g4 mpe2 guía para la innovación de procesos en el icbf v2

Macroproceso Mejoramiento Continuo

Guía para la Innovación de Procesos en el icbfICBF

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Versión 2.0 Página 1 de 83

ETAPA 1TÉCNICAS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE

PROBLEMAS

ETAPA2BUSQUEDA DE IDEAS CREATIVAS

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA INNOVACIÓN DE PROCESOS EN EL

ICBF

ACERCAMIENTO A PROCESOS INNOVADORES

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN

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SUBDIRECCIÓN DE MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL




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CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................8 2. JUSTIFICACIÓN........................................................................................................................91 OBJETIVO..................................................................................................................................102 ALCANCE.................................................................................................................................113 DEFINICIONES..........................................................................................................................114 IMPULSANDO LA CULTURA DE LA INNOVACIÓN..........................................................174.1 ¿POR QUE INNOVAR? .........................................................................................................195 LA HEURÍSTICA EN LA INNOVACIÓN Y MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS........................................................................................................................................................216 ETAPA 1 – IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD O PROBLEMA.. .236.1 SELECCIÓN Y PLANTEAMIENTO DE LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD O PROBLEMA..................................................................................................................................236.2 IDENTIFICAR EL CONTEXTO (ESTADO ACTUAL)........................................................266.3 REDEFINIR LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD O EL PROBLEMA (HALLAR EL PROBLEMA DE FONDOLA RAIZ)............................................................................................286.4 ANÁLISIS DE LA OPORTUNIDAD NECESIDAD O PROBLEMA...................................319. ETAPA 2 – IDEACIÓN “Ideas Creativas e Innovadoras”........................................................43 9.1. Creatividad en las ideas..........................................................................................................43 9.1.1. Inspiracion:..........................................................................................................................43 9.1.1.1. Inspiración inicial o Concepción: ....................................................................................44 9.1.1.2. Desarrollo o Conexión: ....................................................................................................44 9.1.1.3. Caos:.................................................................................................................................44 9.1.1.4. Orden del caos o Conexión final:.....................................................................................45 9.1.2. Creativiadad inspirada en imágenes:...................................................................................45 9.2. Técnicas de Creatividad para enriquecer la ideación.............................................................48 9.2.1. Los seis (6) sombreros para pensar (técnica 1):...................................................................48 9.2.2 Estímulo al Azar (tecnica2):.................................................................................................509.2.3. TRIZ: Teoría para Resolver Problemas de Inventiva (tecnica3):.........................................53 9.2.3.1. Fases del proceso de aplicación de la técnica:..................................................................549.2.4. METODO DELFOS o DELFHY (tecnica4)........................................................................549.2.5. SOLUCIÓN CREATIVA DE PROBLEMAS (tecnica5)....................................................559.3. TRÁNSITO DE LAS IDEAS A LA SOLUCIÓN .................................................................5510. ETAPA 23- BUSCANDO SOLUCIONES “Ideas creativas e innovadoras”.EVALUACION Y PERTINENCIA .........................................................................................................................57 10.1. Pertinencia, coherencia y Calidad.........................................................................................57 10.2. Componentes básicos en la formulación de una propuesta..................................................60 10.2.1. Problema u oportunidad que la genera:.............................................................................60 10.2.2. Objetivo General:..............................................................................................................61 10.2.3. Entregables o Resultados Esperados:................................................................................61 10.2.4. Título del Proyecto............................................................................................................6210.3. Matriz de Evaluación y Priorización de ideas de innovación (PrimerFiltro)........................62 10.4. ..............................................................................................................................................63




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Selección de iniciativas de acuerdo a criterios .............................................................................6310.4. Matriz de Evaluación y Priorización de ideas de innovación (SegundoFiltro).....................63 10.6. ..............................................................................................................................................65 Escalamiento y documentación del EUREKA: ............................................................................6510.5. METODO DELFOS (DELFHY)..........................................................................................7019.3. SOLUCIÓN CREATIVA DE PROBLEMAS......................................................................7019.4. TRÁNSITO DE LAS IDEAS A LA SOLUCIÓN................................................................7020. Etapa 4 – ELABORACIÓN O ESTRUCTURACIÓN: ..........................................................71 11.1. Componentes en la formulación de un proyecto..................................................................72 11.2. Tips para la formulación de proyectos de innovación..........................................................72 12. Etapa 5 – IMPLEMENTACIÓN O PUESTA EN FUNCIONAMIENTO..............................74 12.1. Línea base o situación inicial previo a la implementación de la iniciativa innovadora.......74 12.2. Seguimiento y documentación..............................................................................................76 12.3. Medición de impacto y resultados de la implementación del prototipo...............................7621. Etapa 6 – GESTIÓN DEL CONOCIMINETO........................................................................78 12.1. Conocimiento explícito y conocimiento tácito.....................................................................78 14...................................................................................................................................................81 Se suman los resultados de cada columna y se calcula el total.....................................................81 Se divide el total de cada fila por la suma total, para calcula el porcentaje..................................81 Se identifican por orden las prioridades........................................................................................81 La etapa 3 “Eficiencia de la solución o propuesta innovadora” se documentará y desarrollará una vez se haya aplicado, ajustado y validado la Etapa 1 “Identificación de Problemas, de la cual se consolida el diagnostico de programas y procesos críticos y la Etapa 2 “Búsqueda de Soluciones” de la cual se identifican las propuestas innovadoras que pueda ser implementadas......................81 RELACIÓN DE FORMATOS WEB............................................................................................81

1 INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................8 2. JUSTIFICACIÓN........................................................................................................................91 OBJETIVO..................................................................................................................................102 ALCANCE.................................................................................................................................113 DEFINICIONES..........................................................................................................................114 IMPULSANDO LA CULTURA DE LA INNOVACIÓN..........................................................174.1 ¿POR QUE INNOVAR? .........................................................................................................195 LA HEURÍSTICA EN LA INNOVACIÓN Y MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS........................................................................................................................................................216 ETAPA 1 – IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD O PROBLEMA.. .236.1 SELECCIÓN Y PLANTEAMIENTO DE LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD O PROBLEMA..................................................................................................................................236.2 IDENTIFICAR EL CONTEXTO (ESTADO ACTUAL)........................................................26




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6.3 REDEFINIR LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD O EL PROBLEMA (HALLAR EL PROBLEMA DE FONDOLA RAIZ)............................................................................................286.4 ANÁLISIS DE LA OPORTUNIDAD NECESIDAD O PROBLEMA...................................319. ETAPA 2 – IDEACIÓN “Ideas Creativas e Innovadoras”........................................................43 9.1. Creatividad en las ideas..........................................................................................................43 9.1.1. Inspiracion:..........................................................................................................................43 9.1.1.1. Inspiración inicial o Concepción: ....................................................................................44 9.1.1.2. Desarrollo o Conexión: ....................................................................................................44 9.1.1.3. Caos:.................................................................................................................................44 9.1.1.4. Orden del caos o Conexión final:.....................................................................................45 9.1.2. Creativiadad inspirada en imágenes:...................................................................................45 9.2. Técnicas de Creatividad para enriquecer la ideación.............................................................48 9.2.1. Los seis (6) sombreros para pensar (técnica 1):...................................................................48 9.2.2 Estímulo al Azar (tecnica2):.................................................................................................509.2.3. TRIZ: Teoría para Resolver Problemas de Inventiva (tecnica3):.........................................53 9.2.3.1. Fases del proceso de aplicación de la técnica:..................................................................549.2.4. METODO DELFOS o DELFHY (tecnica4)........................................................................549.2.5. SOLUCIÓN CREATIVA DE PROBLEMAS (tecnica5)....................................................559.3. TRÁNSITO DE LAS IDEAS A LA SOLUCIÓN .................................................................5510. ETAPA 23- BUSCANDO SOLUCIONES “Ideas creativas e innovadoras”.EVALUACION Y PERTINENCIA .........................................................................................................................57 10.1. Pertinencia, coherencia y Calidad.........................................................................................57 10.2. Componentes básicos en la formulación de una propuesta..................................................60 10.2.1. Problema u oportunidad que la genera:.............................................................................60 10.2.2. Objetivo General:..............................................................................................................61 10.2.3. Entregables o Resultados Esperados:................................................................................61 10.2.4. Título del Proyecto............................................................................................................6210.3. Matriz de Evaluación y Priorización de ideas de innovación (PrimerFiltro)........................62 10.4. ..............................................................................................................................................63 Selección de iniciativas de acuerdo a criterios .............................................................................6310.4. Matriz de Evaluación y Priorización de ideas de innovación (SegundoFiltro).....................63 10.6. ..............................................................................................................................................65 Escalamiento y documentación del EUREKA: ............................................................................6510.5. METODO DELFOS (DELFHY)..........................................................................................7019.3. SOLUCIÓN CREATIVA DE PROBLEMAS......................................................................7019.4. TRÁNSITO DE LAS IDEAS A LA SOLUCIÓN................................................................7020. Etapa 4 – ELABORACIÓN O ESTRUCTURACIÓN: ..........................................................71 11.1. Componentes en la formulación de un proyecto..................................................................72 11.2. Tips para la formulación de proyectos de innovación..........................................................72 12. Etapa 5 – IMPLEMENTACIÓN O PUESTA EN FUNCIONAMIENTO..............................74 12.1. Línea base o situación inicial previo a la implementación de la iniciativa innovadora.......74 12.2. Seguimiento y documentación..............................................................................................76 12.3. Medición de impacto y resultados de la implementación del prototipo...............................7621. Etapa 6 – GESTIÓN DEL CONOCIMINETO........................................................................78




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12.1. Conocimiento explícito y conocimiento tácito.....................................................................78 14...................................................................................................................................................81 Se suman los resultados de cada columna y se calcula el total.....................................................81 Se divide el total de cada fila por la suma total, para calcula el porcentaje..................................81 Se identifican por orden las prioridades........................................................................................81 La etapa 3 “Eficiencia de la solución o propuesta innovadora” se documentará y desarrollará una vez se haya aplicado, ajustado y validado la Etapa 1 “Identificación de Problemas, de la cual se consolida el diagnostico de programas y procesos críticos y la Etapa 2 “Búsqueda de Soluciones” de la cual se identifican las propuestas innovadoras que pueda ser implementadas......................81 RELACIÓN DE FORMATOS WEB............................................................................................81

1 INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................8 2. JUSTIFICACIÓN........................................................................................................................91 OBJETIVO..................................................................................................................................102 ALCANCE.................................................................................................................................113 DEFINICIONES..........................................................................................................................114 IMPULSANDO LA CULTURA DE LA INNOVACIÓN..........................................................174.1 ¿POR QUE INNOVAR? .........................................................................................................195 LA HEURÍSTICA EN LA INNOVACIÓN Y MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS........................................................................................................................................................216 ETAPA 1 – IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD O PROBLEMA.. .236.1 SELECCIÓN Y PLANTEAMIENTO DE LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD O PROBLEMA..................................................................................................................................236.2 IDENTIFICAR EL CONTEXTO (ESTADO ACTUAL)........................................................266.3 REDEFINIR LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD O EL PROBLEMA (HALLAR EL PROBLEMA DE FONDOLA RAIZ)............................................................................................286.4 ANÁLISIS DE LA OPORTUNIDAD NECESIDAD O PROBLEMA...................................319. ETAPA 2 – IDEACIÓN “Ideas Creativas e Innovadoras”........................................................43 9.1. Creatividad en las ideas..........................................................................................................43 9.1.1. Inspiracion:..........................................................................................................................43 9.1.1.1. Inspiración inicial o Concepción: ....................................................................................44 9.1.1.2. Desarrollo o Conexión: ....................................................................................................44 9.1.1.3. Caos:.................................................................................................................................44 9.1.1.4. Orden del caos o Conexión final:.....................................................................................45 9.1.2. Creativiadad inspirada en imágenes:...................................................................................45 9.2. Técnicas de Creatividad para enriquecer la ideación.............................................................48 9.2.1. Los seis (6) sombreros para pensar (técnica 1):...................................................................48 9.2.2 Estímulo al Azar (tecnica2):.................................................................................................509.2.3. TRIZ: Teoría para Resolver Problemas de Inventiva (tecnica3):.........................................53 9.2.3.1. Fases del proceso de aplicación de la técnica:..................................................................549.2.4. METODO DELFOS o DELFHY (tecnica4)........................................................................549.2.5. SOLUCIÓN CREATIVA DE PROBLEMAS (tecnica5)....................................................55




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9.3. TRÁNSITO DE LAS IDEAS A LA SOLUCIÓN .................................................................5510. ETAPA 23- BUSCANDO SOLUCIONES “Ideas creativas e innovadoras”.EVALUACION Y PERTINENCIA .........................................................................................................................57 10.1. Pertinencia, coherencia y Calidad.........................................................................................57 10.2. Componentes básicos en la formulación de una propuesta..................................................60 10.2.1. Problema u oportunidad que la genera:.............................................................................60 10.2.2. Objetivo General:..............................................................................................................61 10.2.3. Entregables o Resultados Esperados:................................................................................61 10.2.4. Título del Proyecto............................................................................................................6210.3. Matriz de Evaluación y Priorización de ideas de innovación (PrimerFiltro)........................62 10.4. ..............................................................................................................................................63 Selección de iniciativas de acuerdo a criterios .............................................................................6310.4. Matriz de Evaluación y Priorización de ideas de innovación (SegundoFiltro).....................63 10.6. ..............................................................................................................................................65 Escalamiento y documentación del EUREKA: ............................................................................6510.5. METODO DELFOS (DELFHY)..........................................................................................7019.3. SOLUCIÓN CREATIVA DE PROBLEMAS......................................................................7019.4. TRÁNSITO DE LAS IDEAS A LA SOLUCIÓN................................................................7020. Etapa 4 – ELABORACIÓN O ESTRUCTURACIÓN: ..........................................................71 11.1. Componentes en la formulación de un proyecto..................................................................72 11.2. Tips para la formulación de proyectos de innovación..........................................................72 12. Etapa 5 – IMPLEMENTACIÓN O PUESTA EN FUNCIONAMIENTO..............................74 12.1. Línea base o situación inicial previo a la implementación de la iniciativa innovadora.......74 12.2. Seguimiento y documentación..............................................................................................76 12.3. Medición de impacto y resultados de la implementación del prototipo...............................7621. Etapa 6 – GESTIÓN DEL CONOCIMINETO........................................................................78 12.1. Conocimiento explícito y conocimiento tácito.....................................................................78 14...................................................................................................................................................81 Se suman los resultados de cada columna y se calcula el total.....................................................81 Se divide el total de cada fila por la suma total, para calcula el porcentaje..................................81 Se identifican por orden las prioridades........................................................................................81 La etapa 3 “Eficiencia de la solución o propuesta innovadora” se documentará y desarrollará una vez se haya aplicado, ajustado y validado la Etapa 1 “Identificación de Problemas, de la cual se consolida el diagnostico de programas y procesos críticos y la Etapa 2 “Búsqueda de Soluciones” de la cual se identifican las propuestas innovadoras que pueda ser implementadas......................81 RELACIÓN DE FORMATOS WEB............................................................................................81




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1 INTRODUCCIÓN

Esta guía se diseña atendiendo la necesidad del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, de adelantar acciones en búsqueda de la transformación y la excelencia e innovación en la gestión.

