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administracion de proyectos

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  • 1. C EFOR Tr a n s f o r m a n d o l a g e s t i n p b l ic a e n s e r v ic io s a l c iu d a d a n o Subsecretaria de la Funcin PblicaDireccin General de Eficiencia Administrativa y Buen Gobierno Taller de Proyectos de ProcesosTPP IV Administracin de ProyectosTaller de Proyectos de Procesos Mdulo IVAdministracin de Proyectos1

2. ContenidoI. Presentacin. Objetivo Objetivos especficosII. Conceptos Bsicos de la Administracin de Proyectos Qu es un Proyecto? Caractersticas de un Proyecto Qu es la Administracin de Proyectos? Componentes de la Administracin de Proyectos Elementos relacionados con el Proyecto Ciclo de vida del ProyectoIII. Administracin de Proyectos Etapas de la Administracin de Proyectos reas de conocimiento Involucrados en el Proyecto Organizacin para el ProyectoTaller de Proyectos de ProcesosMdulo IV Administracin de Proyectos 2 3. ContenidoIV. Etapas de la Administracin de Proyectos1.Inicio del Proyecto2.Planeacin del Proyecto3.Ejecucin del Proyecto4.Control del Proyecto5.Cierre del ProyectoV.ConclusionesVI. Lecturas sugeridas Taller de Proyectos de ProcesosMdulo IV Administracin de Proyectos 3 4. I. PresentacinObjetivoDistinguir los principales conceptos, tcnicas y principiosempleados en la Administracin de Proyectos.Ejemplificar el uso de algunas herramientas bsicasutilizadas en la Administracin de Proyectos. Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 4 5. I. PresentacinObjetivos especficosPresentar las mejores prcticas en Administracin de Proyectos.Aplicar la metodologa y herramientaspara la Administracin de Proyectos.Desarrollar un caso de estudio.Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 5 6. II. Conceptos BsicosQu es un Proyecto? Situacin actual INICIO Requerimientos ObjetivosEs la suma de esfuerzos que Tiempoen forma temporal se utilizanpara generar un PRODUCTO PROYECTOO SERVICIO en particular oUNICO. Resultados FIN Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos6 7. II. Conceptos BsicosCaractersticas de un ProyectoTemporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definidoProductos, servicios o resultados nicos: un proyecto crea productos entregables nicoElaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapasTaller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 7 8. II. Conceptos BsicosQu es la Administracin de Proyectos?La aplicacin racional deconocimientos,habilidades,herramientas y tcnicas paraalcanzar los objetivos de unproyecto, a travs de unaseriede actividadesinterrelacionadas.Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos8 9. II. Conceptos BsicosComponentes de la Administracin de proyectos1. Habilidades clave Liderazgo Comunicacin Negociacin Solucin de problemas Lograr objetivos2. Conocimientos Tcnicos Administrativos3. Herramientas4. Tcnicas Taller de Proyectos de ProcesosMdulo IV Administracin de Proyectos 9 10. II. Conceptos BsicosElementos relacionados con el Proyecto Tiempo Calidad Alcance Entorno Recursos Costo BUSCAR LA SATISFACCIN DETODOS LOS INTERESADOS Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 10 11. II. Conceptos BsicosCiclo de vida del Proyecto3. Ejecucin*NIVEL DE ACTIVIDAD*Etapas del proyecto 2. Planeacin*1. Inicio*5. Cierre*4. Control* INICIO TIEMPO TERMINO Taller de Proyectos de ProcesosMdulo IV Administracin de Proyectos11 12. II. Conceptos Bsicos Instalacin Operacin100%completa completa$, HH EntregaGrado de influencia en resultados AvanceDecisin dearranque Decisiones trascendentes Fase 1Fase 2 Fase 3Fase 4 InicioPlaneacin Ejecucin Pruebas y Diseo ArranqueTaller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos12 13. III. Administracin de ProyectosEtapas de la Administracin de Proyectosorigen equipo del ProyectoINICIO PLANEACINEJECUCINCONTROLCIERREcartaplan avanceentrega aceptacinPRODUCTOalcance Taller de Proyectos de ProcesosMdulo IVAdministracin de Proyectos13 14. III. Administracin de Proyectosreas de conocimiento Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el Integracin plan de administracin, la ejecucin, al cierre. Administracin, definicin de productos y actividades yAlcancesu seguimiento. Presupuesto y su control. Costos Planeacin de recursos, desarrollo y administracin deRecursos equipos del proyecto. Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IVAdministracin de Proyectos 14 15. III. Administracin de ProyectosDefinicinde actividadesinterrelacionadas y Tiempo cronogramas,Planeacin, aseguramiento y control de la calidad. CalidadDefinicin de la distribucin deinformacin delComunicacionesproyecto.Planes y administracin. RiesgosPlaneacin de adquisiciones,contrataciones, manejo Suministrosde proveedoresTaller de Proyectos de ProcesosMdulo IVAdministracin de Proyectos 15 16. III. Administracin de ProyectosInvolucrados en el Proyecto Director del proyecto Cliente/usuario Organizacin ejecutante Miembros del equipo del proyecto Equipo de direccin del proyecto Patrocinador InfluyentesTaller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 16 17. III. Administracin de ProyectosOrganizacin para el Proyecto (Estructuras) POR PROYECTOS MATRICIALFUNCIONAL El personal reporta Reporta al Lder del Varios responsablesdirectamente al Mandoproyecto y al MandoSuperior funcional Superior identificado Control total sobre el Lder de proyecto de Actan porpresupuesto, recursostiempo completoespecialidadmateriales Autoridad y toma de Enfoque fragmentado El Mando Superior tienedecisiones compartidaresponsabilidadadministrativa sobre elpersonal Puede disponerse de unpool de recursos Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IVAdministracin de Proyectos 17 18. III. Administracin de ProyectosOrganizacin para el ProyectoCompetencias tcnicas AltoCompetencias humanas Bajo Niveles operativosMandos medios Niveles superiores Habilidades de los equipos de trabajo Taller de Proyectos de ProcesosMdulo IVAdministracin de Proyectos 18 19. IV. Etapas de la APINICIOPLANEACINEJECUCINCONTROLCIERRETaller de Proyectos de ProcesosMdulo IVAdministracin de Proyectos19 20. IV. Etapas de la APTcnicas y herramientas Mecanismos de seleccinde proyecto Definicin del proyecto INICIO Carta del proyecto Alcance del proyecto INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE Taller de Proyectos de ProcesosMdulo IVAdministracin de Proyectos 20 21. IV. Etapas de la APOrigen del ProyectoNECESIDADES DEL SECTOR O DE LA INDUSTRIAAVANCESTECNOLGICOSREQUERIMIENTOSDEL CLIENTEPROYECTO REQUERIMIENTOSNECESIDADES DELEGALES LA INSTITUCINTaller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos21 22. IV. Etapas de la APCarta del Proyecto Formaliza el inicio del proyecto Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados Proporciona informacin generalQu? Por qu?Quin? Para qu?Cmo?Cundo? Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos22 23. IV. Etapas de la APCARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:RESPONSABLE DEL PROYECTO::OBJETIVO:BENEFICIOS:DESCRIPCIN:PRIORIDAD:JUSTIFICACIN:PRODUCTOS:APROBACIN:Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 23 24. IV. Etapas de la APTcnicas y herramientas Estructura de Descomposicindel Trabajo Tabla de precedencias PLANEACIN Ruta critica Matriz de roles INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE Plan del proyecto Taller de Proyectos de ProcesosMdulo IVAdministracin de Proyectos 24 25. IV. Etapas de la APProcesos de planeacin Plan de Administracin de Proyecto Alcance, definicin y plan de administracin Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) oWork Breakdown Structure ( WBS ) Definicin de actividades, de hitos o milestones Secuencia de actividades Diagramas de red, lista de actividades Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IVAdministracin de Proyectos 25 26. IV. Etapas de la APProcesos de planeacin Estimacin de recursos Estimacin de la duracin de actividades Desarrollo del cronograma Estimado de costos y desarrollo de presupuesto Planeacin de: Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IV Administracin de Proyectos 26 27. IV. Etapas de la APPlan de administracin del Proyecto Gua la ejecucin y control del proyecto; definereferencias para evaluar el avance y cumplimiento delprograma Contemplaelementos delas reas deconocimiento, tales como: Definicin del alcance Organizacin del Proyecto Mecanismos y programas de comunicacin Programa de Proyecto Estimados de costos Procesos de administracin de riesgos Procedimientos de control de cambios Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IVAdministracin de Proyectos 27 28. IV. Etapas de la APEstructura de Descomposicin del Trabajo En partecitas ! Suficientemente pequeas que quepan en el plato y lo suficientementegrandes que no indigesten. Cmo se come un elefante? Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IVAdministracin de Proyectos 28 29. IV. Etapas de la APQu es?Representacin de la jerarqua del proyectoIdentifica todo el trabajo a realizarEs un producto de la definicin de alcanceCaractersticasOrganiza y define el alcance total del proyectoEstructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimientoConsidera las fases del proyectoEs el fundamento paraEstimacin de costosDistribucin de roles y funcionesPlanes tcnicosLista de productos a entregarInformes sobre el avance y anlisis de problemasTaller de Proyectos de Procesos Mdulo IVAdministracin de Proyectos 29 30. IV. Etapas de la APElaboracin1. Identificar los productos entregablesy el trabajorelacionado2. Estructurar y organizar la EDT3. Descomponer los niveles superiores de la EDT encomponentes detallados de nivel inferior4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a loscomponentes de la EDT5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo esnecesario y suficiente Taller de Proyectos de Procesos Mdulo IVAdministracin de Proyectos30 31. IV. Etapas de la AP Organizacin de unidades medibles de trabajo requerid