google apps for education training_bycr_mcharity13042012
Upload: information-studies-university-of-the-thai-chamber-of-commerce
Post on 12-Nov-2014
1.550 views
DESCRIPTION
Google Apps for EducationTRANSCRIPT
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 1
Training Document
By CRM Charity,
www.crm-c.com
+662-207-8612
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 2
สารบญ
Google Mail 5
Apps mail labs 5
การสงและรบเมล 9
การแนบไฟล 12
การ Save Draft 13
การจดกลมอเมลโดยบทสนทนา 14
การตอบเมล 16
การ Print mail (เฉพาะบทสนทนานน) 18
อเมลจากหลาย account เขา inbox 18
การเพม Signature 20
Vacation responder 20
การ Enable vacation time 21
Chatting and Talk 22
การสง SMS 23
จดการและจดเกบอเมล 24
Default Labels 25
การสรางหรอแกไข Labels 26
การใช filter 27
การตง Forward mail ไปยงเมลอน 30
เคลดลบการหาอเมล 32
Search autofill 34
การสราง Task 35
การสรางและจดระเบยบ multiple task lists 36
การพมพ และสง Task ใหกบคนอน 37
การเชอมตอ Task กบ Google Calendar 38
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 3
Google Calendar 39
การเปด Calendar 41
การเพมตารางนดหมาย และ สราง Events 42
การเพมปฏทนเวลาทจะมการเกดขนซ าๆ 46
การเพมขอมลลงในปฏทน โดยสามารถเพมไดหลากหลาย 48
การสราง Multi Calendar 50
การเลอกใชปฏทน Multi Calendar 53
Practices Google Calendar 54
การเพมการ Reminder ผานทาง SMS 55
การตงคาปฏทนโดยทวไป 58
แบงปนปฏทนกบคนอนๆ 59
การเชญคนทไมไดใช Google Calendar แลวใหเคาตอบกลบ 60
การเพมปฏทนของเพอนรวมงาน 61
Google Docs 61
การเรมใชงาน Google Docs 62
การสรางเอกสาร 63
การเปลยนชอเอกสาร 63
Format ทวๆไปใน Google Docs 63
Format ตางๆ บน Tool bars 66
การแชรเอกสารใน Google Docs 69
Comment Feature ใน Google Docs 71
การตงการแจงเตอน เมอมคนคอมเมนตใน Google Docs 71
การเลอกใช Template บน Google Docs 73
การแปลเอกสารดวย Function การ Translate บน Google Docs 74
Google Docs บนมอถอ 76
Google Spreadsheet 77
Advance format ใน Google Spreadsheet 77
การสราง Chart จากขอมล 80
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 4
Google Presentation 85
การสราง Presentation ดวย Template 85
การสราง Animation 86
การใช Google Presentation ในการพรเซนตงานจรงๆ 88
Google Forms 89
รปแบบของ Form ทง 7 แบบ (ดงภาพ) 89
การสราง Form 90
การสราง Form จาก Spreadsheet ทมอยแลว 90
การตงชอ Form 91
การเลอก Theme ของ Form 91
สญลกษณการแกไข หรอ ลบค าถาม หรอ สรางค าถามทมรปแบบเหมอนๆกน 92
การเพมค าถาม 92
การจดหนาของค าถามใน Form 93
การแกไขค า confirmation 93
การสงอเมลถงผทเราตองการใหตอบ Form 94
การ embed form ลงในเวบไซต 94
การอนญาตใหผตอบ form สามารถเขามาแกไขค าตอบได 95
การดขอมลสรปใน spreadsheet 95
การดขอมลสรปทเปน Chart 96
Google Sites 96
การสราง Google site 97
การ Manage Site 98
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 5
Google Mail
Custom Apps logo โลโกทอพโหลดโดย admin
Compose Mail ส าหรบการเขยนเมลใหม
Inbox ส าหรบเชคอเมล (เลขทอยในวงเลบนนหมายถงวามขอความจ านวนเทาใดทคณยงไมได เปดอาน)
Starred ไวโชวขอความทคณตองการใหมนส าคญ
Chats แสดงรายชอส าหรบแชท
Sent Mail กลองขอความทสงออกไป
Drafts ขอความทคณรางไวจะถกเกบบนทกไวทน
Spam เปนเมลทไมนาไววางใจ
Trash เมลทคณลบทงจะไปอยทน คณสามารถลางขอความทนเมอใดกได
Custom labels ใชในการแบงประเภทของอเมล
ตามทคณตองการ (ตวเลขในวงเลบจะหมายถงขอความทคณยงไมไดอาน)
Contacts เปนลสตของอเมลทคณเคยตดตอ
Tasks ไวส าหรบการสราง Things to do lists
Apps mail labs
เปนฟเจอรททาง Google ไดทดลองปลอยเวอรชน beta ออกมาเพอทดลองใชงานฟร
โดยสามารถสง feedback กลบไดเพอรายงานความผดพลาดตางๆได
ตวอยาง Apps mail labs
- Canned responses เปนตวอยางฟเจอรทตอบโจทยส าหรบ คนทตองตอบเมลรปแบบเดมซ าๆ ซงเราสามารถบนทกขอความเหลานนไวเปน pattern ส าหรบใชได
1. เขยนเมลใหมข นมา (ส าหรบไฟลรปภาพไมสามารถท าได) 2. หลงจากเขยนขอมลทตองการสรางเปน template เสรจแลว คลก “New
Canned Response” ใตหวขอ Save
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 6
3. พมพชอของอเมล Template แลวคลก “OK.”
4. ตอนน email template กพรอมใชงานใน canned responses แลว
หมายเหต; email template ไมสามารถบนทกในขอมล ‘To:’ หรอ ‘Subject:’ ขอมลทสามารถบนทกไดมเฉพาะกลองขอความเทานน
คณสามารถใช Email template ในการสรางเมลใหมหรอ forward mail โดยมขนตอนดงน
1. เขยน e-mail ใหม 2. ไปยง Canned responses
3. ขางลางหวขอ Insert เลอก email template ทตองการเลอกใช
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 7
4. หลงจากนน email template กจะแสดงขนมาใน message box
การแกไขขอมลใน email template ท าได 2 วธคอ
1. เขยนเมลใหมแลว insert canned response
หรอ สรางเมลใหมและพมพขอมลใหมทงหมด
2. แกไขจนเปนทพอใจ
3. ไปยงเมน Canned response เลอกคลกท email template เดมใตหวขอ Save
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 8
- Undo เปนฟเจอรส าหรบคนทชอบเผลอไปกดโดนป ม send หรอดนสงเมลหรอไฟลผด โดยเราสามารถ undo ได แตมขอแมอยวาเราตองรตวภายในไมกวนาท
ส าหรบการตดตง App mail labs สามารถท าไดโดย คลกท Settings>Labs>คนหา feature ทตองการ>Enables
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 9
การสงและรบเมล
เขยนและสงขอความ
เรมจากการกรอก e-mail address ของผรบ
Tip; เราสามารถกดตรง To เพอเลอกรายชอทตองการสงได
จากนนพมพขอความแลวกดสง
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 10
Tip;
Add CC
E-mail ทกรอกอยในชอง Cc จะไดรบขอความเหมอนกบในชอง To ทกประการ แตจะมจดท
แตกตางกน คอ ผรบไมจ าเปนตองตอบกลบ เพราะ E-mail ฉบบนเปนเพยงแคส าเนาทตองการแจงใหทราบเพยงเทานน
Add BCC
E-mail ทกรอกอยในชอง Bcc จะไดรบขอความทเหมอนกบในชอง To และ Cc ทกประการ แตจะมจดพเศษและไมเหมอนอยท ผรบในชอง To และ Cc จะไมเหน E-mail ในชองน
