UNIVERSIDAD ESTATAL DE GUAYAQUILFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURIA PUBLICA AUTORIZADA

MATERIA:

AUDITORIA I

PROFESOR:

ING. AVILES FLOR YOLANDA

TEMA:

HALLAZGOS E INFORME DE AUDITORIA

CURSO:

5 22 CPA

AO LECTIVO

2014 - 2015

EQUIPO 8-2

INTEGRANTES:

Avila Quim Daniel Vicente

Calixto Fario Johselyn

Cornejo Amegaza elizabeth

Gamboa Gavilanes Rosa

Garca Villagmez Gaby

Salvador Orellana Lissete

HALLAZGOS DE AUDITORIA

INTRODUCCION

Los hallazgos se concretan como resultado de la comparacin entre un criterio de auditora y la situacin actual encontrada durante el examen especial. Constituye hallazgo, toda informacin que a juicio del auditor, le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin de los recursos materiales bajo examen y, que por su naturaleza merecen ser comunicados en el informe.

Los hallazgos de auditora estn relacionados con asuntos significativos e incluyen informacin (evidencia) suficiente, competente y pertinente, que emerge de la evaluacin practicada. Generalmente los hallazgos corresponden a cualquier situacin deficiente que se determina como consecuencia de la aplicacin de procedimientos de auditora. Sus elementos son: condicin, criterio, causa y efecto.

Los resultados de las evaluaciones efectuadas y las conclusiones deben ser documentados apropiadamente, confirmando que:

Los procedimientos programados han sido llevados a cabo satisfactoriamente;

Los cambios a la programacin inicial estn plenamente identificados y autorizados;

Estn plenamente identificados las causas y efectos de las condiciones observadas.

Tratndose de hallazgos negativos (OPORTUNIDADES), el auditor debe desarrollar recomendaciones, sealando la necesidad de efectuar mejoras, teniendo en cuenta su anlisis de las causas y efectos en las condiciones identificadas. A este respecto, debe tener en cuenta: la factibilidad y costo de adoptar la recomendacin (relacin costo-beneficio); cursos alternativos de accin; y, efectos positivos y negativos que podran resultar de la implementacin de la recomendacin

CONCEPTO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

Se refiere a cualquier situacin deficiente y relevante que determina el auditor mediante procedimientos de auditoria sobre determinadas actividades. Por lo tanto, abarca hechos y asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin merecen ser informados a los funcionarios responsables de la entidad auditada y a otras personas interesadas.

DEFINICION DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

Los hallazgos de auditora son deficiencias o actos irregulares que son encontrados por el auditor durante examen de auditora y como consecuencia de la aplicacin de los procedimientos de auditora. Despus de que el auditor ha determinado los hallazgos, stos deben ser comunicados a las personas involucradas en los hechos observados, estn o no prestando servicios en la entidad examinada, para que tengan la oportunidad de emitir sus aclaraciones o descargos pertinentes debidamente documentados para su posterior evaluacin.

En el caso de que los descargos no fueran suficientes para el auditor, dicho hallazgo se convierte en una observacin. Esta observacin deber ser incluida en el informe final de auditora y asimismo servir de base para las conclusiones, y estas ltimas servirn de base para las recomendaciones.

A la palabra "hallazgo" se le debe dar un sentido de recopilacin y sntesis de informacin sobre un asunto que se haya analizado y evaluado, el cual se considere de inters o de utilidad para la auditora.

OBJETIVOS DE LOS HALLAZGOS

Su propsito es proporcionar informacin til y oportuna para la adopcin de acciones correctivas.

PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO Y EVALUACIN DE HALLAZGOS:

El proceso de desarrollo de un hallazgo de auditora est dado por lo siguiente:

1. IDENTIFICACIN DE LA CONDICIN O ASUNTOS DEFICIENTES EN COMPARACIN CON LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS:

En este paso el auditor tiene que comparar las operaciones reales con los criterios establecidos. Estos criterios son los establecidos por los reglamentos, leyes, normas tcnicas, normas de rendimientos, polticas o directivas del nivel superior de entidad. En el caso de que dichos criterios no hayan sido establecidos el auditor tiene que desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado.

2. IDENTIFICACIN DE LNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD DE LA ENTIDAD CON RESPECTO A LOS ASUNTOS DEFICIENTES:

El auditor debe identificar a las personas que han participado en los actos irregulares o deficientes y tambin los niveles ms altos de responsabilidad, para saber con quin debe discutirse el problema y para saber a quin debe dirigirse las comunicaciones pertinentes.

3. DETERMINAR LAS CAUSAS DE LA DEFICIENCIA:

El auditor deber averiguar por qu sucedi el problema o deficiencia por qu sigue existiendo y si se han establecido procedimientos internos para evitarlo, es decir el auditor debe identificar las causas de dicha deficiencia para sugerir acciones correctivas efectivas.

