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MANUAL DEL INSPECTOR DE AERONAVEGABILIDAD

VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-1

CAPTULO 11. REALIZACIN DE INSPECCIONES / AUDITORAS

Seccin 1. Antecedentes

1. CDIGOS DE ACTIVIDAD

A. Mantenimiento: RESERVADO B. Avinica: RESERVADO

3. OBJETIVO Este captulo le brinda las polticas y procedimientos de

auditora en general, y sirve como base para la realizacin de la misma.

Las polticas y lineamientos contenidos en este captulo tambin son aplicables a las inspecciones realizadas no como parte de las auditoras.

5. GENERALIDADES

An cuando las inspecciones pueden ser menos formales en la planificacin y ejecucin que las auditoras, los principios contenidos en este captulo sirven, especialmente cuando: Usted utiliza los formularios correspondientes (listas de verificacin); documenta los hallazgos; obtiene las acciones correctivas; y realiza el seguimiento para asegurarse de que dichas acciones

correctivas son efectivas. NOTA. El vnculo entre auditora e inspeccin esta dado por las mismas definiciones incluidas ms adelante. Se considera a la inspeccin como la actividad bsica de una auditora, un elemento constituyente de la misma, por lo que el contenido de este captulo es tambin aplicable para ejecucin de inspecciones.

Usted debe tratar de implementar lineamientos de calidad total para fomentar y asegurar la conformidad con las RABs y estndares, estableciendo en forma colectiva un nivel aceptable de seguridad en aviacin.

A travs de inspecciones y auditoras de cumplimiento regulatorio, y documentando el proceso, usted est en la capacidad de evaluar y demostrar el nivel de conformidad que tiene un operador, o una AMO, respecto a los RABs. Por tanto, es imperativo que usted se adhiera a las guas expuestas en este captulo, asegurando de esta manera, que las polticas / procedimientos de inspeccin y auditora estn siendo aplicados uniformemente en toda Bolivia.


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Para mantener la efectividad global de la inspeccin o auditora, nuestra aproximacin a cada organizacin solicitante (ya sea AMO, o COA, etc.), esta debe ser de completa transparencia, con un alto grado de profesionalismo, usando la experiencia, la habilidad, y la comunicacin como ingredientes esenciales La comunidad aeronutica debe ver a estas actividades como justas y equitativas en su aplicacin.

A. Autoridad de Inspeccin. Las inspecciones y auditoras son realizadas tomando como norma los RABs, que obliga a las organizaciones, a permitir que usted como Autoridad inspeccione sus instalaciones en cualquier momento, para controlar los procedimientos de mantenimiento, el sistema de calidad, sus registros y su capacidad general para determinar si cumple con los requerimientos:

...conducir pruebas e inspecciones en cualquier momento o lugar, para determinar si un poseedor de COA est cumpliendo con las leyes, regulaciones aplicables a los trminos y condiciones del COA. RAB 119.21 (b)

la validez continua de la aprobacin depender de: (2) Que a la Autoridad de Aeronutica Civil se le conceda el acceso a las instalaciones de la Organizacin para determinar el continuo cumplimiento con la Reglamentacin Aeronutica Boliviana; RAB 145.17 (a) (2)

B. Autoridad del inspector. Por poltica de la AAC usted, como inspector, tiene autoridad delegada de la mxima autoridad de la AAC, para imponer el poder regulatorio cuando encuentre una situacin donde se considere que existe un peligro inminente en la seguridad operacional. Este poder regulatorio implica la potestad de declarar una aeronave no aeronavegable, o la confiscacin de documentos de mantenimiento, o el requerimiento de acciones inmediatas.

Por lo delicado del tema, usted debe usar mucho criterio y tacto en tales situaciones, donde el factor preponderante es la seguridad de las personas y propiedades.

An cuando usted no puede permitir que un riesgo en la seguridad persista, es importante que la compaa u organizacin implicada est al tanto de los asuntos de seguridad, y se le d la oportunidad para remediar la situacin voluntariamente. Donde sea aplicable y posible, se debe consultar al lder del equipo de auditora y / o al jefe del rea.

7. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS La siguiente terminologa es especfica para este captulo relativo a inspecciones y auditoras.


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TRMINO DEFINICIN

Actividades de auditora

Aquellas actividades y procedimientos a travs de los cuales se obtiene la informacin para verificar conformidad con los requerimientos regulatorios

Alcance mbito. El nmero de reas funcionales y de especialidad incluidas, que van a ser inspeccionadas, y la profundidad (retroceso en el tiempo) de la revisin

rea de especialidad Un rea que identifica requerimientos comunes o similares y para el cual se proveen listas de verificacin especficas

Auditado La organizacin a ser auditada. Este trmino puede ser intercambiable con operador, organizacin, y poseedor de certificado

Auditora Una revisin con profundidad de las actividades de una organizacin para verificar conformidad con los requerimientos regulatorios Auditora de especialidad Una auditora que tiene por objetivo solo un rea de especialidad

Ayudas de trabajo Todos los documentos requeridos por el auditor o el equipo de auditora para planificar y ejecutar la auditora. Esto puede incluir cronogramas de inspeccin, asignaciones, listas de verificacin, y los diferentes informes de auditora

Calidad de producto o servicio

El grado en el que cumple los requerimientos del cliente, incluyendo los requerimientos relevantes de aeronavegabilidad

Caracterstica Cualquier atributo o propiedad distintiva de un producto, proceso, servicio o prctica en la cual se puede medir el cumplimiento de la regulacin

Certificacin El proceso mediante el cual se determina la competencia, calificacin, o calidad en el cual se basa la AAC para la emisin de un documento (puede ser un certificado). Esto incluye la emisin original, rechazo, renovacin o revisin de ese documento

Confirmacin El acto de asegurarse que los tems de la auditora estn de acuerdo con los datos obtenidos de diferentes fuentes

Conformidad El estado de satisfaccin de los requerimientos regulatorios. El trmino conformidad es usado algunas veces en este manual, aunque el trmino cumplimiento es tcnicamente el ms correcto

Defecto Falta de cumplimiento de los requerimientos de uso. Esta definicin abarca la ausencia de una o ms caractersticas de calidad de uso. Vea definicin de no-conformidad

Discrepancia Anomala en el cumplimiento de requerimientos (regulatorios o para el uso). Trmino que agrupa las definiciones de defecto y no-conformidad.

Documentado Lo que ha sido registrado por escrito, fotocopiado o fotografiado y luego firmado, fechado y guardado

Estndar Un criterio establecido usado como base para la medicin del nivel de conformidad de una organizacin

hallazgo de auditora (finding)

Una no-conformidad a un requerimiento regulatorio especfico, identificado durante una auditora y debidamente documentado.

Informe de auditora Un informe que describe el proceso de auditora y provee un sumario de los tems de auditora


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TRMINO DEFINICIN Inspeccin La actividad bsica de una auditora, que involucra la evaluacin

sistemtica de una caracterstica especfica de la organizacin para verificar cumplimiento con las regulaciones. El trmino tambin se refiere a las tareas del inspector ejercidas en el cumplimiento de esta actividad

Jefe a cargo(de la AAC)

La persona responsable de autorizar y supervisar todo el proceso de la auditora

Lder de la auditora El inspector designado como responsable de la planificacin y conduccin de la auditora

Miembro del equipo de auditora

La persona designada por el jefe a cargo para participar en una auditora

Muestreo La inspeccin de una porcin representativa de una caracterstica particular para producir una evaluacin estadstica significativa de todo

No-conformidad El incumplimiento de requerimientos regulatorios. El trmino no-conformidad es usado a veces en este manual, aunque el trmino incumplimiento es tcnicamente el ms correcto. La definicin cubre la desviacin o ausencia de una o ms caractersticas de calidad o elementos del sistema de calidad de los requisitos especficos. Vea definicin de defecto

Observacin tem levantado en inspeccin / auditora que puede necesitar mayor investigacin para convertirse en discrepancia, o en recomendacin para prevencin de posibles futuras fallas en el sistema, ya sea por deterioro o degradacin.

Plan de acciones correctivas - PAC

Un plan presentado en respuesta a los tems de la auditora. El PAC describe cmo la organizacin propone corregir las deficiencias documentadas en los tems de auditora

Prctica El mtodo mediante el cual un procedimiento es llevado a cabo Procedimiento o proceso

Una serie de pasos seguidos metdicamente para completar una actividad. Esto incluye: la actividad a realizar y la persona(s) involucrada(s); el tiempo, lugar y manera de realizacin; los materiales, equipamiento, y documentacin a ser usada; y la manera en la cual la actividad va a ser controlada

Revisin del aseguramiento de la calidad

Una revisin que mide el nivel de conformidad con los requerimientos regulatorios, estndares, procedimientos, y directrices

Seguimiento La fase final de la auditora que se enfoca en las acciones correctivas a los tems encontrados durante la auditora

Verificacin Una revisin independiente, examen, medicin, test, chequeo, observacin y monitoreo para establecer y documentar que los productos, procesos, prcticas, servicios y documentos estn en conformidad con los requerimientos regulatorios. Esto incluye la confirmacin de que una actividad, condicin o control est en conformidad con los requerimientos especficos en contratos, cdigos, regulaciones, estndares, dibujos, especificaciones, descripciones de elementos del programa, y procedimientos tcnicos. Para propsitos de este manual, el trmino verificacin se toma como sinnimo de inspeccin


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NOTA: La diferencia bsica entre no-conformidad y defecto es que los requerimientos regulatorios pueden diferir de los requerimientos para el uso.