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 11
Format Email
เปนการเซตรปแบบของขอความทพมพ
Paint Text เปนการยอหนาตางของ Format email toolbar เขาไป
Rich Text เปนการขาย Format email toolbar ออก
Google Mail's Formatting Options
Bold – ท าตวหนาบางสวน หรอทงหมด
Italics – ท าตวเอยงบางสวน หรอทงหมด
Underline – ขดเสนใตบางสวน หรอทงหมด
Font – เลอกเปลยนรปแบบตวอกษร
Font Size – เปลยนขนาดของตวอกษรบางสวนหรอทงหมด
Font Color – เปลยนสของขอความบางสวน หรอทงหมด
Highlight Color – เนนขอความดวยสตางๆ
Remove Formatting - ลบรปแบบออกจาก
ขอความทเลอก
Hyperlink Text – ท า hyperlink กบขอความทเลอก
Numbered List – สราง list number ในขอความ
Bulleted List – สราง bulleted list ในขอความ
Indent Less – ยายขอความเขามาใกลทางซาย
Indent More – ยายขอความเขาไปทางขวามากขน
Quote Text – ใสขอความในรปแบบของ quote
Left Align – จดขอความชดซายของหนา
Center Align – จดขอความใหอยตรงกลางหนา
Right Align – จดขอความใหชดขวาของหนา
Right to left* - เปลยนทศทางของต าแหนงขอความไปทางซาย
Left to right* - เปลยนทศทางของต าแหนง
ขอความไปทางขวา
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 12
การแนบไฟล
1.คลก attach a file
2.หนาตาง Browse show ขนมาใหเลอกไฟล เราสามารถเลอกไฟลไดหลาย file โดยใช Shift หรอ Ctrl
3.กด open ระบบจะท าการ upload files
นอกจากนนเรายงสามารถเพมไฟลทตองการได ตรง Attach another file
ตวอยาง
ถาคณเขยน email แลวพมพวา "Hi Mike, I'm attaching the latest reports"
แลวคลก send แตคณไมไดแนบไฟลใดเลย Gmail จะท าการเตอนคณดวยpopup ขางลางน
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 13
การ Save Draft
ไมตองกงวลเรองขอมลหายเพราะ Apps mail จะท าการบนทกรางเมลไวภาย
ไมกวนาท หรอหากคณตองการบนทก draft เพยงแคกด Ctrl+S (Cmd+S for Macintosh users)
ถาคณออกจาก drafted คณสามารถดหรอแกไขอกครงหนงดงน
1. คลก Drafts
2. คลกเลอกเมลทคณตองการเขยนเมลตอ
3. เลอก Edit the message หลงจากนนสามารถ Send, Save Changes หรอ Discard
แตหากวาคณไมตองการ draft นนแลว เพยงท าตามดงน
1. คลก Draft 2. เลอก draft ทตองการลบ
3. คลกเลอก discard drafts
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 14
การจดกลมอเมลโดยบทสนทนา
คณเคยเจอหรอไมทบางครง เมลทสงมามความเกยวของหรอพดถงเรองเดยวกน แต
กลบสงแยกออกมาเปนเมลหลายฉบบตามภาพดานลาง
App mail groups จะตอบเมลกลบเปนลกษณะ conversation หรอบทสนทนา ท าใหเขาใจงาย
เมลในลกษณะบทสนทนา คอ แตละขอความจะแสดงออกเปนกองซอนกน เมลทอย
บนสดเปนเมลทสงมาแรกสด สวนเมลทใหมสดจะแสดงใหคณเหนกอนเสมอดงภาพ และถาหากสงมาจากหลายคนชอเมลกจะมสทแตกตางกนดวย
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 15
ถาคณตองการดขอความทงหมดในบทสนทนา เพยงแคคลก Expand all แตหากตองการดแคขอความใดขอความหนงทกองซอนกน เพยงแคคลกกด ขอความนนกจะขยาย
ออกมา และหากตองการปดกเพยงแคกดตรงขอความนนอกครงหนง
และหากตองการ Forward อเมลแบบสนทนาทงหมดกเพยงแคเลอก forward all
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 16
ตวอยาง mail ทมการแนบไฟล
การตอบเมล
เราสามารถตอบได 2 แบบคอ
1. ตอบเฉพาะคนทสงเมล
2. ตอบเมลกลบไปหาทกคน
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 17
หรอจะเลอก Forward mail กได
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 18
การ Print mail (เฉพาะบทสนทนาน น)
คลก More>print
อเมลจากหลาย account เขา inbox
ตงคาโดยไปท Setting>accounts>add a mail account you own
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 19
กรอก Email ทตองการเพม
เลอก Send through Gmail เพอให Gmail สง verify code ยนยนความเปนเจาของเมลนน
เลอก Send verification
หลงจากนนใหน า Verify code จากเมลทเราตองการเพมมาใสแลวกด verify
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 20
การเพม Signature เปนการเพมลายเซน หรอลงชอไวยงตอนทายของเมลโดยอตโนมต โดยสามารถเลอก
ใหสวนนท างานไดโดย Setting>General>Signature> แลวกรอก Signature ทคณตองการ
ลงไป
Vacation responder
หากวาเราอยในชวงพกรอน พกผอน หรอจะไมสามารถใชอนเตอรเนตได เราสามารถตงคาให Google Apps mail vacation responder บอกกบผอ นรวาเราไมสามารถตอบเมลได
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 21
วธการตงคา Google Apps mail vacation responder
1. Sign in ไปยง App mail account 2. เลอก Setting
3. จาก general tab, เลอก vocation responder on
4. กรอกหวขอ(Subject) และขอความ (Message) 5. หากตองการบอกใหเฉพาะคนทอยในรายชอตดตอคณสามารถเลอกตรง only send
a response to people in my Contacts แตหากคณไมเลอกคนทกคนทสงเมลถง
คณกจะไดรบ auto-response น 6. คลก save changes
การ Enable vacation time
วธการตงคา Setting>Lab>Vacation Time>Enable
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 22
ตวอยางหนาตาของ Vacation responder ท Enable vacation time แลว
Chatting and Talk
1. ตรงชอง Search, chat, or SMS
2. กรอกเมลผทตอง invite to chat
3. เลอกตรง Profile > Invite to chat
4. หลงจากนนผทถก Invite จะตองตอบตกลงถงจะแชทกนได
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 23
การสง SMS
1. ตรงชอง Search, chat, or SMS
2. กรอกเมลผท ตองการสง SMS 3. เลอก Send SMS
4. กรอกหมายเลขโทรศพทพรอมระบประเทศ
หมายเหต
ส าหรบการใชงานท Google ให credit ไวแค 50 ครงหมายความวา หากคณสง SMS ออกไปแลวมการตอบกลบ Credit ของคณกยงคงมเทาเดม (คอคงเหลอ 50 ครง) แตหากคณ
สงไปแตไมมการตอบกลบ credit ของคณกจะลดลง เหลอแค 49 ครงเปนตน
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 24
+++ ขอดของ SMS นคอชวยใหคณตดตอกบคนในทมงานท offline อยไดอยางมประสทธภาพมากยงข น และยงชวยประหยดคาใชจายอกดวย
จดการและจดเกบอเมล
● การใช labels เพอจดการกบอเมล
ใน Google App Mail เราใช Labels ในการจดการกบเมลแทนการใช Folders
ท าไมถงใช Labels ไมใช folders?
