terminy składania wniosków o płatność
DESCRIPTION
Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.1.1 PO KL. Omówienie zasad sprawozdawczości finansowej. Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów. Terminy składania wniosków o płatność - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
2010
Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.1.1 PO KL.
Omówienie zasad sprawozdawczości finansowej
Terminy składania wniosków o płatność
1. płatność pierwsza: złożenie wraz z podpisaną umową o dofinansowanie
harmonogramu płatności oraz zabezpieczenia
umowy.
2. płatność pośrednia: składanie nie rzadziej niż raz na 3 miesiące do 10 dnia
roboczego miesiąca następującego po zakończeniu
okresu rozliczeniowego.
3. wniosek końcowy: należy złożyć w terminie do 30 dni kalendarzowych od
dnia zakończenia realizacji projektu oraz
dokonać zwrotu niewykorzystanych środków, tj.
oszczędności powstałych w okresie realizacji projektu.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Dokonywanie płatności
UFP wprowadza w systemie przepływu środków w programach finansowanych z funduszy strukturalnych instytucję Płatnika, którego funkcję ma pełnić Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK).
Płatności będą dokonywane z dwóch źródeł :
- 85% „płatność ze środków europejskich” - płatność dokonywana przez BGK na podstawie zlecenia PARP
- 15% „ współfinansowanie krajowe” (dotacja celowa)– płatność dokonywana przez PARP, obowiązek zwrotu na koniec roku budżetowego.
Oba źródła powinny być wypłacane w tym samym czasie
Terminy weryfikacji wniosku o płatność
Wniosek o płatność:
weryfikacja wniosku w ciągu 20 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku
Każda przedkładana wersja wniosku podlega ocenie w ciągu 20 dni roboczych.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z harmonogramem
Metody aktualizacji harmonogramu:
- Wniosek o płatność,
- Wniosek o zmianę harmonogramu przed złożeniem wniosku o płatność, nie później niż 30 dni
przed planowanym końcem okresu realizacji projektu.
Aktualizacja harmonogramu wymaga zgody IP2.
Zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie
określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności od środków
pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia
przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność
Beneficjent ma prawo złożyć wniosek o płatność, w którym rozliczanych jest mniej niż 70%
środków dotychczas przekazanych, o ile wynika to z harmonogramu płatności zaakceptowanego
przez IP / IW (IP2).
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z
harmonogramem
Nr transzy Płatność
Dotacja celowa
Okres za jaki składany jest
wniosek
Kwota planowanych całkowitych
wydatków do rozliczenia
Kwota wydatków
rzeczywiście rozliczonych
Transza 1 40 800,00 7 200,00
Transza 2 0,00 0,00 01.02-31.03.2009 28 000,00 26 000,00
Transza 3 25 500,00 4 500,00 01.04-30.06.2009 10 000,00 9 000,00
Transza 4 25 500,00 4 500,00 01.07-30.09.2009 25 000,00 19 000,00
Transza 5 8 500,00 1 500,00 01.10-31.12.2009 22 000,00 22 000,00
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z
harmonogramem
Wniosek beneficjenta o płatność nr 1:
otrzymane dofinansowanie 48 000 zł
beneficjent nie wnioskuje o kolejną transzę
za okres luty-marzec 2009
na kwotę 26 000 zł
złożony 10.04.2009
nie nalicza się odsetek
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z
harmonogramem
Wniosek beneficjenta o płatność nr 2:
otrzymane dofinansowanie 48 000 zł (bez zmian)
za okres kwiecień – czerwiec 2009
na kwotę 9 000 zł
złożony 10.07.2009
nie nalicza się odsetek (rozliczono ponad 70% otrzymanych transz: 35
000 / 48 000 = 72,9%)
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z
harmonogramem
Wniosek beneficjenta o płatność nr 3:
łącznie otrzymane dofinansowanie 78 000 zł
za okres lipiec - wrzesień 2009
na kwotę 19 000 zł
złożony 10.10.2009
nalicza się odsetki od kwoty pozostającej do rozliczenia (tj. 78 000 * 70% –
26 000 – 9 000 – 19 000 zł = 600 zł)
Beneficjent nie otrzyma środków, o które wnioskował.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z
harmonogramem
Wniosek beneficjenta o płatność nr 4:
łącznie otrzymane dofinansowanie 78 000 zł
za okres październik - grudzień 2009
na kwotę 22 000 zł
złożony 20.01.2010 roku
nalicza się odsetki od daty wypłaty środków do daty złożenia wniosku o
płatność. Podstawę stanowi kwota: 78 000 * 70% – 54 000 = 600 zł
Weryfikacja wniosku o płatność przez PARP
1. W przypadku błędów lub braków we wniosku PARP może zwrócić się do
Beneficjenta z prośbą o:
a) poprawę wniosku,
b) przesłanie brakujących informacji
c) udzielenie niezbędnych wyjaśnień,
d) przesłania wybranych lub wszystkich kserokopii dokumentów
księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem, które zostały
uwzględnione we wniosku o płatność
2. Beneficjent dokonuje poprawy wniosku w wyznaczonym w piśmie przez PARP terminie pod rygorem wstrzymania wypłaty kolejnej transzy
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Zatwierdzenie wniosku o płatność przez PARP
1. Po zatwierdzeniu wniosku o płatność PARP przekazuje do Beneficjenta
Informację o wynikach weryfikacji wniosku o płatność.