9. APLICACIN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA EN PROCESOS DE CERTIFICACIN Dentro de un proceso de certificacin usted puede aplicar los procedimientos descritos en este captulo interrelacionando las fases de uno y otro proceso de la siguiente manera:

Proceso de certificacin Fases de la auditora Fase 1 Presolicitud Fase 2 Solicitud formal Fase 3 Anlisis de documentacin Fase 1 Preparacin

Fase 2 Ejecucin Fase 3 Informe Fase 4 Demostracin e inspeccin Fase 4 Cierre

Fase 5 Certificacin Figura 11-1 Cmo usar este captulo en procesos de certificacin

11. APLICACIN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA EN PROCESOS DE CERTIFICACIN

Los procedimientos descritos en este captulo no estn en desacuerdo con los procedimientos a seguir durante la realizacin de inspecciones. Todas las fases son aplicables y usted como inspector debe utilizarlas para ejecutar un trabajo uniforme y de calidad.


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Seccin 2. Panorama de las Auditoras

1. CARACTERSTICAS DE LA AUDITORA Hacer una auditora es tanto un arte como una ciencia Un anlisis genrico de una auditora nos muestra las siguientes caractersticas:

Debe ser independiente del que realiza la actividad que se audite; la informacin de una auditora debe ser objetiva e imparcial; preferentemente, trabajar con la cooperacin del personal de esas reas; principalmente se verifica el cumplimiento de:

Regulaciones, polticas, procedimientos, e instrucciones de trabajo.

Debe haber criterios de medida: los RABs. Se establece en forma documentada el grado de cumplimiento con ayuda de los formularios apropiados (las listas de verificacin);

personal competente: mezcla de formacin y experiencia. Se debe revisar programas de formacin (debidamente establecidos y documentados);

3. DETERMINACIN DEL ALCANCE DE LA AUDITORA

El alcance de una auditora esta influenciado por:

La clasificacin de la auditora a realizar; poltica de la AAC; requerimiento regulatorio; el periodo que ha pasado desde la ltima vez que los sistemas han sido

examinados (tpicamente desde la ltima auditora hasta el presente); la cantidad de acciones punitivas aplicadas a la organizacin; frecuencia de auditoras / inspecciones; la calidad del trabajo puesto en las acciones correctivas por la

organizacin como resultado de una auditora previa; y recursos humanos y econmicos disponibles.

5. FRECUENCIA

La frecuencia de la auditora es determinada por la AAC basada en varios factores, tales como:

Requisitos regulatorios;


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cambios significativos en la organizacin a auditar (cambios en la estructura organizativa, polticas, tcnicas, tecnologa);

cambios en el sistema de calidad de la organizacin; resultados de auditoras / inspecciones previas; e informes de auditoras internas de la organizacin.

7. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN

Las funciones bsicas del auditor son: Investigar Verificar A travs de la comunicacin Confirmar

Es vital la comunicacin, no slo con personal de la organizacin auditada, sino tambin con los otros miembros del equipo, de tal manera que se pueda identificar observaciones similares en otras reas.

Figura 11-2 Importancia de la comunicacin

9. SU ASIGNACIN COMO INSPECTOR

El que se haya dicho algo no significa que se haya dicho correctamente

El que algo se dijera correctamente no significa que se haya escuchado

El que se haya escuchado algo no significa que se haya comprendido

El que se haya comprendido algo no significa que se haya acordado

El que se haya acordado algo no significa que se haya aplicado

El que se haya aplicado algo no significa que se haya practicado continuamente


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Usted, como inspector asignado al equipo de auditora debe informar al jefe a cargo (a travs del lder del equipo de auditora, cuando sea aplicable) durante toda la auditora. Para asegurar la continuidad, usted no debe liberarse de sus obligaciones antes de que sus asignaciones en el plan de la auditora estn bien definidas y usted deba empezar con la tarea.

Los miembros del equipo deben enfocarse en las actividades de auditora y, por tanto, deben ser desvinculados de sus otras responsabilidades por todo el tiempo que dure la auditora.

11. CALIFICACIONES DEL INSPECTOR

Las calificaciones que usted tiene como miembro del equipo de auditora, varan de acuerdo con sus deberes y responsabilidades respectivas. Ms adelante veremos un desglose detallado.

Cuando no se cumplan con las calificaciones requeridas, se pueden incluir en el equipo especialistas e inspectores bajo entrenamiento con la aprobacin del jefe a cargo. Cualquier trabajo realizado por estos inspectores debe ser revisado por un miembro calificado quien firma y toma la responsabilidad por el trabajo realizado.

13. EXISTEN RESTRICCIONES DE LA ELEGIBILIDAD?

Si. Para que todo el proceso de auditora se mantenga imparcial, si usted ha sido designado y esta involucrado en actividades regulares de seguimiento en una organizacin, no debe participar en auditoras de esa organizacin. Sin embargo, debe cooperar con el equipo de auditora en calidad de asesor, cuando lo requiera el auditor lder.

El jefe a cargo puede aprobar su participacin (como inspector que esta a cargo del seguimiento de las actividades de la organizacin), como miembro activo del equipo de auditora basndose en motivos circunstanciales y de recursos humanos.

15. COORDINACIN EN LA AUDITORA

Las auditoras son coordinadas con el jefe a cargo, a travs del auditor lder. Es tarea del auditor lder que el jefe a cargo este bien informado de todos los asuntos relevantes y es el directo responsable ante el jefe a cargo de la administracin de todos los recursos (incluyendo a los recursos humanos), y de la integridad del proceso de auditora.

17. CONFLICTOS DE INTERS

Si usted como miembro del equipo de auditora cree que su participacin puede resultar en un conflicto de inters, entonces debe participarle de la


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situacin al auditor lder. Las siguientes situaciones son consideradas conflictos de inters:

Antiguo empleado de la organizacin (depende de cuanto tiempo atrs fue empleado y los trminos bajo los cuales termin el empleo);

vnculo organizacional con la compaa; inters directo en la compaa; y/o existen lazos familiares con algn dueo de la organizacin, o con otros

miembros clave de la misma.

19. ESPECIALISTAS

Un especialista puede formar parte del equipo de auditora a requerimiento de la AAC, previo acuerdo mutuo entre el jefe a cargo y el auditor lder. Ejemplos de especialistas pueden ser: personas especialistas en sistemas computarizados, donde el sistema aplicado por la empresa es muy complicado de operar para los miembros del equipo de auditora; o un representante tcnico del fabricante de la aeronave / componente; etc.

21. OBSERVADORES

Un observador puede formar parte del equipo de auditora mediante un acuerdo mutuo entre el jefe a cargo, el auditor lder, y la organizacin auditada. Ese observador puede ser un inspector o asesor de la AAC, o un representante de la industria aeronutica.

23. CONFIDENCIALIDAD

Debido a la naturaleza delicada de las auditoras, la confidencialidad de la informacin de las auditoras es muy importante, especialmente durante la fase de ejecucin (auditora fsica). Usted, como miembro del equipo de auditores, debe emplear buen juicio y discrecin cuando discuta asuntos relativos a la auditora, tanto si est dentro o fuera de los predios de la organizacin auditada. Tocar temas de la auditora debe estar limitado solo entre los miembros del equipo de auditora, el jefe a cargo, y personal clave de la AAC. La confidencialidad debe ser llevada de acuerdo con los protocolos de comunicacin especificados en el plan de auditora.

25. INFORME DE LA AUDITORA

El informe de la auditora es el resultado documentado de una auditora, y es requerido para cada una de ellas. El informe describe el proceso de inspeccin, proporciona un sumario del alcance de la auditora, es decir, las reas que han estado bajo revisin, e incluye un listado de todos los hallazgos de la auditora.


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El formato utilizado debe estar de la forma y manera que no este en contradiccin con las polticas de la AAC.

27. FASES DE LA AUDITORA

El proceso de auditora es analizado en la Seccin 4 desde el punto de vista de los procedimientos. Consiste en las siguientes cuatro fases:

Fase Nombre % aprox. tiempo a emplear 1 Inicio y preparacin 25% 2 Ejecucin 50% 3 Informe 4 Cierre de la auditora 25%

Figura 11-3 Panorama de distribucin de tiempo en una auditora

A. Fase de inicio y preparacin

La preparacin y planificacin durante la fase de pre-auditora le asegura que se logren los objetivos de la auditora de forma eficiente y efectiva. El cronograma fijado y la administracin de recursos humanos requeridos son determinados por el alcance de la auditora propuesta. Esto se debe referir y justificar dentro del plan de auditora.

La informacin recolectada durante esta fase (de pre-auditora) ayuda al equipo en: Identificar las reas especficas, sistemas, y actividades que

deben ser inspeccionadas; seleccionar los formularios apropiados (las listas de verificacin); determinar si el alcance de la auditora es adecuado; y finalizar el plan de auditora.

B. Fase de ejecucin

La fase de auditora fsica debe ser implementada de acuerdo con el plan de auditora. El propsito de esta fase es el de verificar la conformidad con los requerimientos regulatorios y el de asignar hallazgos donde no se confirma el cumplimiento. Los resultados de la auditora deben ser comunicados a la organizacin que esta bajo revisin en reuniones diarias y / o en la reunin de clausura.

C. Fase del informe de la auditora

Las actividades post-auditora incluyen la finalizacin de detalles administrativos y la elaboracin del informe de auditora.

D. Fase de cierre de la auditora


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Esta fase incluye el desarrollo y la aprobacin del plan de acciones correctivas de la organizacin, asegura la completa implementacin de ese plan, e incluye el cierre formal de la auditora por parte de la AAC.


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Seccin 3. Clasificacin de las Auditoras

Existe una amplia variedad de clasificaciones de las auditoras, y no todas son implementadas por usted. Se las incluye para tener conocimiento al respecto y las marcadas con asterisco (*) son las que usted como inspector / auditor lder va a aplicar:

1. POR RAZONES GEOGRFICAS*

A. Auditoras nacionales*

Auditoras a organizaciones que surgen a raz del requerimiento de un Plan Nacional de Auditoras / Inspecciones y el concepto es el de crear un equipo de auditores utilizando recursos humanos del pas.

B. Auditoras regionales*

Auditoras a organizaciones que requieren contar con la certificacin a nivel Latinoamericano, y el equipo de auditores est conformado utilizando todos los recursos humanos de la Regin. Esta clase de auditoras son las que se estn efectuando a manera de ensayos de certificacin LAR 145 a travs del SRVSOP (Sistema Regional para la Vigilancia de la Seguridad Operacional).

