asjaajamise alused

Asjaajamise alused

Sissejuhatus

3

Sissejuhatus ainesse:

• Dokumendihaldust ja arhiivindust Eestis koordineerib Riigikantselei – Vabariigi Valitsuse juures olev valitsusasutus.

• Aastatel 2000 – 2002 mindi valitsusasutuste vahelises asjaajamises üle elektroonilisele dokumendihaldusele.

• See õnnestub vaid siis, kui organisatsiooni asjaajamine on eelnevalt korrastatud, piisavalt reguleeritud ja vastab organisatsiooni vajadustele.

4


• Kaasaegses organisatsioonis on vajalik dokumentide haldamine läbi kogu elukäigu, sõltumata dokumendi kandjast või vormingust.

• See tähendab dokumentide:1.elektroonilist registreerimist,

menetlemist, kooskõlastamist ja kooskõlastamise andmete edastamist koos dokumendiga

5


2. allkirjastamist või autentimist (tuvastamist) elektroonilises keskkonnas

3. liigitamist erinevate tunnuste alusel4. otsimist liigituste või märksõnade järgi5. avalikustamist (avaliku teabe seaduse

täitmiseks)6. vahetamist organisatsioonide vahel7. arhiveerimist

6


8.haldamist erinevaid õigusi omavate töötajate poolt (dokumendi koostamine, muutmine, ligipääs, kooskõlastamine, autentimine, allkirjastamine).

• Et digitaaldokument on mõistetav ainult riist- ja tarkvara abil, on nende omadused väga olulised.

• Süsteem peab efektiivselt kontrollima organisatsiooni inforessursse.

7


• Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele on tulemuslik, kui ühendatakse:– asjaajamise hea tava– infotehnoloogilised lahendused– kvaliteedijuhtimise põhimõtted

• Selle eesmärgi elluviimiseks on eestindatud rahvusvaheline standard ISO 15489.

8


INFORMATSIOON + DOKUMENTATSIOON = DOKUMENDIHALDUS

• Standard aitab ümber kujundada töökorraldust, mille tulemuseks on, et dokumendihaldus muutub tehnilisest tööst sisuliseks infotööks, teabe haldamiseks.

• Eraettevõtetes kehtestatakse tavaliselt vähem regulatsioone kui riigiasutustes.

9


• Ettevõtte dokumendihaldus on eelkõige seotud:– oma õiguste kaitsega– klienditeenindusega– kvaliteetse teenuse osutamisega

• Ettevõtte dokumendihaldust mõjutavad järgmised standardid:– EVS-EN ISO 9001:2001

kvaliteedijuhtimissüsteemid

– EVS-ISO 15489:2004 dokumendihaldus

10


• Standardid täiendavad teineteist.• Dokumendihalduse protsesse saab

kontrollida kvaliteediohje meetoditega.

• Ettevõttel on vaja järgida mõlemat standardit.

11


• Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab seda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides.

• Dokumendid on organisatsiooni mälu.• Info peab säilima ettenähtud aja jooksul

ja olema kättesaadav ja kasutatav.• Seda on võimalik tagada

hästikorraldatud dokumendisüsteemi abil.

12

Põhimõisted:

• Dokument lad. k. documentum – tõendus, tõestus, asitõend.

• Inglise k. tähistatakse dokumenti sõnadega:– document – jäädvustatud

informatsioon (teave)– record – dokument, mis on loodud

või saadud asutuse või isiku poolt vastavalt seadusandlikest aktidest tulenevatele õigustele ja kohustustele või on seotud vastastikuste tehingutega.

13

Põhimõisted:

• Teabe jäädvustamine dokumentides tagab selle taasesitatavuse ja võimaldab teavet ühesugusena edasi anda paljudele inimestele läbi aja ning ruumi.

• Dokument ei ole seotud tema kandjaga, sest peamine dokumendi puhul on teave.

• Oluline on see, et nii teabe kui teabekandja sisu, vorm ja struktuur tagaksid isiku või asutuse tegevuse või faktide tõestamise.

