universidad de chile facultad de ciencias quÍmicas y...

UNIVERSIDAD DE CHILE

FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Jefe Unidad: Luís Ibarra H. Autor: John Rebolledo V.

Agosto 2010

FACULTAD DE

CIENCIAS

QUÍMICAS Y

FARMACÉUTICAS

DIRECCIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE CONTABILIDAD



1

Índice

1. Introducción ................................................................................................................................................. 3

2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa ................. 4

3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución ................................................................................................ 5

3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................................................. 5

3.2 Misión ................................................................................................................................... 5

3.3 Visión .................................................................................................................................... 6

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................... 7

3.6 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) .............................................................. 8

3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9

4. Capítulo 4: Unidad de Contabilidad ......................................................................................................... 10

4.1 Misión.................................................................................................................................. 10

4.2 Visión .................................................................................................................................. 10

4.4 Funciones específicas ......................................................................................................... 11

4.5 Personal .............................................................................................................................. 12

5. Capítulo 5: Explicación formato Procedimientos Unidad de Contabilidad ........................................ 13

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 13

5.2 Formulario Declaración de Procedimientos ......................................................................... 14

5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 15

5.4 Simbología Flujogramas ...................................................................................................... 16

6. Capítulo 6: Procedimientos Unidad de Contabilidad .............................................................................. 18

Cobro de facturas ...................................................................................................................... 18

Traspaso de dinero entre facultades ......................................................................................... 21

Control gastos de administración de proyectos ......................................................................... 24

Ejecución del gasto en proyectos .............................................................................................. 27



2

Conciliaciones bancarias ........................................................................................................... 30

Registro de Inventarios ............................................................................................................. 33

Envío de balance general a Servicios Centrales ....................................................................... 38

Giros a rendir ............................................................................................................................ 40

Fondos fijos ............................................................................................................................... 43

Revisión y contabilización de facturas ...................................................................................... 47

Pago de facturas ....................................................................................................................... 50

Pago de honorarios ................................................................................................................... 53

Resumen ingresos y gastos presupuestarios. (balance presupuestario) ................................... 56

Control y recepción de ingresos ................................................................................................ 59



3

1. Introducción

El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos

versión 1.0 para la Unidad de Contabilidad perteneciente a la Dirección Económica y

Administrativa de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile,

todo este trabajo se enmarca en el Proyecto denominado “Elaboración de Manuales de

Procedimientos para la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de

Chile ” elaborado por el Administrador Público de la misma casa de estudio John Rebolledo

Verdejo con fecha de entrega en el mes de agosto del 2010.

El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales

procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado

diferentes herramientas para la recopilación de la información necesaria para el levantamiento

de los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada

Unidad y Departamentos, recopilación de documentos e informes anteriores relacionados con el

tema.

Cabe señalar que en esta primera etapa solo se recopiló la información real de cada

Unidad y en ningún caso se llevó a cabo un rediseño de actividades, por lo cual la información

recopilada en el presente manual corresponde a la información entregada por cada Jefatura y

funcionarios de las Unidades.

John Rebolledo Verdejo

Administrador Público Licenciado en Ciencias Políticas y Gubernamentales

Universidad de Chile



4

2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa

La creación de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contraloría General de la

República de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el

control interno como externo de las actividades que se efectúan.

El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales

actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Contabilidad.

No sólo se deben tener en cuenta la realización de este tipo de documentos como un

mecanismo de control, también se debe tener en cuenta como una herramienta útil para la

gestión administrativa debido a los múltiples beneficios que trae consigo este tipo de

documentos.

Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de

Personal se encuentran:

• Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

• Auxilian en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

• Interviene en la consulta de todo el personal.

• Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración

arbitraria.

• Determina en forma más sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.



5

3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución

3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas

La Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas fue creada en 1945, sobre la base

de la escuela de Química y Farmacia que inició la enseñanza de la Farmacia en 1833 en el

Instituto Nacional y que en 1842 se instaló junto con la Universidad de Chile.

Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro

carreras universitarias: Química y Farmacia, Bioquímica, Química e Ingeniería en Alimentos. El

factor común que distingue a todos sus egresados es la sólida formación en química y su

conexión directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioquímica o

industria química.

3.2 Misión

La misión de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de

Chile es la generación, cultivo, integración y transmisión de la enseñanza de la química por sí

misma y en estrecha vinculación con las Ciencias Farmacéuticas, la Bioquímica y las Ciencias

Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idóneos con una sólida formación

científica, ética, y con capacidad de gestión en las áreas de las Ciencias Farmacéuticas,

Bioquímicas, Químicas y de los Alimentos.

