1

HandleidingImprovement AcademyHoe vul ik de Medewerkerwizard?

2

Inhoud1. Denkmodel2. Toetsing en inrichting3. Toetsing4. Hoe komen we tot een score?5. De basis: het vullen van het selfassessment6. De medewerker Wizard

3

1.Een denkmodel

4

Het denkmodel

1. Het Improvement Model is het nieuwste kwaliteitsmodel voor de zorg- en welzijnssector;

2. In de kern is het een denkmodel van Novire;3. Het denkmodel helpt ‘180-graden-andersom’ te

denken en te werken:- Van organisatie-gestuurd naar klant-gestuurd;- Van aanbod naar vraag;- Van publiek naar privaat;- Van bureaucratisch naar ondernemend;- Van star naar flexibel en dynamisch.

4. Aanleiding: is het mogelijk om ‘andersom’ te denken en het in alle finesses, inclusief alle wet- en regelgeving, door te voeren? Om zó ruimte voor klant, medewerker en daarmee ook de organisatie te creëren?

5. Proces: er was een lang proces voor nodig om deze aannames en veronderstellingen te staven, te testen en in de praktijk te valideren.

6. Uitkomst: ja, het is mogelijk en ja, het levert prachtige resultaten op!

5

2.Toetsing en inrichting

6

Toetsing en inrichting

ToetsingFormele certificering van organisaties en professionals op basis van een norm (certificatieschema).Score en kleur wordt onafhankelijk vastgesteld door een gecertificeerde auditor.

InrichtingEerst moet je aan de normen gaan voldoen. De scores gaan over resultaten en uitkomsten. In de praktijk moeten de uitkomsten goed. Om daarbij te helpen, is er het inrichtingskader.

7

3.Toetsing (kan leiden tot certificering)

8

Toetsing: een toetsingskader

Het toetsingskader

Het blauwe boekje1. Bevat normen die beschrijven waaraan een

organisatie moet voldoen (normenschema);2. De normen zijn concreet gemaakt in een hele set

aan indicatoren (indicatorenset).3. Er is een certificatieschema, welke beschrijft hoe

een organisatie getoetst en gecertificeerd kan worden (certificatieschema).

De indeling van de normen en indicatoren isop basis van de 7 hoofdstukken:Klant – Missie – Product – Medewerker – Middelen – Financiën – Organisatie.

9

Toetsing: de schemabeheerder

De schemabeheerder

1. Dit blauwe boekje is ontwikkeld en wordt beheerd door stichting Beheer Improvement Model.

2. Deze stichting heeft van Novire het recht en de opdracht gekregen om het denkmodel Improvement Model te ontwikkelen en beheren als een certificatieschema (toetsingsinstrument).

10

Toetsing: stichting BIM

De schemabeheerder

1. Stichting BIM vervult dus de rol als schemabeheerder.

2. Als schemabeheerder wordt het schema en de stichting getoetst door de Raad voor Accreditatie.

11

Toetsing: College van Deskundigen

1. Stichting BIM werkt samen met een College van Deskundigen.

2. Dit is een eis vanuit de norm van de Raad voor Accreditatie.

3. Maar eerst vooral heel waardevol!4. Brede kennis en expertise wordt

ingezet.

12

SchemabeheerderOntwikkelt, beheert en

onderhoudt het certificatieschema – Improvement Model

Certificerende instelling

Bijvoorbeeld een TUV, Kiwa

of Lloyds.Auditoren van

deze CI toetsen

organisaties. CI werkt

volgens het schema.

CI werkt alleen met

persoonlijk gecertificeerd

e auditoren die door BIM

gecertificeerd zijn.

Raad voor AccreditatieToetst de schemabeheerder (en accepteert deze),Toetst de certificerende instelling (en accrediteert deze).

ZorgorganisatieVoldoet aan de normen in

het schema, laat zich toetsen door een CI en

ontvangt certificaat

Toetsing: wie zijn er betrokken?

13

Stichting BIMLeidt auditoren op

en toetst hen.Kent persoonlijke

certificeringen toe. Conform de eisen die onder controle van de RvA staan. Er is

geen andere schemabeheerder in de zorg die dat

doet. BIM zet hiervoor de Novire

Academy in.

Certificerende instellingZet alleen gecertificeerde auditoren in.

Gecertificeerde auditoren

14

4.Hoe komen we tot een certificering?

15

Certificering en score

Gecertificeerd?1. Als organisatie voer je

een self-assessment uit en dit leidt tot het gevulde dashboard.