4. DETERMINAR SI LA DEFICIENCIA ES UN CASO AISLADO O UNA CONDICIN MUY DIFUNDIDA:

Es importante que el auditor determine si dicha deficiencia se trata de un caso aislado o muy difundido para llegar a conclusiones apropiadas acerca de la importancia relativa de la deficiencia, para decidir sobre el nivel jerrquico apropiado para comunicar el hallazgo, para emitir recomendaciones que conlleven a realizar acciones correctivas. Si el auditor est convencido de que dicha condicin (deficiencia) se trata de un caso muy difundido, y que es probable que vuelva a ocurrir, deber recomendar a la empresa que tome las medidas necesarias para impedir que errores similares vuelvan a suceder en el futuro.

5. IDENTIFICACIN DE ASUNTOS LEGALES:

El equipo de auditora ante cualquier observacin que implique situaciones legales o bien trascienda en responsabilidades del personal de la entidad y daos a su patrimonio deber obtener la asesora jurdica para el desarrollo del hallazgo para considerar adecuadamente los aspectos legales. Es necesario desarrollar o informar sobre hallazgos importantes que impliquen desperdicio, derroche, imprudencia u otra falta en la proteccin del patrimonio del sujeto de fiscalizacin. Una prctica puede ser legal pero no efectiva, eficiente y/ o econmica, sin embargo, pese a su legalidad el auditor tiene el deber de comunicarla.

6. DETERMINAR LOS EFECTOS NEGATIVOS QUE PRODUCE LA DEFICIENCIA:

El auditor no solo debe considerar los resultados inmediatos, sino tambin los efectos colaterales, intangibles, entre otros, tanto reales como potenciales. En la medida de lo posible, el auditor determinar los efectos financieros o prdida causada por una deficiencia identificada. Tal vez en ocasiones no es prctico ni posible calcular una prdida financiera, real o futura, sin embargo no es una razn vlida para no informar acerca de los hallazgos importantes. Una de las funciones del auditor es sealar las condiciones que podran ocasionar prdidas de un tipo o de otro. Invariablemente cuando una deficiencia tenga efectos econmicos deber sealarse claramente el dao en el informe de resultados.

7. OBTENCIN DE COMENTARIOS DEL PERSONAL QUE PUEDA ESTAR AFECTADOS E IMPLICADOS EN EL HALLAZGO:

El auditor har cuestionamientos, requerir explicaciones entre otros a personal de la entidad que est o podra estar implicado en el hallazgo a efecto de reunir comentarios e informacin adicional a fin de presentarlo de una manera completa y objetiva. Asimismo esta actividad sirve para proteger a los auditores contra la posibilidad de que se esconda alguna documentacin pertinente para contradecir su contenido en los pliegos de observaciones y recomendaciones e informes finales.

8. EVALUACIN DE LOS HALLAZGOS:

Al efectuar la evaluacin de los hallazgos el auditor debe considerar varios factores relacionados con la entidad tales como: su tamao, su complejidad, diversidad de actividades, estructura orgnica y otras caractersticas.Por lo tanto la comunicacin de hallazgos no solamente consiste en determinar observaciones que contengan fraude o error, sino tambin observaciones de tipo operativos gerencial as como as debilidades de control interno, los mismos que deben ser comunicados a la entidad.El propsito de evaluar los hallazgos de auditora es considerar si los resultados de todos los propsitos de auditora sustentan la razonabilidad de los saldos reflejados en los estados financieros as como en el cumplimiento de las metas y objetivos.

9. DETERMINACIN DE LAS OBSERVACIONES:

Una vez recepcionado los descargos correspondientes de la comunicacin de hallazgos, se procede a evaluar si los descargos presentados por los implicados en el hallazgo son suficientes para respaldar que no estn implicados en el hecho observado. Por otro lado si la evidencia presentada no es suficiente, dichos hallazgos se convierten en observaciones que el auditor deber incluir en el informe de auditora.

REQUISITOS DEL HALLAZGO DE AUDITORIA:

Un hallazgo de auditora para ser desarrollado debe reunir los siguientes requisitos:1. Importancia:Deben ser comunicados o informados todos los hallazgos encontrados que excedan de la importancia relativa, as como aquellos que infrinjan la legalidad y normatividad aplicable.

2. Precisin:Los hallazgos deben estar basados en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.

3. Objetividad:Los hallazgos deben fundarse en hechos reales, no subjetivos.

4. Suficiencia:Significa que se agotaron y realizaron las investigaciones y comprobaciones necesarias para respaldar la observacin y recomendacin resultante.

5. Convincente:Es decir que debe ser comprendido por cualquier persona que no haya participado en la auditora.

El trabajo necesario para desarrollar y respaldar un hallazgo depende de las circunstancias y el juicio profesional del auditor. Por lo tanto deben estar capacitados en las tcnicas para hacer juicios y llegar a conclusiones justas y reales. Es importante determinar que la presentacin del hallazgo no conduzca a conclusiones errneas y que su contenido est plenamente justificado por la labor efectuada.

TIPOS DE HALLAZGOS

En el caso de observaciones contenidas como salvedades en el dictamen, deber detallarse con claridad y precisin todos los elementos de la observacin: Observaciones sobre deficiencias de control interno FinancieroContable.

Observaciones sobre la funcionalidad del sistema contable.

Observaciones sobre la aplicacin de normas tributarias, etc. Observaciones sobre la organizacin de la empresa (estructura orgnica inadecuada, inexistencia de manuales de organizaciones y funciones)

Observaciones sobre problemas de la funcionalidad de sistemas claves.