3. POR LAS CIRCUNSTANCIAS BAJO LAS CUALES LA AUDITORA ES ESTABLECIDA* Auditoras de certificacin Auditoras de seguimiento (post-certificacin) Auditoras para habilitacin adicional Auditoras de propsito especial A. Auditoras de certificacin*

Estas auditoras se llevan a cabo con el propsito de determinar el nivel de cumplimiento de la organizacin. Todas las caractersticas de la organizacin estn sujetas a revisin.

B. Auditoras de seguimiento (post-certificacin)*

Una vez que la organizacin ha recibido la certificacin, esta auditora es llevada a cabo para asegurar que los requerimientos de certificacin siguen cumplindose.

C. Auditoras para habilitacin adicional*

Estas auditoras se llevan a cabo antes de otorgar una habilitacin adicional. No se requiere de una notificacin previa a la organizacin.


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D. Auditoras de propsito especial*

Estas auditoras responden a circunstancias diferentes a las de las anteriores, pero siempre ligadas a asuntos de seguridad y cumplimiento.

5. POR LA COBERTURA DEL ALCANCE DE LA AUDITORA*

A. Auditoras combinadas*

Estn orientadas a ms de un rea funcional

B. Auditoras de especialidad*

Estn orientadas a reas concretas o elementos (llenado de listas de verificacin) de estas, dentro de un rea funcional.

7. POR SU APLICACIN*

A. Auditoras de calidad*

Son exmenes metdicos e independientes que se realizan para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas (incluyendo los requerimientos relevantes de Aeronavegabilidad), y para comprobar que estas disposiciones se llevan a cabo eficazmente (se mantienen en cumplimiento con las regulaciones), y que son adecuadas para alcanzar los objetivos.

Este tipo de auditoras se sub-divide en:

(1) Auditoras internas de 1ra parte, las realiza una organizacin sobre ella misma por medio de: Alguien de su propio personal; o un auditor independiente bajo contrato.

Incluyen revisiones de direccin y revisiones previas (auto-evaluaciones)

(2) Auditoras externas de 2da parte, son ejecutadas por un cliente, u organizacin en nombre del cliente a un proveedor a proveedor potencial.

(3) Auditoras de 3ras partes*, ocurren cuando la organizacin contrata a una persona u otra organizacin para la auditora con el fin de obtener certificacin independiente de que cumple una norma concreta. Las auditoras en la que usted participa (como inspector) son de 3ras partes.


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B. Auditoras de cumplimiento*

Son realizadas despus de que una auditora de calidad establece la existencia del sistema de calidad. Investiga s el sistema de gestin de calidad: Todava est en vigor; est implantado; y Si es eficaz. Examina en detalle partes de una auditora de calidad y mide eficacia: Considera el cumplimiento de las regulaciones; revisa procesos; y revisa datos de esos procesos. Slo estas auditoras evalan la eficacia real del sistema de gestin de calidad y determina si es posible mejorar o se necesita acciones correctivas. Las auditoras de cumplimiento son realizadas por la organizacin para autoevaluarse (requerido por las LARs), o por usted en su calidad de inspector.

9. POR SU TIPO

A. Auditoras de producto

Son reinspecciones de producto que ha pasado la inspeccin final. Se lleva a cabo una evaluacin del proceso de inspeccin a travs de: El uso correcto de las especificaciones; y la capacidad del inspector de enjuiciar la aceptabilidad de un

producto. Se considera una reverificacin de que se cumplen las caractersticas del producto.

B. Auditoras de proceso*

Evala procedimientos establecidos, y el control de los procesos y operaciones. Verifica si: Existen procedimientos para procesos e instrucciones de trabajo; son adecuados; y si se siguen condiciones estndar. Especialmente en condiciones aceleradas y desfavorables.

Estas auditoras se limitan normalmente en alcance pero estn llenas en detalles: Una pulgada de ancho pero una milla de hondo Una auditora para ampliar habilitaciones de una organizacin pertenece a este tipo.


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NOTA: Existe confusin entre las auditoras de proceso y las auditoras de producto. Cuando se lleva a cabo un examen de las caractersticas del producto de muestras durante el proceso es una auditora de proceso. Si se examina el producto en la etapa final, es decir, que ha pasado la inspeccin final, es una auditora de producto.

C. Auditoras de sistema*

Actividades documentadas realizadas para verificar, por medio de un examen y las evaluaciones de evidencias objetivas, que los elementos aplicables del sistema de calidad son adecuados y han sido desarrollados, documentados e implantados eficazmente de acuerdo a las regulaciones. Evaluacin a nivel macro del sistema administrativo y calidad de la organizacin: una pulgada de hondo pero una milla de ancho. Una auditora de certificacin es de este tipo.

D. Investigacin Survey*

Es una evaluacin global, que analiza: Instalaciones; recursos; estabilidad econmica; capacidad tcnica; personal; capacidades de produccin; comportamiento anterior; y todo el sistema de calidad. Una investigacin tiene alcance mayor que una auditora de sistema de calidad.

Figura 11-4 Jerarqua en Auditoras

Auditora de producto

Auditora de proceso

Auditora de Sistema

Investigacin

Mayor jerarqua


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Seccin 4. Procedimientos de Auditora

1. SELECCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA

Los procedimientos de auditora son similares en aplicacin pero hay diferencias debido al tamao, alcance y complejidad de la organizacin que est siendo auditada. En algunas auditoras, usted no va a emplear todos los procedimientos descritos en esta seccin.

3. FASE DE PREPARACIN

Las etapas de esta fase se ilustran en la siguiente figura:

Figura 11-5 Etapas de la fase de preparacin

A. Notificacin

Normalmente la AAC, a travs del auditor lder, se contacta con la organizacin a ser auditada catorce (14) a sesenta (60) das antes de la fecha de la auditora planeada para confirmar el cronograma de la auditora. La complejidad de la auditora determina el periodo de antelacin para este contacto. Las organizaciones que estn incluidas en un Programa Nacional de Auditoras deben ser notificadas con tres (3) meses de anticipacin a la fecha de la auditora planeada. Circunstancias atenuantes pueden disminuir este periodo de antelacin para la notificacin, e inclusive no llegar a hacerlo.

B. Seleccin del equipo

Notificacin

Seleccin equipo auditora

Plan de auditora

Revisin de documentacin

Reuniones equipo de auditora


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La seleccin del equipo de auditora, incluyendo los trminos de referencia de los miembros del equipo, las calificaciones y responsabilidades, est especificada en la Seccin 6.

C. Plan de auditora

El auditor lder desarrolla el plan de auditora para la aprobacin del jefe a cargo. El plan asegura que la auditora se lleve a cabo de manera organizada y de acuerdo con el criterio predeterminado. Se distribuyen secciones apropiadas de este plan entre los miembros del equipo de auditora para que exista una gua y direccin durante toda la auditora. Si el auditor lder cree conveniente, se proporciona al auditado todo, o partes del plan. Este plan debe contener los siguientes puntos, si son aplicables: Objetivo; alcance; una descripcin de la organizacin auditada; metodologa; comunicaciones; viaje; asistencia de especialistas; personal clave de la organizacin; composicin del equipo; y cronograma de la auditora. (1) Objetivo

Qu se quiere lograr con esta auditora? Respondemos a esta pregunta al tiempo de clasificar la auditora a realizar. En otras palabras, determinamos de qu parte de las regulaciones evaluamos el cumplimiento.

(2) Alcance Se debe especificar lo siguiente (cuando sea aplicable): Las reas de especialidad de la organizacin a ser

auditadas; el periodo de tiempo atrs que cubre la auditora; y la cobertura geogrfica que tiene la auditora Debe existir un balance entre los recursos humanos, el tiempo, y el alcance: qu tan profundo y amplio el mbito (alcance) puede ser.

(3) Descripcin de la organizacin El plan de auditora proporciona informacin especfica de la organizacin. Esto le proporciona una visin general de la organizacin e incluye informacin pertinente de:


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El nmero de empleados y su ubicacin; las bases de operacin; y cualquier otra informacin requerida por el auditor lder

(4) Metodologa El plan de auditora describe la metodologa que se va a usar durante la auditora, incluyendo: La manera en cual la auditora es conducida (es decir, los

procedimientos especificados en este manual); los procedimientos especficos que se deben seguir

(aplicacin de listas de verificacin, material gua, proporcionados en este manual);

el mtodo de muestreo que se utilizar; y detalles concernientes al mantenimiento de la carpeta de

auditora requerido en el prrafo E de esta seccin. (5) Comunicaciones

El plan de auditora debe identificar los protocolos de comunicacin que tiene que seguir el equipo de auditora. Esto incluye a las comunicaciones internas entre miembros del equipo, y personal de la AAC, as como las comunicaciones externas con personal de la organizacin auditada, otras entidades, y el pblico en general.

(6) Viaje Cuando es necesario realizar un viaje, se debe disponer de la siguiente informacin: Vigencia de pasaportes, necesidad de visas, vacunas, de

notificacin a la AAC local; y la disponibilidad de un medio de comunicacin con el jefe a

cargo (correo electrnico puede ser suficiente). La mejor fuente de informacin usualmente es la misma organizacin auditada.

(7) Asistencia de Especialistas Los especialistas son personas que poseen conocimientos y experiencia profesional que se requieren para llevar a cabo la auditora.

(8) Personal clave de la organizacin El plan de auditora debe incluir una lista del personal clave de la organizacin relevante para la auditora, incluyendo el nombre, ttulo, y nmero del telfono de oficina.

(9) Composicin del equipo


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El plan de auditora debe incluir una tabla o un organigrama del equipo de auditora, indicando lo siguiente, si es aplicable: Nombres de: el jefe a cargo, el auditor lder, personal de

apoyo, inspector(es) principal(es), miembros del equipo de auditora, observadores, y especialistas;

miembro del equipo de especialidad tcnica; y nmero telefnico de la oficina.