14

Põhimõisted:

• DOKUMENT (ingl. k. document) – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille vorm, sisu ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.(Arhiiviseadus §4 p1)

15

Põhimõisted:

• Kuigi pidevalt suureneb elektrooniliste dokumentide hulk, on suurem osa dokumentidest siiski paberil.

• Dokument luuakse elektroonselt, kuid edasiseks kasutamiseks ja säilitamiseks trükitakse see enamasti paberile.

16

Põhimõisted:

• Paberkandjal dokumentide eelised:– paberil olevat informatsiooni on

mugav lugeda, selleks pole vaja kasutada spetsiaalset tarkvara

– dokumente on lihtne allkirjastada, pole vaja kasutada tehnilisi vahendeid

17

Põhimõisted:

• Paberkandjal dokumentide piirangud:– toimikutest ülesotsimine võtab palju

aega, eriti kui puudub kindel dokumendisüsteem

– paberdokumenti saab kasutada üks inimene korraga

– saatmine posti teel on aeganõudev– paberdokumendid säilivad hästi ja

kaua– säilitamine nõuab palju ruumi

18

Põhimõisted:

• Paberdokumentide loomine ja haldamine tugineb õigusaktide nõuetele ja aegade jooksul väljakujunenud tavadele.

• Digitaalsete dokumentide loomise ja haldamise regulatsioon on alles kujunemas.

• Eriti palju probleeme oli e-kirjavahetuse haldamisega.

19

Põhimõisted:

• Dokumentide väärtust hinnatakse 2 peamise kriteeriumi alusel:

1. tõestusväärtus on dokumendi võime kajastada funktsioonide täitmist või tehingute läbiviimist

2. teabeväärtus on dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms kohta.

20

Põhimõisted:

• DOKUMENDID (ingl. k. records) – organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon.(Standard EVS-ISO 15489:2004)

21

Põhimõisted:

• Praktiliselt kogu dokumentatsioon luuakse digitaalselt.

• Kuni digitaalallkirja kasutuselevõtmiseni on neil dokumentidel üksnes teabeväärtus.

• Digitaalallkirja lisamisega saavad dokumendid ka tõestusväärtuse.

22

Põhimõisted:

• Dokumendi elementDokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu.

• Dokumendi vormingDokumendi vorming määrab viisi, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud st paigutatud paberil või esitatud faili siseselt.

23

Põhimõisted:

• Dokumendi elukäikDokumendi elukäik kujutab toiminguid dokumendiga alates dokumendi loomisest või saamisest kuni eraldamiseni dokumendisüsteemist (st hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni).

• Iga etapi raames teostatakse teatud funktsionaalseid tegevusi.

24

Dokumendi elukäik (paberdokument):

1. planeerimine – eelneb loomisele, tuleb vastata küsimusele – kas seda infot on vaja korduvaks kasutamiseks jäädvustada?

2. loomine või saamine – eeldab selle arvestamist, kui kaua tuleb dokumenti säilitada, sellest lähtuvalt otsustada nõudmised vormingule, milles dokument luua

3. töötlemine – dokument liigub organisatsioonis, vajadusel seda täiendatakse ja muudetakse

4. indekseerimine – dokumendile unikaalse registreerimisnumbri andmine

25

Dokumendi elukäik:

5. liigitamine – kõik dokumendid liigitatakse sarjadesse vastavalt organisatsioonis kinnitatud dokumentide loetelule

6. säilitustähtaja määramine – dokumentide liigitamisel vastavalt organisatsiooni dokumentide loetelule saavad dokumendid säilitustähtaja ja sarjakuuluvuse

26

Dokumendi elukäik:

7. kasutamine – juurdepääsu tagamine dokumentidele ja dokumendi terviklikkuse, autentsuse ja usaldusväärsuse säilimise kontroll (kasutamise käigus võib dokument muutuda või täieneda, mida tuleb olenevalt olukorrast kas vältida või toimunud muudatused registreerida ja jäädvustada)

