CAPACITACIÓN PARA LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE

ARCHIVOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

LEIDY ROCÍO VARGAS VILLARREAL

GRUPO No. 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA

DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BOGOTÁ

MAYO DE 2013

PRESENTADO POR: LEIDY ROCÍO VARGAS VILLARREAL

GRUPO No. 4

DOCENTE: MARÍA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZTUTORA VIRTUAL EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BOGOTÁMAYO DE 2013

En cualquier empresa, independientemente si pertenece al sector privado o

público es primordial contar con una correcta organización de los

documentos, y juegan un papel fundamental en la memoria institucional y en

la consulta de los mismos.

La trazabilidad de la organización documental permiten identificar el registro

de las actividades institucionales, la evolución jurídico administrativa para

emitir respuestas a las partes interesadas, por ejemplo: Entes de

Control, Empresas privadas, entre otras.

Con las capacitaciones se pretende sensibilizar a todos los participantes

sobre la importancia de contar con un archivo de gestión organizado

aplicando las técnicas necesarias para la correcta organización archivística de

los documentos que se reciben y se administran en cada una de las

depedencias.

¿COMO PROFESIONAL DEL CIDBA CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL?

¿CUÁL ES MI PROPUESTA DE CAMBIO CON LO APRENDIDO EN EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA?

COMO PROFESIONAL CIDBA me comprometo arealizar capacitaciones de sensibilización yformular planeación estratégica para lograrmotivación por parte de los funcionariosindependientemente del nivel jerarquico seapliquen las técnicas archivísticas y lanormatividad vigente, para dar cumplimiento ala Ley General de Archivos Ley 594 de 2000.

1. Clasificación Documental.2. Ordenación Documental.3. Elegir Sistema de Ordenación4. Aplicar TRD.5. Selección Natural6. Foliación7. Preparación Física o Depuración8. Rotulación Unidades de Conseración9. Ubicación Física10. Inventario

La organización de los archivos es una actividad primordial en todas las empresasporque conservan la historia institucional, de ahí la importancia de utilizar técnicasque permitan una adecuada clasificación y organización de los documentos; queposteriormente facilitarán su consulta.

Gracias a los archivos las entidades dejan huella a través de los registros y seconserva la trazabilizad institucional involucrando a todos los empleados en todoslos niveles jerarquicos. Mi aporte como profesional en Ciencias de laInformación, Documentación, Archivística y Bibliotecología es empezar concapacitaciones para sensibilizar a todo personal como productores primarios de lainformación, y resaltar que todos tenemos responsabilidades en la aplicación delas técnicas archivísticas, como la clasificación, foliación, etc hasta que seentreguen al archivo de gestión para posteriores consultas.

La Ley 594 de 2000. Artículo 3. Establece que “Los archivos son un conjunto dedocumentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en unproceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso desu gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio einformación a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o comofuentes de la historia”.

Como bien se menciono anteriormente, los documentos es toda la información quese registra y que se evidencia en soportes, y que es el resultado de las actividades.También vale la pena mencionar que los documentos no son solamente losinformes, las comunicaciones escritas, también son documentos lasfotografías, planos, libros, cds, documentos electrónicos, etc.

Todo lo anterior conforma un archivo que se convierten en soportes primordialespara el funcionamiento de una empresa y que garantizan la memoriainstitucional, que sirven de consulta, de testimonio de hechos, y que hacen partede los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.

En mi opinión estas actividades permiten que como profesional de CIDBA puedaanalizar un tema directamente relacionado con la carrera, a la vez poner enpráctica la expresión escrita, a través de un ensayo para reflexionar la importanciadel tema tratado, y me sirve como base de una propuesta de expresión oral en unafutura capacitación para presentar en mis actividades laborales y así resaltar larelevancia de acceder oportunamente a la documentación organizada.

- Imágenes Google.

- Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos.