Gestire efficacemente le attivit delle associazioni/ONG grazie alla piattaforma CiviCRM

Il caso ALGIUSMI

Francesco V. Moretto - francesco.moretto@gmail.com

Linux Day Milano 25/10/2008

CiviCRM:

CiviCRM in 20 parole

CiviCRM una piattaformaopen-source web-basednata per gestire efficacemente le attivit di gestione, comunicazione e fund-raising delle associazioni/ONG

CiviCRM - Core

CiviCRM utilizza come base di appoggio Drupal oppure Joomla, due tra i pi noti CMS open-source attualmente sul mercatoIl core di CiviCRM permette di gestire e importare grosse moli di dati relative a membri, simpatizzanti, prospect, etc. e di arricchire e raffinare le informazioni nel tempoGli utenti, nel corso delle attivit sul sito (iscrizione a eventi, donazioni, petizioni, etc.) possono, in maniera trasparente, completare e aggiornare le informazioni che li riguardano

CiviCRM - Core

E' possibile assegnare i diversi contatti a molteplici gruppi per poi utilizzarli per attivit specifiche (mailing, to-do list, etc.)La gestione avanzata dell'ACL (Access Control List) permette di assegnare permessi specifici a gruppi o singoli utenti (concordanti o meno con quelli del CMS) - per ora solo su DrupalE' disponibile un motore di ricerca che permette di fare diverse tipologie di query sul database dei contatti

Modularit

civi'MEMBER

civi'EVENT

civi'CONTRIBUTE

civi'MAIL

Modulo per la gestione degli iscritti (anche per singole sezioni/branch)Modulo per la gestione degli eventi pubblici (gratuiti o a pagamento)Modulo per la gestione delle donazioni / contributiModulo per l'invio e la gestione dei mailing

Nuovi moduli

civi'GRANT

civi'PLEDGE

Gestione dell'erogazione dei contributi Gestione dellepromesse di pagamento

CiviEvent

Permette di: - creare semplicemente pagine e moduli di iscrizione ad eventi - inviare email di conferma ai partecipanti registrati - limitare il numero di iscritti e gestire gli overbooking - impostare la tipologia di evento (gratuito/pagamento) e gestire il pagamento tramite CiviContribute - avere in tempo reale la situazione relativa agli iscritti - riscontrare presenze / assenze - determinare eventi dedicati agli associati oppure aperti - assegnare i partecipanti ad un gruppo - inviare email ai partecipanti - effettuare ricerche ed importare / esportare la lista partecipanti - aggiungere campi personalizzati

CiviContribute

Permette di: - impostare pagine dedicate alla raccolta fondi con differenti opzioni sulla somma donata / modalit di pagamento / tipologia di contributo - aggiungere nuovi campi per richiedere informazioni non standard - aggiungere automaticamente i dati del contributore nel database centrale - ricevere pagamenti online via carta di credito - ricevere riscontro del pagamento online e aggiornare in tempo reale il database dei contatti - tenere traccia delle promesse di pagamento e riscontrare quelle convertite - inviare automaticamente email di ricevuta e ringraziamento ai donatori - esportare e importare i dati dei donatori, anche per singola campagna/gruppo - effettuare ricerche sui contributi e sui contributori

CiviMember

Permette di: - gestire gli iscritti di una o multiple associazioni / sezioni / branch - impostare i diversi status associativi (ad es. socio, socio fondatore, etc.) - ricevere il pagamento delle quote online tramite CiviContribute - gestire le scadenze delle quote associative (data fissa / data variabile) - impostare periodi di gratuit per i neoiscritti - far partire in automatico email di remind ai soci che non risultano aver ancora saldato - gestire eccezioni (quote associative pluriennali / gratuit / etc.) - importare ed esportare gli elenchi degli iscritti

CiviMail

Permette di: - generare mailing verso gruppi specifici di contatti (opzione includi/escludi) - riutilizzare mailing gi inviati - gestire in automatico il processo di unsubscribe - evidenziare le caselle email non raggiungibili (bounce) - tracciare le aperture delle email da parte dei contatti - tracciare i click effettuati dall'utente nel corpo dell'email - impostare campi variabili all'interno delle email - utilizzare intestazioni preimpostate

E in pi...