Esta misión se materializa al proporcionar al país profesionales altamente calificados e

involucrados directamente con el área de salud (Química y Farmacia y Bioquímica) y con el

desarrollo industrial y tecnológico químico (Química e Ingeniería en Alimentos).

La formación recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesión en el ámbito

laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del país. Estos profesionales además tienen la

preparación necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a

programas de especialización y/o postgrado.



6

La Facultad ejerce esta misión con excelencia, sentido de compromiso, de modo

reflexivo y crítico a través de sus funciones fundamentales de docencia, investigación y

extensión.

Esta misión se logra a través del trabajo de sus académicos en la docencia de pregrado,

postítulo y postgrado, la investigación básica y aplicada en las áreas que cultiva la Facultad, la

extensión y la permanente preocupación por los problemas de interés de la comunidad

nacional.

3.3 Visión

Que la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile sea

un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer académico la convierta en un centro de

referencia por su formación docente de pre y postgrado.

Constituirse y mantenerse como líder en Investigación, creando conocimiento que

sustente su actividad docente; líder en innovación, creando conocimiento atingente a la realidad

y necesidades de nuestro país, contribuyendo así a su desarrollo.



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3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la

Universidad de Chile:



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3.5 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)

El Área de Dirección de la DIRECAD cumple con la función de ejecutar las labores

directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organización ante

todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del señor Decano de la Facultad.

Esta Área se encuentra a cargo del Director de Administración y Finanzas (Sr. Jaime

Parada Manríquez) el cual depende jerárquicamente del Decano de la Facultad.

En la actualidad el Área de Dirección se encuentra físicamente en la Dirección de

Administración y Finanzas, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso. En esta

unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de

trabajo.

• Dirección.

• Secretaría de Dirección.

• Estafeta de Dirección.

• Auxiliar de Dirección



9

3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)



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4. Capítulo 4: Unidad de Contabilidad

El Área de Contabilidad de la DIRECAD cumple con la función de llevar la gestión de los

procesos económicos administrativo en cuanto al control, supervisión y análisis de los mismos,

con el fin de colaborar al desarrollo de la organización ajustándose a las normas legales

impuestas por la institucionalidad pública (SII), y a las propias normas emanadas desde la

Universidad de Chile. A su vez el Área de Presupuesto de la DIRECAD cumple con la función

de llevar la gestión en cuanto a los procesos económicos administrativos, que sean necesarios

para el desarrollo de la organización.

En términos organizacionales el Área de Contabilidad realiza una labor de apoyo o

staff en la estructura organizacional de la Facultad, ya que por sí misma no pertenece a la línea

de producción de la institución (en el caso de la Universidad: la docencia, la investigación, la

creación artística y la extensión).

En la actualidad esta Área se encuentra físicamente en la Dirección de Administración y

Finanzas, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso, oficinas 1, 3 y 4.

4.1 Misión

Ser una unidad de control registro y análisis de todos los hechos económicos el de la

Facultad promoviendo directrices para una eficiente administración de los recursos económicos

de las diferentes unidades académicas y administrativas que componen la Facultad.

4.2 Visión

“Ser el aliado estratégico de la Facultad en materia de control y registros económicos de

la Facultad”.



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4.4 Funciones específicas

• Llevar el registro y control de los hechos económicos de la Facultad

• Realizar el registro de todos los ingresos y egresos de la Facultad

• Confeccionar documentos de información de control presupuestario y gastos e ingresos

de la Facultad.

• Llevar el registro estadístico de todos los movimientos económicos de la Facultad

• Realizar los pagos a todas las entidades o personas que tengan compromisos

económicos con la Facultad

• Realizar Conciliaciones Bancarias, ajustes de Cuentas, y Confección de Informes

Contables

• Llevar el control de gastos e ingresos de Proyectos de Investigación.



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4.5 Personal

A la fecha la Unidad de Contabilidad se divide en dos Oficinas, Oficina de presupuesto y

de Contabilidad cuenta con 9 personas a cargo de las labores de la unidad estas son:

Nombre Cargo

Luis Ibarra Jefe Unidad de Contabilidad

Claudio Inostroza Encargado de Oficina de Presupuesto

Marco Ganin Administrativo de Presupuesto

Carlos Vial Administrativo de Presupuesto

Pedro Vistoso Cajero

Jacobo Araya Encargado de Oficina Contable

Héctor Reyes Conservador de inventarios

Carmen Astudillo Encargada de Proyectos

Rosa Castro Encargada de Cobranzas



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5. Capítulo 5: Explicación formato Procedimientos Unidad de Contabilidad

A continuación se describirá los principales procedimientos de la Unidad de

Contabilidad, antes se describirá cómo se debe leer y comprender los procedimientos en el

formulario levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensión

adecuada permitirá tener una visión real de una actividad y además permitirá realizar mejoras o

cambios en el futuro.

