Introducción a CiviCRM

Jornada de formación interna de ASF7 de junio de 2013 – Carlos Cámara Menoyo

¿Qué es CiviCRM?

● Esquema drupal + CiviCRM

¿Qué es CiviCRM?

● Es un programa de CRM (Contact and Resources Management)

● Programa modular● Es un programa en la nube (alojado

en nuestro servidor web)● Es un programa de código abierto

y gratuito● Es un programa pensado

originalmente para ONGsLos módulos que trae por defecto CiviCRM son: CiviMail, CiviContribute, CiviActions

Ventajas de usar CiviCRM

● Ubicuidad: Se puede acceder a él desde cualquier ordenador conectado a internet (siempre que se disponga de un usuario y password -ver a continuación)

● Login único: Se accede con el mismo usuario y password que el de la web institucional

● Base de datos única: siempre actualizada

Ventajas de usar CiviCRM

● Es software libre: no se depende de una empresa ni sus políticas de suscripciones

● Es gratuito: no supone un gasto adicional en licencias

● Posee una gran comunidad de desarrolladores y formadores que pueden ofrecer sus servicios en caso de necesidad

● Mucha documentación disponible

¿Os he convencido?¿no?

Casos prácticos

1. Hacer un informe con los últimos datos actualizados de todos los socios.

2. Objetivo: Enviar un email a los socios de este mes en la demarcación de Barcelona para invitarles a una junta

3. Enviar un email a los voluntarios de todas las demarcaciones para informarles de algo

¿Y si os dijese que... ?

Se ha acabado no saber cuantos socios hay en una demarcación.

(...o no saber cuantos se han dado de baja)

Se ha acabado mandar emails y descubrir que no hemos contactado a un grupo de personas

porque no teníamos sus datos

Se ha acabado perder varias horas llamando a las distintas demarcaciones para hacer un

informe de empresas?

¿Os he convencido ahora, verdad?¡Manos a la obra!

Caso práctico

Objetivo: Enviar un email a los socios de este mes de la demarcación de Barcelona para invitarles a una juntaPasos a seguir

1. Creación de contactos ● Para tener los datos de los miembros de ASF actualizados● Para consultar rápidamente los datos de cualquier contacto (socios, voluntarios, junta, empresas...)● Enviar e-mails masivos● Para generar reportes (ej: número de socios, voluntarios de una demarcación)● Para hacer seguimiento (donaciones, pagos, membresías, asistencias a eventos...)

2. Clasificación de contactos Mediante los grupos y etiquetas podremos clasificar y crear búsquedas dinámicas de nuestros contactos

3. Configurar la campaña Redactaremos el correo, elegiremos las opciones de seguimiento y elegiremos a qué destinatarios lo enviamos (para ello usaremos las listas del punto anterior)

1. Creación de contactos

Tabla de contenidos de esta sección1. Vista general Veremos cómo son las pantallas de visualización y edición de

contactos, así como todo lo que podemos hacer con ellos.2. Necesidad y Ventajas Los contactos son la parte esencial de CiviCRM y cualquier CRM.

Veremos por qué es así y las ventajas que supone utilizarlos bien.3. Tipos de contactos CiviCRM tiene varios tipos de contactos, saber cuando usar unos u

otros será clave para utilizar el resto de funcionalidades4. Creación de contactos Veremos que hay distintas formas de crear contactos y explicaremos

cómo pueden crearse/editarse manualmente

Contactos: vista generalEsta es la página de un contacto. Aquí tenemos toda la información de este contacto, así como las acciones que podemos hacer con él y el histórico de cambios.

Contactos - Acciones

Contactos: Objetivo

Los contactos son la esencia de CiviCRM: para que todo lo demás funcione y para que podamos sacarle provecho es necesario mantener actualizados los contactos en la base de datos del CiviCRM en lugar de mantener archivos separados con datos de contacto en distintos formatos (Access, Excel...) y localizaciones (Demarcación X, Demarcación Y...).