2. Informacja zawierać będzie:
a) wysokość wydatków uznanych za niekwalifikowalne wraz z uzasadnieniem;
b) wysokość rozliczonych korekt finansowych;
c) wysokość rozliczonych nieprawidłowości finansowych wraz z odsetkami;
d) wysokość zatwierdzonych wydatków w ramach cross-financingu;
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
e) podział na źródła finansowania wydatków zatwierdzonych w podziale na
płatność ze środków europejskich i dotację celową;
f) wysokość kolejnej transzy do przekazania Beneficjentowi w podziale na
płatność ze środków europejskich i dotację celową;
g) kwotę otrzymanych środków w ramach projektu w podziale na płatność
ze środków europejskich i dotację celową.
Rachunek bankowy projektu
1. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionych kont bankowych do:
a) wpłat środków w ramach dofinansowania,
b) wpłat Beneficjentów Ostatecznych.
2. Opłaty związane z utrzymaniem rachunków bankowych mogą stanowić wydatki kwalifikowane.
3. Wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją umowy powinny być dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionych rachunków bankowych
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Warunki przekazywania transz Beneficjentom
1. posiadanie przez Beneficjenta wyodrębnionego rachunku bankowego,
Uwaga: Beneficjent zobowiązany jest do bezzwłocznego poinformowania PARP zmianie wyodrębnionego rachunku
2. wydatkowanie co najmniej 70% dotychczas otrzymanych transz w okresie rozliczeniowym wniosku
Uwaga: Nieosiągnięcie powyższego procentu nie zwalnia z obowiązku składania terminowo wniosków o płatność
3. dostępność środków na finansowanie Działania.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Zawieszenie wypłacania transz
1. może nastąpić w przypadku stwierdzenia:
- nieprawidłowej realizacji Projektu,
- utrudniania kontroli realizacji Projektu,
- dokumentowania realizacji Projektu niezgodnie z postanowieniami umowy,
- na wniosek instytucji kontrolnych.
2 .uruchomienie płatności następuje po usunięciu lub wyjaśnieniu nieprawidłowości
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Zwrot środków
1. następuje jeżeli na podstawie wniosków o płatność lub w trakcie kontroli
zostanie stwierdzone, że dotacja jest przez Beneficjenta:
a) wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem,
b) wykorzystana z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184
ustawy o finansach publicznych,
c) pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości.
2. zwrot następuje na pisemne wezwanie PARP w terminie 14 dni kalendarzowych
od dnia doręczenia wezwania do zapłaty.
3. zwrot następuje wraz z odsetkami naliczonymi zgodnie z art. 207 ustawy o
finansach publicznych, liczonymi od dnia przekazania środków.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków
1. dotyczy Projektodawcy oraz Partnerów;
2. wymóg utrzymywania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego
kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem;
3. ewidencja podlega weryfikacji w trakcie kontroli projektu na miejscu;
Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji beneficjentów można podzielić na 2
grupy:
beneficjentów prowadzących pełną księgowość;
pozostałych beneficjentów nieprowadzących pełnej księgowości.
