Wniosek beneficjenta o płatność

Terminy składania wniosków o płatność: Pierwszy wniosek o płatność: 3 miesiące, licząc od daty

podpisania umowy o dofinansowanie

Kolejne wnioski o płatność: przynajmniej raz na 3 miesiące, licząc od

daty złożenia poprzedniego wniosku o płatność (należy pamiętać o

zachowaniu ciągłości okresów wskazanych we wnioskach)

Wniosek rozliczający zaliczkę: 1 miesiąc od dnia otrzymania zaliczki (z

wyjątkiem indywidualnych projektów kluczowych – w terminie do 3

miesięcy od daty otrzymania zaliczki)

Wniosek rozliczający ostatnią transzę zaliczki przekazanej w

danym roku budżetowym należy złożyć w terminie ustalonym przez

Instytucję Zarządzającą Programem, która określa ten termin dla danego

roku budżetowego, przy czym nie może on być wcześniejszy niż do 31

października danego roku

Wniosek końcowy rozliczający otrzymane zaliczki: 14 dni od daty

finansowego zakończenia projektu

W przypadku ubiegania się o pierwszą transzę zaliczki zaleca się

składanie wniosków o płatność, w którym beneficjent wnioskuje tylko i

wyłącznie o zaliczkę. Pozwoli to na skrócenie okresu weryfikacji takiego

wniosku o płatność i szybszą jej wypłatę

Każdy wydatek kwalifikowany powinien zostać ujęty we wniosku o

płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. W

przypadku wydatków poniesionych przed podpisaniem umowy o

dofinansowanie należy je ująć w pierwszym wniosku o płatność

składanym do IZ RPO WP

Za datę dostarczenia wniosku o płatność uważa się dzień jego

wpływu do Sekretariatu Departamentu Wdrażania Projektów

Infrastrukturalnych Regionalnego Programu Operacyjnego

Najczęściej popełniane błędy we wniosku beneficjenta o płatność:

1) Błędnie wpisana data w polu Wniosek za okres od…do… we wnioskach pełniących funkcję sprawozdawczą i zaliczkową oraz w przypadku wniosków o płatność, w których przedstawiane są wyłącznie faktury nie ujęte we wcześniejszych wnioskach

2) Nieprawidłowo podany % dofinansowania z EFRR (niespójny z umową o dofinansowanie)

3) Kwota wskazana w pkt 10 a Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem nie jest tożsama z wartością Ogółem w kol. nr 5 (wydatki poniesione w okresie objętym wnioskiem) w pkt 18 Postęp rzeczowo – finansowy realizacji projektu

4) Brak uwzględnienia w pkt 11 Rozliczenie kwoty dofinansowania przekazanej w formie zaliczki kwot zaliczek wypłaconych, rozliczonych i pozostałych do rozliczenia we wnioskach dotyczących płatności pośredniej (Beneficjenci zaznaczają n/d)

5) Pkt. 15 Zestawie dokumentów potwierdzajacych poniesione wydatki objete wnioskiem• W kolumnie 1 - nr dokumentu – błędne numery dokumentów , np.

wpisywane słowa „Faktura VAT”, „Rachunek” , niepełny numer dokumentu;

• Kolumna 2 – numer księgowy lub ewidencyjny - niezgodne numery z numerami widniejącymi na dokumentach potwierdzających wydatek lub brak takich numerów;

• Kolumna 4 – data zapłaty - nie ujmowane są wszystkich dat zapłaty za daną fakturę;

• Kolumna 5 – nazwa towaru lub usługi - nazwa niezgodna z nazwą na fakturze (niepełna lub zmieniona), bądź też zbyt ogólny opis towaru/usługi niepozwalający na jednoznaczną identyfikację (należy umieści dodatkowy zapis);

• Kolumna 9 – w tym VAT - błędnie wpisywana kwota podatku VAT – często VAT odpowiada kwocie netto z faktury, a nie kwocie wydatków kwalifikowanych wykazanych w kolumnie 8 zestawienia;

• Brak rozdzielenia kosztów wg stawek podatku VAT w ramach tego samego dokumentu księgowego (VAT 8%, 23%) – pozycje z f-ry należy wyodrębnić i pogrupować w osobnych wierszach wg stawek podatku VAT.

