curso de reuniones efectivas

7/23/2019 Curso de Reuniones Efectivas

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Introducción al curso de reuniones efectivas

PRESENTACIÓN.

Un autor señala, y con justa razón, que “en cierto modo, se haconvertido ya en un lugar común decir que uno de los fenómenosmás representativos de nuestro siglo ha sido el paso desde lasformas de traa!o individuales o en pe"ue#os grupos a otrasformas de traa!ocolectivas $ es de%ir$ "ue re"uieren la%oopera%ión de un gran n&mero de personas”.

Antes de comenzar nuestro curso, analicemos la siguiente situación quelos autores Cartright y !ander "lantean# “Si un ocupadísimo marcianohipotético le fuera posible echar una nueva mirada a la gente de la

Tierra, probablemente le impresionaría el tiempo que la gente ocupa enhacer cosas en grupo. Notaría que las personas, en su mayoría, sereúnen en grupos relativamente pequeos !...". #bservaría que laeducaci$n y la sociali%aci$n de los nios tienen a ocurrir en otrosgrupos , generalmente mayores, en iglesias, escuelas u otrasinstituciones sociales, en íntima interdependencia, dentro deasociaciones relativas durables, le intrigaría saber por qué tanta gente pasa tanto tiempo en pequeos grupos que hablan, planifican y est&n enconferencia' .

Como contra"arte de nuestro hi"ot$tico marciano, nos encontrar%amos

nosotros, con las interrogantes siguientes# &Cuantas veces nos hanconvocado a una reunión y al 'inal queda la sensación de "$rdida detiem"o(&)entimos que no se hizo nada "roductivo( * siem"re lomismo...

+n realidad esto es algo que le sucede a muchas "ersonas, a muchosejecutivos, ms de lo que imaginamos...

+n todo ti"o de negocios, sectores "roductivos, go-ierno, etc., lasreuniones constituyen el v%nculo de intercomunicación ms utilizado, mal

usado en muchos casos y de gran a-uso en otros casos.as reuniones no de-en convertirse en encuentros de gru"os en luchaque "roduce desgaste entre sus integrantes, que-rantadores derelaciones o sim"les consumidores de tiem"o, recursos y energ%a, sinoque de-en se encuentros en donde, adems de darle solución a los"rinci"ales "ro-lemas que aquejan a la em"resa, sirvan "ara coordinar

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"lanes y "royectos, e/ista integración gru"al y e individual quecon'ormen un genuino equi"o de tra-ajo.

+ste -reve curso a-orda de una manera "rctica y sencilla, cómo"lani'icar, ejecutar y su"ervisar una reunión, sin im"ortar la institución

en donde se de-a llevar a ca-o o el motivo de la misma, el 'in último esque usted tenga una “reunión "ue al%an%e el '(ito ”.

Aspectos importantes a considerar de las reuniones

)as reuniones * su %osto.

0atos estad%sticos nos dejan asom-rados cuando de reuniones setrata.)olamente en los +stados Unidos de 1orteam$rica, suceden al d%ams de 22,333,333 de reuniones. Consumen ms del 435 del tiem"o

de los 6erentes y ms del 745 del tiem"o de los +jecutivos. 8aciendouna relación monetaria, en las reuniones se invierte alrededor del 235del costo de la "lanilla de una em"resa. +l movilizar al "ersonal a unareunión durante una jornada, cuesta dinero, mucho dinero.

+n la actualidad, cuando el tra-ajo en equi"o es "rioritario "ara el $/itoem"resarial, las "ersonas de-en reunirse con mucha 'recuencia.

En la práctica, resulta difícil determinar el tiempo que un empleado, unidad u organización

debe emplear en reuniones. Todo depende del trabajo que se esté llevando a cabo. Pero encambio, si es posible determinar la necesidad de la reunión o si a se !an conseguido los

objetivos previstos."Para qué son #tiles las reuniones$

Un reunión mal organizada no tiene mayor uso que la "$rdida deltiem"o que "rovoca a los asistentes.

1o siem"re se "ueden evitar reuniones est$riles y a-urridas, y nosiem"re es 'cil tra-ajar en gru"o. 9ero resulta que#

• as reuniones -rindan la o"ortunidad de acceder a in'ormaciónmuy im"ortante.

• a relación :cara a cara: de las reuniones "ermite un r"idoconvencimiento y una e/celente venta de ideas, algo que no selogra a trav$s delos escritos.

• as reuniones "ermiten el li-re 'lujo y circulación de ideas.

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• 9ueden aclararse dudas al instante, en el mismo momento en quese realiza la reunión.

• +l tra-ajo en equi"o 'acilita encontrar 'cilmente soluciones a las"ro-lemticas "lanteadas.

• Una reunión es la 'orma ms e'ectiva de lograr la interacción y elcom"romiso de "ersonas hacia una meta determinada.

+!etivos de las reuniones.

+n el caso de las reuniones de-e esta-lecerse de manera clara yes"ec%'ica, y "or escrito, el "ro"ósito de la reunión; qu$ es lo que sees"era lograr, a dónde se quiere llegar. )i no se tiene claro el o-jetivo dela reunión, este de-e "recisarse, ya que cualquier reunión que sedesarrolle sin tener claro lo antedicho, lo ms inequ%voco es que resultedesordenada, vaga y 'rustrante.

)i se tiene un "ro"ósito "re'ijado, lo ms induda-le es que ya se tengaesta-lecido el motivo y si es "osi-le el mote de la reunión, el cual dealguna 'orma ha-r de decir a todos los im"licados qu$ se "retendetratar y qu$ "ersigue la sesión.

Las reuniones en el quehacer diario.

Una reunión, en "ocas "ala-ras, es agru"ar en un "rinci"io lo que estdis"erso, "ara e/"oner y de-atir di'erentes temas.

Agru"a, entonces, a "ersonas que "uede estar contra"uestas de-ido asu educación, los gustos y "re'erencias, el tem"eramento o lasas"iraciones, etc. 8ace "resentes a individuos, clanes, o"ortunistas,intrusos, "ersonas "ro'undamente im-uidas en su misión y tam-i$n a"er'ectos hastiados.

,eido a la variedad * presen%ia de diferentes grupos a%tivos *dinámi%os *a no permiten las de%isiones aritrarias *

unilaterales. 9or intermedio de reuniones, seminarios y consultas sellega a conciliar lo que "arec%a irreconcilia-le al comienzo. as reunionessirven de catalizadores y de detonadores# cum"len, "ues, un "a"elsocial indis"ensa-le, ya que nos "ermite todos e/"resarnosdemocrticamente en un marco am"lio o estrecho.

Variables que influyen en la reunión

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+/isten varia-les del gru"o que condicionan el desarrollo de unareunión. <eamos a continuación algunas de estas varia-les#

• El tamaño del grupo: 9odemos ha-lar de tres distintos tamañosde gru"o. Un gru"o "equeño , con'ormado "or hasta doce

"ersonas, es aquel en el cual los integrantes "ueden relacionarsecara a cara y la "artici"ación se vuelve muy activa entre losmiem-ros. Un gru"o mediano , con'ormado "or ms de doce"ersonas y menos de cuarenta; tam-i$n se "uede lograr"artici"ación activa de los miem-ros, aunque no sea tanes"ontnea como en un gru"o "equeño. A veces es mejorsu-dividirlo en gru"os ms "equeños "ara "rovocar una mayor"artici"ación en un menor la"so de tiem"o. Un gru"o grande ,com"uesto "or ms de cuarenta "ersonas, suele suceder que losmiem-ros en 'orma es"ontnea 'orman su-gru"os al interior delmismo. Cuando se convoca a un gru"o tan grande, generalmentela convocatoria es de carcter in'ormativo o divulgativo.

• Los objetivos del grupo: Cuando los "ro"ósitos de una reuniónse encuentran centrados en el conte/to de los o-jetivos msgenerales que "ersigue el gru"o, se incrementa la "osi-ilidad de$/ito de la reunión. 9or ejem"lo, en una comunidad de jóvenes,cuando se tra-aja, el gru"o estar ms centrado en la tarea quecuando asiste a una 'estividad.

• Heterogeneidad (homogeneidad) del grupo: )e encuentra

condicionada "or diversos 'actores, tales como edad, g$nero, nivelsocioeconómico, nivel educativo, sentido de "ertenencia al gru"o,etc. Cuando e/iste un denominador común a los "artici"antes yeste 'actor es el que los enlaza, entonces, es ah% donde se de-ecentrar la reunión. Un gru"o "uede ser muy heterog$neo encuanto a sus atri-utos, "ero "uede tener un 'actor común que loscohesiona, ver-igracia, los hijos, seguridad ciudadana, etc. ahomogeneidad y la heterogeneidad en un gru"o "resentanventajas y desventajas. Un gru"o homog$neo tiende arelacionarse de una manera ms r"ida, de-ido a que sus

integrantes "resentan valores e intereses comunes. +n los gru"osheterog$neos e/iste un gran "otencial, de-ido "recisamente a la"luralidad de e/"eriencias, que sus miem-ros "oseen y "uedena"ortar al momento de llevar a ca-o la reunión.

• Personajes en el grupo: +n toda reunión "artici"andeterminados ti"os caracter%sticos de "ersonalidades, a las cualeshay que sa-er cómo manejar durante el desarrollo de la misma.



=s adelante dedicaremos una lección "ara tratar $ste asunto conms detalle.

• Recursos: entre los recursos con que se cuentan "odemosmencionar los humanos >creatividad, ca"acidad de tra-ajo, etc.?,

materiales >local, 'ondos, etc.?, y el tiem"o. 0e"endiendo de losrecursos con que se cuenta "ara realizar una reunión, as% ser la'orma en que la misma se lleve a ca-o.

• Efecto multiplicador del facilitador: Cuando el 'acilitador de lareunión logra motivar al gru"o reunido "ara a"rovechar losrecursos y lograr sus "ro"ósitos, y todo esto, centrado en elgru"o, se encuentra -rindando normas "ara que el resto de losintegrantes a"rendan a 'acilitar reuniones.

• Frecuencia de las reuniones permanencia de sus

miembros:Un 'actor determinante es la 'recuencia de lasreuniones. Un gru"o que se reúne "eriódicamente >"or ejem"lo,semanalmente? requiere de una 'acilitación muy di'erente de otroque sólo se reúne un "ar de veces al año. 0e igual manera, ungru"o en que sus miem-ros son li-res de asistir o no, y "or lotanto su com"osición cam-ia constantemente, el lograr una"artici"ación es mucho ms di'%cil que en un gru"o sólido conrelación a la asistencia.

