CRITERIOS BASICOS DE CONTABILIDAD

Ejecucin de la Auditora HallazgosCPC. Ral Reyes AlbercoDoctorado de ContabilidadMaestra en Auditora Financiera y ContableMaestra en Docencia UniversitariaAuditor IndependienteContador Pblico ColegiadoDocente Universitario

Fundamento de Auditora

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CONTENIDO DE LA CLASE 12Ejecucin de la auditora: Hallazgos de auditora. Concepto, objetivos, importancia, comunicacinLa condicin en los hallazgos de auditoraEl criterio en los hallazgos de auditoraLas causas en los hallazgos de auditoraEl efecto en los hallazgos de auditoraCasos integrales de hallazgos sobre diferentes situaciones

Ejecucin de la auditora: Hallazgos de auditora. Concepto, objetivos, importancia, comunicacin

QU ES UN HALLAZGO?

QU ES UN HALLAZGO?

La palabra hallazgo tiene muchos significados y connotaciones, adems transmite una idea diferente a distintas personas. En auditora: se les emplea en un sentido crtico y se refiere a cualquier situacin deficiente y relevante que se determine mediante procedimientos de auditora sobre reas crticas.Surge de un proceso de comparacin entre lo que debe ser y lo que es.

QU ES UN HALLAZGO?

El trmino hallazgo no abarca las conclusiones del auditor basadas en el anlisis del significado e importancia de los hechos y otra informacin, y las recomendaciones y disposiciones resultantes, es decir, un hallazgo es la base para una o ms conclusiones, recomendaciones y disposiciones pero stas no constituyen parte del mismo.

REQUISITOS BSICOS EN UN HALLAZGO DE AUDITORA Los siguientes constituyen los requisitos bsicos de cualquier hallazgo de auditora:Importancia relativa que amerite su desarrollo y comunicacin formal.Basado en hechos y evidencias precisos que figuren en los papeles de trabajo.Objetivo, al fundamentarse en hechos reales.Basado en una labor de auditora suficiente para respaldar las conclusiones resultantes.

REQUISITOS BSICOS EN UN HALLAZGO DE AUDITORA Convincente para una persona que no ha participado en la ejecucin de la auditora. Conviene destacar que un hallazgo no es favorable a la entidad auditada. La cantidad de labor necesaria para desarrollar y respaldar un hallazgo depende de las circunstancias y el juicio profesional del auditor.Es importante que la presentacin del hallazgo no conduzca a conclusiones errneas y que su contenido est plenamente justificado por la labor de auditora efectuada.

FACTORES A SER CONSIDERADOS AL DESARROLLAR LOS HALLAZGOS DE AUDITORA Los auditores que participen en el equipo de auditora, deben estar capacitados en las tcnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista realista para hacer juicios y llegar a conclusiones. Los factores que se deben tener en cuenta son los siguientes:Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurri el hecho o se efectu la transaccin bajo examen y no aquellas existentes al momento de efectuar el examen.

FACTORES A SER CONSIDERADOS AL DESARROLLAR LOS HALLAZGOS DE AUDITORA La ndole, complejidad y magnitud de las operaciones que se estn evaluando. A pesar de que el auditor siempre est interesado en mejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse cualquier asunto que no es perfecto. El adoptar un punto de vista de esta naturaleza, no significa que no se informar a la administracin de la entidad sobre asuntos importantes, junto con las recomendaciones y disposiciones para lograr mejoras.

FACTORES A SER CONSIDERADOS AL DESARROLLAR LOS HALLAZGOS DE AUDITORA La necesidad de someter el hallazgo potencial o un anlisis honesto y crtico. La prctica de hacer el papel de abogado del diablo es muy til para identificar puntos dbiles en los hallazgos potenciales. Por lo tanto, el auditor debe observar normas muy altas de objetividad y estar en guardia para evitar hallazgos que requieren gran inversin de tiempo y esfuerzo al tratar de desarrollarlos adecuadamente, sin alcanzar buenos resultados.

FACTORES A SER CONSIDERADOS AL DESARROLLAR LOS HALLAZGOS DE AUDITORA La labor de auditora debe ser lo suficientemente completa para presentar una base slida para las conclusiones, disposiciones y recomendaciones y para poder demostrar claramente su propiedad y racionalidad a terceras personas en forma convincente. No se puede asumir que otros aceptarn las conclusiones, disposiciones y recomendaciones simplemente porque el auditor las manifiesta.