Implementar acciones innovadoras requiere de un proceso metódico y sistemático, de cambios significativos en la forma de hacer las cosas y principalmente en la mentalidad del Talento Humano del Instituto, es apremiante desarrollar procesos que conduzcan a maneras novedosas en el quehacer.

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF con el liderazgo de la Dirección de Planeación y Control de Gestión, estructuró la Estrategia Permanente de Innovación y Cambio Organizacional – EPICO donde se busca certificar el Sistema integrado de Gestión y al mismo tiempo modernizar al instituto.

Se trata de convertir al ICBF en una entidad moderna y eficiente, que innova permanente y sistemáticamente, y que es apreciada por Colombianos, donde el componente de innovación es transversal a todas las labores realizadas por lo colaboradores y actores que se relacionan con ella.

Para facilitar estos objetivos el documento platea un esquema estructurado en tres seis etapas: la primera corresponde a la Identificación de la necesidad, oportunidadl o problema, la segunda un proceso de ideación rico en a la Bbúsqueda de las soluciones creativas e innovadoras, la tercera una evaluación y pertinencia de estas ideas, la cuarta una elaboración y estructuración, la quinta la implementación o puesta en funcionamiento y la última que hace referencia a la gestión del conocimientoa la eficiencia de la solución o propuesta innovadora, etapas que se desarrollaran y documentaran progresivamente.

Adicionalmente al desarrollo documental se ha realizado una validación previa usando las técnicas previstas en la guía, para abordar una problemática y presentarla como caso práctico dentro del documento.

Este documento se constituye como una acción que busca en primera instancia incentivar y promover distintas prácticas para propender por una cultura de la innovación Institucional, factor fundamental previo a la consolidación de un Sistema de Gestion del conocimiento y la Innovación.




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La guía se construye tomando como base el Manual de Oslo, Guía para la recogida e interpretación de datos sobre innovación OECD / European Comunities 2005, el texto Creatividad e innovación en empresas y organizaciones de Andrés Fernández Moreno, la norma para Gestión de Riesgos NTC ISO 31000:09., las técnicas de creatividad de Edwuard de Bono, los desarrollos en procesos de sistemas de gestion de innovación y conceptos y avances en diferentes fuentes literarias por autores como Klaus Esser, Wolfgang Hillebrand, Dirk Messner, Jörg Meyer-Stamer, Clayton Crhistensen, Herbert Wells, Peter Drucker, Paul Krugman, Michael Porter, Amartya Sen, Joseph Stiglitz, Jhon Sudasky Mario Cimoli y Klaus Schwab, entre otros.

La modernización del instituto estará enfocada en conseguir una cultura organizacional innovadora mejorando la calidad de vida de las personas, al mismo tiempo que se optimiza el funcionamiento de la organización buscando la excelencia, la calidad y el buen gobierno en la atención de la primera infancia, la niñez y adolescencia, y las familias Colombianas.

2. JUSTIFICACIÓN

2.1. Con relación al Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e innovación.•Fortalecer una cultura basada en la generación, la apropiación y la divulgación del conocimiento y la investigación científica, el desarrollo tecnológico, la innovación y el aprendizaje permanentes.•Incorporar la ciencia, la tecnología y la innovación, como ejes transversales de la política económica y social del país.•Fortalecer el desarrollo regional a través de políticas integrales de descentralización e internacionalización de las actividades científicas, tecnológicas y de innovación, de acuerdo con las dinámicas internacionales.

2.2. Con relación al CONPES 3582La Gestion del Conocimiento e innovación entendido como el insumo principal para generar competitividad al interior del ICBF, en sus etapas de producción, uso transferencia y aplicación del conocimiento constituye un pilar que apoya la estrategia central del desarrollo y competitividad del país.

2.3. Con relación al ICBF:




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La innovación como un componente que soporta toda la Estrategia Permanente de Innovación y Cambio Organizacional – EPICO, entendiendo el papel fundamental en las actitudes de los actores que interactúan en todos los procesos del instituto, representado en la siguiente grafica:

Grafica 1: Estrategia Permanente de Innovación y Cambio Organizacional.

1 OBJETIVO

Esta guía metodológica es útil para la identificación de oportunidad, necesidad o problema solución de problemas, que busca ayudar a superar las dificultades, encontrar las soluciones e ideas creativas y lograr el salto entre el mejoramiento continuo y la implementación de estrategias innovadoras para apoyar la implementación del modelo de innovación.

Este modelo busca incrementar la eficiencia y efectividad de los proceso y servicios del instituto a través de la gestión de la innovación y el conocimiento con el objetivo de mejorar la atención y prestación de servicios a la primera infancia, los niños niñas y adolescentes, y las familias Colombianas la gestión y obtener mejores resultados en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.




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2 ALCANCE

Inicia: Con un escenario de crecion conjunta para la selección y planteamiento de la necesidad, oportunidad o problema.

Termina: Con la documentación de los resultados de la implementación de la iniciativa innovadora en instrumento de bitácora de innovación y su divulgación en la búsqueda de la gestión del conocimiento de innovaciones del ICBF, por medio de la plataforma de la Red EPICO el control de efectividad de la solución o propuesta innovadora para tratar el problema planteado y las adaptaciones y ajustes necesarios para garantizar la solución o idea innovadora de dicho problema.

3 DEFINICIONES

Acción Correctiva (AC): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

Actividades Innovadoras: Corresponden a todas las actividades científicas, tecnológicas, organizativas, financieras y comerciales que conducen efectivamente, o tienen por objeto conducir, a la introducción de innovaciones.

Acción Preventiva (AP): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

Creatividad: Capacidad de crear, hacer surgir algo que no existía antes. No debe ser algo obvio ni fácil, sino exclusivo, algo nuevo, que añade valor. Es la capacidad humana de producir contenidos mentales de cualquier tipo y esencialmente pueden considerarse como nuevos y desconocidos para quienes lo producen.

Incertidumbre: Es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o posibilidad.

Innovación: Es la introducción de un nuevo, o significativamente mejorado, producto, (bien o servicio), de un proceso, de un nuevo método de comercialización, o de un nuevo método organizativo, en las prácticas internas de la empresa, la organización del lugar de trabajo o las relaciones exteriores.

Innovación de Organización: Es la introducción de un nuevo método organizativo en las practicas, la organización del lugar de trabajo, o las relaciones exteriores de la entidad.




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Innovación de producto: Corresponde a la introducción de un bien o de un servicio nuevo, o significativamente mejorado, en cuanto a sus características o en cuanto al uso a que se destina. Esta definición incluye la mejora significativa de las características técnicas, de los componentes y los materiales, de la informática integrada, de la facilidad de uso u otras características funcionales.

Innovación de proceso: Es la introducción de un nuevo, o significativamente mejorado, proceso de manufactura o de distribución de servicios. Ello implica cambios significativos en las técnicas, los materiales, y/o herramientas informáticas.

Innovación de mercadotecnia: Es la aplicación de un nuevo método de entrega o comercialización, que implique cambios significativos del diseño o el envasado de un producto, su nivel nutricional.

No conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.

Problema: Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de un fin. Planteamiento de una situación cuya respuesta desconocida debe obtenerse a través de métodos sistémicos y estructurados.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.

Sistema: Conjunto de elementos relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito.

Sistema de Gestión: Sistema para establecer la política, los objetivos y las acciones de mejora para el logro de los mismos.

Sistema Integrado de Gestión SIGE: Es el sistema diseñado en el ICBF con el propósito de mejorar la gestión de la entidad, orientado a aumentar la calidad de los servicios y el nivel de satisfacción de nuestros clientes (usuarios).

CREATIVIDAD: Es el diseño de nuevas ideas o conceptos originales que pueden producir soluciones. Para el instituto la creatividad se enciende como aquellas ideas diferentes y originales.

INNOVACIÓN: Es crear e implementar soluciones y/o mejoras originales en medio de grandes restricciones. Para el instituto la innovación se entiende como aquellas ideas diferentes y originales ejecutadas que solucionan problemas en el mundo real.




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INNOVACIÓN ABIERTA: La innovación abierta se puede definir como la estrategia de las organizaciones de buscar, adentro y afuera, ideas innovadoras y personal competente. La innovación abierta es una exigencia del nuevo ambiente de las organizaciones, que las fuerza a hacer uso de ideas, tanto externas como internas, así como de los canales internos y externos para atender de forma competitiva las necesidades y expectativas, no solo de sus usuarios, sino de todos sus grupos de interés de forma sostenida (Chesbrough, 2003).

INNOVACIÓN INSTITUCIONAL: Es crear e implementar soluciones y/o mejoras en procesos, procedimientos, tramites, o actividades del instituto.

INNOVACIÓN SOCIAL: Es crear e implementar soluciones y/o mejoras en servicios o modelo de atención del Instituto.

GESTIÓN DE LA INNOVACIÓN: Capacidad para Implementar una nueva idea que crea valor en un procedimiento, un proceso, un producto o servicio y en el modelo de negocio

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO: Capacidad para identificar, producir, difundir, usar e integrar conocimiento.

BENEFICIARIO: Usuarios de los programas del Instituto.

REQUERIMIENTO: Algo que se le pide o solicita a alguien

SATISFACCIÓN: Sentimiento de bienestar o placer que se tiene cuando se ha colmado un deseo o cubierto una necesidad

BIBLIOTECA VIRTUAL: Es un proyecto de la Dirección de Planeación y Control de Gestión, ésta biblioteca digital busca poner a disposición del público materiales, contenidos e información, en su mayoría sobre investigaciones y evaluaciones, que pueda ser consultada por Internet desde cualquier parte del país o del mundo. Contiene materiales en diferentes formatos, organizados en colecciones temáticas. En ella puede encontrar textos, libros, imágenes, archivos sonoros y de video, páginas interactivas, exhibiciones en línea, proyectos temáticos, y materiales educativos.

ESTRATEGIA: La estrategia es un modelo coherente, unificador e integrador de decisiones que determina y revela el propósito de la organización en términos de objetivos a largo plazo, programas de acción, y prioridades en la asignación de recursos, tratando de lograr una ventaja sostenible a largo plazo y respondiendo adecuadamente a las oportunidades y amenazas surgidas en el medio externo de la empresa, teniendo en cuenta las fortalezas y debilidades de la organización.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: La planeación estratégica es una herramienta administrativa que ayuda a incrementar las posibilidades de éxito cuando se quiere alcanzar algo en situaciones de incertidumbre y/o de conflicto (oposición inteligente). Se basa en la administración por objetivos y responde prioritariamente la pregunta “Qué hacer”.

EPICO: Acrónimo de Estrategia Permanente de Innovación y Cambio Organizacional. Es una práctica de gerencia moderna que mezcla el lenguaje idealizado de un “deber ser” con creatividad y disciplina, que desde un enfoque sistémico le aporta valor a la organización con sabor a innovación. Dicha estrategia integra un mejor lugar para trabajar, con la operacionalización de los cuatro ejes: calidad, seguridad de la información, ambiental, y seguridad y salud ocupacional.




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EJES DE OPERACIÓN EPICO: Son cinco, resultan de sumar los cuatro ejes del sistema integrado de gestión y el Plan Estratégico de Gestion Humana.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG: Conformado por los Ejes de Gestión de Calidad-SGC, Gestión Ambiental-SGA, Gestión de Seguridad de la Información-SGSI y Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar implementa, mantiene y mejora continuamente para la prestación de sus servicios en el marco de la Garantía de Derechos y la Protección Integral, con el fin de lograr la satisfacción de los niños, niñas, adolescentes y familias.

EJES DEL SIG: Elementos que conforman el Sistema Integrado de Gestión por medio de la normas técnicas colombianas: NTC ISO 9001:2008: Sistema de Gestión de Calidad. NTCGP 1000:2009: Sistema de Gestión de Calidad. Para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras del servicio. NTC ISO 14001:2004: Sistema de Gestión Ambiental. ISO/IEC 27001:2006: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. NTC-OHSAS 18001:2007: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.

CICLO DE MEJORAMIENTO CONTINUO (PHVM): Es la concepción gerencial básica que dinamiza la relación entre el Hombre y los Procesos y entre los Procesos y los Resultados. Supone la aplicación del ciclo Deming Planear Hacer Verificar y Actuar: Para el Instituto el ciclo Deming cambia éste último elemento de "actuar" por "mejorar" teniendo en cuenta la renovación que se quiere lograr.

PLANEAR: Pensar o preparar una acción para realizarla en el futuro.

HACER: Producir, causar, fabricar, componer, ejecutar, realizar la acción de un verbo, llevar a cabo.

VERIFICAR: Probar, comprobar, cumplirse algo anunciado o pronosticado, demostrar o comprobar que es verdadera.

MEJORAR: Perfeccionar algo, haciéndolo pasar de un estado bueno a otro mejor. Ponerse en lugar o grado ventajoso respecto del que antes se tenía

MEJORA: Progreso o aumento, cambio o modificación hecha en algo para mejorarla.

COMPETENCIAS: Las competencias constituyen el conjunto de habilidades, capacidades, conocimientos, patrones de comportamiento y clases de actitudes que definen un desempeño superior. Cada competencia se construye a través de la combinación de habilidades cognitivas y prácticas, conocimiento (incluyendo el conocimiento tácito), motivación, valores, actitudes, emociones y otros componentes sociales y conductuales.

ENTENDER: Tener idea clara del sentido de las cosas. Tener conocimientos sobre un asunto o materia

OBSERVAR: Darse cuenta de algo; percatarse. Examinar atentamente. Darse cuenta de un hecho en particular. La observación es un proceso consciente en el que hacemos uso de nuestros sentidos para adquirir información.

DIVULGACIÓN: Publicación, propagación de un conocimiento.