• !istribuci"n de la autoridad: la autoridad es el "rinci"io

coordinador de las res"onsa-ilidades del gru"o al momento dellevar a ca-o la reunión. @unda las -ases en cuanto a cómoconseguir los o-jetivos. a autoridad que gu%a al gru"o ocurre dedi'erentes maneras y en distintos grados, de"endiendo de lo queest viviendo el gru"o en cuanto a los "lanes de tra-ajo, laorganización y las relaciones a'ectivas. as cualidades o atri-utosde qui$n ejerce la autoridad son útiles solo en la medida en quesirven a los requerimientos del gru"o. Como $stos vantrans'ormndose a cada instante, las cualidades necesarias "aracum"lir su rol, tam-i$n son di'erentes. +sto -rinda "osi-ilidades a

la actuación de cada uno de los "artici"antes del gru"o en algúnmomento, haciendo del liderazgo y convirti$ndolo en una 'uncióncom"artida, una "ro"iedad del gru"o.

• Estructura: entre los as"ectos estructurales ms im"ortantes"odemos mencionar# la distri-ución entre los miem-ros, de laso-ligaciones de cada uno, tareas, roles, y la organización derecursos y tiem"o con que cuentan. a estructura de-e ser lo mas



'le/i-le "osi-le, "ara ada"tarse a cada tarea del gru"o. Unarevisión continua de la estructura gru"al garantiza $staada"tación.

• #ormas: los integrantes de un gru"o se com"ortan de acuerdo

con "atrones, de maneras "revisi-les "orque sus conductas estnguiadas "or e/"ectativas comunes interiorizadas. +stase/"ectativas y 'ormas de com"ortamiento contri-uyen acon'igurar la historia del gru"o que enlaza a sus integrantes. +stoscnones de'inen el clima de un gru"o; constituyen 'uerzas"oderosas con res"ecto a la resistencia al cam-io. )in em-argo, lacreación de normas que originen la a"ertura inter"ersonal, lacola-oración y la tolerancia, "ueden incrementar la 'le/i-ilidad delgru"o

Preparativos previos a las reuniones - I$pciones ante la reuni"n%

1unca se insistir su'iciente so-re el hecho de que una "re"araciónsumamente minuciosa es un requisito :sine qua non: de una reuniónsatis'actoria. +sta es la razón "or la cual se dedica este a"artado a la"arte de la "re"aración de la reunión.

)i la "re"aración es la adecuada, el desarrollo de la reunión no de-etener ningún inconveniente o di'icultad, incluso en el caso de que no

haya sido la "ersona que dirigir la reunión quien haya levado a ca-o la"re"aración.

+s evidente que no se "uede dis"oner correctamente ms que aquelloque conocemos de antemano, y en cierto grado. os "rinci"ios -sicosde la "re"aración son valederos en todos los casos y únicamente ciertosdetalles son realmente caracter%sticos de los diversos ti"os de reunionesque en una em"resa ocurren.

+p%iones ante la reunión.

+s im"ortante comentar con algunos involucrados o con otros colegas, elnom-re de la reunión y su "ro"ósito, a manera de o-tener diversos"untos de vista o le realicen cr%ticas, siem"re que el tiem"o y lasreservas del caso lo "ermitan. as o-servaciones que recoja le"ermitirn "lantear y analizar la o"ción de llevar a ca-o la reunión o norealizarla.

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A continuación se "resentan o"ciones "ara convocar a una reunión, endonde se enuncian las ventajas y desventajas de cada una#

$pciones para

convocar a una reuni"n

&entajas !esventajas

Entrevista con cadaindividuo en su lugarde trabajo

elación "ersonal.

Comunicación,agrada-le am-iente,"ocas "ersonas.

=iedo y descon'ianzamutuos, -ajodinamismo, agotademasiado tiem"o alagregar tiem"os"arciales con cadaindividuo.

Llamada telef"nica acada persona

9rontitud en "reguntary o-tención deres"uestas, acortadistancias, disminuyecostos

Bnterru"ciones enam-os lados, no haycontrol de lo que sedice, 'alta decomunicación ycontacto "ersonal

'unta telef"nica de

grupo

+vita costos de

organización y deo"eración; es ideal.

1o siem"re se cuenta

con este sistema en losa"aratos o equi"o.

olicitar comentarios por escrito a participantes (notas omemorndum)%

revedad, "ermite suarchivo, meditación,res"uesta, etc.

1o hay dinmica; nohay res"uesta nie/"licaciones;comunicación r%gida.

olicitar comentarios

mediante informe*reporte* etc%

Am"litud de "untos de

vista y "osturas;"uede di'undirse,"ermite acumularin'ormación.

equiere mucho

tiem"o; no haydinmica ni anlisis degru"o.

Hacer juntas parcialesinterdepartamentales o

Control de gru"os msreducidos; 'acilita la

1o se "roduce elim"acto de la junta



interdisciplinarias% asistencia, "ermiteconocer o"inionesaisladamente.

"lenaria; si no resulta,hay que re"etir, reducela "ers"ectiva y elanlisis.

#o hacer la junta* ninada ms

+vita aumentar un"ro-lema, demuestraque algunos "ro-lemasse solucionan as%.

9uede crear con'usión,resentimiento y malejem"lo.

Adaptado de- Calidad Dotal "ara Euntas y euniones, de +rasmoar-osa Cano, Domo F, =c6ra8ill, Colom-ia, 2GGH.

Tipos de reuniones. Cinco puntos importantes para el

!ito de una reunión

Tipos de reuniones.

+rasmo ar-osa Cano "ro"one cuatro ti"os di'erentes de reuniones, quese descri-en a continuación#

I Reuniones informativas # consiste en aquellos ti"os de reuniones enlas que se hace del conocimiento de los "artici"antes una decisióntomada; se les in'orma de un "lan, de un nuevo "royecto, etc. )utiem"o de duración es corto ya que "or lo general sólo se -rinda lain'ormación, aunque en algunos casos se solicitan o"iniones ycomentarios so-re lo in'ormado. +ntre los o-jetivos es"ec%'icos que"ersigue se encuentran los siguientes#

I 0i'undir una decisión.

I e-atir un chisme o rumor.

I 1oti'icar un cam-io o una serie de cam-ios.

I =ostrar el 'uncionamiento de un equi"o.

I Coordinación e in'ormación entre ejecutivos.

I Reuniones de negociaci"n # ocurre en aquellas reuniones en las quese toman decisiones, se esta-lecen "ro"ósitos, se negocian necesidades

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o deseos. +ste ti"o de reuniones son -astante dinmicas y su manejorequiere de suma e/"eriencia del moderador o conductor, adems e/igeuna "lani'icación en todos los as"ectos, estudio minucioso del tiem"orequerido, etc. +ntre algunos de los o-jetivos que "ersigue este ti"o dereuniones tenemos los siguientes#

I 0iagnosticar, estudiar yJo resolver un "ro-lema.

I @ijación o modi'icación de normas y "ol%ticas.

I Doma de decisiones.

I evisión de sueldos o salarios y tam-i$n las "restaciones.

I evisión o modi'icación de los estndares.

I evisión o ajuste del "resu"uesto.

I +valuación de resultados.

I Reuniones consultivas # en este ti"o de reuniones se "ersigueescuchar y reca-ar distintos "untos de vista, necesidades, elección deun camino a seguir, etc. a alta gerencia casi no "artici"a ms que "ararealizar interrogantes, mantener las res"uestas dentro del o-jetivo de lareunión, hacer "art%ci"es a todos los asistentes, etc. +ste ti"o dereuniones requiere de mucho cuidado "or "arte de qui$n ausculta y

escucha. +ntre algunos de los o-jetivos que "ersigue este ti"o dereuniones se encuentran#

I 0iagnóstico de un "ro-lema o de una situación "ro-lemtica.

I Conocer reacciones ante un cam-io.

I 9ro"oner alternativas de solución.

I 6enerar una innovación.

I Bdenti'icar "osiciones ante un con'licto.

I Analizar y estudiar las diversas o"ciones.

I ealizar consultas entre los directivos.

I Reuniones mi+tas # Como su nom-re lo indica, resulta de un :mi/: ouna :mezcla: en la com-inación de las anteriores. +s -astante "ro-a-le



que este ti"o de reuniones sea la ms común y generalizada en laactualidad, en la mayor%a de com"añ%as o instituciones, y en todos losniveles de la em"resa. Algunos de los "ro"ósitos que "ersigue este ti"ode reunión son#

I 0ar a conocer un "royecto e identi'icar situaciones "ro-lemticas"otenciales.

I 0esmentir un chisme y conocer las distintas reacciones.

I Anunciar un cam-io y acordar res"onsa-ilidades.

I 0ar instrucciones a un equi"o de tra-ajo y esta-lecer la manera y el"lazo "ara evaluar los resultados.

I Domar una decisión y generar candidatos o encargados que -rinden el

seguimiento a la misma.

%inco puntos importantes para el é&ito de una reunión.

+l costo económico y "sicológico de una reunión o-liga a losorganizadores o a quienes la convocan a "rever todos los detalles, "orms m%nimos que sean, a no dejar nada al azar y asegurarse de lacola-oración de los "artici"antes. 0e-emos tomar en cuenta que#

I Bncluso antes de llevarla a ca-o, todos estarn de acuerdo en el

contenido a tratar en la reunión.I a metodolog%a que se utilice "ara dirigir la reunión de-e ser ace"tada"or los "artici"antes, sin "rotesta.

I )e nom-rar a una "ersona >coordinador si es que no lo hu-iere? deo'icio "ara asegurar un desarrollo armonioso del de-ate.

I +l coordinador no "ermitir ninguna agresión "ersonal >entre losmiem-ros? o insinuación "erversa que "ertur-e el -uen desarrollo de la junta.

I Antes de que comience la junta, se esta-lecer y a"ro-are/"l%citamente "or todos el "a"el de los asistentes. 1o se tolerarn lasintervenciones sin "edir antici"adamente la "ala-ra y se "odr e/"ulsara todo reacio que no se ada"te ni acate las reglas esta-lecidas.

+l "oder de mediación que tiene el coordinador es enorme; actúa comoun agente de seguridad que ordena la circulación en un cruce de mucho



trnsito. 0e-e mostrarse ante todo, im"arcial en el desarrollo de toda la junta.

Planificación de la reunión-Los asistentes a la reunión

+s necesario realizar una e/celente "lani'icación de nuestra reunión, yaque el $/ito de la misma siem"re tienen e'ectos "ositivos so-re elequi"o de tra-ajo.

<er-igracia, todos los em"leados de la Unidad sa-en del "ro-lema.0ilucidan so-re $l a-iertamente en el ca'$. :)i no se ordena, esto nocamina: dec%an antes, detenidos en su tra-ajo, inha-ilitados de caminary seguir adelante, mientras la situación "ermanec%a en sus"enso, enestudio.

