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Procesos de Direccion de Proyectos

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  • RESUMEN PEP 3 PMBOK

    Preparado por: Luis Rojas Rozas.

    CAPITULO 7: GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

    La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar,

    presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del

    presupuesto aprobado.

    Los procesos de la gestin de los costos del proyecto son:

    7.1. Estimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

    7.2. Determinar el Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea

    de base de costo autorizada.

    7.3. Controlar los Costos: Es el proceso que consiste en monitorear la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea de

    base del proyecto.

    7.1 Estimar los Costos

    Estimar los costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los

    recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. La

    estimacin de costos es una prediccin basada en la informacin disponible en un

    momento dado.

    Ent rada Herramient as y Tecnicas Salidas

    Enunciado del Alcance Juicio de Expertos Est imaciones de Costos de las Act ividades

    Cronograma del Proyecto Estimacin Analoga Base de los Est imados

    Planif icacin de los RR.HH Est imacin Parametrica Actualizaciones de los documentos del Proyecto

    Regist ro de Riesgos Est imacin Ascendente

    Factores Ambientales de la Empresa Estimacin Por 3 valores

    Act ivos de los Procesos de la Organizacin Analisis de Reserva

    Software de Estimacin de costos para la direcicin de proyectos

    Analisis de Propuestas para las licitaciones

  • 7.1.1 Estimar los Costos: Entradas

    .1 Lnea Base del Alcance

    Enunciado del Alcance: El enunciado del alcance proporciona la descripcin del

    producto, los criterios de aceptacin, los entregables clave, los lmites del

    proyecto, los supuestos y restricciones del proyecto.

    Estructura de desglose de trabajo: La EDT proporciona las relaciones entre

    todos los componentes y los entregables del proyecto.

    Diccionario de la EDT: El diccionario de la EDT y los enunciados del trabajo del proyecto relacionados proporcionan una identificacin de los entregables y

    una descripcin del trabajo en cada componente de la EDT necesarios para

    producir cada entregable.

    .2 Cronograma del Proyecto

    El tipo y la cantidad de recursos, as como la cantidad de tiempo que dichos recursos

    se aplican para completar el trabajo del proyecto, son los factores principales para

    determinar el costo del proyecto.

    .3 Planificacin de los Recursos.

    Los atributos de los recursos humanos del proyecto, los salarios y las

    compensaciones/reconocimientos son componentes necesarios para desarrollar las

    estimaciones de costos del proyecto.

    .4 Registro de Riesgos.

    El registro de riesgos debe revisarse de modo que se tomen en cuenta los costos de

    mitigacin de riesgos. Los riegos, que pueden ser amenazas u oportunidades, en

    general ejercen un impacto tanto en los costos de las actividades como en los del

    proyecto global.

    .5 Factores Ambientales de la Empresa

    Los factores ambientales de la empresa que influyen en el proceso de Estimar los

    costos incluyen, entre otros:

    Las condiciones de mercado.

    La informacin comercial publicitada.

  • .6 Activos de los Procesos de la Organizacin

    Los activos de los procesos de la organizacin que influyen en el proceso Estimar los

    costos incluyen, entre otros:

    Las polticas de estimacin de costos.

    Las planillas de estimacin de costos.

    La informacin histrica.

    Las lecciones aprendidas.

    7.1.2 Estimar los Costos: Herramientas y Tcnicas.

    .1 Juicio de Expertos.

    Numerosas variables, tales como la tarifa de trabajo, los costos de los materiales, la

    inflacin, los factores de riesgo, entre otras, influyen en la estimacin de costos.

    Guiado por la informacin histrica, el juicio de expertos aporta una perspectiva

    valiosa sobre el ambiente y la informacin procedentes de proyectos similares

    anteriores.

    .2 Estimacin Anloga.

    La estimacin de costos por analoga utiliza valores de parmetros como el alcance, el

    costo, el presupuesto y la duracin, o medidas de escala tales como el tamao, el peso

    y la complejidad de un proyecto anterior similar, como base para estimar el mismo

    parmetro o medida para un proyecto actual.

    .3 Estimacin Paramtrica.

    La estimacin paramtrica utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y

    otras variables (p. ej: pies cuadrados en la construccin) para calcular una estimacin

    de parmetros de una actividad tales como costo, presupuesto o duracin.

