analisis dan perancangan sistem …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xiii/mti/04...prosiding...

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ANALISIS DAN PERANCANGANSISTEM PENGGAJIAN UNTUK PROJECT SITE

DI PT. ALSTOM POWER ENERGY SYSTEM INDONESIA

Deddy Pratomo, Joko Lianto BulialiMagister Manajemen Teknologi - Manajemen Teknologi Informasi

Pascasarjana Institut Teknologi Sepuluh Nopember SurabayaE-mail: [email protected], [email protected]

ABSTRAK

Peranan sumber daya manusia sangat dibutuhkan di tiap – tiap lokasi proyekpembuatan dan perawatan pembangkit listrik yang tersebar di Indonesia dan seluruhdunia dengan jangka waktu dan sumber daya manusia yang berbeda. PT. ALSTOMPower Energy System Indonesia berupaya memberikan yang terbaik untuk mengelolasumber daya manusia. Hal utama mengenai pengelolaan sumber daya manusia adalahdibutuhkannya suatu sistem penggajian.

Sebuah usaha dilakukan untuk mencari solusi penggajian yang terintegrasi,memiliki tingkat akses serta dapat diterapkan di semua lokasi proyek. Untukmencapainya diperlukan dukungan proses bisnis dan sistem informasi penggajian yangsesuai dengan tujuan bisnis. Untuk menjawab permasalahan bisnis tersebut, penelitianini difokuskan pada penerapan proses penggajian dalam wujud analisis dan perancangansolusi sistem informasi yang digunakan. Rancangan solusi merupakan kombinasi antarasistem penggajian dan sistem pemisahan tugas atau segregation of duty yang dibuatmenggunakan sistem aplikasi basis data sebagai media penyimpanan fisik serta aplikasiwindows untuk proses penyimpanan dan operasional.

Berdasarkan hasil validasi rancangan didapatkan bahwa kebutuhan penggunasudah dapat terpenuhi. Semua kebutuhan fungsional pengguna ditinjau dari aspekproses, data dan antar muka telah dipenuhi. Semua kebutuhan non – fungsionalpengguna ditinjau dari aspek jangkauan, keamanan, fleksibilitas, standar basis data danstandar operasional juga telah dipenuhi oleh rancangan solusi yang dibuat.

Kata kunci: Penggajian, Segregation of Duty dan Basis Data

PENDAHULUAN

PT. ALSTOM Power Energy System Indonesia merupakan anak perusahaan dariALSTOM Power yang berkantor pusat di Prancis. ALSTOM group bergerak dalam duabidang usaha. ALSTOM Transport yang bergerak dibidang transportasi kereta api daninfrastrukturnya dan ALSTOM Power bergerak dibidang pembangkit listrik yangmeliputi pembangkit tenaga batubara, gas, minyak, air, angin dan nuklir.

PT. ALSTOM Power Energy System Indonesia memiliki banyak proyekpembuatan dan perawatan pembangkit listrik yang tersebar di Indonesia dan seluruhdunia dengan jangka waktu dan sumber daya manusia yang berbeda – beda. Prosespenggajian untuk lokasi proyek di Indonesia berada sepenuhnya dibawah PT. AlstomPower Energy System Indonesia tetapi untuk lokasi proyek di luar Indonesia beradasepenuhnya pada Alstom Power pusat. Peranan sumber daya manusia sangat dibutuhkandi tiap – tiap lokasi proyek untuk itu PT. ALSTOM Power Energy System Indonesiaberupaya memberikan yang terbaik untuk mengelola sumber daya manusia ini. Salah

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


ISBN : 978-602-97491-2-0C-4-2

satu yang menjadi hal utama mengenai pengelolaan sumber daya manusia ini adalahdibutuhkannya suatu sistem penggajian.

Pada saat ini sistem penggajian di lokasi proyek masih dilakukan secara manualsehingga banyak ditemui banyak permasalahan di lapangan. Belum adanya standar bakuyang harus diikuti setiap lokasi proyek menyebabkan tidak adanya keseragaman dalammemberikan laporan ke manajemen. Oleh karena itu inisiatif perusahaan dalammenghadapi permasalahan antara lain : Bagaimana mendefinisikan suatu bisnis proses untuk sistem penggajian yang baku

berdasarkan sistem timesheet atau kehadiran dan dapat diterapkan di berbagai lokasiproyek di Indonesia.

