perancangan prototipe knowledge management …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas vi/mi/44....

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Agustus 2007

PERANCANGAN PROTOTIPE KNOWLEDGE MANAGEMENTTOOLS BAGI PENYIAPAN DOKUMEN APLIKASI

UNTUK PENILAIAN KINERJA PERUSAHAAN BERBASISMALCOLM BALDRIGE NATIONAL QUALITY AWARD

Arfinto Nugroho*, Ahmad Rusdiansyah*** Mahasiswa Program Pascasarjana MMT-ITS, Kampus Cokroaminoto Surabaya.

e-mail : [email protected], [email protected]** Dosen Pembimbing Jurusan Teknik Industri-ITS, Kampus ITS Keputih Sukolilo Surabaya

ABSTRAK

MBNQA (Malcolm Baldrige National Quality Award) merupakan metodeassessment kinerja perusahaan yang diterapkan pertama kali di Amerika Serikat.Dewasa ini metode ini telah diadopsi dan diterapkan secara luas di berbagai belahandunia, salah satunya PT.PERTAMINA (Persero) Unit Pemasaran V. Metode ini bukanhanya menganalisis dan mengevaluasi kinerja perusahaan dari aspek finansial saja,namun juga dari aspek non-finansialnya.

Sebelum proses assessment, setiap perusahaan diharuskan membentuk tim taskforce yang bertugas mengkoordinasi dan menyusun Dokumen Aplikasi (ApplicationSummary), mengumpulkan bukti-bukti kinerja perusahaan dan mensosialisasikan materiini ke keseluruhan pekerja hingga ke tahap assessment dilakukan. Pada kenyataannnya,aktifitas penyusunan Dokumen ini merupakan suatu aktifitas manajemen yangmelelahkan; faktor kesibukan pekerja, kurangnya dukungan fasilitas TeknologiInformasi dan lainnya menyebabkan komunikasi manajemen menjadi terhambat.

Berangkat dari hal tersebut, akan dirancang aplikasi Knowledge Managementtools (KM tools) berdasarkan kriteria evaluasi model Business Excellence yaituMBNQA. Selanjutnya dikembangkan sistem framework, persyaratan-persyaratan,desain, dan validasinya. Dengan memanfaatkan produk Teknologi Informasi (TI)berupa aplikasi berbasis web, maka dibuat aplikasi berupa tools forum diskusimanajemen dan pengelolaan data-data hasil kinerja perusahaan sesuai arahan kriteriaBaldrige (MBNQA). Dari tools ini diharapkan dapat memberikan fasilitas pengajarandan pengarahan bagi perusahaan guna mendukung proses transfer knowledge danpembelajaran organisasi; dapat membantu mempermudah tim task force dalampenyusunan dokumen aplikasi agar lebih terarah, terkoordinasi, tepat waktupenyelesaian, dan memudahkan proses dokumentasi. Selain itu aplikasi tersebut jugadapat memberikan pelatihan/arahan self assessment bagi tim sehingga dapat mengetahuigambaran posisi kinerja perusahaan saat ini, dan dapat menunjukkan indikator-indikatorkinerja mana yang perlu diperbaiki guna pelaksanaan continues improvement.

Kata kunci: MBNQA, Performance Measurement, Self Assessment, KnowledgeManagement (KM)

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pada era informasi dan globalisasi dewasa ini, perusahaan-perusahaanmenghadapi lingkungan usaha yang kompleks. Dengan semakin meningkatnya


ISBN : 978-979-99735-3-5A-44-2

persaingan, maka menuntut langkah bisnis perusahaan untuk dapat bergerak semakin cepat,lebih bergeliat, dan lebih mempunyai agility (kelincahan) agar dapat memenangkankompetisi. Saat ini, kompetisi kinerja antar perusahaan tersebut bukan hanya pada aspekfinansial saja, namun juga aspek non-finansial.

