*

PRAKTYCZNE ASPEKTY WYPENIANIA WNIOSKU BENEFICJENTA O PATNODzia Obsugi Wnioskw o Patno, Wydzia Wdraania RPO Wrocaw, 14 lipiec 2009r.

*WNIOSEK BENEFICJENTA O PATNO

Naley skada co najmniej raz na trzy miesice, liczc od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie projektu, zgodnie z harmonogramem patnoci,Naley sporzdzi na standardowym formularzu, wedug wzoru okrelonego przez IZ RPO WD,Naley zoy jeden egzemplarz w formie papierowej i elektronicznej (pyta CD/DVD),Do wniosku naley doczy dokumentacj zwizan z realizacj projektu oraz potwierdzajc poniesienie wydatkw kwalifikowalnych (z wyjtkiem sytuacji, gdy Beneficjent w danym okresie nie ponis wydatkw, wwczas naley zoy wniosek o patno bez zacznikw, penicy wycznie funkcj sprawozdawcz).

*www.rpo.dolnyslask.pl

UWAGA !Aby arkusz dziaa prawidowo i aktywoway si poprawnie wszystkie opcje, musi by wczona obsuga makr.

*

*Sposb wczania makr

OMWIENIE WZORU WNIOSKU BENEFICJENTA O PATNO, Z UWZGLDNIENIEM NAJCZCIEJ POPENIANYCH BDW*

ZACZNIKI DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PATNO

W Poradniku dla Beneficjenta w rozdziale 10 znajduje si wykaz dokumentw, jakie naley doczy do wniosku o patno oraz zasady ich opisania.

Poradnik jest dostpny na stronie www.rpo.dolnyslask.pl w zakadce Dokumenty i wytyczne -> Dokumenty IZ RPO WD*

ZACZNIKI DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PATNO:Powiadczone za zgodno z oryginaem kserokopie:faktur/innych dokumentw ksigowych o rwnowanej wartoci dowodowej, potwierdzajcych poniesienie wydatkw kwalifikowalnych i opisanych zgodnie w wymogami IZ RPO WD wraz z dowodami ich zapaty;Za dokonanie wydatku rozumie si wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. rozchd rodkw pieninych z kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta. Dokument, ktry nie zosta w caoci zapacony nie moe by umieszczany i rozliczany we wniosku o patno. Wyjtkiem jest Leasing-w takim przypadku w caoci musi zosta opacona rata leasingowa. Wicej w Poradniku dla Beneficjenta;

*

protokow odbioru zakupionych towarw i usug lub przekazanych materiaw;w przypadku zakupu urzdze, ktre nie zostay zamontowane powiadczone za zgodno z oryginaem kserokopie protokow odbioru urzdze, przyjcia na magazyn z podaniem ich miejsca skadowania; dokumentw potwierdzajcych przyjcie do uywania nabytych (wytworzonych) rodkw trwaych (OT); protokow postpowania o udzielenie zamwienia publicznego-jeeli postpowanie zostao przeprowadzone;

*

Kart zamwie A lub Kart Zamwienia B (bez zacznikw) w przypadku niepodlegania przez Beneficjenta przepisom ustawy Prawo zamwie publicznych lub w przypadku, gdy warto zamwienia nie przekroczya kwoty obligujcej Beneficjenta do stosowania ww. ustawy. Typ karty uzaleniony jest od typu Beneficjenta. Wicej na ten temat w wytycznych IZ RPO WD dostpnych na stronie www.rpo.dolnyslask.plUwaga:Beneficjent zobowizany jest posiada zaczniki do kart zamwie i udostpnia je na wezwanie IZ RPO WD.W przypadku postpowa wszcztych* przed dniem wejcia w ycie przedmiotowych wytycznych (tj. przed dat 09.09.2008r.), Beneficjent nie jest zobligowany do zaczenia do wniosku o patno Karty zamwienia . * za moment wszczcia postpowania naley rozumie dzie upublicznienia ogoszenia o zamwieniu.