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos

Todos los procedimientos descritos en este Manual están acompañados de una ficha

denominada “Formulario de Procedimiento”, esta ficha ofrece un esquema para inventariar

secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolución particular, a continuación se

detallará en que cosiste cada casilla de este formulario:

Nombre del procedimiento Código: Folio único para cada procedimiento

Identificación del procedimiento Fecha: Identificación temporal en que se levantó el procedimiento

1.Descripción Definición del procedimiento.

2.Objetivo Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos institucionales.

3.Alcance Área en donde transcurre el procedimiento.

4.Periodicidad Lapso temporal que trascurre el procedimiento.

5.Marco Legal Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.



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5.2 Formulario Declaración de Procedimientos

A continuación de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario

Declaración de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las actividades que

comprenden la realización de un procedimiento identificado, a continuación se detallará en que

cosiste cada casilla de este formulario:

6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos

Ej.: Unidad solicitante

1 Ej.: Envía carta o solicitud de compra

Ej.: Siempre y cuando la Unidad Demandante lo solicite

Ej.: -solicitud de compra

1. Responsable (cargo): Identificación del cargo o Unidad responsable de la actividad.

2. Nº: Número de identificación de las actividades, sirve para ir señalando el orden de

inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.

3. Actividad: En esta casilla se señala cuáles son las acciones realizadas en función al

procedimiento identificado.

4. Observaciones: Son datos adicionales a la acción realizada en la actividad y que

entregan información que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento.

5. Documentos: Documentación asociada a la actividad o procedimiento.

1 2 3 4 5



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5.3 Flujograma de Procedimientos

Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un

“Flujograma del procedimiento”, este se encuentra en formato “vertical”, lo que quiere decir que

el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran señalados los

unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operación se

encuentra en el “medio” de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha

operación. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se

encuentra el código de identificación (3). Al interior del esquema se encuentran símbolos, estos

poseen distintos significados que están expuestos más adelante en la sección Simbología

Flujogramas (4). Los símbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen

distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qué otra

operación o Unidad debe seguir el procedimiento (5).

1

2 3

4

5



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5.4 Simbología Flujogramas

Símbolo Nombre Significado

Operación

Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una operación, una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo.

Lo que determina que una actividad sea un procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una operación específica (output).

Ej.: Entrada de una “solicitud” (Input) y la salida de un “permiso” (output).

Sub-Operación

Es una operación que por sus características y desarrollo se debe realizar una observación especial, debido a que se encuentra fuera del área de estudio.

Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de otras unidades como Secretaría Municipal o la Dirección de Control, que poseen procedimientos propios.

Decisión

Representa la toma de decisión en el procedimiento. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real.

Ej.: Puede ser la aprobación o no de una operación.

Documento

Simboliza el documento resultante de la operación respectiva. Significa que en un determinado procedimiento la aparición de un documento es el resultado o entrada de un proceso posterior.

Inicio/Termino

Simboliza que el procedimiento comienza o termina.

Documento Múltiple

Simboliza que más de un documento el que interviene en el procedimiento, el cual esta detallado en el formulario “Declaración de Procedimientos”.



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Símbolo Nombre Significado

Datos Externos

Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un sistema externo a la Unidad o Departamento.

Ej.: Subir información al sistema AUGE de la Universidad.

Subir información al sistema Portal Mercado Público.

Firma o VºBº

Si un documento en parte derecha aparece este símbolo en el flujograma, significa que dicho documento o actividad fue firmado o dado el visto bueno por la autoridad o responsable a cargo de la actividad

Control de Legalidad

Control de Legalidad

Es la acción de controlar de legalidad un documento para poder darle atribución legal a un procedimiento.

Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contraloría Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las Unidades o Departamentos de la Facultad.

Página de Referencia

Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro lugar específico del Flujograma o página, por lo general va a acompañado de un número al interior que simboliza que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con el mismo número.

Base de Datos

Simboliza que la actividad consiste en realizar un respaldo o archivo de los datos del flujo.

EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrónico.



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6. Capítulo 6: Procedimientos Unidad de Contabilidad

Nombre del procedimiento Código: UC0001 Cobro de facturas Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

La factura puede pagarse al momento que se recibe la factura, en un día determinado o fechas que fijen las partes. Si no se establece un plazo se entiende que debe ser pagada dentro de los 30 días siguientes a su recepción. Si nada se dice en ningún caso se entiende que se pagó.

2.Objetivo Realizar el cobro de las facturas que recibe la Facultad cuando ejerce como proveedor efectuando la venta de bienes y servicios.

3.Alcance

3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.

3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

4.Periodicidad Durante todo el año.

5.Marco Legal Ley 19.983 Regula la transferencia y otorga merito ejecutivo a copia de la factura.

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO


Administrativo Unidad de Contabilidad

1 Recibe factura y se archiva

-factura


2 Una vez que la factura vence se notifica a acreedor.

La factura vence 30 días siguientes a su recepción. La notificación se realiza por teléfono si no se pudiera por este medio por fax o correo electrónico.

-factura

Elaboró

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

Administrador Público

Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0

Fecha de Actualización

Ver. 1.0



19



3 Se registra en Libro de Ingreso cheque y factura.

-Libro de Ingreso


4 Se recibe cheque y se envía con factura a Cajero.

-factura

-cheque

Cajero 5 Recibe cheque y factura. -factura

-cheque

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



20

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



21

Nombre del procedimiento Código: UC0002 Traspaso de dinero entre facultades Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Debido a que las Facultades de la Universidad de Chile manejar cuentas corrientes comunes, en ocasiones los acreedores depositan dinero y es necesario hacer una discriminación para identificar a que Facultad se realizó correctamente el pago.

2.Objetivo Realizar el traspaso de dinero entre las cuentas bancarias de las distintas Facultades de la Universidad de Chile.

3.Alcance




5.Marco Legal Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria

Reglamento General de Facultades Decreto Universitario Nº906 de 27 de enero de 2009




1 Se notifica si los proveedores realizaron pagos a las cuentas de la Universidad.

-resumen cartola de cuenta


2 Se imprime resumen cartola de cuenta corriente de la Facultad.



3 Se verifica datos del proveedor y a que Facultad de la Universidad corresponde el depósito.


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



22



4 Se les consulta al acreedor que Facultad le realizó el pago.


5 Una vez identificada la Facultad se le solicita copia de factura.

-copia de factura


6 Se envía copia de factura y resumen cartola de cuenta corriente de la Facultad a Administrativo de Presupuesto.


-copia de factura


7 Se envía hoja de habilitación.

- hoja de habilitación

Administrativo de Presupuesto

8 Recibe documentos y elabora el cheque y el descuento en la cuenta de la Facultad.

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



23


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



24

Nombre del procedimiento Código: UC0003 Control gastos de administración de proyectos Fecha: 06/06/2010

1.Descripción La Unidad de Contabilidad es la encargada de registrar y contabilizar los gastos efectuados por los respectivos proyectos o convenios.

2.Objetivo

Llevar a cabo el control y registro de todos los gastos efectuados en los proyectos que son solicitados y aprobados en la Facultad y enviar periódicamente informes de gastos a los encargados de los proyecto y a las autoridades de la Facultad.

3.Alcance




5.Marco Legal Reglamento General de Facultades Decreto Universitario Nº906 de 27 de enero de 2009

Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria




1 Recibe notificación de proyecto.

- notificación de proyecto


2 Se recibe dinero y se deposita en cuenta bancaria

Existen dos cuentas bancarias para la ejecución de un proyecto.


3 Se notifica que puede realizar gastos relacionado al proyecto.

Se le notifica al encargado de proyecto si quieren fondo fijo o también dinero.

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



25



4 Se realiza proceso ejecución de proyecto lo cual puede ocasionar una compra o un traspaso de dinero.

La documentación que se registra en este proceso es en relación a las compras o entrega de dinero que se solicite. (Ej. Facturas, ordenes de compras, boletas, etc.)


5 Se registran gastos ejecutados por el encargado de proyecto.

-informe de gastos


6 Se envía periódicamente informe de gastos al encargado del proyecto.

-informe de gastos


7 Una vez ejecutado el proyecto se envía informe de gastos a Departamento de Investigación.

-informe de gastos

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



26


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



27

Nombre del procedimiento Código: UC0004 Ejecución del gasto en proyectos Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Todo proyecto tiene adjunto una serie de acciones que involucran diversas compras y movimientos de dinero para su realización. Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad llevar el registro y control de estos movimientos y participar activamente en los procedimientos de compras para la ejecución de un determinado proyecto.

