como hacer turnos

5/9/2018 Como Hacer Turnos - slidepdf.com

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GUÍA “COMO HACER

TURNOS”

Enero 2006

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Guía Consulta:

COMO HACER TURNOS



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CONCEPTOS BÁSICOSLa elaboración de los turnos se basa en el cálculo de MANO DE OBRA DIRECTA que es la manode obra necesaria para producir y servir nuestros productos. MANO DE OBRA INDIRECTA que esla mano de obra para limpiar, preparar o realizar otras actividades; en cada caso se distinguen 2categorías:

MANO DE OBRA DIRECTA:

Mano de obra directa por entrada: Se asigna un tiempo por entrada de 0,0323horas/hombre, que es el tiempo que se estima que se tarda en preparar un sándwich.

NOTA: Una entrada es cualquier sándwich además de las ensaladas que se preparen en elrestaurante y lleve una preparación en el momento que lo pida el cliente.

•

Mano de obra directa por ticket: Se asigna un tiempo por ticket de 0,0371horas/hombre, que es tiempo que se estima que se tarda en ticar y servir un productoya sea en mostrador, ventanilla King Express o Auto-King.

•

MANO DE OBRA INDIRECTA:

Mano de obra indirecta variable: A medida que se preparan y sirven nuestros productos secrea una serie de trabajo. Dependiendo de la venta este trabajo será más o menos, de

forma que a más venta más trabajo indirecto variable. Se asigna un tiempo de 0,0076horas/hombre, que ya están incluidas dentro de las 0,0323 de la concesión de mano deobra directa por entrada, por ejemplo, “a más venta se necesitará más preparación detomate, limpiar más recipientes, bandejas, etc....

•

Mano de obra indirecta fija: Es muy importante que en cada restaurante se calcule eltiempo que se necesita para realizar estos trabajos de forma que cada gerente ajuste lacantidad de mano de obra indirecta fija según sus necesidades. Es recomendable incluirlas tareas de Apertura y Cierre del Restaurante, además de incluir las tareas que según elcalendario de limpieza y mantenimiento correspondan, ya sea de periodicidad semanal,mensual, semestral o anual. Para realizar todos estos trabajos se calcula que se debe

invertir una media de 147 horas por semana (21 horas por día). El gerente deberácomprobar las necesidades de su restaurante y calcular las horas que necesita. Ademásdeben asignarse 56 horas por semana( 8 horas por día) para ayudar a cubrir losrequisitos mínimos de personal durante los periodos de bajo volumen de ventas. Elpersonal mínimo recomendado para estos periodos es:

•

Restaurantes Free Standing o In Line con Auto-King: 3 empleados. Restaurantes In Line: 2 empleados. Restaurantes Food Court: 2 empleados. Restaurantes Kiosco: 1 empleado.



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CALCULO GUÍA DE PERSONAL Y FORMULAS

El hacer la guía de personal de nuestro restaurante nos permite saber que cantidad de personalnecesitamos en función de las ventas que tengamos a lo largo del día.Se debe hacer a principios de mes utilizando los datos del mes anterior, más a menudo si hay unapromoción especial que pudiera alterar la mezcla de producto usaremos por los menos 2 semanas deinformación de ventas y de product mix. Para hacer una guía de personal se necesitan los siguientesdatos:

1. Ventas netas del mes anterior2. Product mix del mes anterior3. Ticket netos del mes anterior

Una vez tengamos estos datos podremos determinar la formula de CONCESIÓN DE MANO DEOBRA del restaurante, para ellos seguiremos la siguiente secuencia:

1. Divida el número de entradas de todo el mes anterior entre las ventas netas del todo el mesanterior.

Número de Entradas = Entrada por Moneda

Ventas

2. Divida el número de ticket de todo el mes anterior entre las ventas netas del todo el mesanterior.

Número de Ticket = Ticket por Moneda

Ventas

3. Calcule la concesión de producción, para ello multiplique el resultado del paso número 1 por0,0323.

Entrada por Moneda X 0,0323=

CONCESIÓN DE PRODUCCIÓN

4. Calcule la concesión de servicio, para ello multiplique el resultado del paso número 2 por0,0371.

Ticket por Moneda X 0,0371 = CONCESIÓN DE SERVICIO

5. Finalmente calcule su concesión de mano de obra, para ello sume los resultados del pasonúmero 3 y número 4.

Concesión de producción + Concesión de Servicio = CONCESIÓN DE MANO DE OBRA



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Una vez calculada nuestra concesión de mano de obra lo que debemos de hacer a continuación escalcular la BASE DE VENTAS POR ½ HORAS dividiendo 0,5 entre la concesión de mano de obra. Elresultado lo redondearemos siempre hacia abajo, ignorando los decimales y hasta que la cantidadsea múltiplo de 10.

