleh setiap perusahaan dalam menerapkan sistem informasi manajemen.CRF memberikan ruang kontrol bagi pihak pengembang maupun manajemen suatuperusahaan terhadap perancangan sampai dengan perawatan sistem informasimanajemen. CRF mendokumentasikan semua request maupun bisnis proses yangberjalan di suatu perusahaan yang akan diterapkan dalam sebuah sistem informasimanajemen.

Hasil yang diharapkan adalah adanya kesesuaian antara request maupun bisnisproses perusahaan dengan sistem informasi manajemen yang dibangun.

Kata kunci: Change Request Form (CRF), Sistem Informasi Manajemen (SIM)

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi terutama dalam bidang Information Technology (IT)telah menciptakan suatu iklim persaingan yang semakin ketat dan kompetitif dalamberbagai bidang, baik itu lingkungan pemerintahan, industri atau usaha maupun bidangpendidikan. Setiap perusahaan berlomba-lomba untuk menerapkan Sistem InformasiManajemen (SIM) sebagai salah satu kunci keberhasilan dalam menjalankan strategibisnis. SIM yang dibangun tidak hanya untuk kepentingan top manajemen tetapi jugauntuk mendukung pelayanan pada konsumen. Adanya SIM tersebut diharapkan pihakmanajemen dapat melakukan proses kontrol terhadap kegiatan operasional yangdilakukan dan mendapatkan penyajian laporan yang komprehensif dari kegiatanoperasional yang berjalan sebagai pertimbangan dalam menentukan strategi perusahaandikemudian hari.

Penerapan SIM tidak selamanya berjalan sesuai dengan harapan. Penerapan SIMsering menimbulkan permasalahan baru, baik dari sisi penunjang kegiatan operasionalperusahaan maupun kebutuhan informasi bagi pihak manajemen perusahaan. Hal inidisebabkan karena tidak adanya suatu manajemen kontrol dokumen SIM. Mulai dari

mailto:ewd@politekniktelkom.ac.id

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ISBN : 978-602-97491-2-0C-12-2

tahap perencanaan, perancangan hingga pada tahap perawatan dan pengembangan SIMyang memungkinkan munculnya suatu defect, permintaan perubahan hinggapenambahan fungsionalitas baru dari SIM.

TujuanPenelitian ini bertujuan bagaimana menerapkan Change Request Form (CRF)

dalam mengatasi permasalahan manajemen kontrol dokumen SIM. CRF memungkinkanantara manajemen perusahaan dengan pihak pengembang IT melakukan kontrol secarabersama terhadap perjalanan perencanaan, perancangan hingga implementasi danperawatan SIM.

Perumusan MasalahRumusan masalah yang dapat diangkat dalam penelitian ini adalah sebagai

berikut:1) Bagaimana cara pihak manajemen melakukan kontrol terhadap SIM yang ada di

perusahaan, apakah telah sesuai dengan bisnis proses perusahaan?2) Bagaimana cara pihak pengembang IT memastikan SIM telah berjalan sesuai

dengan bisnis proses perusahaan?

LANDASAN TEORI

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksiperubahan dari suatu nilai atau data. Data adalah fakta berupa angka, karakter, simbol,gambar, tanda-tanda, isyarat, tulisan, suara, dan bunyi yang merepresentasikan keadaansebenarnya yang selanjutnya digunakan sebagai masukan suatu sistem. Menurut JerryFith Gerald; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang salingberhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan ataumenyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan sistem informasi adalah kumpulandata di dalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasidigunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Keluaran darisistem informasi itu sendiri adalah berupa informasi.

Menurut Raymond Mcleod; Informasi adalah data yang telah diolah menjadibentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusansaat ini atau mendatang. Sedangkan Burch dan Strater, menyatakan: informasi adalahpengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan.Jadi secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan datadalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yangmenggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untukpengambilan keputusan.

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikansebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapapemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatuentitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu InstansiPemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai padaunit terkecil di bawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satusistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadisekarang dan apa yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang tentangorganisasi tersebut.