*

umw oraz aneksw zawartych z wykonawcami; dokumentw potwierdzajcych zaangaowanie pracownika w projekt:umowa o prac, zakres czynnoci, karta czasu pracy, kalkulacja dotyczca wyliczenia stawki godzinowej oraz wynagrodzenia nalenego w ramach realizowanego projektu; listy pac (lista pac moe zosta doczona do wniosku, gdy zostay zapacone jej wszystkie skadniki); deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA) - Nie dopuszcza si przedkadania wersji roboczej ZUS DRA; deklaracji podatkowej (dot. podatku dochodowego od osb fizycznych);

*

sprawozdania z audytu zewntrznego - jeeli dotyczy projektu; sporzdzonych przez tumacza przysigego tumacze dokumentw wystawionych w jzyku obcym, jeeli takie zostay zaczone do wniosku o patno;

*

w przypadku wniesienia do projektu wkadu niepieninego - powiadczone za zgodno z oryginaem kserokopie dokumentw przedstawiajcych warto wkadu niepieninego, np.:aktualnego operatu szacunkowego, sporzdzonego przez niezalenego rzeczoznawc majtkowego (zgodnie z Ustaw z dnia 21 sierpnia 2007r. o gospodarce nieruchomociami, Dz.U. 2004 Nr 261 poz. 2603 z pn. zm.) - w przypadku wniesienia nieruchomoci,wycen sporzdzonych przez uprawnionych rzeczoznawcw lub faktur/innych dokumentw ksigowych o rwnowanej wartoci dowodowej zakupu dbr/usug w przypadku wniesienia urzdze, materiaw, surowcw, ekspertyz,sporzdzonego przez Beneficjenta dokumentu, przedstawiajcego prac wolontariusza, jako przedmiot wkadu rzeczowego. *

Dokument podpisany przez kierownika jednostki oraz osob odpowiedzialn za finanse danej jednostki stanowi bdzie odpowiednik dowodu ksigowego i bdzie mg zosta ujty we wniosku Beneficjenta o patno. Do dokumentu naley doczy powiadczone za zgodno z oryginaem kserokopie: karty czasu pracy podpisanej przez wolontariusza oraz jego przeoonego wraz z piecztk i dat. Z opisu pracy powinno wynika, i wolontariusz bra udzia w pracach zwizanych z realizacj projektu przez dany okres czasu,metodologii obliczenia stawki godzinowej dla wolontariusza w oparciu o stawki, ktre s przyjte dla tego typu prac (na podstawie redniej stawki godzinowej lub dziennej za dany rodzaj pracy). *

powiadczone za zgodno z oryginaem kserokopie innych dokumentw potwierdzajcych prawidow realizacj projektu, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu (np. protok koniecznoci wykonania robt zamiennych, jeeli takie wystpiy);

*

2. OWIADCZENIA:o rodzaju prowadzonej ksigowoci, w przypadku gdy Beneficjent nie prowadzi ksigowoci penej lub uproszczonej;w przypadku zakupu rodka trwaego - potwierdzajce i jego zakup nie zosta wczeniej sfinansowany z preferencyjnej poyczki ze rodkw publicznych lub w przypadku, gdy zakup rodka trwaego zosta sfinansowany z preferencyjnej poyczki ze rodkw publicznych, owiadczenie potwierdzajce zwrot refundowanej czci tej poyczki;

*

w przypadku zakupu uywanego rodka trwaego:potwierdzona za zgodno z oryginaem kopia owiadczenia sprzedawcy, e rodek trway nie by wspfinansowany z publicznych rodkw krajowych ani wsplnotowych w okresie 7 lat poprzedzajcych dat dokonania zakupu danego rodka trwaego przez Beneficjenta; owiadczenie Beneficjenta potwierdzajce spenianie przez uywany rodek trway odpowiednich norm; owiadczenie Beneficjenta o tym, i cena za uywany rodek trway nie odbiega od jego wartoci rynkowej, wraz z informacj na temat ceny rynkowej nowego rodka trwaego;

