arŞİv ve arŞİvcİlİk bİlgİlerİ ders notu

ARŞİV VE ARŞİVCİLİK ARŞİV VE ARŞİVCİLİK BİLGİLERİ DERS NOTUBİLGİLERİ DERS NOTU

Hazırlayan: Mehmet TORUNLARHazırlayan: Mehmet TORUNLAR

ARŞİV VE ARŞİVCİLİK ARŞİV VE ARŞİVCİLİK BİLGİLERİBİLGİLERİ

Arşiv Nedir?Arşiv Nedir? Niçin Arşiv?Niçin Arşiv?

Arşivin ÖnemiArşivin Önemi Bugün için bizlere çok şey ifade etmeyen Bugün için bizlere çok şey ifade etmeyen

bir bilgi, gelecekte çok önemli bir bilgi bir bilgi, gelecekte çok önemli bir bilgi haline dönüşebilir veya bizim hiç kıymet haline dönüşebilir veya bizim hiç kıymet vermediğimiz bir materyal bir başkası için vermediğimiz bir materyal bir başkası için çok önemli bir bilgi kaynağı olabilir. çok önemli bir bilgi kaynağı olabilir.

Düzenli bir arşivleme alışkanlığı Düzenli bir arşivleme alışkanlığı edinmemek, bilginin hayati önemde edinmemek, bilginin hayati önemde olduğunu kavramamak, bilgi toplumu ve olduğunu kavramamak, bilgi toplumu ve bilgi insanı olmanın yalnızca bilgisayara bilgi insanı olmanın yalnızca bilgisayara sahip olmak olduğunu sanmak, gelişmiş bir sahip olmak olduğunu sanmak, gelişmiş bir bilgi kayıt ve yönetim sistemi geliştirmemek bilgi kayıt ve yönetim sistemi geliştirmemek gibi yanlış davranış modelleri sebebiyle bir gibi yanlış davranış modelleri sebebiyle bir çok hak kaybına uğrarız. çok hak kaybına uğrarız.

Arşivin ÖnemiArşivin Önemi

Bilginin güç ve iktidar sağladığı modern Bilginin güç ve iktidar sağladığı modern çağda, bilginin ana kaynağı olan arşivlere çağda, bilginin ana kaynağı olan arşivlere muhakkak önem vermemiz gerekiyor. muhakkak önem vermemiz gerekiyor. Arşivlerinizi düzgün tutmamanız sizin bilgi Arşivlerinizi düzgün tutmamanız sizin bilgi kaynağınıza da sahip çıkmadığınızı, milli güç kaynağınıza da sahip çıkmadığınızı, milli güç unsurlarınızın en önemli araçlarından bir unsurlarınızın en önemli araçlarından bir tanesinden mahrum olduğunuzu gösterir.tanesinden mahrum olduğunuzu gösterir.

Günümüzde bilgiye yatırım yapan Günümüzde bilgiye yatırım yapan veya bilgiyi alt yapı olarak değerlendirip veri veya bilgiyi alt yapı olarak değerlendirip veri olarak kullanan ve bu kullanımdan bir çıktı olarak kullanan ve bu kullanımdan bir çıktı elde eden devletler süper veya egemen güç elde eden devletler süper veya egemen güç olarak uluslararası arenada yerini alıyor olarak uluslararası arenada yerini alıyor


Bilginin hızla çoğalması, birikmesi, Bilginin hızla çoğalması, birikmesi, yayılması ve tüketilmesi günümüzde bilgiye yayılması ve tüketilmesi günümüzde bilgiye erişmeye ve değerlendirmeye büyük önem erişmeye ve değerlendirmeye büyük önem kazandırmıştır. Günümüzün ünlü düşünür kazandırmıştır. Günümüzün ünlü düşünür ve yazarlarından gelecekbilimci Alvin ve yazarlarından gelecekbilimci Alvin TOFFLER’in ifadesiyle TOFFLER’in ifadesiyle “cehalet artık “cehalet artık okuma yazma bilmemek değil, bilgiye nasıl okuma yazma bilmemek değil, bilgiye nasıl

ulaşılacağını bilmemektir.”ulaşılacağını bilmemektir.”


Geçmişe dayanan ve geçmişten geleceğe Geçmişe dayanan ve geçmişten geleceğe bağlanan bilgi, beceriyle beraber bir çıktı bağlanan bilgi, beceriyle beraber bir çıktı haline dönüşebilir. Bu arada geçmiş ile haline dönüşebilir. Bu arada geçmiş ile gelecek arasında bağ kuran en önemli gelecek arasında bağ kuran en önemli unsurlardan bir tanesi de unutulmamalıdır ki, unsurlardan bir tanesi de unutulmamalıdır ki, arşivlerdir. İster klasik arşiv malzemesini yani arşivlerdir. İster klasik arşiv malzemesini yani kağıda işlenmiş bilgiyi, isterseniz elektronik kağıda işlenmiş bilgiyi, isterseniz elektronik ortamda bilgiyi saklayın, bu saklama ve tekrar ortamda bilgiyi saklayın, bu saklama ve tekrar faydalanma işlemleri için bilimsel anlamda faydalanma işlemleri için bilimsel anlamda arşivlemeye, arşivciliğe ve arşivcilere ihtiyaç arşivlemeye, arşivciliğe ve arşivcilere ihtiyaç vardır. Bilginin gücünü kavramadan, bilgi ve vardır. Bilginin gücünü kavramadan, bilgi ve belgenizi yönetmeden, bilgi ve belge belgenizi yönetmeden, bilgi ve belge mirasınıza sahip çıkmadan, düzenli arşivleme mirasınıza sahip çıkmadan, düzenli arşivleme yapmadan güçlü olmak mümkün değildir.yapmadan güçlü olmak mümkün değildir.


