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AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
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Sesión No. 7
Nombre: Metodología de la Auditoria Administrativa. Parte 3.
Objetivo: El estudiante reconoce el informe; contenido, lineamientos generales,
tipos de informe, propuestas y presentación del informe; y en el seguimiento; el
objetivo, lineamientos generales y análisis del grado de avance.
Contextualización
En este punto ya hemos hablado de tres de las cinco etapas de la metodología de
la auditoría administrativa. Ahora explicamos en qué consiste la planeación, de
dónde obtenemos la información que sustenta nuestra investigación y finalmente
con esa evidencia se elabora un diagnóstico de la situación de la empresa.
En esta sesión aprenderás a elaborar un informe y a dar el seguimiento necesario
a la auditoría, a fin de poder analizar el grado de avance de la misma.
Después de establecer la planeación, la obtención, el análisis y la evaluación de
la información, se debe elaborar un informe que explique los resultados obtenidos
de la revisión, así como las propuestas de mejora en las operaciones que se
necesite, también es importante que exista un seguimiento de las propuestas, que
la revisión y la detección de las fallas no queden ahí archivadas, si no que se
apliquen las soluciones o correcciones para continuar con el logro de los objetivos.
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Introducción al Tema
¿Por qué es importante generar un informe?
Para una auditoria administrativa la creación de un informe es elemental, debido
a que este documento permite que los responsables le den el valor adecuado a la
auditoria.
El informe contiene los objetivos, la duración, el alcance, recursos y método
empleado en la auditoria, aparte de englobar los antecedentes. En todos los
informes se hacen propuestas o recomendaciones y en ocasiones la organización
puede no saber cómo implementarlas
Existen diferentes tipos de informes que varían dependiendo de su presentación,
y en esta lección el alumno aprenderá a distinguirlos aplicando los lineamientos
para dar seguimiento a una auditoria administrativa.
El seguimiento es la última etapa de la metodología de la auditoría administrativa,
con esto no se cierra el proceso, sino al contrario, esta parte nos indica las nuevas
alternativas de seguimiento a las propuestas hechas para la mejora del logro de
los objetivos, en seguida se verá en que consiste este término.
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Explicación
4.4 Informe. (1) Al concluir con la revisión de la
organización, se debe diseñar un
informe, donde se detallen los
resultados obtenidos en la
auditoría, señalando el
departamento, función, operación,
proyecto, programa, etc. que fue
auditado, la finalidad de la revisión,
el alcance, así como todos los recursos y métodos empleados.
Este informe se hace por escrito con anexos de los papeles de trabajo de los
auditores, cédulas, cuestionarios, etc. y toda aquella información que respalde los
resultados obtenidos en la revisión.
4.4.1 Contenido.
¿Cómo se prepara el informe?
Es el documento que engloba los resultados de la auditoría. El informe define el
área, programa o proceso auditado e incluye los antecedentes y una justificación,
los objetivos de la auditoría, la duración, el alcance, recursos y método empleado.
Además, debe resaltar los hechos e incluir las recomendaciones y conclusiones
del auditor, todos ellos soportados con la evidencia suficiente y debidamente
documentada a fin de no dejar lugar a dudas.
El informe debe presentarse de manera puntual, es decir, no se deben perder de
vista el o los objetivos de la auditoría y destacar cada uno de ellos.
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Se deben analizar diferentes alternativas, a fin de que las recomendaciones que
se propongan sean las más viables y estén bien fundamentadas.
Es importante que este informe se haga llegar a los responsables para que le den
el valor adecuado a la auditoria y realmente se lleve a la aplicación. Finalmente,
se establece la forma en que se le dará seguimiento a las acciones. Arens, A.
(2007).
4.4.2 Lineamientos generales.
¿Cuáles son esos lineamientos generales que se deben observar al
determinar el seguimiento?
Consiste en dar continuidad a las recomendaciones presentadas en la auditoría y
éste puede darse o no con la participación del auditor.
Para dar seguimiento a una auditoría administrativa y asegurar que se cumpla, es
preciso que lo que proponga sea un programa apegado a la realidad de la
empresa, para que de esta manera sea viable su aplicación.
El programa de seguimiento debe incluir las actividades a realizar, su secuencia,
duración, recursos requeridos y mencionar a los responsables.