    .4 Estimacin Ascendente

    La estimacin ascendente es un mtodo para estimar los componentes del trabajo. El

    costo de cada paquete de trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de

    detalle.

  • .5 Estimacin por Tres Valores

    La exactitud de las estimaciones de costos de una actividad nica puede mejorarse

    tomando en consideracin la incertidumbre y el riesgo. Este concepto se origin con la

    Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas (PERT). El PERT utiliza tres estimados

    para definir un rango aproximado de costos de una actividad:

    Ms probable.

    Optimista

    Pesimista.

    .6 Anlisis de Reserva

    Las estimaciones de costos pueden incluir reservas para contingencias (llamadas a

    veces asignaciones para contingencias) para tener en cuenta la incertidumbre del

    costo. La reserva para contingencias puede ser un porcentaje del costos estimado, una

    cantidad fija, o puede calcularse utilizando mtodos del anlisis cuantitativos.

    .7 Costo de la Calidad

    Los supuestos relativos a los costos de la calidad pueden utilizarse para preparar la

    estimacin de costos de las actividades.

    .8 Software de estimacin de costos para la direccin de proyectos

    Las aplicaciones de software de estimacin de costos, las hojas de clculo

    computarizadas, y las herramientas de simulacin y estadsticas son cada vez ms

    utilizadas para asistir en el proceso de estimacin de costos.

    .9 Anlisis de Propuestas para las Licitaciones

    Los mtodos de estimacin de costos pueden incluir el anlisis de cuento debe costar

    el proyecto, con base en las propuestas de vendedores calificados.

    7.1.3 Estimar los Costos: Salidas

    .1 Estimaciones de Costos de las Actividades.

    Las estimaciones de costos de las actividades son evaluaciones cuantitativas de los

    costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto. Pueden

    presentarse de manera resumida o detallada.

  • .2 Base de los Estimados

    La cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan la estimacin de costos

    varan segn el rea de aplicacin. Independientemente del nivel de detalle, la

    documentacin de respaldo debe proporcionar una compensacin clara y completa de

    la forma en que se obtuvo la estimacin de costos.

    .3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

    Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre otros, el

    registro de riesgos.

    7.2 Determinar el Presupuesto

    Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados

    de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de

    costo autorizada. Esta lnea base incluye todos los presupuestos autorizados, pero

    excluye las reservas de gestin.

    7.2.1 Determinar el Presupuesto: Entradas

    .1 Estimaciones de los Costos de las Actividades

    Las estimaciones de costo de cada actividad dentro de un paquete de trabajo se suman

    para obtener una estimacin de costos de cada paquete de trabajo.

    .2 Base de las Estimaciones

    Los detalles que sustentas las estimaciones de costos deben especificarse como se

    describen en la seccin 7.1.3.2. Cualquier supuesto bsico que se relacione con la

    inclusin o exclusin de costos indirectos en el presupuesto del proyecto debe

    especificarse en la base de las estimaciones.

    Entra da He rram ie nta s y Te c nic a s S a lida s

    Estimacion de costos de las actividades Suma de Costos Linea de Base del desempeo de Costos

    Base de las Estimaciones Analsis de Reserva Requisitos de Financiamiento del P royecto

    Linea Base del A lcance Juicio de Expertos Actualizaciones a los documentos del Proyecto

    Cronograma del Proyecto Relaciones Historicas

    Calendario de Recursos Conciliacin del Limite del Financiamiento

    Contratos

    Activos de los Procesos de la Organizacin

  • .3 Lnea de Base del Alcance

    Enunciado del Alcance.

    Estructura de desglose de trabajo (EDT)

    Diccionario de la EDT.

    .4 Cronograma del Proyecto

    El cronograma del proyecto, como parte del plan para la direccin del proyecto,

    incluye las fechas de inicio y finalizacin programadas de las actividades del proyecto,

    los hitos, los paquetes de trabajo, los paquetes de planificacin y las cuentas del

    control.

    .5 Calendario de Recursos

    Los calendarios de recursos proporcionan informacin sobre qu recursos se han

    asignado al proyecto y para que periodo.

    .6 Contratos

    La informacin pertinente al contrato y los costos asociados