- Geocoding automatico dei contatti e delle location degli eventi - Gestione delle petizioni (campi personalizzati scelta dei campi pubblici) - Widgets relativi alla raccolta fondi (termometro) - Funzione di deduplica anche su importazione - Utilizzo in modalit standalone senza CMS e utilizzando OpenID - Possibilit di scaricare il calendario eventi in formato iCalendar - Multilingue (italiano compreso of course)

Facciamo una simulazione...

Associazione Gates per la salvaguardia dei sistemi operativi pachidermici

Facciamo una simulazione...

Associazione Gates per la salvaguardia dei sistemi operativi pachidermiciAssociazione Happy Feet per lo sviluppo dei sistemi operativi innovativi500 soci + 1.000 contatti / simpatizzantiOrganizza mediamente in un anno:

2main events di divulgazione1assemblea generale dei soci20incontri tematici10pizzate5corsi di formazione2raccolte di firme / petizioni

Facciamo una simulazione...

Associazione Gates per la salvaguardia dei sistemi operativi pachidermiciAssociazione Happy Feet per lo sviluppo dei sistemi operativi innovativi500 soci + 1.000 contatti / simpatizzantiOrganizza mediamente in un anno:n eventi xemailn contattiin uscita2main events di divulgazione2 x 1.500 =3.0001assemblea generale dei soci 1 x 500 =50020incontri tematici20 x 1.500 =30.00010pizzate10 x 500 =5.0005corsi di formazione5 x 1.500 =7.5002raccolte di firme / petizioni 2 x 1.500 =3.000 Tot. 49.000

Facciamo una simulazione...

Associazione Happy Feet per lo sviluppo dei sistemi operativi innovativi Azioni tracciabili via CRM iscritti ad evento x n eventi 2main events di divulgazione1.000x 2=2.0001assemblea generale dei soci200x 1=20020incontri tematici50x 20=1.00010pizzate50x 10=5005corsi di formazione50x 5=2502raccolte di firme / petizioni1.000x 2=2.000 Tot. 5.950

Sviluppo 2005-2008

Undici release in tre anni buona reattivit alle richieste degli utilizzatoriPiena apertura ad eventuali moduli sponsorizzati, integrati poi con il coreCon la versione 2.1 verr introdotto il supporto a Drupal 6.x e Joomla 1.5.xVerr inoltre migliorato il modulo CiviEvent apportando una serie di modifiche richieste dall'utenza e in generale il livello di usabilitDalla versione 2.0 richiesto l'utilizzo di una versione di PHP e di MySQL uguale o superiore a PHP 5.2 e MySQL 5.0.x sempre con supporto InnoDB

Alcune constatazioni personali

- E' facile da installare ? SI - Lo pu amministrare anche un bambino ?NO - L'utente finale pu usarlo tranquillamente ? SI - Gli operatori avranno difficolt nell'usarlo ?NO (sanno usare un pc ?) Consigli - Non avere fretta. Le associazioni / ONG hanno uno stomaco da pitone... digeriscono le innovazioni con molta lentezza (e il CRM -come piatto- un tantino pesante) - Non risparmiare sull'hosting / server dedicato e scegliere un partner flessibile e dinamico (si risparmia una montagna di tempo)E se non funziona ? - Il Wiki tuo amico / il Forum tuo amico / Google tuo amico - Andare all'ultima slide e usare il metodo di contatto preferito

Chi lo usa ?