0,5 ______________________

=

BASE DE VENTAS POR 1/2

Concesión de mano de obra

Y por último multiplicaremos las ventas por ½ horas, por la concesión de mano de obra, por el indicede productividad y por 2, para finalizar ajustaremos el número de empleados requeridos dependiendodel modelo de restaurante que tengamos.

Ventas por X Concesión de X Indice de = Base de mano x 2 Nº de Nº empleados

1/2 hora mano de obra Productividad de obra Empleados requeridos

EJERCICIO PRÁCTICO

Vamos a realizar un ejercicio con datos reales de un restaurante tipo de nuestro sistema, seguiremos lasecuencia descrita anteriormente.

Restaurante tipo: In line. •

•

•

Número de BK: 0000Fecha del mes para hacer los turnos: Junio 2006

Datos que necesitamos para ejecutar los primeros pasos:

Ventas netas del mes anterior Mayo 2006: 63.545€ •

•

•

Número de entradas del mes anterior Mayo 2006: 22.598 Número de ticket del mes anterior Mayo 2006: 11.821

Determinemos entonces nuestra CONCESIÓN DE MANO DE OBRA.

1. Divida el número de entradas de todo el mes anterior entre las ventas netas del todo el mesanterior.

22.598 = 0,3556 63.545



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2. Divida el número de ticket de todo el mes anterior entre las ventas netas del todo el mesanterior.

11.821 = 0,1860 63.545

3. Calcule la concesión de producción, para ello multiplique el resultado del paso número 1 por0,0323.

0,3556 X 0,0323 = 0,0114 CONCESIÓN DE PRODUCCIÓN

4. Calcule la concesión de servicio, para ello multiplique el resultado del paso número 2 por0,0371.

0,1860 X 0,0371 = 0,0069 CONCESIÓN DE SERVICIO

5. Finalmente calcule su concesión de mano de obra, para ello sume los resultados del pasonúmero 3 y número 4.

0,0114 + 0,0069 = 0,0183 CONCESIÓN DE MANO DE OBRA

Una vez calculada nuestra concesión de mano de obra lo que debemos de hacer a continuación escalcular la BASE DE VENTAS POR ½ HORAS dividiendo 0,5 entre la concesión de mano de obra. Elresultado lo redondearemos siempre hacia abajo, ignorando los decimales y hasta que la cantidadsea múltiplo de 10.

0,5 ______________________

= 27,32 BASE DE VENTAS POR ½ HORAS

0,0183

Redondeamos a 20: BASE DE VENTAS POR ½ HORAS

Y por último multiplicaremos las ventas por ½ horas, por la concesión de mano de obra, por el indicede productividad y por 2, para finalizar ajustaremos el número de empleados requeridos dependiendodel modelo de restaurante que tengamos



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Nº de restaurante: 0000 Tipo de Restaurante: In Line Fecha : Junio 2006

Ventas por

X Concesión de

X Indice de

= Base de mano

x 2 Nº de

Nº empleados

1/2 hora mano de obra

Productividad

de obra

Empleados

requeridos

0-20 € X 0,0183 X 1 = 0,366 x 2 0,732 220-40 € X 0,0183 X 1 = 0,73 x 2 1,46 240-60 € X 0,0183 X 1 = 1,10 x 2 2,20 360-80 € X 0,0183 X 1 = 1,46 x 2 2,92 380-100 € X 0,0183 X 1 = 1,83 x 2 3,66 4

100-120 € X 0,0183 X 1 = 2,20 x 2 4,40 5120-140 € X 0,0183 X 0,95 = 2,43 x 2 4,86 5140-160 € X 0,0183 X 0,95 = 2,78 x 2 5,56 6160-180 € X 0,0183 X 0,95 = 3,13 x 2 6,26 7180-200 € X 0,0183 X 0,95 = 3,48 x 2 6,96 7200-220 € X 0,0183 X 0,90 = 3,63 x 2 7,26 8220-240 € X 0,0183 X 0,90 = 3,95 x 2 7,90 8240-260 € X 0,0183 X 0,90 = 4,28 x 2 8,56 9260-280 € X 0,0183 X 0,90 = 4,61 x 2 9,22 10280-300 € X 0,0183 X 0,85 = 4,67 x 2 9,34 10300-320 € X 0,0183 X 0,85 = 4,98 x 2 9,96 10

320-340 € X 0,0183 X 0,80 = 4,98 x 2 9,96 10340-360 € X 0,0183 X 0,80 = 5,27 x 2 10,54 11360-380 € X 0,0183 X 0,80 = 5,56 x 2 11,12 12380-400 € X 0,0183 X 0,80 = 5,86 x 2 11,72 12400-420 € X 0,0183 X 0,78 = 6,00 x 2 12,00 12420-440 € X 0,0183 X 0,75 = 6,04 x 2 12,08 12440-460 € X 0,0183 X 0,72 = 6,06 x 2 12,12 13460-480 € X 0,0183 X 0,70 = 6,15 x 2 12,30 13



