guía del pmbok® > gestión del tiempo (parte 1)

© 2007 Dharma Consulting SAC. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.

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Gestión del TiempoGestión del TiempoParte 1

Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

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¿Qué respuestas me da la Gestión del Tiempo ?¿Qué respuestas me da la Gestión del Tiempo ?

Qué actividades necesito realizar en mi proyecto.

En qué secuencia debo realizarlas.

Que recursos empleará cada actividad.

Cuánto demorará cada actividad.

Cuánto demorará el proyecto.

Cómo controlaré el tiempo del proyecto.

Qué puedo hacer ante una situación imprevista que afecte el tiempo del proyecto.

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Proceso 6.1:Definición de las ActividadesDefinición de las Actividades

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Definición de las ActividadesDefinición de las Actividades

Implica identificar y documentar el trabajo que se planifica realizar.

Identificará los productos entregables al nivel mas bajo de la EDT (WBS) o paquetes de trabajo.

Proporciona una base para estimar, establecer el cronograma, ejecutar, supervisar, y controlar el trabajo del proyecto.

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EDT (WBS)EDT (WBS)

CASA DE CAMPO

1.Estudio 3.Construcción2.Diseño 4.Acabados 5.Gestión

2.1Maqueta

2.2Planos

5.1Planeam

5.2Control

3.2E/I Áreasdescanso

3.3E/I Áreas

recreación

3.1Afirmado

3.4HabilitaciónOtras áreas

DormpadresDorm.hijosDorm.hijas

CanchaFrontónCanchaTennisPiscina

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Entregables al nivel mas bajoEntregables al nivel mas bajopara 3.1 Afirmadopara 3.1 Afirmado

PROYECTO CASA DE CAMPO

3.1.1 Planos Revisados.

3.1.2 Área inspeccionada.

3.1.3 Terreno limpio.3.1.4 Terreno

nivelado.3.1.5 Excavación

para cimientos.3.1.6 Afirmado para

cimientos.

3.1Afirmado

Definir actividades para 3.1.3 Terreno limpio

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Lista de Actividades para Lista de Actividades para 3.1.3 Terreno Limpio3.1.3 Terreno Limpio

PROYECTO CASA DE CAMPO

3.1.3 Terreno limpio:

a1 Alquilar equipo de limpieza.a2 Alquilar volquete de 10 toneladas.a3 Contratar capataz y cuadrilla.a4 Comprar materiales de limpieza.a5 Transportar materiales y equipos.a6 Acumular maleza en zona de acceso.a7 Acumular desperdicios zona de acceso.a8 Retirar maleza.a9 Retirar desperdicios.

3.1Afirmado

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DEFINICIÓNDEFINICIÓN

DEDE

ACTIVIDADESACTIVIDADES

Entradas


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Disponibilidad de Sist. de inf. para gestión de proyectos.

Herramientas de software para elaboración de cronogramas.


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Factores ambientales de la empresa


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Políticas formales e informales sobre planificación de actividades.

Procedimientos y guías sobre definición de actividades.

Base de conocimientos de lecciones aprendidas.



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Activos de los procesos de la organización

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Productos entregables del proyecto.

Restricciones. Asunciones.

DEFINICIÓN

DE

ACTIVIDADES

Enunciado del Alcance del Proyecto


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Entrada principal para este proceso.



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Estructura de Desglose del Trabajo EDT (WBS)

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Entrada principal para este proceso.



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Diccionario de la EDT (WBS)

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Plan de gestión del cronograma. Plan de gestión del alcance del

proyecto.



DEDE


Plan de Gestión del Proyecto

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Herramientas y Técnicas Herramientas y Técnicas



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Descomposición Subdivide paquetes de trabajo en componentes más pequeños (actividades) y más fáciles de manejar. La lista de actividades, la EDT (WBS) y el diccionario de la EDT pueden desarrollarse de forma secuencial o de forma concurrente. Frecuentemente los miembros del equipo a cargo del paquete realizan esta definición.