4.4.3 Tipos de informes.
¿Qué tipos de informes conoces?
Los tipos de informes son:
Informe general
Informe ejecutivo
Informe de aspectos relevantes
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Tipos de informes
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El informe general:
Incluye el área responsable, una introducción, los antecedentes, las
técnicas empleadas, el diagnóstico, la propuesta, la estrategia de
implementación, el seguimiento, las conclusiones, recomendaciones y los
anexos.
El informe ejecutivo:
Abarca el área responsable, el periodo de revisión, objetivos, alcance,
metodología, resumen y conclusiones.
El informe de aspectos relevantes:
Es el que destaca, solamente, las áreas que requieren de atención por su
desempeño deficiente.
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En todos los informes se hacen
propuestas o recomendaciones
y en ocasiones la organización
puede no saber cómo
implementarlas. Por lo tanto, es
necesario que se entregue un
programa que describa las
actividades a realizar, su
secuencia, duración, la metodología de la implementación, los recursos
requeridos y los responsables de su ejecución.
Una vez que se tiene terminado el informe, ahora es necesario convocar al grupo
de auditores para asegurar que cumple con todos los lineamientos y en su caso
hacer ajustes antes de presentarlo a quien lo solicitó, que pueden ser los directivos
de una organización o los responsables de un área.
Esta presentación se debe hacer de manera profesional y con el apoyo de material
audiovisual. Franklin, E. B. (2007).
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4.4.4 Propuestas.
El informe final de la auditoría deberá contener propuestas, derivadas de las
conclusiones y recomendaciones que se consideren pertinentes, los cuáles se
sugiere cumplan con los siguientes aspectos: (1)
Ser objetivo.
Información oportuna.
Fácil entendimiento.
Útil.
Basado en las Normas de Calidad.
Secuencia lógica.
El informe representa un gran valor porque permite conocer si los criterios fueron
tomados de acuerdo a las necesidades reales, permitiendo a los directivos de la
empresa determinar los logros obtenidos.
4.4.5 Presentación del Informe.
Ya que el informe ha sido debidamente diseñado, el auditor líder deberá convocar
a una junta con los auditores que realizaron la revisión, para verificar que lo
plasmado en el informe, sea lo que realmente se quiere discutir, pudiendo aclarar
o enriquecer los aspectos necesarios, de ser así, se podrán realizar ajustes para
que las observaciones sean claras y de fácil entendimiento, porque hay que
aclarar que probablemente las personas que revisen el informe no sean
contadores, por lo que su presentación debe ser en palabras que cualquier otro
profesionista pueda comprender lo ahí señalado.
Ya que se tenga el informe final se entregará y se presentará a:
Directivos de la organización.
Órgano de gobierno.
Mandos medios y operativos.
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Grupos filiales.
El informe presentado debe ser en computadora impreso y digital, con diagramas,
esquemas, diapositivas y todas aquellas herramientas que ayuden a una mejor
comprensión.
4.5 Seguimiento.
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El seguimiento es la parte final
de la metodología de la
auditoría administrativa, el
seguimiento es una
responsabilidad que debe ser
indicada en el informe, para su
debido cumplimiento, deben
mencionarse las actividades propuestas para dar continuidad a lo revisado por la
auditoria, también pueden diseñarse programas específicos para tener la certeza
que el seguimiento será real de acuerdo a las áreas de oportunidad encontradas.
El área administrativa es la que toma la responsabilidad de cumplir con las
acciones correctivas de acuerdo a las recomendaciones dadas por el equipo de
auditoría.
4.5.1 Objetivo.
El objetivo en el seguimiento de la auditoría interna es ayudar a que las funciones
realizadas por los auditores internos o externos sea el cumplir con las normas de
auditoría internas de desempeño.
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Otro de los objetivos es determinar que el trabajo de
auditoría es una medida de ayuda en la mejora de
la gestión de operaciones, a través de las medidas
que fueron adoptadas en la empresa, según las
recomendaciones dadas por el mismo equipo de
auditoría.
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La revisión de las operaciones, actividades,
documentación e informes que se realizan en la
empresa tienen un resultado común, que es el tener
la certeza de que se están haciendo las cosas de manera correcta, de no ser así
establecer medidas correctivas a las cuáles se les debe dar un seguimiento en su
cumplimiento. Estas recomendaciones son hechas por expertos que tienen el
conocimiento y la experiencia además de conocer a fondo la problemática real de
la empresa que obtuvieron con la revisión de la auditoría.