Geçmişten günümüze bilgi taşıyıp, bağ Geçmişten günümüze bilgi taşıyıp, bağ kuran arşivler gelecek tasarımlarında da en kuran arşivler gelecek tasarımlarında da en önemli unsurlardan birisidir. önemli unsurlardan birisidir. “Foucault, The “Foucault, The Archaeology of Knowledge (New York: Archaeology of Knowledge (New York: Pantheon Books, 1972) adlı eserinde “arşiv” Pantheon Books, 1972) adlı eserinde “arşiv” kavramını, “çeşitli olguların oluşturulduğu kavramını, “çeşitli olguların oluşturulduğu ve yeniden biçimlendirildiği genel bir sistem” ve yeniden biçimlendirildiği genel bir sistem” olarak tanımlıyor. Dolayısıyla arşiv, yalnızca olarak tanımlıyor. Dolayısıyla arşiv, yalnızca bilgilerin toplandığı somut bir bütün değil, bilgilerin toplandığı somut bir bütün değil, aynı zamanda söylemlerin de aktif olarak aynı zamanda söylemlerin de aktif olarak oluşturulabildiği, soyut bir “mekan” ve bu oluşturulabildiği, soyut bir “mekan” ve bu sayede de her hangi bir olgunun, hem sayede de her hangi bir olgunun, hem kalıcılığını sağlayan hem de o olguyu kalıcılığını sağlayan hem de o olguyu periyodik değişimlere maruz bırakan bir periyodik değişimlere maruz bırakan bir uygulama alanı.”uygulama alanı.”


Bugün ürettiğimiz bilgi, alanı ne olursa Bugün ürettiğimiz bilgi, alanı ne olursa olsun yarınları şekillendirecektir. Büyükelçi olsun yarınları şekillendirecektir. Büyükelçi

İsmail Berduk OLGAÇAYİsmail Berduk OLGAÇAY “Güncel olayların “Güncel olayların tarihin mayası olduğunu anlamayanların tarihin mayası olduğunu anlamayanların devlet yönetimini ele almaları kadar tehlikeli devlet yönetimini ele almaları kadar tehlikeli bir şey olamaz.” bir şey olamaz.” ifadesiyle de arşivlerin ifadesiyle de arşivlerin

önemini vurgular.önemini vurgular.

Arşivin ÖnemiArşivin Önemi Konunun önemine rağmen, arşiv hizmetlerinde Konunun önemine rağmen, arşiv hizmetlerinde

bugün ortada olan tablo maalesef tatminkâr bugün ortada olan tablo maalesef tatminkâr olmaktan uzaktır.olmaktan uzaktır.

Bugün bir çok kamu kurum ve kuruluşunda Bugün bir çok kamu kurum ve kuruluşunda arşiv çalışmaları henüz başlamamıştır.arşiv çalışmaları henüz başlamamıştır.

Birim ve kurum arşivleri faaliyete geçmemiştir.Birim ve kurum arşivleri faaliyete geçmemiştir. Arşiv hizmetlerine uygun mekan tahsisi Arşiv hizmetlerine uygun mekan tahsisi

yapılmamıştır.yapılmamıştır. Arşiv hizmetleri yeterli sayı ve nitelikte Arşiv hizmetleri yeterli sayı ve nitelikte

personelle takviye edilmemiştir.personelle takviye edilmemiştir. Ayıklama ve imha komisyonları kurulmamıştır.Ayıklama ve imha komisyonları kurulmamıştır. Bazı kurum ve kuruluşlar ayıklama ve imha Bazı kurum ve kuruluşlar ayıklama ve imha

komisyonu kurmadan belge imha etmişlerdirkomisyonu kurmadan belge imha etmişlerdir. .

ArşivlerArşivler

Arşivler;Arşivler; Devletin, kurumların, kişilerin ve uluslar Devletin, kurumların, kişilerin ve uluslar

arası ilişkileri belgeler ve korurlar.arası ilişkileri belgeler ve korurlar. Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve

tespite yarar.tespite yarar. Ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal Ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal

yapısını, kurumlarını ve aralarındaki ilişki yapısını, kurumlarını ve aralarındaki ilişki ve bağlantıları belirtir. Bilimsel ve bağlantıları belirtir. Bilimsel araştırmalara imkan sağlar.araştırmalara imkan sağlar.

ArşivlerArşivler

Devletlerin geçmişten geleceğe uzanan Devletlerin geçmişten geleceğe uzanan devamlılıkları arşiv belgelerinin düzenli devamlılıkları arşiv belgelerinin düzenli muhafazası ve erişilebilir olmasıyla muhafazası ve erişilebilir olmasıyla sağlanabilir.sağlanabilir.

Kurum ve kuruluşlarda düzenli işleyen bir Kurum ve kuruluşlarda düzenli işleyen bir arşiv sistemi kurmak ve işletmek kurumlara arşiv sistemi kurmak ve işletmek kurumlara bir çok açıdan güç ve prestij kazandırır.bir çok açıdan güç ve prestij kazandırır.

Günümüzde arşivlere gereken önemin Günümüzde arşivlere gereken önemin verilmemesi hem bilgi kaybına hem de verilmemesi hem bilgi kaybına hem de itibar kaybına sebep olur.itibar kaybına sebep olur.

ArşivlerArşivler Günümüzde arşivlemeye önem vermeyen kurumların arşivleri Günümüzde arşivlemeye önem vermeyen kurumların arşivleri

kırpıntı kağıt veya malzeme deposu görünümündedir:kırpıntı kağıt veya malzeme deposu görünümündedir:

ArşivlerArşivler

ArşivlerArşivler Sağlıklı ve bilimsel bir arşiv sisteminin kurularak işletilmesi sonucunda Sağlıklı ve bilimsel bir arşiv sisteminin kurularak işletilmesi sonucunda

ise kurumsallaşma ile birlikte bilgi ve belgeye erişim de kolay sağlanır, ise kurumsallaşma ile birlikte bilgi ve belgeye erişim de kolay sağlanır, düzen ve tertip oluşur:düzen ve tertip oluşur:

Arşivin Görev ve FonksiyonlarıArşivin Görev ve Fonksiyonları

Bir arşivin görev ve fonksiyonları şu şekilde Bir arşivin görev ve fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir:sıralanabilir:

a-Arşiv malzemesini tespit etmek ve a-Arşiv malzemesini tespit etmek ve ayırmak,ayırmak,

b-Arşiv malzemesini kayba uğramaktan b-Arşiv malzemesini kayba uğramaktan korumak,korumak,

c-Arşiv malzemesini gerekli şartlarda c-Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak, saklamak,

d-Arşiv malzemesini yararlanmaya d-Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak,sunmak,

e-Arşiv malzemesinin yeniden oluşumu e-Arşiv malzemesinin yeniden oluşumu aşamasında, bunu kontrol altına almak.aşamasında, bunu kontrol altına almak.