Observaciones sobre ausencia de normas y procedimientos internos para las actividades bsicas.

Observaciones importantes sobre el sistema de informacin.

Observaciones sobre insuficiencia de recursos humanos y de equipos, etc.

Observaciones sobre inexistencia de planes y programas.

Observaciones sobre restricciones o problemas importantes en el logro de los objetivos y metas.

Observaciones sobre la gestin financiera.

ELEMENTOS

Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditora, no siempre podra ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su buen juicio y criterio profesional para decidir cmo informar determinada debilidad importante identificada en el control interno. La extensin mnima de cada hallazgo de auditora depender de cmo ste debe ser informado, aunque por lo menos, el auditor debe identificar los siguientes elementos:

A. SUMILLA: Se refiere al ttulo que utiliza el hecho observado.B. CONDICIN: lo que esSe refiere a la situacin actual encontrada por el auditor al examinar un rea, actividad, funcin u operacin, entendida como lo que es (la realidad encontrada).Describe lo que un auditor observa cuando examina con amplitud como se logran las metas especficas. La denominacin observaciones se utiliza de forma general para indicar que es lo que el auditor discierne a travs de la observacin fsica, planificacin, anlisis y otras tcnicas

C. CRITERIO: Lo que debe ser.

Comprende la concepcin de lo que debe ser , con lo cual el auditor mide la condicin del hecho o situacin. Cmo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser).

D.CAUSA: Por qu sucedi? Es la razn bsica (o las razones) por lo cual ocurri la condicin, o tambin el motivo del incumplimiento del criterio de la norma. Su identificacin requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin. Qu origin la diferencia encontrada.

E.EFECTO: Diferencia entre lo que es y lo que debe ser.

Es el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada, generalmente representa la prdida en trminos monetarios originados por el incumplimiento para el logro de la meta, fines y objetivos institucionales. Qu efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.

OPININ PARA CADA HALLAZGO

Representa una evaluacin del auditor interno acerca de la importancia y gravedad de cada hallazgo contenido en el informe, esto con la finalidad de diferenciar los distintos hallazgos en una comunicacin de auditora, en funcin de su nivel de criticidad. Para ello, el auditor deber ponderar y analizar cada hallazgo y clasificarlo dentro alguna de las siguientes tres categoras:

1. Criticidad Alta.

2. Criticidad Media.

3. Criticidad Baja.

Categora de Criticidad del Hallazgo Descripcin

Criticidad Alta La exposicin al riesgo, despus de considerar si los controles y acciones de mitigacin son adecuados y/o efectivos, permanece muy alta y est por encima del nivel de tolerancia aceptable. Como se trata de un asunto crtico, se requiere la atencin y medidas inmediatas desde la direccin. Se trata de una deficiencia importante de control interno o de la gestin de riesgos que, si no se mitiga, podra resultar en: prdidas de recursos, debilidades en el marco de control, o en la entidad o proceso auditado, incumplimiento de estrategias, polticas o valores del Servicio, graves daos a la reputacin en la opinin pblica, impacto regulatorio significativo, como sumarios y sanciones, entre otros.

Criticidad Media La exposicin al riesgo, despus de considerar si los controles y acciones mitigadoras son adecuados y/o efectivos, es media. Est dentro del nivel de tolerancia de la organizacin. Como se trata de un asunto de criticidad media, se requiere la atencin oportuna de la direccin, ya que se trata de un asunto de control interno que podra dar lugar a: prdidas financieras (especificar en qu niveles), prdida de controles al interior del Servicio, debilitacin del sistema de control interno, impacto adverso en la opinin pblica, entre otros. Si no se trata oportunamente por la direccin podra convertirse en un asunto de Criticidad Alta.

Criticidad Baja La exposicin al riesgo, despus de considerar si los controles y acciones de mitigacin son adecuados y/o efectivos, es baja, por lo que est dentro del nivel de tolerancia de la organizacin. Como se trata de un asunto de baja criticidad, se requiere la atencin rutinaria y de monitoreo de la direccin. Se trata de un asunto de control interno o gestin de los riesgos, relacionado con una mejora en la calidad y/o eficiencia de la entidad organizativa o del proceso auditado, ms que con los efectos descritos en las categoras Media y Alta.

Ejemplos de Opinina) Se ha detectado que el Departamento de Ventas omiti la emisin de un Comprobante de Venta ( Factura ) el da 16 de Junio de 2014, por el valor de $54,560.00, con la finalidad de que no se evidencie en los registros contables para efecto tributario Lo anterior produce que se infrinja la normativa afectando los valores a cancelar al Servicio de Rentas Internas y se pueda producir una multa en la Institucin.Este hallazgo es de Criticidad Alta.

b) Se ha observado que la Unidad de Contabilidad cometi un error al ingresar los datos del comprobante 0089 de 12.03.2041, ya que en el sistema aparece con fecha 11.02.2014, afectando parcialmente la integridad de la informacin financiera del mes de marzo. Este hallazgo es de Criticidad Baja.