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INICIATIVA: Proposi0063ión o idea que sirve para iniciar alguna cosa. Capacidad para idear, inventar o emprender cosas.

CAPACIDAD DE INICIATIVA: Es la predisposición a emprender acciones, crear oportunidades y mejorar resultados sin necesidad de un requerimiento externo que lo empuje, apoyado en la autoresponsabilidad y la autodirección.

PROACTIVIDAD: Es una actitud en la que el sujeto u organización asume el pleno control de su conducta de modo activo, lo que implica la toma de iniciativa en el desarrollo de acciones creativas y audaces para generar mejoras, haciendo prevalecer la libertad de elección sobre las circunstancias del contexto. La proactividad no significa sólo tomar la iniciativa, sino asumir la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan; decidir en cada momento lo que queremos hacer y cómo lo vamos a hacer.

IDEA: Es una imagen que existe o se halla en la mente. Dan lugar a los conceptos, los cuales son la base de cualquier tipo de conocimiento.

IDEACIÓN: La ideación es el proceso estructurado para generar ideas que agregan valor. A través de diferentes técnicas comenzamos a generar ideas que nos ayudan a crear posibles escenarios futuros que buscan dar solución al problema. Durante todo el proceso tenemos presente a la persona a la que nos dirigimos, así como los insights clave que hemos elegido y que nos van a ayudar a movernos desde lo concreto a lo abstracto, a través de la divergencia, para volver a lo concreto traducido en soluciones y prototipos.

CONCEPTUALIZAR: Organizar o clasificar en conceptos. Hacerse una persona una idea o concepto sobre una realidad.

TECNICAS DE INNOVACIÓN: Es el conjunto de procedimientos o conjunto de reglas, normas o protocolos, que tienen como objetivo obtener un resultado determinado para contribuir a la innovación.

TRABAJO COLABORATIVO: Involucra un grupo de personas con unos roles específicos

que interactúan en pro de un constructo intelectual o elemento de aprendizaje.

Convirtiéndose dicha dinámica en una fábrica de aprendizaje; además sirve para que los

colaboradores desarrollen esas capacidades sociales necesarias para el individuo en su

interactuar social. Es en sí, una metodología de aprendizaje en la que todos se esfuerzan de

acuerdo a sus capacidades y destrezas de tal forma que todos realizan un aporte ecuánime y

por ende adquieren un conocimiento más estructurado y con un mejor nivel de

profundización.BLOG: Es un sitio web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente.

BITÁCORA: El nombre bitácora está basado en los cuadernos de bitácora, cuadernos de viaje que se utilizaban en los barcos para relatar el desarrollo del viaje y que se guardaban en la




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bitácora. Aunque el nombre se ha popularizado en los últimos años a raíz de su utilización en diferentes ámbitos, el cuaderno de trabajo o de bitácora ha sido utilizado desde siempre.

EUREKA: El nombre de Eureka hace referencia a la idea espontanea que resulta de una suma de conocimientos o la interacción entre ellas, para la solución de manera creativa a una necesidad, un problema o una oportunidad de mejora.

TIPO DE INNOVACIÓN: Incremental o Radical.

INNOVACIÓN RADICAL: Es la creación de algo nuevo que no existía en ningún proceso, procedimiento o proyecto, donde se ve reflejado la optimización de recursos.

INNOVACIÓN INCREMENTAL: Es la mejora sobre un proceso, procedimiento o proyecto, donde se ve reflejado la optimización de recursos.

IMPACTO: Conjunto de consecuencias provocadas por un hecho o actuación que afecta a un entorno o ambiente social o natural.

RECURSOS: Son una fuente o suministros de los cuales se producen múltiples beneficios. Normalmente, los recursos son material u otros activos que son transformados para producir beneficios y en el proceso pueden ser consumidos o no estar más disponibles.

EVIDENCIA: Documentos que permitan reflejar la mejora obtenida puede ser mediciones, expedientes, fotografías, informes, actas y especificar claramente el lugar donde reposan para en un futuro poder recuperarlos como prueba de la gestión realizada.

GENERACION DE IDEAS: Son los pasos y procesos del pensamiento en la búsqueda de resolver un problema.

DESARROLLO DE IDEAS: Forma mediante la cual se le da vida a las ideas, poniéndola a prueba en el mercado.

LLUVIA DE IDEAS/TORMENTA DE IDEAS/BRAINSTORMING: es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.

IMPLEMENTACION/IMPLANTACIÓN DE LA INNOVACIÓN: Es la realización de una aplicación, o la ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo o política.




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4 IMPULSANDO LA CULTURA DE LA INNOVACIÓNTeniendo como marco referencia el nuevo Mapa Estratégico Institucional, el cual determina el enfoque estratégico y en el cual se establece el objetivo de “Lograr una organización apreciada por los colombianos orientada a resultados”, para la cual se definió el proyecto estratégico Sistema de Gestión Integral, del conocimiento y la innovación; se creó la estrategia denominada Estrategia Permanente de Innovación y Cambio Organizacional, EPICO.Esta estrategia incorpora la mejora continua y la innovación en los macroprocesos, procesos, procedimientos, trámites, productos y servicios prestados por el ICBF a través de la alineación de los requerimientos de nuestros grupos de interés con su satisfacción, todo esto enmarcado en el ciclo PHVA. Los ejes de operación que despliega esta estrategia son los ejes del Sistema Integrado de Gestión (Calidad, Seguridad de la Información, Salud y Seguridad Ocupacional y Ambiental), desarrollando acciones permanentes en administración del riesgo, racionalización, sistematización de mejoras, monitoreo y evaluación y talento, cultura y estructura, promovidas por una cultura de por la innovación y la gestión del conocimiento. La estrategia se resume en la siguiente grafica:

Bajo esta estrategia, nace el Modelo de Innovación ICBF el cual está orientado incrementar la eficiencia y la efectividad de la entidad a través de la gestión de la innovación y el conocimiento con el fin de agregar valor a la gestión.Teniendo en cuenta este objetivo, y las funciones definidas para los diferentes procesos, la Subdirección de Mejoramiento Organizacional de la Dirección de Planeación y Control de Gestión en la Sede de la Dirección General, es la responsable de implementar sus fases y componentes.Dicho modelo, contempla el fortalecimiento de las capacidades de pensamiento lateral, inventiva y creatividad; así como la constitución de una red de promotores y agentes multiplicadores de conocimiento a nivel regional, encargándose liderar los procesos de gestión del cambio y fortalecimiento a la cultura innovadora en el nivel territorial con los centros zonales del instituto.




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La innovación puede ser entendida como un proceso que se propone cambiar el estado estable de muchos sistemas de la organización, demanda un cambio de mentalidad, de conocimientos actualizados y tomar decisiones en cuanto a invertir tiempo y recursos.

Puede manifestarse de muchas formas, a través del desarrollo de nuevas tendencias organizativas, nuevos medios de distribución, entrega o de diseño y a través de procesos, productos y servicios nuevos o mejorados. La base de esas innovaciones es la utilización económica y socialmente útil del conocimiento y las tecnologías.

De igual forma se puede entender por “innovación” la aplicación de nuevas ideas, conceptos, productos, servicios y prácticas, con la intención de ser útiles para el incremento de la efectividad de los servicios de protección que brinda el ICBF; que debe generar mayor satisfacción a los Ciudadanos. Innovar proviene del latín innovare, que significa acto o efecto de innovar, tornarse nuevo o renovar, introducir una novedad.

Un caso exitoso de innovación en el ICBF se logra con la gestión ambiental desarrollada desde el año 2006 a la fecha, cuando se reconoce a la cotidianeidad como soporte de la sensibilización y como paso inicial de la estrategia de implementación de la cultura ambiental en los Niños, Niñas, Adolescentes y Familias, para lo cual se diseñan tres (3) cartillas de Mejores Prácticas Ambientales dirigidas a Hogares Infantiles, Hogares Comunitarios de Bienestar y Servidores Públicos, las cuales se validaron y ajustaron en talleres y mesas de trabajo con Madres Comunitarias, Maestras Jardineras y Servidores Públicos a partir de una metodología lúdica participativa, que consolido las acciones cotidianas tanto laborales como escolares y domésticas de los Niños, Niñas, Adolescentes y Familias, operadores e igualmente de los servidores públicos y generó sencillas y mejores prácticas para la mitigación de los impactos en material gráfico, interactivo y lúdico, el cual se socializó a partir de videoconferencia y talleres lúdicos presenciales durante el año 2009 y 2010.

Otro caso exitoso es la fiesta de la Lectura, una estrategia de cualificación que busca favorecer el fortalecimiento de los lazos afectivos, el desarrollo de los lenguajes y de las posibilidades expresivas, comunicativas y creativas de los niños y las niñas desde la Primera Infancia, al enriquecer y cualificar las prácticas pedagógicas en las diferentes modalidades de atención del ICBF, a través de la conformación de las Bibliotecas Infantiles y la formación, acompañamiento y evaluación permanente a los agentes educativos involucrados en el proyecto, la cual se enriquece de una metodología participativa donde se plasma el hacer – aprendiendo y cuyo soporte es el juego. Está dirigida a niños y niñas desde la gestación hasta los 5 años, familias y agentes educativos de unidades de atención del ICBF y otros aliados estratégicos que desarrollen acciones con la Primera Infancia.




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Albert Einstein dijo que: “el éxito se debe a un 1% de suerte o inspiración (inspiration), y un 99% de sudor y esfuerzo (transpiration)”.

4.1 ¿POR QUE INNOVAR?

Los modelos de competitividad en el mundo se basan en parte a la capacidad e inversión en investigación, desarrollo e innovación de una nación, así como se reconoce a la competitividad sistémica como una condición necesaria para la presencia de “Un aparato institucional público eficiente”.

El gobierno nacional ha definido cinco locomotoras económicas: el agro, la infraestructura, la innovación, la vivienda y la minería. Reconociendo al conocimiento y la innovación como la base de su gobierno: “El Buen Gobierno parte de una diáfana claridad sobre lo que debemos hacer con Colombia, y a dónde la queremos llevar en los próximos cuatro años; sobre cómo encausar al país, sus niños, jóvenes y trabajadores, hacia educación y empleos de clase mundial, basados en innovación y conocimiento, en pos de una Colombia grande”. En este sentido, la sociedad y especialmente el sector público debe estar alineada con esta política.

Por lo anteriormente expuesto y teniendo en cuenta que Een estos tiempos de cambios veloces y crecimiento estamos enfrentando situaciones especiales diariamente y esto exige que en el Instituto, la innovación sea vista como una oportunidad para abordar los problemas de forma consciente diferente y sistemática y para resolverlos hay que utilizar el proceso de innovación generar muchas ideas, analizarlas, jerarquizarlas y seleccionar para que aquellas ideas que puedaen dar lugar a una solución de alto impacto innovadora. También es útil buscar los obstáculos que impiden el logro de los objetivos y las metas Institucionales, con el propósito de usar herramientas sistemáticas para superarlos y alcanzar resultados eficientes en la gestión.

El instituto ha venido implementando el Sistema Integrado de Gestión SIGE, para mejorar su efectividad en la prestación de los servicios a la primera infancia y el bienestar de las familias, de tal manera que actualmente cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad-SGC certificado bajo las normas NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009 por ICONTEC y con los sistemas de gestión ambiental y de seguridad de la información en proceso de certificación, bajo los criterios y requisitos de las normas NTCISO 14001:2004 e ISO/IEC27001:2005.

La innovación y creatividad son elementos diferenciadores que pueden ser de gran utilidad en el Instituto para fortalecer su posición de liderazgo como rector del Sistema




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Nacional de Bienestar Familiar- SNBF. Los resultados de su aplicación podrán ser propuestas de mejoras en procesos, procedimientos, servicios y productos que se anticipen superena las expectativas de niños, niñas, adolescentes, adultos mayores y familias Colombianas.

Contar con estos sistemas de gestión implementados en la entidad, hace necesario establecer metodologías sistemáticas para abordar los problemas y buscar ideas creativas que faciliten e incentiven la gestión de la innovación, pues existe una cultura en la organización para cumplir con los requisitos de estos sistemas y además se viene trabajando en la mejora continua de la gestión.

Son 45 años de experiencia y conocimiento que requieren enfocarse para que en el proximanente podamos remitirnos a la historia para la toma de decisiones futuras. A lo largo de la operación del instituto se vienen realizando innovaciones que no han sido documentadas y que hoy se busca capitalizar en la bitácora de innovación.

La Gestion de la Innovación será entendida como un elemento de partida que orientara la vida y el trabajo de los empleados y actores que prestan servicios en conjunto con la institución. Aprendiendo, interiorizando y promulgando su adaptación con el objetivo de mejorar: procesos o actividades, métodos organizativos, cambios en los modos de pensar, ejecutar y evaluar, acciones relacionadas con la formulación, planeación y puesta en funcionamiento de una idea personal, operativa y organizacional.

La oferta de innovación será resultado de la investigación sumada con la creatividad en escenarios de dialogo, que le permite a la institución identificar aspectos a mejorar como individuos. La demanda de innovación orientada por los avances del mercado global en herramientas y técnicas de gestión del conocimiento son requeridas para potencializar el alcance del liderazgo, trabajo colaborativo, confianza, proyectos de innovación, dinamización de los escenarios y creatividad. La coordinación de la innovación alineada con el seguimiento al contexto innovador que abraza rápidamente al país exige la actitud activa en el diseño de programas de políticas sociales en torno a los factores innovadores de los actores, así como la articulación y alineación con los sistemas de innovación existentes y directrices internacionales, para responder acertadamente a la misión institucional de atender a la niñez, la adolescencia, las familias colombianas

La Gestion de la innovación estará involucrada en todos los ejes de operación del Sistema Integrado de Gestión-SIGE, Sistema Integrado de Gestión del Conocimiento- SIGCO, Mapa de Procesos, y Ciclo de Implementación de la Estrategia Institucional orientada a la primera Infancia, la niñez, la adolescencia y la familia, en el marco de la Estrategia Permanente de Innovación y Cambio Organizacional - EPICO.




