sáquele provecho a su tiempo

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  • I n s t i t u c i n E d u c a t i v a T o m a s A r t u r o S .

    Coleccin: "Desarrollo personal y laboral"

    Edicin N 9

    Squele provecho asu tiempo

    Serie "Coleccin Desarrollo Personal y Laboral"

    Edicin N1 Relaciones humanas Edicin N2 Tcnicas de comunicacin oral Edicin N3 Hablar bien en pblico Edicin N4 Etiqueta social Edicin N5 Servicio al cliente Edicin N6 Cmo llevarse bien con su jefatura Edicin N7 Cmo hacer ms efectivas las reuniones de trabajo Edicin N8 Trabajo en equipo

    Coordinacin

    Direccin de Mercadeo Corporativo y Relaciones Pblicas ICE.Impreso en Gestin Documentacin e Informacin Gerencia General.www.infocom.ice

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    ndice

    Introduccin

    El tiempo factor de xito

    El tiempo Factores que requieren de su consideracin

    Causas de prdida del tiempo

    Personalidad y manejo del tiempo

    Sistemas organizacionales

    Cmo manejar el tiempo?

    Tecnologa al servicio del tiempo

    Consejos prctricos para aprovechar el tiempo y vivir mejor

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    La administracin o el manejo del tiempo constituye unaspecto fundamental en nuestra vida personal y labo-ral.No obstante, en el plano laboral existen tambin una se-rie de barreras de diversa ndole, que atentan contra unabuena administracin del tiempo y que requieren valorar-se y analizarse.

    En el presente documento se pretende analizar tres facto-res indispensables de toda organizacin que requieren deconsideraciones de tiempo a saber: la productividad, laadiccin al trabajo y el estrs.

    Seguidamente se estudian las causas ms comunes de pr-dida del tiempo humano.

    Por ltimo, se dar nfasis a los estilos personales demanejo o administracin del tiempo ms comunes, lo quepermite determinar en cual de ellos nos encontramos, ascomo las medidas o recomendaciones que se deben adop-tar para aprovechar mejor el tiempo.

    INTRODUCCIN

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    El xito consiste en hacer el mayor esfuerzo, no obstante,para lograrlo es necesario fijarnos metas claras y con-cisas que nos permitan alcanzarlo. Por su parte, lasmetas no significan nada por s mismas hasta que se puedanconvertir en realidad, aspecto que no es fcil y quiz poresta razn es que no se logran conseguir muchas de ellas.

    Todos los xitos contienen un elemento crtico, un factor queconvierte esas metas en xito y ese elemento es el tiempo.Se ha comprobado que la principal razn por la cual lasmetas no se cumplen radica en la incapacidad de administraradecuadamente el tiempo, de ah que por muy bien que seelabore una meta sta nunca se alcanzar si el tiempo no seadministra de manera eficaz.

    EL TIEMPO FACTORDEL XITO

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    EL TIEMPO FACTORES QUEREQUIEREN DE SU CONSIDERACIN

    El tiempo es un ele-mento constante entodo lo que hacemoso pensamos, nada de loque hagamos en el traba-jo o en el tiempo libreescapa de ste.

    Los estudios sobre laadministracin del tiem-po han logrado determi-nar que en la vida hay tres factores que requieren de su con-sideracin del tiempo, ellos son: la productividad, la adiccinal trabajo y el estrs. Brevemente comentaremos en qu con-siste cada uno de ellos:

    Productividad y tiempo

    La productividad es la razn de la produccin a los insumos. Eltiempo puede verse como uno de los costos (o insumos) de todaactividad, y el resultado podemos considerarlo como beneficio(o produccin).

    Por ejemplo, tenemos que las reuniones constituyen una de lasprincipales causas de la prdida de tiempo, por ende, un ejem-plo claro de productividad consistira en reducir a la mitad la du-racin de las reuniones y obtener resultados comparables en re-lacin con el tiempo que venan tardando.

    Por esta razn, si queremos duplicar la productividad podremoslograrlo obteniendo resultados semejantes en la mitad del tiempo.

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    Adiccin al trabajo y tiempo

    El tiempo y la adiccin al trabajo se encuentran ligados enuna forma muy estrecha. Los adictos al trabajo son aquelloscuyo deseo de trabajar duro y largo tiempo rebasa las exi-gencias de la actividad que realizan y las expectativas dequienes trabajan o de aquellos para quienes trabajan.

    Generalmente estas personas no sufren tanto como quieneslas rodean, sus hbitos tan particulares de administrar eltiempo no les producen dolor a ellos sino a quienes convivencon ellos.

    Es muy importante tenerpresente que debe alcan-zarse un equilibrio entrela vida laboral y la vidafamiliar.

