reuniones efectivas

Reuniones Efectivas

Equipo de Formación - Zona 8 - Scouts de Argentina

Reuniones Efectivas

Cuando tener una reunión• Cuando un problema es

mejor resolverlo en Grupo.• Cuando necesita la opinión

del Grupo.• Cuando se necesita aclarar

un punto.• Cuando el Grupo quiere una

reunión.• Cuando el problema involucra

a gente de varios Grupos.• Cuando las responsabilidades

no son claras.

Cuando NO tener una reunión• Cuando tenga que discutir temas

personales.• Cuando no tenga la preparación

adecuada.• Cuando lo puede arreglar por

teléfono.• Cuando tenga que discutir temas

confidenciales.• Cuando la decisión ya fue tomada.• Cuando los temas sean triviales.• Cuando haya hostilidad manifiesta.


NO OLVIDE QUE UNA REUNION:


Define un EquipoCrea Conciencia de GrupoProduce Consenso

CLAVES PARA EL ÉXITO DE UNA REUNION

AgendaPersonas

ApropiadasComo Conducirla

Cuando vamos a una reunión, la primera pregunta que nos hacemos es ¿Por qué

estamos aquí?Para esta pregunta la respuesta es LA AGENDA:

• Nombre del Grupo que se va a Reunir.• Titulo de la Reunión.• Responsable• Fecha y Hora de Comienzo.• Lugar.• Participantes.• Hora de Finalización.• Tipo de Reunión• Resultado Esperado.• Material Necesario.• Temas a Tratar.


Por eso LE RECOMENDAMOS:

• Aclare los puntos.• Distribúyala con Anticipación.• En General un Grupo de 4 a 7 personas es un buen

numero para una reunión efectiva.• Evite que se formen subgrupos en la reunión.• Controle al Locuaz.• Haga que hable el Tímido.• Aliente el Intercambio de Ideas.• Proteja al Débil.• Escuche e Investigue cada sugerencia o idea.


Secretos para tener una Reunión Efectiva


Rol de quien preside una Reunión

• No tiene Licencia para Dominar.• Debe Sentirse Obligado a Obtener Logros.• No Debe Evitar Tomar Decisiones o Acciones.• Escuchar con Atención y Mantener la Reunión Alrededor

de los Objetivos Fijados.• Buscar Claridad para Prevenir la Confusión y los Malos

Entendidos.• Manténgase Neutral y Construya.• Trate que el Grupo Crezca.• Cerrar la Reunión con una Nota de Logro


¿Amo o Siervo? (¿qué será Usted?)

Mmm… Si bien no existe una manera única y certera de conducir una reunión, seguro que ya se habrá convencido que todo saldrá mejor si usted es

un Siervo y NO un Amo.

No olvides entregar una minuta de la reunión a cada participante:

• Fecha, Hora y Lugar de la Reunión.• Nombre de los Participantes.• Todo los Puntos de la Agenda Discutidos.• Decisiones y/o Acciones Acordadas.• Nombre de los Responsables de cada Acción.• Hora de Finalización.• Fecha y Hora de la Próxima Reunión si la

hubiera.


Funciones del Coordinador de una Reunión• Crear un ambiente propicio de confianza y expresividad, tanto de ideas como de

sentimiento.• Colaborar con el grupo en la definición de los problemas a discutir, por orden de importancia

o de urgencia.• Ser agente de circulación que facilite la comunicación sincera y libre a todos.• Mantener el orden sin perder la espontaneidad.• Dinamizar el grupo.• Evitar que los participantes se aparten del tema.• Procurar eliminar los apartes.• Aclarar las intervenciones cuando sea necesario.• Lograr de los participantes una actitud personal y segura ante los asuntos tratados.• Lograr que todas las opiniones e intervenciones tengan las mismas oportunidades de ser

ponderadas y examinadas por el grupo.• Separar el contenido intelectual de la discusión de las posibles influencias emotivas y

pasionales.• Orientar oportunamente hacia la toma de decisiones y obtención de conclusiones.• Intuir el plano encubierto, favoreciendo la aclaración y el diagnostico de las motivaciones

inconscientes.• Observar todo, no perdiéndose detalle de todo cuanto se dice y pasa.• Expresar su propia opinión.• Transmitir paz, alegría y esperanza.


¿Qué nos pasa cuando sabemos que vamos a

hablar en publico?“El cerebro humano empieza a trabajar en el momento en que uno nace y nunca deja de hacerlo hasta que uno se pone de pie para hablar en publico” Sir George Jessel


Si antes de hacer una presentación se siente atemorizado, intranquilo, se le seca la garganta y tiene dolor de estomago…tranquilícese…¡Es lo Normal!

La importancia de las Reuniones

Una Decisión, un Acuerdo, un Apoyo Financiero, un Viaje, etc. puede depender de una Reunión.


Muchos buenos planes fracasan, no por ser malos, ni por ser irreales, ni por ser caros, sino por no ser VENDIDOS correctamente.

Planificando una Reunión

¿Para qué?¡Para lograr nuestro objetivo!¿Qué quiero que piensen, sientan y hagan los asistentes a la reunión?


Tenerlo claro sirve para:• Para estar seguros y confiados de lo que vamos a decir y no salirnos del tema.• Para ser concretos y efectivos.

Planificando una Reunión

¿Cómo?• Definir el objetivo de la misma.•Tener una noción clara del publico. Investigar a la audiencia.• Los pasos: generar ideas, estructurar, definir los recursos audiovisuales, hacer un machete con lo que no hay que olvidarse, ¡Ensayar!


Los momentos de una Reunión


Recomendaciones en cuando al MENSAJE RACIONAL

• Usar un lenguaje acorde al publico. • Evitar jerga ante el publico no especializado. • Estructura Coherente.• Jamás abandonar el tema.• Comunicar contexto.•Manejar repetición y redundancia.•Ejemplificar, Gráficos.•Analogías y Metáforas.


Recomendaciones en cuando al IMPACTO EMOCIONAL

• Manejar las Expectativas.• Ajustarse a la Cultura de la Audiencia.• Utilizar Lenguaje Común.• Elegir lugar y momento adecuados.• No Criticar.• Utilizar el Buen humor.• Sincronizar con preocupaciones puntuales de la audiencia.


• No empezar con puntos controversiales.• Lenguaje corporal positivo y enérgico.• Manejar el tono de voz.• Contacto Visual.• Reflejar ideas diferentes y contrastes en el lenguaje corporal.• Usar testimonios, citas, etc.• Dar reconocimiento a la audiencia.

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