เพราะถาเราเกบเมลเปนโฟลเดอร กเหมอนกบแคเราแยกเมลเปนกองๆ ลองนกดเลนๆ วาถาเกดเมลทกองๆ อยนนเปนเมลตอบกลบ เมลท forward มาบาง แตเปนเรองทสมพนธกน
หมายความวาเราตองมานงคดกรองเมลเอง
แตถาเปน Labels คอสงทท าไดเหมอน folder ทกอยางทตางกนตรงทวา Google App
Mail มลกษณะการสงเมลเปนแบบ conversation หรอบทสนทนา ซงหมายความวา เพยงแคเรา แยกเมลนนเมลเดยวลง Label ใด Label หนง ทก conservation ทเกยวกบเมลนนจะเกบไว ใน Label ทนท
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 25
เพอใหเหนความแตกตางของ Labels และ Folders ชดเจนขนสามารถอานตารางดานลางน
Labels Folders
หนง Conversation สามารถมไดมากกวาหนง
Label
คณสามารถใสไดเฉพาะหนงขอความตอหนง
Folder เทานน
หนง Conversation สามารถมไดหลาย
locations (ทง Inbox, All mail, Sent Mail,
etc.) ซงท าใหงายตอการหาในภายหลง
คณตองจ าวาคณเกบเมลนนไวใน Folder ไหน
คณสามารถคนหา Conversation ดวย Label คณไมสามารถคนหาโดยระบ Folder นนๆได
ถงแมวาคณลบ label นนทง เมลทเกยวของกยงอยไมหายไปไหน
Default Labels
โดยปกตแลว Apps mail ม Labels ทสรางขนอตโนมตอยแลวดงน
1. Inbox เปน label ทแสดง conversations (ซงตวเลขท
แสดงในวงเลบหมายถงจ านวน เมลทคณยงไมไดอาน). 2. Starred label นจะแสดงเฉพาะขอความทคณไดท า
สญลกษณรปดาวเอาไว ซงการใหดาวคอการใหความส าคญกบ
conversations หรอ ขอความ หรอใชเพอเปนเครองหมายเตอนให รวาคณตองการตดตามขอความ หรอ Conversation นนในภายหลง
**การเพมสญลกษณรปดาวท าไดโดยคลก "star" บนหนาขอความ
3. Chats เปน label ทเกบรายชอผตดตอ 4. Sent Mail เปน label ทเกบขอความทคณออกไป.
5. Drafts เปน label ส าหรบเกบรางเมล 6. All Mail เปน label ส าหรบเกบเมลทงหมด ทงกลองขาเขา กลองขาออก
7. Spam เปน label ทเกบเมลทสงเขามาแลวสงสยวาเปนเมลไมนาไววางใจ 8. Trash เปน label ทเกบขอความทคณไดลบไปแลว คณสามารถท าให label นวางได
หากคณตองการ
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 26
การสรางหรอแกไข Labels
1. เปดเมลทตองการสราง label เลอก label > create new
2. ใสชอ label ใหมแลวกด create
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 27
3. หากตองการแกไขขอมลของ label ดตรงหวเมลทมสญลกษณ label คลกหนงครงแคนเรากสามารถก าหนดสของ label เปลยนชอ ปดการแสดง label น หรอลบทงเลยกได
การใช filter
Filter ถาแปลเปนไทยตรงๆเลยคอ เครองกรอง หรอกระดาษกรอง
แตถาส าหรบ Apps mail แลว Filter จะท าตามค าสงตามเกณฑทคณสรางขน
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 28
ท าไมถงตองม Filter แลว Filter ชวยอะไร? ลองนกดเลนๆวา หากเมลทคณรบมาจากหองสมดเพอเตอนค าจ าคณวาคณตองคน
หนงสอภายในอกสามวน หนงเทอมคณยมไปกเลมแลวตองมเมลแจงเตอนนเขามากฉบบ Filter จะชวยท าใหคณสามารถรบมอกบอเมลทคณรวาจะสงมาโดยใคร หวขอหรอเนอหาแบบไหน แลวจะท าไหนกบมน พอเหนภาพแลวนะครบ เราลองมาสราง Filter กนเลย
1. คลกตอง Settings (บนมมบนขวาของหนา Apps mail). 2. คลก Filters
3. คลก Create a filter
4. กรอก filter criteria ทคณตองการ ตวอยางเชน, 'Has the words: Newsletter'.
5. คลก Test Search เพอดวามขอความไหนทเขากนกบ filter term ทกรอกลงไปหรอเปลา
6. หลงจากนนกสราง Filter (Create filter with this search)
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 29
7. เลอกวาตองการทจะท าอยางไรกบเมลน 8. สมมตวาเราตองใหทกขอความทเกยวกบ Newsletter ใหเกบไปยง label PR &
Marketing เรากคลกเลอกตรงชอง Apply the label: > เลอก Label Pr & Marketing
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 30
9. หลงจากนนเราสามารถเขาไปแกไขหรอลบ Filter นไดใน Setting > Filters จะมป มให edit กบ delete อย
การต ง Forward mail ไปยงเมลอน
เปนทางเลอกส าหรบกรณทคณมหลายอเมล การ Forward mail ไปยงเมลอนจะชวยให
คณสามารถจดการกบทกเมลไดงายขน ซงวธการตงคามดงน
1) คลก Settings บนมมขวาบนหนาApps mail และเปดไปยงหนาแถบ Forwarding
and POP/IMAP ดงภาพ
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 31
2) เลอก Add a forwarding address แลวกรอกเมลทตองการ Forward ลงไปแลวกด
Next
3) หลงจากนนใหน า verify code จากเมลทเราตองการ forward mail ไปมาใส แลวกด
Verify
4) หลงจากท Verify แลวเราสามารถระบไดวา Forward mail ทสงไปยงเมลนน เราจะท าอยางไรตอด
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 32
ระหวาง Keep mail’s copy in the inbox : เกบเมลไวท inbox หรอ
Mark mail’s copy as read : ใหเกบเมลไว และ ท าใหเปนอานแลว หรอ Archive mail’s copy : ให archive เกบไว หรอ Delete mail’s copy : ให delete เมลนน
พอท าการตงคาทกอยางเสรจแลวกกด Save Changes เปนอนเสรจเรยบรอย
เคลดลบการหาอเมล
Operator Definition Example(s)
from: ใชระบคนสงเฉพาะเจาะจง Example - from:amy
Meaning - ขอความจาก Amy
to:
ใชระบคนรบเฉพาะเจาะจง Example - to:david Meaning – ทกขอความทสงถง David
subject: คนหาค าในบรรทด subject Example - subject:dinner
Meaning – ขอความทมค าวา "dinner" อยใน subject
OR
คนหาส าหรบขอความทเขากน
ระหวาง 2
*OR จะตองตวใหญเทานน
Example - from:amy OR
from:david Meaning – ขอความจาก Amy หรอ จาก David
- (hyphen)
ใชส าหรบลบค าทไมตองการออกจาก
การคนหา
Example - dinner -movie
Meaning – ขอความทมค าวา "dinner" แตไมมค าวา "movie"
label:
คนหาขอความดวย label*
*ซงการคนหานจะไมแสดง label ท
ไมเกยวของกบขอความน
Example - from:amy label:friends
Meaning – ขอความจาก Amy ทอยใน label "friends" Example - from:david label:my-
family Meaning – ขอความจาก David ทอยใน label "My Family"
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 33
has:attachment
คนหาขอความทมการแนบไฟล Example - from:david
has:attachment Meaning – ขอความจาก David ทมการแนบไฟล
list:
คนหาขอความทอยในรายชอผตดตอ Example - list:[email protected]
Meaning – ขอความทมค าวา [email protected] อยใน headers, sent to หรอ from รายชอน
filename:
คนหาวามการแนบไฟลดวยชอหรอ
ประเภทไฟลนหรอเปลา
Example -
filename:physicshomework.txt Meaning – ขอความทมการแนบไฟลดวยชอ "physicshomework.txt"
Example - label:work filename:pdf Meaning – ขอความใน label "work"
ทมไฟลประเภท PDF แนบอย
" " (quotes)
ใชส าหรบคนหาวล*นนๆโดยเฉพาะ
*จะตวใหญตวเลกกได
Example - "i'm feeling lucky" Meaning – ขอความทมวล "i'm feeling lucky" หรอ "I'm feeling
lucky" Example - subject:"dinner and a movie"
Meaning – ขอความทมวล "dinner and a movie" ใน subject
( )
ใชส าหรบตองการรวมกลมค า ใชในการระบ terms ทไมตองการให
หายไป
Example - from:amy(dinner OR movie)
Meaning – ขอความจาก Amy ทมทงค าวา "dinner" หรอค าวา "movie" Example - subject:(dinner movie)
Meaning – ขอความใน Subject ทมทงค าวา "dinner" และค าวา "movie"
in:anywhere
คนหาส าหรบขอความทกทในGmail*
*รวมถงขอความใน Spam และ Trash
Example - in:anywhere movie Meaning – ขอความทงหมดใน
Mail, Spam, และ Trash ทมค าวา "movie"
in:inbox in:trash
in:spam
คนหาขอความใน Inbox, Trash, or Spam
Example - in:trash from:amy Meaning - ขอความจาก Amy ทอยใน
Trash
is:starred is:unread
is:read
คนหาขอความทเปน starred, unread หรอ read
Example - is:read is:starred from:David Meaning - ขอความจาก David ทอาน
แลว และมการมารคเครองหมาย star
cc: bcc:
ใชระบผรบเฉพาะเจาะจงในการ cc: หรอ bcc:*
*การคนหาใน bcc: ไมสามารถท าได
Example - cc:david Meaning - ขอความทถก cc-ไปยง David
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 34
after: before:
คนหาขอความทถกสงระหวาง
ชวงเวลานนๆ * *วนจะตองอยในรปแบบ yyyy/mm/dd เทานน.