Dalam pencapaian peningkatan performansi tersebut, perusahaan-perusahaanseringkali membutuhkan suatu sistem manajemen kinerja berupa suatu framework(kerangka kerja), standar, aturan atau acuan dalam penentuan langkah-langkah apa yangselanjutnya dilakukan guna pencapaian kemajuan kinerjanya. Namun banyak perusahaanyang belum/tidak mempunyai bekal yang cukup berupa keahlian maupun pengetahuan(knowledge) untuk dapat menggunakan sistem standar proses penilaian kinerja perusahaansendiri. Karenanya, Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System)mutlak dibutuhkan dalam mengelola data, informasi, dan pengetahuan perusahaan gunapengelolaan kesisteman audit maupun assessment (penilaian) berdasarkan framework yangdipilih dan diimplematasikan perusahaan.

Permasalahan

Penelitian ini bermaksud memberikan ide dalam peningkatan metode teknikpenyusunan Dokumen Aplikasi di PT PERTAMINA (Persero) Unit Pemasaran V denganKnowledge Managemen (KM) perusahaan berupa tools/ aplikasi forum diskusi secaraonline berbasis web, agar didapatkan penyusunan yang lebih cepat, terpadu, terkoordinir,terdokumentasi, dan lebih efisien.

Tujuan Penelitian

1. Merancang prototipe aplikasi KM tools berupa forum diskusi manajemen berbasis web,sehingga memudahkan dalam komunikasi tim task force manajemen, memberikanarahan self assessment berupa tabel penilaian skoring, dan memudahkan dalammenjawab pertanyaan-pertanyaan guna penyusunan Dokumen Aplikasi pada tahapproses (kategori 1 sampai 6 kriteria Baldrige).

2. Merancang prototipe aplikasi/KM tools yang mengelola data-data hasil kinerjaperusahaan sesuai dengan kategori 7 (Business Results) kriteria Baldrige.

METODOLOGI PENELITIAN

Berikut langkah-langkah metodologi Penelitian seperti pada Gambar 1.

Gambar 1. Metodologi Penelitian


ISBN : 978-979-99735-3-5A-44-3

KRITERIA BALDRIGE

Terdapat beberapa Kriteria Baldrige dari mulai diperkenalkan hingga saat ini.Gambar 2 berikut ditampilkan kriteria Baldrige tahun 2006. Terdapat tujuh kategoriyang dinilai dalam MBNQA, antara lain:1. Leadership2. Strategic Planning3. Customer and Market Focus4. Measurement, Analysis and Knowledge Management5. Human Resource Focus6. Process Management7. Business Results (Hasil-Hasil Usaha)

7.1. Hasil-hasil Produk dan Jasa7.2. Hasil-hasil Fokus pada Pelanggan7.3. Hasil-hasil Keuangan dan Pasar7.4. Hasil-hasil Fokus pada Sumber Daya Manusia7.5. Hasil-hasil Efektifitas Organisasi7.6. Hasil-hasil Kepemimpinan dan Tanggung Jawab Sosial

Gambar 2. Struktur Kriteria Baldrige (MBNQA)-2006

KNOWLEDGE MANAGEMENT

Berikut rangkuman konsep Knowledge Management (KM) dari beberapadefinisi :1.KM merupakan suatu sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan,

menggolongkan, dan menyebarkan knowledge/asset intelektual di suatuorganisasi/perusahaan, sehingga asset tersebut mudah digunakan kapanpundiperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan otoritas dan kompetensinya.

2.KM mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen, database, kebijakan, danprosedur lengkap, beserta informasi tentang pengalaman, keahlian dan kecakapanSDM secara individu maupun kolektif, yang dimiliki perusahaan dengan bantuan TI(Teknologi Informasi).

Jadi dapat dikatakan, KM merupakan serangkaian proses yang mengendalikanpenciptaan, penyebarluasan, dan pemanfaatan pengetahuan oleh suatu organisasi.Pengetahuan dari seseorang, maupun divisi/fungsi/bagian di suatu perusahaan dan padaperiode tertentu akan sangat bermanfaat dengan baik bagi masa mendatang dan bagipekerja atau divisi/fungsi/bagian lainnya bila dikelola dengan baik pula.


