Introduccin a CiviCRM

Jornada de formacin interna de ASF5 de abril de 2013 Carlos Cmara Menoyo

Qu es CiviCRM? Esquema drupal + CiviCRM

Qu es CiviCRM? Es un programa de CRM (Contact

and Resources Management) Programa modular Es un programa en la nube (alojado

en nuestro servidor web) Es un programa de cdigo abierto

y gratuito Es un programa pensado

originalmente para ONGsLos mdulos que trae por defecto CiviCRM son: CiviMail, CiviContribute, CiviActions

Ventajas de usar CiviCRM Ubicuidad: Se puede acceder a l

desde cualquier ordenador conectado a internet (siempre que se disponga de un usuario y password -ver a continuacin)

Login nico: Se accede con el mismo usuario y password que el de la web institucional

Base de datos nica: siempre actualizada

Ventajas de usar CiviCRM Es software libre: no se depende de

una empresa ni sus polticas de suscripciones

Es gratuito: no supone un gasto adicional en licencias

Posee una gran comunidad de desarrolladores y formadores que pueden ofrecer sus servicios en caso de necesidad

Mucha documentacin disponible

Os he convencido?no?

Casos prcticos

1. Hacer un informe con los ltimos datos actualizados de todos los socios.

2. Objetivo: Enviar un email a los socios de este mes en la demarcacin de Barcelona para invitarles a una junta

3. Enviar un email a los voluntarios de todas las demarcaciones para informarles de algo

Y si os dijese que con CiviCRM esto no tiene por qu ser un infierno?

Os convencera entonces?

Manos a la obra!

Caso prcticoObjetivo: Enviar un email a los socios de este mes de la demarcacin de Barcelona para invitarles a una juntaPasos a seguir1. Creacin de contactos Para tener los datos de los miembros de ASF actualizados

Para consultar rpidamente los datos de cualquier contacto (socios, voluntarios, junta, empresas...) Enviar e-mails masivos Para generar reportes (ej: nmero de socios, voluntarios de una demarcacin) Para hacer seguimiento (donaciones, pagos, membresas, asistencias a eventos...)

2. Clasificacin de contactos Mediante los grupos y etiquetas podremos clasificar y crear bsquedas dinmicas de nuestros contactos

3. Configurar la campaa Redactaremos el correo, elegiremos las opciones de seguimiento y elegiremos a qu destinatarios lo enviamos (para ello usaremos las listas del punto anterior)

1. Creacin de contactos

Tabla de contenidos de esta seccin1. Vista general Veremos cmo son las pantallas de visualizacin y edicin de

contactos, as como todo lo que podemos hacer con ellos.2. Necesidad y Ventajas Los contactos son la parte esencial de CiviCRM y cualquier CRM.

Veremos por qu es as y las ventajas que supone utilizarlos bien.3. Tipos de contactos CiviCRM tiene varios tipos de contactos, saber cuando usar unos u

otros ser clave para utilizar el resto de funcionalidades4. Creacin de contactos Veremos que hay distintas formas de crear contactos y explicaremos

cmo pueden crearse/editarse manualmente

Contactos: vista generalEsta es la pgina de un contacto. Aqu tenemos toda la informacin de este contacto, as como las acciones que podemos hacer con l y el histrico de cambios.

Contactos - Acciones

Contactos: ObjetivoLos contactos son la esencia de CiviCRM: para que todo lo dems funcione y para que podamos sacarle provecho es necesario mantener actualizados los contactos en la base de datos del CiviCRM en lugar de mantener archivos separados con datos de contacto en distintos formatos (Access, Excel...) y localizaciones (Demarcacin X, Demarcacin Y...).

Ventajas de este sistema: Un solo archivo: siempre actualizado y sin duplicados. Todo el mundo puede acceder, desde cualquier ordenador conectado a Internet, a la versin ms actualizada de la base de datos Generacin de informes y consultas en tiempo real. Workflow integrado. Criterio nico (evitamos cosas como C.Valenciana , comunidad valenciana...)

Contactos: TiposHay tres tipos de contactos: Organizaciones: son personas jurdicas ya

sean empresas, instituciones... Personas: son personas fsicas. Estas, as u

vez pueden pertenecer a una o ms organizaciones y familias.

Familias (a priori no utilizables por ASF).

Lo ms normal ser tener muchos ms contactos de personas que estn asociados a una o ms organizaciones, ya sea porque trabajan en una organizacin, porque son voluntarios... Podemos especificar el tipo de relacin que hay entre una persona y una empresa y el sistema ser capaz de establecer relaciones recprocas (ej: si decimos que alguien trabaja en una empresa, cuando veamos la informacin de esa empresa podremos ver todos los trabajadores que trabajan en ella, entre ellos el contacto anterior).

Contactos: CreacinHay distintas formas de aadir contactos: Manualmente (de uno en uno) Importacin CSV (Excel, Access...) Una persona que ha rellenado el formulario de

alta de socio (todava no implementado) Una persona que ha decidido darse de alta para

recibir el newsletter, participar en un evento... (no implementado)

Podemos importar contactos de un archivo csv (generado a travs de hojas de clculo como Excel o Bases de datos como Access). Podemos asociar los datos del archivo csv a campos de CiviCRM y si los contactos siempre siguen la misma estructura podemos guardar esa asociacin de datos para no tener que definirlo continuamente (mapping).

Nota: Dado que estamos en un servidor compartido es muy probable que al importar una gran cantidad de contactos el servidor se cuelgue. Para evitarlo es ms conveniente importar contactos en grupos pequeos (20-50 personas)

Ms informacin en esta pgina de la intranet: https://sites.google.com/a/asfes.org/base-de-conocimiento/Home/manuales/manual-civicrm/contactos#TOC-Importar-contactos

Creacin manual (I)

Crear un contacto requiere 2 simples pasos:

1. Elegir "Nueva persona" o "Nueva organizacin" (segn lo que prefiramos) en el men "Contactos"

Creacin manual (II)2. Rellenar los campos que aparezcan en el formulario.