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5 LA HEURÍSTICA EN LA INNOVACIÓN Y MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Con el propósito de ofrecer una metodología que facilite el desarrollo de actividades innovadoras en el ICBF y basados en la Heurística, disciplina aplicada a cualquier área del conocimiento y que es entendida como el arte de resolver problemas mediante la creatividad y el pensamiento lateral, o como la capacidad de un sistema para realizar de forma inmediata innovaciones positivas para sus fines; se propone abordar los problemas planteados, explorar la búsqueda de sus soluciones creativas e innovadoras y el control de la eficiencia en la solución a través de las siguientes etapas:

Etapa 1 – IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDAD, NECESIDAD O PROBLEMAS

Selección y Planteamiento de la oportunidad, necesidad o problema

Identificar el contexto (Estado actual)

Redefinición de la oportunidad, necesidad o problema

Analizar de la oportunidad, necesidad o problema (incluye diagramación en algunas técnicas

Etapa 2 – BUSQUEDA DE SOLUCIONESIDEACIÓN “Ideas Creativas e Innovadoras”.

Creatividad en las ideas

Técnicas de Creatividad para enriquecer la ideación.

Transición de las Ideas a la solución

Sobre las ideas, las iniciativas y los proyectos.

Etapa 3 – IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓNEVALUACIÓN Y PERTINENCIA




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Pertinencia, coherencia y Calidad.

Componentes básicos en la formulación de una propuesta.

Matriz de Evaluación y Priorización de ideas de innovación (PrimerFiltro).

Selección de iniciativas de acuerdo a criterios

Matriz de Evaluación y Priorización de ideas de innovación (SegundoFiltro).

Escalamiento y documentación del EUREKA:

Implementar la solución

Control de la eficiencia de la solución

Adaptaciones y ajustes.

Etapa 4 – ELABORACIÓN O ESTRUCTURACIÓN:

Componentes en la formulación de un proyecto.

Tips para la formulación de proyectos de innovación.

Etapa 5 – IMPLEMENTACIÓN O PUESTA EN FUNCIONAMIENTO

Linea base o situación inicial previo a la implementación de la iniciativa innovadora.

Seguimiento y documentación.

Medicion de impacto y resultados de la implementación del prototipo.

Etapa 6 – GESTIÓN DEL CONOCIMINETO.

Red EPICO




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6 ETAPA 1 – IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD O PROBLEMA

La etapa de identificación de la necesidad, oportunidad o problema se compone de las siguientes cuatro fases:

6.1 SELECCIÓN Y PLANTEAMIENTO DE LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD O PROBLEMA

En esta fase se identifican y listan las necesidades, oportunidades o problemáticas asociadas a un proceso, servicio, programa, objetivo, meta, entre otros, para seleccionar el problema y valorarlo teniendo en cuenta lo siguiente:

6.1.1 Criterios para evaluar necesidades, oportunidades o problemas presentesexistentes.

Importancia: En qué medida la necesidad, oportunidad o el problema puede afectar los objetivos de la organización, procesos, servicios, resultados, trámites, estructura organizacional, talento humano, entre otros.

IMPORTANCIA

Baja Media AltaLa necesidad, oportunidad o El problema no tiene incidencia en la operación institucional o del proceso.

La necesidad, oportunidad o El problema compromete la operación de los procesos de la entidad.

La necesidad, oportunidad o El problema compromete el cumplimiento de la misión y los resultados de la institución.

Capacidad de incidencia: Capacidad de abordar el la necesidad, oportunidad o problema en el contexto identificado

CAPACIDAD DE INCIDENCIA

Baja Media AltaAtender la necesidad, implementar la oportunidad de mejora o Lla solución del

Atender la necesidad, implementar la oportunidad de mejora o laLa solución del problema es compartida con otros

Actor directo en la atención de la necesidad, implementación de la oportunidad de mejora o la solución del




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problema depende de otros actores diferentes al ICBF.

actores diferentes al ICBF.

problema. No depende de otros actores diferentes al ICBF

6.1.1.1 Caso práctico:

El equipo de trabajo del proceso de mejoramiento continuo identificó y listó los problemas asociados a su proceso, los cuales pueden comprometer el cumplimiento del objetivo número seis del mapa estratégico ICBF 2011-2014: “Lograr una organización que aprende orientada a resultados”, estos problemas fueron:

1) Deficiencias operativas en los procesos.

2) Deficiencias en el registro de las acciones preventivas, acciones correctivas en ISOlución.

3) Débil apropiación del sistema integrado de gestión SIGE a nivel Institucional.

4) Dificultades de comunicación entre el equipo de mejoramiento y el enlace el nivel regional.

5) Débil articulación y validación de las herramientas diseñadas a nivel central para las regionales.

6) Baja apropiación del sistema de gestión ambiental.

7) Desarticulación de los sistemas de información.

Se calificaron los siete problemas, aplicando los parámetros “importancia y capacidad de incidencia”. El problema número 3: “Débil apropiación del sistema integrado de gestión SIGE a nivel Institucional”, fue priorizado pues quedó clasificado como de alta importancia y alta capacidad de incidencia para el proceso de mejoramiento continúo.




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Alta 4,5 3

Media 1,7

Baja 2,6,

Baja Medía Alta

Importancia

Capa

cida

d de

In

cide

ncia

Los números que se observan en la matriz corresponden al número de cada uno de los siete problemas listados para abordar.

Problema priorizado para abordar: “Débil apropiación del Sistema Integrado de Gestión SIGE a nivel Institucional”

6.1.2 Criterios para evaluar necesidades, oportunidades o problemas futuros:

• La proximidad: Si el problema es inmediato o transcurrirá algún tiempo antes de que se produzca.

LA PROXIMIDAD

Baja Media Alta

La necesidad, oportunidad o Eel problema se presentará en la vigencia siguiente.

La necesidad, oportunidad o el El problema se presentará durante la vigencia.

La necesidad, oportunidad o el El problema se presentará en el corto plazo (menor a 6 meses)

•Afectación: ¿qué presentará la necesidad, oportunidad o elel problema cuando aparezca o qué efectos generará con su aparición?

LA AFECTACIÓN

Baja Media Alta

La necesidad, oportunidad o el El problema

La necesidad, oportunidad o el El problema presentará

La necesidad, oportunidad o el El problema presentará




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presentará efectos aceptables para la organización.

efectos importantes en los procesos de la organización.

efectos significativos en los procesos misionales de la organización y en el cumplimiento de sus objetivos.

•La probabilidad: Es la frecuencia con la que se puede presentar ella necesidad, o el problema. Es una medición numérica que va de cero (0) a uno (1), de la posibilidad que un evento ocurra, si es cercano a cero, su ocurrencia es improbable y si se aproxima a uno, la misma es casi segura. (La probabilidad debe ser aproximada teniendo en cuenta dos cifras decimales)

LA PROBABILIDAD

Baja Media Alta

El problema o la necesidad puede presentarse con probabilidad entre 0.0 y 0.35

El problema o la necesidad puede presentarse con probabilidad 0.36 y 0.75

El problema o la necesidad puede presentarse con probabilidad entre 0.76 y 1.0

6.2 IDENTIFICAR EL CONTEXTO (ESTADO ACTUAL)

Una vez planteado el problema, se continúa el desarrollo de esta segunda fase, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

6.2.1 El contexto interno: Puede incluir, entre otros:

• Estructura de la organización, funciones y responsabilidades;• La cultura de la organización y sus procesos;• Las políticas, objetivos y las estrategias implementadas para lograrlos;• Las relaciones con las partes involucradas internas y sus percepciones y

valores;• Los sistemas de información, flujos de información y procesos de toma de

decisiones (tanto formales como informales);• Las normas, directrices y modelos adoptados por la organización; y forma y

extensión de las relaciones contractuales.




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6.2.2 El contexto externo: Puede incluir, entre otros:

• El gobierno, Partes involucradas externas/partes interesadas.• Requisitos legales y reglamentarios.• El ambiente social, cultural y político.• El ambiente financiero, económico, ambiental y competitivo.• El contexto internacional, nacional, regional o local.• Los factores tecnológicos.• Los impulsores clave y las tendencias que tienen impacto en los objetivos de la

organización.• Las relaciones con las partes involucradas externas y sus percepciones y

valores.

6.2.3 Clasificar el problema dentro del Mapa Estratégico ICBF 2011-2014

En esta etapa es importante definir con cuál o cuáles perspectivas definidas en el Instituto, está relacionado el problema: (describir cada una de las perspectivas)

Cliente - Ciudadano: Primera Infancia, Familias, Niños, niñas y adolescentes, entre otros.Financiera: Máxima eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos e incrementar la consecución de los mismo.Aprendizaje y Crecimiento (Desarrollo Organizacional): Cultura organizacional orientada a resultados, Talento Humano, Sistema de gestión del conocimiento, Información oportuna, veraz e integral.Procesos Internos: Corresponde a los procesos que hacen parte del mapa de operación.

6.2.4 Caso Práctico

Problema: “Débil apropiación del Sistema Integrado de Gestión SIGE a nivel Institucional”

Contexto Externo: Políticas del gobierno nacional en materia de: Racionalización de trámites, servicio al ciudadano, gobierno línea, urna de cristal, código de buen gobierno, cumplimiento normativo, plan nacional de desarrollo 2010-2014: ´prosperidad para todos, plan sectorial, Plan de Desarrollo Administrativo.

Contexto Interno: Mapa estratégico ICBF 2011-2014, Plan Indicativo Institucional, planes de acción, cultura organizacional, gestión del conocimiento, manual SIGE, gestión pública orientada a resultados.




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Clasificación del problema dentro del Balanced Score Card - BSC: El problema identificado aplica a las perspectivas: Usuario, ciudadano, procesos, y desarrollo organizacional, porque el Sistema Integrado de Gestión SIGE, tiene un enfoque por procesos, orientación hacia el usuario – ciudadano – cliente y además, impacta el desarrollo organizacional.

6.3 REDEFINIR LA NECESIDAD, OPORTUNIDAD O EL PROBLEMA (HALLAR EL PROBLEMA DE FONDOLA RAIZ)

Posterior a la fase de Identificación de Contexto, se continúa con la “redefinición de la necesidad, oportunidad o problema”, tratando de encontrar una definición clara y precisa, que facilite la posterior fase de análisis.

Para la redefinición de un problema podemos usar técnicas analíticas (orientación hacia los objetos y examen de los límites), las cuales se van a desarrollar en detalle a continuación:

6.3.1 Orientación hacia los objetivos (tecnica1): Se deben identificar tanto los fines y el objetivo que persigue la solución del problema, como los siguientes aspectos:

a) Las necesidades: Lo que se quiere conseguir resolviendo el problema.b) Los obstáculos: Son todos aquellos factores que nos impiden conseguir lo que

buscamos.

c) Las limitaciones: Son factores que están por fuera de nuestro control y por lo tanto, no podemos cambiar.

6.3.1.1 Aplicación de la técnicaa) Se escribe una detallada descripción del problema, asegurándose que se

cuenta con toda la información pertinente.

b) Se pregunta: ¿Qué se quiere conseguir resolviendo el problema? ¿Cuáles son las necesidades?, ¿Cuáles son las verdaderamente importantes?, con lo cual posteriormente se hará una jerarquización de las mismas.

c) Se pregunta: ¿Qué impide conseguir lo que queremos? (los obstáculos existentes y potenciales).

d) Se pregunta: ¿Qué factores se encuentran por fuera de nuestro control? (las limitaciones existentes y potenciales).

e) Terminado el cuestionario se pasa a la redefinición del problema

6.3.1.2 Caso Práctico




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1) Enuncie el problema tal y como fue planteado: “Débil apropiación del Sistema del Integrado de Gestión SIGE a nivel Institucional”.

2) Responda los siguientes interrogantes:

Necesidades: ¿Por qué necesitamos resolver el problema?

• Es importante articular la operación de los procesos con la gestión del

ICBF.

• Se requiere un enfoque por procesos en toda la institución.

• El ICBF necesita procesos eficientes

• Es importante optimizar recursos.

• Se debe asociar la capacidad del proceso al resultado.

• Lograr una gestión institucional efectiva y transparente.

• Existe el compromiso de la gente con la gestión institucional y los

procesos.

• Debemos lograr que los sistemas de gestión contribuyan a la eficiencia de

la gestión institucional.

Surtido el proceso de discusión se acuerda que la necesidad más importante es: Lograr que el SIGE facilite la operación y el cumplimiento de objetivos, metas y resultados de la institución.

Obstáculos: ¿Qué nos impide resolver el problema?

• La cultura organizacional tiene débil apropiación por el SIGE.

• La conceptualización del SIGE desconoce las periferias (entorno externo

asociado a la zona geográfica de la Regional) y sus características.




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• Deficiente conocimiento del SIGE en los diferentes niveles de la

organización.

• El día a día limita la atención del SIGE en todos los servidores.

• Los servidores sienten que el SIGE es una carga de trabajo y no una

herramienta para la gestión.

• Vinculación de personal sin conocimiento básico en temas de sistemas de

gestión.

Limitaciones Lo que no se puede modificar

• Dispersión geográfica.

• Diversidad de culturas organizacionales.

• Brechas en la aplicación tecnológica.

• Tercerización de los servicios.

Luego de aplicar la técnica Orientación hacia los objetivos para redefinir el problema: “Débil apropiación del Sistema Integrado de Gestión SIGE a nivel Institucional”, aplicada, surgen las dos siguientes propuestas:

• Lograr que el SIGE facilite la operación y el cumplimiento de objetivos,

metas y resultados de la institución, a través de la capacitación continua a todos los servidores del ICBF.

• El día a día limita la atención en el SIGE de todos los servidores, los cuales a su vez sienten que el SIGE es una carga de trabajo y no una herramienta para la gestión.

6.3.2 Análisis de los límites (tecnica2): Esta técnica se usa frecuentemente para redefinir y delimitar el alcance del problema y

es útil principalmente para abordar aquellos que se presentan de manera muy general y sin límites definidos. Para aplicar la técnica se recomienda seguir los siguientes pasos:




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6.3.2.1 Aplicación de la técnicaa) Se escribe la formulación inicial del problema tal como se plantea

b) Se subrayan las palabras y frases claves (esencial para el éxito de la técnica)

c) Se examinan todos los ángulos y supuestos que presenta el problema

d) Se seleccionan los recursos que mejor aclaran el problema y lo limitan a sus verdaderas dimensiones

e) Se describe una nueva formulación del problema

6.3.3 Caso Práctico

1) Se escribe la formulación inicial del problema tal como se plantea: Débil apropiación del Sistema Integrado de Gestión SIGE a nivel Institucional.

2) Se subrayan las palabras y frases claves: Débil apropiación del Sistema del Integrado de Gestión SIGE a nivel Institucional.

