presentación caso

Presentación del Caso de Estudio, Alternativas de Solución y Conclusiones

Administración de la Información

Tarea Activa 2.1.1

30 de Septiembre de 2012Equipo ANGA

Alberto Angeles Contreras 208057

Enrique García Rascón 208026

Contenido

Versión 030 de septiembre de 2012

2Equipo ANGA Alberto Angeles Contreras 208057 Enrique García Rascón 208026

FASE I. Entendiendo el Problema y su Contexto

•Descripción del Caso de Estudio

•Selección de la Problemática

•Marco Estratégico

•Análisis de los Interesados

•Futuro de la Problemática

•Factores de Riesgo Actuales

FASE II. Identificando y probando soluciones

•Casos con problemática similar a la de la empresa en

estudio

•Modelo de la problemática actual

•Fuentes de información relevantes para la solución del

problema

•Planteamiento de Hipótesis

•Evidencia de la problemática

•Problemas con mayor impacto

FASE III. Evaluando y tomando decisiones inteligentes

•Planteamiento de Alternativas de Solución

•Selección de la Solución al Problema

•Plan detallado de Solución a la Problemática

Descripción del Caso de Estudio



•Empresa: Constructora Subacuática Diavaz,

S.A. de C.V.

www.csdiavaz.com.mx

•Giro: Construcción y mantenimiento de

instalaciones marinas y subacuáticas

relacionadas con la exploración y exploración

petrolera en el Golfo de México

•Número de empleados: Actualmente más de

1,000 entre personal de tierra y de mar




•Estructura: Se integra por una Gerencia General, a

la cual le reportan las siguientes Gerencias de área

•Mantenimiento a Ductos

•Mantenimiento e Infraestructura

•Servicios

•QHSE (Quality, Healt, Safety and Environment)

•Abastecimientos

•Administración de Contratos

•Control de Proyectos

•Tecnologías de la Información

•Comercial




Historia y antecedentes

CSD inicia sus labores en el año de 1973 con

actividades de buceo para la inspección y

reparación de instalaciones de Pemex en la Sonda

de Campeche. Durante más de 25 años se

constituyó en la principal escuela de formación de

personal de buceo comercial en México. A partir de

1999 incursiona en actividades de construcción y

mantenimiento industrial de instalaciones petroleras

con apoyo de embarcaciones




Misión

“Constructora Subacuática Diavaz diseña, instala, construye y

da mantenimiento a la infraestructura energética costa fuera de

México. Nuestro servicios se diseñan para aportar valor a las

operaciones de nuestros clientes, con énfasis en calidad,

seguridad y respeto al medio ambiente”

Visión

“Convertirnos en una compañía atractiva para nuestros

empleados y socios, generadora de valor para nuestros

clientes y trascender en el mercado de servicios costa fuera a

través de un excelente desempeño e innovación constante”

Selección de la Problemática



Contrato (Planeación)

Procura (compras)

Logística terrestre

Prefabricación en Tierra

Logística marina

Instalación Costa Fuera

Reporte final de los

trabajos

Las operaciones de CSD se realizan tanto en

instalaciones terrestres como marinas. Los trabajos

se realizan conforme a la siguiente cadena de valor:



•Se observa que cada área genera y procesa su

propia información, en formatos distintos, de manera

que el flujo de la misma no es continuo a través de

los procesos, sino que se interrumpe en cada

departamento.

•Los procesos no trabajan como un sistema, sino

como unidades aisladas entre sí.

•El producto final se entrega al cliente, pero no se

dispone de información para saber en qué medida

las operaciones fueron eficientes,

•No se cuenta con los medios para identificar y

administrar los cambios al contrato.




Objetivo de Servicio:

Proveer a las áreas de CSD, tanto operativas

como de soporte, en tierra y costa fuera, un

sistema de comunicación integral que les

permita obtener información en tiempo real para

ayudar al seguimiento y control de las

actividades así como a la toma de decisiones,

con la visión de lograr los objetivos estratégicos

de la empresa en todos los proyectos.




Marco Estratégico

ColaboradoresInternos Externos

Gerencia de

Tecnologías de la

Información

Proveedores de

servicios de

Internet,

Comunicación

Satelital y

Telefonía

Recursos

Infraestructura de

comunicación existente

(equipos y software)

Actualizaciones y/o mejoras a

la infraestructura de

comunicación existente

Personal capacitado para

administrar el sistema

Personal de cada Gerencia

encargado de generar y

procesar la información

Procedimientos y políticas para

regular el Sistema de

Comunicación Integral

Inducción al personal

Recursos financieros

necesarios para todo lo

anterior

ClientesInternos Externos

Gerencia

General y

Gerencias de

Área operativas

y de soporte

Cliente

(Pemex

Exploración y

Producción)

InnovacionesProductos Servicios

Equipo de

cómputo

(Hardware)

Equipo de

telefonía

Servicio de Internet

por fibra óptica

Servicio de Internet

Satelital

Servicio de telefonía

tradicional y por

fibra óptica

Software para

Administración de la

Información

Sistema de Comunicación Integral

para CSD



Análisis de los InteresadosPuesto Función Influencia en el

proyecto

Interés en el proyecto

Gerente General Administración estratégica de la empresa MUY ALTAALTO; la información en tiempo real le ayudará a evaluar y ejecutar las

mejores decisiones estratégicas

Gerente de Mantenimiento a

DuctosEjecución de los proyectos de ductos

ALTAALTO; obtener la información completa en tiempo real le permitirá tomar

mejores decisiones y cumplir los objetivos del proyectoGerente de Mantenimiento e