Ventajas de este sistema:● Un solo archivo: siempre actualizado y sin duplicados.● Todo el mundo puede acceder, desde cualquier ordenador conectado a Internet, a la versión más actualizada de la base de datos● Generación de informes y consultas en tiempo real.● Workflow integrado.● Criterio único (evitamos cosas como “C.Valenciana” , “comunidad valenciana”...)

Contactos: Tipos

Hay tres tipos de contactos:● Organizaciones: son personas jurídicas ya

sean empresas, instituciones...● Personas: son personas físicas. Estas, as u

vez pueden pertenecer a una o más organizaciones y familias.

● Familias (a priori no utilizables por ASF).

Lo más normal será tener muchos más contactos de personas que estén asociados a una o más organizaciones, ya sea porque trabajan en una organización, porque son voluntarios... Podemos especificar el tipo de relación que hay entre una persona y una empresa y el sistema será capaz de establecer relaciones recíprocas (ej: si decimos que alguien trabaja en una empresa, cuando veamos la información de esa empresa podremos ver todos los trabajadores que trabajan en ella, entre ellos el contacto anterior).

Contactos: Creación

Hay distintas formas de añadir contactos:● Manualmente (de uno en uno)● Importación CSV (Excel, Access...)● Una persona que ha rellenado el formulario de

alta de socio (todavía no implementado)● Una persona que ha decidido darse de alta para

recibir el newsletter, participar en un evento... (no implementado)

Podemos importar contactos de un archivo csv (generado a través de hojas de cálculo como Excel o Bases de datos como Access). Podemos asociar los datos del archivo csv a campos de CiviCRM y si los contactos siempre siguen la misma estructura podemos guardar esa asociación de datos para no tener que definirlo continuamente (mapping).

Nota: Dado que estamos en un servidor compartido es muy probable que al importar una gran cantidad de contactos el servidor se cuelgue. Para evitarlo es más conveniente importar contactos en grupos pequeños (20-50 personas)

Más información en esta página de la intranet: https://sites.google.com/a/asfes.org/base-de-conocimiento/Home/manuales/manual-civicrm/contactos#TOC-Importar-contactos

Creación manual (I)

Crear un contacto requiere 2 simples pasos:

1. Elegir "Nueva persona" o "Nueva organización" (según lo que prefiramos) en el menú "Contactos"

Creación manual (II)2. Rellenar los campos que aparezcan en el formulario.

Los campos están agrupados:

● Datos personales● Datos de socio● Demográficos● Etiquetas y grupos

2. Organización de contactos

Tabla de contenidos de esta sección1. Grupos y etiquetas Veremos cómo son las pantallas de visualización y edición de

contactos, así como todo lo que podemos hacer con ellos.2. Grupos inteligentes Los contactos son la parte esencial de CiviCRM y cualquier CRM.

Veremos por qué es así y las ventajas que supone utilizarlos bien.3. Buscar contactos CiviCRM tiene varios tipos de contactos, saber cuando usar unos u

otros será clave para utilizar el resto de funcionalidades4. Guardar listas Veremos que hay distintas formas de crear contactos y explicaremos

cómo pueden crearse/editarse manualmente

Clasificar un contactoEsta es la página de edición de un contacto. Bajo la pestaña “Tags and Groups” veremos un listado con todas las etiquetas y grupos disponibles y podremos seleccionar aquellas aplicables al contacto.

Cosas a destacar:● Existen las etiquetas y los grupos● Un contacto puede pertener a más de

un grupo a la vez● Un contacto puede tener ninguna, una

o varias etiquetas● Solo se muestran los grupos

“estándar”

Clasificar contactos por lotesDesde la página de buscar contactos, podemos seleccionar varios y seleccionar la acción “Añadir contactos al Grupo” (luego nos preguntará a qué grupo los añadimos) y pulsar el botón “Ir”

Clasificar contactos por lotesSeleccionamos el grupo existente de la lista desplegable o bien creamos uno nuevo.