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COMO RELLENAR LA HOJA DE TURNOS

Para rellenar una hoja de turnos se deben de seguir los siguientes pasos, empezando siempre por elextremo superior de la hoja:

PLAN DIARIO DE UN TURNO

1. Restaurante: Escribir el número de restaurante Burger King.2. Fecha: Escribiremos la fecha y día de la semana del turno que estamos preparando.3. Tiempo atmosférico: Se rellenará el mismo día del turno. Este dato es importante porque

dependiendo del tiempo puede ser que nuestras ventas cambien cuantitativamente.4. Encargado: Escribir el nombre de la persona responsable de cada turno.

Ejemplo:Restaurante: 000 - Test

FECHA: LUNES 01/06/2006

TIEMPO ATMOSFÉRICO: LLUVIOSO

ENCARGADO APERTURA: MANOLO

ENCARGADO PARTIDO: CRISTINA

ENCARGADO CIERRE: LORENA

5. Marketing programado:

POP…Point of purchase( punto de compra): Escribir la promoción que anuncian los stoppersde las cajas.•

•

•

Promoción: Escribir otra promoción que tengamos vigentes en el restaurante en este día. Venta sugerida: Se recomienda que se rellene el mismo día del turno para ajustar lassugerencias de nuestros cajeros a las necesidades de nuestro restaurante.

Ejemplo:MARKETING PROGRAMADO:

P.O.P: ANGUS

PROMOCIÓN:

KING PRICES

VENTA SUGERIDA:

QUESO + BACÓN

6. Tareas asignadas –día-tarde-noche: Se deben escribir las tareas del calendario de limpiezay mantenimiento que corresponden al día del turno.

7. Comentarios encargados –día-tarde-noche: se debe escribir información útil para losencargados de cada turno



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COMENTARIOS DEL ENCARGADO:

APERTURA:

INAUGURACIÓN DEL HOTEL QUE TENEMOS AL LADO

PARTIDO:

REUNIÓN CLEAN&SAFE

CIERRE:

APLICAR EL CHARGE A LA ZONA DEL AUTOKING

TAREAS EMPLEADOS:

DISPENSADORES KETCHUP Y MOSTAZA

ESTANTE BANDEJAS

8. Una vez hemos rellenado todas las casillas de la parte superior del turno comenzamos arellenar las demás casillas teniendo en cuenta que las casillas que aparecen sombreadasno se pueden rellenar hasta que termine el día del turno que estamos proyectando. Además iremos calculando las horas y distribuir por medias horas a lo largo del turnosegún las necesidades del restaurante.

9. Ventas proyectadas: escribiremos las ventas por medias horas que tuvimos el mismo díade la semana anterior. Para semanas en las que entramos en festividades como navidad,semana santa, traten de ajustar las ventas no con la semana anterior sino revisando sushistóricos de ventas en esas semanas.

10. Trabajo directo: utilizando la guía de personal escribiremos el número de empleados quenecesitamos para cada media hora.

11. Asistente: pondremos las horas que necesitamos para cubrir el trabajo de sala.12. Antes de la apertura y cierre: escribiremos las horas que necesitamos para hacer todas las

tareas de apertura y también las horas que necesitamos para hacer las tareas de cierre.Esto es la mano de obra indirecta fija.

13. Limpieza: escribiremos las horas que necesitamos para hacer las tareas del calendario delimpieza y mantenimiento del día del turno.

14. Preparación del producto: escribiremos las horas que necesitamos para hacer lapreparación de todos los condimentos. Por ejemplo: tomate, lechuga…etc.

15. Entregas: escribiremos el tiempo que necesitamos para la recepción de mercancias. Porejemplo: tiempo para recepcionar y almacenar Conway.

16. Otras horas: escribiremos el tiempo que necesitamos para realizar otras actividades o

trabajos extraordinarios, por ejemplo: orientación nuevo empleado, formación.

VENTASPROYECTADAS €: 1/6/2006TRABAJO DIRECTO

ASISTENTE (6)

APERTURA (8) CIERRE (4)

PREPARACIÓN PRODUCTO (1)

ENTREGAS (1)

OTRAS HORAS (1)

17. Una vez que hemos calculado y distribuido las horas que necesitamos:



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18. Trabajo proyectado: verticalmente sumamos todas las horas de trabajo que hemos

calculado por cada ½ hora..Con lápiz pasaremos estos datos a las casillas punteadas deabajo .