4.5.2 Lineamientos generales.
Los lineamientos generales que se aplican en el seguimiento del informe de la
auditoría administrativa.
Establecer un sistema de seguimiento.
Vigilar los resultados obtenidos en la auditoría interna.
Tener la certeza que se están implementando las acciones correctivas.
Establecer por escrito si los directivos no han querido implementar las
acciones correctivas, dando aviso a las partes involucradas.
Los nuevos procedimientos deben incluir las adaptaciones de las acciones
correctivas del seguimiento.
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4.5.3 Análisis del grado de avance.
¿Cómo se analiza el grado de avance?
Para analizar el grado de avance se deben establecer con anticipación los
mecanismos necesarios para controlar el avance en el cumplimiento de las
recomendaciones.
Asimismo, evaluar los resultados y logros alcanzados de manera parcial para
asegurar, al final, un buen resultado.
En muchas ocasiones se requiere de una auditoria de seguimiento, para que
corrija las desviaciones que se den, porque los controles no arrojan los resultados
esperados
y en este caso será necesario que el auditor haga nuevas recomendaciones.
Mendivil, V. M. (2010).
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Conclusión
En esta semana describimos y analizamos las últimas dos tapas de la metodología
de la auditoria, que son el informe y el seguimiento.
El informe es el documento que engloba los resultados de la auditoría y que en su
contenido debe identificar el área, programa, o proceso auditado. Incluye los
antecedentes, justificación, los objetivos de la auditoría, la duración, el alcance,
recursos y método empleado. Además de resaltar los hechos e incluir las
recomendaciones y conclusiones del auditor, todos ellos sustentados con la
evidencia suficiente y debidamente documentada a fin de no dejar dudas.
El seguimiento consiste en dar continuidad a las recomendaciones presentadas
en la auditoría, mediante un programa que incluya las actividades a realizar, su
secuencia, duración, recursos requeridos y mencionar a los responsables.
De no seguir las recomendaciones dadas en el seguimiento debe notificarse a las
partes involucradas para que el equipo de auditoría deslinde responsabilidades
de su parte por hacer caso omiso a las recomendaciones que permiten mejorar
las operaciones y así lograr el objetivo de la organización.
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Para aprender más
Informe de Auditoría
Esta página te explica el informe de auditoría, la estructura. El tipo de opinión
que pueden mostrar los informes, los prototipos y la publicidad del informe.
Yubero, M. (s/a). Informe de Auditoría. Obtenido de:
http://www.expansion.com/diccionario-economico/informe-de-
auditoria.html
Seguimiento de Auditoría Administrativa
Este original video te explica en qué consiste el seguimiento de la auditoría
administrativa.
Gamarra, J. (2014). Seguimientos de Auditoría Administrativa. Obtenido
de: https://www.youtube.com/watch?v=3Jqq9BhSSCU
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta
sesión realiza lo siguiente:
Realiza un cuadro comparativo sobre las opiniones que pueden emitir
los auditores en el informe de auditoría administrativa.
Al final se pide guardarlo en formato PDF, con la finalidad de subirlo a la
plataforma de la asignatura.
Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo
siguiente:
Tus datos generales
Referencias bibliográficas
Ortografía y redacción
Título
Cuadro comparativo
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Bibliografía
Franklin, E. B. (2007). Auditoría administrativa: gestión estratégica del
cambio. México: Pearson Prentice Hall.
Arens, A. (2007). Auditoría: un enfoque integral. México: Pearson Prentice
Hall.
Mendivil, V. M. (2010). Elementos de auditoría. México: Cengage Learning.
Cibergrafía
Yubero, M. (s/a). Informe de Auditoría. Obtenido de:
http://www.expansion.com/diccionario-economico/informe-de-
auditoria.html
Gamarra, J. (2014). Seguimientos de Auditoría Administrativa. Obtenido
de: https://www.youtube.com/watch?v=3Jqq9BhSSCU
(Copia y pega la liga para que salga el recurso)
Imágenes
(1) https://pixabay.com/es
(2) Propias