Pulsamos el botón “Añadir al grupo”

Grupos vs etiquetasEtiquetas: describen alguna característica de los contactos y para facilitar encontrarlos posteriormente

Grupos: son conjuntos de usuarios que deben ser tratados de forma distinta a los miembros de otros grupos (permisos o mailing).

● Pueden asignarse etiquetas a contactos, contribuciones...● No hay jerarquías

Posibles etiquetas:● Demarcaciones (Cataluña, Valencia...).

● Solo se aplican a contactos● Pueden conceder permisos especiales● Pueden servir como destinatarios de mailings (lista de correo)● Pueden organizarse jerárquicamente (un contacto que pertenezca a un grupo hijo pertenece también al padre)● Hay dos tipos de grupos: normales o inteligentes

Ejemplos de grupos:● “voluntarios”, ● “trabajadores”● “responsables de zona”...

Buscar contactos¿Para qué queremos buscar contactos?

● Para encontrar un contacto y visualizar o editar sus datos

● Para construir una búsqueda que queramos utilizar con frecuencia (ver búsqueda avanzada, a continuación)

● Para enviar un email a todos los contactos que cumplan las condiciones de búsqueda

● Para imprimir el listado de forma rápida● Para crear un grupo inteligente (ver página

Clasificar contactos - detallado para más detalles)

● Para editar en lote los contactos● ...

Búsqueda simple

Búsqueda avanzada

Más información en https://sites.google.com/a/asfes.org/base-de-conocimiento/Home/manuales/manual-civicrm/contactos#TOC-Buscar-contactos

Ventajas de organizar contactos

Tener los contactos bien organizados es básico porque nos permite lo siguiente:● Encontrar un o varios contactos determinados de forma rápida,

sin perder tiempo.● Enviar campañas de email a uno o más contactos a la vez.● Generar informes● ...

3. Mailing

Tabla de contenidos de esta sección1. Elegir destinatarios Mediante una serie de reglas y combinaciones elegiremos quién

queremos que reciba los correos.2. Opciones de seguimiento Estas opciones nos permitirán estadísticas básicas para ver la

eficacia de las campañas o corregir posibles problemas.3. Componer mensaje En esta parte redactaremos el correo y veremos cómo usar

comodines para ofrecer correos “personalizados” y plantillas para ahorrar trabajo.

4. Probar el mensaje Antes de mandar el correo es importante testearlo antes y evitar posibles errores.

5. Enviar o programar el mensaje Una vez está todo listo solo tenemos que enviar el correo.

Crear un mailing IHacer clic en el menú “Envios de correo” y seleccionar “nuevo envío de correo”.Este mismo menú plantea más opciones como ver mailings en borrador, eventos programados y enviados o generar plantillas, encabezados... para reutilizar en campañas futuras

Seleccionar destinatarios:Las personas que recibirán el correo dependerán de una serie de reglas que pueden combinarse:● Incluir o excluir miembros de grupos● Aprovechar los destinatarios de una campaña

anterior● Si marcamos “Remove duplicate emails”

evitaremos que una misma persona que pertenezca a más de una regla, reciba más de un correo de lo mismo.

Crear un mailing IIMarcar si queremos hacer seguimiento de clics para hacer estadísticas

Importante notar que podemos ver el número de destinatarios que recibirán el correo

Crear un mailing III

Al seleccionar la plantilla, el contenido se rellena automáticamente

Podemos utilizar “Tokens” (o códigos) que se sustituirán por el valor correcto cuando se envien a partir de (ej, nombre, email, dirección...)

Podemos añadir encabezados / pies de página con enlaces, textos... que ya hemos creado previamente

Crear un mailing IV

Crear un mailing V

Más...

Más información

Tenéis más información en los siguientes enlaces:● Intranet ASF (¡podéis actualizarla y comentar vosotros mismos!)

● Documentación oficial:– http://civicrm.org/participate/documentation– http://wiki.civicrm.org– http://book.civicrm.org/user

● Página oficial del programa: http://civicrm.org