ISBN : 978-979-99735-3-5A-44-4

Gambar 3. Proses Spiral KMSedangkan proses penciptaan pengetahuan organisasi adalah proses interaksi

berkelanjutan, kontinyu dan dinamik antara pengetahuan tacit dan explicit. Interaksi inidibentuk dengan pergerakan-pergerakan antara perbedaan beberapa jenis konversipengetahuan, yang mana di dalamnya menyebabkan beberapa pemicu. Gambar 3 berikutmenunjukkan proses tersebut.

PERANCANGAN SISTEM

Perancangan Awal KM ToolsKM Tools nantinya mempunyai beberapa menu/fitur dan persyaratan sebagai

berikut :- Aplikasi KM yang berbasis pada persyaratan dan pertanyaan-pertanyaan dari arahan

kriteria Baldrige tahun 2006, dan pertanyaan dapat disesuaikan dengan perkembanganperubahan kriteria Baldrige dari tahun ke tahun.

- Membantu perusahaan dalam rangkaian proses implementasi framework pengukurankinerja perusahaan berbasis MBNQA.

- Aplikasi difokuskan pada penyusunan Dokumen Aplikasi .- Membantu memberikan pemahaman yang lengkap secara menyeluruh tentang kriteria

Baldrige sehingga dapat digunakan sebagai Corporate Knowledge Based.- Membantu memberikan arahan dan pemahaman kepada user-ketua kriteria, koordinator,

serta calon assessor untuk dapat memberikan penilaian (Scoring) pada ApplicationSummary yang telah disusun, sehingga dapat mengetahui sejauh mana kinerjaperusahaan saat ini dan hal-hal mana yang seharusnya dapat dilakukan prosesperbaikan.

- Aplikasi dirancang sebagai support system document management dan relationship.- Aplikasi web bekerja menggunakan jaringan Intranet perusahaan.

Perancangan Infrastruktur TIDalam KM tools yang akan dibangun, model data yang digunakan adalah model

client-server dengan database terpusat dimana seluruh data yang ada disimpan dalamdatabase server dan komputer client dapat mengaksesnya.

Komputer client berjumlah bisa lebih dari satu. Pada masing-masing komputerclient dapat mengakses aplikasi melalui internet browser dan harus terhubung denganjaringan komunikasi data setempat. Untuk spesifikasi dari masing-masing computer clientdiharapkan memenuhi standar yang ditentukan sesuai spesifikasi hardware yang diperlukansebagai berikut :- PC (Personal Computer)/NB (Note Book), dengan prosesor minimum setara dengan

Pentium IV, kecepatan minimum 1 GHz- Memory/RAM, minimum sebesar 256 Mb- Hardisk untuk client yang tersisa sebesar 1 Gb.- LAN Card, untuk menghubungkan ke jaringan komunikasi data setempat, atau

menggunakan teknologi WI-FI.


ISBN : 978-979-99735-3-5A-44-5

- Kabel LAN, sebagai perantara antara komputer server dengan client.Sedangkan spesifikasi software yang digunakan oleh komputer client, yaitu :

- O/S Microsoft Windows platform, direkomendasikan Windows XP.- Internet Browser, direkomendasikan IE minimum ver 6.0.

Perancangan Diagram Alir Sistem KerjaPada Gambar 4 akan ditunjukkan diagram alir penyusunan Dokumen Aplikasi.

Secara ringkas dijelaskan sebagai berikut :1. Review Criteria & Score:

Pada tahap ini semua pertanyaan-pertanyaan dan score (nilai) dari kriteria Baldrige akandibahas ulang secara mendetail. Pembahasan ini biasanya akan menghasilkan beberapaperubahan dan/atau tambahan item pertanyaan dan score. Pada tahap ini, Administratorakan diminta oleh koordinator tim task force untuk mengubah pertanyaan bila terdapatperubahan dalam kriteria Baldrige. Biasanya review akan dilaksanakan satu tahun sekali.

2. Answer Question :Semua pertanyaan dari kriteria Baldrige yang ada akan dijawab oleh user-anggota.Setiap user-anggota diperkenankan menjawab pertanyaan sesuai dengan kriteria Baldrigedimana user tersebut ditugaskan. Setiap kriteria terdiri dari beberapa user-anggota dandikoordinasi oleh satu user-ketua kategori.