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Plantillas Una lista estándar puede utilizarse como plantilla. La información de los atributos de las actividades de la plantilla

pueden incluir:Habilidades de los recursos. Horas de esfuerzo. Identificación de riesgos. Entregables esperados u otra información descriptiva.



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Planificación Gradual

Forma de planificación de elaboración progresiva donde el corto plazo se planifica en detalle, mientras que el largo plazo se planifica para componentes de la EDT a un nivel relativamente alto.



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Juicio de Expertos

Miembros del equipo u otros expertos con experiencia y habilidad en desarrollo de enunciados del alcance, EDT, y cronogramas.



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Componente de Planificación

Cuando no hay definición suficiente para descomponer una rama del EDT se utiliza el último componente de esa rama para desarrollar un cronograma de alto nivel.

Cuenta de Control: punto de control de gestión. Paquete de Planificación: componente de la EDT por debajo de la cuenta de control pero por encima del paquete de trabajo.



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Salidas DEFINICIÓNDEFINICIÓN

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Lista completa de todas las actividades del cronograma.

Incluye identificador de la actividad y descripción del alcance del trabajo.

Las actividades son componentes del cronograma pero no son componentes del EDT (WBS).



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Lista de Actividades

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Incluyen:Identificador, Códigos, Descripción, Predecesoras/sucesoras, Relaciones lógicas, Adelantos/atrasos, Requisitos de recursos, Fechas impuestas, Restricciones/asunciones.

Pueden incluir:Persona responsable, Zona geográfica, Tipo de actividad.

Cantidad varía según área de aplicación.



DEDE


Atributos de la Actividad

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Identifica todos los hitos. Indica si el hito es obligatorio

u opcional.



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Lista de Hitos

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Se pueden generar cambios solicitados que pueden afectar el enunciado del alcance o la EDT.

Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.



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Cambios Solicitados

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¿Qué es el “hidden work”?¿Qué es el “hidden work”?

Es un término usado para describir entregables y

actividades que no están definidas en el WBS o en la

lista de actividades, pero que son necesarios para completar

el proyecto.

Es un término usado para describir entregables y

actividades que no están definidas en el WBS o en la

lista de actividades, pero que son necesarios para completar

el proyecto.

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¿Qué ejemplos típicos tenemos de “hidden ¿Qué ejemplos típicos tenemos de “hidden work”?work”?

Entregables y Actividades de : Project Management. Deshacerse de lo antiguo. Transferir lo nuevo. Revisiones. Aprobaciones. Rework en pruebas. Rework en ajustes.

Entregables y Actividades de : Project Management. Deshacerse de lo antiguo. Transferir lo nuevo. Revisiones. Aprobaciones. Rework en pruebas. Rework en ajustes.

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1. Pregunta de Certificación Project 1. Pregunta de Certificación Project Management Professional (PMP)Management Professional (PMP)®®

Durante la definición de actividades un miembro del equipo identifica una actividad que necesita ejecutarse. Sin embargo, otro miembro del equipo cree que dicha actividad no es parte del proyecto según se interpreta a partir del project charter. ¿Cuál es la MEJOR alternativa que usted como Project Manager debe seguir?

A. Tratar de lograr consenso en el equipo.B. Tomar por sí mismo la decisión de incluirla.C. Preguntar al gerente que emitió el project charter.D. Hablar con el sponsor del proyecto.

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Proceso 6.2:Establecimiento de la Establecimiento de la

Secuencia de las Secuencia de las ActividadesActividades

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Establecimiento de la Secuencia de las Establecimiento de la Secuencia de las ActividadesActividades

Implica identificar y documentar las relaciones lógicas entre las actividades del cronograma.

Las actividades deben estar ordenadas lógicamente con relaciones de precedencia adecuadas, así como también adelantos y atrasos, para poder desarrollar posteriormente un cronograma realista y factible.

Puede realizarse usando un software o manualmente.