Bagaimana merumuskan kebutuhan pihak manajeman di dalam mengevaluasi danmengambil keputusan terhadap proyek.

Bagaimana merancang sistem informasi yang mampu mendukung kemudahan dankeakuratan sistem penggajian di lokasi proyek.

Penelitian ini dilakukan untuk menjawab permasalahan di atas denganmengaplikasikan terapan konsep sistem penggajian terhadap praktek penggajian dilokasi proyek saat ini dalam wujud analisis dan perencanaan fasilitas alat bantuteknologi informasi, perhitungan dalam penggajian dan integritas informasi dalamsistem penggajian. Suatu usaha untuk membangun suatu solusi sistem penggajian yangbaik dengan memanfaatkan teknologi informasi sehingga diharapkan diperoleh cara,metode dan alat yang mudah dalam pencapaian kualitas dan integeritas sistempenggajian. Perancangan solusi fasilitas alat bantu teknologi informasi akan dibuatmenggunakan aplikasi Microsoft Access sebagai bentuk implementasi.

Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sebuah solusi sistem informasipenggajian yang terintegrasi dan memiliki tingkatan akses aplikasi serta dapatdiaplikasikan di semua lokasi proyek secara nyata sehingga mampu memenuhikebutuhan perusahaan di dalam kegiatannya, khususnya untuk lokasi proyek yangterkait. Perancangan solusi manajemen yang dibuat berupa rekomendasi proses bakusistem penggajian dan standarisasi sistem penggajian yang akan digunakan sertafasilitas alat bantu teknologi informasi yang mempermudah dan mempercepat prosessistem penggajian dan proses pengambilan keputusan di lokasi proyek.

Manfaat yang didapatkan dari penelitian ini adalah pihak manajemen dapatmemperoleh rancangan sistem penggajian yang jika diimplementasikan dapatmeningkatkan produktifitas dan efisiensi kerja, memperoleh informasi secara cepat danakurat di dalam pengelolan penggajian terhadap lokasi proyek, mendukung upayaperusahaan dalam mengembangkan kemampuan organisasi dan meningkatkan kinerjaproyek.

METODA

Metoda penelitian merupakan prosedur atau langkah – langkah yang diperlukandalam melakukan penelitian agar pembahasan yang dilakukan dapat tersusun secarasistematis. Adapun tahapan dalam perencanaan penelitian ini melalui tiga tahapanutama. Tahap – tahap tersebut meliputi : Tahap perencanaan penelitian : Langkah pertama yang dilakukan pada tahap ini

adalah dengan melakukan survei awal. Dari survei awal ini akan diketahui strukturorganisasi, proses kerja bisnis dan permasalahan yang terjadi dalam kegiatan prosesbisnis tersebut.

Tahap analisis sistem : Pada tahap ini dilakukan penggalian informasi yang lebih


ISBN : 978-602-97491-2-0C-4-3

dalam terhadap permasalahan yang terjadi melalui observasi dan wawancara. Daripenggalian informasi akan dapat digambarkan proses bisnis yang terjadi saat ini.

Tahap perancangan sistem : Langkah – langkah yang dilakukan pada tahap inimeliputi perancangan Data Flow Diagram (DFD) yang menggambarkan aliran datapada proses – proses sistem, perancangan Entity Relationship Diagram (ERD) yangmenggambarkan data serta hubungan data – data tersebut, perancangan antar mukadan perancangan infrastruktur yang dibutuhkan.

HASIL DAN DISKUSI

Tinjauan Proses Saat ini

Proses penggajian dimulai dari proses pencatatan timesheet atau daftar kehadiransampai pada proses penyerahan laporan slip gaji untuk para karyawan proyek.Timesheet dari lokasi proyek dibawa ke kantor administrasi proyek oleh petugas yangada dilokasi proyek setelah mendapat persetujuan – persetujuan dari para pimpinan –pimpinan di lokasi proyek. Persetujuan ini berupa tanda tangan dan biasanya disertaibeberapa catatan jika diperlukan.