(10) Cronograma de la auditora El cronograma debe proporcionar la siguiente informacin al equipo: Fechas de viaje del equipo hacia y desde el lugar de la

auditora; las asignaciones de reas de especialidades incluyendo

fechas; las asignaciones durante la etapa de preparacin y

ejecucin, incluyendo fechas / horas de inicio / finalizacin; y

fecha y hora de la reunin de apertura y cierre. D. Revisin de documentacin

Esta etapa incluye una revisin detallada de todas las carpetas y documentacin que son relevantes a la organizacin. En esta etapa se debe cumplir lo siguiente, cuando sea aplicable:

(1) Asegurarse que todos los manuales y documentos de referencia a ser usados en la auditora sean fcilmente accesibles e incluyan la ltima enmienda aprobada.

(2) Revisin de los manuales aprobados del auditado verificando conformidad con el estndar apropiado.

(3) Revisin de las carpetas y registros del auditado incluyendo: Auditoras previas incluyendo acciones correctivas y

seguimiento correspondiente, donde es aplicable; datos de incidentes o accidentes, incluyendo informes de

condiciones no aeronavegables; acciones punitivas tomadas anteriormente; y exenciones, aprobaciones, limitaciones, y autorizaciones.

(4) Identificar reas que requieran una revisin posterior durante la fase de ejecucin: Uno de los mtodos puede ser adicionar notas en las

secciones aplicables de los formularios (listas de verificacin);


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para identificar las reas crticas se puede emplear una codificacin sencilla: v elementos a verificar; ? elementos a aclarar; e trminos ambiguos, equvocos (por ejemplo, adecuadamente, cmodamente, bien, bastante, con seguridad).

(5) Seleccionar los formularios aplicables (listas de verificacin) con el alcance de la auditora.

(6) Completar todos los tems de preparacin marcados en las listas de verificacin con la letra P - preparacin.

E. Carpeta de auditoras

(1) Una carpeta de auditoras es requerida para rastrear la historia de la auditora y ayudar a determinar la frecuencia de la auditora. Es tambin de gran ayuda para la evaluacin de la efectividad del seguimiento de las auditoras. Consecuentemente, se debe abrir una carpeta de auditoras para cada organizacin que es auditada.

(2) La carpeta de auditora debe contener un registro completo y cronolgico de toda la correspondencia y documentacin relacionada con auditoras, incluyendo un registro completo de las actividades de seguimiento de la auditora.

(3) Los tems que aparentan ser inconsistentes, o estar incompletos durante la revisin de la carpeta de auditoras deben ser marcados para verificacin durante la etapa de ejecucin.

F. Reuniones del equipo de auditora

(1) Esta reunin debe tener la siguiente agenda de puntos, como sea aplicable para la clasificacin de la auditora:

Detalles administrativos; revisin y enmienda del plan de auditora, asegurndose

que todos los miembros del equipo reciban las porciones apropiadas de este plan;

informacin de viaje y viticos, en casos de necesidad de viaje;

conflictos de inters, confidencialidad, y acceso a la informacin;

uso de listas de verificacin, llenado de formularios; aspecto de comunicaciones; revisin de la fase de preparacin, y una visin general de

la fase de ejecucin; y donde sea posible, el inspector principal ofrece un resumen

de las actividades y de la situacin actual, tendencias,


VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-21

performance, y el historial de auditoras pasadas de la organizacin, incluyendo las acciones correctivas y el seguimiento.

5. FASE DE EJECUCIN

A. Generalidades

Las etapas de esta fase se ilustran en la siguiente figura:

Figura 11-6 Etapas de la fase de ejecucin

B. Reunin de apertura

La reunin de apertura debe fijar el tono de toda la fase de ejecucin y en ella deben estar presentes todo el cuadro superior de directivos de la organizacin y los miembros del equipo de auditora. Esta reunin delinea el proceso de auditora y confirma requerimientos administrativos de tal manera que la auditora fsica sea llevada a cabo de forma eficiente y efectiva, al tiempo que se minimicen las interrupciones en el trabajo del auditado.

Es importante que en la reunin inaugural se establezca una comunicacin en dos sentidos. Se hacen las presentaciones, y al tiempo de la revisin del plan de la auditora, se vuelven a exponer los objetivos relativos al alcance de la auditora. En este momento se planifica la logstica de la auditora, incluyendo las horas operativas del auditado, los escoltas que se utilizarn durante la auditora, horarios provisionales, y las salas disponibles para las reuniones del equipo, las reuniones informativas diarias y la reunin final. Adems, se distribuyen las listas de verificacin a utilizar. Esta reunin no tiene que durar ms de treinta (30) minutos.

Reunin de apertura

Evaluacin y verificacin

Reuniones diarias

Reunin de cierre


11-22 REVISIN 08 (05/05) VOL. I

Dos factores importantes que tiene que recordar el equipo auditor es ser puntuales y vestirse adecuadamente para esta reunin. Vestir adecuadamente quiere decir dar una primera impresin profesional. En los das siguientes de la auditora, no obstante, los auditores tendrn que vestirse segn el entorno. Una buena regla prctica es que los auditores se vistan un grado por encima de los empleados del rea que se est auditando.

Si representantes de la organizacin lo piden, en la reunin inaugural se debe disponer de tiempo para revisar los resultados de la auditora anterior y las acciones correctivas que tuvieron que adoptarse. Si la organizacin desea que se celebre un foro para discutir sus avances dentro de sus sistemas de mejora continua en cuanto al cumplimiento de las regulaciones, tambin hay que dejar algo de tiempo para ello. La figura 11-7 muestra un ejemplo de agenda de la reunin de apertura.

AGENDA DE LA REUNIN DE APERTURA

Fecha: 1 de abril de 2004 Hora: 8:00 a 8:30 am

Presentaciones Objetivos y alcances de la auditora Revisin del Plan de auditora

Duracin Das: 4 Horario de trabajo: 8:00 12:15 13:00 16:00 almuerzo: 12:15 13:00 Arreglos:

Identificaciones Aspectos de seguridad escoltas: Asignadas 5 personas lugar de trabajo asignado Reuniones diarias: 16:20 Fecha y hora para la reunin de cierre

4 de abril de 2004 Preguntas y respuestas Agradecimiento por la asistencia

Importante: Circular lista de asistencia Mantener control de la reunin Mantener la reunin a no ms de 30 minutos

Figura 11-7 Ejemplo de Agenda de la reunin de apertura

C. Evaluacin y verificacin

En este punto, el equipo de auditora:


VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-23

Confirma si las operaciones del auditado estn en conformidad con los requerimientos regulatorios;

confirma si los controles son operativos de forma efectiva y como est planeado y especificado en el manual apropiado; y

donde se identifica un incumplimiento con los requerimientos regulatorios, recolecta evidencia objetiva o documentacin de respaldo, y prepara la redaccin de un hallazgo de auditora.

(1) Formularios aplicables (listas de verificacin)

El uso de formularios (las listas de verificacin) aplicables es obligatorio porque estas, aparte de ayudar al auditor a determinar el nivel de conformidad con los requerimientos regulatorios, deben ser adjuntadas al informe final de la auditora. Basados en los resultados de los formularios (listas de verificacin) llenados, es posible determinar las fortalezas y debilidades del sistema de control del auditado. An cuando no todos los tems de los formularios (listas de verificacin) necesitan estar evaluados, este sistema es ms efectivo si todos son analizados.

(2) Inspecciones

Las inspecciones realizadas durante una auditora van desde una simple observacin de cierta actividad, hasta el anlisis detallado de un sistema o proceso, usando listas de verificacin. El trmino inspeccin incluye actividades tales como revisin de archivos y registros; entrevistas; inspecciones de aeronaves; observacin de procedimientos de deshielo; inspecciones de pre-vuelo o en rampa; e inspecciones a sub-bases.

Donde sea posible, las inspecciones deben ser efectuadas en coordinacin con otros auditores especializados en otras reas. Por ejemplo, las inspecciones en rampa deben ser llevadas a cabo por un inspector de Seguridad Aeroportuaria, un inspector de mantenimiento, y un inspector de cabina.

(3) Entrevistas al personal de la organizacin

Las entrevistas son comunicaciones verbales con el personal del auditado y van desde indagaciones informales hasta entrevistas programadas con el Presidente / Gerente Responsable. Estas entrevistas son importantes para los auditores porque le permite: Determinar si es que el sistema de calidad documentado en los

manuales respectivos es el que se aplica en la prctica; determinar la precisin de la informacin proporcionada en la

carpeta de la organizacin;


11-24 REVISIN 08 (05/05) VOL. I

evaluar el conocimiento del personal de mantenimiento y certificacin, respecto a sus obligaciones y responsabilidades; y

donde sea aplicable, confirmar la validez de los hallazgos identificados durante una auditora.

Las tcnicas de entrevistas estn descritas en detalle en la seccin 5.

(4) Solicitud de confirmacin

Las solicitudes de confirmacin son tpicamente usadas cuando el auditor requiere informacin y la fuente de dicha informacin no est en condiciones de proporcionarla inmediatamente.

La experiencia nos muestra que por razones de control simultneo de muchas cosas al mismo tiempo por parte de los auditores, requerimientos que se dejan para ms tarde, en ocasiones se omiten. Adems, cuando el operador no puede presentar lo solicitado, este formulario hace las veces de evidencia objetiva.

Los detalles son introducidos en el formulario de solicitud de confirmacin (FSC) y enviados al auditado con el requerimiento sea proporcionado en el tiempo y fecha especificados. Se adjunta un ejemplo de dicho formulario llenado, al final de este captulo.

Los miembros del equipo entregan estos FSCs al auditor lder quien revisa la documentacin, la registra en una tabla de control y se remite a la persona apropiada dentro de la organizacin.