+n una com"añ%a im"ortante, algunos "rocesos "ueden retardarse "oruna situación am-igua involucrando, en di'erentes niveles, a variosservicios. Al costo 'inanciero que esto re"resenta, se le añade el costode la inseguridad e incertidum-re.

<er-igracia, como +ncargado de una Unidad, al 'in se tiene unacomunicación "ositiva "ara darles a sus cola-oradores. )e les anunciaque el de-atido "lan reci-ió en la reunión, el re'rendo que todoses"era-an, como decimos, el :visto -ueno:.

I +ntonces, &"odemos continuar( K"regunta Eorge, el )u"ervisorK. *a

esta-a "ensando en que nuestro tra-ajo de semanas y hasta meses noi-a a servir "ara nada.

os reúnes y tu in'orme suscita el entusiasmo.

I +n la reunión se ha tenido la anuencia de todos. Dodo marcha -ien.Ahora de-emos seguir adelante según lo "revisto.

0e una sola vez se ha eliminado un largo "er%odo de am-igLedad yvacilación.

9ara toda "ersona es di'%cil ser "roductiva si no sa-e a dónde se va, sidesconoce qu$ es lo que se "ersigue.

=uchas de nuestras em"resas, al conservar la indecisión, "ierdentiem"o valioso y mucho dinero, y socavan las 'uerzas vivas de susasistentes .

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)i e/iste un "royecto sensato en anlisis, de-e e/istir una "ronunciaciónso-re $l con un dictamen claro. +l $/ito de una junta -ien conducidatiene un valor im"actante en la moral de las tro"as yJo gru"os de laem"resa.

Como je'e de la Unidad, usted es el encargado de darles luz verde a lostra-aja dores y "rovocar su satis'acción. Adems, ellos tendrn elsentimiento de que usted es el 'orjador de ese acuerdo logrado en lareunión.

Al "lani'icar la reunión, de-emos considerar los siguientes as"ectos-sicos#

)os asistentes a la reunión.

Cuando se realiza la convocatoria a una reunión, nos encontramos congerentes de di'erentes niveles que dis'rutan o necesitan que seencuentren "resentes todos los miem-ros de su equi"o de tra-ajo, enmuchos de los casos no hay necesidad que todas estas "ersonas"artici"en de la misma, y ms cuando se toma en cuenta lo que dejande la-orar "or concurrir a la reunión en la que "oco o nada tienen queatender u o-rar.

+ntre los motivos "or los cuales un individuo de-e ser escogido "ara

"artici"ar de una reunión, se encuentran los siguientes#I Diene ca"acidad "ara tomar decisiones,

I 9osee am"lia e/"eriencia,

I 0e-en estar conocedores,

I Domarn la res"onsa-ilidad,

I Conocen "arte de la in'ormación,

I 9ueden a"ortar soluciones,

I )e encuentran involucrados en el asunto tratado,

I )on quienes tienen la res"onsa-ilidad.



Con res"ecto al número de "artici"antes, estudios recomiendan que lasmejores decisiones se toman en gru"os reducidos de individuos, cones"ecial $n'asis en los con'ormados "or números im"ar, "or ejem"lo, 4,M, G, 22. Algunos autores van ms all, y esta-lecen que el númeroó"timo de "artici"antes en una reunión se encuentra entre 4 y M.

Cuando la situación lo requiera, "ara evitar que as"ectostrascendentales queden sin res"uesta "orque no se tienen todos losdatos o "orque se trata de una cuestión desconocida "ara la mayor%a delos "artici"antes, "uede utilizarse los servicios de un e/"erto. Antes dellevarse a ca-o la reunión, se esta-lece su "a"el, y no de-e incomodarsesi en el curso de las discusiones "uede que se le deje al costado.

Dam-i$n "uede solicitarse la "artici"ación de un o-servador. )i unindividuo, con la autorización del gru"o, o-tiene "ermiso "ara asistir alos de-ates, "uede sentarse un "oco alejado del gru"o, escuchar,guardar silencio, y e/"resar >tal vez mediante movimientos o gestos? suacuerdo o su desa"ro-ación a lo que se dice en el gru"o.

)i sucede que el o-servador no "ermanece dentro de los l%mites que sele han 'ijado, el moderador "uede "edirle que a-andone la reunión.

+l autor Charles 9. =cCormicN lo e/"lica de la siguiente manera# :aorganización de un comit$ es un reconocimiento 'ormal de la naturalezacoo"erativa de la acción administrativa y de la asociación "ersonal en eldesarrollo del equi"o de tra-ajo. +l equi"o de tra-ajo se logra "or la

integración de individuos en lo que los sociólogos han llamado gru"os"rimarios con "ro"ósito y sentimientos comunes. +stos gru"os emanande la interacción caraKaKcara, con otros so-re un "eriodo de tiem"o. asatis'acción social de tales asociaciones tienen un signi'icadomotivacional y las sanciones del gru"o "ueden ayudar a o-tener un"ro"ósito común. os resultados del gru"o, ms -ien que lacom"etencia individual, son "romovidos. Como lo declaró un ejecutivo, el sistema de comit$ alienta al "ensamiento coo"erativo y hace ceder latendencia natural "ara -uscar el reconocimiento y la "romoción

mediante los es'uerzos individuales. +s otra herramienta en laemanci"ación del hom-re de la tiran%a de su "ro"io ego:.

Como -ien lo e/"lica =cCormicN, en un Comit$ >o en una reunión?, de-ee/istir el tra-ajo coo"erativo, ya que ser%a im"osi-le que una misma"ersona (repique las campanas, de la misa y reco)a la limosna( .



Una vez esta-lecida la nómina de los "artici"antes en la reunión, sede-e esta-lecer la estructura organizativa de la misma. +s com"licadoque una sola "ersona se haga res"onsa-le del contenido o tema de lareunión, del "roceso de socialización y que tam-i$n lleve el registro ycontrol de las ideas, comentarios u o-servaciones, etc., "or ello esim"ortante que estas 'unciones recaigan en varias "ersonas.

sicamente, en una reunión de-en esta-lecerse los siguientes roles#

I 9residente o 0irector de la reunión >l%der?.

I =oderador de los de-ates de la reunión

I )ecretario >redactor?.

I Asistente de og%stica >o"cional?

revemente analicemos cada uno de los roles antes descritos#

*el moderador de la reuni$n.

+/isten algunas "autas que un moderador de-e seguir. A continuación

se las detallamos#

I 0e-e ser neutral "orque est al servicio de todo el gru"o.

I 1o valora las ideas de-atidas y tam"oco im"one sus "ro"ias ideas olas vertidas en la discusión.

I +ncauza el em"uje del gru"o hacia un 'in común.

I 9lantea m$todos de tra-ajo o diversos "rocesos "ara avivar el

transcurso de los de-ates.

I Alienta a los miem-ros a tra-ajar unidos.

I Anula a los individuos agresivos e im"ide las agresiones "ersonales.



I <igila el desarrollo de la reunión y "reviene los mecanismos "ara quemarche a ca-alidad.

I Asiste a los "artici"antes y los invita a la toma de decisiones.

+n buen secretario.

+l secretario de la reunión se convierte en la memoria del gru"o a "artirde las intervenciones de los "artici"antes y del registro que $l realiza dela reunión.

)u tarea consiste en conservar cuanto ocurre y se dice en la reunión ytener esa in'ormación a dis"osición de quienes quieran sa-er lo quesucedió en la junta. +l que un gru"o tenga secretario "ara tomar notas"resenta numerosas ventajas#

I 8ace que los asistentes se centralicen en el tema es"ec%'ico .

I rinda a los "artici"antes la "ers"ectiva de reca"itular los contenidos ym$todos de tra-ajo utilizados en la sesión .

I +vita 'altas y du"licaciones a corto y largo "lazo, "ues es 'cil olvidar

lo que se hizo o dijo en sesiones "asadas.

I rinda la ocasión de cavilar so-re las aseveraciones y "ro"osicionesanteriores, so-re las situaciones -uenas y malas que ocurrieron en lareunión.

I )alva al gru"o tomar a"untes mientras ocurre un de-ate, aun que esono im"ide que varios "artici"antes tomen notas "or su cuenta .

I Otorga cr$dito de todo lo que se dijo en la sesión.

I 9ermite com"ro-ar si todas las mociones han sido a"untadas .

I Ahorra las reiteraciones y los asuntos.

I as actas que redacta "ueden ser usadas ms tarde, o en otras ocasiones, "or otros gru"os que necesiten reseñas.



I Dam-i$n los datos a"untados tienen la utilidad de interesar "ara otros'ines# gr'icos, croquis, diagramas, esquemas, etc.

I +l escrito es una "rue-a induda-le de la 'aena desarrollada "or ungru"o en "articular.

I Ayuda a las "ersonas que llegan tarde a retomar el hilo de la sesión ya entender lo que ocurrió en su ausencia.

I 9osi-ilita la detección de lagunas, las l%neas de 'uerza, las "ausas odesv%os y el camino recorrido, "ara "oder tomar acciones correctivas en'uturas sesiones.

I esulta "oco costoso y -rinda muchos -ene'icios, y se encuentra al

alcance de todos los gru"os que -uscan e'ectividad.

+ntre los requisitos que de-e reunir una "ersona "ara que 'unja comosecretario se encuentran los siguientes#

I )iem"re y cuando su escritura sea asequi-le.

I 0e-e tener la ca"acidad de escri-ir aceleradamente y -uena escritura.

I Cuando la caligra'%a de una "ersona sea de di'%cil lectura, es mejor

declinar al "uesto de secretario.

I Un -uen secretario entiende el lenguaje t$cnico y maneja muy -ien losordenadores.

I )i no se "oseen ha-ilidades cong$nitas, ver-igracia, un secretariode-e "oseer algo de "eriodista, de-e desistir y dejar a otros esa la-or.

+l secretario de-e estar atento al desarrollo mismo de la reunión, yso-re todo estar "endiente a la hora de tomar notas. 8e aqu% algunosconsejos "ara ello#

I 1o se "uede a"untar todo en sus detalles ms m%nimos.

I Cuando un miem-ro de la reunión se atasca con las "ala-ras y no see/"resa con soltura, no de-en su"lirse sus 'alencias.



I einventa una t$cnica "ro"ia de 'rases cortas y "ala-ras claves. Utilizaa-reviaturas. +llo te ser de utilidad.

I =ant$n 'resco en la memoria todo aquello que no llegues a escri-ir.

I Al momento de tomar nota, las 'altas de ortogra'%a no de-en ser la"rioridad.

I ecalca las ideas su-stanciales, las resoluciones y los resultados , as%como los acuerdos tomados.

I Utiliza s%m-olos como asteriscos, 'lechas y ci'ras.

