bpm & ecdm solgenia freedoc

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Solgenia Freedoc è la soluzione integrata che riassume un ambiente dedicato all'Enterprise Document Management ed al Business Process Management; permette di gestire l'intero ciclo di vita delle informazioni, creazione, versionamento, archiviazione, protezione, conservazione, ricerca, pubblicazione e distribuzione all'interno e all'esterno dell'organizzazione.

TRANSCRIPT

  • reedoc

    Experience the Innovation

    Business Process Management Solution

    Content & Document Management Solution

    Freedoc

    Storage

    Freedoc

    Collaboration

    FreedocLegal &Protocol

    FreedocWeb &Form

    FreedocVoicePortal

    FreedocProcessDesigner

    FreedocForm

    Designer

    FreedocBusinessActivitiesMonitoring

  • Freedoc ECDM & BPM Suite 2

    Document Management 3

    Content Management 6

    Business Process Management 7 Il Gruppo 9

    Offering del Gruppo 10

  • 2Solgenia FreedocCondividere e collaborare

    Solgenia Freedoc la soluzione integrata che riassume

    un ambiente dedicato all'Enterprise Document

    Management ed al Business Process Management;

    permette di gestire l'intero ciclo di vita delle informazioni,

    creazione, versionamento, archiviazione, protezione,

    conservazione, ricerca, pubblicazione e distribuzione

    all'interno e all'esterno dell'organizzazione.

    Freedoc suite consente di raccogliere, aggregare,

    strutturare e distribuire contenuti depositati in siti

    eterogenei, rendendoli riutilizzabili da pi utenti all'interno

    di altri processi e applicazioni; integra una ricca gamma

    di funzionalit in grado di razionalizzare i flussi informativi

    all'interno dell'organizzazione permettendone la

    condivisione delle informazioni sia internamente ad ogni

    livello aziendale, sia esternamente (clienti, fornitori ed

    altro).

    Con Solgenia Freedoc tutte le informazioni contenute o

    prodotte all'interno dell'organizzazione diventano

    immediatamente accessibili e riutilizzabili, favorendo

    notevoli recuperi di produttivit il miglioramento

    dell'efficienza e la riduzione dei costi operativi.

    reedoc

    L'efficienza in azienda legata alla conoscenza delle

    procedure e dei ruoli da parte delle risorse coinvolte;

    dinamiche e flussi di lavoro, devono essere progettati e

    strutturati per rispondere ad esigenze specifiche.

    All'interno del suo ambiente, Freedoc comprende un

    potente strumento di Business Process Management, un

    insieme di applicativi capaci di integrarsi con

    l'infrastruttura ICT esistente, al fine di consentire una

    migliore configurazione dei flussi di lavoro per rispondere

    agli standard della "qualit totale".

    Grazie agli applicativi di Visual Designer, Form Designer

    e Business Activities Monitoring possibile destrutturare

    ogni dinamica aziendale, per ricostruirla accuratamente

    in nome dell'efficacia-efficienza.

  • StorageDocument Management

    Storage raccoglie in modo sistematico

    ed organizzato in un'unica infrastruttura

    tutte le informazioni presenti in azienda

    sia in maniera attiva sia passiva

    (generati internamente e ricevuti dall'esterno),

    memorizzati su supporti diversi e distribuiti tra molteplici

    applicazioni e utenti, assicurando la sistematicit della

    raccolta, la facilit e velocit nella ricerca, la sicurezza

    nell'accesso e la rapidit nella consultazione. Un unico

    punto di accesso al patrimonio informativo e avanzati

    meccanismi di ricerca e distribuzione assicurano agli

    utenti facilit e velocit nel recuperare e condividere le

    informazioni di interesse, necessarie per ricostruire il

    contesto informativo dei processi aziendali in cui sono

    coinvolti.

    Storage supera l'esistenza di molteplici repository

    indipendenti, legati a singole esigenze applicative,

    creando un archivio centralizzato e condiviso in cui sono

    raccolti in modo sistematico tutti i contenuti, siano essi

    nativamente elettronici o digitalizzati mediante scansione.

    La sua struttura permette la suddivisione e quindi

    distribuzione del repository consentendo una maggiore

    efficienza in fase di consultazione e garantendo al tempo

    stesso la sua univocit. Storage instaura delle relazioni

    logiche e semantiche tra contenuti, collegandoli tra loro in

    base all'evento attorno al quale essi ruotano, per

    agevolare gli utenti nella ricerca e visualizzazione del

    contesto informativo di ogni processo di business. Grazie

    all'architettura SOA (Web Services), supporta l'uso di

    Freedoc

    Storage

    3

    servizi Web per garantire l'interoperabilit tra diversi

    sistemi in modo da consentire l'utilizzo delle singole

    applicazioni come componenti del processo di business e

    soddisfare le richieste degli utenti in modo integrato e

    trasparente. Storage consente di automatizzare

    parzialmente o completamente il processo di gestione

    documentale, regolando il percorso che il documento

    deve seguire e le operazioni che gli utenti possono

    compiere su e con esso.