Arşivcinin GörevleriArşivcinin Görevleri

a-Arşiv malzemesini toplamak,a-Arşiv malzemesini toplamak, b-Arşiv malzemesini korumak,b-Arşiv malzemesini korumak, c-Arşiv malzemesini tasnif etmek,c-Arşiv malzemesini tasnif etmek, d-Arşiv malzemesini değerlendirmek,d-Arşiv malzemesini değerlendirmek, e-Arşiv malzemesinin yeniden oluşumu e-Arşiv malzemesinin yeniden oluşumu

aşamasında, bunun kontrol altına alınması aşamasında, bunun kontrol altına alınması ile ilgili önlemleri alarak, gerekli yönetim ile ilgili önlemleri alarak, gerekli yönetim faaliyetlerini başlatmak ve yürütmek. faaliyetlerini başlatmak ve yürütmek.

Arşiv HizmetleriArşiv Hizmetleri

Arşiv hizmetlerinin tam ve eksiksiz Arşiv hizmetlerinin tam ve eksiksiz yürütülebilmesi için yerine getirilmesi yürütülebilmesi için yerine getirilmesi gereken temel unsurlar şunlardır:gereken temel unsurlar şunlardır:

-Mevzuat,-Mevzuat, -Yeterli bina ve tesisler, -Yeterli bina ve tesisler, -Yetişmiş uzman arşiv personeli,-Yetişmiş uzman arşiv personeli, -Yeterli reel bütçe.-Yeterli reel bütçe.

Arşiv MevzuatıArşiv Mevzuatı

3056 sayılı Başbakanlık Teşkilat 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nu 2’nci maddesi g fıkrası ile Kanunu’nu 2’nci maddesi g fıkrası ile devlet arşiv hizmetlerinin Başbakanlık devlet arşiv hizmetlerinin Başbakanlık tarafından yürütülmesi hükme tarafından yürütülmesi hükme bağlanmıştır.bağlanmıştır.

Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nun 11. Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nun 11. maddesinde sayılan Devlet Arşivleri maddesinde sayılan Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün görevleri Genel Müdürlüğü’nün görevleri şunlardır:şunlardır:

a-a-Milli arşiv politikasının esaslarını Milli arşiv politikasının esaslarını belirlemek,belirlemek,

b-b-Devlet ve millet hayatını ilgilendiren Devlet ve millet hayatını ilgilendiren her türlü bilgi ve belgeleri toplamak, her türlü bilgi ve belgeleri toplamak, değerlendirmek ve saklamak,değerlendirmek ve saklamak,


c-c-Çeşitli kamu kurum ve kuruluşları ile özel Çeşitli kamu kurum ve kuruluşları ile özel şahısların elinde bulunan arşiv şahısların elinde bulunan arşiv malzemesini tespit etmek, toplamak, malzemesini tespit etmek, toplamak, gerektiğinde satın almak, bunların tamir ve gerektiğinde satın almak, bunların tamir ve restorasyonunu yapmak, tasnif ve tercüme restorasyonunu yapmak, tasnif ve tercüme etmek, uygun görülenleri yayınlamak,etmek, uygun görülenleri yayınlamak,

d-d-Yurt içi ve yurt dışı arşivcilik ve bununla Yurt içi ve yurt dışı arşivcilik ve bununla ilgili bilimsel gelişmeleri takip etmek, bu ilgili bilimsel gelişmeleri takip etmek, bu alandaki eserleri tercüme etmek, alandaki eserleri tercüme etmek, yayınlamak, önemli ve değerli arşiv yayınlamak, önemli ve değerli arşiv malzemesini yurt ve dünya bilim malzemesini yurt ve dünya bilim çevrelerine sunmak,çevrelerine sunmak,


e-e-Tarihi, kültürel ve estetik değeri olan arşiv Tarihi, kültürel ve estetik değeri olan arşiv malzemesinden koleksiyonlar yapmak, malzemesinden koleksiyonlar yapmak, gerektiğinde arşiv müzesi kurmak ve sergiler gerektiğinde arşiv müzesi kurmak ve sergiler açmak,açmak,

f-f-Arşiv malzemesinin tahribini önleyecek Arşiv malzemesinin tahribini önleyecek tedbirleri almak, arşiv laboratuvarı kurmak, tedbirleri almak, arşiv laboratuvarı kurmak,

g-g-Arşiv malzemesinin kopyalarını çıkararak Arşiv malzemesinin kopyalarını çıkararak devamlılığını sağlamak ve bunları küçük devamlılığını sağlamak ve bunları küçük hacimlere döndürmek için film, mikrofilm, hacimlere döndürmek için film, mikrofilm, fotokopi ve gerektiğinde diğer ileri teknikleri fotokopi ve gerektiğinde diğer ileri teknikleri uygulamak,uygulamak,


h-h-Devlet arşivlerinden yararlanma Devlet arşivlerinden yararlanma esaslarını belirlemek, arşivlerdeki esaslarını belirlemek, arşivlerdeki araştırma taleplerini değerlendirmek ve araştırma taleplerini değerlendirmek ve gerektiğinde izin vermek, gerektiğinde izin vermek,

i-i-Her türlü bilgi ve arşiv malzemesini Her türlü bilgi ve arşiv malzemesini derlemek, ayıklamak ve her an kullanılır derlemek, ayıklamak ve her an kullanılır hale gelecek şekilde tasnif ederek hale gelecek şekilde tasnif ederek muhafaza etmek,muhafaza etmek,

j-j-Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinde Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinde ayıklama, saklama ve imha işlemlerini ayıklama, saklama ve imha işlemlerini denetlemek,denetlemek,

k-k-Makamca verilen benzeri görevleri Makamca verilen benzeri görevleri yapmak.yapmak.


Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nda yapılan Başbakanlık Teşkilat Kanunu’nda yapılan değişikliğe paralel olarak, kamu kurum ve değişikliğe paralel olarak, kamu kurum ve kuruluşlarının elinde bulunan arşiv kuruluşlarının elinde bulunan arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan ve muhafazasına lüzum görülmeyen kalan ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhası ile arşiv malzemenin ayıklama ve imhası ile arşiv malzemesinin Devlet Arşivi’ne devrini malzemesinin Devlet Arşivi’ne devrini düzenleyen 3473 sayılı “Muhafazasına düzenleyen 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun” 28 Eylül Yok Edilmesi Hakkında Kanun” 28 Eylül 1988 tarihinde yürürlüğe girmiştir. 1988 tarihinde yürürlüğe girmiştir.


3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun” ile, arşiv Edilmesi Hakkında Kanun” ile, arşiv malzemesi , arşivlik malzeme, ayıklama ve malzemesi , arşivlik malzeme, ayıklama ve imhanın tarifi yapılmış, Kanun kapsamında imhanın tarifi yapılmış, Kanun kapsamında yer alan kurum ve kuruluşlara getirilen yer alan kurum ve kuruluşlara getirilen mükellefiyetler sayılmış; ayıklama ve imha mükellefiyetler sayılmış; ayıklama ve imha işlemlerinin, kurum ve kuruluşlar işlemlerinin, kurum ve kuruluşlar bünyesinde kurulacak komisyonlar bünyesinde kurulacak komisyonlar marifetiyle yapılacağı hükme bağlanmıştır.marifetiyle yapılacağı hükme bağlanmıştır.


3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun”un 6’ncı Edilmesi Hakkında Kanun”un 6’ncı maddesi gereğince, “Devlet Arşiv maddesi gereğince, “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” Başbakanlıkça hazırlanmış ve 16 Mayıs Başbakanlıkça hazırlanmış ve 16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.yürürlüğe girmiştir.


““Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in 44. maddesi gereğince Yönetmelik”in 44. maddesi gereğince mükellef kurum ve kuruluşların kendi Arşiv mükellef kurum ve kuruluşların kendi Arşiv Yönetmeliklerini hazırlamak zorunda Yönetmeliklerini hazırlamak zorunda olmaları hükmü de 22.02.2005 tarihinde olmaları hükmü de 22.02.2005 tarihinde yapılan Yönetmelik değişikliği ile ortadan yapılan Yönetmelik değişikliği ile ortadan kaldırılmıştır.kaldırılmıştır.


Değişen Yönetmelik hükümlerine göre, Değişen Yönetmelik hükümlerine göre, kurum ve kuruluşlar, özellikleri sebebiyle ve kurum ve kuruluşlar, özellikleri sebebiyle ve ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan durumlarda, Devlet Arşivleri Genel durumlarda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün onayını almak şartıyla 3 ay Müdürlüğü’nün onayını almak şartıyla 3 ay içerisinde kendi Arşiv Yönergelerini içerisinde kendi Arşiv Yönergelerini hazırlayabileceklerdir.hazırlayabileceklerdir.

Dosyalama Sistemlerinde Dosyalama Sistemlerinde StandartlaşmaStandartlaşma Kurum ve kuruluşlarda dosyalama Kurum ve kuruluşlarda dosyalama

işlemlerinde standart sağlamak işlemlerinde standart sağlamak maksadıyla, Başbakanlık tarafından 2005/7 maksadıyla, Başbakanlık tarafından 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile Standart sayılı Başbakanlık Genelgesi ile Standart Dosya Planı uygulamaya konulmuştur. Dosya Planı uygulamaya konulmuştur. “Ortak Alanlar” adı altında belirlenen “Ortak Alanlar” adı altında belirlenen faaliyetlerle ilgili olarak kurum ve faaliyetlerle ilgili olarak kurum ve kuruluşların bu alanlarda plan hazırlamaları kuruluşların bu alanlarda plan hazırlamaları engellenmiş, hazırlanan bu planların engellenmiş, hazırlanan bu planların müştereken kullanılması istenmiştir.müştereken kullanılması istenmiştir.

Dosyalama Sistemlerinde Dosyalama Sistemlerinde StandartlaşmaStandartlaşma Dosyalama sistemlerinde standartlaşma, Dosyalama sistemlerinde standartlaşma,

kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına kurum içinde birlikteliğin sağlanmasına imkan vereceği gibi bunun tüm kurum ve imkan vereceği gibi bunun tüm kurum ve kuruluşlara yaygınlaştırılması, ülke çapında kuruluşlara yaygınlaştırılması, ülke çapında etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin etkili ve verimli bir haberleşme sisteminin kurulmasına zemin oluşturacaktır. kurulmasına zemin oluşturacaktır.

Kurum ve kuruluşlar ana hizmet Kurum ve kuruluşlar ana hizmet faaliyetleriyle ilgili olarak en kısa sürede faaliyetleriyle ilgili olarak en kısa sürede dosya kodlarını tespit ederek, Devlet dosya kodlarını tespit ederek, Devlet Arşivleri’nin onayını müteakip uygulamaya Arşivleri’nin onayını müteakip uygulamaya geçeceklerdir. geçeceklerdir. (2005/7 sayılı Başbakanlık (2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi, 25 Mart 2005 tarih ve 25766 Genelgesi, 25 Mart 2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete)sayılı Resmi Gazete)

BİRİM ARŞİV İŞLEMLERİBİRİM ARŞİV İŞLEMLERİ

Birim Arşiv İşlemleriBirim Arşiv İşlemleri

Birim Arşivi:Birim Arşivi: Birim arşivi, kurum ve kuruluşların görev ve Birim arşivi, kurum ve kuruluşların görev ve

faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre arşivlik malzemenin belirli bir süre kullanıldığı arşiv birimlerine denir.kullanıldığı arşiv birimlerine denir.

Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır. (Devlet Arşiv Hizmetleri arşivi sayılır. (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde 3) Hakkında Yönetmelik, Madde 3)


Evrakın Teşekkülü:Evrakın Teşekkülü: -Evrak kayıtlara uygun olarak dosyalanmalıdır.-Evrak kayıtlara uygun olarak dosyalanmalıdır. -Yazılar ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır.-Yazılar ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. -Dosya planı dikkate alınarak açılacak dosya ve -Dosya planı dikkate alınarak açılacak dosya ve

klasörlerin sırt kısımlarında:klasörlerin sırt kısımlarında: a-Kurum adıa-Kurum adı b-Birim kodub-Birim kodu c-Dosya numarasıc-Dosya numarası d-Konu adıd-Konu adı e-Dosyanın yılı,e-Dosyanın yılı, unsurları yazılı olacaktır.unsurları yazılı olacaktır.