Al final de cada da, el auditor lder compara la tabla de control con los FSCs para asegurarse que se mantiene el control. En auditoras largas esto se puede hacer en los resmenes diarios con el auditado. De esta forma, tanto el auditado como el equipo de auditores estn al tanto del estado de estos documentos. Independientemente de la forma en que se lleva el control de estos documentos, todos los FSCs deben ser esclarecidos antes de finalizar la fase de ejecucin en ese sitio o base.

Cuando se devuelve el FSC, y se toma una accin apropiada, este material debe ser archivado de acuerdo con el rea de especialidad relacionada, permitiendo de esta forma, que esta documentacin este disponible para referencias posteriores. Esta documentacin tambin proporciona respaldo de evidencia para cualquier accin que se vaya a tomar ms tarde.

(5) Hallazgos de la auditora

Los hallazgos de la auditora se deben preparar con cuidado por cuanto estos forman la base del informe de auditora, y en general, de una auditora exitosa.


VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-25

Ya que todos los miembros del equipo de auditora pueden generar hallazgos, es necesario estandarizar la forma de presentarlos.

Toda la evidencia objetiva y documentacin de soporte al hallazgo, se incluye con el informe personal que hace el miembro del equipo al auditor lder, anotando la referencia apropiada. Esta documentacin no va con el informe final, pero se retiene en la carpeta de la auditora.

(6) Requerimiento de acciones inmediatas

Cuando usted determine que se requiere una respuesta inmediata para la solucin de una no-conformidad, primero se debe comunicar al auditor lder, quien remite el requerimiento a la organizacin especificando el plazo otorgado para la solucin. Este tipo de acciones se toma cuando la seguridad est comprometida, y es necesaria una accin correctiva inmediata, o por lo menos antes de finalizar esta fase de ejecucin. Por la naturaleza de este requerimiento, slo se realiza cuando el auditor lder y el jefe a cargo estn de acuerdo. El auditor lder tambin debe incluir los detalles de esta situacin en el informe de auditora.

La organizacin debe responder a este requerimiento en el plazo otorgado.

Para el seguimiento de las acciones correctivas tomadas por la organizacin, quien toma la responsabilidad en la correspondiente verificacin y emite una conformidad por escrito (generalmente incluido en el informe de auditora), es el auditor lder.

D. Reuniones diarias

Durante la auditora se deben realizar resmenes diarios del equipo de auditora para: Asegurar la adherencia al plan de auditora; validar las solicitudes de confirmacin y discutir los hallazgos y

suficiencia de evidencia objetiva; resolver asuntos o problemas que surgieron a raz de las

actividades de ese da; y proveer al lder de la auditora con informacin necesaria para

mantener al corriente al jefe a cargo, donde sea aplicable. E. Reunin de cierre

Previa a la reunin de cierre es necesaria una reunin slo entre los miembros del equipo de auditora donde se ultimaran detalles concernientes a la auditora, eliminaran aquellas discrepancias que no sean slidas, se recordar a todos sobre la necesidad de autorizacin del auditor lder para la participacin personal en la reunin de cierre, etc.


11-26 REVISIN 08 (05/05) VOL. I

Hay dos tipos de informes: los formales y los informales. Ambos tienen que ser claros y precisos.

La reunin final tiene lugar despus de terminada la auditora in situ, y es un ejemplo del tipo de informes informales. Normalmente, es la relacin oral de los resultados de la auditora ante la direccin y el personal pertinente del auditado, y puede ir acompaada de un borrador. Para esta reunin final hay que reservar aproximadamente una hora.

El auditor lder convoca a una reunin de cierre con el personal clave de la organizacin (clave para la auditora llevada a cabo), para transmitirles un resumen de los resultados de la auditora. Normalmente, si es que est presente el jefe a cargo de la auditora, de la AAC, es l quien preside la reunin, o simplemente asiste con el resto del equipo de auditora.

En caso de que se hayan estado realizando las reuniones diarias, el equipo de auditora ya ha estado comunicando a la organizacin auditada sobre todos los hallazgos, y no debiera surgir un debate entre el equipo y la organizacin.

El jefe a cargo / auditor lder debe comunicar al auditado que el informe de auditora ser enviado dentro del periodo de tiempo, que generalmente es de diez das hbiles. La organizacin debe entonces remitir en un plazo de treinta (30) das luego de recibido el informe. Detalles del proceso de acciones correctivas se discute ms adelante.

El auditor jefe debe exponer el resumen y leer toda la lista de observaciones descubiertas en la auditora sin ser interrumpido por los auditados. Se exponen las deficiencias del sistema y los problemas sobre los que hay que actuar relativos a las normas o requisitos. Si se tiene que revisar una observacin particular, el auditor responsable de la auditora de esa rea y el auditor jefe plantearan las preguntas relativas a esa observacin particular. En este momento ya tienen que estar verificadas las observaciones, para as poder mantener una postura firme en caso de desacuerdo. No obstante, si a la verificacin de las observaciones del equipo auditor, estas no son lo suficientemente sustanciales para corroborar el punto de vista del equipo auditor en el desacuerdo, se debe considerar el retirar esas observaciones. Durante la reunin final se discuten los detalles de la auditora, en la que los auditores de forma individual aclaran las aseveraciones o responden a preguntas concretas de las reas que han auditado.

En esta reunin de cierre se debe advertir al auditado que el seguimiento de las acciones correctivas a largo plazo tiene que llevar el sistema de calidad de la organizacin, comunicando el progreso a la


VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-27

AAC. Adems, el seguimiento es realizado por el inspector principal / designado, y que la revisin en detalle se realiza antes de iniciar la siguiente auditora programada, donde si se encuentran tems abiertos, es posible que le llegue al auditado una notificacin de suspensin de actividades.

Si comienza a perder el control de la reunin final debido al rechazo de la Direccin del auditado, baje la voz y siga con la evaluacin de la auditora. Haga hincapi en que stos fueron los resultados basados en evidencias objetivas, y que no hay tiempo para seguir discutiendo. Informe al auditado de que las objeciones a las no conformidades de la auditora (hallazgos) deben ponerse por escrito cuando se presente la propuesta de plan de acciones correctivas. Reanude la evaluacin de la auditora y finalice la reunin. La figura 11-8 muestra un ejemplo de agenda de la reunin de apertura.

AGENDA DE LA REUNIN DE CIERRE

Fecha: 4 de abril de 2004 Hora: 16:00 a 17:00

Agradecimientos a la organizacin auditada Reiterar objetivos y alcances de la auditora Recalcar importancia del tamao de la

muestra Distribuir copias del listado en borrador de los

hallazgos encontrados Leer el resumen de los hallazgos de la

auditora Aclarar concepto de acciones correctivas a

largo plazo Aclarar concepto de codificacin de los

hallazgos Presentar las conclusiones Preguntas y respuestas Agradecimiento por la asistencia

Importante: Circular lista de asistencia Mantener control de la reunin Puntualidad Evitar confrontaciones. Mucho tacto Mantener la reunin a no ms de 60 minutos

Figura 11-8 Ejemplo de Agenda de la reunin de cierre


11-28 REVISIN 08 (05/05) VOL. I

7. FASE DEL INFORME DE AUDITORA

A. El proceso post-auditora

Este proceso incluye una sntesis de todos los detalles administrativos (descargos, horas extras, etc.), preparacin del informe de auditora y, si es necesario, poner el informe a consideracin de un comit de revisin.

B. Informe de auditora

El informe de auditora es un documento que contiene los resultados de una auditora e incluye un listado de los hallazgos, y donde sea aplicable, las acciones correctivas tomadas para los requerimientos de acciones inmediatas. El informe es un recuento objetivo de la auditora y no debe incluir frases, sugerencias o recomendaciones subjetivas.

El auditor lder es el responsable de la preparacin del informe de auditora y el jefe a cargo es el que aprueba para luego remitir a la organizacin.

El formato del informe debe ser coordinado con el jefe a cargo.

C. Procedimientos de informe

An cuando se puede dejar a la organizacin, un borrador del detalle de hallazgos, a manera de cortesa, esto no es obligatorio. Los hallazgos que requieren una accin inmediata no estn en el borrador porque la organizacin ya tiene conocimiento de eso, pero s deben estar incluidos en el informe de auditora.

Cuando se deja al auditado un borrador del detalle de los hallazgos, la palabra Borrador debe estar claramente insertada en el encabezado.

El informe de auditora es presentado al auditado normalmente dentro de los diez das contados desde el ltimo da de la fase de ejecucin. Los informes de auditora que requieren tiempo adicional para la revisin del comit son presentados hasta con cinco das adicionales al plazo anterior. Cualquier demora que exceda los plazos arriba descritos debe ser documentada ya que la validez de la auditora est comprometida si no se presenta de manera oportuna.

El informe de auditora debe estar firmado por el auditor lder con el visto bueno del jefe a cargo. El informe de auditora debe delinear el procedimiento para responder a los hallazgos y especificar el plazo de tiempo otorgado de 30 das laborales, a contar desde el momento de recepcin por parte de la organizacin.


VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-29

Las copias del informe de auditora se distribuyen de acuerdo a las polticas de la AAC, y debe ser cuidadosamente evaluada esa seleccin por la obligacin de confidencialidad que se tiene.

9. FASE DE CIERRE

A. Seguimiento de la auditora

Luego de terminar la auditora, si es posible, las responsabilidades de seguimiento son delegadas al inspector designado a la Organizacin de la AAC, encargado de aspectos de vigilancia regulatoria en el lugar de la base de la organizacin. El inspector principal se asegura que: Donde sea aplicable, se completen las acciones correctivas de los

hallazgos reportados en la fecha especificada requerida; el plan de acciones correctivas es presentado en el periodo de

tiempo especificado, es aprobado, implementado y efectivo en la correccin de las no-conformidades; y

el auditor lder este al tanto del seguimiento. El seguimiento se considera terminado cuando: El inspector delegado y el auditor lder aceptan y cierran todos

los hallazgos con acciones correctivas; el estado de las acciones correctivas ha sido registrado en la

carpeta de auditora; y se genera un informe de cierre de auditora y se enva a la

organizacin auditada una carta comunicndole que la auditora est cerrada.