Example - after:2004/04/16
before:2004/04/18 Meaning – ขอความทสงระหวาง April 16, 2004 และ April 18,
2004.* *โดยสามารถระบใหละเอยด: Messages sent after 12:00 AM (or
00:00) April 16, 2004 and before April 18, 2004.
is:chat
คนหาส าหรบขอความในแชท Example - is:chat monkey
Meaning – ทกๆchat message ทมค าวา "monkey".
deliveredto:
คนหาขอความโดยเฉพาะทใช email address ในการสงในหวขอความ
Example - deliveredto:[email protected]
Meaning – ทกขอความทใช [email protected] ในการสงไปยงทกๆหวขอความ
Search autofill
ตรงชอง Search Mail นนมฟงกชนทเรยกวา Search autofill ซงชวยใหเราคนหาไดงายขนดงน
มขอมลท recommened
เพยงคณเลอก has เราสามารถคนหาไดขอความทมการแนบไฟล ภาพ เอกสาร วดโอ
หรอปฏทนได หรอจะระบชอประเภทของไฟลกยงได
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 35
การสราง Task
เปนการตดตามกระบวนการของภารกจหรองานทส าคญ เพอใหรวามการตอบกลบหรอวา
ยอมรบหรอยง
● การสราง Tasks สามารถท าไดโดย เปดเมลทตองการสราง Task คลก More actions> Add to Tasks จากภาพจะเหนวามการสบสนเรองนดหมายส าคญ ซงหากมการท าเปน Task จะชวยใหเราตดตามนดหมายนนไดอยางรวดเรว
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 36
การสรางและจดระเบยบ multiple task lists
หากเราม Task ทตองท ามากมายเราสามารถยอมรบ และปฏเสธ Task นนได โดยคลก More ดงภาพ
เราสามารถก าหนดไดวา Task ไหนทไดรบการยนยอมแลวอนไหนยงไมผานได
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 37
การสราง task list ใหมสามารถท าไดโดย: 1. คลก Tasks ทางดานซายของ Apps mail 2. คลกป ม 'list'
3. เลอก 'New list' 4. กรอกชอ new list และกด OK.
การพมพ และสง Task ใหกบคนอน บางครงคณตองการสง Task list ทคณสรางไปบอกคนในทมวา Tasks ทมความจ าเปน
นนมอะไรบางทตองท าเพอใหโปรเจคสมบรณ
การสง email ทม task list ท าไดโดย:
1. เปด Tasks จากทางดานซายของหนาตาง Apps mail
2. คลก Actions และเลอก 'Email task list' ตามภาพ
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 38
การเชอมตอ Task กบ Google Calendar
สามารถท าไดดงน
1. คลกดงภาพ
2. คลกสญลกษณ Calendar
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 39
เพยงเทานคณกสามารถเชอมตอ Task กบ Calendar ไดแลว
Google Calendar
Google Calendar เปนการท างานแบบเวบจะชวยใหเรา และเพอนรวมงานสามารถท างาน
รวมกนไดอยางมประสทธภาพ
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 40
ก าหนดการนดหมายอยางงายดาย
วางปฏทนหลายรายการซอนกนเพอดวาใครวางเมอใด Google ปฏทนจะสงค าเชญและจดการ
การตอบกลบ
ท างานรวมกบระบบอเมล
มการผสานรวม Google ปฏทน เขากบ Gmail และท างานรวมกบแอปพลเคชนปฏทนทไดรบ
ความนยม
แบงปนปฏทนโครงการ
คณสามารถแบงปนปฏทนใหกบทงบรษท หรอกบเพอนรวมงานทเลอกไว การควบคมสทธการ
แบงปนขอมลทมมากมายจะชวยรกษาความปลอดภยและความเปนสวนตว
เขาถงจากโทรศพทมอถอ
ดและแกไขรายละเอยดกจกรรม เพมกจกรรมใหม และเชญผเขารวมจากทางโทรศพทมอถอ
เชน BlackBerry และ iPhone รวมทงรบขอความแจงเตอนของปฏทนผาน SMS
ท าปฏทนใหเปน Public
แสดงกจกรรมภายนอกของบรษทสสาธารณชนดวยการเผยแพรปฏทนเพอใหสามารถคนหาได
ในแกลเลอรของ Google ปฏทน ซงจะสามารถฝงปฏทนลงในหนาเวบไดอยางงายดาย
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 41
การเปด Calendar
การเปดด Google Calendar ของเราสามารถท าไดหลายวธ
แบบท 1
1. เปดจากมมซายบนของกหนา Google Apps 2. คลกเลอก Calendar
3. Google Calendar จะถกเปดในหนาตางใหม
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 42
หรอจะเปดผาน URL กได ซงกคอ calendar.google.com/a/yourcompany.com
การเพมตารางนดหมาย และ สราง Events
แบบท1
1) คลกทป ม Create ตรงแถบซายมอ
2) พบหนาตางใหม เพอกรอกขอมลตารางนดหมาย
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 43
แบบท 2
หรอ จะไปเลอกวนบนปฏทน โดยการ
1) คลกเลอกวนทเราตองการสราง event
2. ในชองทเขยนวา What ใหใสขอมลการนดหมายสนๆ ไว เชน Meeting with ABCD Company และกด Create event เปนการเสรจสน
2) Event นนจะไปปรากฏอยบนปฏทนของคณ
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 44
แบบท 3 อกหนงวธทคณสามารถสรางปฏทนไดคอ การใช Quick Add
ในกรณใช Quick add ควรพยายามทจะตองบอกวา การนดหมายนนเกยวกบอะไร, เมอไร , กบใคร , และ ทไหน
เชน Meeting with Dan 10AM Friday at Four Seasons Hotel
คลก Add จะพบวาเครองมอนจะชวยเลอกใหวา Meeting with Dan 10AM Friday at Four Seasons Hotel , Bangkok จะมข นในวนศกรทใกลทสด และadd อตโนมตทนท
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 45
เมอไปคลกดขอมลเพมเตม เครองมอนจะยงเชอมตอไปยง Google Maps เพอบอกอกวาทนดหมายท Four Seasons Hotel, Bangkok นนอยทไหน
ถาเราตองการจะดแผนทของ Four Seasons Hotel, Bangkok กคลกลงค Map กจะปรากฏหนา Google Map ของFour Seasons Hotel Bangkok ขนมา
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 46
การเพมปฏทนเวลาทจะมการเกดขนซ าๆ
1) เปดหนา Event นนขนมา
2) คลกท Repeat
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 47
3) จะเกดกลอง Repeat ปอปอพขนมา ใหกรอกขอมลดงน
ในหนานใหเราเลอกวาจะให event นเกดซ าในลกษณะใด เชน ทกๆสปดาห
เชนทกๆวนจนทร เราจะเลอกท M ซงหมายถง Monday Starts on : หมายถงเรมตงแตวนทเทาใด
Ends : หมายถงจะการตงคา event นท าซ าไปมาจนถงเมอไร
Never จะหมายถงวาให event นลงในปฏทนของเราไปเรอยๆ After …………………Occurrences หมายถงใหหยดเมอม event นเปน
จ านวน …………ครง On…………………….หมายถงใหส นสดในวนท…………………………..