I as "gina que utilices "ara tomar nota es "re'eri-le que las numeres,

de esta 'orma las tendrs ordenadas al momento de redactar el in'ormede la reunión.

+n realidad, el secretario tiene un sitio "rivilegiado como o-servadorim"arcial de la reunión, "ues esta-lece cul ha sido la dinmica delgru"o y el ritmo de la sesión. @orma un aut$ntico dúo con el moderadory le au/ilia en su tarea sin intervenir nunca directamente con losasistentes

"Cómo ele#ir e$ecutivos para una reunión%

+n "rimer lugar, es recomenda-le consultar la "osi-ilidad de designar aun coordinador ajeno al gru"o en cuestión. +sto "osi-lemente le -rindeconsidera-le 'uerza en el ejercicio de su 'unción.

Dam-i$n, de-e -uscarse la designación de un "erito en la temtica atratar, a 'in de que 'unja como es"ectador, cuando as% sea requerido ylas normas de la com"añ%a lo "ermitan. +sta "ersona "uede durante lareunión o 'uera de ella, o"inar y criticar lo e/"resado en la sesión.

Adems, siem"re es necesario nominar a una secretaria "ara el "a"el otarea de registro; en otros no. egularmente la o"eración de registro sedistri-uye entre el "residente y el moderador quienes, al concluir lareunión, intercam-ian e integran a"untes.

http://www.aulafacil.com/cursos/l9844/empresa/recursos-humanos/reuniones-eficaces/como-elegir-ejecutivos-para-una-reunion

http://www.aulafacil.com/cursos/l9844/empresa/recursos-humanos/reuniones-eficaces/como-elegir-ejecutivos-para-una-reunion



A continuación se "resentan algunos de los 'ormatos que "uedenutilizarse "ara llevar un registro al momento de desarrollarse la reunión>todos han sido tomados de +rasmo ar-osa Cano?.

)emplo de un formato de control para el -residente de la reuni$n.

,E-. $RE/L-.!$

REP$#.0LE L$1R$$0-E#2!$

$0ER&.32$#E

)emplo de un formato de control para el oderador de la reuni$n.

-E,. $ ./#-$

REP$#.0LE -2E,P$E-2,.!$

-2E,P$RE.L

$0ER&.32$#E

)emplo de un formato de control para el Secretario de la reuni$ninformativa.

-E,. $ ./#-$ RE.332$#E 4 3$,E#-.R2$

#$,0RE

)emplo de un formato de control para el Secretario de la reuni$n denegociaci$n.

.3/ER!$ REP$#.0LE ()

FE3H. !E 2#232$

F$R,. 4 #/,ER$ !E

&$-$

)emplo de un formato de control para el Secretario de la reuni$nconsultiva.

#$,0RE $P2#2$#E /1ERE#32.



Las tareas en una reunión. &e la convocatoria a una

reunión

)as tareas en una reunión.

+l modelo !eepand5 se com"one de siete la-ores 'recuentes que sedan en las reuniones de tra-ajo. +n una -uena reunión hay queaminorar >si -ien no e/cluir? las 'unciones de descri"ción, "revisión ynegociación, que "ueden ser e'ectuadas en otros instantes, y hay que'ortalecer las actividades de e/"licación, evaluación, 'ormulación dealternativas y decisión.

-area .cci"n ,eta Preguntat6pica

Ejemplo

!escribir +/"oner orelatar hechosque est$ndetallados en el"royecto encuestión.

Construirconocimiento

&Pu$( &Cul(&0ónde(&Pui$n(&Cundo(

9resentar uncuadro conestimacionesde costes

E+plicar evelar la l%neade raciocinio

+ntendimiento"ro'undo

&9or qu$(

&9or qu$ no(

Articularsoluciones conlos "reKrequisitos del"royecto

Evaluar <alorar lae'icacia de lasalternativas

Ordenar lasalternativas

&Cul es lamejor(

&Cum"le con

los requisitos(

0emostrar quela alternativa !es ms -arataque alternativa

Q, o que nohay su'icienteinversión "arala o"ción !.

Prever +sta-lecervalores dados

+la-orarin'ormación

&Pu$ "asar%a =ostrar en unescenario

http://www.aulafacil.com/cursos/l9845/empresa/recursos-humanos/reuniones-eficaces/las-tareas-en-una-reunion-de-la-convocatoria-a-una-reunion






los escenarios'uturos

nueva so-re el"royecto

si...( cunto costar%aun cam-io enun material de"roducción

es"ec%'ico

Formularalternativas

Originar nuevasalternativas desolución

+la-orarin'ormaciónnueva so-re el"royecto

&Pu$ tal estanuevaalternativa(

9ro"oner unsistemacentralizado"ara laventilación dela '-rica

#egociar Convenir tareasy com"romisos

0eterminar elres"onsa-le deejecutar lastareas

&Pui$n har oserres"onsa-le"or ...(

9recisar laem"resa acargo de lograrunaautorización deun organismo'iscal

!ecidir +legir la

alternativa quese seguir >oevadir?

Com"romiso

con elresultado

+ntonces

haremos...

O"taremos "or

ceder lasociedad R a lacom"añ%a *

S +l nom-re 0ee"and >6arc%a, Tunz y @ischer, F337?, viene de lasiniciales de las tareas en voca-lo ingl$s# 0escri-e, +/"lain, +valuate,9redict, @ormulate Alternatives, 1egociate y 0ecide.

,e la %onvo%atoria a una reunión.

Una reunión no es ms que una herramienta de tra-ajo; une aindividuos di'erentes en sus ideas y 'orma de "ensamiento, en eldiscernimiento de las cosas y en su manera de ser.

a reunión "ermite la mezcla de ideas y el tr'ico de in'ormación "arallegar a la toma de decisiones en conjunto.

/n qué momento hay que convocar una reuni$n0



9odemos considerar que de"ende de la situación, "ero algunos ejem"loses"ec%'icos "ueden ser los siguientes#

I +l director, gerente general o "residente de una em"resa necesitain'ormación com"lementaria so-re algún "royecto de im"ortancia "ara

el 'uturo de la com"añ%a.

I 9ara hacer "art%ci"e de la decisión al equi"o de tra-ajo.

I 9ara aclarar algunas situaciones que no se encuentran -ienes"eci'icadas y no se quiere tomar una decisión dictatorial.

I 9ara solucionar y erradicar "ro-lemas que surjan mes a mes, y quedesean resolver de una vez "or todas.

I 9ara aclarar dudas so-re un tema es"ec%'ico, los cola-oradores

solicitan tener una reunión.

I +stn ocurriendo "ro-lemas que a'ectan la "roductividad de laorganización, y entre todos lo -uscan una solución al mismo .

I )ucede una situación "ro-lemtica, y no hay nadie encargado "orquela situación es un "oco con'usa y nadie se hace cargo .

1omo puede observarse, cada reuni$n requiere de un proceso en particular . 2lgunas sesiones se reali%an con un grupo de 3, 4 o 5

personas, otras con un número de participantes mucho mayor,dependiendo de la magnitud del problema y de lo que est& en )uegodentro de la empresa

&el inicio y duración de una reunión

9ara considerar la duración de la reunión, es im"ortante tomar encuenta el ti"o de sesión que se llevar a ca-o, y calcular el tiem"o deacuerdo a la misma.

Algunas "autas a considerar en este "unto son#

I as reuniones que so-re"asen las dos horas, siem"re es necesario dee'ectuar un -reve receso de 24 o F3 minutos, y este receso de-erealizarse al t$rmino de las dos "rimeras horas.

I euniones de ms de cuatro horas, es necesario realizar algunasactividades dinmicas, que involucren a todo el gru"o.

http://www.aulafacil.com/cursos/l9846/empresa/recursos-humanos/reuniones-eficaces/del-inicio-y-duracion-de-una-reunion

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I 9ara reuniones de media jornada, es necesario esta-lecer el mejormomento, ya sea "or la mañana o "or la tarde.

I 9ara reuniones con una duración hasta de H horas, todo el d%a, esnecesario acordar el d%a de la semana que mejor se ada"te al accionar

diario de la em"resa.

Para la hora de ini%io * finalia%ión de la reunión$ e(istenalgunos %onsiderandos importantes, como los siguientes#

I 9uede que la reunión la est$ convocando un Ee'e su"erior, de tal 'ormaque se esta-lece hora de inicio y hora de 'inalización, y de-emosajustarnos a este la"so de tiem"o.

I )i la reunión ser ms 'le/i-le, "uede e/istir una consulta "revia, en lacual se "regunte cundo tiem"o requerir la reunión, y con -ase en los

resultados, se esta-lece la hora de inicio y 'inalización de la reunión.

I Ee'es y "artici"antes de común acuerdan la hora de inicio y 'inalizaciónde la reunión.

I Un consejo e/tra, es que la convocatoria a la reunión no se realice enuna hora e/acta, es decir, H#33 a.m., G#33 a.m., F#33 ".m., etc. )inoque se realice con unos minutos de retraso o adelanto a la hora e/acta.9or ejem"lo, "uede convocarse a una reunión el d%a de mañana, de H#24a.m. a 23#24 a.m. +ste es un consejo ms que todo "sicológico, "ero le

sugerimos que lo "rue-e en su em"resa, ver los resultados que o-tieney tam-i$n notar que la mayor%a se encontrarn "untuales al momentode iniciar la reunión

'itio y recursos necesarios para la reunión

lecci$n cuidadosa de la sala.

+legir el lugar adecuado "ara llevar a ca-o la reunión no de-e tomarse ala ligera. +l resultado satis'actorio de la reunión "uede estri-ar en eso.

)i ms de alguna vez usted ha "artici"ado en una reunión, talvez algunode los siguientes "untos le "arezcan 'amiliares con res"ecto a unareunión mal organizada#

I as -utacas eran viejas, rechina-an cada vez que se mov%a alguien enla reunión.

http://www.aulafacil.com/cursos/l9847/empresa/recursos-humanos/reuniones-eficaces/sitio-y-recursos-necesarios-para-la-reunion

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I 1o se entregaron todos los 'ólderes o toda la documentación necesaria"ara todos los asistentes a la reunión.

I +l equi"o audiovisual se encontra-a en mal estado, no ten%a unailuminación adecuada y "royecta-a una imagen -orrosa o "oco visi-le.

I +/ist%a en el lugar un calor so'ocante.

I +l local no era el idóneo "ara al-ergar la reunión, ya que ha-%a ms"artici"antes que su"era-an la ca"acidad ó"tima del sitio.

I as -utacas esta-an incom"leta, y hu-o que -uscar las 'altantes enotras o'icinas o sala de rece"ción.

I 1o se ten%a una agrada-le ornato, lo que aminora-a el entusiasmo dequienes ha-%an asistido a la cita.

