capacitacion manual de procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

(MAPRO)

MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMA


¿Que es el manual de procedimientos?

El MAPRO, es un documento normativo que compendia por cada uno de los órganos de la Municipalidad Metropolitana de Lima, la descripción de sus procedimientos, debiendo éstos estar alineados a sus funciones y objetivos estratégicos institucionales vigentes que les correspondan y dentro del marco de los dispositivos legales y/o administrativos que los regulen.


NORMATIVA

Resolución Jefatural N°.059-77-INAP/DNR que aprueba la Directiva N°002-77-INAP/DNR que norma el proceso de formulación, aprobación, difusión y actualización de los Manuales de Procedimientos de las entidades de la Administración Pública.

Resolución de la Contraloría General N°320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno

Decreto Supremo N°.004-2013-PCM, aprueba la Política Nacional de Modernización de la gestión pública.

Resolución de Alcaldía N°.125, que aprueba la Política de Modernización de la Gestión Pública de la MML.

Resolución de Gerencia N°.004-2014-MML-GP que aprueba la Directiva N°002-2014-MML-GP que norma la elaboración, modificación, revisión, aprobación y difusión del Manual de Manual de Procedimientos de la Municipalidad Metropolitana de Lima.


CONCEPTOS

Procedimiento (PR): Es la forma específica para llevar a cabo una serie de actividades; describe que debe hacerse y quien debe hacerlo; cuándo, dónde y cómo se debe ejecutar. Órgano: Hace referencia a las gerencias que conforman la Municipalidad Metropolitana de Lima. Unidad orgánica: Es la unidad de organización que conforma los órganos contenidos en la estructura orgánica de la entidad. Se encarga de apoyar la elaboración de la descripción de los procedimientos que les compete. Responsable: Es el puesto de trabajo responsable de llevar a cabo determinada actividad de un procedimiento. El puesto de trabajo se identifica teniendo, de preferencia, como referencia el Cuadro de asignación de personal y como título de puesto el Manual de Organización y Funciones.

Inventario de Procedimientos: Es una relación o registro de procedimientos de línea e internos de una institución que permite tener información básica de cada uno de los procedimientos.

Hoja de Trabajo del procedimiento : La hoja de trabajo es una herramienta considerada como un borrador de trabajo para la definición del procedimiento, que permite contar con datos mas detallados sobre las actividades que lo conforman. Diagrama de Flujo: Es la representación gráfica de los pasos que se siguen en una secuencia de acciones, dentro de un proceso o procedimiento, identificándolos mediante símbolos.

MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMARECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos actuales, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.

Para recabar la información, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan; los archivos documentales, en los que se localizan los aspectos jurídico administrativos que rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar información adicional para el análisis, diseño e implantación de procedimientos; y las áreas de trabajo que sirven para tener la visión real de las condiciones, medios y personal que operan los procedimientos.

Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:

a. Investigación documental.b. Entrevista directa.c. Observación de campo.

MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMAANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO

Constituye una de las partes más importantes del análisis de los procedimientos, consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron durante la recolección de información, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual.

Para realizar el análisis de la información recabada, se debe responder los cuestionamientos fundamentales que se mencionan a continuación:¿Qué trabajo se hace?Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la dependencia y los resultados que se obtienen de éstas.¿Quién lo hace?Son las dependencias que intervienen en el procedimiento y el recurso humano, ya sea como individuos o como grupos, para la realización del trabajo.¿Cómo se hace?Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio determinado.¿Cuándo se hace?Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.¿Dónde se hace?Se refiere a la ubicación geográfica de las dependencias. Buscar la justificación de la existencia de ese trabajo o procedimiento, también se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.

MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMAANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO

La descripción de cualquier procedimiento deberá hacerse "a detalle", sin obviar elementos que posteriormente pudieran repercutir en el análisis de la información e implique la realización de nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en función. La respuesta a estas preguntas, si bien implican disponibilidad de tiempo, es necesaria para el análisis de la información por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigación a: ■ La distribución que se hace de los documentos,■ El tipo de registros empleados (formularios)■ Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).■ Las probables causas de demora.■ Las probables causas de riesgos y como mitigarlos.■ Los formatos o anexos que se utilizan, su contenido, así como que parte o partes

de las mismas se llenan y en qué área lo hacen.■ Las firmas o autorizaciones necesarias. Estas recomendaciones permiten una visión más clara del conjunto de las actividades. Para realizar el análisis y diseño de los procedimientos se debe utilizar diagramas de flujo para detallar el procedimiento.

MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMACRITERIOS DE SIMPLIFICACIÓN

Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o rediseñar un procedimiento, se podrá utilizar la técnica de los cinco puntos que presenta a continuación : a. Eliminar.- La primera y más importante preocupación de este método es eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operación, cualquier paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados. b. Combinar.- Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar algún paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trámite. Cuando se combina, generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operación, etc.

c. Cambiar.- En este punto debe revisarse si algún cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o cambiando el lugar, o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad.

MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMACRITERIOS DE SIMPLIFICACIÓN

d. Mejorar.- Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el resultado más práctico se logra mejorando el procedimiento; rediseñando una forma, un registro o un informe; haciendo alguna mejoría al instrumento o equipo empleado, o encontrando un método mejor. e. Mantener.- Consiste en conservar las actividades que como resultado del análisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.

MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMACARATULA DEL MAPRO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSMML-Gerencia-Subgerencia-MAPRO0XX

Versión - 01

GERENCIA DE XXXXXXX

Fecha de Vigencia: / /

NOMBRE DEL ORGANO SOLICTANTE


CARACTERISTICAS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Introducción2. Índice 3. Datos Generales

3.1 Objetivo 3.2 Alcance3.3 Correspondencia funcional y operativa de los procedimientos3.4 Aprobación y actualización

4. Estructura del procedimiento 4.1 Nombre del procedimiento4.2 Unidad Organizacional4.3 Responsables de elaboración, revisión y aprobación del Manual de Procedimientos4.4 Finalidad4.5 Documentos asociados o base legal 4.6 Objetivo Estratégico4.7 Requisitos4.8 Acciones, Fases y Etapas del procedimiento4.9 Instrucciones4.10 Duración4.11 Diagrama de flujo 4.12 Lista de Registros y formularios4.13 Hoja de Identificación de Cambios

5. Glosario de Términos


INTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE

CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

RUBRO CONTENIDO DEL RUBRO 1. Introducción En este rubro se indicarán algunas características generales de los procedimientos que se

describen en el documento, haciendo referencia al sector de la colectividad que atiende. Igualmente, su relación con otros documentos normativos, la importancia del Manual y la metodología que se emplea para formulación.

2. Índice Constituido por la relación clasificada de títulos y subtítulos, o asuntos que contiene el Manual, señalando su respectiva ubicación por el número de páginas.

3. Datos Generales Referidos exclusivamente al Manual como documento, comprende los siguientes aspectos 3.1 Objetivo Se precisara el o los beneficios (propósitos) que se pretende alcanzar mediante la

formulación y empleo del procedimiento 3.2 Alcance Aquí se consignara el ámbito de aplicación del Manual

3.3 Correspondencia funcional y operativa de los procedimientos

En este rubro se ubicara el cuadro que a continuación se detalla, el cual tiene como base el inventario de procedimientos - visado por la Subgerencia de Desarrollo Institucional - que el órgano debe realizar al iniciar el proceso de elaboración de su MAPRO.

Código Procedimientos Funciones del ROF Plan de Acción del …(Año)

Denominación Producto Numeral Art Tarea Actividad

(1) (2) (2) (2) (2) (2) (2)

Notas: (1) El código del procedimiento se construirá conforme se estable en literal a.2 del punto

5.2.3 de la presente directiva. (2) Las instrucciones para el llenado del contenido de cada una de estas celdas se

encuentran en el anexo 3 de la presente directiva.