Staf bagian penggajian merupakan karyawan yang mempunyai kewajiban dalammengelola dan memproses kehadiran sampai dengan munculnya slip gaji. Setelah diproses oleh staf penggajian kemudian diserahkan kepada administrator proyek.Administrator proyek berkewajiban untuk mengkoreksi semua informasi yangdimasukkan dan di proses oleh staf penggajian dan menyetujui besar hasil perhitungan.

Untuk tahap selanjutya setelah disetujui oleh administrator proyek maka akandiberikan kembali ke staf penggajian dan kemudian diserahkan kepada manajer proyekuntuk disetujui bahwa akan ada pengeluaran biaya untuk gaji para karyawan proyek.

Hasil perhitungan proses penggajian kemudian di dokumentasikan berupabeberapa file microsoft excel yang diberi identitas sesuai dengan nama dan waktuproyek. Adapun yang dapat mengakses file ini adalah staf penggajian, administratorproyek dan manajer proyek. Semua file disimpan di komputer staf penggajian danapabila diperlukan data maka administrator proyek dan manajer proyek menggunakankomputer staf penggajian dan juga bisa dilakukan dengan menduplikasi file tersebut kekomputer yang meminta data.

Melalui slip gaji yang telah disetujui oleh manajer proyek maka kasir dapatmembayar gaji untuk karyawan proyek sesuai dengan besar yang tertulis pada slip gajiyang diterima. Adapun jika ada ketidaksesuaian maka karyawan proyek dapatmengajukan koreksi kepada staf penggajian atas persetujuan administrator proyekterlebih dahulu. Kemudian dilakukan proses persetujuan kembali sampai dengankeluarnya slip gaji seperti pada proses sebelumnya.

Kekurangan Proses Saat ini

Dari uraian tinjauan proses yang berjalan saat ini , diidentifikasi sejumlahkekurangan sebagai berikut: Sistem hanya bisa diproses oleh seorang pengguna, sehingga segregation of duty

tidak dapat diterapkan. Tidak adanya SOD membuat sistem menjadi lemah terhadaptindakan – tindakan yang menyebabkan tidak validnya suatu informasi.

Tingkatan persetujuan suatu informasi penggajian tidak dapat dilakukan secaraonline dikarenakan para pemberi persetujuan harus menunggu dicetaknya dokumensecara hardcopy atau fisik. Sehingga terjadi proses menunggu yang lama hal ini


ISBN : 978-602-97491-2-0C-4-4

akan semakin parah apabila jumlah laporan slip yang dicetak berjumlah sangat besardan kejadiannya bersamaan antara satu proyek dengan proyek yang lain.

Integritas dan riwayat informasi kehadiran dan penggajian sebagai referensi proyekyang sedang berjalan sulit untuk diperoleh.

Tidak memiliki format standar aplikasi sehingga sulit dipahami dan sulit diterapkandilokasi proyek yang lain. Adanya perbedaan ini akan menimbulkan prosespelaporan yang tidak standar.

Kesulitan untuk memperbarui data apabila dalam perjalanannya mengalamiperubahan pada data utamanya sehingga staf penggajian harus mengubah datatransaksi satu per satu.

Aplikasi saat ini menggunakan microsoft excel 97 dimana didalamnya terdapatbeberapa rumus - rumus dan kunci – kunci sel yang tidak standar dan tidak dapatdipahami oleh versi terbaru microsoft excel.

Menggunakan banyak sarana yaitu penggunaan kertas yang berlebihan untuk prosespersetujuan proses penggajian.

Penelitian dan Survei telah dilakukan dan menghasilkan kebutuhan FungsionalSistem dan Non Fungsional Sistem adapun kebutuhan Fungsional dijelaskan pada tabel1.