3. Review Answering :Semua jawaban yang telah diterima, akan direview oleh user-ketua kategori yangdibentuk oleh perusahaan. User-ketua selain menyeleksi jawaban dari user-anggota jugabertugas mengarahkan user-anggota dalam menjawab pertanyaan sesuai dengan arahanassessment MBNQA, dari sini terlihat adanya proses transfer knowledge dari user-ketua ke user-anggota. Dari proses review ini nantinya akan didapatkan jawaban akhiryang terseleksi, yang pada akhirnya didapatkan laporan Dokumen Aplikasi final.

Gambar 4. Diagram Alir Proses KM-Tools

4. Scoring :User-ketua, koordinator dan/atau calon assessor (penilai) dapat melakukan prosespenilaian (Scoring) dan memberikan komentar berupa feedback pada DokumenAplikasi yang dibuat. Sarana ini merupakan sebagai sarana self-asessment bagikinerja perusahaan. Dengan menilai sendiri kinerja perusahaan, diharapkan dapat


ISBN : 978-979-99735-3-5A-44-6

mengetahui titik lemah dari kinerja perusahaan saat ini yang seharusnya dipakaisebagai acuan untuk melakukan perbaikan dan proses continues improvement. Dandengan melakukan self-assessment diharapkan dapat memberikan sarana untukmemperdalam pengetahuan dan pembelajaran organisasi bagi staf/pekerja dalammenilai kinerja perusahaan berdasarkan arahan MBNQA, dengan hal ini pula dapatdigunakan dalam mempersiapkan calon-calon assessor baru guna penilaian suatukinerja perusahaan selanjutnya.

5. View final Application Summary :Setelah semua proses penyusunan Dokumen Aplikasi selesai dilakukan makaselanjutnya adalah langkah mem-publish hal tersebut di intranet/KM tools. DokumenAplikasi dapat dibaca oleh user-umum/pekerja (dalam hal ini adalah kalanganterbatas bagi pekerja perusahaan). Jadi setiap pekerja dapat mengakses fasilitas ini,dan hal ini digunakan sebagai sarana pembelajaran organisasi lanjutan secara onlinedan mandiri. Terjadinya transfer knowledge dari explicit knowledge berupa dokumenyang telah dibuat ke tacit knowledge berupa pemahaman dari pekerja mengenaiproses kerja perusahaan yang didasarkan arahan kriteria Baldrige.

Perancangan Arus Sistem InformasiDFD (Data Flow Diagram) yang disajikan mempunyai tingkatan-tingkatan,

yaitu :A. Diagram/Bagan BerjenjangB. Diagram Konteks (Context Diagram)C. Diagram alir data level nolD. Diagram alir data level satu

Gambar 5. Bagan Berjenjang Sistem KM Tools

Gambar 6. Diagram Korteks Sistem KM Tools


ISBN : 978-979-99735-3-5A-44-7

Perancangan Tampilan (User Interface)Dengan adanya tampilan atau piranti antar muka (user interface), diharapkan

mempermudah user dalam penggunaan aplikasi dengan dukungan tampilan yang layak danuser-friendly. Terdapat beberapa menu utama aplikasi yaitu : Menu Registrasi, untuk pendaftaran pemakaian Menu Data Master/Edit Question, untuk pengelolaan data master pertanyaan, dan data

master scoring. Menu Admin Page, untuk pengelolaan data master user. Menu Pengisian Jawaban/ Responds Menu Pengelolaan Data Hasil Kinerja Menu Laporan/ Summary