DEFINICION DEL INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

N°

Funciones del ROF ProcedimientosPlan de Acción

Numeral(4)

Artículo(4)

Denominación(5)

Producto

(6)

Tarea(7)

Actividad(7)

GerenciaÁreas Equipo de trabajoSubgerenciasDivisionesEquipos de Trabajo

(8)

Observaciones: (9)Elaborado por: (10)Revisado por: (11)Fecha Elaboración:




3.4 Aprobación y actualización

En este rubro se indicará la denominación, número y fecha del dispositivo que aprueba el Manual, así mismo el periodo en el cual se realizaron los estudios relacionados con la elaboración y última actualización. En la sumilla brevemente se describirá que aprueba la resolución.

Resolución de Gerencia Periodo de Estudiado Sumilla

N° Fecha

4 4. Hoja de Datos por cada Procedimiento

En este acápite se detallaran las características de cada uno de los procedimientos y comprende a su vez de los siguientes acápites:

4.1 Nombre del Procedimiento - Código

En este numeral se señalaran en forma clara y precisa el nombre del procedimiento y su código. La denominación del procedimiento debe reflejar concretamente el propósito u objetivo del trámite a que se refiere con el objeto de que tanto funcionarios como público puedan identificarlo fácilmente. La codificación de los procedimientos dentro del MAPRO se registrara y se construirá de acuerdo a lo establecido en el literal a.2 del numeral 5.2.3 de la presente directiva.

4.2 Unidad Organizacional En este numeral se establece a que Gerencia, Subgerencia y Departamento o Proyecto pertenece el procedimiento.

4.3 Responsables de elaboración, revisión y aprobación del Manual de Procedimientos

En este numeral se detalla los responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento, según el siguiente cuadro:

Elaborado por: Firma:

Cargo:

Fecha:

Revisado por: Firma:

Cargo:

Fecha:

Aprobado por: Firma:

Cargo:

Fecha:




4.4 Finalidad Aquí se colocaran resultado final que se pretenden alcanzar con el procedimiento (certificación, otorgamiento, aprobación, informe, etc.), pudiendo mencionarse mediante qué acciones se lograra el resultado. La redacción del resultado debe iniciarse con un verbo en infinitivo que implique medición.

4.5 Documentos Asociados o Base Legal

Se citaran aquellos documentos, dispositivos legales y/o normas administrativas que regulen en forma directa la ejecución del procedimiento.

4.6 Objetivo Estratégico Se deberá procurar identificar en el Plan Estratégico Institucional de la MML 2011-2014, aprobado por la Ordenanza 1722, con que Eje Programático y Objetivos Estratégicos está alineado el procedimiento a describir:

Eje Programático Objetivos Estratégicos Acción Estratégica Generales Específicos

4.7 Requisitos Se detallaran la totalidad de los documentos, exigencias u otras formalidades que deben cumplirse para la iniciación y posterior ejecución del trámite; en caso de presentarse diferentes modalidades para el mismo procedimiento deberán especificarse los requisitos para cada una de ellas.

4.8 Acciones, Fases y Etapas del Procedimiento

Aquí se presentaran de manera secuencial cada una de las etapas o fases y acciones en que se descompone el procedimiento, señalando las reparticiones o administraciones que intervienen. Al momento de describirlas inicialmente deberá precisarse en que consiste cada acción de cada fase o etapa, con identificación del resultado a que se llegue; quienes deben ejecutarlas, como, plazo y lugar, con qué medios y/o requisitos y el tiempo estimado para cada acción, fase u operación.

PROCEDIMIENTO: xxxxxx

Unidad orgánica/unidad funcional

Responsable N° Descripción de la actividad Duración

MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMAHOJA DE TRABAJO (4.8)

Gerencia: Desarrollo Social

Subgerencia: Sub Gerencia de Bienestar y Promoción

Procedimiento: 1. Autorización Metropolitana de Centro de Atención Residencial de personas Adultas mayores - CARPAM

Unidad orgánica /unidad funcional

Responsable (cargo del Clasificador de

cargos / Denominación de

MOF)

N°Descripción de la

ActividadDuración

Tipo de valor Riesgo Identificacion del Riesgo

VA Control SVA S N Tipo de Riesgo Actividad de Contingencia

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Minutos 0 0 0 0 0 0 0 0

Horas 0

Dias 0 La redacción de las actividades deberá ser en verbos infinitivos, que son palabras que expresan acciones y su terminación es en “ar”, “er” o “ir”.