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3.1.3 Limpiar Terreno3.1.3 Limpiar Terreno

transportarequipos ymateriales

alquilarequipo

limpieza

acumularmaleza en

zona de acceso

retirarmaleza

retirardesperdicios

comprarmaterialeslimpieza

contratarcapataz ycuadrilla

alquilarvolquete10 tons

acumulardesperdicios enzona de acceso

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Establecimiento de la Secuencia de las Establecimiento de la Secuencia de las Actividades Actividades

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ESTABLECIMIENTOESTABLECIMIENTO

DE LA SECUENCIADE LA SECUENCIA

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Entradas

Establecimiento de la Secuencia de Establecimiento de la Secuencia de las Actividades las Actividades

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Enunciado del Alcance del Proyecto

Descripción del alcance del producto: características que pueden afectar la secuencia.



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Lista de Actividades:

Del proceso anterior.Atributos de la Actividad:

Del proceso anterior.Lista de Hitos:

Del proceso anterior.



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Solicitudes de Cambio Aprobadas

Cambios documentados y aprobados para modificar alcance, políticas, planes de gestión, procedimientos, costos, o cronogramas.



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Herramientas y Técnicas



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Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

Utiliza casillas o rectángulos, denominados nodos, para representar actividades, que se conectan con flechas mostrando dependencias.



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Fin-a-comienzo

Fin-a-fin

Inicio-a-inicio

Inicio-a-fin

PDM Método de diagramación de precedencias

Hay 4 tipos de dependencias o relaciones de precedencia:

predecesorasucesora

ESTABLECIMIENTO DE LA ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS SECUENCIA DE LAS


Establecimiento de la Secuencia de las Actividades Establecimiento de la Secuencia de las Actividades

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Método de Diagramación con Flechas (ADM) Utiliza flechas para representar las actividades, que se conectan en

nodos para mostrar sus dependencias. Menos usado que el anterior. Sólo utiliza dependencias de fin a inicio y puede requerir el uso de

actividades ficticias para definir correctamente las relaciones lógicas.

ESTABLECIMIENTO DE LA ESTABLECIMIENTO DE LA SECUENCIA DE LAS SECUENCIA DE LAS



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Plantillas de Red del Cronograma Plantillas de red estandarizadas se pueden usar para

acelerar la preparación de redes de actividades. Las partes de un diagrama de red se denominan subred o

fragmento de red.



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Determinación de dependencias Obligatorias: inherentes a la naturaleza del trabajo. Discrecionales: mejores prácticas, secuencias preferidas, o

experiencia. Externas: relación con actividades que no pertenecen al proyecto.




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Aplicación de Adelantos y Retrasos Adelantos: permiten la aceleración de la actividad sucesora. Retrasos: causan demoras en la actividad sucesora.




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Salidas ESTABLECIMIENTOESTABLECIMIENTO


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Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto

Representaciones esquemáticas de las actividades del cronograma y las relaciones lógicas entre ellas.

Manual o utilizando un software de gestión de proyectos.

Se adjunta una narración resumida:o Metodología básica utilizada.o Secuencias poco comunes.



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Lista de Actividades (Actualizaciones)

Atributos de la Actividad (Actualizaciones)

Cambios Solicitados



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2. Pregunta de Certificación PMP2. Pregunta de Certificación PMP®®

Usted es el Project Manager en un gran proyecto de construcción. Mientras está trabajando con su equipo para desarrollar un diagrama de red, se da cuenta que existen una serie de actividades que se pueden trabajar en paralelo, pero que deben terminar en una secuencia especifica. ¿Qué tipo de método de secuenciamiento requiere para manejar estas actividades ?

A. Método de diagramación por precedencias.B. Método de diagramación con flechas.C. Método del camino crítico.D. Método de diagramación condicional.

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Proceso 6.3:Estimación de Recursos de Estimación de Recursos de

las Actividadeslas Actividades

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Estimación de Recursos de las Estimación de Recursos de las ActividadesActividades

Involucra determinar:• Cuáles son los recursos necesarios.• Qué cantidad de cada recurso se utilizará.• Cuando estará disponible cada recurso

para realizar las actividades del proyecto.Se coordina estrechamente con el proceso de Estimación de Costes.