B. Tipos de acciones correctivas

(1) Accin correctiva a corto plazo

Esta accin corrige la no-conformidad especfica descrita por el hallazgo relacionado y es preliminar a la accin correctiva a largo plazo que previene que el problema se repita. La accin correctiva a corto plazo debe ser completada en la fecha indicada expresamente para ese hallazgo en el informe de auditora, o dentro de los 30 das a contar desde la fecha de recepcin del informe de auditora.

(2) Accin correctiva a largo plazo

Esta accin correctiva tiene dos componentes. El primero se refiere a identificar la causa del problema e indicar las medidas que la organizacin auditada toma para prevenir la recurrencia. Estas medidas deben enfocarse en un cambio del sistema. El segundo componente es un cronograma de implementacin de la organizacin con respecto a la accin correctiva. Salvo


11-30 REVISIN 08 (05/05) VOL. I

excepciones, la accin correctiva debe realizarse dentro de los noventa (90) das e incluir una fecha propuesta de terminacin

Algunas acciones correctivas a largo plazo pueden requerir un plazo mayor a los noventa (90) das (por ejemplo, compras de equipos mayores). Donde sea aplicable, la organizacin debe incluir documentos que demuestren el progreso, y que no exceda otros noventa (90) das necesarios para llevar a la fecha de terminacin propuesta.

C. Envo del Plan de acciones correctivas - PAC

La carta de remisin del informe de auditora notifica al auditado que debe: Enviar el plan de acciones correctivas que esta dirigido a los

hallazgos de la auditora dentro de los treinta (30) das laborales desde el momento de recepcin del informe de auditora. No es posible extender este plazo sin la aprobacin de la AAC. La aprobacin se canaliza a travs del inspector a cargo de la organizacin (inspector principal).

Donde sea aplicable, el PAC debe incluir documentacin de soporte que puede estar en la forma de entradas de registros, rdenes de compra, memorandos, enmiendas de manuales, etc.

Donde sea aplicable, las acciones correctivas para cada hallazgo de auditora deben incluir como mnimo la siguiente informacin: La codificacin del hallazgo al que se refieren; la descripcin de la accin correctiva a corto plazo y fecha de

finalizacin; y la descripcin de la accin correctiva a largo plazo y fecha

propuesta de finalizacin. D. Aprobacin del PAC

Una vez que se determina que el plan es aceptable, se debe comunicar al auditado y la informacin apropiada (administrativa, seguimiento en sitio, la fecha propuesta de finalizacin) ser introducida en la carpeta de auditora, o donde sea aplicable, en la carpeta de certificacin.

Antes de aprobar planes para hallazgos que incluyan acciones correctivas que excedan los plazos normales, el jefe a cargo tiene que estar de acuerdo que el plazo es razonable y que la seguridad no esta comprometida. Entonces, estos hallazgos, para propsitos del seguimiento de la auditora se consideran cerrados, siempre y cuando se cumplan los requerimientos del proceso de seguimiento.


VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-31

Si el plan de acciones correctivas del auditado no es aceptable, se comunica al auditado y se convoca a una reunin en la que se propone cambios y se negocia y revisa el plan de acciones correctivas.

Cuando el auditado se muestra poco colaborador, se advierte al operador de que, a causa de su poca predisposicin a implementar de forma aceptable el PAC, es posible que reciba una nota de suspensin de actividades, y si continua la actitud de la organizacin, presentar un informe al jefe a cargo con las correspondientes recomendaciones.

E. Seguimiento del PAC

Cuando los hallazgos son de naturaleza menor, no existe alguna condicin que afecte a la seguridad operacional de forma adversa, y el auditado tiene un programa de aseguramiento a la calidad, o de auditoras internas de buena reputacin, puede ser aceptable un seguimiento ms administrativo. En este caso, todos los documentos de soporte remitidos por la organizacin, luego de revisados, deben estar aceptables. Todos los otros hallazgos requieren inspeccin de conformidad en sitio para asegurarse que las no-conformidades han sido corregidas y las acciones correctivas son efectivas.

Se debe monitorear el progreso hasta que la organizacin auditada complete las acciones correctivas. Se puede cumplir con esto usando el formulario (la lista de verificacin) para auditoras donde se identifica los cdigos de los hallazgos, el tipo de seguimiento (administrativo, o en sitio), y las fechas tope y aplicada de la accin correctiva.

El seguimiento de las acciones correctivas a largo plazo que han sido aprobadas al momento de aprobar el PAC, realiza el inspector designado a la organizacin (inspector principal) quien mantiene al tanto al jefe a cargo del cierre de los tems. El seguimiento debe ser revisado cada dos meses y el cierre apropiado se revisa en detalle durante la siguiente auditora programada.

F. Tarea de seguimiento de la auditora por el inspector designado

El inspector designado debe: Monitorear la auditora para asegurarse que se ha observado el

plazo de respuesta de 30 das para la presentacin del PAC o, donde sea aplicable, que las acciones correctivas requeridas a una fecha especfica (indicada en el informe de auditora) hayan sido realizadas;

asegurarse que el PAC incluye todas las acciones correctivas; asegurarse que la accin correctiva rectifica la no-conformidad y

previene su recurrencia;


11-32 REVISIN 08 (05/05) VOL. I

determinar que el auditado a propuesto fechas razonables para las acciones correctivas a largo plazo;

aprobar el PAC en coordinacin con el jefe a cargo y el auditor lder, y cuando sea aplicable, con los miembros del equipo de auditora;

determinar para cada tem del PAC si el seguimiento es administrativo o en sitio, e introducir esta informacin en la tabla de seguimiento maestra del formulario (la lista de verificacin) para auditoras;

monitorear el progreso del PAC actualizando apropiadamente la tabla de seguimiento y asegurarse que se realiza el seguimiento (administrativo, o en sitio);

asegurarse que la documentacin de respaldo adjunta al PAC sea suficiente y sea archivada en la carpeta de la auditora;

emitir un informe al jefe a cargo cuando todas las acciones correctivas han sido implementadas de forma aceptable a la AAC; y

genera la carta al auditado comunicndole que la auditora est cerrada (con el visto bueno del jefe a cargo), y archiva la copia en la carpeta de la auditora.

El visto bueno a travs de correo electrnico es aceptable, siempre y cuando se adjunte una copia impresa del visto bueno en la carpeta de auditora.

G. Cierre de la auditora

El jefe a cargo confirma que las acciones de seguimiento han sido completadas y da el visto bueno para que el inspector designado enve una carta al auditado informndole que la auditora est cerrada.

H. Acciones punitivas contra la organizacin

Se toman acciones de esta naturaleza, si es que: Se ha generado un informe indicando que el auditado ha

incumplido con las fechas de cumplimiento de correccin de los hallazgos de la auditora; o

existe poca predisposicin en la preparacin de un PAC aceptable ante la AAC.

I. El comit de revisin del informe de auditora

Se rene el comit generalmente para revisar situaciones especiales de auditoras combinadas (ya sean como parte del proceso de certificacin, o del programa de inspeccin anual) o de auditoras de especialidad de organizaciones con operaciones complejas.


VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-33

Adems, este comit tambin se rene para analizar los informes de seguimiento con recomendaciones de accin punitiva por incumplimiento.

El propsito del comit es: Confirmar la precisin tcnica del informe de auditora

prestando especial atencin a la descripcin del auditado, los informes de especialidad, y los hallazgos de la auditora;

asegurar que el informe es una relacin objetiva de la auditora y que no contiene frases subjetivas;

asegurar que todos los hallazgos descritos tienen un soporte de documentacin suficiente; y

analizar en detalle los hallazgos que tratan de incumplimientos que merecen sancin.

Las personas que conforman el comit de revisin, dependiendo de la clasificacin de la auditora, son: El jefe a cargo de la auditora; la mxima autoridad de AIR y mantenimiento, si es que es otra

del jefe a cargo; el lder de la auditora; representante de asesora legal de la AAC; el inspector designado de la organizacin (inspector principal); si aplica, la autoridad mxima de emisin de licencias de la AAC;

y si aplica, el(los) especialista(s) del rea relacionada con la

organizacin en cuestin. Para facilitar una revisin efectiva es necesario distribuir copias del informe a los miembros del comit antes de la reunin del comit, en el entendido que los miembros ya entran a la reunin con todos los cambios propuestos preparados, de tal forma que en la reunin se evalan y aprueban todos los cambios propuestos y se remite el informe al auditado lo antes posible.

Cuando el resultado del anlisis del comit es sancionar al auditado se presenta un informe a la mxima autoridad de la AAC quien es el nico que puede firmar la nota de suspensin o sancin al auditado.

J. Vigilancia post-auditora

Durante el seguimiento de la auditora la vigilancia estrecha y constante es el nico medio para asegurar que las organizaciones con no-conformidades cumplen con los requerimientos regulatorios y responden a los hallazgos de la auditora de forma satisfactoria. La vigilancia post-auditora puede ser llevada a cabo a travs de visitas


11-34 REVISIN 08 (05/05) VOL. I

informales (inspecciones) o como un seguimiento ms estructurado de la auditora.


VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-35

Seccin 5. Aspectos Claves de Auditora

A continuacin describimos en detalle tcnicas de auditora que son claves en el xito de la tarea.

1. MUESTREO

Una muestra es equivalente a una foto instantnea, asla un momento particular.

No siempre es posible, o necesario que el equipo de auditora examine el cien por ciento (100%) de las actividades, procesos, y/o registros de la organizacin, especialmente si esta actividad involucra la revisin de una cantidad considerable de tems, o demasiada documentacin. El tiempo disponible para cumplir con la inspeccin y el nivel de experiencia de los auditores son factores limitantes. Por este hecho es que el lder de la auditora debe recurrir a tcnicas de muestreo para que el equipo recolecte la evidencia objetiva necesaria.

Se lleva a cabo un muestreo examinando solo una parte representativa de tems, cuyos resultados pueden llevar a una conclusin aceptable respecto al nivel general de cumplimento del sistema de la organizacin.