3) Se examinan todos los ángulos y supuestos que presenta el problema

Se revisar y discuten los diferentes ángulos del problema, entre los cuales se identifican:

• El Problema de articulación • ¿Cómo llegar con el SIGE al servidor público?• El SIGE es dinámico• A la gente no le gusta documentar• Tema de documentación y tema de comunicación

Se plantea una propuesta de reformulación del problema y como resultado de la aplicación la técnica de análisis de los límites así: “Deficiente articulación entre la interpretación del SIGE y la forma sistemática y estructurada que tiene cada servidor público para realizar las actividades de su trabajo”.

8.3.3. Tormenta de Ideas “Brain Storming” (tecnica3):

Por favor remitirse a la G2.MPE2 Guia para identificación de Causas Versión 3.0

6.4 ANÁLISIS DE LA OPORTUNIDAD NECESIDAD O PROBLEMA




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Una vez el problema ha sido definido en términos precisos, la fase cuatro propone que se continué analizando el problema aplicando para ello la guía de identificación de causas “G03.PE02” y la técnica que se amplía a continuación:

6.4.1 Árbol de Causas y Efectos (tecnica1)

La técnica sirve para encontrar el “¿por qué?” del problema, es decir, sus causas, y a describir sus consecuencias. El análisis de las causas últimas del problema permite identificar las verdaderas raíces del mismo. El análisis de las consecuencias y efectos de un problema permite determinar su importancia.

6.4.1.1 Fases del proceso de aplicación de la técnica

1. Se analizan las causas primarias del problema.2. Se analizan las causas de segundo orden y sucesivas.3. El proceso se detiene cuando la causa obedezca a un agente externo no

controlable.4. Se analizan los efectos primarios.5. Se analizan los efectos de segundo orden y sucesivos.6. El proceso se detiene cuando el efecto no afecte un objetivo importante.7. Se señalan las causas y los objetivos más importantes.

TENER EN CUENTA

Antes de proceder a la fase de generación de ideas para buscar la solución de problemas, esté debe ser analizado.

8.4.1.1. Caso práctico

Problema: Deficiente articulación entre la interpretación del SIGE y la forma sistemática y estructurada que tiene cada servidor público para realizar las actividades de su trabajo.




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La primera etapa que está compuesta por el planteamiento, selección, identificación de contexto y análisis del problema junto con el esquema de las causas y efectos de




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primero y segundo nivel, nos brindan los insumos necesarios para realizar un diagnóstico de programas y servicios críticos, aspecto necesario para continuar con la epata dos de esta metodología, búsqueda de soluciones creativas e innovadoras y que se debe consolidar en el siguiente instrumento (ver Anexo 1):

Pla

nte

amie

nto

del

Pro

ble

ma

Establecimiento del contexto dónde se

planteo el problemaRedefinición del problema

Análisis del problema

Cau

sas

pri

mer

Niv

el

Causas segundo nivel

Efe

cto

s p

rim

er n

ivel

Efectos segundo

nivel

Externo: Políticas del gobierno nacional en materia de: Racionalización de trámites, servicio al ciudadano, gobierno línea, urna de cristal, código de buen gobierno, cumplimiento normativo, plan nacional de desarrollo 2010-2014: ´prosperidad para todos, plan sectorial, SISTEDA.Internos: Mapa de Procesos, planes de acción, cultura organizacional, gestión del conocimiento, manual SIGE, gestión pública orienta a resultados.Perspectiva donde se presenta el problema, BCS: Perspectivas de proceso y de Desarrollo organizacional.

Deficiente articulación entre la interpretación del SIGE y la forma sistemática y estructurada que tiene cada servidor público para realizar las actividades de su trabajo.

Con

cept

o rí

gido

e im

posi

tivo

del

SIG

E

• Focalización hacia auditoria

• Baja participación de los servidores públicos en el diseño del SIGE

• Interpretación rígida de la norma.

Def

icie

ncia

s en

el u

so d

e lo

s re

curs

os

• Desperdicio de recursos.

• Desperdicio de tiempo.

• Desperdicio de recursos financieros

Art

icul

ació

n

• Dispersión geográfica

• Falta de comunicación

• Brecha entre lo funcional y por procesos

• Articulación deficiente entre los desarrollos tecnológicos y la operación por procesos.

Incu

mpl

imie

nto

de o

bjet

ivos

y

met

as

• Establecimiento de objetivos y metas de alta dificultad.

• Dificultad en el Seguimiento y control de los procesos.




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Versión 2.0 Página 36 de 83D

ébil

apro

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Cul

tura

del

ser

vido

r pú

blic

o• Diversidad

Cultural• Resistencia al

cambio• Actividades

emergentes• Tercerización

de servicios

Mat

eria

lizac

ión

del

Rie

sgo

• Ser objeto de acciones legales

adversas.

• Pérdida de valor

(Imagen institucional)

8.4.2. Técnica de los Por qué? (tecnica2) Para mayor claridad remitirse a la G2.MPE2 Guia para identificación de Causas Versión 3.0 , en la parte donde hace mención a la fase analítica.

8.4.3. Técnica de los 5 Por qué? Porque… (tecnica3)




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8.4.3.1. Fases del proceso de aplicación de la técnica

Forma de encontrar el verdadero significado de un problema, y evitar así plantear soluciones débiles ante este. Consiste en una serie de preguntas realizadas sistemáticamente, utilizadas para buscar posibles causas principales de un dato, una situación, oportunidad, necesidad o problema. La técnica requiere que el equipo pregunte “Por qué” al menos (5) veces, o trabaje a través de cinco niveles de detalle..

TENER EN CUENTA: Una vez que sea difícil para el equipo responder “Porque..” , la causa mas probable habrá sido identificada

8.4.3.2. Caso practico Ejemplo gráfico de la aplicación del método de los 5 ¿Por qué?:

8.4.4. Técnica de análisis de problemas 5W2H (tecnica 4 )


Forma de tener una visión holística de un problema una necesidad o una oportunidad teneindo en cuenta las perspectivas de tiempo, espacio, lugar y actividades a realizar. Consiste en una serie




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de preguntas realizadas sistemáticamente sobre un mismo tema que arrojan respuestas diferentes y permiten abordar la situación desde 7 perspectivas

TENER EN CUENTA: Se llama 5W2H por sus siglas en ingles las cuales cinco (5) empiezan con la letra “w” y dos (2) con la letra “h”.

8.4.4.2. Caso practico Ejemplo gráfico de la aplicación del método de análisis 5W2H:




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8.4.5. Técnica de QRQC : Control de Calidad de Respuesta Rápida (Quick Response Quality Control… (tecnica5)


Es un sencillo método de mejora continua para el control de la calidad usado en empresas que necesitan gestionar sus procesos y resolver incidencias con agilidad. Se detectan las incidencias, se comunican y estudian, posteriormente se implantan medidas correctoras y por último se verifica que no vuelven a suceder.




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Paso 1: Detección de incidenciasEn el momento que se detecta una incidencia (necesidad, problemas, no conformidades, desviaciones) se debe comunicar y decidir si es lo suficientemente grave como para tener que parar la actividad, o bien si se puede continuar con el proceso. En el caso de incidencias que puedan ser relevantes o se repitan varias veces, se debe recoger toda la información posible de la incidencia para permitir posteriormente analizar los datos y obtener soluciones.

Paso 2: Comunicar las incidenciasSe deben comunicar las incidencias a los dueños del proceso para que tomen la decisión adecuada. Esta comunicación debe ser de forma inmediata por los medioas definidos si la incidencia es grave, o puede ser apuntada y comunicada posteriormente si es leve pero no se desea que se vuelva a repetir. Se recomienda realizar reuniones cada cierto tiempo (diariamente o semanalmente) con los implicados en los procesos clave. A estas reuniones deben acudir los responsables de las actividades y el personal implicado que tenga conocimientos de los posibles fallos e incidencias existentes, y propuestas de mejora. De estas reuniones deben salir soluciones y propuestas, que serán apuntadas en fichas para poder controlarlas posteriormente. La documentación de las reuniones deben incluir una descripción del problema, su nivel de importancia, los usuarios afectados y las acciones propuestas.




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Paso 3: Analizar y decidir las acciones a tomarCada vez que se detecta una necesidad, oportunidad o problema relevante que pone en peligro el buen funcionamiento del proceso o su mejora se deben tomar acciones. Estas acciones pueden ser de 2 tipos:1º) Determinar cómo manejar la situación que ya se presentó (lo que habitualmente se llama “corrección“).Ver documentos proceso de mejoramiento continuo PR2 MPE2 Acciones Correctivas v9 2º) Determinar acciones para que no vuelvan a suceder las dificultades (lo que se llama “acción preventiva“). Ver documentos proceso de mejoramiento continuo PR3.MPE2 Acciones Preventivas v9.pdf

Una vez determinada la “corrección” (y la acción correctiva si es preciso), se deberá implantar. Por lo general, en las incidencias puntuales poco relevantes no es preciso una acción correctiva, pero si la incidencia es grave o se repite varias veces es necesario proponer una acción correctiva que evite que vuelva a suceder.

Paso 4: Verificar la eficaciaPor último, hay que comprobar que la corrección ha cumplido su propósito. Del mismo modo, si se ha realizado una acción correctiva es recomendable esperar un tiempo prudencial y luego verificar su eficacia, comprobando que el problema no vuelve a suceder.

TENER EN CUENTA: Para la aplicación de esta técnica se recomienda dar uso al aplicativo ISOLUCION, con el fin de que quede guardada en la memoria institucional las actividades y gestiones realizadas con sus respectivas evidencias.

8.4.6. Técnica de L as Ocho disciplinas para la resolución de problemas “D8” (tecnica6)


Las Ocho disciplinas para la resolución de problemas (en inglés Eight Disciplines Problem Solving) es un método usado para hacer frente y resolver problemas. Las 8D son una metodología que permite a los equipos trabajar juntos en la resolución de problemas, usando un proceso estructurado de 8 pasos que ayuda a focalizarse en los hechos y no en las opiniones. Se denomina 8D porque son 8 disciplinas o hábitos que los grupos deben poner en práctica si quieren resolver exitosamente los problemas.

Las 8D disciplinas son:




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Disciplina 1: Construir el equipo

Reúna un pequeño grupo de personas con la mezcla correcta de habilidades, experiencia y autoridad para resolver el problema e implementar las soluciones. Asegúrese que esas personas tienen el tiempo y la inclinación para trabajar en pos de un objetivo común.

Disciplina 2: Describir el problema

¿Cómo podemos arreglar algo si no sabemos qué es lo que no funciona? Cuánto más clara la descripción, más posibilidades de resolverlo. Debe ser específico y cuantificar lo más posible.

Disciplina 3: Implementar una solución provisoria

¿Qué tipo de “curita” puede usar hasta saber qué es lo que realmente está causando el problema? Implemente una solución provisoria y monitoree el impacto para asegurarse que las cosas no empeoran.

Disciplina 4: Eliminar la causa raíz

Puede haber muchas sospechas sobre la causa del problema, pero usualmente sólo unas pocas “culpables”. La clave es descubrir cuál o cuáles. Es importante utilizar herramientas estadísticas e indicadores para evitar las opiniones y basarse en datos lo más objetivos posible.

Disciplina 5: Verificar la acción correctiva

Ahora ya sabe qué está causando el problema. ¿Qué hará para arreglarlo? Pruebe para estar seguro de que las correcciones planificadas no tienen efectos no deseados. Si es así, ¿hay correcciones complementarias que los eliminan?




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Disciplina 6: Implemente una solución permanente

Ahora sí. Implemente las soluciones principales y complementarias y monitoree para asegurarse que todo funciona. Si no, vuelva atrás y pruebe de nuevo.

Disciplina 7: Evitar que el problema se repita

Si hizo todo este proceso, no querrá que el tema aparezca nuevamente. Prevenga que eso suceda actualizando todo lo relacionado al proceso: especificaciones, manuales de entrenamiento, procedimientos de control de errores, comunicación, etc.

Disciplina 8: Celebrar el éxito

El equipo es quien logró el resultado. Entonces es hora de festejar: comunique el éxito al resto de la organización y reconozca el esfuerzo. Replique los aprendizajes en otras áreas de la organización. (Esto ayuda a que alguien vuelva a descubrir la rueda…)

9. ETAPA 2 – IDEACIÓN “Ideas Creativas e Innovadoras”.

En ésta segunda etapa es necesario tener en cuenta que se requiere un ambiente adecuado para la generación de ideas creativas e innovadoras. Dentro de las características del ambiente se requiere tener en cuenta:

• Todos pueden aportar ideas de manera equitativa con vos y voto valido. • No debe existir represalias ni actitudes que inhabiliten, juzguen o minimicen una

idea, partiendo de la base que todas las ideas son validas por mas locas o descabelladas que parezcan.

• Se debe trabajar bajo un ambiente de respeto, actitud positiva, y trabajo en equipo con orientación al logro.

9.1. Creatividad en las ideas

9.1.1. Inspiracion:

La creatividad en las ideas son un componente fundamental se recomienda tener en cuenta los siguientes componentes dela inspiración:




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9.1.1.1. Inspiración inicial o Concepción:

mMomento en que penetra en mi cabeza una primera idea, provocando una fuerte necesidad de trasmutarla en imágenes (palabras o sonidos), dejando atrás la inmensidad del papel (o pantalla) en blanco.

9.1.1.2. Desarrollo o Conexión:

Esta es una etapa en la que puedo abstraerme casi por completo del mundo de los cinco sentidos y permitiendo fluir naturalmente imágenes y diálogos con la obra. Para este momento se recomienda cerrar los ojos y hacer apertura mental.

9.1.1.3. Caos:

Este es un momento de transición o“bache” de incierta duración. Comúnmente provocada, en contraposición a la fase de desarrollo, por la necesidad de racionalizarlo todo, actuando en ocasiones como una auténtica trampa, generadora de un sentimiento (felizmente virtual y




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pasajero) de frustración. Un claro signo de que el Ego, a través de la mente, se ha apoderado de mí, nuevamente.

9.1.1.4. Orden del caos o Conexión final:

Éxtasis es la palabra más indicada para describir la sensación en esta fase. Aquel rompecabezas caótico, se ordena milagrosamente, en un abrir y cerrar ojos, y por completo. Si puede ponerle nombre a su idea, mejor.9.1.1.1.5. Concepción: Es el momento en que tomo distancia y al ver la totalidad de la obra, intuyo una voz diciendo “¡fírmalo!”, a pesar de haberme sentido un mero canal o instrumento para su materialización. Alimente su idea con estructura, componentes, etc.