คลกท Done เมอเลอกเรยบรอยแลว ในปฏทนจะปรากฏขอมลตารางนดหมายตามทเราเลอก คอ Repeat: Weekly on Monday
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 48
การเพมขอมลลงในปฏทน โดยสามารถเพมไดหลากหลาย
Where : ใสสถานทลงไป
Description : ใสรายละเอยดเกยวกบ event นนๆ
Attachment : add attachment เมอเรามขอมลทตองใชในการดเพมเตม เชน Agenda งานนนๆ ไฟลนนอาจจะอยใน Google Docs ของเราอยแลว
ถาเรามการแชร Event นใหกบ Guest คนอนๆ เราตองตรวจสอบดวา เอกสารใน Google Docs ทเราแนบไวนไดมการอนญาตให Guest เหลานนสามารถเขาถง
เอกสารได
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 49
นอกจากนนเรายงสามารถทจะเลอก Event color เพอทจะสรางความแตกตางของ Event นนๆไดดวย
Reminders: เราสามารถเลอกการแจงเตอนไดถง 3 แบบ คอ
1) การสง Email แจงเตอน
2) Pop-up ขนมาทหนาจอ 3) สง SMS มาทมอถอของเรา (เราตองมการตดตงเบอรมอถอ กบอเมลนกอน)
การ Pop-up ขนมาทหนาจอจะขนมาเปนดงภาพ
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 50
การสราง Multi Calendar
Google Calendar จะอนญาตใหเราม ปฏทนหลายๆ อน เราอาจจะมปฏทนเรอง งาน, สวนตว, กฬา เราสามารถเลอกทจะใส event ของเราในปฏทนอนไหนกได เชน เราอาจจะเลอกevent ท
เกยวกบ Meeting ไวในปฏทนงาน(work) และ event ทเกยวกบ การประชมผปกครอง ไปไวในปฏทนสวนตว(Personal) ซงปฏทนทโชวกสามารถแยกแยะดวยสสนทแตกตางกน ท าใหเราสามารถบรหารจดการเวลาไดมประสทธภาพยงข น
ในการสราง Multi Calendar สามารถท าไดโดยการ
1. เลอกท My Calendar คลกทป ม drop down
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 51
2. ใหเลอกค าวา Create new calendar 3. เกดหนา Page “Create Calendar” ขนเพอใสขอมล
Calendar Name : ใหใสชอปฏทนลงไป เชน Personal เพอเปนการระบวาเปนปฏทนสวนตวของเรา
Description : ใหรายละเอยดเพมเตมเกยวกบปฏทนน สามารถเวนวางไวได
Location : เลอก Bangkok อนนจะเปนประโยชนส าหรบถาเราแชรปฏทนของเราเปนลกษณะ Public
Calendar Time Zone: เลอก Thailand time zone อนนจะส าคญมาก เพราะบางทเราอาจจะมการนดหมายกบคนตางชาตทอยคนละ Time Zone กน
Now select a time zone: เลอก GMT +7.00 Bangkok
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 52
และในสวนขางลางจะมใหเราเลอกวา จะ Share this calendar with others ในชองนจะหมายถงวา เราะจะเลอก วาเราจะแชรปฏทนอนนกบคนอนหรอเปลา
ถาเราตองการใหทกคนในองคกรของเราเหนปฏทนของเรา เพอททมงานจะไดรบทราบถงวาเราวางหรอไมวางในชวงนน ใหเราเลอกค าวา
Share this calendar with everyone in this organization และเลอกท drop down ลงมาวาให
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 53
See all event details: หมายถง ทกคนในองคกรจะเหนตารางนดหมาย และรายละเอยดตารางนดของเราทงหมด
See only free/busy (hide details): หมายถง ทกคนในองคกรเราจะเหนเฉพาะวาชวงเวลานนๆของปฏทนเราจะ free หรอ busy ซงคนอนจะไมเหนรายละเอยดตารางนดของเรา
นอกจากนนเรายงสามารถเลอกทจะ Share with specific people คอ เลอกทจะแชรเฉพาะบางคนเทานน โดยเราสามารถใสอเมลของคนทเราตองการจะแชรและกด Add People กจะท าใหคนทเราแชรไปสามารถเลอกดปฏทนได
การเลอกใชปฏทน Multi Calendar
เมอเรามปฏทนหลายๆอนแลว เชน Work, Personal, Sport เวลาทเราสราง Event จะ
ใหเลอกวา Event นนๆ อยในปฏทนแบบไหนของเรา
ในขนตอนของการทเราสราง Event จะมใหเราเลอกวา Calendar: และม drop down ใหเลอก เชน การ Meeting with Sam ซงเปนลกคา กจดสรรใหอยใน ปฏทน Work ของเรา
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 54
เมอเราคลกเลอก Create Event: Meeting with Sam จะไปปรากฏอยในวนทเราเลอกไวคอ Tue, Feb 21, 10.30-11.30 และจะไปอยในปฏทน Work ของเรา ซงเปนสฟาดงภาพ
ซงจะชวยใหเราเหนภาพของตารางงานเราไดชดเจนยงข น
Practices Google Calendar
1) ใหสรางปฏทนแบบ Multi Calendar ขนมา 3 แบบคอ Work , Personal, Sport
โดยใหเลอกแชรปฏทน Work ใหกบคนในองคกรใหคนในองคกรเหนแบบ Detail
และทจะไมแชรปฏทน Personal ใหกบใครเลย
และเลอกทจะแชรปฏทน Sport ใหเปน Public
2) สราง Event ในปฏทนนน ๆ ดงน
Team Meeting: ใหสรางปฏทนน เปนแบบ Repeat ทกๆ วนจนทรเวลา 8.30-
9.30 โดยใหอยในปฏทนแบบ Work VAT Payment Preparation: ใหสรางปฏทนนเปนแบบ Repeat ทกๆวนท 15
ของทกเดอนเวลา 9.00-10.00
Kid’s homework: ใหสรางปฏทนนเปนแบบ Repeat ทกๆวนจนทร – ศกร เวลา 19.00-20.00 โดยใหอยในปฏทนแบบ Personal
Badminton lesson: ใหสรางปฏทนนเปนแบบ Repeat ทกๆ วนเสารเวลา 19.00 – 20.00 โดยใหอยในปฏทนแบบ Sport
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 55
การเพมการ Reminder ผานทาง SMS
กอนทเราจะสามารถตงการแจงเตอน Reminder ผาน SMS ไดเราตองตดตงมอถอเราใหผกกบอเมลของเรากอนดงน
● เขาทไปทหนา Calendar ● เลอกทป มเครองมอทเปนรป Gear และเลอก Calendar Setting
● เลอกเมนทเรยกวา Mobile Setup
● เลอก Country: Thailand ● กรอกเบอรโทรศพท Phone number : กรอกหมายเลขโทรศพทมอถอของเรา
● กดทป ม Send Verification Codeเพอใหระบบสง Verification Code มาทมอถอของเรา
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 56
● เชคขอความในมอถอของเราจะพบวามขอความแจง Verification code กลบมา ● Your Google Calendar verification code is xxxxxx.
● ใหเราน า Code นนมาใสในกลองขอความ Verification code และกดป ม Finish setup ● สกพกกจะไดรบขอความสงมาวา Your device at +6681xxxxxxx has been verified.