2. Wanneer er op alle zeven hoofdstukken meer dan 50% gescoord is (rood tot 50%, oranje tot 75% en groen vanaf 75%).

3. Scores komen tot stand op basis van alle indicatoren uit de indicatorenset van het Improvement Model: uit alle klantdossiers, alle medewerkersdossiers en het organisatiedossier.

4. Alle scores op alle actuele dossiers leveren een geaggregeerde score op.

16

Certificering en score

Gecertificeerd?

1. Zelf kan je alle scores groen vullen door de wizards per klantdossier, medewerkersdossier en organisatiedossier te vullen.

2. De auditor toetst de betrouwbaarheid aan de hand van de Beoordelingsrichtlijn (‘de rode draad’). Onbetrouwbaarheden of onjuistheden aangetroffen? Dan waardeert de auditor de score af naar 0.

3. Er blijft dan een eindscore over; die score bepaalt je certificering.

17

5.De basis: het vullen van het self-assessment

18

Wizard vullen

Het vullen van het self-assessment

1. In het dossier (in de Qsuite) van de klant (per klant), van de medewerker (per medewerker) en van de organisatie (1 keer) komen alle indicatoren voor. Ze zijn ingedeeld in een logisch proces en komen overeen met de indicatoren uit de indicatorenset.

2. Door de wizard toets je de volledigheid, tijdigheid en juistheid van de dossiers

19

Wizard vullen

Het vullen van het self-assessment

1. Iedere indicator wordt in detail toegelicht achter het blauwe rondje met het vraagtekentje.

2. Maar dat zijn de details; wat is nu de grote lijn? En hoe leer je de taal kennen? In deze slides daarom per onderdeel de hoofdlijn.

20

Wizard vullen

Het vullen van het self-assessment

1. En wanneer vul je de wizard? 2. Eén keer veel werk, maar advies is om het te

koppelen aan de evaluatie van het plan. 3. Doorloop dan de wizard en werk de inhoud bij.

21

6.De Medewerker Wizard

22

Wizard vullen

Identiteit en BindingIdentiteit en BindingDe identiteit van de medewerker moet tijdig zijn vastgesteld en daarom moeten ook de persoonsgegevens volledig zijn geregistreerd. Bovendien moet er een geldig contract zijn en is de betrouwbaarheid van de medewerker vastgesteld?

23

Wizard vullen

Waa

rden

m

edew

erke

r

Des

kund

ig

en

bekw

aam

DeskundigheidIs de deskundigheid en de bekwaamheid van de medewerker aantoonbaar? Zijn de gegevens over opleidingen en ervaringen volledig vastgelegd in het dossier?

Heeft de medewerker wel een

passende opleiding voor de activiteiten die

worden geboden? Is de medewerker lid van een

beroepsvereniging en zijn er geen

bijzonderheden rondom het BIG register? Dit soort

onderdelen worden uitgevraagd in dit deel van de wizard.

Waarden medewerkerIs er zicht op wat de medewerker belangrijk vindt? Over waar de medewerker goed in is? Zodat de kwaliteiten van de medewerker ook goed gematcht kunnen worden met wat de klant nodig heeft? Komen de waarden van de medewerker ook overeen met wat de organisatie belangrijk vindt? Is er dus een goede match?

24

Wizard vullenVerantwoordelijkhedenIs duidelijk door een taakomschrijving welke verantwoordelijkheden de medewerker heeft?

PlanningIs duidelijk hoe de medewerker is gepland? Welke afspraken er zijn over wanneer de medewerker werkt of oproepbaar is? Komen de planningen overeen met de afspraken in het contract over hoeveel uur de medewerker zou moeten werken? Niet te veel en niet te weinig? En klopt de planning van de medewerker doorgaans met wat de klant vraagt van de medewerkers van de organisatie?

Vera

ntw

oord

eli

jkhe

den

Plan

ning

GedragscodeHeeft de medewerker een gedragscode ondertekend en weet de medewerker ook wat een gedragscode van hem of haar vraagt?

