analisis dan desain sistem pendukung keputusan manajemen ...mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas...

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIIIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Pebruari 2011

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSANMANAJEMEN DALAM MELAKUKAN CUSTOMER PROFILING

DI PT.ABC

Dhanika Budhi Atyanto 1 Mahendrawathi ER2, Rully Soelaiman3

Bidang Keahlian Manajemen Teknologi Informasi, Program Studi Magister ManajemenTeknologi (MMT), Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya, Indonesia.

email: [email protected] 1, [email protected], [email protected]

ABSTRAK

Era global merupakan tantangan baru bagi manajemen perusahaan, khususnyadalam bersaing dengan kompetitor. Oleh karena itu, pihak manajemen harus mampumengetahui karakteristik dan perilaku pelanggan. Hal ini adalah untuk dapat membinahubungan jangka panjang dengan para pelanggan. Untuk itu, digunakan teknik datamining agar dapat menggali informasi mengenai pelanggan. Selain itu, perlu dibuatsuatu antarmuka sistem yang memudahkan bagi manajemen dalam berinteraksi dengansistem. Penelitian ini merupakan tahap awal dalam perancangan desain sistempendukung keputusan, dimulai dari elisitasi kebutuhan, analisis kebutuhan hingga tahapevaluasi desain. Diharapkan, dengan adanya analisis kebutuhan ini maka dapatmengurangi adanya kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap implementasi sistem.

Kata kunci: Analisis dan Desain Sistem, Data Mining, Analisis Kebutuhan, CustomerRelationship, Sistem Pendukung Keputusan

PENDAHULUAN

Pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan merupakan hasilsuatu proses komunikasi dan partisipasi yang terus-menerus dari keseluruhan organisasiatau perusahaan. Hasil keputusan tersebut dapat merupakan pernyataan yang disetujuiantaralternatif atau antarprosedur untuk mencapai tujuan tertentu. Persoalanpengambilan keputusan pada dasarnya adalah bentuk dari berbagai alternatif tindakanyang mungkin dipilih yang prosedurnya melalui mekanisme tertentu, dengan harapanakan menghasilkan sebuah keputusan yang terbaik [1].

Sementara itu, dalam membina hubungan dengan pelanggan, diperlukanpemahaman terhadap perilaku pelanggan. Tidak diragukan lagi bahwa jika suatuperusahaan ingin tetap memiliki tingkat kompetitif dibandingkan kompetitornya, makaperusahaan tersebut tidak hanya perlu untuk menarik pelanggan baru, namun jugamampu menjaga dan merawat pelanggan lama [2]. Oleh karena itu, adalah suatu halyang penting jika perusahaan dapat memahami perilaku para pelanggan. Denganmengetahui perilaku dan karakteristik pelanggan, maka perusahaan dapat melakukancustomer profiling dalam rangka untuk memberikan pelayanan yang lebih baik.Misalnya seperti kustomisasi dalam pemberian layanan kepada pelanggan, targetingpelanggan, serta peningkatan dalam pengembangan bentuk layanan terhadap pelanggan[3].

Penyajian informasi terkait dengan customer relationship management tersebut,maka akan dibuat suatu prototipe aplikasi pendukung keputusan manajemen. Denganadanya sistem pendukung keputusan manajemen ini, diharapkan dapat membantumemudahkan manajemen untuk menggali informasi mengenai karakteristik pelanggan,

mailto:[email protected]




ISBN : 978-602-97491-2-0C-20-2

sehingga nantinya dapat diambil suatu keputuan yang tepat dan strategis dalam waktuyang relatif lebih singkat jika dibandingkan dengan menggunakan metode perhitungankonvensional.

Penelitian ini merupakan tahap awal dari pembuatan sistem pendukung keputuanmanajemen, yaitu tahap analisis dan desain sistem. Oleh karena itu, dalam penelitian initidak dibahas mengenai teknik data mining yang digunakan, ataupun ujicoba algoritmadan sebagainya. Penjelasan terkait mengenai salah satu teknik data mining yangdigunakan dalam penelitian ini terdapat dalam penelitian yang telah dilakukan olehpenulis sebelumnya yaitu mengacu pada [4].

Metoda dalam penelitian ini terdiri dari elisitasi kebutuhan, analisis kebutuhan,use case diagram, dan desain antarmuka. Metoda tersebut akan dijelaskan pada bagiankedua. Pada bagian ketiga, akan didiskusikan mengenai evaluasi dari kebutuhan yangtelah dibuat pada tahap sebelumnya. Bagian terakhir, merupakan bagian penutup yangberisi tentang kesimpulan, pengembangan penelitian, acknowledgment, serta daftarpustaka.

METODA

Elisitasi Kebutuhan

Pada tahap ini, pengumpulan data mengenai kebutuhan dari sistem dilakukan.Metode yang digunakan dalam melakukan elisitasi kebutuhan adalah Joint ApplicationDevelopment (JAD).

Tujuan dilakukannnya JAD ini adalah agar melibatkan semua stakeholder yangterlibat pada fase desain dalam suatu model rapat tertutup [5].