Tabel 1 Deskripsi Kebutuhan Fungsional Sistem

No Aspek KebutuhanF1 Data Diperlukkan tempat penyimpanan informasi sistem penggajian yang terintegrasi, mudah, cepat, tepat dan

dapat diterapkan di berbagai lokasi proyekF2 Data Diperlukan informasi sistem Segregation of Duty yang digunakan pada sistem penggajianF3 Data Diperlukan informasi login dan password yang menunjang penggunaan tingkat akses sesuai dengan SODF4 Data Diperlukan informasi yang dapat digunakan untuk melihat atau melacak informasi timesheet dan

penggajian yang sudah berjalan secara terintegrasiF5 Data Diperlukan informasi audit trail terhadap proses yang terjadi didalam sistemF6 Data Diperlukan kemudahan dalam pencarian suatu informasi baik berupa informasi karyawan, timesheet dan

penggajian pada suatu proyekF7 Proses Diperlukan proses pemberian akses terhadap pengguna dan penentuan tingkat aksesF8 Proses Diperlukan proses persetujuan secara satu persatu dan secara bersamaan atau masalF9 Proses Diperlukan proses pencetakan laporan slip gaji

F10 Proses Diperlukan proses pencetakan laporan timesheetF11 Proses Diperlukan proses duplikasi suatu proyek dengan karyawan proyek yang ada di dalamnyaF12 Proses Diperlukan proses pencetakan laporan Total ManPower – ManHours – MandaysF13 Proses Diperlukan proses pencetakan laporan pengeluaran biayaF14 Proses Diperlukan proses perhitungan gaji yang terintegrasiF15 Proses Diperlukan proses perhitungan jam lemburF16 Proses Diperlukan proses perhitungan pajak terhadap penghasilanF17 Antar Muka Diperlukan antar muka untuk memasukkan, memperbarui informasi Karyawan dan ProyekF18 Antar Muka Diperlukan antar muka untuk memasukkan informasi timesheet dari dokumen hardcopy ke dalam sistemF19 Antar Muka Diperlukan antar muka penanggalan yang digunakan oleh perusahaanF20 Antar Muka Diperlukan antar muka untuk proses persetujuan secara satu persatu dan bersamaanF21 Antar Muka Diperlukan antar muka untuk mengetahui tingkat akses pengguna sistem penggajianF22 Antar Muka Diperlukan antar muka untuk melihat informasi sebelum dilakukan pencetakan dakumen ke kertas

Serta kebutuhan Non Fungsional dijelaskan pada tabel 2.

Tabel 2 Deskripsi Kebutuhan Non Fungsional SistemNo Aspek Kebutuhan

NF1 Jangkauan Menggunakan Sistem Online jaringan komputerNF2 Keamanan Hanya dapat diakses di dalam jaringan komputer PT ALSTOM Power ESINF3 Standar Database Menggunakan standar basis data microsoft access dengan mengoptimalkan infrastruktur yang

adaNF4 Standar

OperasionalDiperlukan dokumentasi alur kerja dalam pemrosesan penggajian mulai dari memasukkaninformasi, merubah informasi dan memberikan keluaran informasi

NF5 Fleksibilitas Diperlukan kemudahan penggunaan basis data dan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhanpengguna

NF6 Infrastruktur Diperlukannya komputer yang mampu berkomunikasi melalui jaringan komputer


ISBN : 978-602-97491-2-0C-4-5

Rancangan Arsitektur Sistem Server Aplikasi perangkat lunak digunakan supaya aplikasi penggajian dapat

berjalan dan digunakan secara bersamaan antar pengguna dengan baik . Jaringan Komputer dibutuhkan untuk berjalannya aplikasi. Beberapa pengguna

aplikasi akan berinteraksi dengan pengguna lain di dalam aplikasi penggajianmelalui suatu jaringan komputer.

Basis Data diperlukan untuk menyimpan informasi data

Rancangan ProsesPenggambaran rancangan proses penggajian dilakukan menggunakan Data Flow

Diagram yang dimulai dari Level 0 atau konteks pada gambar 1 sampai dengan levelyang terendah.

Gambar 1. DFD Level 0 (Konteks) Sistem Penggajian

Dari DFD diatas dapat dilihat keterlibatan entitas yang ada yaitu SistemAdministrator, Karyawan Proyek, Staf Penggajian, Kantor Cabang, Staf Kasir,Koordinator Proyek, Enjiner, Administrator Proyek dan Manajer Proyek.