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Estimación de Recursos de las Actividades

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ESTIMACION DE

RECURSOS DE LAS

ACTIVIDADESEntradas

Estimación de Recursos de las ActividadesEstimación de Recursos de las Actividades

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Factores Ambientales de la Empresa

Disponibilidad de los recursos de infraestructura.

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Activos de los Procesos de la Organización

Políticas de personal y alquiler o compra.

Información histórica relacionada.

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Lista de Actividades

De procesos anteriores.

Atributos de la actividad

De procesos anteriores.

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Disponibilidad de Recursos Recursos potencialmente

disponibles. Ubicación geográfica. Ventana de disponibilidad.

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Plan de Gestión del Proyecto Plan de gestión del cronograma.

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RECURSOS DE LAS

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Herramientas y Técnicas

ESTIMACION DE

RECURSOS DE LAS

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Juicio de Expertos Se utiliza para evaluar las entradas a este proceso. Todo grupo o persona con conocimientos especializados puede aportar dicha experiencia.

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Análisis de Alternativas Métodos alternativos de realización:

o Distintos niveles de capacidad o habilidad de los recursos.o Diferente tamaño o tipo de máquinas.o Diferentes herramientas.o Fabricación propia o compra a terceros.

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RECURSOS DE LAS

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Datos de Estimación Publicados Índices de producción actualizados y costes unitarios. Extensa variedad de industrias, materiales y equipos. Diferentes países y ubicaciones geográficas.

ESTIMACION DE

RECURSOS DE LAS

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Software de Gestión de Proyectos Ayudan a planificar, organizar, y gestionar los conjuntos de

recursos, y a desarrollar estimaciones de recursos. De acuerdo a complejidad se pueden definir estructuras de

desglose de recursos, disponibilidad, tarifas, y calendarios.

ESTIMACION DE

RECURSOS DE LAS

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Estimación Ascendente Cuando no se puede estimar una actividad razonablemente,

el trabajo se descompone, se estiman recursos y luego se suman.

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RECURSOS DE LAS

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Salidas ESTIMACION DE

RECURSOS DE LAS

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Requisitos de Recursos de las Actividades.

Identificación y descripción de tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad.

Documentación puede incluir:o Bases de estimación.o Asunciones.

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Atributos de la Actividad (Actualizaciones)

Tipos y cantidades de recursos necesarios se incorporan a los atributos de la actividad.

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Estructura de Desglose de Recursos (RBS)

Estructura jerárquica de los recursos identificados por categoría y tipo de recurso.

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Calendario de Recursos (Actualizaciones)

Determina fechas en que cada recurso específico puede estar activo u ocioso.

Identifica cantidad disponible de cada recurso durante cada período de disponibilidad.

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Cambios Solicitados Para agregar o eliminar

actividades del cronograma planificadas dentro de la lista de actividades.

Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.

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3. Pregunta de Certificación PMP3. Pregunta de Certificación PMP®®

Su organización está teniendo un tiempo difícil en el manejo de todos sus proyectos. A ud. le han pedido que ayude a la alta gerencia a entender que está pasando con los proyectos. ¿Cuál de los siguientes tipos de reportes le ayudaría a proveer información resumida para la alta gerencia?

A. Estimados detallados de costos.B. Planes de gestión de proyecto.C. Diagramas Gantt.D. Diagramas de Hitos.

© 2007 Dharma Consulting SAC. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.

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GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOSPORTAFOLIOS•Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).•Estándares para la Gestión de Proyectos.•Taller Práctico de Gestión de Proyectos.•Taller de Preparación para la Certificación PMP®

•Gestión de Programas (PPgM).•Gestión de Portafolios (PPfM).

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GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOSGESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS•Gestión Organizacional de Proyectos (EPM).•Oficina de Proyectos (PMO).•Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3)®.

SOFT SKILLSSOFT SKILLS•Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos.•Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos.•Gestión del Cambio Organizacional e Individual.

HERRAMIENTASHERRAMIENTAS• Curso Taller de MS Project 2003.• Curso Taller de MS Project 2007.•MS Project Server 2007.•Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos.

guía del pmbok® > gestión del tiempo (parte 1)

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