9.1.2. Creativiadad inspirada en imágenes:

Busca satisfacer la necesidad de inspiración creativa promoviendo la expresión original donde uno se desenvuelva, a partir de la visualización de imágenes.(Tiene relación con la técnica de creatividad de estímulo al azar). Las imágenes pueden ser o no asociadas al foco creativo en el cual se busca inspiración, algunos ejemplos son:

• Imágenes institucionales: Puede buscar en el banco de imágenes del icbf que se

encuentra en Flickr en el siguiente link:

http://www.flickr.com/photos/80097570@N05


http://www.flickr.com/photos/80097570@N05



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Imágenes que inspiran otras realidades:




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Imágenes que no tienen nada que ver con el foco creativo pero que igualmente pueden inspirar:




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9.2. Técnicas de Creatividad para enriquecer la ideación.

9.2.1. Los seis (6) sombreros para pensar (técnica 1):

Es una técnica Utilizada para potencializar la creatividad (fue creada por Edward De Bono), es una herramienta utilizada en todo el mundo para facilitar la resolución o el análisis de problemas desde distintos puntos de vista o perspectivas. Se trata de un marco de referencia para el pensamiento que puede incorporar el pensamiento lateral.

Nos permite pensar de manera más eficaz. Los seis sombreros representan seis maneras de pensar y deben ser considerados como direcciones de pensamiento más que como etiquetas para el pensamiento, es decir, que los sombreros se utilizan proactivamente y no reactivamente. Los beneficios derivados del uso de esta técnica son tres:




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• Fomenta el pensamiento paralelo • Fomenta el pensamiento en toda su amplitud • Separa el ego del desempeño

9.2.1.1. Roles y colores de los seis (6) sombreros:

De Bono propone seis colores de sombreros que representan las seis direcciones del pensamiento que debemos utilizar a la hora de enfrentarnos a un problema.

El método es sencillo, hay seis sombreros imaginarios que cada uno de los participantes puede ponerse y quitarse para indicar el tipo de pensamiento que está utilizando, teniendo siempre en cuenta que la acción de ponerse y quitarse el sombrero es esencial. Cuando la técnica es empleada en grupo los participantes deben utilizar el mismo sombrero al mismo tiempo.

Los seis estilos de pensamiento representados por cada sombrero son:

Sombrero Blanco: con este pensamiento debemos centrarnos en los datos disponibles. Ver la información que tenemos y aprender de ella.

Sombrero Rojo: con él observamos los problemas utilizando la intuición, los sentimientos y las emociones. El participante expone sus sentimientos sin tener que justificarlos.

Sombrero Negro: haciendo uso de este sombrero pondremos en marcha el pensamiento del juicio y la cautela, poniendo de manifiesto los aspectos negativos del tema tratado.

Sombrero Amarillo: con este sombrero pensaremos positivamente, nos ayudará a ver por qué algo va a funcionar y por qué ofrecerá beneficios.




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Sombrero Verde: este es el sombrero de la creatividad. Algunas de las técnicas existentes para desarrollar la creatividad pueden ser utilizadas en este momento.

Sombrero Azul: es el sombrero del control y la gestión del proceso del pensamiento. Con él se resume lo que se ha dicho y se llega a las conclusiones".

Esta técnica puede ser utilizada individualmente o en grupo y el orden de colocación de los sombreros puede ser diferente al expuesto.


Primero: En función del número de personas que se encuentren realizando el ejercicio se dividen o distribuyen en grupos de seis (6) personas cada uno.

Segundo: Se explican los roles, que significa cada uno de los colores, con sus respectivas características, los roles son:

Tercero: Se plantea el foco creativo para la realización del ejericio. Entregando materiales para la captura de ideas y resultados que surgen del proceso creativo, asi como la definición de un tiempo limite.

Cuarto: Se lleva a cabo el ejercicio y se supervisa que todos los roles estén participando de manera activa, respetuosa y proactiva.

Quinto: Se socializan los resultados de los grupos públicamente, recibiendo retroalimentaciond e los otros grupos.

TENER EN CUENTA

No necesariamente se debe tener los seis (6) sombreros de manera física, pueden ser tapas de colores, esferos, u otros objetos para simular el ejercicio de roles. Tambien pueden ser simplemente papeles de colores o en dado caso imaginar el sombrero del color asignado. Tambien se recomienda rotar los roles entre los diferentes actores para permitir conocer y explorar las diferentes perspectivas del pensamiento que son exploradas por medio de esta técnica de creatividad.

9.2.2 Estímulo al Azar (tecnica2):




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Estímulo al azar lo que buscamos es obligar a nuestro cerebro a salir de ese estancamiento, a buscar nuevas relaciones de nuestro foco creativo con conceptos (ideas, palabras, música, etc.) con los que aparentemente no tiene relación ninguna. En definitiva, consiste en dejar volar la imaginación, unir temas aparentemente absurdos a priori, pero quién sabe si finalmente pueden dar lugar a ideas innovadoras y útiles.

Se deben tomar objetos al azar como los siguientes (son ejemplos pero se pueden utilizar cualquier objeto que se tenga a la mano):

Tener en cuenta: Los objetos preferiblemente deben ser escogidos aleatoreamente, en caso de no tener algun objeto a la mano se pude proyectar la imagen para que la gente la utilice de estimulo. Preferiblemente se busca que el objeto no guarde ninguna relación con el foco creativo a resolver.




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Primero: En función del número de personas que se encuentren realizando el ejercicio se dividen o distribuyen en grupos no menores de (10) personas cada uno.

Segundo: Se explican la técnica con sus respectivas características y fases las cuales son:

• Entrega de un objeto que no guarde relación con el foco cretivo. • Realizar una descripción detallada del objeto con sus características y atributos. En esta

parte es muy importante tener en cuenta que la lluvia de ideas debe ser exaustiva y rica en cantidad mas que en calidad, es decir que buscamos mucha fluidez en el proceso.

• Se entrega a los grupos el foco creativo asegurando la comprensión del mismo. • Relacionar la lista descriptiva del objeto realizada en el punto anterior, con el foco

creativo para el planteamiento de alguna alternativa solución por medio de estrategias, frases, planes de trabajo.

• Consolidación de las alternativas solución y socialización

Tercero: Se plantea el foco creativo para la realización del ejericio. Entregando materiales para la captura de ideas y resultados que surgen del proceso creativo, así como la definición de un tiempo límite.

Cuarto: Se lleva a cabo el ejercicio y se supervisa que todos estén participando de manera activa, respetuosa y proactiva.




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Quinto: Se socializan los resultados de los grupos públicamente, recibiendo retroalimentación de los otros grupos.

9.2.3. TRIZ: T eoría para Resolver Problemas de Inventiva (tecnica3):

TRIZ, recoge una serie de principios que 'la persona' debe aprender permitiéndole que analizar un problema, modelarlo, aplicar soluciones estándar e identificar ideas inventivas. No obstante, la fase de análisis de problemas y la de síntesis de ideas inventivas, se ven reforzadas si se realizan en grupo.

TRIZ es una teoría sobre la cual se ha desarrollado una metodología, un conjunto de herramientas basado en modelos para la generación de ideas y soluciones innovadoras para resolver problemas. TRIZ provee de herramientas y métodos para usarse en formulación de problemas, análisis de sistemas, análisis de fallas y patrones de evolución de sistemas. Triz reposa sobre un sistema de pensamiento dialéctico, que complementa lo anterior con la evolución constante de los sistemas y la presencia y resolución de contradicciones técnicas. A diferencia de técnicas como lluvia de ideas, basada en la generación de ideas aleatorias, anima a crear un enfoque algorítmico y acceder al conocimiento para la invención de nuevos sistemas y el refinamiento de los viejos.

TRIZ aporta 5 principios fundamentales:

1-. Funcionalidad y sistémica: nuestro entorno está lleno de sistemas con elementos o subsistemas interrelacionados entre sí, que aportan una función a algún otro sistema. Ej. El sistema bombilla está constituido por filamento, soporte, base y bulbo, y su función principal es transformar la corriente en luz (energía eléctrica en energía lumínica). La ciencia y la tecnología se pueden organizar además de por disciplinas, por funciones, de modo que cuando un biólogo necesite realizar algo acceda también a conocimientos de la mecánica y/o la óptica, y viceversa. 2-. Idealidad: lo importante de un sistema (en especial los artificiales o máquinas y aparatos) no son sus partes sino la función que aporta. Es una pauta del progreso que los sistemas tiendan a reducir sus partes e incluso a desaparecer, permaneciendo la función.

3-. Uso de recursos: En la búsqueda de la idealidad, las invenciones y avances más ingeniosos son aquellos que en lugar de añadir, sustraen elementos; y aprovechan, para resolver el problema, los recursos disponibles dentro del propio sistema o en un




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entorno inmediato. Ej. para desulfurar los gases de una central térmica, aprovechamos las propias cenizas resultantes de la combustión causante de tales gases.

4-. Pautas acerca del origen y evolución de los sistemas y de la tecnología: Se identifican una serie de pautas que nos ayudan a predecir cómo puede evolucionar un sistema, así como determinadas configuraciones tecnológicas. La idea es ver a largo plazo cuales son las fases del sistema y la tecnología que es utilizada.

5-. Contradicciones: Algunos problemas difíciles resueltos, tenían en común la resolución de contradicciones. En ocasiones, mejorar un aspecto o problema supone agravar otro, tenemos entonces un conflicto o contradicción. La solución habitual es la de compromiso. TRIZ aporta una serie de sugerencias para tratar de 'salvar' la contradicción. Ej. la pasteurización láctea preserva vitaminas pero no elimina todas las bacterias. Si aumentamos la temperatura (esterilización) eliminamos más bacterias pero destruimos más vitaminas. El principio inventivo aplicado es el de 'hurrying' o 'darse prisa':. El sistema UHT calienta la leche a alta temperatura pero sólo durante un instante. Se eliminan las bacterias pero no da tiempo a degradar las vitaminas. ¡ Contradicción resuelta !

9.2.3.1. Fases del proceso de aplicación de la técnica:

Se puede resumir en los siguientes pasos:

1. Ante un problema determinado, "MI PROBLEMA" hay que reconocer sus elementos y su modelo, entrando en la fase conceptual "PROBLEMA MODELO".

2. TRIZ ha organizado sus herramientas para que a partir de un modelo de problema, se pueda identificar un modelo de solución "MODELO DE SOLUCIÓN".

3. A partir de ahí TRIZ no aporta muchos elementos para pasar de la solución conceptual y abstracta a una aplicación concreta "MI SOLUCIÓN".

TENER EN CUENTA: Como toda técnica de creatividad, el resultado de aplicar TRIZ para resolver problemas y generar soluciones ingeniosas, requiere cierta evaluación. Así pues, toda solución o idea debe observar los principios esenciales de TRIZ, por lo que sólo unas pocas consiguen sobrevivir, aunque suelen ser de gran calidad.

9.2.4. METODO DELFOS o DELFHY (tecnica4)

La técnica consiste en formular preguntas a expertos geográficamente distantes.




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9.2.4.1. Proceso de aplicación:

1. Se define el problema lo más claro que sea posible. 2. Se recopila la mayor cantidad de información posible sobre el tema. 3. Se selecciona un número determinado de expertos, sobre el tema, que estén

geográficamente distantes.4. Se les formulan preguntas sobre el tema. 5. Se les pide que indiquen un coeficiente de probabilidad a sus respuestas. 6. Por último, se les pide que justifiquen al máximo sus respuestas. 7. Un facilitador, recibe todas las respuestas, las tabula y las agrupa si son

similares.8. Se remite el informe a los expertos, pidiendo que hagan sus observaciones

críticas y comentarios.9. Se elabora un nuevo informe y se extrae unas conclusiones finales.

9.2.5. SOLUCIÓN CREATIVA DE PROBLEMAS (tecnica5)

Esta técnica tiene una secuencia de idea – solución - implantación, también incluye aspectos como la búsqueda de hechos en torno al problema y la búsqueda de aceptación de la solución.

9.2.5.1. Aplicación de la técnica:

1. Búsqueda de hechos relacionados con el problema 2. Búsqueda de ideas 3. Búsqueda de soluciones 4. Búsqueda de aceptación, para asegurar que la solución final es acepada.

(ACA VAN LAS TECNICAS DE CREATIVIDAD DE FERNANDO OTALORA)

9.3. TRÁNSITO DE LAS IDEAS A LA SOLUCIÓN

Luego de realizar la búsqueda de ideas o las posibles soluciones de un problema, es necesario evaluar dichas ideas para identificar la solución a implementar, fase para la cual sugerimos las siguientes técnicas:




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9.3.1. Método del Balance (tecnica1)

Este método analiza cada posible solución, para determinar lo bueno y lo malo de una idea desde distintos puntos de vista.

9.3.1.1. Aplicación de la técnica

1. Se desarrollan todas las ideas a considerar 2. Se indican los aspectos positivos y negativos de cada alternativa 3. Se elabora una hoja de balance para cada idea 4. Se agrupan en cuatro áreas o clases 5. En una escala de uno a 10, puntuar cada uno de los aspectos positivos y

negativos

9.3.2. Matriz de priorización (tecnica2)

Técnica utilizada para priorizar tareas, temas o posibles actividades, basándose en criterios conocidos y ponderables.


1. Se relacionan los factores asociados a las posibles soluciones (matriz de doble

entrada en fila y columna).2. Se compara la importancia de cada factor teniendo en cuenta la siguiente escala.

Igual de importante

Más importante

Muchísimos más

importante

Menos importante

Muchísimo menos

importante1 5 10 -1 -2

3. Se suman los resultados de cada columna y se calcula el total. 4. Se divide el total de cada fila por la suma total, para calcula el porcentaje. 5. Se identifican por orden las prioridades.

La etapa 3 “Eficiencia de la solución o propuesta innovadora” se documentará y desarrollará una vez se haya aplicado, ajustado y validado la Etapa 1 “Identificación de Problemas, de la cual se consolida el diagnostico de programas y procesos críticos y




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la Etapa 2 “Búsqueda de Soluciones” de la cual se identifican las propuestas innovadoras que pueda ser implementadas.

9.4. Sobre las ideas, las iniciativas y los proyectos.

Partiendo del hecho de que las ideas son aquellas relaciones mentales que surgen en un momento determinado y que pretenden agregar valor a una oportunidad, necesidad o problema, es importante mencionar que no todas las ideas requieren de una estructuración. Las ideas y las estructuración de las mismas dependen del tipo de idea, margen de aplicación y complejidad de la misma.

