Organización y Funcionamiento del Área Económica y Administrativa de la Facultad

Facultad de Ciencias Químicas y FarmacéuticasUniversidad de Chile

Julio_2014

Autor : Sergio Fuenzalida NahuelhuenFecha: 01 de agosto de 2014

Estructura

Organigrama

Dirección Económica y Administrativa

Funciones y Procedimientos

Funciones y Procedimientos Gestionados por el Director Económico y Administrativo

Función Procedimientos

Control presupuestario • Control presupuestario y de saldos bancos• Verificación de ingresos centrales• Control de los ingresos propios• Emisión de informes de ingresos y gastos• Generación de los presupuestos anuales• Control presupuestario de departamento y centros.

Autorización de gastos. • Autorización de gastos y compras• Aprobación de montos de honorarios y

productividades (académicos y no académicos)

Funciones Directivas • Comité paritario y directivo• Participar de Comités Directivos.

Subdirección Económica y AdministrativaFunciones y Procedimientos

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Subdirección Económica y AdministrativaFunción Procedimientos

Supervisión de la Administración de la Facultad.

• Efectuar reuniones periódicas con el Administrador de Facultad para coordinar y autorizar las acciones que involucren un costo financiero para la Facultad.

Supervisión de las Unidades de la Dirección Económica y Administrativa.

• Efectuar reuniones periódicas con las jefaturas de las unidades de la DIRECAD para formular y coordinar acciones que mejoren la gestión administrativa y económica.

Supervisión del funcionamiento de la Unidad de Aguas Purificadas (UPAP).

• Efectuar reuniones periódicas con el encargado de la la Unidad de Aguas Purificadas (UPAP), para gestionar el suministro de agua a las unidades internas de la Facultad.

• Efectuar reuniones periódicas con el encargado de la la Unidad de Aguas Purificadas (UPAP), para gestionar la comercialización a clientes externos.

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Subdirección Económica y AdministrativaFunción Procedimientos

Apoyar la formulación de proyectos. • Elaborar tablas de valorización del aporte de la Facultad (equipamiento, infraestructura, H.H) para la formulación de proyectos de Investigación.

Gestionar las adquisiciones mayores y de mejora en infraestructura.

• Gestionar las elaboración de Bases Administrativas.• Realizar el llamado de Licitación Pública• Formular y gestionar la suscripción de Contrato.

Apoyar procesos de personal. • Gestionar los concursos académicos y del personal de colaboración, para realizar contrataciones en calidad jurídica de propiedad.

• Gestionar la provisión de cargos vacantes en la Facultad.

• Administrar el sistema de capacitación de la Universidad.

• Apoyar a las autoridades en la elaboración de políticas para la administración del personal de colaboración.

Unidad de PersonalFunciones y Procedimientos

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Unidad de Personal

Función Procedimientos

Contrataciones de académicos, personal de Colaboración, y servicios esporádicos.

• Tramitación de decretos de nombramiento • Confección y tramitación convenios honorarios

(Decreto Exento) • Confección y tramitación convenios honorarios

(Decreto Afecto) • Prórroga de los nombramientos a personal de

contrata

Registro de remuneraciones de académicos y personal de Colaboración.

• Revisión pago de remuneraciones del personal general

• Asignación de productividad • Asignación Complementaria Universitaria• Trienios• Planilla complementaria• Retenciones judiciales• Horas extraordinarias• Fianzas de fidelidad funcionaria• Asignación familiar• Elaboración del escalafón

Desvinculación de académicos y personal de Colaboración.

• Renuncia Funcionario• Jubilaciones

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Unidad de Personal

Función Procedimientos

Tramitación y registro de asistencia y permisos.

• Asistencia del Personal de colaboración y académica

• Cometidos Funcionarios• Comisiones académicas• Permisos administrativos con goce de sueldo• Feriado legal complementario• Permisos administrativos sin goce de sueldo

Registro de Situaciones de la vida laboral de los Académicos y Personal de Colaboración de la Facultad.

• Accidente de trabajo • Licencias Médicas• Ingreso de cotización de salud• Registro de afiliación a fondo de pensiones• Cambio de sistema de salud• Calificaciones

Unidad de Contabilidad y PresupuestoFunciones y Procedimientos

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Unidad de Contabilidad y Presupuesto

Función Procedimientos

Control de ingresos y ejecución presupuestaria.