Pełna księgowość
1. należy prowadzić odrębną ewidencję księgową nie zaś odrębne księgi rachunkowe;
2. jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na:
wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem,
wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Brak pełnej księgowości
1. comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza
kalkulacyjnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione
wydatki dotyczące projektu nr … na koniec miesiąca : …/rok.
2. zestawienie powinno być kumulatywne i obejmować wydatki od początku
realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego,
3. sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących
poszczególnych zadań oraz kosztów pośrednich.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
1. Co do zasady jednostki sektora finansów publicznych objęte są obowiązkiem
księgowań w proporcji:
- 85% (finansowanie z funduszy strukturalnych);
- 15% (współfinansowanie krajowe).
2. Konieczność zachowana proporcji na koniec okresu realizacji projektu oraz
dodatkowo na koniec każdego roku budżetowego.
Wkład prywatny w projekcie
Wkład własny w postaci wynagrodzeń:
„wkład wirtualny” wnoszony w postaci wynagrodzeń BO za czas uczestnictwa w projekcie,
musi wynikać z dokumentacji finansowej podmiotu wypłacającego wynagrodzenie i może podlegać kontroli,
wyliczony proporcjonalnie do czasu udziału w projekcie,
w projekcie rozliczany jest na podstawie oświadczenia.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Rozliczanie wkładu prywatnego w projekcie
1. Wkład gotówkowy – musi zostać zebrany na cele projektu,
2. Wkład w postaci wynagrodzeń – na podstawie oświadczenia.
Uwaga: Możliwość uśredniania wkładu występuje:
w projektach zamkniętych - na poziomie poszczególnych firm,
których pracownicy uczestniczą w projekcie,
w projektach otwartych - na poziomie szkoleń i jednego
przedsiębiorstwa.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Wydatki pośrednie w ramach POKL
Metoda kosztowa
rozliczenie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków – pełna dokumentacja kosztowa, wyciągi bankowe, opisy dokumentów,
możliwość rozliczenia wydatków do wysokości kwoty nie przekraczającej kwoty określonej w kosztorysie projektu.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Wydatki pośrednie – metoda ryczałtowa
rozliczanie na podstawie ryczałtu przyjętego na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie.
co do zasady obowiązkiem Beneficjenta jest bieżące, np.: comiesięczne, przeksięgowanie środków w ramach wydatków pośrednich z konta głównego projektu,
przyjęty limit procentowy w rozliczaniu wydatków będzie odnosił się zawsze do rzeczywiście poniesionych wydatków bezpośrednich pomniejszonych o cross-financing,
zmniejszenie puli wydatków bezpośrednich będzie wpływało na automatyczne obniżenie puli wydatków pośrednich,
podczas kontroli na miejscu weryfikowana będzie szczegółowo metodologia wyliczenia wydatków.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Wydatki pośrednie – metoda ryczałtowa
Możliwość zmiany przyjętej metody ryczałtowej na kosztową w trakcie
realizacji projektu:
- konieczność akceptacji przez IP2;
- ujęcie wydatków rozliczonych jako korektę finansową;
- ponowne przedstawienie wydatków metodą kosztową we wniosku.
Zasady rozliczania wydatków we wniosku o płatność
1. We wniosku przedstawiane są wydatki projektu przypisane do każdego zadania oraz wydatków pośrednich,
2. Wydatki są weryfikowane i odnoszą się do budżetu zadaniowego nie zaś do budżetu szczegółowego,
3. Nie może zostać przekroczona łączna wartość wydatków zaplanowanych na personel w ramach zadania zarządzanie,
4. Możliwe jest rozliczanie wydatków innych niż założone w budżecie szczegółowym, jeśli są one ściśle związane z danym zadaniem.
5. Zgodnie z art. 190 UFP, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są:
1. faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej
wraz z dokumentami zapłaty,
2. w przypadku amortyzacji – tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz
ze stosownymi dokumentami księgowymi,
3. w przypadku wkładu w postaci wynagrodzeń uczestników projektu –
oświadczenie poświadczające wysokość wkładu w postaci wynagrodzeń –
zał. do Wytycznych PARP.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Sposób opisywania dokumentacji księgowej
Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) posiadać opis
zawierający co najmniej:
numer umowy o dofinansowanie projektu,
informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu
Społecznego,
nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie
projektu w ramach którego wydatek jest ponoszony (lub adnotację, że
dotyczy dokument kosztów pośrednich),
kwotę kwalifikowaną w ramach danego zadania.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Sposób opisywania dokumentacji księgowej c.d.
Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien:
zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej,
odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
Publicznych - w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego,
nabycia towaru / usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności – również
odniesienie do zastosowania ww. trybu
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Odsetki i przychody w projekcie
1. Odsetki narosłe na koncie dotacji stanowią dochód Beneficjenta i nie są
wykazywane we wniosku o płatność.
2. Przychód powinien zostać wykazany we wniosku o płatność. Podlega zwrotowi
przez Beneficjenta na koniec roku budżetowego, bądź na pisemne wezwanie
IP2. Od przychodu nie są naliczane odsetki.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
WNIOSEK O PŁATNOŚĆ –
sposób wypełniania części
finansowej
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Rodzaj płatności „zaliczkowa”
Okres w którym zostały poniesione i zaksięgowane wydatki /pełny miesiąc/
Zgodne z zatwierdzonymwnioskiem odofinansowanie
Kwota zgodna z harmonogramem płatności
Suma z załącznika 1 – wszystkie wydatki rozliczane we wniosku
Kol. nr 1Zadania zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie
Kol. nr 2Kol. nr 2 Wydatki zgodne zzatwierdzonymwnioskiem odofinansowanie
Kol. nr 3Kol. nr 3Kwoty wydatków zgodnie zzałącznikiem nr 1
+ koszty pośrednie
Kol. nr 4Wydatki Kumulatywnezatwierdzone w Informacjacho wynikach…
Kol. 5Procentowa wartość
realizacjiprojektu
Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem Przychodem nie są odsetki bankowe !
Tabela: wypełniana w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych
w poprzednich, zatwierdzonych wnioskach o płatność, wypełniana w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego
korekta dotyczy.
W okresie, którego dotyczy wniosek o płatność
Kumulatywnie od początku projektu
Wkład prywatny Kwota rozliczonego dofinansowania
ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO
kwota dofinansowania
(PLN)
wkład własny (PLN) Ogółem (PLN)
budżet państwa
budżet jednostki
samorządu terytorialnego
inne krajowe środki
publiczne
wkład prywatny
1. Całkowita wartość projektu
2.Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki*
3.Kwota dotychczas rozliczonych środków
4.Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem
5. Procent rozliczenia (3+4)/2 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1
6.Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku
2-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4)
Okresy rozliczeniowe (pełne miesiące kalendarzowe)
Informacja o całkowitych planowanych wydatkachkwalifikowalnych, w kolejnych okresach rozliczeniowychdo zakończenia projektu
Kwoty kolejnych transz do wypłaty
Dokumenty księgowe powinny być pogrupowane zgodnie z zadaniami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie
Załącznik nr 1
dokumenty księgowe pogrupowane zgodnie z zadaniami wykazanymi w
zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie oraz na dotyczące kosztów
pośrednich, jeżeli koszty te rozliczane są na podstawie rzeczywiście
poniesionych wydatków,
wydatki w ramach każdego zadania należy podsumować.,
jeśli w ramach jednego dokumentu księgowego rozliczane są wydatki
mające różną stawkę VAT, pozycje z faktury należy pogrupować
według stawek VAT,
w przypadku gdy dany wydatek został poniesiony z kilku źródeł należy
go wykazać w osobnych wierszach podając w kolumnie 9 wartość
wydatku sfinansowaną z danego źródła.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Pozostałe załączniki do wniosku o płatnośćPozostałe załączniki do wniosku o płatność
załącznik nr 2 – szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia,
informacja o wszystkich uczestnikach projektu (wersja elektroniczna),
wyciągi bankowe z przyporządkowaniem wydatków do pozycji z załącznika
nr 1,
raporty kasowe (bez załączników) bądź podpisane przez beneficjenta
zestawienie płatności gotówkowych z przyporządkowaniem wydatków do
pozycji z załącznika nr 1,
oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT,
harmonogram płatności.
Poddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umówPoddziałanie 2.1.1 – zasady realizacji umów
Dziękuję za uwagę