FACTORES A SER CONSIDERADOS AL DESARROLLAR LOS HALLAZGOS DE AUDITORA Diferencias de opinin Al ejercer las facultades discrecionales, los funcionarios de la entidad pueden tomar decisiones con las cuales el auditor no est de acuerdo. No deben criticarse tales decisiones si parecen estar basadas en consideraciones adecuadas de los hechos disponibles en el momento. Tampoco debe criticrselas solamente porque el auditor tiene una opinin distinta acerca de la naturaleza de la decisin que deba haber sido tomada.

FACTORES A SER CONSIDERADOS AL DESARROLLAR LOS HALLAZGOS DE AUDITORA No se debe sustituir el juicio del auditor o el de los funcionarios de la entidad. En estas circunstancias, las conclusiones, disposiciones y recomendaciones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisin en cuanto al programa, operaciones, gastos, entre otros, de la entidad.

PASOS A SEGUIRSE EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA INTERNA El proceso de desarrollo de un hallazgo implica por lo regular, los siguientes pasos:1)Identificar la condicin o asuntos deficientes, segn se les mida en comparacin con criterios aceptables, que generalmente son formas demostradas de hacer mejor las cosas. Algunos criterios aceptables pueden ser los establecidos por las directivas o polticas de la empresa, y si stos no han sido establecidos por el auditor tiene que desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado.

PASOS A SEGUIRSE EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA INTERNA 2) Identificar las lneas de autoridad y de responsabilidad con respecto a las operaciones implicadas.3) Determinar las causas de la deficiencia.4) Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condicin muy difundida.5) Determinar los efectos negativos que produce la deficiencia.6) Obtener comentarios de las personas u organismos directamente interesados, que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo. 7)

PASOS A SEGUIRSE EN EL DESARROLLO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA INTERNA 7) Determinar las conclusiones de auditora, con base en la evidencia acumulada.8) Determinar las acciones correctivas, disposiciones o recomendaciones que permitan introducir mejoras.La labor efectuada, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas en el desarrollo de los hallazgos deben estar ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles de trabajo, conforme se va efectuando la labor.

ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA INTERNA Incluye toda aquella informacin necesaria para que:

El lector pueda entender y juzgar por s mismo el informe.

Cualquier otro auditor pueda examinar o analizar los hechos y llegar a los mismos resultados.

Barreras que impiden la Redaccin Eficiente Desconocimiento del asunto o falta de informacin Percepcin de que la redaccin es una tarea compleja e ineficiente Hbitos y actitudes Miedo a comprometerse con la informacin Limitacin de tiempo

ATRIBUTOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA INTERNA Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las oportunidades de mejoramiento, para poder informar completa y claramente sobre los hallazgos. Por lo tanto, debe grabar en su memoria los atributos de un hallazgo de auditora, que son los siguientes: CONDICINCRITERIOCAUSAEFECTO

La condicin en los hallazgos de auditora

CONDICIN:

Situaciones actuales encontradas. Lo que es.

Este trmino se refiere al hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno, cuyo grado de desviacin debe ser demostrada y sustentada con evidencias.

ESTRUCTURA DE LA CONDICIN:

Breve introduccin para ubicar al lector Datos sobre qu se examin Informacin de fechas, importes, cantidades Descripcin de transacciones o procesos Asunto objeto de sealamiento Frase introductoria: El examen revel que... Especfico (no mezclar dos situaciones en un prrafo)

Evitar Palabras Imprecisas: Algunos, bastantes demasiados, pocos, varios, en ocasiones

En el futuro, en el pasado

Nadie, ninguno, todos, siempre, nunca

Determinar cantidad

Precisar fecha

Trminos absolutos, definir

CONDICIN:

Describe o relata lo que sucedi. Comunica los hechos concretos que revelan que no se cumpli con las normas requeridas.

Introduccin Qu no se hizo correctamente?

El criterio en los hallazgos de auditora

CRITERIO:

Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser.