I +l ruido y el -ullicio no "ermit%an que la junta se desarrollaranormalmente. 1o ha-%a aislamiento del sonido.

I Ocurrieron muchas interru"ciones en la reunión, "or "ersonas quecreyeron que el lugar se encontra-a li-re en ese mismo instante.

Como "uede o-servar, e/iste un sinnúmero de situaciones que ocurrenen una reunión mal organizada desde el "unto de vista de los recursosmateriales, y las "ersonas que tienen alguna e/"eriencia en "artici"ar

en reuniones, en ms de alguna ocasión le ha-r "asado algo de loantes descrito.

'uscando el lugar idóneo.

0e-emos considerar que la sala de-e ada"tarse justamente al ti"o dereunión que se llevar a ca-o. Una sala con cierta inclinación >ti"oauditórium? es ideal "ara la "royección de cintas o celuloides,trans"arencias, etc., "ero no "ermite que los "artici"antes tengan unavisión entre ellos.

Otro as"ecto muy im"ortante a evaluar es el de la iluminación y laventilación de la sala. Algunos sitios tienen una iluminación muy "o-re,lo que incomodar%a a los "artici"antes. * tam-i$n es necesario revisar laventilación del lugar, si es una sala climatizada de-e veri'icarse el'uncionamiento del mismo, y si no, de-e veri'icar que las ventanas sedes"lieguen cómodamente. 0e-e tenerse -ajo control este ti"o desituaciones, que de alguna u otra manera a'ectan el -uen desarrollo deuna reunión de tra-ajo.



(obre la colocación de las sillas.

a 'orma en que se colocan las sillas, en como se encuentrandistri-uidas en la sala in'luyen "sicológicamente en todo el gru"o.

Adems, hay que tomar en cuenta que e/isten individuos a quienes noles gusta sentarse de 'rente a la "ared o dando la es"alda a la "uerta,de es"alda a la ventana, etc., o en algunos sitios el -rillo del sol entra delleno y causa molestias a la "ersona que se tiene en ese lugar.

Una manera de ordenar las mesas y sillas es en 'orma circular, en dondetodos los "artici"antes "uedan verse a los ojos cuando est$n a"ortandoideas, comentando situaciones, y "uedan ver las reacciones de los otrosmiem-ros; tam-i$n estar sentados en 'orma circular o semicircularesta-lece que las miradas coincidan alrededor de un único 'oco de

inter$s, a 'in de que no se disemine la energ%a y el gru"o se concentremejor.

)e las sillas vacías.

Con res"ecto a este "unto, se "resentan las siguientes sugerencias#

I Una silla vac%a siem"re signi'ica ausencia o no com"arecencia de un"artici"ante.

I 1unca de-en "ermitirse en una reunión.

I +l hecho de tener una silla vacante, tur-a al resto del equi"o.

I )iem"re de-en realizarse es'uerzos "ara que nunca hayan sillasvac%as.

Cuando, "or motivos de causa mayor, alguno de los asistentes 'altar ala sesión, es recomenda-le "edirle la resto de los "artici"antes queeliminen el asiento vac%o y se unan ms, ya que el estar "ró/imos ayudaa la solidaridad y res"aldo mutuos, 'orti'ica la armon%a. Dam-i$n, con un

gru"o sólido se 'acilita el tra-ajo y se logra encauzar la energ%a de cadauno de los individuos.

&el contenido de la a#enda. &e la escritura de la a#enda.

(rden del contenido. )ormato de la a#enda propuesta

,el %ontenido de la agenda.

http://www.aulafacil.com/cursos/l9848/empresa/recursos-humanos/reuniones-eficaces/del-contenido-de-la-agenda-de-la-escritura-de-la-agenda-orden-del-contenido-formato-de-la-agenda-propuesta






a agenda es la correlación de las cuestiones que han de concertarse enla reunión y tam-i$n en la li-reta o cuaderno en que se a"untan, "arano olvidarlas, aquellas cosas que se han de hacer; la agenda es uninstrumento im"ortant%simo de "rogramación "ersonal y organizacionalcuyo uso var%a de "ersona a "ersona.

a agenda dentro de una reunión es de gran "rioridad, y re"ercutegrandemente en los logros y 'rutos de dicha reunión. 0e-e contem"larlos "untos o temas que se tratarn en la reunión, que se de-ernconvenir o so-re los que se consultar a los asistentes.

Adems, recuerde que ser de utilidad a los "artici"antes "ara enterarsey alistarse, a 'in de juzgar, contri-uir, etc. Bndi'erentemente del ti"o dereunión, los "untos de la agenda constituyen los o-jetivos intermediosque "osi-ilitarn alcanzar el o-jetivo 'inal de la reunión.

0e"endiendo del ti"o de reunión, as% ser la necesidad de enviar los"untos de la agenda en 'orma antici"ada. Algunos autores ha-lan dehasta dos semanas de antelación, "ero un -uen "romedio es enviar laagenda con H horas de antici"ación.

,e la es%ritura de la agenda.

Al redactar los asuntos de la agenda vigile la com"osición de la misma.)u lenguaje de-e ser claro, -reve y e/"l%cito. Algunos autores tam-i$nsugieren que en la agenda se relacionen las actividades a tratar y los

resultados es"erados de las mismas, con lo que se es"era ahorrenenerg%as y o"timice el tiem"o de la reunión, ya que los "artici"antes secentrarn ms en los resultados 'inales y no en el camino a seguir "arallegar a dichos resultados. 0e "re'erencia no utilice lenguaje re-uscado,ni demasiado t$cnico, salvo que la situación y la reunión a tratar as% lorequieran.

+rden del %ontenido.

Una vez escritos los asuntos en la agenda, es evidentementesigni'icativo re'le/ionar qu$ sucesión de-ern llevar, de-e tenerse en

cuenta que la sucesión de la agenda denota el com"s de la reunión. 8eaqu% algunos ejem"los#

I )ucesión "or gru"o uni'orme# consiste en agru"ar las cuestionessimilares, "ara tratarlas de 'orma contigua, tales como ventas,decisiones, etc.



I )ucesión con agenda variada# adica en tener una o ms agendasalternativas "ara a'rontar una o"eración, las que se utilizarn de ayudasegún se necesite. Como "ueden o-servar, este ti"o de secuencias seutiliza en reuniones de negociación, en donde se de-e llegar "re"aradocon "ro"uestas y contra"ro"uestas, según el camino que la negociación

tome.

/ormato de agenda propuesta.

A continuación se "resenta un -reve 'ormato de agenda, "ara que ustedlo ada"te según su conveniencia y de"endiendo de la reunión queen'rente.

Nomre de la empresa- Nomre de la 0nidad 1,epartamento-

Agenda de la !unta 1reunión de- 2otivo de la%onvo%atoria-

)ugar donde serealiará-

,3a- 4ora- Tiempoprevisto dedura%ión dela reunión-

)ugar *fe%ha-

,ire%tor de la reunión-

Se%retario- Condu%tor-

+!etivo de la reunión-

Puntos a tratar- Responsale delpunto- Tiempoasignado alpunto-

Re%ursosne%esarios"ue deen

ser llevadospor %ada

parti%ipante-



Atentamente-

Nomre * firma-

+ste es un 'ormato que usted "uede utilizar "ara "lani'icar las agendasde sus reuniones. )i le 'altare algún "unto o %tem que usted considereim"ortante, de"endiendo de su em"resa y ti"o de reunión, agr$gueseloal 'ormato que "ro"onemos.

+l 'in último es que usted comience desde ya a utilizar las herramientasque este -reve curso le "ro"orciona, "ara que sus reuniones sean deahora en adelante ms e'ectivas y con $/ito.

)orma y contenido de la invitación a la reunión. Impedirlas sorpresas. 'obre los materiales impresos y

documentos ad$untos

/orma * %ontenido de la invita%ión a la reunión.

Cualquier reunión -ien coordinada de-e "oseer el orden del d%a , quesirve de gu%a "ara evitar el desorden al momento de llevarla a ca-o.

A continuación se "resentan los "untos im"ortantes y que tiene validez"ara todo ti"o de reuniones#

Nombre del grupo o de la reuni$n6

I 0e-e identi'icarse el nom-re de la em"resa#

<er-igracia# Consultores y Asociados 6uti$rrez, ).A.

I Dam-i$n es im"ortante colocar el nom-re de la reunión o junta que sellevar a ca-o#

<er-igracia# eunión "ara evaluación del 9royecto AC.

#b)eto de la reuni$n

I a reunión de-e realizarse con un "ro"ósito claro. a agenda lo de-eesta-lecer claramente .

http://www.aulafacil.com/cursos/l9849/empresa/recursos-humanos/reuniones-eficaces/forma-y-contenido-de-la-invitacion-a-la-reunion-impedir-las-sorpresas-sobre-los-materiales-impresos-y-documentos-adjuntos








+jem"lo# )urgimiento de un nuevo com"etidor.

0e una sola vez y viendo el "ro"ósito de la reunión, los asistentessa-rn a qu$ atenerse.

1onvocatoria

Aqu% de-en incluirse los datos gen$ricos de la reunión, as% como losres"onsa-les de la misma, lugar de desarrollo, etc. +sto 'acilitar elcontacto "revio de los "artici"antes con alguno de los res"onsa-les, "orsi quieren aclarar alguna duda o consulta.

Como muestra "uede verse el siguiente ejem"lo#

@echa# =artes, 2 de noviem-re de F33V.

ugar# 8otel elloso 0urn >incluir la dirección com"leta ? )alón# =ayor.

8ora# G a 22 horas >F horas?

+s necesario que se indique si ha-r estacionamiento y el lugar delmismo, "ara que los "artici"antes no tenga la e/cusa de llegar tarde "orcul"a de no encontrar a"arcamiento. Adems, cuando se esta-lece lahora de inicio y de 'inalización de la reunión, esto "ermite que los"artici"antes tengan una mejor organización de su tiem"o.

-articipantes

+s necesario que a cada "artici"ante se le haga sa-er el resto de losasistentes a la reunión, as% tendrn una idea con quienes com"artirn lasesión de tra-ajo. os nom-res del 0irector, moderador y del secretariono de-en 'altar.

0irector# =art%n @ernndez

=oderador# Eaime 0%az

)ecretario# Eorge ó"ez

No de)es nada al a%ar.

=/ime cuando es una reunión en la que se tomarn decisionesim"ortantes "ara la em"resa, hay que de'inir de antici"adamente lamanera en que se llevar a ca-o. 9or ejem"lo, &a qui$n lecorres"onder tomar la decisión 'inal(



Otro "unto im"ortante es evitar im"rovisaciones, ni estar haciendocam-ios a ultima hora en la agenda o en el desarrollo de la reunión, yaque esto no deja de incomodar a los "artici"antes y crea una imagennegativa de qui$n convocó originalmente o de la em"resa misma. +staes una 'orma de ser trans"arente y no jugar con los invitados.