InfraestructuraEjecución de los proyectos de mtto. e infraestructura

Gerente de ServiciosSoporte logístico terrestre y marino a las áreas

operativasALTA

ALTO; obtener información oportuna le permitirá analizar y elegir la mejor

opción para proveer soporte a las áreas operativas

Gerente de QHSE

Cumplimiento de los requisitos contractuales de

Calidad, Seguridad y Medio Ambiente; Administración

del Sistema de Gestión de Calidad

ALTAMEDIO; dependerá de su percepción acerca de qué tanto beneficia el

proyecto a sus actividades cotidianas

Gerente de AbastecimientosAdministración de las compras de materiales, equipos

y servicios para las áreas operativas y de soporteALTA

ALTO; obtener información oportuna le permitirá tomar mejores

decisiones y proveer soporte adecuado a las áreas operativas

Gerente de Administración

de Contratos

Elaborar licitaciones, revisar que se cumplan los

requisitos legales de los contratosALTA

BAJO; percibe que una mejora en el flujo de comunicación no le afectará

positivamente para el cumplimiento de sus objetivos

Gerente de Control de

Proyectos

Vigilar que los proyectos cumplan sus objetivos

técnicos y financierosALTA

ALTO; obtener información oportuna, completa y detallada le permitirá

dar seguimiento adecuado y proporcionar los elementos para que se

tomen las mejores decisiones

Gerente de Tecnologías de la

Información

Administrar la infraestructura de comunicación para

las áreas operativas y de soporteMUY ALTA MUY ALTO; el proyecto es el principal objetivo de su área

Gerente ComercialDesarrollo de negocios con el cliente y

establecimiento de alianzas estratégicasMEDIA MEDIO; no se percibe afectado por los resultados del proyecto

Superintendentes y

Coordinadores de área

Responsables directos de la ejecución de las

actividades y cumplimiento de objetivos en cada áreaMEDIA

MUY ALTO; contar con un sistema de información integral eficiente les

ayudará a cumplir completamente sus metas de trabajo

Proveedores externos Proveer insumos y servicios a la empresa BAJAALTO; contar con información anticipada de pedidos y pagos les ayudará a

ser más eficientes y a obtener mayores utilidades

Cliente Pemex Destinatario de los servicios de la empresa ALTADependerá de la forma en que perciba los beneficios del proyecto para la

mejora de los contratos



•La falta de un sistema de información integral para

la toma de decisiones dificultará el logro de los

objetivos financieros, debido a la creciente presión

por obtener nuevos contratos.

•Los proyectos se tornarán escasos, y la

competencia se intensificará.

•Para mantener sus márgenes de utilidad la

empresa deberá volverse cada vez más eficiente en

todas sus operaciones.

Futuro de la Problemática



•El principal riesgo es no identificar adecuadamente

el problema, y por lo tanto proponer soluciones

inefectivas.

•Tradicionalmente se ha mantenido el paradigma de

que la tecnología por sí misma genera ventaja

competitiva.

•Las variables que podrían incrementar dichos

riesgos son:

•Planeación estratégica deficiente

•Incremento de la competencia

•Recortes en inversión para tecnología

Factores de Riesgo Actuales



Casos con problemática similar a la de la empresa en estudio

Descripción del Caso Elementos comunes con la problemática de

la empresa

Soluciones encontradas que pueden tomarse como referencia

Nuevo sistema

informático para la

empresa Seguridad

Industrial, S.A. de C.V.

(SEINSA), en Navarra,

España

Se contaba con un sistema de información

que fue creciendo al paso de los años,

añadiendo funciones para solucionar

problemas pero sin una visión global de la

empresa. Uso extensivo de hojas de cálculo y

aplicaciones creadas internamente

Con la ayuda de un asesor externo se realizó un análisis detallado de la empresa, considerando

las necesidades específicas de flujo de información para cada área

El desarrollo del proyecto se llevó sin prisas, en aproximadamente 1 año

El personal de la empresa participó en la detección de necesidades, elección y adaptación del

sistema final

El sistema implantado es lo suficientemente flexible y adecuado a las necesidades propias de la

empresa, que ha evolucionado a la par del crecimiento de la misma

Uso de MS Share Point

para hacer más eficiente y

precisa la comunicación

en Misys Heatlhcare’s

Homecare Bussiness,

Illinois, U.S.A.

La información del negocio era deficiente, se

perdía mucho tiempo en obtener los datos

por medio de correo electrónico, llamadas

telefónicas o reuniones. La información era

redundante y no confiable.

Con la implantación de SharePoint fue posible que todas las áreas trabajen al mismo tiempo

sobre una misma base de información, reduciendo de esa manera los re trabajos

El software proporcionó una estructura para el acceso a la información dependiendo del nivel y

funciones del empleado

El software emite alarmas cuando se presentan cambios, y provee al empleado instrucciones en

caso de situaciones no contempladas

Implementación de un

ERP en The Water

Corporation, Australia

Se requería un sistema integral de

información para soportar sus operaciones,

orientadas al desarrollo de proyectos de

infraestructura, que fuera flexible y fácil de

utilizar

Se decidió implementar el software SAP para la gestión de la información enfocada al desarrollo

de proyectos. Se sustituyeron los sistemas existentes de información por este sistema único

Con este software, es posible llevar a cabo las actividades planeadas de tiempos, costos, pagos,

de manera que se pueden controlar y adecuar de acuerdo con las necesidades de los proyectos

Implantación de gestión

de proyectos de negocio

en Multi-Chem, Texas,

U.S.A.