Es la norma o estndar tcnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al auditor tener la conviccin de que es necesario superar una determinada accin u omisin de la entidad, en procura de mejorar la gestin.

CRITERIO:Norma utilizada para evaluar la situacin. Debe ser especfica al asunto sealado.

Estndares Leyes Reglamentos Guas Acuerdos Contratos

Indirectos o implcitos Experiencia Opinin de un perito Normas de sana administracin y de control interno Metas y objetivos programticos Uso y costumbre en la industria

Las causas en los hallazgos de auditora

CAUSA: Razones de desviacin. Por qu sucedi?Es la razn fundamental por la cual ocurri la condicin, o el motivo por el que no se cumpli el criterio o norma. Su identificacin requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que prevenga la ocurrencia de la condicin.

CAUSA: Las causas deben recogerse de la administracin activa, de las personas o actores responsables de las operaciones que originaron la condicin, y estas deben ser por escrito, a los efectos de evitar inconvenientes en el momento de la discusin del informe, en el sentido de que despus puedan ser negadas por los responsables, o se diga que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un conocimiento claro y exacto de lo ocurrido.

CAUSA: Falta de supervisin adecuada Inobservancia o inconsistencia al aplicar las leyes o reglamentos Falta de planificacin y de organizacin Ausencia de comunicacin de las decisiones y de las normas Falta o deficiencia en el control interno Guas inadecuadas, obsoletas o imprcticas Deshonestidad, descuido o negligencia del personal

El efecto en los hallazgos de auditora

EFECTO:Importancia relativa del asunto, preferible en trminos monetarios. La diferencia entre lo que es y lo que debe ser.Es la consecuencia real o potencial cuantitativa o cualitativa, que ocasiona la observacin, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administracin activa que tome las acciones requeridas para corregir la condicin. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificacin del efecto.

EFECTO:El resultado observable o la consecuencia potencial de no haber cumplido con uno o ms criterios y lo que ello significa para el inters pblico. Prdida de ingresos Gasto indebido Ineficacia al realizar un trabajo Desmoralizacin del personal Prdida de imagen o de prestigio

Casos integrales de hallazgos sobre diferentes situaciones

ANLISIS SOBRE PREMISAS BSICAS DE LOS ATRIBUTOSEl siguiente esquema es aplicable al considerar las premisas bsicas en las que se basan los hallazgos de auditora:a)Si CRITERIO es igual a CONDICIN no hay CAUSA ni EFECTOb)Si CRITERIO difiere de CONDICIN si hay CAUSA y EFECTOc)Si hay CAUSA deber existir RECOMENDACIN y deber existir cuantificacin del EFECTO si es posible.

CONDICIONES MS COMUNES

1)Los criterios no se aplican o logran.2)Los criterios se estn aplicando o logrando parcialmente.

CRITERIOS TPICOSa)Disposiciones por escrito: Leyes y reglamentos. Instrucciones en forma de planes estratgicos, manuales, directivas, procedimientos, acuerdos, circulares y otros similares. Objetivos, polticas y metas.b)Sentido comn.c)Experiencia del auditor sobre la materia de estudio.d)Opiniones independientes de expertos.e)Prcticas comerciales prudentes.

CRITERIOS TPICOSf)Instrucciones escritas.g)Experiencias administrativas.h)Prcticas generalmente observadas.i)Indicadores de gestin.j)ndices de desempeo de aos anteriores o de entidades comparables bajo circunstancias iguales.

CAUSAS TPICASa)Falta de capacitacin.b)Falta de comunicacin (sistema de informacin deficiente).c)Falta de conocimiento de los requisitos.d)Negligencia o descuido.e)Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprcticas.f)Consciente decisin o instruccin de desviarse de las normas.

CAUSAS TPICASg)Falta de recursos humanos, materiales o financieros.h)Falta de buen juicio o sentido comn.i)Falta de honestidad.j)Inadvertencia de beneficios potenciales.k)Falta de esfuerzo e inters suficiente.l)Falta de supervisin adecuada.

CAUSAS TPICAS

m)Falta de voluntad para cambiar.n)Institucin defectuosa o desactualizada.o)Falta de delegacin de autoridad.p)Auditora interna deficiente.q)Acentuada concentracin de autoridad.