6) Pkt. 18 Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu• Nazwy etapów oraz terminy realizacji poszczególnych etapów

nie są zgodne z harmonogramem realizacji projektu w pkt C1 wniosku o dofinansowanie. Jeżeli stan realizacji jest opóźniony – należy pamiętać by wypełnić pkt. 21 wniosku o płatność dotyczący informacji na temat napotkanych problemów w trakcie realizacji projektu;

• błędne określenie stanu realizacji tj. na podstawie robót zafakturowanych, a nie faktycznie wykonanych;

• Nieprawidłowy % realizacji projektu – zaokrąglenia niezgodne z regułą matematyczną;

7) Pkt 20 Wskaźniki realizacji projektu• Niepełne nazwy wskaźników produktu i rezultatu – niezgodne z

pkt C1 i C2 wniosku o dofinansowanie (brak numerów);• Brak potwierdzenia w protokołach odbioru wartości

zrealizowanych wskaźników.

8) Pkt. 21 Informacja na temat napotkanych problemów w trakcie realizacji projektu, zadań planowanych, a nie zrealizowanych w okresie objętym wnioskiem oraz przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia zakładanego w projekcie poziomu wskaźników• Brak wypełnienia w przypadku opóźnienia rozpoczęcia lub

zakończenia danego etapu wynikającego z pkt 18 wniosku;• Brak komentarza we wnioskach o płatność końcową w zakresie

dotyczącym zrealizowania wskaźników (w przypadku nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników należy podać przyczyny).

9) Pkt 22 Harmonogrm wydatków na kolejne kwartały • wykazywana jest często kwota dofinansowanie z EFRR zamiast

kwota wydatków kwalifikowanych;• Należy wypełniać począwszy od kwartału następującego po

kwartale, którego dotyczy bieżąca płatność.

10) W pkt 23 wniosku Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych

• Odpowiedzi udzielane są niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie np.

- Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami niedyskryminowania w trakcie zatrudnienia? (Jeżeli ze wskaźników produktu i rezultatu nie wynika, że w ramach realizowanego projektu przewidziane jest utworzenie nowych miejsc pracy- należy zaznaczyć n/d).

11) Pkt 24 Oświadczenie beneficjenta• Brak stosownego skreślenia odnośnie finansowania wydatków z

Europejskiego Banku Inwestycyjnego, czy poniesione wydatki były/nie były finansowane z pożyczki EBI;

• Brak dokładnego adresu dotyczącego miejsca przechowywania dokumentacji związanej z projektem (siedziba i adres).

12) Pkt 25 Załączniki• Brak wyszczególnienia w punkcie „Inne dokumenty” w

przypadku załączenia dodatkowych dokumentów np.; umowy z wykonawcami, wyjaśnienia, oświadczenia, pełnomocnictwa, itp.

13) Podpisywanie i parafowanie

- Strony wniosku są nieparafowane;- Parafki i podpisy na formularzu wniosku oraz załącznikach dokonywane są kolorem czarnym.

Najczęściej popełniane błędy w opisie

załączników oraz problemy w realizacji

projektu

• Brak numerów księgowych oraz numerów porządkowych (zgodnych z pozycją w pkt.15 wniosku)

• Nazwy beneficjentów/numery NIP na dokumentach księgowych niezgodne z danymi wskazanymi w umowie (noty korygujące)

• Błędne zapisy pod względem zastosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych Nieaktualny Dziennik Ustaw Podstawa prawna niespójna z zapisami w części B.6. (wniosku o

dofinansowanie)

 

• Brak zgodności danych zawartych we wniosku o dofinansowanie, umowie i we wniosku o płatność np.: niezgodność w nazewnictwie kategorii wydatków między wnioskiem o dofinansowanie (pkt D3) a nazwą kategorii podaną w opisie faktury

• Brak adnotacji „Zakupiony środek trwały jest nowy/używany” w przypadku zakupu środków trwałych

• Niepełne numery faktur na wyciągach bankowych

• Brak umów z wykonawcami (aneksów)

• Brak podpisów wszystkich osób na protokole odbioru wykonanych robót, w obecności których sporządzany był protokół