Birim Arşiv İşlemleriBirim Arşiv İşlemleri Örnek Dosya veya Klasör Etiketi:Örnek Dosya veya Klasör Etiketi:


Birimler ellerinde bulundurdukları ve kurum Birimler ellerinde bulundurdukları ve kurum arşivine teslim etmedikleri belgeleri her arşivine teslim etmedikleri belgeleri her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumaklatürlü zararlı tesir ve unsurlardan korumakla

veve mevcut asli düzenlerine uygun olarak mevcut asli düzenlerine uygun olarak

saklamakla yükümlüdürler.saklamakla yükümlüdürler.


Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması:Ayırımı ve Hazırlanması:

-Alt birimler her yılın Ocak ayı içerisinde, -Alt birimler her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, gözden önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, gözden geçirmek suretiyle,geçirmek suretiyle,

*İşlemi tamamlananlar*İşlemi tamamlananlar *İşlemi devam edenler*İşlemi devam edenler *İşlemi tamamlanmış olmasına rağmen *İşlemi tamamlanmış olmasına rağmen

elde bulundurulması gerekenler,elde bulundurulması gerekenler, şeklinde ayrıma tabi tutarlar.şeklinde ayrıma tabi tutarlar.


Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması:Ayırımı ve Hazırlanması:

-Yukarıda sıralanan ayırım işlemlerini -Yukarıda sıralanan ayırım işlemlerini müteakip, işlemi tamamlanan dosyalar, müteakip, işlemi tamamlanan dosyalar, birim arşivine “Dosya Muhteviyatı Döküm birim arşivine “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” ile birlikte teslim edilir.Formu” ile birlikte teslim edilir.

Birim Arşivine Devredilecek Birim Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayırımı ve HazırlanmasıMalzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Dosya veya evrakın ayırım işlemlerinden Dosya veya evrakın ayırım işlemlerinden sonra işlemi tamamlanan arşivlik malzeme sonra işlemi tamamlanan arşivlik malzeme Birim Arşivi’ne devredilmek üzere;Birim Arşivi’ne devredilmek üzere;

-Birimi (ünitesi),-Birimi (ünitesi), -Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,-Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, -Aidiyet içerisindeki tarih sırası ve sıra -Aidiyet içerisindeki tarih sırası ve sıra

numarası,numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır.esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Birim Arşivine Devredilecek Birim Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayırımı ve HazırlanmasıMalzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Birimlerce (ünitelerce), yukarıda işlemi Birimlerce (ünitelerce), yukarıda işlemi tamamlanmış olan arşivlik malzeme tamamlanmış olan arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir.uygunluk kontrolünden geçirilir.

Uygunluk KontrolüUygunluk Kontrolü

İşlemi tamamlanmış ve Birim Arşivi’ne İşlemi tamamlanmış ve Birim Arşivi’ne devredilmeye hazır arşivlik malzeme devredilmeye hazır arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde:kontrolde:

-Birim Arşivi’ne devredilecek malzemede -Birim Arşivi’ne devredilecek malzemede işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre varsa işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre varsa kayıt defteri veya föyleri gözden geçirilerek, kayıt defteri veya föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekrar olup sıra numaralarında atlama, tekrar olup olmadığına bakılır.olmadığına bakılır.


-Dosya içerisinde bulunan evrakın, -Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,dosyalanmadığına,

-Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki -Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki bilgilerle uyup uymadığına,bilgilerle uyup uymadığına,

-Klasör veya dosyalar üzerine, Standart -Klasör veya dosyalar üzerine, Standart Dosya Planı veya Kurum Dosya Planı’na Dosya Planı veya Kurum Dosya Planı’na uygun numara verilip verilmediğine, birim uygun numara verilip verilmediğine, birim adının ve ait olduğu işlem yılının yazılıp adının ve ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,yazılmadığına,


-Ciltli olarak saklanması düşünülmüş -Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

-Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya -Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, eksik olup olmadığına,

bakılır, eksikleri varsa tamamlanır.bakılır, eksikleri varsa tamamlanır. Bu kontroller ilgili ünite personeli ile birim Bu kontroller ilgili ünite personeli ile birim

arşiv i yetkili personeli tarafından yürütülür. arşiv i yetkili personeli tarafından yürütülür.

Birim Arşivlerinde Ayıklama ve Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmha İşlemleri Yürütülebilir mi?İmha İşlemleri Yürütülebilir mi?

Birim Arşivleri’nde ayıklama imha işlemi Birim Arşivleri’nde ayıklama imha işlemi yapılamaz.yapılamaz.

Ayıklama imha işlemleri yalnızca Kurum Arşivleri tarafından yerine getirilebilir.

Birim Arşivlerinde Ayıklama ve Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmha İşlemleri Yürütülebilir mi?İmha İşlemleri Yürütülebilir mi?

Ancak mükelleflerin taşra, bölge ve yurt Ancak mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler kurum dışı kuruluşlarında bulunan arşivler kurum arşivi gibi çalıştığından buralarda ayıklama arşivi gibi çalıştığından buralarda ayıklama ve imha yapılabilmektedir.ve imha yapılabilmektedir.

Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı Mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşları arşivleri kurum arşivi gibi çalışır.kuruluşları arşivleri kurum arşivi gibi çalışır.

Ayıklama ve imha komisyonlarını kurarak Ayıklama ve imha komisyonlarını kurarak imha işlemlerini yürütür. imha işlemlerini yürütür.

Ancak imha listelerinin kontrolü ve onayı Ancak imha listelerinin kontrolü ve onayı için Merkez Kurum Arşivi’ne gönderir. için Merkez Kurum Arşivi’ne gönderir. İmha, merkezin onayından sonra kesinlik İmha, merkezin onayından sonra kesinlik kazanır. kazanır.