EFECTOS TPICOSa)Prdida de ingresos potenciales.b)Gastos indebidos.c)Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos.d)Control inadecuado de recursos o de actividades.e)Inseguridad en el cumplimiento del trabajo.f)Desmotivacin del personal.

Ejemplo 1:Condicin: La Jefatura de Abastecimientos del Gobierno Regional "XXX" ha adquirido bienes durante el periodo 2012, sin realizar una efectiva evaluacin de ofertas de proveedores locales.Criterio: La Jefatura de Abastecimientos tiene la responsabilidad de realizar el proceso de compra de bienes que requieren los rganos de lnea del Gobierno Regional, para lo cual debe seleccionar a proveedores representativos, a fin de obtener la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, al menor costo y en la oportunidad debida.

Ejemplo 1:Causa: El Gobierno Regional "XXX" no dispone de un Reglamento Interno de Adquisiciones que regule, entre otros aspectos, el proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y economa en su ejecucin.Efecto: Se han efectuado adquisiciones de bienes de capital a precios mayores a los ofertados por otros proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en S/. 925,000

Ejemplo 2:CONDICIN

La oficina de contabilidad en el Periodo de Enero a Diciembre del 2012, afecto indebidamente al resultado por la suma de S/.215,600.00 al no haber contabilizado un prstamo del banco de crdito, los ingresos del ao 2011 y al contabilizar gastos personales.

Ejemplo 2:CRITERIO

Segn el Plan Contable Generalmente Empresarial en el sistemas y registros de contabilidad seala que la contabilidad ser llevada segn el principio de la partida doble, en lengua espaola y en moneda nacional. Las transacciones en moneda extrajera se registraran de acuerdo a lo siguiente: A la fecha de transaccin, cada activo, pasivo, ingreso, costo o gasto originado debe ser convertido a soles, a las tasas de cambio aplicables a esa fecha, y por lo tanto, contabilizado por la cantidad de soles resultantes.

Ejemplo 2:CRITERIO

Adems los prestamos sern contabilizados en la divisionaria 461 Prestamos a Terceros recibidos de terceros, pendientes de devolucin como acreedor. Con sus respectivos intereses en la cuentas 671 Intereses y gastos de prstamos.

Ejemplo 2:CRITERIO

Segn el artculo 29 del Nuevo Cdigo Tributario:

a) Seala que los tributos de determinacin anual que se devenguen el trmino del ao gravable se pagaran dentro de los tres primeros meses del ao siguiente.

b) Los tributos de determinacin mensual, los anticipos y los pagos a cuenta mensuales se pagaran dentro de los 12 primeros das hbiles del mes siguiente:

Ejemplo 2:CRITERIO

Considerando que la SUNAT podr establecer cronogramas de pagos para que stos se realicen dentro de los seis das hbiles anteriores o seis das hbiles posteriores al da de vencimiento del plazo sealado para el pago.

Como tambin en su artculo 33 seala sobre que los intereses moratorios se aplicaran diariamente desde el da siguiente a la fecha de vencimiento hasta la fecha de pago inclusive, multiplicando el monto del tributo impago por el TIM vigente (0.05)

Ejemplo 2:CRITERIO

Y el artculo 179 donde que seala el rgimen de incentivos donde se sanciona la multa siempre que el contribuyente cancela la misma con la rebaja correspondiente: del 90% siempre que el deudor tributario cumpla con declara la deuda tributaria omitida con anterioridad a cualquier notificacin, el 70% cuando se declara con posterioridad a la notificacin siempre antes de los tres das y el 50% solo cuando el deudor cancela su orden de pago con anterioridad al vencimiento del plazo, siempre que no interponga medio impugnatorio alguno.

Ejemplo 2:CRITERIO

Segn el Plan Contable Generalmente Empresarial seala que en la cuenta 66 Cargas Excepcionales se debitan las cargas que no se relaciones con la explotacin objeto del negocio como los gastos personales del Directorio.

Ejemplo 2:EFECTO

Como resultado de la revisin, evaluacin y anlisis efectuada a los estados financieros del ao 2012 se observo que la oficina de contabilidad ha distorsionado la informacin afectando el resultado econmico y financiero as como las utilidades del ejercicio y el clculo del impuesto a la renta.