Las iniciativas por otro lado son aquellas ideas que se han implementado o que han transformado el mundo, sin embargo no todas las ideas implementadas son necesariamente una iniciativa, una iniciativa es el actuar de una idea, y dependiendo el campo de aplicación se requerirá hacer o no una estructuración.

Por otro lado los proyectos de innovación tienen diferentes fases también en función del tipo de proyecto, la complejidad, el margen de operación, etc. En algunos casos las ideas o las iniciativas que surgen o que se han gestado al interior de los grupos de trabajo requerirán una estructuración mas elaborada la cual se deberá enmarcar en un proyecto. Cuando surge la idea, es un Eureka y deberá ser documentada. Este documento es solo una evidencia que se deberá adjuntar en algunos casos cuando son reportadas las bitácoras de innovacion después de su implementación.

10. ETAPA 23- BUSCANDO SOLUCIONES “Ideas creativas e innovadoras”.EVALUACION Y PERTINENCIA

Resulta muy importante la etapa de evaluación y pertinencia de una idea, iniciativa o un proyecto ya que ésta surge como respuesta a un Eureka que busca ya sea la solución de un problema o necesidad o la forma para aprovechar una oportunidad.

10.1. Pertinencia, coherencia y Calidad.

La pertinencia se refiere a la relación existente entre el planteamiento de una solución a un problema existente y la razón de ser de la organización. La coherencia se refiere a la relación existente entre lo que se identifico como problema, lo que se propone como solución, los resultados a entregar y el titulo de la idea. Deben estar alineados. La




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calidad se refiere a si la elaboración de la iniciativa responde de manera adecuada a los criterios de satisfacción de las personas beneficiadas de la implementación de la iniciativa.

Estos tres elementos deben estar en equilibrio y deben aportar elementos diferenciadores, creativos e innovadores con adecuado impacto en todos sus elementos.

La pertinencia y la coherencia de las iniciativas están en función de la relación que guarden con la estrategia corporativa de la organización, el objetivo del modelo de innovación y la generación de valor real al momento de su implementación. La eficiencia, eficacia o efectividad de los procesos, procedimientos, o tramites; el mejoramiento en la prestación de un servicio o producto, y las formas de organización, son elementos clave al momento de revisar dicha pertinencia o coherencia.

Debe existir una alineación entre los cuatro componentes de la iniciativa, entre los cuales están:




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• Identificaci ón del problema.

• Planteamiento de Objetivo General

• Resultados Esperados

• Planteamiento del Titulo

Esta alineación supone diversos escenarios pero en general podemos decir que se pueden presentar dos situaciones: una donde la alineación de dichos componentes es congruente entre si, y una donde no.




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Nota: Hay que tener en cuenta que no todas las iniciativas requieren de una evaluación y pertinencia demasiado elaborada, se trata básicamente de revisar si el problema es resuelto de raíz con el proyecto de acuerdo a los resultados eperados.

10.2. Componentes básicos en la formulación de una propuesta.

10.2.1. Problema u oportunidad que la genera:

Llegar a la identificación de la oportunidad, necesidad o problema dependiendo el nivel de complejidad del mismo, se puede volver en si mismo un problema. Por eso se recomienda utilizar la metodología de análisis de causas de la Etapa1, pero siempre teniendo en cuenta las siguientes observaciones:




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• Ser concreto en la redacción del problema central, se trata de n o redactar de manera extensa una problemática. Problema…no problemática.

• Brindar las evidencias de lo que se considera problema.

• Preferiblemente céntrese en las raíces del problema y no en las consecuencias • En caso de atender las consecuencias tenga la guía de acciones correctivas

10.2.2. Objetivo General:

Cuando se defina el objetivo general de su iniciativa deberá tener en cuenta:

• Comienzan por un verbo en infinitivo: ar, er, ir

• Debe responder a qué, para qué y cómo. • Es la mirada opuesta al problema

10.2.3. Entregables o Resultados Esperados:

La razón de ser de los proyectos son los resultados estos deberán quedar claramente identificados y normalmente tienen las siguientes características:

• Es lo concreto a entregar. El tangible.




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• No son los impactos. Los resultados pueden llevar a que los impacto se logren.

• Los resultados son cuantificables, observables.

10.2.4. Título del Proyecto

Por ultimo recuerde que el título del proyecto es la cara del mismo, la intención debe pretender que sólo con el título se entienda el tipo de proyecto que se piensa mostrar, que sea vendible, fácil de recordar y además consta de las siguientes 3 partes:

1. Acción: D iseño, desarrollo, capacitación, definición, etc. 2. Objeto: Sobre el cual se hace la acción 3. Complemento : Es la parte que vende… y depende a quien se le

presente. Puede cambiar

10.3.Matriz de Evaluación y Priorización de ideas de innovación (PrimerFiltro).

La matriz puede cambiar dependiendo el tipo de proyecto, a continuación se sugieren algunos de los criterios para pretender evaluar y priorizar las ideas de innovación, pero usted podrá definirlos de acuerdo al tipo de proyecto:




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10.4.

Selección de iniciativas de acuerdo a criterios

Una vez definidos los criterios procedemos a hacer una distribución en puntaje para la totalidad de criterios dependiendo la importancia de los mismos, sin embargo se listan las ideas en las filas y las valoraciones de puntaje en las columnas. Ver a continuación:

Se sugiere ser mesurado en la selección de ideas a estructurar o priorizar ya que facilita la siguiente fase (segundo filtro).

10.4.Matriz de Evaluación y Priorización de ideas de innovación (SegundoFiltro).

En esta segunda fase sugerimos utilizar la siguiente matriz que al igual que anteriormente puede cambiar dependiendo el tipo de proyecto, a continuación se sugieren algunos de los criterios para pretender evaluar y priorizar las ideas de




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innovación en segunda etapa, pero usted podrá definirlos de acuerdo al tipo de proyecto:

Una vez definidos los criterios se hace una distribución en puntaje para la totalidad de criterios dependiendo la importancia de los mismos, sin embargo se listan los proyectos en las filas y las valoraciones de puntaje en las columnas. Ver a continuación:




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Usted podrá escoger el número de proyectos a priorizar de acuerdo a la disponibilidad de espacios para madurar la idea, sesiones de ideación que se planeen ejecutar en la regional u oficina y capacidad de elaboración de la misma.

10.6.

Escalamiento y documentación del EUREKA:

Una vez realizado este proceso (para los casos en los que aplique dependiendo el tipo de iniciativa, la complejidad de implementación, etc), deberá registrala y documentarla en el instrumento de captura de iniciativas e ideas de innovación EUREKA!.

Esto lo podrá realizar por los siguientes tres canales:

• Red EPICO : ۞ EUREKA! http://redes.dps.gov.co/group/red-epico/page/eureka

☆ ミ BITÁCORA http://redes.dps.gov.co/group/red-epico/page/bitacora o

• Intranet : http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF • Internet :

o LINK PARA LA EUREKA!: https://docs.google.com/forms/d/1tubXK38jNXjng_vjVEBZI97nZq2O8uQKKrw-55HHyTY/viewform

o LINK PARA LA BITÁCORA: https://docs.google.com/forms/d/1PhB8naDTFWJ39DHT_WuMD2y3-5lEbiVLQPHc40yKv9s/viewform


https://docs.google.com/forms/d/1PhB8naDTFWJ39DHT_WuMD2y3-5lEbiVLQPHc40yKv9s/viewform


https://docs.google.com/forms/d/1tubXK38jNXjng_vjVEBZI97nZq2O8uQKKrw-55HHyTY/viewform


http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF

http://redes.dps.gov.co/group/red-epico/page/bitacora

http://redes.dps.gov.co/group/red-epico/page/bitacora

http://redes.dps.gov.co/group/red-epico/page/eureka

http://redes.dps.gov.co/group/red-epico/page/eureka



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Con relación a este punto remitirse a los siguientes documentos:

• Instructivo para el diligenciamiento de Eurekas y Bitácoras de innovación en la red v1.0

• Instructivo para el diligenciamiento de Eurekas y Bitácoras de innovación en la intranet v1.0

• Instructivo para el diligenciamiento de Eurekas y Bitácoras de innovación en Internet v1.0

(PENDIENTE POR DOCUMENTAR OTRAS: METODOLOGIAS PARA LA EVALUACION Y PERTINENCIA PARA LA FORMULACION DE PROYECTOS CRISTIAN FRANCO)




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Finalizada la etapa 1, “Identificación de Problemas”, podemos pasar a la fase de generación de ideas, por medio del empleo de técnicas de creatividad.

La creatividad es una práctica continua, que requiere paciencia, inteligencia, continuidad y, al final un poquito de inspiración.


La creatividad

es algo personal

La creatividad

es algo serio

Desarrolla tus sueños

Modela personas creativas Genera

conflictos, pero

escucha.

Juega con las palabras

al azar.

Estimula las conexiones neurales.

Aprende a combinar

ideas.

Sal de la norma

Aprende a ser creativo

Decálogo del Creativo



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• No te conformes con soluciones tipo “más de lo mismo”.

• Piensa en cosas poco convencionales, que te obliguen a mirar una determinada

situación a través de una óptica radicalmente distinta.

• Mezcla conceptos sin aparente relación.

• Estimula la capacidad cerebral para crear múltiples circuitos de conexiones

creativas (conocimientos, emociones, agilidad mental, flexibilidad, ensayo -error).

• Cuando necesites ideas para algo, evita los métodos más convencionales.

• A menudo las ideas nacen de la contraposición de pareceres.

• Disponte para modificar hábitos e introducir novedades y adaptarte a los

estímulos de aprendizaje.

• Asume una mentalidad positiva que te permita abordar el futuro con optimismo.

• Recuerda el SCAMPER (Sustituir, combinar, adaptar, modificar, magnificar,

pensar para otros usos, eliminar, reordenar y revertir).

• Trabaja sin temor, con trato fácil, expresando tus puntos de vista, con la

imaginación, originalidad y creatividad, aceptando la opinión de otros y la

diversidad.

• Buscar alternativas, que sin enfadar a nadie, te permitan alcanzar los objetivos.

(Aprende a escuchar, utilizar comunicación asertiva, implica emocionalmente al

mayor número de personas en la idea o propuesta).

• Demuestra con rigurosidad por qué una idea es mejor que las demás.

• Busca que en el tiempo laboral estén presentes la motivación, el amor y la

curiosidad.

• Buscar la forma de acercarte a tus sueños.

Aplicando la técnica de lluvia de ideas el equipo de trabajo de mejoramiento

organizacional, propuso el siguiente listado de ideas, como posibles soluciones al

problema planteado.




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PROBLEMA

Deficiente articulación entre la interpretación del SIGE y la forma sistemática y estructurada que tiene cada servidor público para realizar las actividades de su trabajo.

No. IDEAS DE SOLUCIÓN PROPUESTAS POR EL GRUPO TEMA

1Brindar espacios de participación a los niños, niñas y adolescentes en el Comité SIGE.

Participación de la Comunidad

2 Tomar conciencia más allá de un papel del certificado. Certificación

3Proponer un proyecto de ley para eliminar las entidades certificadoras.

Certificación

4 Que los directivos tenga un día como usuarios del ICBF. Participación

5Usuarios expresando su percepción del servicio no en encuestas escritas.

Participación De La Comunidad

6 Generar espacios de creación conjunta. Participación

7Un día como representante del SIGE ante la alta dirección - rotar a los directivos

Compromiso De La Alta Dirección

8 Generar espacios de participación activa no virtuales. Participación

9Dueños de procesos que realicen actividades para atender a los niños, niñas y adolescentes en un centro zonal.

Funciones

10Repensar las formas en que estamos trabajando desde la SMO para fortalecer el SIGE.

Funciones

11 Buscar canales alternativos de comunicación. Capacitación

12Que se conozca el entorno de las regionales y se tenga en cuenta para programar y realizar las capacitaciones

Capacitación

13Proyección del quehacer diario versus el quehacer establecido por los procesos

Procesos

14 Socializar los procedimientos por medio de videos Documental

15Directores, subdirectores y jefes de oficina coordinando centros zonales por una semana.

Compromiso De La Alta Dirección

16 Implementar el buzón de ideas. Participación

17Realizar ferias SIGE con cambio de roles y ejercicios de comunicación no convencional.

Comunicación

18Incluir frases motivadoras dentro de los documentos del SIGE, relacionadas con nuestra población objetivo.

Documental

19Crear comunidad virtual, en la que se socialice el SIGE y se ponga a discusión documento por documento, formato por formato.

Comunicación




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El inventario de ideas que se presenta, se debe evaluar aplicando las técnicas propuestas,

10.5. METODO DELFOS (DELFHY)

La técnica consiste en formular preguntas a expertos geográficamente distantes.

10.5.1. Proceso de aplicación:

11. Se define el problema lo más claro que sea posible.12. Se recopila la mayor cantidad de información posible sobre el tema.13. Se selecciona un número determinado de expertos, sobre el tema, que estén

geográficamente distantes.14. Se les formulan preguntas sobre el tema.15. Se les pide que indiquen un coeficiente de probabilidad a sus respuestas.16. Por último, se les pide que justifiquen al máximo sus respuestas.17. Un facilitador, recibe todas las respuestas, las tabula y las agrupa si son similares.18. Se remite el informe a los expertos, pidiendo que hagan sus observaciones

críticas y comentarios.19. Se elabora un nuevo informe y se extrae unas conclusiones finales.

19.3. SOLUCIÓN CREATIVA DE PROBLEMAS

Esta técnica tiene una secuencia de idea – solución - implantación, también incluye aspectos como la búsqueda de hechos en torno al problema y la búsqueda de aceptación de la solución.

19.3.1. Aplicación de la técnica:

5. Búsqueda de hechos relacionados con el problema6. Búsqueda de ideas7. Búsqueda de soluciones8. Búsqueda de aceptación, para asegurar que la solución final es acepada.

19.4. TRÁNSITO DE LAS IDEAS A LA SOLUCIÓN




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Luego de realizar la búsqueda de ideas o las posibles soluciones de un problema, es necesario evaluar dichas ideas para identificar la solución a implementar, fase para la cual sugerimos las siguientes técnicas:

19.4.1. Método del Balance

Este método analiza cada posible solución, para determinar lo bueno y lo malo de una idea desde distintos puntos de vista.

19.4.1.1. Aplicación de la técnica

6. Se desarrollan todas las ideas a considerar7. Se indican los aspectos positivos y negativos de cada alternativa8. Se elabora una hoja de balance para cada idea9. Se agrupan en cuatro áreas o clases10.En una escala de uno a 10, puntuar cada uno de los aspectos positivos y

negativos

19.4.2. Matriz de priorización

Técnica utilizada para priorizar tareas, temas o posibles actividades, basándose en criterios conocidos y ponderables.