To stop visit google.com/calendar แสดงวาเราไดผกเบอรมอถอของเรากบ Google
Apps account ของเราแลว ● ตอไปเรากสามารถทจะตง Notification หรอ reminder ใหเปน SMS ไดดงน ● ไปทเมน My Calendars > ท Drop down ใหเลอก Settings
● Calendar Settings > คลกเลอก Notifications ของปฏทนของเราแตละอน
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 57
● กดเลอก Notification ของปฏทน Work ● ในชอง Event reminders ใหเราเลอกการเตอน
● By default, reminder me via
Email 10 minutes before each event : หมายถงใหเตอนเราลวงหนากอนจะถงเวลาของ
แตละ event 10 นาท
เราสามารถทเลอกท Drop down menu เปน SMS แจงเตอนกอนevent 10 นาท
● ถาเราไมตองการเรากกด Remove เพอยกเลกการตงคาแจงเตอนน
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 58
หมายเหต : เมอคณเปลยนแปลง reminder setting ส าหรบ events บนปฏทนของคณ การเปลยนแปลงตางๆ ของ reminder setting จะเปลยนเฉพาะคณเทานน guest ทไดรบเชญเขา
รวม event นนๆ จะไดรบการแจงเตอนตามทเคา setting ตว Google Calendar reminder settings เทานน
การต งคาปฏทนโดยท วไป
1) My calendar > Settings > General
2) เลอกขอมลใหถกตอง
Languages : เลอก English หรอ ภาษาไทย หรอ ภาษาอนๆ ตามทเราถนด
Country : เลอก Thailand
Your current time zone : ถาปกตอยทเมองไทยใหเลอก GMT+7.00 Bangkok
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 59
ส าหรบคนทตดตอกบชาวตางชาตบอย อาจจะเลอก Timezone มากกวา 1 อน เพอทจะไดรบวาเวลาทเรานดหมายประชมกบลกคาตางชาตนนเปนเวลากโมง เชนกรณนเลอก timezone :
GMT+7 Bangkok พรอมกบ GMT-5 Eastern Time-Toronto
เมอตง Current time zone หลายอน ปฏทนของคณกจะมเวลาทเพมข นมาดงน จะท าใหเรา
สงเกตไดวาเวลาทเรานดหมายนนเปนเวลากโมงของเคา ดงภาพ
แบงปนปฏทนกบคนอนๆ 1) Edit event > Add Guest
.
2) ในสวนทเปน Add Guests section ใหคลกลงคทเปน Guests
3) ใส Email Address ของ Guests โดยใชเครองหมายคอมมา “,” ในการแบงแตละอเมล
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 60
4) ใตกลองขอความนนคณจะสงเกตเหนวาคณสามารถเลอก การใหสทธของ guest แตละคนดงน
○ Modify the event: สามารถเปลยนแปลงแกไข event ได ○ Invite others: สามารถเชญ guest คนอนเพมเตมได
○ See the guest list: สามารถเหนไดวาม guest คนไหนมารวมงาน หรอไมมารวมงานบาง
5) คลกท Save เพอบนทกการตงคา
การเชญคนทไมไดใช Google Calendar แลวใหเคาตอบกลบ
เราสามารถเชญใครกตามทไมไดใช Google Calendar ตราบใดทเคาม Email address เมอ
คนๆนนไดรบจดหมายเชญจาก Google Calendar เคาสามารถตอบกลบวาสามารถเขารวมได หรอไม ตามลงคทสงไปจาก Google Calendar ของเรา
1) เมอ Guest ไดรบ Google Calendar invitation แลว เขาเหลานนจะไดรบอเมลแจง
เกยวกบ Event name, วนและเวลา, สถานท และขอมลเพมเตมทผเชญสงไปให
2) ในอเมลฉบบนนจะมลงคทใหผรบเชญสามารถ RSVP เพอทจะบอกวา
Yes: เขารวม, NO: ไมเขารวม , Maybe: อาจจะเขารวมหรอไมเขารวม
และยงมชองใหกรอก Comment ส าหรบ Status ทตอบกลบมา
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 61
การเพมปฏทนของเพอนรวมงาน
หลายๆครงเราอยากรวาเพอนรวมงาน เจานายวางเวลาไหนบาง จะไดนดประชมไดถกตองถก
เวลา เราสามารถเพมปฏทนของเพอนรวมงานได โดยการขอใหเคาแชรปฏทนของเคากบเรา
1. ทดานบนของรายการปฏทนทางซาย ใหคลกป มลกศรลง add และเลอก add friend
calendar
2. ปอนทอยอเมลทเหมาะสมในชองทมให จากนนคลก add
ถาเพอนของคณไดเลอกทจะแบงปนปฏทนของตนแบบสาธารณะ ปฏทนกจะปรากฏใต Other
Calendar ในคอลมนทางซาย มฉะนน คณจะพบขอความขอใหคณเขาถงปฏทนของเพอน
คณสามารถเพมขอความในค าขอน จากนนคลก Send request
ถาคณไมพบปฏทนของเพอน คณสามารถขอใหเพอนสงค าเชญถงคณ โดยใหเพอนท าตาม
ขนตอนตอไปนเมอลงชอเขาใช Google ปฏทนของตน:
1. ในรายการ My calendar ทางซาย ใหคลกป มลกศรชลงถดจากปฏทนทตองการ
จากนนเลอก Share this calendar
2. ในสวน Share to specifi person ใหปอนทอยอเมลของบคคลทคณตองการแบงปน
ปฏทนดวยภายในฟลดทมให เลอกระดบสทธทตองการ และคลก add user
Google Docs
Google docs มหลายประเภททง text documents, spreadsheets, presentations,
drawings, and forms โดยมขอดหลายๆ อยางทจะชวยใหคณท างานไดอยางมประสทธภาพ
มากขน
1) ท างานรวมกนได และ แชรเอกสารใหเพอน
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 62
คณสามารถรวมกนท าเอกสาร กบเพอนรวมงานของคณ โดยทไมจ าเปนตองอยในทท
เดยวกน จะแก Document หรอ Presentation กท างานไดพรอมๆ กนเลยทเดยว
2) จดเกบงานของคณไดอยางปลอดภย
อปกรณเกบขอมลแบบออนไลนและการบนทกอตโนมตชวยใหคณไมตองกงวลเรอง
ฮารดไดรฟเสยหรอไฟดบ
3) บนทกและสงออกส าเนาไดอยางงายดาย
คณสามารถบนทกเอกสารและสเปรดชตของคณไปยงเครองคอมพวเตอรของคณเองใน
รปแบบ DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได
4) เขาถงจากทไหนกได
ไมตองมการดาวนโหลดสงใด คณสามารถเขาถงเอกสาร สเปรดชต และงานน าเสนอ
ของคณไดจากคอมพวเตอรเครองใดกไดทมการเชอมตออนเทอรเนตและมเบราวเซอร
มาตรฐาน โดยไมมคาใชจายใดๆ
5) จดระเบยบเอกสาร
คนหาเอกสารของคณไดอยางงายดายดวยการจดระเบยบเอกสารในโฟลเดอรตางๆ ลาก
และวางเอกสารตางๆ ของคณลงในหลายโฟลเดอรไดตามทคณตองการ
การเรมใชงาน Google Docs
1) เขาไปท Google docs โดยตรง โดยใส
https://docs.google.com/a/your_domain.com ในเบราเซอรของคณ
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 63
(อยาลมเปลยน your_domain.com เปนโดเมนของคณเอง) หรอ เขาไปท
Docs.google.com และใส user name , password ของคณลงไป
2) หรอเขาใชงานทาง Google appsอนๆ เวลาคณใช Google Apps คณจะเหนรายการ
Google apps อนๆทดานบนซายของหนา.ใหคลกท Documents เพอเขาใชงาน
Docs ของคณ
การสรางเอกสาร 1) จากรายการ Docs ของคณ ใหคลกท Create และเลอก Document
2) จากนนจะมเอกสารทไมมช อปรากฏขน--ตอนนคณสามารถแกไขหรอจดการเอกสารของ
คณไดแลว
การเปลยนชอเอกสาร คลกทช อของเอกสารเพอเปลยนมน(ชอเอกสารตอนทเพงสรางคอ “Untitled document”)
Format ท วๆไปใน Google Docs สามารถเลอกทจะ Undo, redo, and paint format ได
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 64
การแกขอความใน Google Docs จะคลายๆกบ การใช word processing software เพราะ
สไตลของ Toolbar menu ทอยบนเอกสารกจะคลายๆกน
การเปลยนฟอนต หรอขนาดของตวอกษร ท าไดงายๆ เพยงแคคลกตรง Drop down menu ลง
มาและคลกเลอก ปกตแลวมนจะตงคาเปน Arial ไซต 11pt