2.Objetivo La ejecución del gasto en proyectos se caracteriza principalmente en realizar determinadas compras menores a 3 UTM que requieran los encargados para cubrir las necesidades del proyecto.

3.Alcance




5.Marco Legal Ley 19.983 Regula la transferencia y otorga merito ejecutivo a copia de la factura.




1 Recibe carta de solicitud y cotizaciones.

El gasto de un proyecto puede ser por: Fondo fijo, cheque o facturas.

-carta de solicitud

-cotizaciones


2 Emite orden de compra -orden de compra

Jefe de Unidad de Gestión

3 Firma orden de compra - orden de compra

Encargado de proyecto

4 Recibe orden de compra y envía factura

- orden de compra

-factura

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



28



5 Recibe factura y hace el compromiso de ella.

-factura


6 Se ingresa al módulo AUGE y se imprime el Cheque

-cheque

Conservador de Inventario

7 Emite comprobante de egreso e inventario y lo firma.

- comprobante de egreso e inventario

Jefe Unidad de Contabilidad

8 Firma comprobante de egreso e inventario.

-comprobante de egreso e inventario

Director de Administración y Finanzas

9 VºBº comprobante de egreso e inventario.



10 Se reciben documentos y se firma comprobante de egreso y se entregan para la firma de la empresa la factura y el comprobante de egreso.

Cuando se reciben los documentos de vuelta se les asigna un folio para su identificación y el folio se traspasa a la planilla que lleva el registro de los gastos.



11 Se realiza informe de gastos y se envía a encargado del proyecto.

-Informe de gastos

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



29


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



30

Nombre del procedimiento Código: UC0005 Conciliaciones bancarias Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

2.Objetivo Llevar el registro en la Facultad de cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

3.Alcance









1 Solicita cartola de movimientos bancarios a institución financiera encargada de la facultad.

Actualmente la Institución financiera a cargo es el Banco de Chile.

- cartola de movimientos bancarios


2 Se coteja la cartola de movimientos bancarios con el Libro Banco.


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



31



3 Se registra la cartola en el sistema AUGE modulo se conciliaciones bancarias.



4 Se entrega balance a servicios centrales.

Se realiza a fin de cada mes.

-balance

Director de Administración y Finanzas.

5 Da VºBº al balance. -balance


6 Se emite informe mensual que y es firmado.

-informe

Jefe unidad de Contabilidad

7 Firma informe. -informe


8 Archiva informe. Cada tres meses se envía informe a servicios centrales.

-informe

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



32


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



33

Nombre del procedimiento Código: UC0006 Registro de Inventarios Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Todos los bienes cuyos valores excedan de 2 UTM de diciembre del año anterior, deben inventariarse, extendiéndoseles la correspondiente alta de inventario, la que debe adjuntarse al respectivo comprobante de egreso.[Referencia: Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoría]

2.Objetivo La Facultad debe mantener un registro de bienes, ordenados por lugares físicos de permanencia, estableciendo la responsabilidad de su custodia.

3.Alcance




5.Marco Legal Decreto Universitario 5.857, de 8 de abril de 1980 Reglamento de la Administración de Bienes Universitarios.

Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria




1 Se imprime del sistema AUGE el Libro Mayor de la cuenta de inventario.

Se realiza durante el mes.

- Libro Mayor de la cuenta de inventario


2 Se chequean las facturas y las compras que requieran inventariarse

Las unidades encargadas de pagos deben ingresar las órdenes de compra al sistema AUGE.

-facturas

- Libro Mayor de la cuenta de inventario


3 Se saca fotocopia a factura y orden de compra

-fotocopia factura

-fotocopia orden de compra

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



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4 Se registra compras que requieran inventariarse al sistema AUGE, módulo de activos fijos (Altas de bienes).

-fotocopia factura



5 Visita a terreno para corroborar el equipo.

Se corrobora que el equipo cuente con su número de serie y que se encuentre en su ubicación física.

-fotocopia factura


Encargado del equipo

6 Firman alta de inventario.

-alta de inventario


7 Firman alta de inventario.

-alta de inventario


8 Archiva alta de inventarios

-alta de inventario


9 Se realiza pre-cierre mensual activo fijos AUGE.

Se ingresan los datos módulo AUGE activo fijos.

El pre-cierre se realiza cada mes.