Debido al crecimiento de la empresa, se

necesitaba un sistema ágil de información

para manejo y aprobación de documentos,

así como para controlar el flujo de trabajo y

los procesos operativos

Se identificaron áreas o departamentos que pudieran beneficiarse con la mejora de los procesos

de negocio. Se identificaron los puntos clave que pudieran ser automatizados, rediseñados y

sujetos a monitoreo y control

Se identificaron aquellas áreas que no era necesario cambiar su forma de trabajo

Se implementaron soluciones escalables que pudieran satisfacer necesidades presentes y futuras

Se implementó un software basado en internet que combinara la administración de los procesos

de negocio con la gestión de proyectos y el análisis predictivo



Modelo de la problemática actual

Elaboración de propuesta y

obtención de contrato

Planeación del proyecto

Adquisiciones

Ejecución operativa

Logística

Flujo de efectivo

Monitoreo y control

Cierre de contrato

EquiposRecursos Humanos

Gerencia General

Cliente PEMEX

Flujo de información adecuado

Flujo de información deficiente

Flujo de información inexistente

Desarrollo de Negocios



Fuentes de información relevantes para la solución del problema

Fuente Relevancia Disponibilidad Desventajas

Gerentes de área y

coordinadores

Muy importante, será la

base para el diseño del

sistema

Depende de la

aceptación e interés de

los involucrados

Puede ocultarse o

desviarse la información

si se ven afectados sus

intereses

Sistemas de gestión e

informáticos existentes

Importante; los datos

históricos pueden

utilizarse como punto

de partida y como

referencia en todo el

proyecto

Disponibles sin

problemas

Puede desviarse el

objetivo del problema

dando prioridad a estos

sistemas

Casos similares en otras

organizaciones

Importante; proveerá

referencias para el

diseño del proyecto

No todos los casos

aplicables podrían estar

disponibles para

consulta

Puede tomarse como

referencia un caso que

realmente no es

aplicable a nuestro

problema

Literatura de referencia Importante; será el

marco teórico para el

desarrollo del proyecto

Puede estar disponible

en internet, libros,

revisas especializadas

Puede ser complicado

encontrar fuentes

confiables; será

necesario invertir

tiempo en localizarlas



Se ha encontrado que el problema se origina por lo

siguiente:

•Un diseño de procesos mal estructurado, que no

identifica adecuadamente las entradas y salidas de

información para cada área

•Uso formatos no estandarizados para manejo de la

información

•Falta de mecanismos para evaluar y realizar

adecuaciones en el flujo de información

•Responsabilidades no definidas para la

administración del sistema de información.

Planteamiento de Hipótesis



Retrasos en el surtimiento de materiales

Evidencia de la problemática

Menor a 7 días9%

Entre 7 y 14 días12%


Más de 30 días6%

Sin datos65%

Días entre pedido y orden de compraMenor a 7 días

3%



Más de 30 días11%

Sin datos72%

Días entre pedido y surtimiento

Procesamiento de 47,254 solicitudes de compra de materiales entre enero de 2011 y agosto de 2012



Retrasos en el surtimiento de materiales


Menor a 7 días10%

Entre 7 y 14 días

6%


Más de 30 días6%

Sin datos72%

Días entre orden de compra y surtimiento

9.25% 11.82% 8.37% 5.97%

64.59%

10.32%

5.97%

5.78%5.97%

71.96%

3.13% 5.32% 8.70% 10.89%

71.96%

Menor a 7 días Entre 7 y 14 días Entre 14 y 30 días

Más de 30 días Sin datos

Días totales del proceso

Días entre pedido y orden de compra

Días entre orden de compra y surtimiento

Días entre pedido y surtimiento

Procesamiento de 47,254 solicitudes de compra de materiales entre enero de 2011 y agosto de 2012



Deficiencias en atención a propuestas económicas


13

62

6

8

12

2

54

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Propuestas entregadas a

tiempo

Retrasos en determinación de

recursos

Retrasos en elaboración de

propuesta

Tiempos de atención de propuestas económicas contrato 422269805 "Mantenimiento a Ductos

Marinos"

Menor a 10 días

Menor a 30 días y mayor a 10 días

Mayor a 30 días

Propuestas entregadas a tiempo

Propuestas fuera de tiempo



Tiempos de respuesta a acciones correctivas


0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

Ad

min

istr

ació

n

Alm

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Alt

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ire

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n

Cal

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CIM

A

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ccio

ne

s co

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as

Áreas o procesos

Tiempos de respuesta real a acciones correctivas, por área, durante 2011

más de 30 días

entre 22 y 30 días

entre 15 y 21 días

entre 7 y 14 días

menor de 7 días



Problemas con mayor impacto

•Procesos aún sin definir completamente, sin identificar

las interrelaciones completamente y sin indicadores de

desempeño de las actividades (KPI’s)