6. Se relacionan los factores asociados a las posibles soluciones (matriz de doble

entrada en fila y columna).7. Se compara la importancia de cada factor teniendo en cuenta la siguiente escala.

Igual de importante

Más importante

Muchísimos más

importante

Menos importante

Muchísimo menos

importante1 5 10 -1 -2

20. Etapa 4 – ELABORACIÓN O ESTRUCTURACIÓN :




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En la elaboración o estructuración de un proyecto los contenidos escritos toman un papel importante ya que es donde se permite madurar aquello que se ideo que el dueño del proceso aprobó y que requiere ampliado para una satisfactoria implementación.

11.1. Componentes en la formulación de un proyecto.

De acuerdo con COLCIENCIAS los componentes en la formulación de un proyecto son:

1. Titulo del proyecto 2. Introducción de la propuesta 3. Identificación del problema/oportunidad 4. Planteamiento de objetivos 5. Estado del arte 6. Metodología del proyecto 7. Trayectoria y capacidad de investigación del aliado 8. Distribución de responsabilidades 9. Resultados/productos esperados 10. Identificación y caracterización de la innovación propuesta 11. Evaluación del mercado 12. Impacto ambiental del proyecto 13. Aspectos de propiedad intelectual 14. Cronograma 15. Impactos esperados 16. Cobertura 17. Presupuesto

Procedemos a describir de manera breve cada uno de estos componentes.

11.2. Tips para la formulación de proyectos de innovación.

Se deben tener en cuenta que en un proyecto se involucran muchos actores y puede suceder que en la conceptualización del mismo ocurran fallas o incongruencias las cuales mostramos en el siguiente gráfico:




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12. Etapa 5 – IMPLEMENTACIÓN O PUESTA EN FUNCIONAMIENTO

12.1. Línea base o situación inicial previo a la implementación de la iniciativa innovadora.

Documentar cualitativa y cuantitativamente la situación inicial antes de la implementación o puesta en funcionamiento de la iniciativa o proyecto es tan importante como la idea misma, dado que se requiere conocer cuál es la diferencia que marca esfuerzo en el desarrollo del mismo. Esta situación inicial en muchos casos se remonta a la identificación del problema definida en la fase1. Dentro del ciclo del proyecto, la línea de base debe realizarse cuando éste se inicia; de lo contrario, no se contará con datos que permitan establecer comparaciones posteriores e indagar por los cambios ocurridos conforme el proyecto se vaya implementando.

Aunque la línea de base tiene un carácter eminentemente cuantitativo, en su realización se recurre a métodos cuantitativos y cualitativos con la finalidad de optimizar la calidad de los hallazgos. Pero también cabe precisar que en ocasiones no es necesario realizar un estudio de campo debido a que la información necesaria para establecer el año cero puede ser obtenida de fuentes secundarias.5Entre los métodos más empleados tenemos a la encuesta y la entrevista, asimismo los grupos focales y la revisión de documentos (este último en caso de fuentes secundarias).La encuesta es quizás el método más utilizado porque es económico y permite identificar objetiva y rápidamente el valor de los indicadores. Para su empleo es necesario recurrir a una muestra que garantice la representatividad de la población objetivo del proyecto.6Las entrevistas permiten una aproximación más amplia al tema evaluado desde el punto de vista de los individuos,7 pudiendo proporcionar tanto información cuantitativa como cualitativa, pero su costo en tiempo y dinero hacen que se suela emplear este método en pocos casos, usualmente cuando el informante puede proporcionar información muy valiosa.Los grupos focales permiten conocer la opinión y valores colectivos8 por lo que resultan un complemento ideal frente a cualquier otro método empleado. Otros métodos cualitativos relevantes para una línea de base son la etnografía y la observación participante, los cuales proporcionan una mirada profunda sobre el modo de vida de los beneficiarios de un proyecto.

El desarrollo de una línea de base implica surtir ciertas etapas: • Construir indicadores y metas.




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• Diseñar los instrumentos de recolección de información.• Diseñar la muestra necesaria para la representatividad requerida.• Hacer una prueba piloto.• Salir a trabajo de campo.• Presentar Informe de trabajo de campo.• Presentar Informe de Línea de Base.

Es importante tener en cuenta las etapas en un proceso de levantamiento de información, pues cada una depende de la anterior.

Naturaleza de las encuestas: Entre las herramientas de recolección de información más utilizadas se encuentran las encuestas estructuradas y los cuestionarios, en ambas se pueden tener:

– Preguntas cerradas: el encuestador plantea todas las respuestas posibles, por ejemplo haciéndolas dicotómicas (sólo 2 alternativas, sí o no) o de selección múltiple.

– Preguntas abiertas: el encuestador deja en libertad al encuestado para que éste responda lo que quiera.

En general las encuestas se componen de tres partes:– Se identifica el cuestionario. – Se hacen unas preguntas básicas de identificación y caracterización del

encuestado. – Se diseña el cuestionario de preguntas relacionadas con el tema que se

evalúa

Necesidades de información: Para que una Línea de Base pueda servir como un buen insumo para una evaluación, Morra y Rist (2009) recomiendan que su construcción no sólo incorpore datos cuantitativos sino que también contenga información cualitativa, que ayude a definir el escenario de comparación. Aproximación a la información según las características de los datos.




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Se recomienda utilizar los Métodos más utilizados de recolección de información, definidos en el capitulo XI Anexos de la Guia metodológica para la evaluación de impacto y línea base. Ver: https://sinergia.dnp.gov.co/Sinergia/Archivos/c40a73d3-baf9-4a26-8aad-81e3baa23bf5/Gu%C3%ADas%20Tipos%20de%20Evaluaci%C3%B3n.pdf

12.2. Seguimiento y documentación.

Deberá elaborar de acuerdo al proyecto una ficha de seguimiento a la implementación y puesta en funcionamiento de acuerdo a las fases de desarrollo del mismo.

• Método de seguimiento. • Objetivos de seguimiento. • Alcance del seguimiento. • Instrumentos de seguimiento.

12.3. Medición de impacto y resultados de la implementación del prototipo.

Se identifican las actividades, acciones y actores, para la medición del impacto teniendo en cuenta:

1) Identificar el flujo – ¿qué se hace? – Actividades :


https://sinergia.dnp.gov.co/Sinergia/Archivos/c40a73d3-baf9-4a26-8aad-81e3baa23bf5/Gu%C3%ADas%20Tipos%20de%20Evaluaci%C3%B3n.pdf

https://sinergia.dnp.gov.co/Sinergia/Archivos/c40a73d3-baf9-4a26-8aad-81e3baa23bf5/Gu%C3%ADas%20Tipos%20de%20Evaluaci%C3%B3n.pdf



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El evaluador debe listar las principales actividades medibles que se tienen previstas para alcanzar cada objetivo.

2) Identificar los encargados – ¿quién y cómo lo hace? – Responsables . El evaluador debe aclarar el método por el cual la información será recogida y analizada, incluye a la persona responsable.

3) Identificar los insumos – ¿qué se necesita para hacerlo? – Entradas : El evaluador debe relacionar la(s) fuente(s) de información que indican que la actividad se ha producido.

4) Identificar los productos – ¿qué se entrega? – Salidas El evaluador debe producir un documento que contenga pruebas tangibles (

indicadores) que muestren el progreso hacia el cumplimiento de la meta.5) Identificar los beneficiarios – ¿a quién se entrega? – Cliente:

El evaluador debe determinar quiénes son los clientes de la actividad. 6) Identificar el cronograma – ¿cuál es la duración y secuencia de las actividades? –

TiemposEl evaluador registra las fechas previstas tanto de inicio como de finalización para llevar a cabo la actividad. Es claro que algunas operaciones van a ocurrir antes que otras y/o se producirán de forma simultánea. Lo importante es saber cuáles son las actividades, sus interrelaciones y sus tiempos.




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21. Etapa 6 – GESTIÓN DEL CONOCIMINETO.

La gestión del conocimiento es la capacidad para identificar, producir difundir, integrar e usar el conocimiento, se puede realizar de manera permanente en cualquiera de las interfaces anteriores o al finalizar el ciclo.

12.1. Conocimiento explícito y conocimiento tácito

Nonaka (1995) distingue dos tipos de conocimiento: el explícito –aquel que puede ser estructurado, almacenado y distribuido– y el tácito –aquel que forma parte de las experiencias de aprendizaje personales de cada individuo y que, por tanto, resulta sumamente complicado, si no imposible, de estructurar, almacenar en repositorios y distribuir. Según esta distinción, las tecnologías de la información y la comunicación sólo permitirían almacenar y distribuir conocimiento explícito. Dicho esto, también es importante tomar conciencia de que las TIC han ayudado a ampliar el rango de lo que se puede considerar como conocimiento explícito: algunas formas de conocimiento que antes eran consideradas como conocimiento tácito han pasado a ser conocimiento explícito gracias a las posibilidades que ofrecen las redes de comunicación, los archivos multimedia y las tecnologías audiovisuales.

Por lo que respecta al conocimiento explícito, queda claro, pues, que es posible y conveniente almacenarlo en bases de datos, bases documentales, intranets/extranets y sistemas de información para ejecutivos o EIS (Executive Information System) (Roldán, J.L., 2000). Sin embargo, como hemos comentado, no resultará factible estructurar y almacenar el conocimiento tácito, por lo que la mejor estrategia para gestionarlo será fomentar la creación de redes de colaboración entre las personas que componen la organización (sharing networks) e incluso con personas externas a la misma, y la elaboración de un mapa de conocimiento al que todo el mundo pueda acceder y en el que se especifiquen los conocimientos de cada uno de los miembros de la organización.[2] Una vez localizado, el conocimiento tácito será tanto más valioso cuanto mayor sea su incorporación al proceso productivo de la organización.El modelo de proceso de creación del conocimiento de Nonaka y Takeuchi (1995) describe el ciclo de generación de conocimiento en las organizaciones mediante cuatro fases (ved la figura 1): (1) socialización –los empleados comparten experiencias e ideas, el conocimiento tácito individual se transforma en colectivo–, (2) externalización –el conocimiento tácito colectivo se transforma en conocimiento explícito–, (3) combinación –intercambio de conocimiento explícito vía documentos, correos electrónicos, informes, etc.– y (4) interiorización o aprendizaje –el conocimiento explícito colectivo se transforma en conocimiento tácito individual.




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Figura 1. Creación del conocimiento

Por ello, el modelo de gestión del conocimiento estará típicamente basado en la codificación del conocimiento explícito y en la difusión y socialización del conocimiento tácito. La codificación se fundamenta en almacenar conocimiento explícito en bases de datos o sistemas expertos, de manera que éste pueda ser utilizado con posterioridad. Por su parte, la difusión y socialización del conocimiento tácito consiste en fomentar la comunicación entre los individuos que componen la organización a fin de que se vuelva colectivo su conocimiento individual. En esta línea, se definen dos tipos de sistemas necesarios para que el conocimiento sea transferido y usado a fin de generar competitividad:

1. Sharing networks: serie de herramientas informáticas (foros de discusión, espacios de trabajo en grupo, etc.) que permiten el acceso común a una comunidad virtual formada por personas con áreas de intereses afines la cual encontrara en la plataforma de la red épico http://redes.dps.gov.co/group/red-epico

Knowledge space: bases de datos documentales donde se almacenan desde las prácticas más destacables –conocimientos sobre procesos basados en la experiencia– hasta metodologías, informes, boletines, investigaciones, etc. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar cuenta con una plataforma para compartir conocimiento la cual se encuentra en el siguiente link:

http://icbf-int.hosted.jivesoftware.com/login.jspa?referer=%252FwelcomeNosotros consideraremos ambos sistemas, junto con los sistemas de información del instituto, el fomento de la formación continua, la cultura colaborativa y los sistemas de gestión de la relación con los clientes, como las piezas básicas en nuestro modelo de gestión del conocimiento.

Puede encontrar el esquema definido para compartir conocimiento en la siguiente presentación: http://prezi.com/w2sxon6kq83h/gestion-del-conocimiento-icbf/


http://prezi.com/w2sxon6kq83h/gestion-del-conocimiento-icbf/

http://icbf-int.hosted.jivesoftware.com/login.jspa?referer=%252Fwelcome

http://redes.dps.gov.co/group/red-epico



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14.

Se suman los resultados de cada columna y se calcula el total.

Se divide el total de cada fila por la suma total, para calcula el porcentaje.

Se identifican por orden las prioridades.

La etapa 3 “Eficiencia de la solución o propuesta innovadora” se documentará y desarrollará una vez se haya aplicado, ajustado y validado la Etapa 1 “Identificación de Problemas, de la cual se consolida el diagnostico de programas y procesos críticos y la Etapa 2 “Búsqueda de Soluciones” de la cual se identifican las propuestas innovadoras que pueda ser implementadas.

RELACIÓN DE FORMATOS WEB

• Formato para de consolidación de información F01.G04.PE02Formato para la captura de iniciativas de innovación EUREKA!!!https://docs.google.com/forms/d/1tubXK38jNXjng_vjVEBZI97nZq2O8uQKKrw-55HHyTY/viewform

• Formato para la c aptura de innovaciones implementadas Bitácora de Innovación https://docs.google.com/forms/d/1PhB8naDTFWJ39DHT_WuMD2y3-5lEbiVLQPHc40yKv9s/viewform






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La creatividad aplicada en el mejoramiento permanente, es el camino directo para la innovación institucional, que a su vez es el más corto hacia la

competitividad.




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BIBLIOGRAFÍA

FERNANDEZ Romero Andrés, Creatividad e Innovación en Empresas y

Organizaciones: Técnicas para la resolución de problemas. Díaz de Santos S.A., 2005.

ISSN 84-7978-724-4

FERRER Arpy J. M. y PONTI Franc, Si funciona Cámbielo, cómo innovar sin morir en el

intento. Grupo Editorial Norma. Bogotá: 2011. ISSN 978-958-45-3285-5.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAILZACIÓN Y CERTIFICACIÓN, Norma Técnica

NTC ISO 31000 Gestión de Riesgos Bogotá B.C: Editorial J.L Impresores Ltda. 2011.

ORGANIZACIÓN DE COOPERACIÓN Y DESARROLLO ECOMONICO OFICINA DE

ESTADÍSTICAS DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS, Manual de Oslo, Tercera

Edición. 2006.


g4 mpe2 guía para la innovación de procesos en el icbf v2

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