7uegos y preguntas

Al incluir un "unto de este ti"o en la agenda, los "artici"antes sentirnque se toma en cuenta la o"inión de ellos y que qui$n convoca seencuentra atento a cada uno de ellos. os asistentes "ueden a"ortar susideas antes o des"u$s de la reunión, y cuando realicen sugerencias uo-servaciones con res"ecto al desarrollo de la sesión, mucho mejor "arair mejorando en las 'uturas reuniones. As% que todos los comentariosque hagan los "artici"antes -ienvenidos sean.

Bm"edir las sor"resas.

0e antemano, todo asistente de-e conocer lo que le es"era al entrar ensesión. +ntonces#

* +os objetivos deben estar claramente establecidos.

I )e -rindan instrucciones "recisas so-re los documentos yJo materialesque haya que llevar.

I )i 'uera el caso y se invita a un o-servador o a un "erito, de-ede'inirse claramente su rol en la reunión.

I )i alguno de los res"onsa-les directos >0irector, =oderador,)ecretario? no estar "resente "or alguna causa justi'icada, de-eindicrseles a los "artici"antes, as% como "recisar a la "ersona quedesem"eñar ese rol en la reunión.

Con esto se evitarn con'usiones y agitaciones en el desarrollo de lasesión, y tam-i$n evitaremos ver a "ersonas corriendo de un lado a otro

"orque olvidaron tal o cual documento que se analizar%a en la reunión.

Sore los materiales impresos * do%umentos ad!untos a utiliar.

)i im"ortar el ti"o o tamaño de la reunión, es muy "ro-a-le que se de-adis"oner de materiales im"resos, co"ias o determinada in'ormaciónescrita que consolide y a"oye el contenido de la agenda. +nconsecuencia, es necesario conciliar las 'echas y horas de entrega "ara



que todos los miem-ros dis"ongan de su res"ectiva documentación,adems de-e revisarse la calidad del mismo, com"aginación, etc.

Adems una advertencia, recordemos la "oca cultura de lectura quemuchos tenemos, de tal 'orma que aunque nos env%en documentación

con muchos d%as de antelación, lo ms "ro-a-le es que no la leamos. )ies necesario que los "artici"antes revisen algún in'orme o documento,trata que sea lo ms sint$tico que se "ueda, utiliza en la medida de lo"osi-le in'ormes ejecutivos, etc., "ara que los "artici"antes tam"oco sesientan a-rumados con mucho material "ara leer y "oco tiem"odestinado a ello.

&irección de la reunión- )ase inicial de la reunión

1inguna cosa "uede cotejarse ms o"ortunamente a una reunión que

una reacción qu%mica# una trans'ormación de este ti"o, suscitada con el"anorama de lograr un resultado determinado >como "or ejem"lo, tomade una decisión im"ortante? de-e ser "re"arada, controlada ycatalizada.

0e-e ser "re"arada "uesto que en la mayor "arte de los casos la sim"lerelación entre los cuer"os qu%micos >los "artici"antes en nuestro caso?no es su'iciente "ara desencadenarla y hace 'alta una mediacióne/terna# un chis"azo, etc. +sto atañe, en una reunión, a la misiónintroductiva del moderador, quien cuida de la comodidad de losasistentes y origina el comienzo de las discusiones.

0e-e ser controlada "orque con mucha 'recuencia, al a-andonarla a s%misma, se desenvuelve de 'orma e/"onencial y con'luye en un estallido>al-oroto, desorden, etc.?. +s o-ligatorio "ues restringir en todomomento la tem"eratura e im"edir, moviendo constantemente, que lareacción se desenvuelva ms r"idamente en ciertos sectores ae/"ensas de la uni'ormidad del gru"o. +sto incum-e a la misiónordenadora del moderador, que gu%a, controla y dirige la discusiónhaciendo que todos "artici"en en ella.

0e-e ser catalizada , "ues de lo contrario se corre el riesgo que los"roductos 'inales sean desatendidos y dejados a la casualidad. +lcatalizador >moderador? no concurre verdaderamente en la reacción yvuelve a hallarse indemne al 'inal, "ero su 'igura es necesaria "arao-tener al 'inal tal o cual resultado >conclusiones?. +sta es la misión deint$r"rete del moderador, que origina la mani'estación de ideas, -rinda'orma a la re'le/ión del gru"o y lo lleva a la 'a-ricación de resolucioneso conclusiones.

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/ase ini%ial de la reunión.

+n una reunión no sólo resulta im"ortante su desarrollo, sino tam-i$n suinicio y 'inal. Un -uen inicio casi asegura el -uen desarrollo, y un -uen'inal sirve de motivación a los "artici"antes "ara la "ró/ima reunión, si

la hu-iere.

+l res"onsa-le directo del comienzo de la reunión es el moderador. +stono signi'ica que $l de-a ocu"arse de todos y de cada uno de losdetalles; de-e estar listo el equi"o de a"oyo >log%stica? "ara la reunión.)ea que el moderador se ocu"e "ersonalmente o encargue a otros derealizar algunas 'unciones, hay una serie de actividades que de-endesem"eñarse "ara asegurar un -uen comienzo y un -uen 'inal.

8niciaci$n.

9or esto entenderemos no sólo la "uesta en marcha de la reunión, sinotam-i$n la "re"aración de la misma y la iniciativa "ara "lantear otra a'uturo.

0entro de la "re"aración de la reunión es necesario tomar en cuenta lossiguientes 'actores#

I ugar# iluminación, ventilación, número su'iciente de sillas,tem"eratura o clima agrada-le, ceniceros >"or si se "ermitir 'umar?,mesas de tra-ajo, etc.

I =ateriales# tener a mano, antes del inicio de la reunión, todos losmateriales que se van a utilizar. Cuando el moderador de-e ausentarse"ara -uscar algo que e/travió, queda la im"resión de desorganización,de im"rovisación, y adems, se rom"e el clima de la reunión. +ntre losmateriales, conviene que el moderador tenga una "auta con lasecuencia de actividades y el tiem"o destinado a cada una de ellas.

I =otivación# sirve "ara esta-lecer un clima agrada-le y entrarr"idamente en materia. @rente al inter$s "or alguna materia o "lan deactividades, "ueden suceder las siguientes "osiciones# no hay inter$s;

e/iste cierto inter$s, "ero la "ersona no tiene conciencia de $l; hayinter$s, "ero se corre el riesgo de que $ste decaiga.

a motivación es el arte de estimular el inter$s, en el "rimer caso;inducir al individuo a tomar conciencia, en el segundo, y cultivarlo, en eltercero.



I Diem"o# es im"ortante iniciar y culminar la reunión a la hora "revista.+l retraso en el comienzo yJo terminación de una reunión da laim"resión de desorganización.

I 9resentación# si los "artici"antes no conocen al moderador, $ste de-e

ser "resentado o "resentarse $l mismo de manera muy -reve, aludiendolos as"ectos de su "ersona que tienen que ver con el gru"o queconducir. Dam-i$n conviene que se "resenten los "artici"antes entre s%,si son "ocos o si es "rimera vez que la reunión se llevar a ca-o, o -ienque el moderador haga alusión a aquello que tienen en común y "or locual estn reunidos. Adems, esto contri-uye a ir rom"iendo el hielo y elnerviosismo >si hu-iere? entre los "artici"antes. Como sa-emos, es casiim"osi-le retener de una sola vez el nom-re de cada uno de los"artici"antes, m/ime cuando el gru"o es numeroso, y aqu% resultaindicado utilizar el sistema ya clsico de colocar los nom-res de los"artici"antes en la mesa, de manera que todos "uedan tenerlo visi-le y"resente "ara re'erirnos a cada uno "or su "ro"io nom-re. Adems, enmuchos de los casos, es interesante "edir a cada uno que e/"lique en-reves "ala-ras su situación dentro de la com"añ%a o em"resa.

2ntroducci"n%

Como el moderador ha-r "re"arado cuidadosamente su introducción,esta "rimera "arte de-e "lantearse de modo natural. +l moderador en laintroducción de-e#

I 1o ser ni demasiado e/tenso ni demasiado -reve >se recomiendancinco minutos como m/imo?.

I +nlazas >en la medida de lo "osi-le? esta reunión con las anteriores.

I +sta-lecer los l%mites e/actos de la temtica a tratar.

I Convencer a los asistentes del inter$s del tema "ara ellos mismos.

I @ijar el tiem"o concedido y, de ser necesario, el control del tiem"o.

)ase de desarrollo de la reunión

a "rimera cosa a hacer cuando han llegado los "artici"antes, esayudarles a que se encuentren muy cómodos. 0e-e evitarse ante todotener una actitud altiva. Dam-i$n, si el caso lo "ermite, "uedemantenerse con algunos de los "artici"antes conversaciones "articularesantes de comenzar la reunión.

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Una vez enta-lada la discusión, corres"onde al moderador el "rocurarque se desenvuelva o camine hacia el "ro"ósito "reesta-lecido con lavelocidad idónea; "ara desem"eñar esta misión dis"one de un elementomuy im"ortante, cuyas sutilezas y estrategias de-e conocer, nosre'erimos a las :"reguntas:. Aqu% encontramos que las "reguntas se

dividen en dos grandes gru"os#

I as "reguntas dilema, que e/igen una res"uesta con un :si: o un :no:y que de-en evitarse en la medida de lo "osi-le.

I as "reguntas circunstanciales, que comienzan con# qu$, "or qu$,cundo, cómo, dónde, qui$n, etc., y su uso es mucho ms interesante"or cuanto o-liga a una intervención "ositiva del "artici"ante.

+n esta eta"a, encontramos que el moderador de la reunión desem"eñaen todo instante, tres gru"os de 'unciones -sicas, a sa-er# clari'icación,control y 'acilitación.

Dam-i$n se conoce que un gru"o de acción vive simultneamente entres niveles# de contenido >actividades, tra-ajos, etc.?, de"rocedimientos>organización de los recursos? y de sentimiento entre losintegrantes>relaciones socioKemotivas?.

Aun cuando ests tres instancias de relación ocurren "ermanentemente,cada gru"o, según el momento y la necesidad, estar mas centralizadoen alguna de ellas que en las otras dos, y el moderador de-e estar

consciente de cada uno de estos as"ectos señalados.A cada uno de los niveles mencionados corres"onde un gru"o de tareases"ec%'icas que de-e desem"eñar el moderador.

l moderador ayuda a clarificar.