สามารถทจะท าตวหนา ตวเอยง ขดเสนใตได รวมถงเปลยนสฟอนต และไฮไลทตวอกษรได
พรอมทงยงสามารถใส Hyperlink ไดดวย
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 65
การใสลงคใหเราเลอกตรงขอความหรอรปภาพทเราตองการท าใหเปนlink และกดทเมนทเปน
รปโซ
และจะเกดกลองขอความ เพอใหกรอกขอมลเวบไซตทเราตองการสรางลงคไปส …
ใหเราพมพ url ของเวบไซต และกด OK
เราจะได Link ส าหรบขอความนนดงน ซ งเราสามารถทจะแกไข หรอ ลบลงคนนไดตลอดเวลา
เพยงน าcurser ไปวางไวใกล ๆ ขอความนน กจะปรากฏหนาตางเลกๆ ใหคลกท Change เพอ
แกไข หรอ remove เพอลบลงคนน
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 66
Format ตางๆ บน Tool bars
File
Share… ใชเพอแชรเอกสารน
New : เพอสรางเอกสารใหม
Open : เพอเปดเอกสาร
Rename : เปลยนชอเอกสาร
Make a copy : เพอสราง copy
ของเอกสารนน
See revision history : เพอด
ประวตการแกไขเอกสาร
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 67
Language : เลอกภาษา
Download as : เพอทจะดาวน
โหลดเอกสารฉบบน ซ งสามารถ
download เปน format ตางๆ
เชน PDF, DOC
Publish to the Web : เพอท าให
เอกสารนเปดเปน publish
Email collaborators : เพอทจะ
สงเมลแชรเอกสารฉบบนใหผอ น ,
คนทจะชวยกนแกไข หรอรวว
เอกสารฉบบนรวมกน
Email as attachment : เพอสง
อเมล โดยแนบไฟลเอกสารฉบบน
โดยเราสามารถเลอกวาจะใหแนบ
ไฟลเปนลกษณะใด เชน HTML,
Word
Page setup : การจดหนา
Print : เพอสงพมพเอกสารฉบบน
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 68
Insert
Image : แทรกภาพ
Link : เพมลงค
Equation : ใสสตรทางคณตศาสตร
Drawing : ใสการวาดรป เชน วงกลม ,
สเหลยมตางๆ
Comment : เพมคอมเมนต
Footnote : ท า footnote
Special Characters : เพมตวอกษรทพเศษ
Horizontal line : เพมเสนแนวนอน
Page number : เพมเลขหนา
Page count : นบจ านวนหนา
Page break : ขนหนาใหม
Header : สราง Header
Footer : สราง Footer
Bookmark : ท าบคมารค
Table of contents : สรางสารบญ
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 69
การแชรเอกสารใน Google Docs การแชรเอกสารจะชวยใหคณสามารถท างานกบเพอนรวมงานของคณบนเอกสารไดพรอมๆกน
ถง 50 คน
การแชรเอกสารสามารถแชรได 3 รปแบบคอ
เลอกแชรเฉพาะคน เพยงใส email address ของคนๆนน
เลอกแชรใหกบคนทไดรบ link น
เลอกแชรเปนลกษณะ Public คอ เปดใหกบทกๆคนสามารถดได
เราสามารถทจะตรวจสอบดวาเอกสารเราตอนนไดแชรใหใครบาง โดยการน าเมาทไปวางไวบน
ป ม Share สฟาบนมมขวาของเอกสารของคณ
ถาพบวา Private to only me แสดงวา เอกสารนยงไมไดท าการแชรใหกบใครเลย
Format
Bold : ท าตวหนา
Italic : ตวเอยง
Underline : ขดเสนใต
Strikethrough : ขดฆา
Superscript : ยกก าลง
Subscript : เลขหอยขางลาง
Paragraph styles : จด paragraph
Align : การจดหนา
Line space : ความหางระหวางบรรทด
List styles : การท าลสต เชน การท า bullet
Clear formatting : ลาง format
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 70
การแชรแบบใหเฉพาะคนทไดรบลงคน (Anyone with the link)
คนทไดรบเอกสารการแชรแบบนจะเปดดไดกตอเมอไดรบลงคทถกตองมาเทานน กจะเหมาะ
ส าหรบการแชรแบบตองการใหคนมากๆดได เชน อาจารยตองการแชรเนอหาวชาเรยนคราวๆ
และหนงสอทตองอานใหกบนกศกษากลมนน อาจารยสามารถเลอกทจะใชวธการน และสงลงค
นใหกบนกศกษา
แชรแบบเปน Public บนเวบไซต (Public on the web)
เปนการเลอกไวส าหรบเอกสารทคณตองการทจะใหคนมาดได และสามารถ Search เจอ เชน
เอกสารการตลาด โบรชวรงานละครเวท
วธการแชร
น าเมาทไปวางทป ม Share และคลกเพอเลอกวาตองการทจะแชรแบบไหน
เราสามารถเลอกคนทเราแชรใหเปน
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 71
Is owner: เปนเจาของเอกสาร มสทธสงสดในเอกสารนน
Can edit: สามารถแกไขเอกสารได
Can comment: สามารถใหคอมเมนตบนเอกสารได
Can view: ดเอกสารไดอยางเดยว ไมสามารถแกไข หรอ comment เพมเตมใดๆได
Comment Feature ใน Google Docs Comment feature จะชวยใหคณท างานบนเอกสารกบเพอนรวมงานของคณไดดข น โดยท
Docs Stamps ทอยในคอมเมนตจะบอกวา ใครเปนคนใหคอมเมนตนน และเมอเวลากโมงของ
วนทเทาใด
คอมเมนตทปรากฏอยจะอยบนเอกสารนนๆ แตจะไมปรากฏเมอเราท าการสงพมพ
การต งการแจงเตอน เมอมคนคอมเมนตใน Google Docs
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 72
1) คลกท Comment ทมมขวาบนของเอกสาร > Notification Settings
2) เลอกการ setting ดงน
Don’t send me any email notifications for this doc (not recommend)
ไมใหสงการแจงเตอนมาเลย ซงไมแนะน า เพราะเราจะไมรไดเลยวามใครเขยน คอม
เมนตอะไรใหเราในเอกสารบาง
Enable email notifications for this document’s threads สงการแจงเตอน
มายงอเมล
Notify me of all new comments and replies on this document: เลอกขอ
นเมอเราตองการไดรบทกๆ คอมเมนตบนเอกสารฉบบน
Notify me of replies to my comments: เลอกขอนเมอเราตองการไดรบการแจง
เมอมคนมาเขยนใตคอมเมนตของเรา
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 73
Notify me of replies to threads that I have commented on : เลอกขอน
เมอเราตองการไดรบการแจงเตอน เมอคนมาตอบกลบในสงทคณไดคอมเมนตลงไป
Notify me when I am @mentioned in a comment: เลอกขอนเมอเรา
ตองการไดรบการแจงเตอน เมอคนคอมเมนตเลอกทจะใช @mentioned ชอของคณใน
คอมเมนตดงกลาว
การเลอกใช Template บน Google Docs 1) ใหเขาไปท File > New > from template… หรอ เขาไปท
https://docs.google.com/templates
2) จะปรากฏหนาตาง ใหเลอก template ทเราตองการโดยการคลกท Use this template
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 74
การแปลเอกสารดวย Function การ Translate บน Google
Docs เราสามารถแปลเอกสารทงหนาได แตตองยอมรบวาภาษาทแปลจะใช Google Translate การ
แปลจะไมสมบรณแบบ เพราะเปนเพยงการแปลคราวๆ ดวย Google Translate
1) เปดเอกสารนนขนมา
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 75
2) Click ท Tools > Translate document
3) เลอกภาษาทเราตองการ
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 76
4) Google docs จะท าการแปล ไปทหนาใหมของเรา
Google Docs บนมอถอ เขาไปท Browser บนมอถอเรา และเขาส docs.google.com
คณสามารถแกไขขอมลบน Google Docs ผานมอถอได ดไดจากขอมลขางลางน
(UPDATE 10 มนาคม 2555)
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 77
Google Spreadsheet
การใชงานจะเหมอนๆ กบ Google Docs สามารถแชร และท างานรวมกบผอ นๆ ได
Advance format ใน Google Spreadsheet