Ged

rags

code

25

Wizard vullen

LeveringMatch klant en medewerkerDaar waar het in de vorige onderdelen van de wizard nog wat algemeen was en vooral ‘vooraf’ geformuleerd (dat wil zeggen: kloppen de uitgangswaarden nog voordat de medewerker echt aan de slag gaat?) kijken we nu naar hoe het op dit moment dan in de praktijk gaat wanneer de medewerker wel echt aan de slag is, dus ingepland is en de werkzaamheden uitvoert. Is er een match tussen deze medewerker en zijn of haar klanten op het gebied van waarden? Dus ten aanzien van wat iemand belangrijk vindt? Is de manier van zorg verlenen van de medewerker ook overeenkomstig met wat de klant wil of nodig heeft? Dus kan je bijvoorbeeld ‘met de handen op de rug’ zorg verlenen wanneer dat passend is? Of juist stimuleren wanneer een klant dat nodig heeft?En heeft de medewerker wel het juiste deskundigheidsniveau?

Mat

ch k

lant

en

med

ewer

ker

26

Wizard vullen

KwantitatiefEn verantwoordt de medewerker zich ook goed qua uren?Is aantoonbaar dat de geplande zorg ook daadwerkelijk is geleverd? Bijvoorbeeld op basis van urenregistraties of het registeren van geleverde trainingen of groepsbijeenkomsten? Klopt dezeurenverantwoordingmet wat we in het productportfolio bedacht hebben? Tenslotte; heeft de klant inzage in dezeverantwoordingwanneer hij of zij dat wenst?

KwalitatiefDraagt de medewerker er zorg voor dat alles wat de medewerker doet op de juiste manier wordt verantwoord? En in dit geval dus inhoudelijk? Zijn er de juiste overdrachtsrapportages bijvoorbeeld?

Kwal

ita

tief

Kwan

tita

tief

27

Wizard vullenGehanteerde methodiekenGebruikt de medewerker de methodieken en protocollen zoals die in het productportfolio zijn bepaald? Afwijking

leveringWanneer de

levering (uitvoering) van de zorg afwijkt van wat er van

tevoren (bij de planning)

is bedacht, is dat dan

bekend? Zijn er

weloverwogen keuzes

gemaakt?

Met

hodi

eke

n

Afw

ijkin

g le

veri

ng

28

Wizard vullen

.

Meldingen van incidentenZijn meldingen van incidenten, risico’s en onveilige situaties? Doet de medewerker daar dan melding van? En worden die meldingen dan ook adequaat opgepakt? Worden er maatregelen genomen om de onveilige situaties te voorkomen?

Registratie en signaleringWorden andere signalen en verbetermogelijkheden ook goed opgepakt? Meld de medewerker deze situaties?Informeert de medewerker in dit soort gevallen ook de klant, diens netwerk en andere betrokken professionals?

Regi

str

atie

Mel

ding

en v

an in

cide

nten

29

Wizard vullen

.

BejegeningStelt de medewerker zich naar de klant(en) op zoals ook de klant wenst? Geeft de klant dit ook aan in tevredenheidsmetingen?

Beje

geni

ng

30

Wizard vullen

.

Ontwikkeling

EvaluatiegesprekIs er op tijd een evaluatiegesprek met de medewerker gevoerd? Dit kan een functioneringsgesprek zijn, maar ook een coaching gesprek. Wordt dit minimaal jaarlijks gedaan? Worden in deze gesprekken de uitkomsten van de processen betrokken? En wordt er goed verslag van gelegd en is het de basis voor de verdere persoonlijke ontwikkeling?

Eval

uati

ege

spre

k

31

Wizard vullen

.

Waarden en gedragWordt door de klanten aangegeven dat ze positief zijn over het gedrag van de medewerker en ook over de waarden die de medewerker uitdraagt?

Waa

rden

en

gedr

ag

Pers

oonl

ijk

ontw

ikke

ling

Persoonlijke ontwikkelingIs er een plan voor de persoonlijke ontwikkeling? Sluit dit aan op de uitkomsten van de gesprekken en is er aandacht voor opleiding en training? En wordt er dan ook aantoonbaar aan het plan gewerkt?

32

Wizard vullen

.

Ontwikkeling

Waa

rder

ing

M

edew

erke

r

Waardering medewerkerIs er minimaal één keer per twee jaar een anonieme tevredenheidsmeting uitgevoerd?En is er aantoonbaar iets gedaan met deverbetervoorstellen die daaruit naar voren kwamen?

33

Wizard vullen

Communicatie

Communicatie door de medewerkerHeeft de medewerker gecommuniceerd volgens het beleid dat de organisatie daarvoor heeft vastgesteld?En sluit de medewerker aan op wat de klant aangeeft in de waarderingsmeting? Zit hier dus een vorm vanverbetering in?

34

De Improvement Academy is een product van Novire, kenniscentrum en strategisch adviesbureau.

De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen op basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.