Trabajo Final

Jennyfer Natalia Diaz Chicangana

Grupo 3

Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Popayán 2014

Expresión Oral y Escrita

Trabajo Final

Jennyfer Natalia Díaz Chicangana

Instructora:María Alexandra León Martínez

Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Popayán 2014

IntroducciónCon el fin de responder a varios interrogantes que surgen en el transcurso de las actividades que desarrollo diariamente en mi labor como archivista he realizado este trabajo, ya que algunos de estos interrogantes quizás se los plantean mis propios compañeros e incluso mi jefe, al no entender los procesos que abarca todo este tema.

De esta manera el presente trabajo busca solucionar algunas dudas a quienes no tienen conocimiento respecto a las funciones que posiblemente desempeñamos como archivistas y de los retos a los que nos enfrentamos diariamente.

Objetivos• Compartir enlaces de interés y que respondan a las

preguntas de lectura que se plantearon en la tercera unidad.

• Desarrollar un espacio ameno donde compañeros y visitantes logren despejar inquietudes respecto al tema tratado.

• Dar a conocer algunos de los procesos que lidero desde el área en la que actualmente me desempeño.

Mi propuesta de cambio

Como responsable de un proceso esencial en el que se ven involucradas ciertas actividades y tareas relacionadas con el manejo de la información, siento que con lo aprendido en Expresión Oral mi propuesta de cambio es hacer un mejor uso de las herramientas que nos brinda la tecnología, así como el análisis y reflexión que se puede hacer de las diferentes situaciones que se presentan en la vida laboral. Mi propuesta de cambio va mas allá de un saber colocar bien una coma o un punto, es realmente saber interpretar lo que la vida misma me exige y lo que el devenir de mi labor requiere.

Hacer una buena reflexión de las situaciones venideras seguramente nos llevara a conseguir el flamante éxito.

Situación Vital

Como Analista de Gestión Documental de la Universidad donde laboro actualmente, por órdenes de la Dirección Nacional de Gestión Documental y la Dirección de mi sede debo medir los índices de avances del plan de acción de la dependencia que lidero.

Propósito

Rendir cuentas de las actividades planteadas, ejecutadas y no ejecutadas del plan de acción y de acuerdo a los resultados obtenidos desarrollar planes de mejoramiento.

Cuando el director de mi sede me citó a exponer los avances del primer trimestre me hizo las siguientes preguntas:

- ¿Qué es un PGD? - ¿Qué normas regulan la archivística? - ¿Cómo se organizan las historias académicas?

¿Qué es un PGD? 

Es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final.

El PGD de la Universidad Cooperativa de Colombia llamado “Oficina sin papel, Universidad con memoria”, es una estrategia que busca reducir los índices de consumo de papel para ser soportados en medios electrónicos.

¿Qué normas regulan la archivística? Surgen una serie de leyes, acuerdos, decretos, resoluciones y circulares en torno al tema de la archivística a continuación nombro algunos de ellos:

• Ley 80 de 1989 (Creación de AGN)

• Acuerdo 07 de 1994 (Reglamento general de archivos)

• Acuerdo 060 de 2001 (Administración de las comunicaciones oficiales)

• Acuerdo 042 de 2002 (Establece criterios para la organización de archivos)

• NTC 5029 (Medición de archivos)

• NTC 4095 (Descripción archivística)

Claro que existen muchas más, pero hay una en especial que es la madre de todas las normas en cuanto a la gestión documental se trata y es La Ley 594 del año 2000, la cual tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Ver enlace de Interés

El fin de toda la normatividad que circula alrededor del área de la gestión documental es una sola, garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad de los documentos.

¿Cómo se organizan las historias académicas?

De acuerdo a la normatividad que emplea la Universidad Cooperativa de Colombia, existen algunos procedimientos, instructivos, guías y resoluciones que nos acercan al mejor manejo de los archivos e información que se genera dentro y fuera de la Institución.

Instructivo para la gestión archivística de las historias académicas

Que pienso?…

En el campo en el que actualmente me desenvuelvo como jefe de una unidad de archivo me obliga a estar diariamente enterada de las nuevas normas y procedimientos que se crean alrededor de la gestión documental, por eso pienso que esta materia de expresión oral y escrita es de vital importancia a la hora de hacer buena compresión de lo que dictan dichas normas y como hacer para implementarlas en los diferentes procesos que lidero. De esta manera empiezo a programar mi cronograma de actividades para dar a conocer a los empleados de la sede las nuevas políticas a implementar dentro de la Universidad, guiándolos y prestando los

conocimientos que he adquirido a través del tiempo, conocimientos que cada día enriquezco gracias a esta maravillosa labor, la cual quiero y deseo profesionalizar, más que para portar un titulo es precisamente para poder promover con las demás personas la importancia del buen manejo que se le debe dar a los archivos y dirigirlos con las pautas que son de obligatorio cumplir en esta tarea.

Conclusión

La conclusión de este trabajo finalmente, debe dar cuenta de los procesos que se desarrollan en el campo de la archivística y como por medio de él se logra despejar ciertas ideas erradas que las personas desarrollan cada día en el desempeño de sus funciones.

Entonces de esta manera puedo concluir que de cierta forma se ha respondido a las preguntas y que muy seguramente han sido de buen provecho para los buenos lectores que además de todo se desempeñan laboralmente como archivistas.

Bibliografía

• Que es un PGD? http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental

• Como se organiza una historia académica? www.ucc.edu.co

• Ley general de archivos

www.archivogeneral.gov.co

Gracias…