Corresponde entonces que el auditor interno, califique el hallazgo de acuerdo a su criticidad, entregando a la Direccin una gua acerca del tipo de atencin que requiere cada hallazgo

COMUNICACIN DE HALLAZGOS

La comunicacin de hallazgos de auditora es el proceso por el cual, el auditor jefe (o encargado) hace conocer a las personas involucradas en el hecho observado, a fin de que en un plazo previamente fijado, presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente documentadas, para su evaluacin oportuna y consideracin en el informe.

La comunicacin de hallazgos de auditora se efecta por escrito en forma reservada y directa debiendo acreditarse su recepcin, en caso de no ser ubicadas las personas comprendidas en el hecho observado, los hallazgos sern notificados a travs del Diario de mayor circulacin de la localidad en que se encuentre la entidad auditada, por 3 das hbiles consecutivos.

El auditor debe desarrollar sus hallazgos de auditora y transcribirlos en los papeles de trabajo debidamente referenciados y documentados, en la redaccin de los hallazgos, el auditor debe utilizar un lenguaje sencillo y fcilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva concreta y concisa y debe considerar los atributos de "condicin y criterio".

La responsabilidad de la comunicacin de los hallazgos de auditora y la oportuna evaluacin de los descargos, aclaraciones o comentarios le compete al Auditor encargado y al Supervisor de auditora.

REQUISITOS QUE DEBE CONTENER LA COMUNICACIN DE LOS HALLAZGOS:

Los oficios de comunicacin de hallazgos deben contener los siguientes aspectos:

1.- Reserva.

2.- Materialidad.

3.- Hallazgos vinculados a la participacin o competencia personal de su destinatario.

*4.- Recepcin acreditada o publicacin en el diario de mayor circulacin.

CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD SOBRE LOS HALLAZGOS

El proceso de comunicacin de hallazgos ser puesto oportunamente en conocimiento del titular de la entidad auditada. Con el propsito que este disponga que las reas correspondientes que presten facilidades del caso que pudieran requerir las personas involucradas en las observaciones, para fines de la presentacin de sus aclaraciones o comentarios documentados.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE PERSONAS COMPRENDIDAS Y NO UBICADAS (EX SERVIDORES O FUNCIONARIOS)

Cuando el equipo de Auditora haya agotado todos los medios a su alcance para ubicar a las personas que deben recibir la comunicacin, se proceder a citarlos mediante aviso publicados en el diario, mediante aviso publicado. El aviso debe ser publicado por una sola vez cuando se evidencia que la persona debe recibir una comunicacin. Si se encuentre en el extranjero se proceder a efectuar la citacin a travs del Ministerio de Relaciones Exteriores.

ATRIBUTOS EN LA COMUNICACIN DE HALLAZGOS

La comunicacin de hallazgos a las personas comprendidas en las observaciones deben comunicarse obligatoriamente considerando solo tres atributos, la condicin, criterio y causa, ms no se incluye el efecto, por cuanto este se incluye en el informe final.

CASOS DE HALLAZGO DE AUDITORIA

CASO No. 01

1. LA EMPRESA NO CUMPLI CON PAGAR EL IVA CORRESPONDIENTE A DOCUMENTO QUE SUSTENTA PAGOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR EMPRESAS NO DOMICILIADAS.

2. CONDICIN:

La Comisin Auditora no ha obtenido evidencia de pagos IVA de documentos de servicios prestados por no domiciliados por 05 meses dentro del ao 2013, como se detalla a continuacin, con un total de $45,031.05.MesImporte del ServicioCanceladoIva NOPAGADOObservacin

Marzo110,597.0213,271.64NO PAGADO

Junio150,485.3318,058.24NO PAGADO

Julio20,404.182,448.50NO PAGADO

Agosto88,888.7510,666.65NO PAGADO

Septiembre4,883.49586.02NO PAGADO

3. CRITERIO:

Conforme establece el inciso b) del artculo 52 del Cdigo Tributario, el IVA grava la prestacin o utilizacin de servicios en el pas, entendiendo que el servicio es prestado en el pas cuando es realizado por un sujeto no domiciliado y es consumido o empleado en territorio nacional a tenor de lo dispuesto en el inciso

4. CAUSA:

Debido a que el Jefe del rea de Contabilidad y el Supervisor de Contabilidad y Finanzas que colaboran en la determinacin y registro de dichos documentos de servicios prestados no lo registraron

5. EFECTO:

El error conllev a asumir pagos de multas ms intereses, de acuerdo al Cdigo Tributario, valor que ascendi a la cantidad de $12,370.15 dlares Americanos6. RECOMENDACIONES:

El Jefe del Departamento de Contabilidad y Finanzas efecte las revisiones necesarias de la informacin y realice declaraciones oportunas al Servicio de Rentas, a fin de evitar atrasos y pagos de multas por parte de este Organismo de Control

CASO No. 02

1. REPORTE REGISTRO DE COMPRAS PARA EL EJERCICIO 2014 SE ENCUENTRA EN PROCESO DE ADECUACIN.

2. CONDICION:

La informacin consignada en el Registro de Compras, que se emite por el Sistema SAP, no se ajusta a los requerimientos solicitados por el SRI, debido a que los registros se transfieren a archivos que luego son procesados manualmente, para su impresin en hojas de clculo.

3. CRITERIO:

No se dio cumplimiento al Decreto Supremo No. 055-99-EF Texto nico Ordenado de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo y Decreto Supremo No. 136-99-EF.