DFD level 1 atau overview pada gambar 2 terdapat 10 proses utama didalamsistem yaitu Proses Memasukkan Timesheet Karyawan, Proses Perhitungan Gaji, ProsesPersetujuan Manajemen, Proses Penerimaan Gaji, Proses Konfigurasi Akses, ProsesRegistrasi Pengguna, Proses Konfigurasi Proyek, Proses Persetujuan Lapangan, ProsesLaporan ke Karyawan dan Proses Laporan Kantor Cabang.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-4-6

Gambar 2 DFD Level 1 Sistem Penggajian

Entity Relationship DiagramRancangan ERD pada gambar 3 yang dibuat harus dapat memenuhi

fungsionalitas yang diinginkan. Rancangan data yang dibuat terdiri atas beberapa entitasutama untuk menampung konfigurasi dan layout yang akan ditampilkan dalam bentukgrid , informasi timesheet, informasi karyawan proyek dan profil pengguna dan tingkatakses pengguna terhadap keamanan informasi sistem penggajian. Rancangan dibuatfleksibel untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis saat ini dan untuk integritas informasiproses bisnis yang akan datang.

Gambar 3. Entity Relationship Diagram Sistem Penggajian


ISBN : 978-602-97491-2-0C-4-7

Rancangan Antar MukaSistem penggajian akan mengimplementasikan teknologi client server dengan

menggunakan jaringan komputer. Rancangan antar muka yang akan dibahas seluruhnyamerupakan rancangan antar muka yang di rancang dengan microsoft access.

Rancangan Tampilan Halaman Kehadiran KaryawanPada halaman ini staf penggajian dapat memasukkan informasi kehadiran

karyawan yang didapat dari laporan kehadiran dari site berupa catatan di kertas. Padahalaman ini juga digunakan untuk melakukan persetujuan timesheet oleh administratorproyek dan persetujuan timesheet oleh manajer proyek secara satu persatu atau secarakolektif. Tampilan halaman ini ditampilkan pada gambar 4.

Gambar 4. Tampilan Halaman Kehadiran Karyawan

Rancangan Halaman Laporan Slip GajiPada halaman ini ditampilkan beberapa informasi nama proyek, karyawan dan nilai

gaji yang diterima oleh karyawan proyek. Tampilan halaman ini ditampilkan padagambar 5. Selanjutnya rancangan antar muka dapat dilihat pada buku tesis.

Gambar 5. Tampilan Halaman Laporan Slip Gaji


ISBN : 978-602-97491-2-0C-4-7










ISBN : 978-602-97491-2-0C-4-7










ISBN : 978-602-97491-2-0C-4-8

KESIMPULAN

Penelitian yang dilakukan untuk mencari solusi rancangan sistem penggajianuntuk lokasi proyek ini menghasilkan beberapa kesimpulan. Solusi sistem penggajian yang dirancang dengan memanfaatkan teknologi informasi

ini telah berhasil menganilisis dan merancang suatu sistem penggajian yangterintegrasi dan dapat digunakan untuk semua lokasi proyek.

Fasilitas alat bantu teknologi informasi yang dirancang dapat secara efektif danefisien mendukung usaha untuk menciptakan suatu sistem penggajian denganmengoptimalkan infrastruktur yang ada.

Penelitian ini membuktikan bahwa pemanfaatan manajemen teknologi informasiyang tepat guna dapat memecahkan permasalahan sistem penggajian di lokasiproyek selama ini.

DAFTAR PUSTAKA

[KEN-08] Kendall, Kenneth, Julie E. Kendall, Analysis and Design, Pearson PrenticeHall, 2008

[RAM-04] Ramakrishnan, Rogue, Johannes Gehrke , System Database Management,McGraw Hill Education & Penerbit ANDI, 2004

[MAR-06] Marakas, George M, System Analysis & Design an active approach,McGraw Hill/Irwin, 2006

[BAQ-03] Baqui, Sikha et al, Database Design Using Entity – Relationship Diagrams,Auerbach Publication, 2003

analisis dan perancangan sistem …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xiii/mti/04...prosiding...

Documents