• Control y recepción de ingresos• Control de gastos de centros de costos. • Conciliaciones bancarias• Resumen ingresos y gastos presupuestarios

(balance presupuestario)• Envío de balance general a Servicios Centrales.

Gestión de cobranza; y pago a proveedores y prestadores de servicios.

• Cobro de facturas• Recaudación (caja)• Revisión y contabilización de facturas• Pago de facturas• Pago de honorarios• Traspaso de dinero entre facultades (Compra Venta

Interna)

Asignación y control de fondos especiales. • Giros a rendir• Fondos fijos

Control de inventarios • Ingreso de bienes al activo fijo.• Alta de bienes del activo fijo

Unidad de Gestión y Control de ProyectosFunciones y Procedimientos

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Unidad de Contabilidad

Función Procedimientos

Gestión de adquisiciones para los Departamentos, Unidades, Centros y Proyectos de la Facultad.

• Adquisiciones menores a 3 UTM (Órdenes de compra AUGE)

• Adquisiciones a través del catálogo electrónico (Convenio Marco)

• Adquisiciones L1 (Generan orden de compra)• Adquisiciones LE (Generan orden de compra)• Adquisiciones LE (Generan contrato)• Adquisiciones LP (Generan contrato)• Adquisiciones Especiales (Tratos Directos que

generan orden de compra)• Adquisiciones Especiales (Tratos Directos que

generan contrato directo)• Gestión de resoluciones

Gestionar los Contratos por la adquisición de bienes y servicios para la Facultad.

• Formular de contratos de adquisición de bienes o prestación de servicios.

• Formular Contratos de Concesión de la Facultad. • Seguimiento de Contratos (vencimiento,

renovaciones, aplicación de multas, entre otras situaciones).

• Gestionar el termino anticipado de los contratos (incluido el cobro de garantías).

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Unidad de Contabilidad

Función Procedimientos

Gestión y Control de Proyectos. • Control y seguimiento del gasto de proyectos.• Elaboración y actualización de planilla de ingresos

y gastos de proyectos.• Pago de Facturas asociadas a proyectos.

Gestionar el sistema de trasparencia en la Facultad.

• Actualizar la plataforma de trasparencia correspondiente a la Facultad.

Actividades de Interés Nacional. • Rendir mensualmente a la Unidad de Análisis Institucional los montos desembolsados pro la Facultad en Actividades de Interés Nacional.

Evolución de la Dotación del Personal

de la DIRECAD

Evolución de la preparación y número de funcionarios

Año 2006 Año 2014

Número de Funcionarios en la DIRECAD

22 23

Número de Funcionarios con estudios profesionales

1 6*

Número de Funcionarios con Magister y/o Postítulo

0 4

* Existen 3 funcionarios en vías de obtener su titulo profesional, lo que elevaría el número a 9.

Características del recambio

• El número de personas ha tenido un aumento marginal, en relación a las nuevas complejidades de la gestión universitaria (Mercado Público, Trasparencia, SIAPER, Facturación Electrónica, Normas IFRS, entre otros)

• Profesionalización del personal que labora en la DIRECAD.

• Priorización del capital humano existente en la Facultad.

Características del recambio

• Posicionamiento de la Facultad dentro de la Administración Universitaria en el Sistema de Compras Públicas.

Desafíos Futuros

Plataforma con la Descripción de los Procedimientos

• Con la finalidad de informar los requisitos, etapas y plazos de respuesta para los distintos procedimientos que se llevan a cabo en la DIRECAD, se pretende implementar un link en la pagina web institucional con esta información (parecido al ejemplo).

Mejorar tiempos de transacción de documentación

• Se espera trabajar en un sistema que facilite y agilice los tiempos desde que surge un requerimiento en un Departamento, Centro o Proyecto, hasta que este es aprobado y gestionado.

• La solución de mejora debe tener la posibilidad de dar seguimiento a los requerimientos realizados.

Acreditación de Procesos Relevantes en Normas de Calidad

• Acreditación de los procesos más relevantes de la DIRECAD en la Norma ISO 9001:2008.

• Aprovechar en este proceso el capital humano interno de la Dirección (funcionario acreditado como Auditor Líder)