4. CAUSA:

El jefe del Departamento Contable y sus auxiliares no le han dado un uso adecuado ni eficiente al Sistema SAP, el usuario no ha brindado la informacin completa ni oportuna para obtener los reportes que necesita.

5. EFECTO:

La falta de informacin por parte del usuario, origin un proceso incompleto del Sistema, lo que se traduce en la duplicidad de esfuerzos, prdidas econmicas y en horas hombre laborales. El hecho de no llevar el Registro de Compras, conforme lo establece el SRI, origin que la empresa incurra en un gasto no previsto y cancelara el valor de $13,512.12 por concepto de Multas al Servicio de Rentas Internas.

6. RECOMENDACIN:

La implementacin del reporte, es responsabilidad del Jefe del Departamento Contable, en supervisin con el Jefe de Compras; estos deben ser adems coordinados y verificados en su oportunidad por el Gerente Financiero.

MODELOS DE COMUNICACIN DE HALLAZGOS.

COMUNICACIN DE LOS HALLAZGOS

Junio 30 de 2014OFICIO No.:115

SR. Xavier Tierra Tierra

Gerente Financiero

PHRIDDA S.A.

ASUNTO: Incumplimiento de pago del IVA en Prestacin de Servicios por Empresas no domiciliadas.Me dirijo a usted en relacin a la auditora efectuada a PHRIDDA S.A. con la finalidad de comunicarle que la Comisin Auditora determin Oportunidades a considerar en la gestin examinada, en las cuales no se ha obtenido evidencia de pagos IVA de documentos de servicios prestados por empresas no domiciliadas, por 05 meses dentro del ao 2014, valores que ascienden a un total de $45,031.05 dlares americanos, por lo cual agradecer se sirva justificar en forma individual y directa a este equipo, sus descargos sustentados documentalmente, dentro de un plazo perentorio mximo de 3 (TRES) das calendarios de recibido el presente, a fin de permitirnos su respectiva evaluacin.Es importante sealar que, vencido el plazo si no se recibiese respuesta, esta circunstancia ser revelada en el informe as como los hechos materia de observacin, y asimismo, debemos puntualizar que, debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento deber mantener estricta reserva sobre el contenido del presente documento.

Atentamente

AUDITOR ENCARGADO

Informe de la AuditoraDEFINICIONEs un documento que en base a la informacin, estudios, investigacin y anlisis efectuados por los auditores durante la realizacin de una auditora explica sobre los hallazgos encontrados en el rea o actividad auditada en relacin con los objetivos fijados, sealan las debilidades de control interno, si las ha habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las causas de tales deficiencias y establecer las medidas correctoras adecuadas.

QUIN LO EMITE

El informe deber ser emitido por el auditor o por la sociedad auditora de conformidad con la normativa o el contrato de auditora suscrito por las partes

CMO DEBE SER EL INFORME

CLARIDAD Y SIMPLICIDAD

El informe debe ser claro y simple, es decir que debe introducir sin mayor dificultad en la mente del lector del informe, lo que el Auditor ha escrito o pens escribir. A veces lo que ocasiona la deficiencia de claridad y simplicidad del informe es precisamente la falta de claridad en los conceptos que el auditor tiene en mente, es decir no hay una cabal comprensin de lo que realmente quiere comunicar, asimismo cuando el informe est falto de claridad, puede dar lugar a una doble interpretacin, ocasionando de este modo que, se torne intil y pierda su utilidad.

CMO DEBE SER PRESENTADO EL INFORME

OPORTUNO

Los informes deben ser oportunos, de modo tal que la administracin de la empresa pueda tomar a accin inmediata; an cuando la auditora no haya sido concluida, debe informarse a tiempo para que vaya apreciando el progreso alcanzado y dar a conocer los hechos sobresalientes, porque de otra forma, los informes atrasados pierden valor a pesar de que hubieran sido muy bien preparados; en consecuencia los asuntos pendientes de solucin que ocasionan demoras, deben tratarse a su debido tiempo durante el trabajo de campo; y, es preferible sacrificar la forma de su presentacin, en beneficio de la oportunidad, en casos especiales.

UTILIDAD

El informe es til cuando informa lo que la empresa solicit, es decir, si el contrato fue examinar el rea de Ventas, pues debemos informar sobre esa rea, de tal manera que la empresa conozca la situacin, los problemas, las conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de inters; esto es justamente lo que el informe debe satisfacer realmente para que la empresa pueda tomar decisiones adecuadas y en consecuencia se aprecie la utilidad del informe; sobre el particular, es bueno recalcar que toda deficiencia comentada, debe ir acompaada de su correspondiente recomendacin. Adems es bueno considerar que, un informe ser til s: Rene los otros requisitos sealados para su redaccin como: claridad y simplicidad, exactitud, concisin, oportunidad, tono constructivo, sustentacin adecuada e integridad. Cumple el siguiente principio: Sabidura es saber qu hacer, habilidad es saber cmo hacerlo, pero el mrito radica en persuadir a otra persona a que lo haga.