10 Se imprime resumen de activo fijo.

- resumen de activo fijo


11 El resumen de activo fijo se cuadra con el balance.

También se cuadra as depreciaciones y correcciones monetarias.

- resumen de activo fijo


12 Una vez cuadrado se envía balance a la firmas de Jefe unidad de Contabilidad y VºBº de Director de Administración y Finanzas.

-balance

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



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13 Se prepara planilla con todas las altas que se hicieron en el mes. Se envía balance y planilla de altas a servicios centrales.

La planilla contiene los detalles de los montos y valores netos de las compras y se llevan a valor UF.

-balance

-planilla de altas

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



36


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



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Nombre del procedimiento Código: UC0007 Envío de balance general a Servicios Centrales Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

El estado de situación patrimonial, también llamado balance general o balance de situación, es un informe financiero o estado contable que refleja la situación del patrimonio de una empresa en un momento determinado.

2.Objetivo

Enviar a través de documentos como el balance general o la elaboración del F.E.C.U (Ficha Estadística Codificada Uniforme) todos los movimientos financieros realizados en las distintas unidades y departamentos de la facultad para su procesamiento a nivel central de la Universidad.

3.Alcance








Encargado Oficina Contable

1 Revisa todos los datos que se ingresan en las Unidades de Presupuesto, Proyectos activo fijo.

Para lo cual se emplea el Sistema AUGE


2 Imprime balance del sistema AUGE.

- balance


3 Realiza planillas de gastos.

-planillas de gastos

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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38



4 Envía planilla a firma del Director Económico y Administrativo


Director Económico y Administrativo

5 Firma planillas. -planillas de gastos


6 Envía planilla a servicios centrales



7 Elabora documento F.E.C.U donde se encuentra el balance y los estado de resultados.

Este documento se elabora cada tres meses una vez aprobados los datos entregados en relación a los balances generales y de resultados.

-F.E.C.U

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Nombre del procedimiento Código: UC0008 Giros a rendir Fecha: 06/06/2010

1.Descripción Son fondos que, ocasionalmente, se entregan a un funcionario para un objetivo determinado, en moneda nacional.

2.Objetivo

Entregar estos fondos a las unidades o departamentos de la Facultad que previa autorización y revisión presupuestaria sean aprobadas, debe entenderse que bajo este procedimiento es necesario que una vez que las unidades o departamentos solicitantes ejecuten estos fondos deban realizar la rendición de cuentas correspondiente.

3.Alcance








Unidad Demandante

1 Envía solicitud de giro a rendir firmada por jefe de departamento.

Todo funcionario que administre giros a rendir, debe rendir fianza de fidelidad funcionaria No pueden cancelarse con estos fondos, honorarios, jornales, compras de stock, etc.

-solicitud de giro a rendir

Director Económico y Administrativo

2 Firma solicitud de giro a rendir.

. -solicitud de giro a rendir

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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3 Procede a confeccionar el giro se llena a máquina la autorización de giro a rendir

4 copias -solicitud de giro a rendir


4 Se ingresa la documentación al sistema contable AUGE se genera un comprobante de contabilidad, comprobante de compromiso y un comprobante de egreso.


- comprobante de contabilidad

- comprobante de compromiso

- un comprobante de egreso


5 Se ingresa todos los datos se corroboran los documentos por pagar y se imprime el cheque.

Se le da un número de folio a todos los egresos de la Oficina. Y se registra en la planilla de libro de folios.


-cheque


6 Envía cheque a la firma de Director Económico y Administrativo, Decano y Vicedecano. El Jefe de Unidad de Contabilidad da el VºBº.


-cheque


7 Se le entrega cheque a Unidad Demandante.

-cheque


8 Se realiza un seguimiento del giro y una vez que esta rendido por la Unidad Demandante, se recibe la boleta o factura, se rinde el giro se ingresa la factura rendición por el sistema AUGE. Se ingresa en el módulo y se identifica el documento de pago a rendir.

-boleta

-factura

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Nombre del procedimiento Código: UC0009 Fondos fijos Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Son recursos entregados a un funcionario para ser utilizados en forma rotatoria, con el fin de solventar los gastos habituales de funcionamiento, de escaso monto.(Manual Operativo del Departamento de Inspección y Auditoría)

2.Objetivo

Entregar estos recursos a las unidades o departamentos de la Facultad que previa autorización y revisión presupuestaria sean aprobadas, debe entenderse que bajo este procedimiento es necesario que una vez que las unidades o departamentos solicitantes ejecuten estos recursos deban realizar la rendición de cuentas correspondiente. Los fondos asignados son determinados por la autoridad del respectivo organismo, de acuerdo con las necesidades del servicio, y no podrán exceder de 10 UTM, para sumas mayores se requerirá autorización expresa.