•No hay responsables para administrar, evaluar y

mejorar el flujo de información en la empresa

•Hace falta implementar una cultura de trabajo como

sistema

•La adquisición de infraestructura para las

comunicaciones no está sujeta a alguna estrategia de

negocio

•Las necesidades del cliente (PEMEX) son

extremadamente variables, y difícilmente se controlan



Planteamiento de Alternativas de Solución

Debido a que se ha observado que la problemática

objeto de estudio tiene un origen común, no es posible

establecer diferentes alternativas de solución

mutuamente excluyentes

Por lo que el enfoque que se utilizará para plantear la

alternativa de solución será el de Modesto, Moderado y

Elaborado




Objetivos:

1. Mejorar el departamento de Tecnologías de Información,

para que sea capaz de procesar la información entre las

distintas áreas, que sea independiente de los demás

departamentos, y a quien todos reporten.

2. Crear un sistema de retroalimentación del servicio brindado

a los clientes, porque cuando ya se entregó el producto al

cliente, no se dispone de información para saber en que

medida se fue eficiente.

3. Crear un equipo de personas que puedan identificar y

administrar los cambios a los contratos, ya que si no se

hace se hace, se hace difícil el seguimiento y control de las

actividades planeadas, por lo tanto, no se provee soporte

para la mejora continua de los procesos.




Alternativas para lograr los objetivos:

1. Es necesario crear un banco de información que sea

administrado por TI, donde se procesen datos y la

comunicación interdepartamental, que se estandaricen

formatos de llenado de información, de entrega de

reportes, y lograr que se distribuya la información requerida

eficientemente. Además, se deberá de monitorear la

interpretación de la información en cada departamento

para evitar confusiones. Este departamento será el

responsable de el flujo de datos e información en toda la

empresa.




Alternativas para lograr los objetivos:

2. Designar un equipo que pertenezca al área de Control de

Proyectos, que tenga la responsabilidad de verificar y

reportar el cumplimiento de los objetivos de proyecto,

además de emitir evaluaciones sobre el desempeño,

satisfacción del cliente, entre otros factores de eficiencia

3. Crear una base de datos de todos los contratos,

administrada por el departamento de TI que permita,

mediante el software adecuado, controlar y gestionar los

cambios al alcance de los proyectos




Posibles consecuencias de la implementación

1. Al principio puede presentarse resistencia al uso de los

nuevos formatos. Deberán establecerse lineamientos para

inducir al personal y hacer cumplir estos requisitos

2. Es posible que se realicen interpretaciones equivocadas o

incompletas de la satisfacción del cliente. Será necesario

revisar continuamente este aspecto y mejorarlo durante las

etapas de implementación del proyecto

3. Se procurará que las autorizaciones a los cambios en los

contratos sean ágiles para evitar retrasos y afectaciones a

los proyectos




Resumen de alternativas de acuerdo al enfoque MME

ALTERNATIVAS

Objetivos Modesta Moderada Elaborada

Mejorar comunicación

interdepartamental, cada

departamento genera su propia

información en formatos distintos, y

causa que el flujo de información

entre cada área sea complicado.

El dpto. de tecnologías creará

formatos nuevos para

estandarizar el flujo de datos

entre los departamentos

Además de los formatos, se deberá de

monitorear la interpretación de la

información en cada departamento para

evitar confusiones.

Además de la estandarización de reportes y el

monitoreo de la información, se creará un banco de

información que sea administrado por el

departamento de Tecnologías de Información,

donde se procesen datos y la comunicación

interdepartamental.

Mejorar la atención a los clientes,

obteniendo retroalimentación de

ellos sobre el servicio que se prestó.

Se establecerán limites y valores

de control para que se pueda

medir la atención al cliente,

como los tiempos de ejecución,

medir la satisfacción en una

escala numérica, etc.

Se asignará a un equipo de personas que

se dedique exclusivamente a monitorear

la atención al cliente, que sean parte del

área de Control de Proyectos, donde se

este verificando que todos los trabajos

cumplan los tiempos máximos

establecidos, la calidad, y el trato hacia el

cliente

Se crearán reportes por medio de un software que

enviará información a las partes responsables de

cada proyecto, y recibirán evaluaciones sobre su

desempeño, tiempos de ejecución de obra,

satisfacción del cliente, y demás valores, y se

penalizará cuando reciban malas evaluaciones con

el fin de siempre estar mejorando en todas las

áreas.

Mejorar la capacidad de poder

identificar y administrar los cambios

a los contratos, ya que

constantemente el cliente hace

modificaciones y no se tiene un

buen control de lo que se modificó.

Se creará una base de datos de

todos los contratos, que sea

controlado por el departamento

de Tecnologías de Información,

donde se den de alta los

contratos y las modificaciones

que se hicieron al concluir la

obra.

Se deberá entregar un reporte al final de

cada semana de las modificaciones que

se hayan hecho.

Cuando se le vaya a hacer un cambio a un contrato,

se deberá dar de alta a través de un software

donde mande un reporte a las personas encargadas

de autorizar los cambios, y este a su vez a través del

software enviará su autorización para que se

puedan hacer las modificaciones requeridas en la

obra, y todo quede reportado en tiempo real.