• Brak adnotacji na fakturach, w sytuacji opłacania danej faktury z dodatkowych źródeł (pkt D.7. wniosku o dofinansowanie)

• Rozbieżności pomiędzy datą sprzedaży na fakturze a faktyczną datą sprzedaży (protokół odbioru) – noty korygujące wystawione przez odbiorców faktury

• Brak uwzględnienia w umowie o dofinansowanie podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków, a następnie przedkładanie faktur do refunadcji wystawionych na ww. podmioty

• Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany dokumentacji (dokumentacja projektowa, raport oddziaływania na środowisko) obejmującej zakres szerszy niż zakres rzeczowy określony we wniosku o dofinansowanie

• Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany różnego rodzaju dokumentacji (studium wykonalności, dokumentacja projektowa, przetargowa, projektów wykonawczych itp.) w ramach jednej kategorii wydatków np. projekt budowlany

• Przyporządkowanie jednego rodzaju prac do różnych kategorii

• Specyfikacja dostaw Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany sprzętu nieujętego w specyfikacji

dostaw Zbyt ogólne zapisy w specyfikacji dostaw

Brak aktualizacji specyfikacji dostaw w przypadku zmiany zakresu rzeczowego (np. zakup mniejszej ilości sprzetu lub rezygnacja)

• Kary umowne Kary umowne pomniejszają wydatki kwalifikowane w projekcie Brak naliczania w sytuacji nieterminowego wykonania robót, usługi lub dostawy

bądź nieprawidłowe naliczanie

• Zewnętrzne źródła finansowania Brak opisów na fakturach odnośnie dodatkowych źródeł uwzględnionych we

wniosku o dofinansowanie (pkt D.7) Wykazywanie na fakturach zewnętrznych źródeł, które nie są uwzglęnione we

wniosku o dofinansowanie Konieczność przedłożenia zgody dotującego na uznanie dotacji jako wkład

własny w projekcie

• Koszty zarządzania Brak szczegółowego wykazu prac wraz z wyceną w ramach poszczególnych

faktur dotyczących zarządzania projektem

• Korekty faktur W przypadku, gdy korekta dotyczy faktury wykazanej w poprzednich wnioskach

o płatność, wówczas należy dokonać zwrotu środków w odpowiedniej wysokości wraz z odsetkami

• Zaliczki Obowiązek rozliczenia zaliczki w określonym terminie (złożenie wniosku o

płatność i/lub zwrot) od daty otrzymania Jednorazowa wypłata zaliczki nie może przekroczyć 30 % dofinansowania Wnioskowanie o zaliczke po upływie terminu zakończenia finansowego

Zasady rozliczania zaliczek • Beneficjenci są zobowiązani do rozliczenia zaliczki w

terminie 1 miesiąca od dnia jej otrzymania (indywidualne projekty kluczowe w terminie do 3 miesięcy)

Rozliczenie zaliczki polega na złożeniu wniosku o płatność do

Departamentu Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych Regionalnego

Programu Operacyjnego, w którym będą ujęte wydatki kwalifikowalne, w

których udział EFRR odpowiada co najmniej otrzymanej zaliczce lub

zwrocie środków niewykorzystanych w całości lub w części. Np.

jeżeli beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 850 000,00 zł, przy

dofinansowaniu projektu 85%, wówczas należy przedstawić faktury

opiewające na kwotę 1 000 000,00 zł celem rozliczenia przedmiotowej

zaliczki.

Nieterminowe złożenie wniosku o płatność bądź

nieterminowy zwrot kwoty niewykorzystanej skutkuje

naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych,

liczonych od dnia przekazania zaliczki do dnia złożenia

wniosku o płatność lub zwrotu niewykorzystanych środków.

Rozliczenie zaliczki dotyczy wydatków poniesionych przez beneficjenta

od dnia otrzymania zaliczki. W związku z powyższym, do rozliczenia

zaliczki mogą być przedkładane tylko i wyłącznie faktury opłacone

po otrzymaniu środków w ramach zaliczki. Faktury opłacone przed tą

datą nie będą uznawane, jako faktury rozliczające pobraną zaliczkę.

Faktury te będą podlegały refundacji, a od kwoty nierozliczonej zaliczki

będą naliczane odsetki

Dziękuję za uwagę