3.Alcance








Jefe Unidad de Contabilidad

1 Envía una nota al Decano donde le indica las personas que se les otorgará montos fijos para el año y la cantidad para cada Unidad de la Facultad.

Los fondos fijos se rinden cuenta al Director Económico y Administrativo del organismo en la medida de que se gastan, y se reponen sobre la base de la cuenta rendida.

-notificación fondo fijos

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Decano 2 Da VºBº a fondos fijos para el año entrante o periodo de tiempo.

Se debe registrar y contabilizar el otorgamiento de estos fondos, manteniendo un control individual de los cuentadantes.



3 Recibe notificación de fondos fijos y procede a realizar el cheque por cada jefe o director de departamento expuesto en la notificación.

Una vez que comienzan a gastar ese dinero los departamentos envían las boletas y facturas de los gastos efectuados para recuperación de fondo fijo.



4 Recibe las boletas y facturas de la Unidades para recuperación de fondo fijo.

-boletas

-facturas


5 Verifica que las boletas o facturas vengan acorde con las planillas que vienen en los documentos.

Si no corresponde la recuperación por los datos entregados se envía a la Unidad Demandante para que se proceda a revisar de nuevo.

-boletas

-facturas


6 Se clasifican las boletas o facturas por cuentas y se ingresan al sistema AUGE para su recuperación. Se genera un comprobante de contabilidad, comprobante de compromiso

-boletas

-facturas

- comprobante de contabilidad

- comprobante de compromiso


7 Se ingresa todos los datos se corroboran los documentos por pagar y se imprime el cheque.



-cheque

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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8 Envía cheque a la firma de Director Económico y Administrativo, Decano y Vicedecano. El Jefe de Unidad de Contabilidad da el VºBº.


-cheque


9 Se le entrega cheque a Unidad Demandante.

-cheque

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Nombre del procedimiento Código: UC0010 Revisión y contabilización de facturas Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.

2.Objetivo Verificar que se encuentre correctos los datos de las facturas de las compras realizadas por la Facultad.

3.Alcance








Secretaria de Dirección

1 Recibe factura y la entrega en un cuaderno de correspondencia.

-factura

- cuaderno de correspondencia.

Encargado Oficina de Presupuesto

2 Recepciona factura y verifica que estén todos los datos correctos en ella.

-factura


3 Verifica el número de orden de compra o contrato asociado al producto o servicio impreso en la factura.

-factura

-orden de compra

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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4 Verifica que la orden de compra de la facultad u orden de compra Mercado Público. Coteja que los servicios y productos sean los que aparecen en ellos y sus respectivos valores.

Se verifica que la recepción de la factura sea conforme con los datos completos de la persona que recibió los servicios.

-factura

-orden de compra

- orden de compra Mercado Público


5 Verifica que la factura tenga el visto bueno el director del departamento, jefe de unidad o jefe de laboratorio.

Cuando el director del departamento, jefe de unidad o jefe de laboratorio firma la factura aprueba el pago y descuento del presupuesto de su respectivo departamento.

-factura

-orden de compra

- orden de compra Mercado Público


6 Se contabilizan facturas al sistema AUGE.

Al sistema AUGE solo se ingresan órdenes de compras de la facultad no órdenes de compra Mercado Público.

-factura

-orden de compra

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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50

Nombre del procedimiento Código: UC0011 Pago de facturas Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.

2.Objetivo Realizar el pago de las facturas vencidas originadas por las compras de la Facultad.

3.Alcance









1 Retira de las carpetas de facturas las facturas que poseen fecha de vencimiento.

-factura

-orden de compra


2 Ingresa factura por vencer al sistema AUGE modulo documentos por pagar.

-factura

-orden de compra

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Fecha de Emisión

06.06.10

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3 Se imprime cheque y comprobante de egreso del sistema AUGE


-cheque

-comprobante de egreso


4 Envía cheque y comprobante de egreso a la firma del responsable de la compra, Director Económico y Administrativo, Decano y Vicedecano. El Jefe de Unidad de Contabilidad da el VºBº.