REDACCION DEL INFORME Esta actividad es realizada por el equipo auditor y el responsable de auditora, con base en los hallazgos, conclusiones, conceptos y opiniones que se obtengan y aquellos remitidos, por los lderes de los procesos auditores a los puntos de control, en los reportes respectivos; tanto en el nivel central como en las Gerencias Departamentales que consolidan puntos de control.La redaccin se efectuar en forma corriente a fin de que su contenido sea comprensible al lector, evitando en lo posible el uso de terminologa muy especializada; evitando prrafos largos y complicados, as como expresiones grandilocuentes y confusas.

La Redaccin del Informe debe merecer mucha atencin y cuidado de parte del auditor para que tenga la acogida y aceptacin que los empresarios esperan de l, en este sentido el Informe debe:

Despertar o motivar inters.

Convencer mediante informacin sencilla, veraz y objetiva.

Conciso El informe conciso no debe contener conceptos que no ayudan a entender el tema principal del informe, es decir, no debe incluir demasiado detalle que afecte al concepto principal del informe.

CONCISION

Es oportuno considerar que, los informes deben ser breves por lo siguiente:

Su preparacin es menos costosa.

Los informes largos pueden ser algo complicados y difciles de analizar, adems por lo general no tienen una organizacin uniforme.

Los informes largos provocan comentarios indebidos o dan una mala impresin sobre su falta de operatividad.

TONO CONSTRUCTIVO

El Informe debe tener un tono constructivo de acuerdo a las circunstancias para lo cual fue solicitado, con esto queremos significar que, deben tomarse en consideracin las virtudes de la cortesa y el respeto; adems no deben menospreciarse los mtodos de trabajo o cualquier accionar del cliente y es preferible omitir el nombre de las personas involucradas e indicar solamente sus cargos.

Deber tenerse cuidado en seguir una misma forma de redaccin a lo largo de todo el informe; generalmente se escribe en tercera persona; y los ttulos o encabezamientos de las observaciones deben llamar la atencin hacia una inmediata correccin o accin de parte de la empresa auditada.

SUSTENTACION ADECUADA

El Informe debe basarse en evidencias, las mismas que deben estar amparadas en documentos, que permitan demostrar la validez de las observaciones; as mismo esa objetividad debe incluir una clara diferenciacin entre los que son: hechos, opiniones y declaraciones.

INTEGRIDAD

EL Informe no debe presentarse por separado, debe contener todos los elementos o partes que lo integran, desde la introduccin hasta recomendaciones, con el fin de tener una informacin completa.

BREVEDADSe debe procurar que los informes sean lo ms breves posible, para lo cual no se debe incluir en ellos informacin farragosa y documentacin innecesaria, que debe encontrar su sitio en el correspondiente soporte del mismo, junto con los papeles de trabajo de los auditores. REDACCIN CORRECTA

De los informes deben suprimirse las afirmaciones contundentes, las expresiones agresivas o hirientes, la irona y el sarcasmo y las alusiones personales.

La redaccin debe ser clara y culta a la vez, sin trminos repetitivos, evitar frases hechas. Debe transmitirse al lector lo que realmente se quiere y hay que decirlo sin posibles confusiones o malas interpretaciones.

Evitar frases atribuibles a otras profesiones que puedan dar lugar a problemas legales; ejemplo: Se ha comprobado fehacientemente....

La finalidad del informe es que se cumplan sus recomendaciones y a ello hay subordinar cualquier otro fin.

PROPOSITO DEL INFORME

Informar los Hallazgos

Explicar la interpretacin de los hechos

Emitir la opinin del auditor

Hacer las recomendaciones

CARACTERISTICAS

Completo:

Contiene toda la informacin

Promueve la comprensin

Objetivo:

Imparcial, sin exagerar

Datos correctos

Formal:

Primera persona plural (nosotros)

Persuasivo:

Convincente

Conclusiones lgicas

Claro:

Fcil de leer y entender

Organizacin, estilo y presentacin

Preciso:

Datos correctos, concretos y medibles

Conciso:

No ms extenso que lo necesario

Positivo:

Expresiones asertivas.

PARTES DEL INFORME

1. Cartula, conteniendo la identificacin del informe, periodo, y empresa evaluada motivo de la evaluacin.

2. Cabecera con el logo de la empresa auditora, ( parte superior izquierda), pie de pgina con la fecha de presentacin del informe (parte inferior derecha)

3. Identificacin del informe: un nombre que lo identifique con otros nombres.

4. Identificacin del Cliente: destinatarios y personas que solicitan la auditora

5. Identificacin de la entidad auditada: organizacin/ entidad/ rea objeto de la auditora.

6. Objetivos de la auditora: identificar el propsito de la auditora.

7. Normativa aplicada: Identificar las Normas Profesionales, Normas Legales.

8. Alcance de la Auditora: Naturaleza y extensin del trabajo, a saber:

1. rea de la organizacin

2. Periodo de la auditoria

3. reas a auditar

4. Herramientas utilizadas

5. Limitaciones del alcance

ESTRUCTURA DEL INFORMENo existe una Estructura modelo en la redaccin del Informe de Auditora Administrativa, ya que es muy difcil opinar uniformemente, sobre una gran variedad de actividades administrativas de diferente alcance, que no tienen una misma base inicial y final, como es el balance general en la Auditora Financiera.