การประมวลขอมลดวย Pivot table ใน Google Spreadsheet
1) เปดหนาขอมลทอยใน Spreadsheet
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 78
มขอมลดงน Student Name, Gender, Class level, Home State, Major, Extracurricular
Activity
เพอทจะท ารายงานสรปวา มนกเรยนแตละชนปกคน และแตละชนปแบงเปนผหญง และ ผชายก
คน
1) Data > Pivot table report…
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 80
2) จากตวอยาง Spreadsheet นเราตองการท ารายงานสรปว มนกเรยนแตละชนป ทเปน
ผหญง และ ผชาย กคน
Rows- Add field : เลอก Gender
Columns –Add field : เลอก Class Level
Values-Add field: เลอก Class Level , Summarize by : COUNTA
การสราง Chart จากขอมล
1) Insert > Chart
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 82
2) คลกเลอก Switch rows/columns เมอเราตองการสลบระหวาง rows กบ column เพอ
การสราง Chart
3) คลกเลอก Use column A as headers เมอเราตองการใหขอความใน Column A เปน
Header ใน Chart
เลอกแบบ Chart > Column เพอท าใหเปนกราฟแทง
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 83
4) เลอกทปรบรายละเอยดของ Chart โดยคลกทป ม Customize > Title > ขอมล
นกศกษาป 1-4 [หวขอของ Chart] > Update
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 84
5) ถงตอนนเรากไดขอมล พรอม chart เพอใชในการ Present เปนทเรยบรอยแลว เรา
สามารถทเลอกทจะน า Chart บนทกเปน Image หรอ copy chart ไปไวทอ น
6) สามารถทจะแกไข Chart นไดตลอดเวลา โดยการคลกท Edit Chart…
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 85
Google Presentation
การสราง Presentation ดวย Template 1) Create > Presentation
2) Choose a theme > เลอก Theme > Update
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 87
2) เกด Box ทางขวามอ ดงน
ใหเลอก animations ทตองการ
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 88
เชน เลอก Slide from left : เพอให slide ปรากฏมาจากทางดานซาย
3) สามารถเลอกจะใหทกๆ slide ม animations แบบเดยวกนดวยการคลก Apply to all
slides และ กด Play เพอทดลอง animations ทเพงใสเขาไป
การใช Google Presentation ในการพรเซนตงานจรงๆ คลกท Start Presentation และกเรมไดทนท
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 89
Google Forms
สามารถท าแบบสอบถามงาย ๆทดแลวเปนมออาชพผาน Google Forms ซงมขอดอยหลายๆ
อยาง
1) Template อยถง 60 template และกมรปแบบค าถามถง 7 แบบ
2) จากเกบขอมลเรยบรอยแลว ขอมลจะไดรบการสรปอยใน Google Spreadsheet
3) เราสามารถน าขอมลเหลานนไปท าเปน Chart เปน Graphs ทเราตองการไดอยาง
งายดาย
รปแบบของ Form ท ง 7 แบบ (ดงภาพ)
I. Drop-down lists with options II. Single line text box
III. Multiple choice IV. Scale, to ask your invitees to grade something in a scale from 1-5, for
instance.
V. Checkboxes VI. Paragraph text, which allow for long answers
VII. Grid
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 90
การสราง Form Create > Form
การสราง Form จาก Spreadsheet ทมอยแลว File > New > Form
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 91
การต งชอ Form ตงชอ Form โดยการคลกทค าวา Untitled form เพอเปลยนเปนชอทเราตองการ
เขยนค าบรรยายสนๆเกยวกบ Form ทเราสรางขนมา
การเลอก Theme ของ Form 1) คลกท Theme ทมมบนซาย ของฟอรมทเราสราง
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 92
2) เลอก Theme ทตองการ > Apply
สญลกษณการแกไข หรอ ลบค าถาม หรอ สรางค าถามทมรปแบบ
เหมอนๆกน
Edit: เพอทจะแกไขค าถามปจจบน
Delete: เพอทจะลบค าถามนนๆ .
Duplicate: เพอทจะสรางค าถามทมลกษณะเหมอนๆ กน .
การเพมค าถาม Add item > เลอกรปแบบค าถามทเราตองการ
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 93
เราสามารถเลอกทจะใหค าถามนนเปนค าถามททกคนตองตอบโดยการคลกเลอกท Make this
a required question
การจดหนาของค าถามใน Form เราสามารถ drag ค าถามขนลงตามทเราตองการได
การแกไขค า confirmation 1) ไปทเมน More action > Edit confirmation
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 94
2) แกไขขอมล > save
การสงอเมลถงผท เราตองการใหตอบ Form
Email this form > ใสอเมลทคณตองการสงถง
หมายเหต คณสามารถใชประโยชนจาก Groups in Google Apps or Google Groups เพอทจะ
สง form นไปยงเพอนรวมงาน เพอนนกเรยนของคณ
การ embed form ลงในเวบไซต More actions > embed
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 95
การอนญาตใหผตอบ form สามารถเขามาแกไขค าตอบได บนมมซายดานบน ของ form จะมใหเราเลอกวา allow users to edit responses ใหเราเลอก
ป มน กจะท าใหผตอบสามารถ edit response ได โดยคลกท Edit your response (ดงภาพ)
การดขอมลสรปใน spreadsheet
See responses> spreadsheet
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 96
การดขอมลสรปทเปน Chart
See response > summary
Google Sites
เราสามารถสรางเวบไซตงายๆโดยไมจ าเปนตองรเรอง programming ใดๆเลย ขอดหลายๆ
อยางของ Google Sites คอ
1) ใช Google Sites เพอรวมเอกสาร สเปรดชต งานน าเสนอ วดโอ ภาพสไลด และอก
มากมายไวทศนยกลาง เพอชวยใหทมท างานอยางเปนระเบยบ
2) มเทมเพลตหลากหลาย
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 97
3) เขาถงไดทกท ทกเวลา
4) ท างานไดในหลายระบบปฏบตการ Google Sites ท างานในเบราวเซอรบนคอมพวเตอร
PC, Mac และ Linux
5) การควบคมการรกษาความปลอดภยของระบบและระดบเวบไซต โดยผดแลระบบ
สามารถจดการสทธการแบงปนไซตใหกบทงธรกจ และผเขยนสามารถแบงปนและ
ยกเลกการเขาถงไฟลเมอใดกได
การสราง Google site 1) Site > Create
2) เลอกขอมลตางๆ เชน Blank template หรอ Browse the gallery template
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 98
3) ตงชอ site และ URL (ไดเฉพาะ A-Z, a-z, 0-9)
4) เลอก Theme
5) More options เพอใสขอมลของ
a. Site categories
b. Site description
c. การตงการแชรเวบไซต
6) Create site
การ Manage Site การจดการเวบไซต ใหเขาไปทเขาไปเลอกท More > Manage site
Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 99
เมอเขาไปทหนา Manage site คณสามารถทจะแกไข site ไดทงหมด เชน การ sharing and
permission, Page template, Colors and fonts , attachment, Apps script , site layouts