Al nivel de contenido >actividades, tareas, tra-ajo? corres"onde la'unción de clari'icación. +sta 'unción se desglosa en las siguientes#

I 0e'inición# de los "ro"ósitos, de e/"resiones oscuras, etc.

I e'ormulación# consiste en reKe/"resar una a'irmación con otras"ala-ras, "ara'rasear lo dicho o mencionado.

I 8acer el "uente# articular las "artes, vincular el tema tratado, realizaranalog%as, etc.

I esumen# sintetizar o"ortunamente lo mani'estado "or el "leno.



l moderador ayuda a controlar.

+sto ocurre a nivel de "rocedimiento, y "uede dividirse en las siguientes'unciones#

I +stimular# el moderador 'omenta la "artici"ación de todo el gru"o.

I )us"ender# evita que uno de los "artici"antes o un gru"o menor de"artici"antes domine la reunión; evita que ha-len demasiado.

I ecordatorio del tiem"o# el moderador hace conciencia del tiem"odis"oni-le y la distri-ución del mismo.

I 0ar la "ala-ra# conduce el 'lujo de las intervenciones de los asistentes.

1o hace 'alta recordar que una de las "rinci"ales condiciones "ara el

$/ito de la reunión es que cada miem-ro haya "artici"ado activamenteen la discusión. Cuando en la reunión tenemos "ersonas t%midas que noemiten ninguna o"inión, un consejo que siem"re 'unciona es"reguntarles directamente qu$ o"inan del tema tratado, "odemos lanzaruna "regunta as%# todav%a no hemos escuchado la o"inión de los señoresdel 'ondo, &qu$ dicen a esto(.

Aunado a lo anterior, el moderador, durante todo el tiem"o que dure lasesión, no de-er de cesar de tener "resente en la mente esta"regunta# &seguimos dentro de la tem&tica (

)uele suceder que el gru"o se a"arte claramente del tema, que antes deiniciar la reunión ha-%a sido cuidadosamente delimitado. +ntonces se"uede hacer volver al gru"o "or el -uen camino de las siguientesmaneras#

I *irectamente , haciendo la o-servación que la discusión se encuentramal encaminada >aunque esta 'orma se desaconseja "or el im"acto que"ueda tener en el gru"o?;

I 8ndirectamente , que es la que los autores recomiendan. <er-igracia,

se "uede "lantear una interrogante cuya res"uesta haga volver al gru"oautomticamente al tema.

Con res"ecto al orden >tem"eratura?, se evitar realizar demasiadasllamadas al orden, ya que son desagrada-les y coartan la li-ertad dee/"resión. +n todo caso, lo que cuenta es el o-jetivo 'inal y la 'orma dellegar a $l es cosa -astante secundaria.



Una de las tareas esenciales del moderador es regularconvenientemente la velocidad del curso de la discusión. 9ara acelerar oretardar el ritmo, el moderador "uede o-rar directamente, ya seahaciendo "reguntas que lleven al gru"o a detenerse en un detalle"asado "or alto, o "or el contrario, que ayudan a hacer "rogresar el

de-ate, como citando ejem"los o casos, que juegan un "a"el anlogo.

l moderador ayuda a facilitar.

0e aqu% que algunos autores denominen al moderador como:'acilitador:. +sto ocurre en el nivel socioKemotivo o socioKa'ectivo. ossu-roles "ueden dividirse as%#

I Acogimiento # de los individuos, de sus "artici"aciones y a"ortes.

I elajación # a trav$s de la evasión de tensiones inútiles.

I O-jetivación # di'erenciar entre las cargas emotivas y lasargumentaciones.

I <er-alización # +n momentos de tensión es interesante que las"ersonas e/"resen oralmente lo que sienten. as emocionesver-alizadas son ms 'aciles de controlar.

Ocurren en ocasiones, dentro de una reunión, discusiones incluso dentrodel tema, "ero que no llevan a ninguna "arte, ya sea "orque su carcter

es eminentemente teórico y no tiene ninguna in'luencia so-re lasdecisiones "rcticas de la reunión, o "orque "lantean situaciones de"rinci"io cuya resolución so-re"asa el marco de "osi-ilidades de losreunidos, etc. +n estos casos, el moderador de-e cortar los de-atesinútiles, y en'ocarse en los resultados a que se es"era llegar con lareunión que el gru"o sostiene.

Otro as"ecto im"ortante que todo moderador de-e tomar en cuenta"ara ir llegando a las conclusiones son los siguientes#

I 9untos de acuerdo # lo "rimero que de-emos hacer, y lo ms

im"ortante, es -uscar en una discusión, "or muy acalorada que seencuentre, el m%nimo so-re el cual los "artici"antes estn de acuerdo.e corres"onde al moderador su-rayarlos, y "ara que nadie los ignoreescri-irlos en un lugar visi-le dentro de la sala en donde se sesiona.

I 9untos en desacuerdo # +l moderador se encontrar -astante amenudo ante o"iniones discordantes e incluso del todo o"uestas. 1o se



trata de disimular las di'erencias de o"inión "ara hacer "revalecer launanimidad cuyo carcter dis'razado no dejar%a de saltar a la vista, sinomuy al contrario, se trata de recalcarlas, ya que son el "ro"io nutrientede la com"rensión humana.

I úsqueda de la mayor%a # la o"inión del gru"o es, en general, la de lamayor%a de sus miem-ros; se trata "ues, de detectar la o"inión delmayor número de ellos. 9ara hacer esto, en casi todos los casos, unasutil oración como :la generalidad de ustedes "iensa, "ues, que... etc.:,ser -uena en esta situación.

/1u&ndo suspender una reuni$n0

+/isten diversos motivos y situaciones "or las cuales se "uedesus"ender una reunión. A continuación se detallan algunos de ellos#

I Cuando el "leno decide que necesita tener ms in'ormación al res"ecto"ara tomar la mejor decisión.

I Cuando e/isten demasiadas discusiones entre los "artici"antes, semuestra que se necesitan ms "untos de vista e in'ormación adicional,es"ecialmente de qui$nes no se encuentran "resentes.

I +l tiem"o asignado a la reunión ha caducado, y se requiere de mstiem"o "ara concluir so-re algún as"ecto y tomar las decisiones delcaso.

I Cuando los asistentes no logran "onerse de acuerdo.

I Cuando se requiere re'le/ionar so-re algún "unto en "articular, y serequiere hacer una "ausa "ara ello.

)ase de finali*ación de la reunión

+l moderador de-e "romover en el gru"o un anlisis de lo vivido, de loshallazgos del gru"o, a 'in de que sus miem-ros tenga una claro juiciodel "unto en donde se hallan; de cómo ha sido el camino recorrido hastaahora, qu$ se hizo -ien y conviene mantenerlo.

Pu$ se hizo mal y conviene evitar re"etir "ara la "ró/ima reunión, qu$actividades 'altaron cum"lir en el corto, mediano y largo "lazo, etc. +nde'initiva, realizar una evaluación y autoevaluación del desarrollo de lareunión.

http://www.aulafacil.com/cursos/l9852/empresa/recursos-humanos/reuniones-eficaces/fase-de-finalizacion-de-la-reunion

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Al acercarse el 'inal de la sesión, hay que tomar en cuenta y veri'icar demanera detallada los siguientes "untos#

I evisar el control de acuerdos del secretario, y con'rontarlos con el"leno, "ara que queden claramente de'inidos.

I 9revenir la inserción y la realización de mecanismos de su"ervisión delos acuerdos concertados y de los variaciones a que ello d$ lugar, "orejem"lo nuevas o-ligaciones, nuevos esquemas de rendimiento,medidas a tomar o evitar, "rocesos, etc.

I +sta-lecer 'echas l%mite, con el calendario y la agenda en la mano,"re"onderantemente en "resencia de todo el gru"o, sancionndolos.

I 0esignar res"onsa-les o su"ervisores. os encomendados delseguimiento y los encargados de la ejecución.

0e-emos tomar en cuenta que el o-jetivo no estar alcanzado en estemomento, sino hasta cum"lir, o-edecer, hacer o dejar de hacer loacordado en la reunión.

0n prin%ipio %laro es 5no de!ar las ideas en el aire5$ es ne%esario"ue "ueden plasmadas en papel$ de!arlas por es%rito$ para "uepuedan ser llevadas a la prá%ti%a.

1ierre de la reuni$n.

+n esta eta"a, muchos autores aconsejan dedicar algunos minutos a 'inde eliminar las tensiones que ocurren como algo normal en los equi"osde tra-ajo, a trav$s de alguna actividad o dinmica gru"al que,"rioritariamente, no consuma mucho tiem"o.

@inalmente, agradezca a todos la asistencia, inter$s, y a"ortes a lareunión. Concluya la sesión a tiem"o, as% res"etar los "lanes y"rogramas su-siguientes de los "artici"antes.

9ormulario para evaluar una reuni$n de traba)o.

A continuación se "resenta una ada"tación de un 'ormulario que -ien"uede ser utilizado "or ustedes "ara evaluar las reuniones quedesarrollen en su m-ito la-oral o "ro'esional.

Nomre de la empresa



Nomre del ,epartamento

Nomre de la reunión

6Al finaliar lareunión$ usted

27 6Se a%lararon dudas* se

27

se en%uentrainformado del

7ueno rindaron %ausas * 7

asunto por el %ual se

le invitó

Regular motivos8 R

a asistir8 2alo 2

6Se tomaron en%uenta sus

27 6Se motivó suparti%ipa%ión

27

dis%repan%ias para%on el

7 * se le rindósufi%iente

7

asunto tratado8 R tiempo8 R

2 2

6)a forma de dirigir

la

Si 6)a agenda de la

reunión

Si

reunión fue laidónea8

No fue la %orre%ta8 No

6)a modera%ión de la Si El ritmo de la ,inámi%o



reunión reunión fue

fue la idónea8 No Aurrido

6)a organia%ión dela

Si 6El momento dellevar a

Si

reunión fue la me!or8 No %ao la reunión fue No

pertinente8

6El lo%al elegido fueel más

Si )a puntualidad delos

27

ade%uado8 No parti%ipantes fue- 7

R

6El tiempo asignado ala

Si )a aten%ión * los 27

reunión fue%onveniente8

No refrigeriosrindados

7

fueron- R

6,urante la reuniónse

Si 6El n&mero deasistentes

Si

respetó su punto devista8

No fue el ade%uado8 No



Si tuviere %omentarios u oserva%iones para futuras !untasanótelos a"u3-

+ste -reve 'ormulario "uede ser ada"tado de"endiendo de susnecesidades "ro"ias, lo im"ortante es que lo utilice "ara evaluar lacalidad de sus reuniones y as%, "ueda mejorar continuamente.