Rancangan aplikasi KM tools berbasis kriteria Baldrige ini mempunyai sebuahhalaman Home sebagai halaman depan aplikasi. Rancangan menu-menu pada aplikasi iniadalah sebagai berikut :1. Login2. Registrasi3. Change Password4. Master Data/ Question Editting5. Admin Page

a. User Requestb. Create New Userc. Active Userd. Non Active User

6. Application Summary7. Answering, Editting, and Scoring

a. Item Listingi. Responds

Make Respond Upload Image

ii. View Respondsiii. Guidelineiv. Scoringv. Results

Show Results Show Image Edit Results Edit Image Summary

Fitur Registrasi, dan Application Summary dapat diakses oleh seluruh pengujungwebsite. Fitur Login, Change Password, Make Respond, Upload Image (gambar), ViewResponds, dan Show Results (menu pengelolaan data hasil kinerja sesuai kategori 7Baldrige) adalah fitur/menu tambahan bagi user-anggota yang memiliki login (hak akses).Fitur/Menu Edit Results, Edit Image dan Scoring adalah fitur/menu tambahan bagi user-ketua dan koordinator yang memiliki login (hak akses), sedangkan fitur Edit Question,Admin Page, Edit Results, dan Edit Image merupakan fitur/menu tambahan bagi pemiliklogin Administrator.

Hasil rancangan alur aplikasi KM tools dapat dilihat pada Gambar 7. Sedangkanhasil rancangan aplikasi dapat dilihat pada Gambar 8 (tools forum diskusi sesuai kriteriaBaldrige) dan Gambar 9 (tools pengelolaan data hasil kinerja).


ISBN : 978-979-99735-3-5A-44-8

HASIL PERANCANGAN SCORING MBNQA

Selanjutnya akan dirancang modifikasi sistem penilaian (scoring) dari frameworkMBNQA. Dengan rancangan penilaian ini ditujukan untuk memberi kemudahan bagi user-ketua, koordinator, dan/atau calon assessor untuk dapat memberikan penilaian secaraobyektif dan tetap mengikuti aturan/arahan dari MBNQA terhadap pengukuran kinerja dariDokumen Aplikasi yang telah disusun.

Penilaian Dokumen Aplikasi untuk proses kerja (kriteria 1 sampai dengan 6)didasarkan pada konsep ADLI (Approach-Deployment-Learning-Integration). Secara garisbesar, hal terpenting dalam pengukuran aspek proses kerja adalah proses Approach danDeployment, sehingga mendapatkan prioritas penilaian yang utama dibandingkan 2 aspeklainnya.

Selain itu suatu proses kerja tidak akan ada proses pembelajaran (Learning) danketerpaduan (Integration) tanpa didahului oleh adanya metode pendekatan (Approach) dansistem penerapan/ penyebarannya di lapangan (Deployment).

Aspek Approach dan Deployment memegang peran utama dalam pemberian bobotnilai terbesar dari Application Summary yang dibuat, sedangkan aspek Learning danIntegration biasanya mengikuti dengan selisih penilaian berkisar 5-10%. Rancanganpenilaian ini tetap mengikuti aturan penilaian MBNQA, namun lebih didekatkan dandisederhanakan sehingga memberi kemudahan dan pemahaman yang tinggi bagi user-ketua,koordinator dan calon assessor. Dengan rancangan sistem penilaian ini juga mendidik parauser untuk dapat menilai kinerja mereka secara obyektif dan sebagai tools pembelajaranorganisasi yang berguna untuk penyempurnaan kinerja selanjutnya, dan dapat memberiarahan penulisan yang lebih baik lagi dari Application Summary yang dibuat. Hasilperancangan pada aspek Approach terlihat pada Tabel 1. sedangkan dari aspek Deploymentterlihat pada Tabel 2.

Gambar 7. Alur Sistem Proses Aplikasi KM Tools


ISBN : 978-979-99735-3-5A-44-9

Gambar 8. Desain User Interface: menu Edit Question

Gambar 9. Desain User Interface: Menu Show Result

Tabel 1. Rancangan Scoring Kategori 1-6 MBNQA Aspek Approach

No Kriteria Items Tdk ada Ada, skalakecil/ tahapawal

Ada,menjawabpersyaratan dasar

Ada,menjawabseluruhpersyaratanitem

Ada, metodetiap itemsalingberkaitan

Ada, metodetiap itemsalingberkaitan &sangatresponsive

0% 10% 30% 50% 70% 90%1 Kepemimpinan 1.1.