Selección de la Solución al Problema

Evaluación de la conveniencia de los objetivos planteados

CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS


Mejorar comunicación

interdepartamental

El dpto. de tecnologías

creará formatos nuevos

para estandarizar el

flujo de datos entre los

departamentos

Además de los formatos, se deberá de

monitorear la interpretación de la

información en cada departamento para

evitar confusiones.

Además de la estandarización de reportes y el

monitoreo de la información, se creará un banco de

información que sea administrado por el

departamento de Tecnologías de Información, donde

se procesen datos y la comunicación

interdepartamental.

Que servicios para

mejorar la comunicación

deben de ser instalados

por compañías terceras

Ninguno Monitoreo de información Mismo que moderada mas banco de información

Establecer calificaciones

de variables de control

para atención al cliente

Satisfacción

generalizada

Satisfacción por puntos específicos como

tiempo de respuesta a quejas, o

modificaciones de proyectos

Mismo que moderada mas Tiempos de ejecución en

una escala numérica

Mejorar la atención a los

clientes, obteniendo

retroalimentación de

ellos sobre el servicio

que se prestó.

Ninguno Se asignará a un equipo de personas que

se dedique exclusivamente a monitorear

la atención al cliente, que sean parte del

área de Control de Proyectos, donde se

este verificando que todos los trabajos

cumplan los tiempos máximos

establecidos, la calidad, y el trato hacia el

cliente

Se crearán reportes por medio de un software que

enviará información a las partes responsables de

cada proyecto, y recibirán evaluaciones sobre su

desempeño, tiempos de ejecución de obra,

satisfacción del cliente, y demás valores, y se

penalizará cuando reciban malas evaluaciones con el

fin de siempre estar mejorando en todas las áreas.





CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDAD DE LOS SISTEMAS


Mejorar la capacidad de

poder identificar y

administrar los cambios a

los contratos, ya que

constantemente el

cliente hace

modificaciones y no se

tiene un buen control de

lo que se modificó.

Se creará una base de

datos de todos los

contratos, que sea

controlado por el

departamento de

Tecnologías de

Información, donde se

den de alta los contratos

y las modificaciones que

se hicieron al concluir la

obra.

Se deberá entregar un reporte

al final de cada semana de las

modificaciones que se hayan

hecho.

Cuando se le vaya a hacer un cambio a un contrato, se deberá

dar de alta a través de un software donde mande un reporte a

las personas encargadas de autorizar los cambios, y este a su

vez a través del software enviará su autorización para que se

puedan hacer las modificaciones requeridas en la obra, y todo

quede reportado en tiempo real.

Que servicios para

mejorar la administración

de contratos deben de

ser instalados por

compañías terceras

Base de datos de

contratos

Mismo que modesta Mismo que moderada mas software de tiempo real para dar

alta, modificación y autorización a contratos

Seguimiento de

implementación de

soluciones

Ninguno Seguimiento por objetivos Mismo que moderada





TABLA DE DESEMPENO DE FACTORES O VARIABLES

Objetivos Categoría Instrumento de

Medición

Modesta Moderada Elaborada

Estandarización de

formatos

Incrementar No. de contratos

estandarizados

Mínimo 50% Mínimo 70% Mínimo 95%

Información en

tiempo real

Mejorar Monitoreo de

procesamiento y

comprensión de

información

intercambiada

Mínimo 50% de la

información

recibida es

procesada

Mínimo 70% de la

información

recibida es

procesada

Mínimo 90% de la

información

recibida es

procesada

Establecimiento de

límites para

variables de

medición de

atención al cliente

Mejorar Cantidad de

variables

Mínimo 2 Mínimo 4 Mínimo 6

Atención a clientes Mejorar Reporte de

calificaciones de

evaluaciones de

satisfacción del

cliente

Calificación

mínima 7

Calificación

mínima 8

Calificación

mínima 9

Administración y

modificación de

contratos

Mejorar Reportes digitales de

autorización de

modificaciones de

contrato

Capitulación de

mínimo 40% de

modificaciones

Capitulación de

mínimo 60% de

modificaciones

Capitulación de

mínimo 80% de

modificaciones




Estimación de costos

Se realizó un análisis de costos bajo los siguientes supuestos:

•La infraestructura actual se utilizará para el proyecto y no será

necesario adquirir nueva tecnología y/o equipo

•En consecuencia, el costo del proyecto estará determinado

por el costo del personal involucrado directamente en el

desarrollo del mismo, el costo del equipo de cómputo utilizado

y el software relacionado, así como los costos indirectos por

uso de instalaciones, supervisión, servicios de soporte dentro

de la empresa, impuestos y pagos, entre otros




El costo total estimado de la implantación de los tres objetivos

es de $9’601,900.00 m.n., con una duración de 9 meses y una

utilización de personal de 38,400 hrs.