Pelaku pada Sesi JAD

Pada sesi JAD ini, sejumlah pihak turut dilibatkan, diantaranya adalah:

1) Manajemen PerusahaanManajemen perusahaan dilibatkan dalam proses ini karena pada nantinyamanajemen adalah pengguna akhir dari sistem pendukung keputusan ini. Selain itu,manajemen merupakan pihak yang mengetahui proses bisnis perusahaan secarautuh. Dengan demikian, keterlibatan dari perwakilan manajemen perusahaansangat penting dalam sesi JAD.

2) Analis dan Pengembang SistemPeran penulis dalam penelitian ini adalah sebagai analis, desainer, dan pengembangsistem. Dimana stakeholder jenis ini merupakan pihak ketiga di luar elemenperusahaan.

3) Tim dari Divisi Teknologi InformasiPerusahaan memiliki suatu divisi tersendiri yang menangani pengelolaan sisteminformasi dan teknologi informasi. Hal tersebut mencakup pula tentang databaseperusahaan yang berkaitan dengan data pelanggan. Dalam sesi JAD, sejumlahanggota tim dari divisi teknologi informasi dilibatkan sebagai mediator untukmenjembatani komunikasi antara manajemen dengan tim analis sistem, khususnyaterkait dengan aspek detail atau teknis. Selain itu, stakeholder ini membantu analisdalam menemukan data-data yang diperlukan guna kelancaran prosespengembangan sistem pendukung keputusan ini.

4) Karyawan perusahaan


ISBN : 978-602-97491-2-0C-20-3

Beberapa karyawan perusahaan dari sejumlah divisi dilibatkan sebagai representatifuntuk mendukung informasi dari manajemen. Stakeholder ini terdiri dariperwakilan karyawan ini berasal dari divisi operasional, dan humas (hubunganmasyarakat). Peran aktif dari stakeholder ini pada sesi JAD dapat memberikaninformasi mengenai yang diperlukan. Khususnya yang terkait dengan customerbehavior.

Kondisi Perusahaan saat ini

Perusahaan, dalam hal ini PT ABC merupakan suatu perusahaan yang bergerakdi bidang layanan jasa kepelabuhanan di Indonesia. Jasa kepelabuhanan merupakansegala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan penyelenggaraan kepelabuhanan dankegiatan lainnya dalam melaksanakan fungsi pelabuhan untuk menunjang kelancaran,keamanan, ketertiban arus lalu lintas atau trafik baik kapal, penumpang maupun barangserta mendorong moda perekonomian nasional dan daerah [6].

Adapun layanan yang diberikan adalah: Jasa kapal; meliputi jasa pandu, tambat, logistik, labuh, dan kesehatan

dari suatu kapal yang sebagai pengguna jasa kepelabuhanan. Bongkar muat barang Layanan Kontainer Jasa penyimpanan (gudang)

Dari sejumlah banyak layanan tersebut di atas, terdiri dari sejumlah besar pelangganyang memiliki berbagai macam perilaku dan karakteristik. Catatan transaksi yangdilakukan oleh pelanggan tercatat dan tersimpan dalam database perusahaan, dansifatnya adalah confidential.

Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan dihasilkan dari penggalian data dan informasi kebutuhanpengguna akan sistem yang selanjutnya diABC didefinisikan dalam tabel 1. Setiapanalisis kebutuhan diberikan skala prioritas sangat tinggi, tinggi, dan rendah.

Skala prioritas menggambarkan tingkat kekhususan desain dalam memenuhikebutuhan pengguna. Kebutuhan tersebut juga menjelaskan seluruh data yang diperolehdari penelitan, yang kemudian diklasifikasikan menjadi lima aktivitas utama, yaitucreate, read (view), edit, delete, search, pengaturan user dan pemroresan data.

Tabel 1: Analisis KebutuhanNo. Kebutuhan Pengguna Fitur Prioritas

1.

Sistem dapat melakukan proses pengolahandata guna terkait dengan customer profilingguna mendukung pengambilan keputusanmanajemen

Sistem Pemrosesandata

Sangattinggi

2. User dapat melihat hasil proses pengolahandata

Direksi,

Senior Manager,Administrator

View (read) Tinggi

3. User dapat melakukan pencarian datapelanggan

Direksi,

senior manager,administrator

Search Rendah

4. Sistem dapat melakukan drill-down padahasil pengolahan data

Direksi,


View Rendah


ISBN : 978-602-97491-2-0C-20-4

No. Kebutuhan Pengguna Fitur Prioritas

5. User dapat melakukan pengaturan padaparameter tertentu terkait pengolahan data

Direksi,


Edit, input Tinggi

6. Sistem memiliki pengaturan user Administrator Create, edit,delete Tinggi

7. Sistem dapat menampilkan hasil prosesanalisa dalam bentuk grafik

Direksi, seniormanager, administrator View (read) Tinggi

8 User apat melakukan login dan logout padasistem

Direksi, seniormanager, administrator Input tinggi

Desain Fungsionalitas

Dalam penelitian ini, digunakan use-case untuk menjelaskan mengenai desainfungsionalitas dan keterkaitan antara aktor dengan aktivitas. Aktor yang terlibat adalahdireksi, senior manager, dan staf-TI sebagai administrator sistem. Use-case diagramyang digunakan dalam penelitian ini ditunjukkan pada gambar 1.