El lder debe confiar en la habilidad de resto de los miembros del equipo para detectar problemas sistmicos, si es que los hay. Un sistema que produce un alto porcentaje de no-conformidades solo requiere un muestreo pequeo para detectarlas. De forma inversa, un sistema con un pequeo porcentaje de no-conformidades requiere un muestreo mayor para detectarlas.

Hay una relacin estadstica, directamente proporcional, entre el tamao del muestreo y la probabilidad de que ese muestreo detecte un porcentaje aceptable de no-conformidades (s es que existen). Pero, el problema est en determinar el tamao del muestreo mnimo para confirmar si existen o no problemas en el sistema del auditado.

Figura 11-9 Interrelacin del proceso de muestreo

Nmero de muestras

Nivel de confianza

Tasa de no-conformidades

halladas


11-36 REVISIN 08 (05/05) VOL. I

Esta relacin estadstica esta basada en los riesgos inherentes en cada proceso de muestreo. Si el proceso de muestreo es correcto entonces no deben haber suposiciones incorrectas:

Del muestreo surgen cuatro suposiciones:

Aceptable Aceptable Inaceptable Inaceptable

Error alfa Inaceptable Aceptable Error beta

Suponer algo que es

Aceptable

Cuando realmente es

inaceptable

Figura 11-10 Riesgo de error en las suposiciones

Es un estndar aceptado por la industria el requerir que haya una probabilidad aceptable del 95% que el muestreo detecte un nivel aceptable del cinco por ciento (5%) de no-conformidad. Esto establece claramente definido el criterio de muestreo para una cantidad de tems dada (refirase a la figura 11-11 de este captulo).

Por ejemplo, si tenemos cuatrocientos (400) registros de personal a inspeccionar, por una caracterstica en particular, para lograr el estndar de la industria tenemos que revisar ciento cincuenta y tres (153) de ellos.

El auditor lder debe manejar con buen juicio esta situacin, tener experiencia y saber de las tcnicas de muestreo antes de decidir donde, como y en que cantidad utilizar los conceptos de muestreo. Es necesario tener en cuenta la relacin directa entre la importancia de las caractersticas que estn siendo inspeccionadas y el uso de los conceptos de muestreo.

Donde se utiliza la tcnica del muestreo, se necesita evidencia suficiente (generalmente 3 ejemplares) para justificar de forma confiable un hallazgo. Una vez que se logra esa cantidad de evidencia, no es necesario concluir el muestreo.

Existen varios mtodos de muestreo, nosotros usaremos los siguientes:

A. Mtodo de muestreo aleatorio:

Para aplicar este mtodo se debe tener en consideracin lo siguiente: Cada grupo de muestreo debe analizarse de forma separada. Si

hay 70 pilotos, 120 tripulantes de cabina, 55 personas de mantenimiento, y 4 despachadores, cada uno de los 4 grupos debe ser considerado de forma separada;

las muestras deben ser seleccionadas de forma aleatoria; y debe utilizar la tabla de la figura 11-11

B. Mtodo de muestreo no aleatorio:


VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-37

Este mtodo difiere del anterior en la forma de seleccin de las unidades a ser evaluadas.

La aplicacin de este mtodo requiere de experiencia y buen juicio. La seleccin se realiza enfocndose en reas que son conocidas por tener mayor probabilidad de no-conformidades y un mayor efecto en la seguridad operacional. Se debe denotar que en estas situaciones la interpretacin estadstica del principio general de muestreo no es aplicable para armar conclusiones de los resultados obtenidos.

Es importante entender que donde se use el muestreo y no se encuentren no-conformidades, uno no puede asumir que la calidad del sistema del auditado es perfecta. Al aplicar el muestreo no hay garanta que los resultados reflejen la condicin verdadera del sistema del auditado. Esta condicin es mayor para cantidades menores de tems (menos de 20) donde es preferible inspeccionar el cien por ciento (100%) de los tems.

tems Muestreo tems Muestreo tems Muestreo

1-9 100%

350 128 1 150 203 10 9 400 153 1 200 204 15 14

450 159 1 250 206

20 18 500 165 1 300 207 25 22 550 170 1 350 208 30 26 600 175 1 400 209 40 33 650 179 1 450 210 50 40 700 182 1 500 211 60 46 750 185 1 550 212 70 52 800 188 1 600 213 80 58 850 191 1 650 214 90 63 900 193 1 700 215 100 67 950 195 1 750 216 150 86 1 000 198 1 800 217 200 100 1 050 199 1 850 218 300 121 1 100 201

Figura 11-11 Tabla de valores para muestreo

3. RECOLECCIN DE DATOS

Hay cuatro maneras principales de recolectar datos:

A. Evidencias fsicas


11-38 REVISIN 08 (05/05) VOL. I

Las evidencias fsicas estn representadas por datos tangibles que se verifican en la auditora. Ejemplos son etiquetas de calibracin con fecha de vencimiento expirada.

B. Observacin sensorial

La observacin sensorial comprende la verificacin del sistema por medio de la utilizacin de los cinco sentidos. Los indicios visuales comprenderan partes o etiquetas por el suelo, remaches por el suelo, o la observacin de tareas en ejecucin. Un ejemplo de indicio en una auditora sera el nivel de ruido elevado en las oficinas de la organizacin, que podra hacer que se cuestionara el aislamiento acstico del edificio y el rendimiento del personal que trabaja ah.

C. Comparaciones y tendencias

Los auditores buscan patrones o tendencias en sucesos que podran provenir de causas sistemticas o aisladas. Un ejemplo de patrn sera cuando el cincuenta por ciento de las cartillas de trabajo sobre corrosin llegan de forma continuada sin la adecuada clasificacin.

D. Entrevistas y preguntas

Las entrevistas y preguntas realizadas en todos los niveles del personal de una empresa son una de las fuentes ms importantes para recoger datos. Las preguntas han de plantearse de forma que no impliquen sexismo ni racismo. Se recomienda el mtodo siguiente para llevar a cabo una entrevista eficaz:

(1) Preprese cuidadosamente antes de la entrevista definiendo claramente las reas que van a ser exploradas y determinando los objetivos especficos.

(2) Haga que la persona se sienta cmoda, haciendo que la persona entrevistada forme parte del proceso auditor. Una forma de conseguirlo es centrndose en la lista de verificacin y pidiendo informacin en respuesta a la misma. La entrevista debe realizarse en una zona relativamente tranquila, que quiz tenga que estar alejada del puesto de trabajo. En determinados casos, cuando se tengan que mostrar los procedimientos y procesos en vigor, no obstante, quiz tenga que llevarse a cabo en el puesto de trabajo.

(3) Explique el propsito de su presencia. Demuestre que posee conocimientos, competencia e inters por medio de los tipos de preguntas que haga y por medio de sus conocimientos de la instalacin y del producto o servicio, pero evite que se le perciba como un sabelotodo.


VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-39

(4) Documente las respuestas durante, o lo ms pronto posible luego de la entrevista

(5) Utilice tcnicas adecuadas para preguntar. Como auditor, dse cuenta de que la gente a veces no oye correctamente una pregunta y que puede no decir lo que realmente quiere decir. El tipo de pregunta ms eficaz viene de acuerdo a la situacin: Cuando usted busca una explicacin ms detallada utilice

las preguntas abiertas. Por ejemplo no pregunte: Ustedes destruyen estos componentes cuando su vida til vence? El auditado siempre responde con un si. En su lugar pregunte Por favor, explique el sistema para prevenir que componentes con vida lmite vencida sean nuevamente usados.

Cuando algunos auditados no pueden o no quieren llegar al punto utilice preguntas cerradas. Haga preguntas que requieran un si o no. Si es obvio que el entrevistado esta haciendo perder el tiempo con respuestas muy largas que no dicen mucho, se debe cambiar a este tipo de preguntas.

Las preguntas deben seguir un orden o secuencia lgico para que usted entienda el proceso en general, y no como una serie de actividades al azar.

Preguntas como De dnde proviene esto? O A dnde va luego?, requieren que usted tenga conocimiento del papel de los entrevistados en el proceso.

(6) Otra tcnica eficaz es preguntar Por qu cinco veces consecutivas hasta que llegue a la respuesta fundamental de la pregunta. Adems, se puede utilizar el qu, dnde, cundo, por qu, quin y cmo, s es pertinente. Asegrese de que usa dos odos y una boca. Escuche el doble de lo que habla. Escuche detenidamente las respuestas permitiendo al entrevistado llevar la mayor parte de la conversacin.

(7) Asegrese que las preguntas son bien entendidas y evite las preguntas o frases complejas.

(8) Evite ser desviado de los objetivos originales.

(9) Si despus de intentarlo con estas tcnicas, sigue sin recibir una respuesta adecuada, podra intentarlo con la tcnica conocida como la pausa sugestiva. Con esta tcnica, trate de romper la barrera que hay entre usted y la persona preguntada aproximndose ms a esa persona, mirndola a los ojos, hacindole la pregunta y esperando luego pacientemente la respuesta.


11-40 REVISIN 08 (05/05) VOL. I

(10) Verifique lo que se dice. Busque y pida datos. Crase las confesiones y verifique las quejas. Manifieste sus conclusiones dicindolas en voz alta mientras las escribe. Que sus pensamientos no sean secretos, ni retenga informacin. Sea flexible y deje lugar para ms informacin y explicaciones. Aclare lo que se le dice. Repita la respuesta. Trate de no discutir. Recuerde, si discute con un tonto, alguien que pasara por all no sabra quin es el tonto.

(11) Mantngase preguntando hasta que la actividad bajo examen este clara.

(12) Termine la entrevista si la atmsfera se pone muy negativa.

(13) Termine la entrevista cordialmente agradeciendo al entrevistado y explique si ser necesario un seguimiento.

5. CONSEJOS TILES

A. Durante las presentaciones en la reunin de apertura, es una buena costumbre hablar brevemente sobre la experiencia profesional de cada uno de los auditores, si el auditor lder ve por conveniente establecer la credibilidad del equipo auditor.