Objetivo

Tiempo

estimado para

implementación

(meses)

Personal

tiempo

completo (no.

de personas)

Personal

tiempo parcial

(no. de

personas)

Personal

tiempo parcial

(fracción de

hora)

Total de horas

personal

Costo de

personal

Costo de

equipos y

software

Costos de

asesoría

externa

Suma costos

directos

Costos

IndirectosCosto total

1 3.00 2 5 0.2 7,200 720,000.00$ 108,000.00$ 25,000.00$ 853,000.00$ 980,950.00$ 1,833,950.00$

2 1.00 2 10 0.2 3,200 320,000.00$ 48,000.00$ -$ 368,000.00$ 423,200.00$ 791,200.00$

3 5.00 4 15 0.2 28,000 2,800,000.00$ 420,000.00$ 25,000.00$ 3,245,000.00$ 3,731,750.00$ 6,976,750.00$

9.00 38,400 3,840,000.00$ 576,000.00$ 50,000.00$ 4,466,000.00$ 5,135,900.00$ 9,601,900.00$

Estimación de costos




Aún cuando las operaciones de esta empresa son muy

complejas, lo que dificulta identificar los beneficios y traducirlos

a términos monetarios, se han identificado 5 aspectos

susceptibles de ponderar mediante horas hombre, con objeto

de elaborar este análisis:

•Baja eficiencia por retrabajos

•Por interrupciones en el flujo de información. Se considera

que afecta aprox. a la mitad del personal, en un 5% de su

eficiencia

•Por utilización de formatos distintos para el manejo de la

información. Se considera que afecta al 60% del personal,

en un 5% de su eficiencia

•

Análisis de Costo-Beneficio




•Sub utilización de la infraestructura actual de información. Se

considera que el software y equipos se utilizan al 50% de su

capacidad

•Retrasos por falta de gestión de cambios solicitados por el

cliente. Afecta a una cuarta parte del personal, reduciendo su

eficiencia en un 10%

•Penalizaciones por retrasos en contratos. En promedio se

tienen $10,000 m.n. por mes

•Costos ocultos. Se supone un 2% de la suma de los anteriores

•Costos indirectos. 15% de la suma de los costos identificables

y ocultos






Penalizacion

es por

retrasos en

contratos

Costos ocultos

Por flujo de

información

Por uso de

formatos

distintos

Total horas

por mesCosto

Horas

promedio

por mes

Costo

Horas

promedio

por mes

Costo

Costo

promedio

por mes

aprox. 2% de

los costos

identificables

Personal 2,000 2,400 4,400 440,000.00$ -$ 2,000 200,000.00$ -$ 640,000.00$ 12,800.00$ 652,800.00$

Equipos y software 2,000 2,400 4,400 66,000.00$ 4,000 60,000.00$ 2,000 30,000.00$ -$ 156,000.00$ 3,120.00$ 159,120.00$

Otros -$ -$ -$ 10,000.00$ 10,000.00$ 200.00$ 10,200.00$

Suma costos directos 506,000.00$ 60,000.00$ 230,000.00$ 10,000.00$ 806,000.00$ 16,120.00$ 822,120.00$

Costos indirectos 123,318.00$

Costo total por mes 945,438.00$

Costo total Anual 11,345,256.00$

Suma de

costos

identificables

Total de costos

Baja eficiencia por retrabajos

Subutilización de

infraestructura actual de

información

Retrasos por falta de

gestión de cambios

solicitados por el cliente

Costos: $9’601,900.00 m.n. ; Beneficios: $11’345,256.00 m.n.

Si los objetivos planteados se implementan adecuadamente y

proveen los beneficios esperados, entonces el proyecto puede

ser considerado como rentable




Análisis de Sensibilidad

Para asegurarnos de la conveniencia del proyecto, es

necesario hacer la evaluación para un horizonte de tiempo

determinado y para distintos escenarios de cálculo

Años

0 1 2 3 4 5

Costo del proyecto $9,601,900 $9,601,900

Beneficios del proyecto $2,836,314 $11,345,256 $11,345,256 $11,345,256 $11,345,256 $11,345,256 $59,562,594

Flujo -$6,765,586 $11,345,256 $11,345,256 $11,345,256 $11,345,256 $11,345,256 $49,960,694

Tasa de descuento 4.80% 4.80% 4.80% 4.80% 4.80% 4.80%

Valor Presente Neto -$6,765,586 $10,825,626 $10,329,796 $9,856,675 $9,405,225 $8,974,451 $42,626,187

Suma

Cálculo del Valor Presente Neto para un periodo de 5 años





Cálculo del Valor Presente Neto de la inversión– Costo del Proyecto, para diferentes valores de Tasa de descuento y Costo del Proyecto

Incremento en el costo del proyecto

5% 10% 25% 50% 100% 110% 120% 130%

2.00% $36,147,729 $35,187,539 $32,306,969 $27,506,019 $17,904,119 $15,983,739 $14,063,359 $12,142,979

3.00% $34,630,274 $33,670,084 $30,789,514 $25,988,564 $16,386,664 $14,466,284 $12,545,904 $10,625,524

4.00% $33,179,388 $32,219,198 $29,338,628 $24,537,678 $14,935,778 $13,015,398 $11,095,018 $9,174,638

5.00% $31,791,345 $30,831,155 $27,950,585 $23,149,635 $13,547,735 $11,627,355 $9,706,975 $7,786,595

6.00% $30,462,670 $29,502,480 $26,621,910 $21,820,960 $12,219,060 $10,298,680 $8,378,300 $6,457,920

7.00% $29,190,114 $28,229,924 $25,349,354 $20,548,404 $10,946,504 $9,026,124 $7,105,744 $5,185,364

8.00% $27,970,642 $27,010,452 $24,129,882 $19,328,932 $9,727,032 $7,806,652 $5,886,272 $3,965,892

