TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

YOLMIRA PALMA MEZA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAEXPRESION ORAL Y ESCRITA

MAYO 2013

TRABAJO FINALLAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

YOLMIRA PALMA MEZA

MARTA LILIANA SABOGAL ALDANATUTORA EXPRESION ORAL Y ESCRITA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAEXPRESION ORAL Y ESCRITA

MAYO 2013

INTRODUCCION Las Tablas de Retención Documental (TRD) en una empresa son un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Para la implementación de las TRD es necesario seguir unos pasos los cuales nos van a llevar finalmente a la culminación y posteriormente su aprobación.

OBJETIVOS Conocer a fondo la importancia de la elaboración e

implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) en las instituciones.

Realizar propuestas que puedan ser aplicadas en este caso al área de archivo, en cuanto a la implementación de las TRD a partir de los conocimientos recibidos en la asignatura de Expresión Oral y Escrita para contribuir a la mejora continua en los procesos desde lo teórico practico.

Demostrar el manejo y uso de nuevas herramientas de la web 2.0, para la presentación y publicación de documentos digitales.

¿QUE SON LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL?son un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Son un instrumentos archivísticos a través de cuya implementación se busca garantizar la protección de la información publica y privada y del patrimonio documental.

Las TRD se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos de conformidad con lo establecido legalmente.

ETAPAS PARA LA ELABORACION DE LAS TRD

Etapa I: Investigación preliminar sobre la institución. En esta etapa se recopila toda la información institucional para ello se tiene en cuenta los actos administrativos como son acuerdos, resoluciones entre otros relacionados con la creación de la entidad, organigramas

Etapa II: Análisis e interpretación de la información recolectada.En esta etapa se conformaran las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo encuentra la encuesta de estudio documental y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.

Etapa III: Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental .

En esta etapa se elabora la propuesta de elaboración de las TRD teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y que administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración asegurando su comprensión y aplicación.

Etapa IV: AplicaciónUna vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando las fechas a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.También deben establecerse normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con las TRD de cada oficina.

SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TRD

Las Tablas de Retención se aplicaran a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a su misma estructura organizacional sobre la cual se baso la elaboración de las TRD.

Se establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de las TRD en las dependencias y un plan de mejoramiento a corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos , reformas organizacionales y funciones en la institución.

¿PORQUE ES IMPORTANTE LA IMPLEMENTACION DE LAS TABLAS DE RETENCION EN LAS INSTITUCIONES?

Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto

de archivo total. Ayudan a controlar la producción y tramite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los

documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la

gestión de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y

eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los

tiempos de retención en ella estipulados.

¿Cual es la normatividad que rige las TRD?

Ley 594 2000Circular 001 de 2000

Circular externa 002 de 2009 del AGNAcuerdo 39 de 2002

Acuerdo 04 2013Acuerdo 09 de 1995Acuerdo 012 1991

Decreto 1382 de 1995

PROPUESTA Como profesional de ciencias de la información, documentación, bibliotecología y archivistica Y teniendo en cuenta que el campo laboral en el que me encuentro en estos momentos es el archivístico y con todo lo aprendido en expresión oral y escrita debo destacar que al momento de realizar una labor en este caso las tablas de retención o en general cualquier proceso archivístico es importante leer detenidamente buscar la información adecuada realizar un análisis riguroso de los textos que necesito para realizar mi trabajo de esta manera el resultado final que se entregara es un trabajo de optima calidad. Al momento de realizar cualquier actividad debemos poner en practica temas como situación vital, pre lectura, las preguntas y propósitos de lectura, búsqueda bibliográfica y la inferencia de textos son claves para la mejora continua de los procesos archivísticos.

Resumen del trabajoSegún lo aprendido en expresión oral y escrita el anterior trabajo nos permitió poner en practica los temas vistos ya que atreves de la investigación de la prelectura basada en las tablas de retención documental de lo cual se desprenden otros temas como sonSituación vital: escogí este tema porque actualmente me muevo laboralmente en el área de archivo y este es un tema importante en el archivo para la organización y control total de la documentación que se maneja en la institución.Los textos conceptuales a consultar son leyes, acuerdos, circulares entre otros.Textos argumentales a consultar son: la pagina del archivo general de la nación, Sociedad colombiana de archivistica y algunos encontrados a través de los motores de búsqueda.En el propósito de lectura encontramos según lo conceptual la definición de que son las tablas de retención, en lo procedimental etapas para la elaboración de las tablas de retención documental. Y finalmente en lo argumental encontramos el porque de la importancia de las tablas de retención documental en las instituciones.

Videos relacionadohttps://www.youtube.com/watch?v=XVhJ2Lo0eNE

https://www.youtube.com/watch?v=40LH-cxH-gA

Pagina web

http://www.archivogeneral.gov.co/

GLOSARIO

Tipo documental: unidad documental simple.Ciclo Vital: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.Subserie: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican, en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.Manual de Procedimiento:Archivo Total: concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Archivo de Gestión: aquel en el que se reune la documentación en tramite en busca de solucion a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

CONCLUSIONES

Como resultado de la investigación para la elaboración de las tablas de retención documental en las instituciones es posible concluir que las tablas de retención son una herramienta indispensable para mejorar la gestión documental de una entidad, sin embargo si no existe previamente una buena organización de los documentos sera muy dificil para la entidad el manejo de las TRD de hay que sea importante tener un orden en los diferentes archivos, ya que existe un lugar para cada cosa.

Relacionado con expresión oral y escrita podemos concluir que es importante aplicar los temas vistos en las actividades que realizamos a diario en nuestro sitio de trabajo y a nivel personal logrando enriquecer nuestra manera de expresarnos y de analizar diferentes situaciones que se presentan a nuestro alrededor.

GRACIAS