*

powiadczone za zgodno z oryginaem kserokopie odpowiednich certyfikatw - jeeli dany rodek trway wymaga uzyskania takich dokumentw. w przypadku niepodlegania przez Beneficjenta przepisom ustawy Prawo zamwie publicznych lub w przypadku gdy warto zamwienia nie przekroczya kwoty obligujcej Beneficjenta do stosowania ww. ustawy, owiadczenie Beneficjenta o: dokonaniu wyboru wykonawcy w oparciu o najbardziej korzystn ekonomicznie i jakociowo ofert;

*

przestrzeganiu przy wyborze wykonawcy i wydatkowaniu przez Beneficjenta rodkw, prawa wsplnotowego i krajowego m.in. w zakresie zapewnienia zasad przejrzystoci, jawnoci prowadzonego postpowania, ochrony uczciwej konkurencji, swobody przepywu kapitau, towarw, dbr i usug oraz rwnoci szans wykonawcw na rynku ofert (w tym w szczeglnoci upublicznienia oferty, dostpu do informacji o ofercie, minimalnej iloci ofert, analizy ofert, rwnego i niedyskryminacyjnego traktowania wykonawcw, pisemnoci postpowania);dooeniu wszelkich stara w celu uniknicia konfliktu interesw rozumianego jako brak bezstronnoci i obiektywizmu przy wyanianiu przez Beneficjenta wykonawcy do realizacji usug, dostaw lub robot budowlanych w ramach realizowanego projektu;

*

Inne owiadczenia, o ile s wymagane na podstawie umowy o dofinansowanie projektu/uchway Zarzdu Wojewdztwa Dolnolskiego.

*

Zasady opisu faktur/innych dokumentw ksigowych o rwnowanej wartoci dowodowej

*

adnotacja (obowizkowo na pierwszej stronie dokumentu) :

Projekt wspfinansowany przez Uni Europejsk ze rodkw EFRR w ramach RPO WD na lata 2007-2013

w przypadku wspfinansowania projektu rwnie z innych rde (budet pastwa, budet Samorzdu Wojewdztwa Dolnolskiego), naley wskaza po sowach .z EFRR dodatkowe rda finansowania projektu, np. Projekt wspfinansowany przez Uni Europejsk ze rodkw EFRR oraz z budetu pastwa wramach RPO WD na lata 2007-2013.Dopuszcza si stosowanie penej nazwy Funduszu (Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego) i Programu (Regionalny Program Operacyjny dla Wojewdztwa Dolnolskiego na lata 2007-2013);

*

adnotacja:Projekt nr ................. pn. ........................... realizowany w ramach Dziaania nr ....... Priorytet nr ........... RPO WD na podstawie umowy o dofinansowanie/uchway Zarzdu Wojewdztwa Dolnolskiego* nr ................................z dnia ............; * Wystarczy wskaza jedynie rodzaj tego dokumentu, ktry zosta faktycznie zawarty.wskazanie numeru kategorii wydatku w ramach projektu;informacja o dokonaniu sprawdzenia dokumentu pod wzgldem formalnym, merytorycznym i rachunkowym wraz dat i czytelnymi podpisami (lub pieczciami imiennymi i podpisami) osb upowanionych;

*

adnotacja o sposobie i miesicu ujcia dokumentu w ksigach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za to wskazanie:

dekretacja - numery kont na ktrych zostay zaksigowane dokumenty (w przypadku prowadzenia penej ksigowoci);nr pozycji w ksidze przychodw i rozchodw (w przypadku ksigowoci uproszczonej);nr pozycji w wykazie/wyodrbnionej ewidencji dokumentw dot. operacji zwizanych z realizacj projektu (w przypadku Beneficjentw, ktrzy nie s zobowizani do prowadzenia jakiejkolwiek ewidencji ksigowej);numer ewidencyjny lub ksigowy;