B. Despus de estar trabajando ms de seis horas al da, un auditor suele perder eficiencia, aunque la mayora de las auditoras duran, como mnimo, ocho (8) horas por da. Teniendo esto presente, hay que programar la auditora de las reas ms difciles para las seis primeras horas del proceso auditor. Por ejemplo, se puede comenzar el da evaluando los registros de mantenimiento, y terminar la jornada revisando los edificios e instalaciones.

C. Los escoltas designados no deben contestar las preguntas hechas a los auditados, sino slo proporcionar instrucciones, o tal vez clarificacin a las preguntas hechas. Si el acompaante (escolta) decide contestar las preguntas, pare la entrevista y de manera muy corts, pero firme explique que tal dinmica no es procedente.

D. Para obtencin de evidencia, las pistas que sugieran no-conformidades son anotadas si parecen significativas, aun cuando no estn en la lista de verificacin, para ser investigadas luego.

E. Los siguientes consejos son considerados como buenas tcnicas de auditora: Puntualidad. Empezar a trabajar lo antes posible luego de

llegar;


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no mencionar nombres de otras organizaciones y menos comparar;

revisar el programa de auditora cada maana; hacer la misma pregunta a ms de una persona; preguntar si est documentado?, est implementado?, y luego

verificar uno mismo; ser observador, hacer preguntas directas, escuchar

cuidadosamente, y tomar buenas notas no hacer preguntas muy complicadas. Mantenerlas cortas y al

punto; siempre que sea posible, obtener evidencia objetiva; mantener un rostro sin emocin cuando escuche respuestas a sus

preguntas; seguir la intuicin cuando algo no suena bien o no se ve bien, y

mantenerse haciendo preguntas; mantenerse calmado y corts; utilizar los poderes de deduccin; mantener sentido de proporcin; ser honesto si se comete un error; evitar la conversacin excesiva innecesaria o no relacionada con

la auditora. Siga el trabajo; discutir cualquier problema encontrado en ese mismo momento; estar preparado para escuchar explicaciones pero recordar

confiar en los propios sentidos y la evidencia; ser justo, y humano (empata, no simpata).

F. Existen prototipos de personas auditadas. Cuando usted se prepara de antemano para relacionarse con los diferentes tipos de auditados esta un paso delante de ellos para lograr las tareas de auditora. La forma de relacin la define el auditor. Los prototipos son: Somos la empresa bandera del pas; respuestas de si o no (nombre, rango, y nmero de serie); estoy en aviacin por ms de treinta aos y nunca me han pedido

eso; hablemos de eso durante la comida; no me indique como operar mi negocio; demustreme que estoy incorrecto (en que parte de las

regulaciones esta eso); perdido en los pormenores; cul es el problema?; alrededor (evadiendo) el tema; yo s de regulaciones; perdedores de tiempo; enseguida regreso, espreme; no recuerdo en este momento podra regresar luego?; y la interrupcin constante.


11-42 REVISIN 08 (05/05) VOL. I

Seccin 6. Requerimientos del Equipo de Auditora

A continuacin describimos los trminos de referencia, calificaciones, y responsabilidades de los participantes por parte de la AAC.

1. SELECCIN DEL EQUIPO

El equipo de auditora aprobado por la AAC vara de acuerdo con la clasificacin de la auditora, el alcance, el tiempo asignado a la auditora, y la disponibilidad de recursos humanos.

Auditoras de especialidad a menudo consisten de un solo inspector que es el responsable de todas las tareas de la ejecucin de la auditora. Pero, debe contar con el visto bueno y tener una relacin directa, con el jefe a cargo.

Auditoras combinadas grandes tienen que contar con la coordinacin del jefe a cargo, soporte administrativo, un auditor lder, miembros del equipo de auditora, y cuando sea necesario y aplicable, especialistas y observadores.

Por tanto, es entendible que un equipo de auditora pueda no requerir todas las posiciones abajo listadas y se pueden combinar o eliminar deberes y responsabilidades cuando los asume un miembro en particular del equipo. Esta seccin describe los trminos de referencia, calificaciones, y responsabilidades del jefe a cargo, el lder de la auditora, y de cada miembro de la auditora.

3. EL JEFE A CARGO

Si la auditora forma parte de certificacin (o de un programa anual de auditoras / inspecciones), de un operador areo, entonces toman parte AIR, Licencias, y OPS, por tanto, la autoridad superior (de estas tres reas), dentro de la estructura jerrquica de la AAC es la que designa al jefe a cargo por escrito, abriendo la posibilidad de auto-designacin.

Si la auditora forma parte de certificacin (o de un programa anual de auditoras / inspecciones), de una organizacin de mantenimiento, entonces la autoridad superior del rea de AIR es quien designa al jefe a cargo por escrito, abriendo la posibilidad de auto-designacin.

A. Responsabilidades

El jefe a cargo debe:

(1) Determinar el objetivo y alcance de la auditora;

(2) nombrar al auditor lder por escrito. Es posible que en auditoras a operadores areos exista la necesidad de nombrar dos auditores lderes: de AIR y OPS;


VOL. I REVISIN 08 (05/05) 11-43

(3) comunicarse directamente con los jefes / directores regionales con el fin de obtener recursos de personal requeridos, y apoyo administrativo necesario;

(4) coordinar con el auditor lder la designacin por escrito de los integrantes del equipo de auditora, la necesidad de especialistas y la posibilidad de observadores en el equipo;

(5) coordinar con el auditor lder todos los aspectos econmicos y alargues (en casos excepcionales y con respaldo de un buen motivo) en tiempo de la auditora;

(6) aprobar el plan de la auditora;

(7) si es posible, asistir a la reunin de cierre;

(8) revisar y dar el visto bueno al informe de auditora, y asegurarse que el auditado reciba el informe dentro del tiempo estipulado;

(9) asegurarse que haya realizado alguna accin correctiva inmediata y efectiva para cualquier riesgo en la seguridad operacional identificado durante la etapa de ejecucin de la auditora, respaldada por un requerimiento;

(10) asegurarse que se lleve a cabo una accin de seguimiento de la auditora de forma apropiada; y

(11) dar el visto bueno para que se enve al auditado una nota comunicndole que las acciones correctivas estn completadas, son aceptables ante la AAC y que la auditora se declara cerrada.

5. AUDITOR LDER

A. Trminos de referencia

Los trminos de referencia del auditor lder son descritos en la carta, o memorando de nombramiento, que especifican que el auditor lder debe:

(1) Reportar directamente al jefe a cargo de la AAC hasta que sea liberado de sus obligaciones de la auditora;

(2) conducir todos los asuntos relacionados con la auditora, de acuerdo con las polticas y procedimientos especificados en este manual y cualquier otro relacionado con este tipo de actividades;

(3) contactarse inmediatamente con el jefe a cargo con un requerimiento para accin inmediata cuando la seguridad operacional se ve afectada;


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(4) contactarse con los jefes / directores regionales para analizar detalles de apoyo con recursos humanos y administrativos en base a coordinaciones previas realizadas por el jefe a cargo; y

(5) analizar en sitio detalles de requerimientos econmicos y necesidad de alargue de duracin de la auditora, coordinando directamente con el jefe a cargo.

B. Calificaciones

El auditor lder tiene que:

(1) Haber completado el curso de procedimientos de auditora, o equivalente, y estar con entrenamiento recurrente actualizado;

(2) haber completado el curso de aeronavegabilidad, niveles bsico y avanzado, o equivalentes;

(3) tener experiencia relacionada con el tipo de organizacin a ser auditada;

(4) tener un conocimiento slido de las regulaciones aeronuticas;

(5) haber demostrado talento en comunicacin y gestin;

(6) tener experiencia en procedimientos administrativos; y

(7) para auditoras combinadas a grandes organizaciones, haber actuado como auditor lder por lo menos dos veces.

C. Responsabilidades

El auditor lder debe:

(1) Planificar, organizar, dirigir, y controlar el proceso de auditora;

(2) manejar las fechas de manera adecuada con antelacin para permitir una planificacin adecuada antes de la auditora;

(3) coordinar la seleccin y designacin de los miembros del equipo de auditora. En caso de auditoras a operadores areos, pueden haber dos auditores lderes: de OPS y AIR. Cada uno de ellos coordina los miembros de su rea;

(4) mantener la carpeta de la auditora, que incluye copias de los nombramientos, listas de verificacin, copias de documentos relacionados con la auditora, copia del informe de auditora, etc.;


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(5) desarrollar un plan de auditora para aprobacin del jefe a cargo, incluyendo el cronograma de la auditora;

(6) notificar al auditado por carta de la realizacin de la auditora planeada (con 14 a 60 das de antelacin, o de 3 meses si es una auditora programada);

(7) asegurarse que la revisin de la documentacin ha sido finalizada;

(8) asegurarse que los miembros del equipo hayan entendido bien sobre sus reas de especialidad asignadas;

(9) coordinar con la autoridad regional de la AAC para que todas las dems actividades de control y fiscalizacin con la organizacin auditada sean minimizadas y / o coordinadas a travs del auditor lder durante el periodo que dura la auditora;

(10) convocar una primera reunin del equipo antes de la auditora, cuando sea aplicable;

(11) coordinar con la autoridad regional de la AAC la posibilidad de consultas al soporte legal durante la auditora;

(12) establecer el medio de contacto con el jefe a cargo para mantenerle al tanto del progreso, problemas potenciales, cambios en los objetivos o alcance de la auditora, y de otros asuntos significativos que surgen durante la fase de preparacin;

(13) representar al equipo auditor. Coordinar y dirigir la reunin de apertura con el auditado y mantener una forma de comunicacin con el gerente responsable de la organizacin;

(14) avisar inmediatamente al jefe a cargo del requerimiento de una accin inmediata porque est en riesgo la seguridad operacional, y estar seguro de que el je

manual del inspector de aeronavegabilidad … i/vol1cap11r8.pdf · manual del inspector de...

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