-cheque



5 Recibe los documentos firmados en una carpeta esperando el cobro del proveedor. Se archivan los documentos.

-cheque

-factura


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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53

Nombre del procedimiento Código: UC0012 Pago de honorarios Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

El convenio a honorarios es un mecanismo de prestación de servicios que tiene por objeto permitir a las autoridades contar con la asesoría de especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que no sean las habituales del respectivo Servicio. [Referencia: Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoría].

2.Objetivo Realizar el pago de los honorarios de los compromisos realizados por la Facultad.

3.Alcance








Solicitante honorarios

1 Envía boleta de honorarios.

Boleta electrónica del SII.

-boleta de honorarios


2 Recibe boleta de honorarios y decretos de convenios honorarios tramitados en Unidad de Personal y verifica los datos.

Verifica que los montos y fechas u otras observaciones sean las correctas a los documentos entregados.


-decreto


3 Ingresa datos sistema AUGE modulo documentos por pagar (honorarios).


-decreto

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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4 Se imprime cheque y comprobante de egreso del sistema AUGE


-cheque



5 Envía cheque y comprobante de egreso a la firma del responsable de la compra, Director Económico y Administrativo, Decano y Vicedecano. El Jefe de Unidad de Contabilidad da el VºBº.

-cheque



6 Recibe los documentos firmados en una carpeta esperando el cobro del solicitante Se archivan los documentos.

-cheque


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Fecha de Emisión

06.06.10

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06.06.10

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Nombre del procedimiento Código: UC0013 Resumen ingresos y gastos presupuestarios. (balance presupuestario)

Fecha: 06/06/2010

1.Descripción Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos de todas las Unidades y Departamento de la Facultad, se expresa en el balance presupuestario.

2.Objetivo

Llevar la estadística de todos los ingresos y egresos de las Unidades y Departamento de la Facultad en materia presupuestaria. Esta información es útil para la asignación de recursos y gastos del presupuesto de cada entidad en la Facultad.

3.Alcance









1 Revisa todos los documentos en relación al gasto o ingresos efectuados por las distintas Unidades o Departamentos de la Facultad, sean pago de facturas, recuperaciones de fondo fijo u otro documento que comprometa un egreso.

Se realiza cada fin de mes esta revisión. La Facultad asigna un presupuesto anual a cada Unidad o Departamento.

-recuperación de fondo fijo

-factura


-órdenes de compra

-órdenes de compra Mercado Público

-cualquier documento que certifique un egreso

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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2 Imprime documentos de los sistemas en donde se encuentre. (Mercado Público, AUGE).

Se asocia cada documento en relación al cual le dio origen, por ejemplo: facturas con órdenes de compra.

-recuperación de fondo fijo

-factura


-órdenes de compra


-cualquier documento que certifique un egreso o ingreso para la Facultad.


3 Se contabilizan todos los ingresos y egresos y se identifican y clasifican por Unidad o Departamento.

Se hacen los descuentos tanto de asignaciones de productividad como pagos de honorarios de cada Unidad o Departamento.

recuperación de fondo fijo

-factura


-órdenes de compra


-cualquier documento que certifique un egreso o ingreso para la Facultad.


4 Realiza Planilla de Resumen Presupuestario y lo envía a firma del Director Económico y

Administrativo.

- Planilla de Resumen Presupuestario


5 Recibe Planilla de Resumen Presupuestario firmada y la archiva.

La Planilla de Resumen Presupuestario carácter informativo y de consulta.

- Planilla de Resumen Presupuestario

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Nombre del procedimiento Código: UC0014 Control y recepción de ingresos Fecha: 06/06/2010

1.Descripción Es el recibo de todos los pagos o ingresos en nombre de la Facultad que generen terceros a través de dinero u otros documentos.

2.Objetivo

Recibir e ingresar al sistema los ingresos de la Facultad provenientes de los pagos efectuados por terceros a ellos, a sean por servicios prestados por facultad, donaciones o proyectos. Se deben depositar a las cuentas bancarias de la Facultad.

3.Alcance








Cajero 1 Recibe el pago proveniente de terceros a la Facultad.

Puede ser en dinero efectivo u otros documentos de pago.

-cheques

-dinero

Cajero 2 Realiza la boleta o factura del ingreso.

-boleta

-factura

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Cajero 3 Realiza planilla resumen de ingresos del día.

- planilla resumen de ingresos

Cajero 4 Ingresa todos los ingresos de la Facultad al sistema AUGE control de ingresos.

Cajero 5 Deposita los ingresos en las cuentas bancarias de la Facultad.

-cheques

-dinero

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

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universidad de chile facultad de ciencias quÍmicas y...

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