*

adnotacja w zakresie stosowania ustawy Prawo zamwie publicznych i projekt jest realizowany/lub wykazane wydatki s poniesione zgodnie z ustaw Prawo zamwie publicznych, oraz poda podstaw prawn zgodnie z ustaw tj. numer artykuu (podany art. bdzie wskazywapowd stosowania ustawy do danych wydatkw lub powd wyczenia ze stosowania przepisw ustawy);Uwaga: Naley obowizkowo zaznaczy czy odnosimy si do ustawy sprzed czy ponowelizacji, poprzez wskazanie numeru Dziennika Ustaw.numer umowy zawartej z wykonawc, a w przypadku podpisania aneksu dodatkowo jego numer;numer postpowania o udzielenie zamwienia publicznego-jeeli zostao przeprowadzone;*

adnotacj o uregulowaniu zobowizania wynikajcego z dokumentu. Naley poda dat i sposb zapaty (np. zapacono gotwk, zapacono przelewem);zapis: kwota wydatkw kwalifikowalnych wynosi ........... PLN, w tym cross - financing ...... PLN i VAT ..... PLN.

*

Jeeli Beneficjent nie ubiega si o refundacj (lub nie rozlicza w przypadku otrzymania zaliczki) wszystkich pozycji wyszczeglnionych na danej fakturze/innym dokumencie ksigowym orwnowanej wartoci dowodowej (dotyczcych np. innych projektw), w opisie dokumentu naley wyszczeglni wydatki oraz ich warto poniesion w ramach projektu, ktrego dotyczy wniosek o patno;

Jeeli wydatki ujte na fakturze/innym dokumencie ksigowym o rwnowanej wartoci dowodowej dotycz np. dwch rnych projektw, w opisie naley wyszczeglni wszystkie pozycje widniejce na fakturze oraz przypisa je do waciwych projektw (poprzez podanie numeru projektu oraz priorytetu, dziaania i nazwy programu operacyjnego, ktrego dany projekt dotyczy);

*

Jeeli wydatki objte faktur/innym dokumentem ksigowym o rwnowanej wartoci dowodowej zostay ujte w sposb oglny (np. materiay budowlane, remont) w opisie faktury/innego dokumentu ksigowego o rwnowanej wartoci dowodowej naley zamieci numer oraz dat protokou odbioru czciowego/kocowego, ktrego dotyczy faktura/inny dokument ksigowy o rwnowanej wartoci dowodowej. Protok odbioru doczony do wniosku opatno powinien by wystawiony w stopniu szczegowoci harmonogramu rzeczowo-finansowego;w przypadku dokumentowania wydatkw zwizanych z personelem zaczniki naley opisa w taki sposb, aby byy jednostkowo wyszczeglnione wszystkie kwoty opaconych skadek kadego z pracownikw zaangaowanych w projekt;

*

FORMA SKADANYCH DOKUMENTW:

Wniosek o patno zaleca si skada wraz z zacznikami (jeeli dotycz wniosku) w segregatorze;Zaczniki naley umieci za wnioskiem o patno, w kolejnoci wykazanej w poz. 11 (zestawienie dokumentw);Zaczniki wielostronicowe powinny by trwale spite lub zbindowane; Nie zaleca si przedkadania zacznikw w plastikowych obwolutach (tzw. koszulkach do segregatora);

*

Pyt CD/DVD z wersj elektroniczn wniosku naley opisa podajcnazw Beneficjentanumeru projektu oraz zaczy na pocztku wniosku o patno w sposb uniemoliwiajcy jej uszkodzenie i zagubienie.

*

DROGA WNIOSKU O PATNO:Wpyw wniosku o patno - Dzia Projektw Pomocy Technicznej i Administracji, pok. 301a.Weryfikacja wniosku:formalna i merytoryczna (Dziay Priorytetw RPO),finansowa (Dzia Obsugi Wnioskw o Patno)Akceptacja przez Dyrektora DRPO-W i zatwierdzenie przez Dyrektora DRPO.Wystawienie dyspozycji przekazania rodkw.Przekazanie rodkw na konto Beneficjenta.

Uwaga! Przekazanie rodkw w formie patnoci kocowej jest uwarunkowane m.in. wynikami kontroli na miejscu realizacji projektu (o ile dotyczy).*

Dzikuj za uwagJoanna KoczenaszDzia Obsugi Wnioskw o PatnoWydzia Wdraania Regionalnego Programu Operacyjnegoe-mail: joanna.koczenasz@dolnyslask.pl*

*

**********************************