Los campos estn agrupados: Datos personales Datos de socio Demogrficos Etiquetas y grupos

2. Organizacin de contactos

Tabla de contenidos de esta seccin1. Grupos y etiquetas Veremos cmo son las pantallas de visualizacin y edicin de

contactos, as como todo lo que podemos hacer con ellos.2. Grupos inteligentes Los contactos son la parte esencial de CiviCRM y cualquier CRM.

Veremos por qu es as y las ventajas que supone utilizarlos bien.3. Buscar contactos CiviCRM tiene varios tipos de contactos, saber cuando usar unos u

otros ser clave para utilizar el resto de funcionalidades4. Guardar listas Veremos que hay distintas formas de crear contactos y explicaremos

cmo pueden crearse/editarse manualmente

Clasificar un contactoEsta es la pgina de edicin de un contacto. Bajo la pestaa Tags and Groups veremos un listado con todas las etiquetas y grupos disponibles y podremos seleccionar aquellas aplicables al contacto.

Cosas a destacar: Existen las etiquetas y los grupos Un contacto puede pertener a ms de

un grupo a la vez Un contacto puede tener ninguna, una

o varias etiquetas Solo se muestran los grupos

estndar

Clasificar contactos por lotesDesde la pgina de buscar contactos, podemos seleccionar varios y seleccionar la accin Aadir contactos al Grupo (luego nos preguntar a qu grupo los aadimos) y pulsar el botn Ir

Clasificar contactos por lotesSeleccionamos el grupo existente de la lista desplegable o bien creamos uno nuevo.

Pulsamos el botn Aadir al grupo

Grupos vs etiquetasEtiquetas: describen alguna caracterstica de los contactos y para facilitar encontrarlos posteriormente

Grupos: son conjuntos de usuarios que deben ser tratados de forma distinta a los miembros de otros grupos (permisos o mailing).

Pueden asignarse etiquetas a contactos, contribuciones... No hay jerarquas

Posibles etiquetas: Demarcaciones (Catalua, Valencia...).

Solo se aplican a contactos Pueden conceder permisos especiales Pueden servir como destinatarios de mailings (lista de correo) Pueden organizarse jerrquicamente (un contacto que pertenezca a un grupo hijo pertenece tambin al padre) Hay dos tipos de grupos: normales o inteligentes

Ejemplos de grupos: voluntarios, trabajadores responsables de zona...

Buscar contactosPara qu queremos buscar contactos? Para encontrar un contacto y visualizar o

editar sus datos Para construir una bsqueda que

queramos utilizar con frecuencia (ver bsqueda avanzada, a continuacin)

Para enviar un email a todos los contactos que cumplan las condiciones de bsqueda

Para imprimir el listado de forma rpida Para crear un grupo inteligente (ver pgina

Clasificar contactos - detallado para ms detalles)

Para editar en lote los contactos ...

Bsqueda simple

Bsqueda avanzada

Ms informacin en https://sites.google.com/a/asfes.org/base-de-conocimiento/Home/manuales/manual-civicrm/contactos#TOC-Buscar-contactos

Ventajas de organizar contactos

Tener los contactos bien organizados es bsico porque nos permite lo siguiente: Encontrar un o varios contactos determinados de forma rpida,

sin perder tiempo. Enviar campaas de email a uno o ms contactos a la vez. Generar informes ...

3. Mailing

Tabla de contenidos de esta seccin1. Elegir destinatarios Mediante una serie de reglas y combinaciones elegiremos quin

queremos que reciba los correos.2. Opciones de seguimiento Estas opciones nos permitirn estadsticas bsicas para ver la

eficacia de las campaas o corregir posibles problemas.3. Componer mensaje En esta parte redactaremos el correo y veremos cmo usar

comodines para ofrecer correos personalizados y plantillas para ahorrar trabajo.

4. Probar el mensaje Antes de mandar el correo es importante testearlo antes y evitar posibles errores.

5. Enviar o programar el mensaje Una vez est todo listo solo tenemos que enviar el correo.

Crear un mailing IHacer clic en el men Envios de correo y seleccionar nuevo envo de correo.Este mismo men plantea ms opciones como ver mailings en borrador, eventos programados y enviados o generar plantillas, encabezados... para reutilizar en campaas futuras

Seleccionar destinatarios:Las personas que recibirn el correo dependern de una serie de reglas que pueden combinarse: Incluir o excluir miembros de grupos Aprovechar los destinatarios de una campaa

anterior Si marcamos Remove duplicate emails

evitaremos que una misma persona que pertenezca a ms de una regla, reciba ms de un correo de lo mismo.

Crear un mailing IIMarcar si queremos hacer seguimiento de clics para hacer estadsticas

Importante notar que podemos ver el nmero de destinatarios que recibirn el correo

Crear un mailing III

Al seleccionar la plantilla, el contenido se rellena automticamente

Podemos utilizar Tokens (o cdigos) que se sustituirn por el valor correcto cuando se envien a partir de (ej, nombre, email, direccin...)

Podemos aadir encabezados / pies de pgina con enlaces, textos... que ya hemos creado previamente

Crear un mailing IV

Crear un mailing V

Ms...

Ms informacin

Tenis ms informacin en los siguientes enlaces: Intranet ASF (podis actualizarla y comentar vosotros mismos!) Documentacin oficial:

http://civicrm.org/participate/documentation http://wiki.civicrm.org http://book.civicrm.org/user

Pgina oficial del programa: http://civicrm.org

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