9.00% $26,801,413 $25,841,223 $22,960,653 $18,159,703 $8,557,803 $6,637,423 $4,717,043 $2,796,663

10.00% $25,679,770 $24,719,580 $21,839,010 $17,038,060 $7,436,160 $5,515,780 $3,595,400 $1,675,020

12.00% $23,569,433 $22,609,243 $19,728,673 $14,927,723 $5,325,823 $3,405,443 $1,485,063 -$435,317

Ta

sa d

e d

esc

ue

nto





De acuerdo a los criterios de negocio de la empresa, para ser

rentable, la inversión en el proyecto deberá ser mayor al valor

presente neto de la misma. Entonces la conveniencia de llevar

a cabo o no el proyecto estará dada por lo siguiente:

El proyecto será rentable cuando el VPN supere 3 veces su costo =

$28,805,700

El proyecto deberá ser evaluado cuando el VPN sea mayor a 2 veces el

costo = $19,203,800

El proyecto no será factible si su VPN es igual o menor a 1.5 veces el

costo = $14,402,850




Un primer análisis general de costo beneficio indica que es

factible la ejecución del proyecto. Sin embargo, al realizar el

cálculo bajo distintos escenarios económicos y de tiempo,

resulta que si se presenta un incremento en costos mayor al

100% combinado con un aumento en la tasa de interés,

entonces los resultados del proyecto no son convenientes para

la empresa.

Por lo que se requiere realizar un segundo análisis de costos,

más detallado, que nos ayude a determinar la conveniencia del

proyecto con mayor certeza.

Conclusiones



Plan detallado de Solución a la Problemática

Plan para la implementación de la propuesta de solución

ago-12 sep-12 oct-12 nov-12 dic-12 ene-13 feb-13 mar-13 abr-13 may-13 jun-13 jul-13 ago-13 sep-13

Actividades Previas

Identificación del problema

Análisis del contexto e interesados

Elaboración y elección de alternativas de solución

Elaboración de Caso de Negocio

Presentación de Caso de Negocio

Ajustes finales al proyecto

Ejecución

Objetivo 1.

Objetivo 2.

Objetivo 3.

Cierre de proyecto

Pruebas y ajustes

Puesta en operación

Inversión Mensual Estimada $186,648 $186,648 $611,317 $611,317 $611,317 $791,200 $1,395,350 $1,395,350 $1,395,350 $1,395,350 $1,395,350 $186,648 $932,622 $932,622

Inversión Acumulada $186,648 $373,296 $984,613 $1,595,929 $2,207,246 $2,998,446 $4,393,796 $5,789,146 $7,184,496 $8,579,846 $9,975,196 $10,161,844 $11,094,466 $12,027,088




Beneficios esperados y su seguimiento

OBJETIVOS BENEFICIOS ESPERADOS SEGUIMIENTO

Mejorar la

comunicación

interdepartamental

Ser capaces de procesar la información entre las distintas áreas, que sea

independiente de los demás departamentos, y a quien todos reporten. Al

lograr la estandarización de reportes se ahorrará tiempo en migrar la

información de un departamento a otro, como se hacía anteriormente,

también al crearse un banco de información que sea administrado por el

departamento de Tecnologías de Información, se procesaran datos para una

mejor toma de decisiones

Se debe hacer un monitoreo de la información

intercambiada entre los departamentos, para asegurarse de

que efectivamente se estén utilizando los formatos

establecidos por el departamento de TI, también se deberá

monitorear el banco de información para asegurarse de que

se este introduciendo bien la información, y que coincida con

las situaciones reales.

Crear un sistema de

retroalimentación del

servicio brindado a los

clientes

Al establecer valores de control para medir la atención al cliente, podemos

evaluar cada proyecto, y detectar errores en la elaboración de las obras, ya que

veremos variables como tiempos de ejecución, nivel de satisfacción medido en

escala numérica. También, todas las personas involucradas en la planeación, y

ejecución del proyecto, recibirán información real a través del software que se

implementará, sobre los detalles del proyecto, así como sugerencias de

mejoramiento, y evaluaciones de la parte de la que son responsables dentro

de la obra.

Se debe de estar revisando constantemente el nivel de

satisfacción del cliente, ya que será la manera de poder

mejorar e incrementar la calidad en las obras, por que el

cliente es el que recibe la obra y es quien dará el veredicto

final y mas real sobre la calidad con la que se hizo la obra, y

partiendo de ahí sabremos en que mejorar.

Crear un equipo de

personas que puedan

identificar y

administrar los

cambios a los

contratos

Al crear una base de datos de los contratos, tendremos información real sobre

todas las modificaciones que se le hicieron a la obra, y nos ayudará para que

en proyectos futuros, se pueda mejorar la calidad y tratar de con el tiempo,

hacer la menor cantidad de modificaciones a los contratos. También, al tener

un software donde se obligue a las personas a enviar reportes a las personas

encargadas de dar autorización a los cambios, se logrará que no cualquier

persona haga un cambio, sino que varias personas revisen la información y

decidir si es favorable o no para el proyecto el hacer esa modificación.

Al finalizar cada obra, deberá de hacerse una revisión y

generar un reporte, donde se puedan apreciar todos los

cambios que se hicieron, quien autorizó, y las razones por las

que se autorizaron los cambios. Esta información se deberá

de pasar a las personas que estén en el diseño de los

proyectos, para que se tomen en cuenta todos estos datos al

diseñar otra obra. De esta manera, podremos tener mayor

control y tomar mejores decisiones en futuros proyectos.