)ormato de una minuta. +odelo de acta

AS0NT+S TRATA,+S 9 RES0)TA,+S

AC0ER,+S C+NTRA:,+S

C+2ISI+NES + C+2IT;S /+R2A,+S

PR+7)E2AS RES0E)T+S 9 PEN,IENTES ,E RES+)<ER

+TR+S PR+7)E2AS ,ESC07IERT+S

A)TERNATI<AS PEN,IENTES ,E ANA)I=AR

)0>AR ,E )A RE0NI+N

/EC4A EN ?0E SE ))E<+ A CA7+

/ormato de un modelo de a%ta.

ACTA No. @@@@@@

+n WWWWWWWWWWWWWW A A) WWWWWWW 0+ WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW )+ +U1B+O1 +1 WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW O) )+XO+) WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW

http://www.aulafacil.com/cursos/l9853/empresa/recursos-humanos/reuniones-eficaces/formato-de-una-minuta-modelo-de-acta

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WWWWWWWWWWWW 0+ WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW A @B10+ +@+CDUA U1A WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW CO1CAYCD+ 0+ WWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWWW A @B1 0+DADA * +AB!A A )B6UB+1D+ A6+10A# B? ectura del actaanterior; BB? esultados de la última reunión; BBB? )eguimiento de

acuerdos; B<? <arios; <? )umario; <B? Agenda "ro"uesta de la "ró/imareunión.

+l consenso con relación a los "untos anteriores son los siguientes#

B?

BB?

BBB?

B<?

<?

<B?

1o ha-iendo ms que tratar, se cierra la sesión a las WWWWWWWWWWWWWWWW horas del d%a WWWWWWW en el lugar WWWWWWWWWWWWWWWWWW.

N+27RE /IR2A

Tipos de personas que participan en una reunión

Un elemento que el moderador de-e tener en cuenta, lo constituyen losdistintos ti"os de "ersonas que e/isten en toda reunión. +l moderadortiene la o-ligación de disci"linar al gru"o y llevarlo "oco a "oco a quesiga su o-jetivo. Cuenta con un tiem"o determinado que no "uede"erder. 9or lo tanto, hay que a"rovecharlo dando la o"ortunidad "ara

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que todos "artici"en sin "erder su tiem"o y el de los dems,equili-rando as% la reunión.

A continuación se "resenta una lista de "osi-les ti"os de "ersonas quese "ueden encontrar en un gru"o y algunas sugerencias so-re cómo

tratarlos.

I +l que siem"re "regunta . )iem"re quiere hacerse notar o quierehacer "revalecer lo que $l o"ina, -uscando el a"oyo del gru"o. +lmoderador de-e con mucha energ%a desviar sus interrogantes al gru"o,que sea el gru"o qui$n le conteste, y no contestar las "reguntasdirectamente o tomar "artido.

I +l necio . +s el ti"o que no entiende razones, no quiere a"render nadade los dems. +l moderador "uede hacerle ver y "edirle como un 'avor"ersonal que de momento ace"te el "unto de vista de la mayor%a, y que"osteriormente ha-r o"ortunidad "ara discutir lo de $l.

I +l mudo voluntario . 1o "artici"a "orque se siente muy so-re el tema,entonces toma una actitud a-urrida, se dedica a o%r. Dam-i$n "uedeocurrir que se sienta muy -ajo el tema, entonces no se atreve a"artici"ar. +l moderador de-e instarle a "artici"ar, halagndole ydici$ndole lo im"rescindi-le que es "ara el gru"o su contri-ución. 8ayque des"ertar su inter$s haci$ndole "reguntas directas y sencillas so-realgo que $l conoce. Cuando no hay "ro-a-ilidad de motivarlo con una"regunta, entonces "odemos e/"licar con "ala-ras sencillas lo que

creemos que $l no entiende.

I +l silencioso t%mido . +s un hom-re que tiene ideas "ero le cuesta o nose atreve a 'ormularlas. +n este caso, el moderador de-e hacerle"reguntas 'ciles, de-e "rocurar aumentar la con'ianza en s% mismo yatraer su atención so-re lo que diga de interesante.

I +l charlatn. +s el que ha-la todo el tiem"o, sali$ndose del tema de unmodo cansador, su tema ms interesante es $l mismo. +l moderador node-e dejarle lanzarse a una discusión ociosa, o-rar como si no e/istieray conceder la "ala-ra a uno de sus com"añeros. Adems "odemos

interrogarle so-re el sentido e/acto de su intervención, y tam-i$n"odemos dejarlo que se meta en un atolladero y que el gru"o le ataque.Al 'inalizar la reunión, "odemos encargarle a $l que haga el resumen.

I +l distra%do. )alta de un "unto a otro, desv%a a los dems de sus"ro"ósitos ha-lando de cualquier cosa en cualquier instante. +lmoderador no de-e dejarlo divagar, inter"elarlo con la ayuda de una



"regunta 'cil dirigida a $l. a "regunta de-e ser tomada de algunao"inión dada "or el gru"o y so-re ella, "reguntarle qu$ o"ina.

I +l detallista. +s el individuo que se em-rolla en los detalles msm%nimos, no deja avanzar al gru"o. +l moderador de-e tomarlo con

humor y hacerle com"render que los detalles son signi'icativos, "ero notanto. Pue incluso se "ueden tratar des"u$s de la reunión. o queinteresa ahora es "onerse de acuerdo en las grandes l%neas.

I +l gran ti"o. +s el :siem"re listo: del gru"o, siem"re quiere cola-orar.+st seguro de s% y de su "osición en el gru"o. +st "re"arado a o%r a losdems y dejarse convencer. +l moderador de-e a"oyarse en $l como unaayuda "reciosa durante las reuniones. 8gale que realice sus a"ortes,tómele en cuenta y mu$strese agradecido de sus "ala-ras.

I +l que cala "ro'undo. 8a-la "oco, "ero cuando lo hace, es sólido,"enetrante, va directamente al grano. o que le interesa es lo central del"ro-lema y ah% es donde $l ataca. 1o "ierde el tiem"o en trivialidades.9ara el moderador este ti"o de "ersonas resulta de gran utilidad "ara elgru"o, no hay que dejar que los dems se sientan ni juzgados nia-atidos "or $l. 8acerlo ha-lar "ero no "resentarlo como una autoridad"ara que los otros miem-ros no sientan que de"enden de $l.

I +l que tiene -uen humor. 9osee la cualidad de hacer re%r a los dems'cilmente, contagia con su o"timismo. +ste ti"o de "ersonalidades, -ienguiadas, "uede ser de gran ayuda al gru"o "ara 'ranquear los

momentos de m/ima ansia y hacer las reuniones ms amenas y joviales.

I +l concreto. +s el de los hechos de la vida, a"ela a la e/"erienciavivida, a lo real. A veces sus ejem"los son de ti"o hogareño, muysencillos y sim"les. 9ara el moderador "uede ser de gran ayuda en ungru"o "ara hacerlo aterrizar, hay que darle esa o"ortunidad, "eroteniendo cuidado de no quedarse en soluciones sim"listas de casos"articulares. o ms recomenda-le es tratar de integrar lo t$cnico con lo"rctico.

I +l "ositivo. +s el que encuentra siem"re el lado -ueno de las cosas yde las "ersonas. A menudo de'iende a los ms d$-iles. Usa mucho elhalago. +l moderador tam-i$n "uede a"oyarse en $l en el transcurso dela reunión, "ero a veces es necesario hacerle ver algunos as"ectosnegativos, no solo lo "ositivo.



I +l 'lojo. )e levanta antes de que termine la reunión y se esca-ulle.)iem"re hace los mismo. Al a-andonar el gru"o antes que aca-e lareunión, el 'lojo atrae con $l una "arte de la energ%a del gru"o. o tur-a.)i algunos individuos van a marcharse antes del 'inal de la discusión,ser%a -ueno que se le in'orme al moderador "ara que tome las

dis"osiciones a"ro"iadas a las situaciones.

I +l gruñón. )i no se e/"resa ver-almente, se mani'iesta mediante unaconducta com"ulsiva. )e alza -ruscamente, agita la ca-eza con energ%a,mueve los ojos en señal de re"ro-ación, gol"ea la mesa, etc., "ero nose sa-e e/actamente lo que quiere o "iensa. A la larga es 'atigoso. amejor estrategia "ara el moderador es ha-larle 'rancamente ydirectamente.

I +l agresivo. Con gran constancia a"rovecha las menores ocasiones"ara irritarse y altercar con todo el mundo, aunque sus argumentacionesno sean de "eso, sa-e que se im"one "or su saña y su mal genio. )ieste ti"o de "ersonas la em"rende contra el moderador, lo mejor esdejar que sus ataques se los lleve el viento. +l moderador de-eagradecerle sus cr%ticas y regresarle el -alón >t$cnica del -oomerang?.

En un grupo apare%erán otros tipolog3as de personalidades$ perolo realmente importante es e(traer lo me!or de %ada parti%ipanteen enefi%io del grupo.

Al#unos conse$os utilies para desarrollar me$or una

reunión

+s recomenda-le que al momento de organizar una reunión, nosrealicemos las interrogantes de todos conocidas# /quién0, /qué0,/c$mo0, /cu&ndo0, /d$nde0, /por qué0, /cu&nto0, etc.

2l iniciar la reuni$n6

I Comienza "untual, a la hora 'ijada.

I A los "artici"antes que vayan llegando "regúntales qu$ es lo quees"eran de la reunión.

I 0e-e de'inirse visi-lemente los roles.

I 8acer un resumen de la agenda, y si 'uera "reciso, su contenido de-ereorganizarse en 'unción de las necesidades encontradas.

http://www.aulafacil.com/cursos/l9855/empresa/recursos-humanos/reuniones-eficaces/algunos-consejos-utilies-para-desarrollar-mejor-una-reunion






I 0e-en tenerse "resentes las conclusiones de la reunión anterior.

*urante la reuni$n

I Una sugerencia que de-e tomarse en cuenta es que no hay que tratar

ms de un "ro-lema a la vez, resolverlo y seguir adelante, "unto "or"unto.

2l final de la sesi$n

I +s necesario esta-lecer las actividades que hay que desarrollar#&qui$n(, &qu$(, &cundo(

I ealizar una relectura de la agenda.

I 0e-e 'ijarse la hora, d%a y lugar de la "ró/ima reunión. )i es "osi-le,

"resenta un -orrador de la agenda de la "ró/ima reunión.

I ealizar una evaluación de la actual reunión.

I Cierra la sesión con ecuanimidad.

*espués

I 9re"ara un -osquejo de conclusión con el resultado de la sesión.

I 8ay que "lani'icar la siguiente reunión, ver que estrategias ymetodolog%as se utilizarn a "artir de lo realizado en la "resentereunión.

curso de reuniones efectivas

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