Birim Arşivlerinde Ayıklama ve Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmha İşlemleriİmha İşlemleri Devlet Arşivleri ve kurumlarca ortak Devlet Arşivleri ve kurumlarca ortak

çalışma ile geliştirilmiş Tespit raporlarında çalışma ile geliştirilmiş Tespit raporlarında saklama süreleri sadece 1-5 yıl olarak saklama süreleri sadece 1-5 yıl olarak belirlenmiş olup, kurum arşivinde herhangi belirlenmiş olup, kurum arşivinde herhangi bir saklama süresi belirlenmemiş belgeler, bir saklama süresi belirlenmemiş belgeler, birim arşivinden kurum arşivine intikal birim arşivinden kurum arşivine intikal ettirilmeden Kurum Arşivi’nin koordinesi ile ettirilmeden Kurum Arşivi’nin koordinesi ile kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonu marifetiyle yerinde imha işlemlerine tâbi marifetiyle yerinde imha işlemlerine tâbi tutulabilir.tutulabilir.

Birim Arşivi’ne Birim Arşivi’ne Devredilmeyecek Malzeme Devredilmeyecek Malzeme Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzeri Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzeri

malzeme birimce (ünite tarafından) gerekli malzeme birimce (ünite tarafından) gerekli görülürse elde tutulur, gerekli olmadığında görülürse elde tutulur, gerekli olmadığında ise bunlar arşive devredilmez.ise bunlar arşive devredilmez.

Birim Arşivinde Arşivlik Birim Arşivinde Arşivlik Malzemenin Saklanma SüresiMalzemenin Saklanma Süresi Dosyalar birim arşivlerinde işlem gördüğü Dosyalar birim arşivlerinde işlem gördüğü

tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan, tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan, dosya planları ve Arşiv Malzemesi Tespit dosya planları ve Arşiv Malzemesi Tespit Formu’nda belirtilen süreler dikkate Formu’nda belirtilen süreler dikkate alınarak saklanır.alınarak saklanır.

Birim Arşivinde Arşivlik Birim Arşivinde Arşivlik Malzemenin Saklanma SüresiMalzemenin Saklanma Süresi Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında

Yönetmelik gereğince,Yönetmelik gereğince, -(Madde 16) Mükellefler elinde bulunan -(Madde 16) Mükellefler elinde bulunan

arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1 – 5 yıldır. bekletilme ve saklanma süreleri 1 – 5 yıldır.

Birim Arşivlerinden Birim Arşivlerinden YararlanmaYararlanma Birimler(Üniteler) gerektiğinde birim Birimler(Üniteler) gerektiğinde birim

arşivinden dosya alabilirler.arşivinden dosya alabilirler. Birim Arşivi’nden alınan dosya veya klasör Birim Arşivi’nden alınan dosya veya klasör

yerine vekil fiş bırakılarak alınan dosya yerine vekil fiş bırakılarak alınan dosya veya klasörün takibi yapılır.veya klasörün takibi yapılır.

Birim Arşivi’nden alınan evrak veya Birim Arşivi’nden alınan evrak veya dosyaların takibinden birim arşiv dosyaların takibinden birim arşiv sorumluları sorumlu olacaktır.sorumluları sorumlu olacaktır.

Kurum Arşivine DevirKurum Arşivine Devir

Birim Arşivi’nde saklama sürelerini Birim Arşivi’nde saklama sürelerini tamamlayan dosyalar;tamamlayan dosyalar;

-”Arşiv Malzemesi Devir Teslim Listesi” ile -”Arşiv Malzemesi Devir Teslim Listesi” ile birlikte dosya ve klasör düzeni birlikte dosya ve klasör düzeni bozulmadan, kayıt defterleri veya föyleri ile bozulmadan, kayıt defterleri veya föyleri ile birlikte Kurum Arşivi’ne devredilir.birlikte Kurum Arşivi’ne devredilir.

- Devir teslim işlemleri Birim Arşiv - Devir teslim işlemleri Birim Arşiv sorumluları tarafından yerine getirilir.sorumluları tarafından yerine getirilir.

-Dosya Muhteviyatı Döküm Formları, Devir -Dosya Muhteviyatı Döküm Formları, Devir Teslim Listesi olarak da kullanılabilir. Teslim Listesi olarak da kullanılabilir.

Kurum Arşiv İşlemleriKurum Arşiv İşlemleri


-Her hangi bir teşkilatta kurulan Merkezi -Her hangi bir teşkilatta kurulan Merkezi Kurum Arşiv sorumlusunun ilk yapacağı Kurum Arşiv sorumlusunun ilk yapacağı işlerden bir tanesi, eğer kurulmamışsa işlerden bir tanesi, eğer kurulmamışsa birimlerde Birim Arşiv’lerinin kurulmasını birimlerde Birim Arşiv’lerinin kurulmasını sağlayarak, Birim Arşiv Sorumlusu ve Birim sağlayarak, Birim Arşiv Sorumlusu ve Birim Arşiv Görevlilerinin resmi görevlendirme ile Arşiv Görevlilerinin resmi görevlendirme ile tespit edilmesini temin etmektir. tespit edilmesini temin etmektir.


Kurum arşivi çalışanları öncelikle merkezi Kurum arşivi çalışanları öncelikle merkezi kurum arşivlerinin temizlik ve düzenini kurum arşivlerinin temizlik ve düzenini sağlamalı, daha sonra birimlerin büyüklüğü sağlamalı, daha sonra birimlerin büyüklüğü ve evrak yoğunluğunu dikkate alarak ve evrak yoğunluğunu dikkate alarak arşivde bir yerleşim planı oluşturmalıdır.arşivde bir yerleşim planı oluşturmalıdır.

Birim arşivleri tarafından kurum arşivine Birim arşivleri tarafından kurum arşivine devredilen malzeme, arşiv yerleşim planları devredilen malzeme, arşiv yerleşim planları doğrultusunda, birimler için ayrılan doğrultusunda, birimler için ayrılan bölümlerde, teşekkül ettiği düzen bölümlerde, teşekkül ettiği düzen bozulmadan, asli düzeni içerisinde bozulmadan, asli düzeni içerisinde yerleştirilerek muhafaza edilmelidir.yerleştirilerek muhafaza edilmelidir.