Análisis del grado de aceptación de la propuesta

Considerando la estructura organizacional actual, así como la

cultura de trabajo, fue necesario realizar un análisis para saber en

qué medida la propuesta de implementación será aceptada.

Aspecto del

proyectoInteresado

Reacción ante el proyecto

(Apoyo/rechazo)Probable causa Acciones de mitigación

Beneficios

esperadosTODOS

Se obtendrá el apoyo necesario para el

proyecto

Buena integración y

explicación del Caso de

Negocio

El apoyo dependerá de una buena

integración del Caso de Negocio y de su

adecuada comunicación para que se

comprenda correctamente

Objetivos

específicos

Gerente de TISolicitará revisar y adecuar los objetivos del

proyecto

Percibe que el proyecto

debe ser “de su propiedad”

Comunicarse con él previamente a la

presentación del Caso y explicarle la

importancia de su participación

Gerentes de Área Apoyarán los objetivos

Buena integración y

explicación del Caso de

Negocio

El apoyo dependerá de una buena

integración del Caso de Negocio y de su

adecuada comunicación para que se

comprenda correctamente





Aspecto del

proyectoInteresado

Reacción ante el proyecto (

Apoyo/rechazo)Probable causa Acciones de mitigación

Enfoque de

ejecuciónGerentes de Área

Solicitarán que se revise la

participación del personal de su

área en el proyecto Perciben que el proyecto afectará

el rendimiento de su personal

Integrar un buen Caso de Negocio

explicando la importancia de la

participación de todo el personalTiempo de

ejecuciónGerentes de Área

Solicitarán se revise la duración

del proyecto, argumentado

tiempo excesivo

Recursos

financieros

necesarios

Gerente General

Solicitará fundamentos

detallados de los montos

propuestos

La toma de decisiones requiere de

información precisa y

fundamentos adecuados

Explicar los beneficios económicos

del proyecto y su integración en la

estrategia de la empresa

Gerente de TISolicitará revisar la integración

del presupuesto

Percibe que el proyecto debe ser

“de su propiedad”

Comunicarse con él previamente a

la presentación del Caso y

explicarle la importancia de su

participación

Recursos

humanos y

equipo

necesarios

Gerentes de ÁreaSolicitarán revisar la estrategia

de ejecución del proyecto

Perciben que el proyecto afectará

la productividad y resultados de su

área

Explicar adecuadamente la

estrategia del proyecto y la

importancia de contar con los

recursos necesarios para lograr los

objetivos





Aspecto del

proyectoInteresado

Reacción ante el proyecto (

Apoyo/rechazo)Probable causa Acciones de mitigación

Recursos

tecnológicos

necesarios

Gerente de TI

Cuestionará fuertemente la

utilización del software actual

para el proyecto. Recomendará

la adquisición de nuevo software


“de su propiedad” y por lo tanto es

quien debería tomar las decisiones

en cuanto a tecnología

Revisar en conjunto la estrategia

del proyecto, antes de la

presentación del Caso de Negocio.

Tal vez sea necesario replantear la

estrategia de acuerdo a sus

observaciones

Riesgos que se

requiere vigilar y

controlar

Gerentes de Área

Apoyarán la identificación de

riesgos y las medidas de

mitigación

Todos los interesados participan

activamente en la elaboración del

análisis de riesgos

El análisis de riesgo se debe

elaborar con la participación de

todos los interesados, y

previamente a la presentación del

Caso de Negocios

Integración del

equipo de

proyecto

Gerente General

Espera que el equipo de

proyecto tenga la capacidad

conseguir los objetivos deseados

Debido a los recursos invertidos,

requiere asegurarse del éxito del

proyectoExplicar adecuadamente la

integración del equipo de proyecto,

sus funciones, responsabilidades y

resultados esperadosGerentes de Área

Esperan que el equipo de

proyecto cuente con integrantes

de sus áreas

Requieren asegurarse de que los

objetivos de sus áreas no sean

afectados por la ejecución del

proyecto

Gerente de TIEspera que obtener la dirección

del equipo de proyecto


“de su propiedad”

Revisar conjuntamente la

integración del equipo de proyecto.

Acordar las funciones y

responsabilidades de acuerdo a los

objetivos




Conclusiones

1. Será necesario reunirse con el Gerente de TI, previamente a la

presentación del Caso de Negocio, con objeto de lograr su

aceptación y participación activa en el proyecto.

Específicamente, será necesario revisar conjuntamente los

siguientes aspectos:

•Enfoque de solución del problema y determinación de

objetivos

•Estrategia de utilización de recursos tecnológicos

•Integración del equipo de proyecto




Conclusiones

2. Se requiere realizar el análisis de riesgos, en la medida de lo

posible, con la participación de todos los interesados,

previamente a la elaboración y presentación del Caso de

Negocio. Esto asegurará el entendimiento del alcance del

proyecto y evitará dificultades en el futuro.

3. Elaborar el Caso de Negocio detalladamente, y realizar un plan

para su presentación cuidando los siguientes aspectos:

•Personalización de mensaje apropiado para la audiencia

•Medios de comunicación más apropiados

•Preguntas esperadas por toda la audiencia

presentación caso

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