En consecuencia en este tipo de examen administrativo, el Auditor no dictamina, solo emite opiniones, considerando una serie de factores o caractersticas propias de la actividad, operacin o rea examinada, adems de los principios administrativos y normatividad existente.

FORMATO DEL INFORME

El plan de auditora est implcito en el formato porque en el encabezado de cada folio se realiza una descripcin de los procesos que se van a auditar. Es decir, en funcin del plan de mercado, colocamos tantas hojas como etapas comprenda la auditora que hemos planificado.

En el transcurso de la auditora la idea es ir realizando las anotaciones sobre la casilla observaciones / Notas / Comentarios del Auditor. El informe entregado se pasa despus del limpio.

Otro elemento a destacar es la clasificacin de las desviaciones encontradas en 3 niveles: menor, moderada e importante. Esto no es obligatorio, pero ayuda a que el auditado tome conciencia de la relevancia de cada no conformidad.

Veremos cuales son los contenidos y el formato del informe de auditoria:

1. Relacin con las normas

2. Necesidad de esta gua

3. Reporte propsito y contenido del reporte

Partes interesadas.

Estilo y contenido.

Establecimiento de objetivos.

Restricciones en la distribucin.

Hallazgos significativos a ser reportados.

Conclusin.

Requisitos.

Presentacin lgica para su entendimiento.

Consideraciones de eventos subsecuentes.

4. tica y estndares profesionales.

Identificacin de los estndares.

5. Actividades de seguimiento.

6. Fecha efectiva.

CONCLUSIONES.

El informe de auditora tiene que estar basado en una metodologa, misma que debe estar soportada por mejores practicas administrativas y tecnolgicas.

El informe de auditora debe contener cuando menos los puntos observados en la presentacin y el formato puede elaborarse de acuerdo a las necesidades del auditor, por lo que no existe un formato en especfico.

La informacin y observaciones vertidos en el informe deben contener deben contener un sustento y no pueden ser en ningn caso subjetivo.

RECOMENDACIN

Antes de redactar el informe de auditora, se debe de tener en cuenta que el asunto este muy claro, no por las expectativas, sino porque cada trmino tiene un contenido usual muy concreto. Al aplicar criterios en trminos de probabilidad, hay que evitar la predisposicin a algn posible tipo de manipulacin.

ESTRUCTURACION DEL INFORMEEl informe de auditora, de acuerdo con la asignacin de actividades de auditora, debe contener como mnimo, lo siguiente:

CONTENIDO

1Cartula

2Hoja de Presentacin

3Tabla de Contenido

4Hechos Relevantes en el Perodo Auditado (si aplica)

5Conclusiones

6Recomendaciones

7Anexos

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

DE

PHRIDDA S.A.EJERCICIO 2013

NDICE

RESULTADOS DE LA AUDITORIA....3

INTRODUCCIN...4

Naturaleza y objetivos del examen

Objetivos

Objetivo general

Objetivo especifico

Alcance

OBSERVACION..5

CONCLUSIN.6

RECOMENDACIN...6

A los seores accionistas Informe de auditora sobre el control interno a la empresa preparado de acuerdo a las:

NIAAl 31 de diciembre del 2013No es grato comunicarle que de conformidad con las normas vigentes estamos otorgando el presente documento que contiene el resumen de los resultados de la auditoria de PHRIDDA S.A., por el perodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2013.

Resultados de la auditoria

De la auditora practicada a los estados financieros de PHRIDDA S.A. hemos emitido nuestro informe de auditora con fecha del 22 de julio del 2014, cuyo resumen presentamos a continuacin:

Hemos expresado nuestra opinin con salvedades sobre los estados financieros al 31 de diciembre del 2013.

INTRODUCCION

ORIGEN DEL EXAMEN

De acuerdo con la experiencia, presentamos nuestra propuesta de servicios; habiendo sido designados para realizar el examen de auditoria de PHRIDDA S.A. , por el ejercicio econmico 2013.

Naturaleza y objetivos del examen

En concordancia con las bases y el contrato de locacin de servicios, los objetivos fueron los siguientes:

OBJETIVOS

Objetivo general

Emitir opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros e informacin complementaria de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados y disposiciones legales vigentes.

Objetivo especifico

Determinar si los estados financieros preparados por la entidad, presentan razonablemente su situacin financiera, los resultados de sus operaciones y del flujo de efectivo, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

ALCANCE

El examen de auditoria externa comprende la revisin de los estados financieros al 31 de diciembre del 2013Observacin

La compaa PHRIDDA S.A. al 31 de diciembre del ao 2013, segn su informacin registrada en libros, posee un registro de Servicios Prestados por empresas no domiciliadas por 12760,150.15 dlares y un registro de IVA pagado por 1486,186.97.De acuerdo a la revisin de documentacin a las facturas de Servicios se determin que durante los meses de Marzo a Septiembre no se ha obtenido evidencia por nuestra firma auditora de pagos de IVA de documentos de servicios prestados a fin de verificar la razonabilidad de los saldos de esta cuenta.Conforme establece el inciso b) del artculo 52 del Cdigo Tributario, el IVA grava la prestacin o utilizacin de servicios en el pas, entendiendo que el servicio es prestado en el pas cuando es realizado por un sujeto no domiciliado y es consumido o empleado en territorio nacional a tenor de lo dispuesto en el inciso

.