    As pues, lo recomenda-ble para no caer en laadiccin al trabajo seraque la persona se fije se-riamente el objetivo deuna vida equilibrada (tra-bajo, hogar, familia,tiempo libre).

    Estrs y tiempo

    El estrs y el tiempo, son acaso trminos que rara vez coexis-ten?, la respuesta debe ser negativa dado que la mayor partede nuestras preocupaciones por el tiempo representan estrs.

    Todo lo que nos hace perder el tiempo nos pone bajo el estrsde no tener suficiente tiempo, de esta forma, todo lo que seaun posible desperdicio de ste, es un estresor en potencia.

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    El estrs desemboca en pnico, sentimientos de angustia y amenudo prdida de control, aspectos que hacen difcil la con-vivencia y el trabajo en equipo, pilares de una buena adminis-tracin de proyectos.

    Si aprendemos a conocer el nexo que existe entre tiempo yestrs podemos generar un sinnmero de beneficios, pues nosda a conocer la posibilidad de evitarlo en vez de buscar unremedio una vez que se ha presentado.

    Los estudios sobre laadministracin omanejo del tiempohan logrado comprobarque ante una mismasituacin podemos encon-trar resultados diferentesen el lapso en que selogran los objetivos ometas trazadas, con locual puede arribarse a lahiptesis de que en algnmomento se ha perdido eltiempo o se ha usado mal,a esto se le ha denominado causas de prdida del tiempo,seguidamente mencionaremos la ms comn:

    Barrera del tiempo humano

    Las barreras del tiempo humano son aquellas que se relacio-nan con la naturaleza humana o con sus caractersticas. Sontendencias innatas que todos los seres humanos presentamosen alguna medida.

    CAUSAS DE PRDIDA DEL TIEMPO

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    Las causas de la prdida de tiempo que se basan en estas ca-ractersticas son el tipo ms difcil de dominar, dado que seocupan de nuestra naturaleza y de los hbitos de toda unavida.

    Entre las ms conocidas tenemos las siguientes:

    Fijarse metas demasiado difciles

    Desorganizacin personal; escritorio saturado

    Incapacidad de decir no

    Falta de autodisciplina

    Posponer las cosas; indecisin

    Dejar sin terminar las tareas

    Socializacin

    Soluciones y recomendaciones:

    A fin de combatir este tipo de barreras es recomendable revi-sar constantemente los valores de la personalidad de todos losintegrantes del equipo de trabajo, su autoestima, etc., sin em-bargo, el proceso para superarlas es de etapas mltiples, em-pezando por reconocer que esas barreras nacen de nuestras li-mitaciones y a partir de all, comenzar a superarlas. No bastanuestra fuerza de voluntad, sino que es preciso cambiar la for-ma en que hacemos ciertas cosas y para ello es necesario ayu-da prctica.

    Un mtodo para revisar nuestra conducta puede ser de granayuda para la superacin de esta categora de barreras; atravs de l, podremos encontrar una metodologa adecuadapara realizar nuestras labores, y solucionar las causas de prdi-da del tiempo humano.

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    PERSONALIDAD Y MANEJO DEL TIEMPO

    Existen quienes creenque las personasnacen no organi-zadas, sin embargo, estepensamiento est muylejos de la verdad ya que,es posible organizar eltiempo y lugar de trabajocuando se identifican losestilos organizacionales, esdecir, la manera o unmtodo caracterstico deactuar y se dominan algu-nas destrezas que todo el mundo puede aprender.

    Los problemas provienen de varias causas: - Se acumulan varias cosas- Se le da largas a los asuntos- Indecisin- No se planifica o se planifica demasiado- No se plantean prioridades, entre otros.

    Beneficios de un buen organizador:- Se hace lo que se quiere- Se economiza energa, tiempo y dinero- Logra ordenar los das, semanas, meses- Sabe con certeza hacia donde se dirige

    Lo que en realidad se necesita para organizarse es estar con-sientes de que las personas tienen diversas necesidades organi-zacionales, lo que para una persona puede ser til, puede queno llene las necesidades de otra. Si las personas tienen estilosorganizacionales diferentes, se requieren soluciones distintaspara el mismo problema.

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    SISTEMAS ORGANIZACIONALES

    Todas las personas tienenal menos un sistema orga-nizacional dominante,por lo que no se deben impo-ner reglas generales, cada per-sona debe adaptar los princi-pios bsicos de administracindel tiempo y del espacio deacuerdo con sus preferenciasindividuales, de tal modo quepuedan organizarse sin cam-biar su estilo natural.

    Diez estilos organizacionales:

    Se considera importante hacer la relacin de la administra-cin del tiempo con la organizacin del lugar o espacio detrabajo, para ello se definen los 10 estilos organizacionales,5 relativos al tiempo y 5 a la organizacin del espacio:

    Con esto no se pretende