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ISBN : 978-602-97491-2-0C-12-3

ITIL V3 Service Transition

Service Transition merupakan bagian dari Manajemen Layanan ITIL, yangdiagnosa praktek terbaik industri untuk manajemen layanan siklus hidup layanan TIdiaktifkan. Walaupun publikasi ini dapat dibaca dalam isolasi, adalah rekomendasiuntuk digunakan dalam conjuction dengan publikasi ITIL lainnya. Service Managementadalah sebuah konsep umum dan pedoman dalam publikasi ITIL baru, yang scalableberlaku bagi organisasi kecil dan besar. Hal ini berlaku untuk sistem terdistribusi danterpusat.

Mengadopsi Service Transition terbaik yang bisa memungkinkan perbaikanlayanan dan Layanan Manajemen kemampuan dengan memastikan bahwa, penyebarantransfer pengenalan, dan dekomisioning layanan baru atau yang diubah secara konsistendikelola dengan baik.

Kesuksesan Service Transition terletak pada pemahaman yang efektif danpenerapan Manajemen Perubahan, Quality Assurance, Manajemen Risiko dan programyang efektif dan Program Manajemen. Hal ini memungkinkan, disetiap tahap melaluiproses Service Transition, untuk merencanakan, melacak dan pastikan kemajuanterhadap persyaratan saat ini, tidak hanya untuk satu layanan tetapi di semua layanandalam transisi. Service Transition tidak berakhir mendadak ketika layanan baru ataudiubah ditayangkan, melainkan bekerja dengan Service Operasi untuk memberikandukungan awal kehidupan.

Change Managemen

Perubahan timbul karena berbagai alasan: proactively (misalnya mencari bisnis manfaatseperti mengurangi biaya atau meningkatkan pelayanan atau meningkatkan kemudahandan efektivitas dukungan) dan reactively (alat untuk mengatasi kesalahan danberadaptasi dengan perubahan situasi). Perubahan harus dikelola untuk mengoptimalkanrisk exposure (mendukung profil risiko yang diperlukan oleh bisnis),meminimalkandampak kerusakan dan gangguan, serta berusaha menjadi sukses pada upaya pertama.

Purpose, Goals and Objectives

Tujuan dari proses Manajemen Perubahan adalah untuk memastikan bahwa: Metode Standar dan prosedur yang digunakan untuk penanganan yang efisien dan

tepat dari semua perubahan. Semua perubahan ke layanan aktiva dan item konfigurasi dicatat dalam Konfigurasi

Sistem Manajemen. Risiko usaha secara keseluruhan dioptimalkan.

Tujuan Manajemen Perubahan adalah untuk: Menanggapi kebutuhan bisnis mengubah pelanggan memaksimalkan nilai dan

mengurangi insiden, gangguan dan kembali bekerja. Menanggapi bisnis dan TI permintaan untuk perubahan yang akan menyelaraskan

layanan dengan kebutuhan bisnis.Tujuan dari proses Manajemen Perubahan ini adalah untuk memastikan bahwa

perubahan yang direkam dan kemudian dievaluasi, autorized, prioritas, merencanakan,diuji, dilaksanakan, didokumentasikan dan ditinjau secara terkendali.

ScopePerubahan dapat didefinisikan dalam banyak cara. Layanan perubahan dapat

didefinisikan sebagai the addition, modification or removal of authorized, planned or

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ISBN : 978-602-97491-2-0C-12-4

supported service or service component and its associated documentation. Ruanglingkup Manajemen Perubahan meliputi perubahan aktiva layanan basedline dan itemkonfigurasi di seluruh siklus hidup layanan. Tiap organisasi harus mendefinisikanperubahan yang berada di luar lingkup layanan proses perubahan. Biasanya hal initermasuk: Perubahan dengan dampak yang secara signifikan lebih luas daripada perubahan

layanan, misalkan organisasi departemen, kebijakan dan operasi bisnis dimanaperubahan ini menghasilkan RFC untuk menghasilkan perubahan layanan yangkonsekuensial..

Perubahan di tingkat op

Recommended

View more >