    Struttura e gestisce tutte le fasi di elaborazione che i

    documenti attraversano durante il loro ciclo di vita:

    ricerca, consultazione, controllo, modifica, approvazione,

    integrazione di nuovi contenuti o allegati, stampa,

    pubblicazione sul Web, invio tramite mail o fax.

    Senza che il documento viaggi fisicamente, Storage

    permette di distribuirlo e condividerlo utilizzando la posta

    elettronica o meccanismi di notifica che trasmettono solo

    l'informazione relativa alla disponibilit di un contenuto o

    all'operazione da compiere su di esso: approvazione,

    pubblicazione, modifica.

    Funzionalit Freedoc Storage: Documents Storage su DB o FS + Metadata

    Interfaccia Client e Web

    Document Workflow, fascicolazione, gestione allegati

    Catalogazione e registrazione login

    Integrazione con scanner via driver ISIS

    Lettura BARCODE/OCR/ICR

    AddIn per Office che permette larchiviazione diretta dei

    documenti in formato originale o pdf.

  • 4CollaborationDocument Management

    Collaboration rende disponibile un

    ambiente collaborativo centralizzato

    accessibile via Web che organizza e

    valorizza le informazioni individuali

    trasformandole in conoscenza condivisa. La comunione

    del patrimonio informativo permette di incrementare la

    produttivit individuale e di gruppo,ridurre costi e tempi

    operativi, ottimizzare la gestione dei processi di business,

    migliorare la qualit delle relazioni con attori interni ed

    esterni (clienti, fornitori e partner) ed aprire i confini

    dell'organizzazione verso l'esterno. La gestione

    strutturata e sistematica dei documenti presenti in

    azienda strategica per aumentare la trasparenza nei

    processi e rendere pi efficiente e reattiva

    l'organizzazione.

    Migliorare la condivisione della conoscenza e la

    collaborazione all'interno e con l'esterno ha un impatto

    profondo sulla riduzione dei costi operativi e sul

    miglioramento dell'efficienza. Tutte le informazioni

    correlate - di qualsiasi natura esse siano - risiedono

    quindi in un unico ambito, diventando un bene condiviso,

    disponibile a tutti i membri dell'organizzazione e sempre

    sotto un costante controllo autorizzativo. Per ogni

    documento Collaboration definisce una serie di step

    procedurali il cui obiettivo la condivisione e

    conservazione nel tempo dello stesso:

    dematerializzazione del documento, memorizzazione

    nell'archivio digitale, indicizzazione e catalogazione,

    revisione, approvazione da parte di uno o pi revisori,

    distribuzione ed archiviazione.

    Freedoc

    Collaboration

    Collaboration semplifica il processo di archiviazione e

    condivisione del patrimonio informativo grazie

    all'integrazione con le pi diffuse applicazioni di office

    automation, utilizzate abitualmente per creare e gestire

    documenti: Microsoft Word, Excel, Outlook e PowerPoint,

    sistemi gestionali e CRM. A partire dall'ambiente di lavoro

    quotidiano - grazie alla funzionalit di One Click

    Publishing - possibile salvare e recuperare i documenti

    necessari alle proprie attivit e collegati ad un workflow.

    I documenti salvati possono essere, inoltre, trasformati in

    formato PDF, senza installare nessun applicativo esterno.

    L'integrazione con Microsoft Outlook consente agli utenti

    di salvare in archivio le mail ricevute o inviate,

    comprensive di eventuali allegati, indicizzandole

    automaticamente mediante l'importazione delle propriet

    come metadati. Collaboration si integra, inoltre, con

    sistemi fax server per consentire l'invio di documenti

    archiviati direttamente via fax, collegandosi alla rubrica

    contatti di Outlook, ricevere le notifiche di invio via mail,

    salvare i fax ricevuti e distribuirli via e-mail a singoli utenti

    o a liste di destinatari.

    Funzionalit Freedoc Collaboration: Pubblicazione e condivisione di ogni tipo di documento

    Gestione dei permessi HR sui singoli documenti

    Document Checkout, Versioning, sottoscrizoini

    Ricerca Fulltext nei contenuti

    Notifiche via e-mail

    Sharepoint Integration

    Freedoc Storage Integration.

  • 25

    Legal & ProtocolDocument Management

    Legal & Protocol gestisce in modo

    automatizzato le attivit di protocollo,

    consentendo di registrare e classificare

    ogni documento spedito o ricevuto

    salvato in archivio, identificandolo in maniera univoca con

    una sequenza numerica collegata con l'indicazione

    cronologica, che lo contraddistingue lungo l'intero flusso

    documentale. La gesti

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