Gambar 1: Use case Diagram

Dari use-case diagram di atas, tampak peranan dari masing-masing aktorterhadap aksi yang dapat dilakukan. Pada sistem ini, secara umum aktivitas yangdilakukan user adalah melihat (view), dan mencari (search) serta memberikan inputpengaturan parameter pada sistem (edit, input).


ISBN : 978-602-97491-2-0C-20-5

Desain Antarmuka

Pada tahap selanjutnya, dikembangkan suatu antarmuka guna memudahkan userberinteraksi dengan sistem. Adapun antarmuka pada sistem akan terdiri dari beberapabagian, yaitu:

Halaman login Halaman utama direksi dan senior manager Halaman utama administrator Halaman pencarian data pelanggan Halaman manajemen user Halaman pengaturan parameter Halaman proses dan hasil analisa Halaman logout

Evaluasi Kebutuhan

Pada tahap ini adalah dilakukan evaluasi desain yang telah dibuat. Evaluasitersebut dilakukan dengan menggunakan metode perunutan untuk menemukankesesuaian pada analisa kebutuhan dengan desain sistem. Tabel 2 menjelaskanmengenai detail dari evaluasi kebutuhan.

Tabel 2: Evaluasi Kebutuhan

No.User Interface

(antarmuka)Use Case Analisa Kebutuhan User Ket.

1.Halaman Login

Login-logout Kebutuhan-8 Seluruh user Ada

2.Halaman Utama direksi dansenior manager Read, Search, edit Kebutuhan 1-8 Direksi, senior

manager Ada

3.Halaman utama administrator Read, Search,

create, edit, delete Kebutuhan 1-8 Admin Ada

4.Halaman Pencarian datapelanggan search Kebutuhan-3 Seluruh user Ada

5. Halaman manajemen user Create, edit, delete Kebutuhan-6 Admin Ada

6.Halaman pengaturanparameter Read, edit Kebutuhan-5 Seluruh user Ada

7.Halaman proses dan hasilanalisa Read

Kebutuhan-2

Kebutuhan-4Seluruh user Ada

8. Halaman logout Login-logout Kebutuhan-8 Seluruh user ada

Pada tabel di atas tampak bahwa seluruh kebutuhan sistem telahdiimplementasikan ke dalam desain fungsional dan desain antarmuka / interface,sehingga dapat dikatakan bahwa sistem telah memenuhi kebutuhan.


ISBN : 978-602-97491-2-0C-20-6

PENUTUP

Analisa dan desain sistem merupakan langkah awal dalam melakukan rekayasaperangkat lunak, yang dalam hal ini adalah suatu bentuk prototipe dari aplikasi sistempendukung keputusan manajemen guna melakukan customer profiling.

Dengan adanya analisa dan desain sistem di tahap awal penelitian, diharapkandapat meminimasi adanya kesalahan pada sistem saat implementasi, sehingga sistempendukung keputusan ini dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Pengembangan PenelitanPada penelitian selanjutnya dapat dikembangkan mengenai teknik data mining

yang akan dilakukan. Selain itu dapat juga dijelaskan lebih detail mengenai prosespengolahan data pelanggan serta rekomendasi yang dapat diberikan kepada manajemenperusahaan.

AcknowledementPenulis memberikan apresiasi tinggi kepada segenap pihak Magister Manajemen

Teknologi (MMT) ITS yang telah memberikan dukungan dan bantuan morril maupunimmateriil dalam penelitan ini.

DAFTAR PUSTAKA

[1]. Kadarsah, Suryadi, dan Ramdhani,Ali (2002) Sistem Pendukukung Keputusan,Bandung : Penerbit ROSDA.

[2]. Wang Hei-Chia et al. (2006). A Web Service for Evaluating an e-Commerce Site:Mining On-Line Customers` Preferences. IJCSNS International Journal ofComputer Science and Network Security, Vol.6 No.7B, July 2006.

[3]. Rud, Oliviar Parr (2001). Data Mining CookBook, Willey & Sons,Canada.

[4]. Atyanto, Dhanika Budhi, et al. (2011). Improving Modern Port Competitiveness byusing Data Mining to obtain Strategic Decision. International EngineeringSymposium, March 2011, Kumamoto University, Japan.

[5]. Shahid, Mohd, et al. Elicitation and Prioritization of Software Requirements(2009). International Journal of Recent Trends in Engineering, Vol.2, No.3,November 2009.

[6]. Budiyanto, Eko Hariyadi et al (2007). Manajemen Bisnis Pelabuhan, PT. AndhikaPrasetya Ekawahana, Surabaya, Indonesia.

analisis dan desain sistem pendukung keputusan manajemen ...mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas...

Documents