1.2.2 Perencanaan Strategis 2.1.

2.2.3 Fokus Kepada Customer dan Pasar 3.1.

3.2.4 Pengukuran, Analisis dan

Manajemen Pengetahuan4.1.

4.2.5 Fokus kepada Sumber Daya

Manusia5.1.

5.2.5.3.

6 Manajemen Proses 6.1.6.2.

Total

SKOR

Adakah bukti Approach/Metode ?

KESIMPULAN

1. Dengan adanya aplikasi KM tools berbasis kriteria Baldrige kesulitan-kesulitanpenyusunan Dokumen Aplikasi dapat diminimasi; diharapkan dapat mempermudahkomunikasi diantara tim task force, membantu koordinasi dan mempercepatpenyusunan Dokumen Aplikasi bagi penyiapan assessment perusahaan setiaptahunnya, yang selanjutnya dapat dimonitor kinerja perusahaan dan diperbaikikelemahan yang ditemukan.


ISBN : 978-979-99735-3-5A-44-10

2. Dengan hasil rancangan aplikasi ini juga, tim task force dan manajemen dapatmengakses Dokumen Aplikasi yang lama (pada tahun-tahun sebelumnya), dandengan hal ini dapat dilakukan review kembali, perbandingan kinerja, perbaikansistem kinerja, serta perbaikan penulisan Dokumen Aplikasi yang pada akhirnyaterjadi proses continues improvement.

3. Dari proses implementasi aplikasi ini diharapkan dapat menjadikan pembelajaranorganisasi yang lebih baik lagi; konversi tacit knowledge dari beberapa pekerja yangmemiliki skill, pengetahuan dan pengalaman kerja dapat ditransfer ke dalam explicitknowledge berupa penyusunan Dokumen Aplikasi, dan selanjutnya dapatdikomunikasikan dan ditularkan (di-deploy) ke pekerja lain. Dengan hal ini prosesspiral knowledge dapat berjalan secara berkelanjutan yang berguna padapembelajaran organisasi dari tingkat individu, menuju ke kelompok pekerja,berlanjut ke tingkat fungsi/departemen, dan berlanjut terus ke tingkat perusahaandan stakeholders yang lebih besar lagi.

DAFTAR PUSTAKA

Awad, Elias M. & Ghaziri, Hassan M. (2004) Knowledge Management. Prentice Hall,New Jersey.

Chin, Kwai-Sang et. al. (2003) Development of a knowledge-based self-assessmentsystem for measuring organisational performance, Expert Systems withApplications. 24, 443-455.

Sadikin, Iskandar. (2005) Bunga Rampai Kriteria Bisnis: Malcolm Baldrige NationalQuality Award (MBNQA). Edisi II. Telkom Training Center dan WahanaKendali Mutu, Jakarta.

Sadikin, Iskandar. (2006) Seri Manajemen Mutu: Penuntun Menyusun AplikasiBaldrige. Jakarta.

Stapleton, James J. (2003) Executive’s Guide to Knowledge Management : PuncakKeunggulan Kompetitif. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Takeuchi, Hirotaka and Nonaka, Ikujiro. (2004) Hitotsubashi: On KnowledgeManagement. First Edition, John Wiley & Sons (Asia) Pte Ltd, Singapore.

Tiwana, Amrit. (2002) The Knowledge Management Toolkit: Orchestrating IT, Strategyand Knowledge Platforms. Second Edition, Prentice Hall PTR, United States ofAmerica.

Wibisono, Dermawan. (2006) Manajemen Kinerja: Konsep, Desain dan TeknikMeningkatkan Daya Saing Perusahaan. Penerbit Erlangga, Bandung.

Widayana, Lendy. (2005) Knowledge Management: Meningkatkan Daya Saing Bisnis.Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Bayumedia Publishing, Malang.

http://www.baldrige.nist.gov


ISBN : 978-979-99735-3-5A-44-11


ISBN : 978-979-99735-3-5A-44-12


ISBN : 978-979-99735-3-5A-44-13

perancangan prototipe knowledge management …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas vi/mi/44....

Documents