La causa se debi a que el Jefe del rea de Contabilidad y el Supervisor de Contabilidad y Finanzas que colaboran en la determinacin y registro de dichos documentos de servicios prestados no lo registraron.De lo anteriormente sealado conllev a asumir pagos de multas ms intereses, de acuerdo al Cdigo Tributario, valor que ascendi a la cantidad de $12,370.15 dlares Americanos.Conclusin

En el periodo del examen, el Jefe de Contabilidad no cancel los valores correspondientes de IVA por concepto de Servicios Prestados por empresas no domiciliadas, esto produjo la cancelacin correspondientes a multas al Servicios de Rentas Internas por un valor de 12,370.15 dlares americanos. Recomendaciones

Al gerente financiero:

Realice un control sobre la cuenta de Servicios y las polticas que se deben aplicar en cuanto al manejo de la misma, con el propsito de determinar si existen diferencias y evaluar o analizar las causas.

Al contador:

Efecte un ajuste, y

Registre los hechos contables o las transacciones en el momento en que suceden.

Realizar el siguiente asiento contable:

FechaDetalleParcial DebeHaber

-1-

DISCUSIN DEL INFORME

Antes de emitir el informe final, el auditor deber, siempre que fuera materialmente posible y no se trate de una auditoria reservada (confidencial), discutir las partes ms importantes de su informe, en borrador, en una reunin conjunta con el jefe y los funcionarios principales de la dependencia inspeccionada.

Aunque el nivel de participantes en las revisiones y discusiones puede variar en funcin a las estructuras de organizacin o por la naturaleza del informe, por lo general participan aquellas personas que tienen un conocimiento detallado de las operaciones, as como aquellos que pueden autorizar la aplicacin de acciones correctivas, por lo general se citara para la discusin al siguiente personal:

1.- Jefe de Auditora

2.- Jefe del Equipo de Auditora

3.- Gerente encargado del departamento

4.- Empleados que hayan estado inmersos en la oportunidad encontrada

Si la auditoria hubiese sido a una sucursal, la discusin del informe habr de efectuarse en presencia del administrador, el contador y los supervisores industrial, agrcola y minero adscritos a la sucursal. Si se tratase de una agencia, la discusin del informe la realizar el auditor con el agente y el contador de la misma

Si el examen realizado no correspondiese propiamente a una auditoria reservada (confidencial), pero parte de la informacin del borrador fuese, no obstante, de naturaleza confidencial, el auditor excluir de su discusin con los funcionarios locales los aspectos de tal ndole que contenga el borrador.

El auditor deber de tener terminada la auditoria antes de la discusin, la parte que se somete a discusin con el propsito de leer directamente de dicho borrador las palabras textuales que fuese a emplear en su informe, en particular las relativas a los puntos que pudieran ser conflictivos.

El auditor no deber de mover el informe por un falso concepto por ahorro de tiempo, postergar la informacin de la totalidad del borrador de su informe hasta despus de marcharse de la dependencia que fue examinada y basar la discusin de los resultados del examen practicado en sus papeles de trabajo.

La discusin previa de informe en modo alguno ha de significar que el auditor habr de quedar respaldado al resultado de la misma ah que invariablemente tendr que aceptar las negaciones de los funcionarios locales y modificar su informe en consecuencia. Si dichos funcionarios no lo pueden demostrar en la discusin, a plena satisfaccin del auditor, que existan razones fundadas para variar el criterio original de este ltimo, el auditor no deber alterar la redaccin de su borrador.

El auditor tendr que conservar como papel de trabajo de importancia, la parte del borrador de su informe que hubiese sido discutido con los funcionarios superiores de la oficina a la que se le haya practicado el examen.

No obstante lo planteado, hay que afirmar, que la mejor discusin se hace cuando se cuenta con:

1. El informe de auditora est bien redactado y en l se logra:

a. Reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados.

b. Se mencionan los logros notables o significativos para la entidad.

c. Contiene toda la informacin necesaria para sustentar los juicios de los auditores.

d. La informacin brindada es verdadera y confiable.

e. El resultado plasmado en l tiene objetividad demostrada, es persuasivo (convincente), garantiza su entendimiento por su claridad y tiene la extensin requerida.

2. El personal auditado ha conocido siempre su derecho y conoce que de discrepar puede hacer sus descargos.

3. Se ha llegado a esta parte, en una unidad y lucha de contrarios, sin contradicciones antagnicas.

ACTA DE CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIN DE RESULTADOS CONTENIDOS EN EL BORRADOR DEL INFORME A LAS ADQUISICIONES, REGISTRO, USO Y CONTROL CONTABLE DE LOS BIENES DE LARGA DURACIN, DE ..POR EL PERODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2013.

NOMBRESCARGOFIRMASCEDULA

Analista Contable

Ex Asistente Contable

Ex Asistente Contable

Director de Gestin de Recursos Humanos

Director de Gestin Administrativa

Ex Jefe del Departamento Administrativo

Ex Jefe del Departamento Financiero

Jefe Divisin Control de Riesgos y Siniestros

Analista de la Seccin de Servicios Varios