Amnesty International www.amnesty.orgBioneers www.bioneers.orgDemocrats Abroad www.democratsabroad.orgTechsoup:Ctxchange www.ctxchange.orgDonortech www.donortec.com.auADB solidatech www.adb-solidatech.frWikipedia http://wikimediafoundation.org/wiki/Donatee naturalmente...Algiusmi www.algiusmi.it

Caso ALGIUSMI L'associazione

- Associazione Laureati in Giurisprudenza dell'Universit di Milano - Fondata nel 1995 - Conta circa 300 soci tra avvocati, notai, magistrati, giuristi d'impresa - Incontri di orientamento professionale rivolti agli studenti e ai neolaureati - Premiazione dei laureati meritevoli e del laureato benemerito - Cicli di conferenze gratuite rivolte alla formazione continua degli avvocati (riconosciute dall'Albo) - Cene con guest speaker una volta ogni due mesi, incontri conviviali una volta al mese, iniziative speciali (visita a mostre, Dialogo nel Buio, etc.) - Struttura snellissima e grande impegno dei membri del Direttivo - Tiepido supporto da parte dell'Universit - Grande potenzialit di crescita sia in termini di iscritti sia come possibile punto di snodo tra universit e mondo del lavoro

Caso ALGIUSMI Il contesto

STEREOTIPO - Avvocati e Notai tendenzialmente molto tradizionalisti - Poco abituati al networking (escludendo law firm internazionali) - Scarse capacit informaticheMA - Mercato coinvolto direttamente dal processo di liberalizzazione (possibilit di fare pubblicit, pagamento a risultato, eliminazione tariffe minime, etc.) - Inserita l'obbligatoriet della formazione continua - Strumenti telematici sempre pi presenti nell'attivit quotidiana (banche dati, processo telematico, email certificata, Skype, etc.)

Caso ALGIUSMI L'approccio

- ALGIUSMI fino alla fine del 2007 non si discostava molto dallo stereotipo della slide precedente - Sito dannatamente 1.0 (che pi statico non si pu) - Tin.it come provider - Comunicazione affidata a mailing ccn e a 3 newsletter cartacee all'anno - Una forte discrepanza tra le molte e interessanti attivit e una comunicazione poco marketing-oriented e limitata dalla mancanza di strumenti - Il nuovo Direttivo, guidato dall'Avv. Francesco Abbozzo Franzi, decide di cambiare la situazione e di dotarsi delle risorse utili (sia umane che tecniche) - La mia proposta:- Drupal + CiviCRM- Innovazione nella continuit (niente scossoni)- Una immagine pi fresca e dinamica (al passo con il dinamismo del Direttivo)- Approccio marketing-oriented rivolto all'acquisizione di nuovi associati e alla fidelizzazione dei vecchi iscritti

Caso ALGIUSMI I risultati

- Gestione, ancora in fase di trasferimento dominio, dell'emergenza provocata dall'avvio dei corsi di formazione per avvocati (centinaia di email) e utilizzo immediato di CiviEvent per gestire le registrazioni - Riorganizzazione, pulizia e deduplica del database iscritti - Aggiornamento immediato del sito circa i nuovi eventi grazie all'addestramento del presidente e del responsabile eventi - Netto miglioramento nel processo di registrazione agli eventi - Immagine rinnovata e percepita come pi dinamica (incremento dei contatti e delle iscrizioni da parte dei neolaureati) - Incremento della numerosit dei contatti nel database (anche grazie alla suddetta emergenza) attualmente circa 1.000 - Forte aumento dell'attivit comunicativa, lancio di iniziative fund-raising su progetti specifici - Sito ottimizzato per i motori di ricerca - Aumento dei visitatori e delle visite

Chi sono / Cosa faccio

Attualmente:Freelance per progetti di comunicazione B2B e marketing per il no-profit

In precedenzaStudio Telemaco (Milano) - Junior Partner (2004 2007) - Responsabile Data Protection & Data Management (dal 2000) Esperto in: - Tecniche di comunicazione efficace - Strategie di Marketing, in particolar modo per campagne 1-2-1 e B2B (telesales, database e email marketing, Customer Relationship Management)

Grazie per la vostra attenzione !

Skype: franziskus_it MSN:franziskus_it@hotmail.comEmail:francesco.moretto@gmail.comMobile: +39 340.5203134

Contatti:

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