Ejemplo 2:CAUSA

Se ha ocasionado por la ausencia de monitoreo en los controles y por la actitud negligente del encargado desde el punto de vista profesional; y todo eso por no comunicar a la gerencia el cumplimiento de las formalidades que se debe cumplir como plazo previo cuando se presentan situaciones de prstamos, multas y gastos personales.

Ejemplo 3:Existen bienes patrimoniales de la entidad que no cumplen con los requisitos para considerarse como activo fijo.

Ejemplo 3:

CONDICINDurante el ao fiscal 2009, se realiz un saneamiento de 120 bienes patrimoniales calificados como sobrantes, como resultado de los inventarios fsicos de los aos 2005, 2006 y 2007; dicho saneamiento fue autorizado con la Resolucin Directoral N 021-2008-EDUC.G/DGAD de fecha 20.Feb.2008.En nuestra revisin del listado de bienes patrimoniales al 31 de diciembre de 2008, del rea de contabilidad, se ha evidenciado documentariamente observado que de los bienes saneados, se han registrado en la cuenta contable 332.03 Muebles y Enseres 20 tems por del valor de S/. 8,100.00 cuyos valores unitarios resultan mximo a S/. 440.00, es decir menores 1/8 de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT).

Ejemplo 3:

CONDICINLos hechos comentados evidencian el incumplimiento con lo dispuesto en el numeral 6.2 del Instructivo 2, del Sistema Contable Gubernamental, sobre Criterios de evaluacin de los bienes del activo fijo, mtodo y porcentajes de depreciacin y amortizacin de los bienes del activo fijo e infraestructura pblica que dispone: El valor de los bienes que sean menores a 1/8 de la Unidad Impositiva Tributaria, cuya vida til se estime en ms de un ao, se debitara como gasto y controlara a travs de las cuentas de orden, debindose llevar en registro el control fsico de las mismas y realizar, por lo menos, una vez al ao su verificacin fsica mediante inventarios.

Ejemplo 3:

CONDICINAl respecto, es de comentar que este tipo de bienes, por su valor (menor a 1/8 de la UIT) han debido ser considerados como gasto y llevar su control mediante cuentas de orden, aspecto que en el presente caso no se ha realizado, causado por la falta de supervisin en el registro contable antes sealado.

Esta situacin ha generado que se sobreestime el saldo de la cuenta Inmuebles, Maquinaria y Equipo en S/. 8,100.00 y que se subestime la cuenta Gastos en dicho monto; afectando la adecuada presentacin de los estados financieros

Ejemplo 4:

Existen bienes patrimoniales de la entidad donde han sido depreciados en exceso

Ejemplo 4:

En el saneamiento de los bienes patrimoniales mencionados en el numeral anterior determinamos que los 1,377 tems activados inadecuadamente por tener un valor unitario menor a 1/8 UIT y 291 tems incorporados al Activo, fueron depreciados en forma acelerada en razn a la calificacin otorgado por el rea de Contabilidad de un vida til de un ao; a pesar que fueron tasados como regulares, por la empresa SERINV SAC. Al 12.marzo.2007.El exceso en la depreciacin es el siguiente:ACTIVO FIJOVALOR ENLIBROSS/.DEPRECIACIONCONTABILIDADS/.DEPRECIACIONAUDITORIAS/.DIFERENCIAS/.Muebles y Enseres517,593.00431,112.3651,759.30379,353.06Equipo de Computo126,020.00105,066.3931,505.0073,561.39452,914.45

Ejemplo 4:

CRITERIOEl contexto comentado inobserva lo dispuesto en el numeral 5.2 del Instructivo 2, del Sistema Contable Gubernamental, sobre Mtodo y Porcentaje de Depreciacin que dispone: Los porcentajes anuales de depreciacin sern los siguientes:Edificios 3%Infraestructura Pblica 3%Maquinaria y Equipo10%Equipos de Transporte 25%Muebles y Enseres 10%

Ejemplo 4:

CAUSAEsta situacin se debe a la falta de supervisin en el registro contable antes sealado.

EFECTOEste escenario ha generado que este tipo de bienes, debieron ser depreciados contablemente a su respectiva tasa, situacin que afecta los estados financieros, en S/. 452,914.45.