““Mükellefler elinde bulunan arşiv Mükellefler elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum arşivlerinde malzemesinin, kurum arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri birim bekletilme ve saklanma süreleri birim arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10–arşivlerindeki saklanma sürelerine göre 10–14 yıldır.” (Devlet Arşiv Hizmetleri 14 yıldır.” (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde 25)Hakkında Yönetmelik, Madde 25)


Kurum ve kuruluşlar eğer kurumlarında Kurum ve kuruluşlar eğer kurumlarında Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması yürütüldü ise bu çalışma neticesi yürütüldü ise bu çalışma neticesi hazırlanan Arşiv Malzemesi Tespit hazırlanan Arşiv Malzemesi Tespit Formu’nda belirtilen saklama sürelerine de Formu’nda belirtilen saklama sürelerine de uyacaklardır. Ancak bu formlarda belirtilen uyacaklardır. Ancak bu formlarda belirtilen süreler tavsiye niteliğindedir, bu süre süreler tavsiye niteliğindedir, bu süre haricinde bir başka mevzuatta belirtilen haricinde bir başka mevzuatta belirtilen süre mevcut ise, mevzuattaki süre geçerli süre mevcut ise, mevzuattaki süre geçerli olacaktır.olacaktır.

Ayıklama İmha İşlemleriAyıklama İmha İşlemleri

Ayıklama İmha İşlemleriAyıklama İmha İşlemleri

Ayıklama Ve İmhaAyıklama Ve İmha

AyıklamaAyıklama

““Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini” ifade arşivlik malzemenin tespiti işlemini” ifade eder. (3473 sayılı Muhafazasına Lüzum eder. (3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun, Madde-2)Edilmesi Hakkında Kanun, Madde-2)

İmhaİmha

““İleride kullanılmasına ve saklanmasına İleride kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen, arşiv malzemesi ve gerek görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen belgelerin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini” ifade usul ve esaslara göre imhası işlemini” ifade eder. (3473 sayılı Muhafazasına Lüzum eder. (3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun, Madde-2)Edilmesi Hakkında Kanun, Madde-2)

Ayıklama ve İmhanın Gayesi Ayıklama ve İmhanın Gayesi ve Önemive Önemi Ayıklama ve imhanın gayesi; arşivlerde Ayıklama ve imhanın gayesi; arşivlerde

biriken belgelerden, işlemi tamamlanmış biriken belgelerden, işlemi tamamlanmış olup da herhangi bir değere sahip olup da herhangi bir değere sahip olmayanları ayıklayıp, imha ederek bu olmayanları ayıklayıp, imha ederek bu mekânlardaki yer darlığına ve karışıklığa mekânlardaki yer darlığına ve karışıklığa son vermek suretiyle, kullanılabilir ve bir son vermek suretiyle, kullanılabilir ve bir değere sahip olan belgelerin kolayca değere sahip olan belgelerin kolayca düzenlenmesini ve bu belgelere hızlı düzenlenmesini ve bu belgelere hızlı ulaşımın sağlanmasını temin etmek, yer ve ulaşımın sağlanmasını temin etmek, yer ve iş kaybına mâni olmaktır.iş kaybına mâni olmaktır.

İmhalık Malzemeİmhalık Malzeme

““Yönetmeliğin 31. Maddesi hükümlerine Yönetmeliğin 31. Maddesi hükümlerine konu olan belge ile işleminin devam ettiği konu olan belge ile işleminin devam ettiği süre içerisinde veya geçerlilik veya yürürlük süre içerisinde veya geçerlilik veya yürürlük döneminde bir değere sahip olduğu hâlde, döneminde bir değere sahip olduğu hâlde, işlemi tamamlanmış, geçerliliğini kaybetmiş işlemi tamamlanmış, geçerliliğini kaybetmiş veya yürürlükten kalkmış olup, ileride veya yürürlükten kalkmış olup, ileride kullanılmasına gerek duyulmayan, arşiv kullanılmasına gerek duyulmayan, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymeti ve bir delil olma vasfı kalan, hukukî kıymeti ve bir delil olma vasfı bulunmayan belgedir.” (3473 sayılı bulunmayan belgedir.” (3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun, Madde-2)Kanun, Madde-2)


-İmha edilecek malzeme, Devlet Arşiv Hizmetleri -İmha edilecek malzeme, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 31. Maddesinde şu şekilde Hakkında Yönetmeliğin 31. Maddesinde şu şekilde sıralanır:sıralanır:

Şekli ne olursa olsun her çeşit tekit yazıları,Şekli ne olursa olsun her çeşit tekit yazıları, Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her

çeşit müsveddeler,çeşit müsveddeler, Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri

olanlar hariç),olanlar hariç), Adlî ve idarî yargı organları ile PTT ve diğer resmî Adlî ve idarî yargı organları ile PTT ve diğer resmî

kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen çeşit kâğıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kaydedildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,kaydedildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,


Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket, soru alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket, soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık dokümanları),dokümanları),

Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

Esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce Esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü yazışmalar,türlü yazışmalar,

Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,ve benzerlerinin fazla kopyaları,

Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,bulunan asılları dışındakilerin tamamı,


Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite daire, kurum ve kuruluşlara sadece ve diğer ünite daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,benzerleri,

Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,


Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılanolarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, çalışma raporlarının fazla kopyaları,kopyaları, çalışma raporlarının fazla kopyaları,

Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,yapılan her türlü yazışmalar,

Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler,ihbar ve şikâyetler,

Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,yazışmalar,


Personel devam defter ve çizelgeleri, izin Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,hasta sevk formları,

İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri.sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri.

Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazıları,yazıları,

Daireler arası müteferrik yazışmalar, Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, davetiyeler, bayram yazıları ve cevapları, davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,tebrikleri ve benzerleri,


İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, her türlü cari işlemlerde benzerleri, her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile,oldukları takdir edilenler ile,

Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukukî ve ilmî delil olma vasfı taşımayan, hukukî ve ilmî kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenler. görülmeyenler.

Ayıklama ve İmha Ayıklama ve İmha Komisyonlarının TeşkiliKomisyonlarının Teşkili

Kurum Arşivlerinde Ayıklama Kurum Arşivlerinde Ayıklama ve İmha Komisyonlarıve İmha Komisyonları

-Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha -Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama teşkil olunacak 5 kişilik bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Mükellefler ve İmha Komisyonu kurulur. Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da , bu komisyona tabiî üye olarak veya sorumluları da , bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar.katılırlar.