27

Dokumendi elukäik:

8. hävitamine – dokumendid, mille säilitamise tähtaeg on möödunud ja kasutusvajadus lõppenud, hävitatakse kohe

9. säilitamine – dokumendid, mida enam igapäevaselt ei ole vaja (st nad ei ole enam aktiivses kasutuses), eraldatakse säilitamiseks organisatsiooni arhiivi

28

Dokumendi elukäik:

• Arhiveerimisel tuleb kontrollida– dokumentide kirjeldamist (et leida

nad arhiivist vajadusel üles)– dokumentide kasutatavuse

tagamist (digitaalsed dokumendid ja tehnoloogia vananemine)

– juurdepääsu ja dokumentide turvalisust

29

Dokumendi elukäik:

• Alatise säilitustähtajaga arhiiviväärtusega dokumendid antakse teatud aja möödudes üle avalikke arhivaale (arhiividokumente) koguvale arhiiviasutusele.

• Eraettevõtted võivad anda eraarhiivi.• Eelnev jutt käis paberdokumentide

kohta, digitaalsete dokumentide korral võivad eelnevalt kirjeldatud tegevused toimuda juba loomise hetkel.

30

Dokumendi elutsüklid:

• aktiivne – asjaajamisperiood, aktiivne kasutus

• poolaktiivne – maksimaalselt 2 aastat• passiivne – hoiul organisatsiooni

arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele

• DOKUMENDI ELUKÄIGUST NÄHTUB, ET ASJAAJAMINE JA ARHIIVINDUS ON ÜHE TERVIKLIKU PROTSESSI TEINETEISEGA LAHUTAMATULT SEOTUD OSAD.

31

Dokument:

• Dokumendi omadused:– autentsus (ehtsus)– usaldatavus– terviklikkus– kasutatavus

• Dokumendiga seotud isikud on selle autor, adressaat, koostaja, kasutaja, dokumendisüsteemi haldur jt

32

Dokument:

• Dokumendi metaandmed on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis (andmed dokumendi registreerimise ja haldamise ajaloo kohta).

• Mõisteid asjaajamine ja dokumendihaldus kasutatakse paralleelselt.

33

Põhimõisted:

• ASJAAJAMINE – dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.(Arhiiviseadus §2)

34

Põhimõisted:

• DOKUMENDIHALDUS – halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sealhulgas organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega.(Standard EVS-ISO 15489:2004)

35

Põhimõisted:

• Dokumendihaldus on dokumendi kontrollitud haldamine läbi terve tema elukäigu.

• Asjaajamise korraldusest sõltub juhtimise efektiivsus.

• Asjaajamise eesmärk on toetada organisatsiooni eesmärkide saavutamist – hoolitseda efektiivse töökorralduse ja info kiire kättesaadavuse eest.

• Asjaajamise eesmärk saavutatakse organisatsiooni dokumendisüsteemi abil.

36

Infotehnoloogia osa:

• IT kiire areng on loonud soodsa keskkonna elektroonilise dokumendihalduse rakendamisele. Info liigub kiiremini, on parem ülevaade tegevustest, protsessidest.

• Elektrooniline dokumendihaldus on kindlate käitumisreeglite ja eesmärkidega keskkond.

37

Elektroonilise dokumendihalduse eesmärgid:

• kiirus• ülevaatlikkus• lihtsus• mugavus• VAJALIK TÖÖGRUPP = ASJAAJAMIS- JA

ARHIIVISPETSIALISTID + IT-SPETSIALIST + TIPPJUHT

38

Põhimõisted:

• DOKUMENDISÜSTEEM (records system) – infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs(EVS-ISO 15489:2004 )

• Dokumendisüsteemi moodustavad:– dokumendid– dokumendihalduse toimingud– elektrooniline

dokumendihaldussüsteem– süsteemi kasutajad

•Järgmine teema on:

- asjaajamise õiguslik keskkond

asjaajamise alused

Documents