MUNICIPALIDAD METROPOLITANA DE LIMAMANUAL DE PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO: xxxxxx

Unidad orgánica/unidad funcional

Responsable(Clasificador de Cargos / MOF) N° Descripción de la actividad Duración (Tiempo)


CONSIDERACIONES PARA DEFINIR LOS CARGOS

Clasificador de cargos

R.A. 306-2013-MML MOF Subgerencia de la Subgerencia si tiene


CONSIDERACIONES PARA DEFINIR LOS TIPOS DE VALORES

VALOR DESCRIPCIÓN

VA = valor añadido.

Actividad cuya realización contribuye al resultado final del procedimiento. Por ejemplo: firmar un expediente, confirmar que los documentos requeridos están completos, orientar a un administrado respecto de los pasos a seguir.

Control = si es una actividad de control.

Actividad cuya realización permite garantizar la calidad del procedimiento. Por ejemplo: revisar un expediente para garantizar que está completo antes que se produzca la siguiente actividad. Se debe estar atento, pues en general, en muchas entidades, se detectan actividades de control repetidas.

SVA = sin valor añadido.

Actividad cuya realización no genera valor al procedimiento. Por ejemplo: poner VºBº a un expediente, que ya tiene un VºBº de otro funcionario autorizado, es una actividad SVA (sin valor añadido).

TIPO DE VALOR


CONSIDERACIONES PARA IDENTIFICACIÓN DE RIESGO

Identificación de los riesgos

En la identificación de los riesgos se tipifican todos los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. Los factores externos incluyen factores económicos, medio ambientales, políticos, sociales y tecnológicos. Los factores internos reflejan las selecciones que realiza la administración e incluyen la infraestructura, personal, procesos y tecnología.

Valoración de los riesgos El análisis del riesgo le permite a la entidad considerar cómo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El propósito es obtener la suficiente información acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias.

Respuesta al riesgo La administración identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo-beneficio. La consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte integral de la administración de los riesgos.


CONSIDERACIONES PARA IDENTIFICACIÓN DE RIESGO

Riesgo OperacionalAccesos no autorizadosCorrupción de los empleadosObsolescencia del sistemaAusencia de gestión expertaEl ciudadano no cumple las pautas de seguridad

Riesgo LegalIncertidumbre y ambigüedad en la aplicación legalRevelación inadecuada de información del ciudadano

Riesgo LogísticoDesabastecimientoFalta de continuidad de algún servicio contratadoInfraestructura deficienteInseguridad


CONSIDERACIONES PARA LA DIAGRAMACIÓN




4.9 Instrucciones En este rubro debe incorporarse aquellas indicaciones consideradas como estrictamente indispensables para la ejecución de las operaciones que así lo ameriten.

4.10 Duración En este párrafo se indicara el tiempo total estimado de duración de cada fase del procedimiento. El resultado se obtendrá de la emisión de un Informe Técnico remitido por la unidad orgánica solicitante.

4.11 Diagramación En este rubro se presentará los diagramas de flujo o representación gráfica que muestren la secuencia de cada procedimiento. Para ello se empleara las instrucciones y simbología contenida en el Anexo N° 2 de la Directiva N° 002-77-INAP/DNR “Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos”.

4.12 Lista de Registros y Formularios

Se incluirán los diversos formularios y/o registros, físicos y/o digitales, utilizados en la ejecución de los procedimientos, acompañando las instrucciones para su empleo. Se identificaran mediante una Lista de Maestra de Registros. Ver Anexo N°/

4.13 Hoja de Identificación de Cambios

En este rubro se identifican los cambios que se realizan de la versión anterior aprobada.

PÁGINA CAPITULO/PÁRRAFO/ FIGURA/TABLA/NOTA

ADICIÓN (A) O SUPRESIÓN (S)

TEXTO MODIFICADO

5 Glosario de Términos En este punto debe definirse aquellos términos técnicos empleados en la descripción de los procedimientos que requieren aclaración de su significado, debiendo ser presentados en orden alfabético.




FIN

capacitacion manual de procedimientos

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