19. En la casilla trabajo proyectado total pondremos la suma de todas las medias horasproyectadas y dividiremos entre 2 para convertirlo a horas.El resultado del trabajo proyectado es la cantidad de empleados que debemos tener encada tramo de ½ hora.

20. Trabajo programado: Una vez que ya sabemos mediante el trabajo proyectado la cantidadde empleados que necesitamos para cada ½ hora, mediante el trabajo programadodebemos ajustar el número de empleados en función de la cantidad de empleados querealmente tenemos en el restaurante y su disponibilidad. Entonces intentando ajustar almáximo el trabajo programado al trabajo proyectado, iremos rellenando cada tramo de ½

hora y trasladamos los resultados a las casillas punteadas encima de las que hemosmarcado a lápiz para el trabajo proyectado.

21. En la casilla de trabajo programado total pondremos la suma de la casillas de todas lasmedias horas programadas y dividiremos entre 2 para convertirlo en horas.El resultado del trabajo programado es la cantidad de empleados que realmente tiene elrestaurante.

22. Encima por debajo trabajo programado: Reste a cada tramo de ½ hora de trabajoprogramado cada tramo de ½ hora de trabajo proyectado.

23. En la casilla de trabajo fórmula total: sume los resultados del punto 22 y divida el totalentre 2 para convertirlo en horas. El objetivo es que el resultado sea cero pues significaque las horas de trabajo que nos requiere las ventas proyectadas son las que realmente

tenemos. Si el resultado es positivo significa que estamos empleando más número dehoras que las que las ventas proyectadas requieren. Si al contrario, el resultado esnegativo significa que estamos empleado menos horas que las que las ventas proyectadasrequieren.

13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 15:30 16:30 17:00 17:30 18:30

107 100 125 100 100 100 84 42 7 39

4 4 5 4 4 4 3 2 1 2

1 1 1 1

1 1

1 1

4 5 6 5 5 4 4 4 2 2

1 1 2 2 3 3 2 2 2 2

-3 -4 -4 -3 -2 -1 -2 -2 0 0

TRABAJO PROYECTADO

TRABAJO PROGRAMADO

POR ENCIMA/POR DEBAJO



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24. Una vez tenemos el trabajo proyectado en las casillas punteadas, uniremos los puntos

para crear turnos de trabajo. Se recomienda utilizar diferentes colores.25. Utilizando la tabla de disponibilidad junto con el gráfico de rendimiento de empleados en

las casillas nombre iremos asignando cada turno de trabajo a un empleado, escribiendo sunombre en las casillas “nombre (turno de día)” si trabajará por la mañana, y en las casillas “nombre(turno de noche)” si trabajará por la tarde noche. Además iremos escribiendo lashoras de comienzo y fin de cada turno en las casillas entrada y salida.

26. Todos los empleados deben estar reflejados en el turno, así que, si hay empleados devacaciones, librando, de baja o cualquier otra circunstancia se deberá especificar en elturno utilizando el espacio libre de debajo de las casillas de “nombre”.

PLAN REAL DE UN TURNO

27. Una vez finalizado un turno del día, en las casillas sombreadas de ventas realesescribiremos las ventas por ½ horas del día del turno.

28. En las casillas sombreadas de trabajo ideal para ventas reales: utilizando la guia depersonal escribiremos el número de empleados que necesitamos para cada ½ hora deventa real, más toda la mano de obra indirecta proyectada, es decir, asistente, apertura,cierre, preparación, limpieza, etc.

29. En la casilla de trabajo ideal para ventas reales: escribiremos las suma de todas las mediashoras de las casillas sombreadas de trabajo ideal para ventas reales y dividiremos entre 2para convertirlo en horas

30. En las casillas sombreadas de trabajo real: escribiremos la cantidad de trabajo que hemos

invertido en cada ½ hora.31. En la casilla de trabajo real total. Escribiremos la suma de todas las ½ horas de las casillassombreadas de trabajo real.y dividiremos entre 2 para convertirlo en horas.

32. Por encima por debajo trabajo real: Reste a cada tramo de ½ hora de trabajo real cadatramo de ½ hora de trrabajo ideal para ventas reales. El objetivo es que el resultado seacero pues significa que las horas de trabajo que nos requiere las ventas reales son las querealmente hemos utilizado. Si el resultado es positivo significa que estamos empleandomás número de horas que las que las ventas reales requieren. Si al contrario, el resultadoes negativo significa que estamos empleado menos horas que las que las ventas realesrequieren.

RECOMENDACIONES

Utilizar las pausas no pagadas para controlar el exceso Planificar correctamente las pausas pagadas Adelantar los turnos antes de las horas fuertes Utilizar distintos colores Utilizar barras para las pausas Prolongar el tiempo de los empleados

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