Kurum Arşivlerinde Ayıklama Kurum Arşivlerinde Ayıklama ve İmha Komisyonlarıve İmha Komisyonları Arşiv malzemesi vasfındaki evrakın, imha Arşiv malzemesi vasfındaki evrakın, imha

edilmemesi için, kurum arşiv sorumlusu ile iki edilmemesi için, kurum arşiv sorumlusu ile iki elemanı, yine evrakı ayıklama ve imha işlemine tâbi elemanı, yine evrakı ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulacak birimden, birimin hizmetlerini iyi bilen, tutulacak birimden, birimin hizmetlerini iyi bilen, tecrübe sahibi iki elemanı da, hangi malzemenin tecrübe sahibi iki elemanı da, hangi malzemenin muhafaza edilmesi gerektiği ve hangisinin muhafaza edilmesi gerektiği ve hangisinin kullanılmayacağı konusunda fikir sahibi kullanılmayacağı konusunda fikir sahibi olduklarından komisyonlarda yer alırlar.olduklarından komisyonlarda yer alırlar.

Tecrübesi ve birikiminden faydalanmak, Tecrübesi ve birikiminden faydalanmak, çalışmalarda daha verimli olmak maksadıyla ünite çalışmalarda daha verimli olmak maksadıyla ünite veya birimler, kendi evrakı için zaman zaman veya birimler, kendi evrakı için zaman zaman oluşturulan komisyonlara hep aynı kişileri oluşturulan komisyonlara hep aynı kişileri görevlendirmeli, üyenin değiştirilmesi icap ediyorsa görevlendirmeli, üyenin değiştirilmesi icap ediyorsa tek tek kademeli olarak değiştirilmesi sağlanmalıdır.tek tek kademeli olarak değiştirilmesi sağlanmalıdır.

Kurum Arşivlerinde Ayıklama Kurum Arşivlerinde Ayıklama ve İmha Komisyonlarıve İmha Komisyonları

AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONUAYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU

BAŞKAN:BAŞKAN: Kurum Arşiv Sorumlusu, Kurum Arşiv Sorumlusu, ÜYEÜYE :: Kurum Arşiv Personeli, Kurum Arşiv Personeli, ÜYEÜYE :: Kurum Arşiv Personeli, Kurum Arşiv Personeli, ÜYEÜYE :: Ayıklama ve İmhası Ayıklama ve İmhası

Yapılacak Birim Personeli,Yapılacak Birim Personeli, ÜYEÜYE :: Ayıklama ve İmhası Ayıklama ve İmhası

Yapılacak Birim Personeli’nden oluşur.Yapılacak Birim Personeli’nden oluşur.

Kurum Arşivlerinde Ayıklama Kurum Arşivlerinde Ayıklama ve İmha Komisyonlarıve İmha Komisyonları -Kurum ve kuruluşlar ayıklama ve imha -Kurum ve kuruluşlar ayıklama ve imha

komisyonları oluşturmak üzere her komisyonları oluşturmak üzere her birimden iki isim istemeli, birimlerden birimden iki isim istemeli, birimlerden bildirilen bu isimleri listeleyerek komisyon bildirilen bu isimleri listeleyerek komisyon üyeliğinde görevlendirmek için kurumun en üyeliğinde görevlendirmek için kurumun en üst amirinden onay almalıdır. üst amirinden onay almalıdır.

-Ayıklama ve imha komisyonlarının -Ayıklama ve imha komisyonlarının oluşturulmasında, kurum arşivince oluşturulmasında, kurum arşivince yapılacak ilk iş bütün birimlerden yapılacak ilk iş bütün birimlerden komisyonda görevlendirilmek üzere komisyonda görevlendirilmek üzere personel talep etmektir.personel talep etmektir.

Taşra, Bölge ve Yurtdışı Taşra, Bölge ve Yurtdışı Arşivlerde Ayıklama ve İmha Arşivlerde Ayıklama ve İmha KomisyonlarıKomisyonları Taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha Taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha

işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirin yürütülmesinden sorumlu ünite amirin başkanlığında, varsa taşra arşiv sorumlusu ve taşra başkanlığında, varsa taşra arşiv sorumlusu ve taşra arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur.4 kişilik bir “Ayıklama ve İmha Komisyonu” kurulur.

––Yeterli personelin olmaması Yeterli personelin olmaması hâlinde, bu komisyon en az 3 kişiden hâlinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.teşkil olunur.

Taşra, Bölge ve Yurtdışı Taşra, Bölge ve Yurtdışı Arşivlerde Ayıklama ve İmha Arşivlerde Ayıklama ve İmha KomisyonlarıKomisyonları

TAŞRA TEŞKİLATI AYIKLAMA VE TAŞRA TEŞKİLATI AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONUİMHA KOMİSYONU

BAŞKAN:BAŞKAN: Taşra Teşkilatı Arşiv Taşra Teşkilatı Arşiv Sorumlusu,Sorumlusu,

ÜYEÜYE :: Taşra Teşkilatı Arşiv Taşra Teşkilatı Arşiv Personeli,Personeli,

ÜYEÜYE :: Ayıklama ve İmhası Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli.Yapılacak Birim Personeli.

Komisyon 5 kişiden oluşmakla birlikte Komisyon 5 kişiden oluşmakla birlikte yeterli personel olmamasında 3 kişiden yeterli personel olmamasında 3 kişiden oluşur.oluşur.

Ayıklama ve İmha Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Komisyonlarının Yetki ve SorumluluklarıSorumlulukları ““Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum

görülmeyen her türlü malzemenin imhası görülmeyen her türlü malzemenin imhası ayıklama ve imha komisyonlarının nihai ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38 inci madde hükümleri saklıdır.” (Devlet 38 inci madde hükümleri saklıdır.” (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde -34)Madde -34)

Ayıklama ve İmha Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma EsaslarıKomisyonlarının Çalışma Esasları Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı

başında çalışmaya başlar.başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum

görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar.devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar.

Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Oyların eşit Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Oyların eşit çıkması durumunda, söz konusu malzemenin çıkması durumunda, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.muhafazasına karar verilmiş sayılır.

Komisyon Başkanı ve Kurum Arşivi’nde görevli Komisyon Başkanı ve Kurum Arşivi’nde görevli personeller her komisyonda sabittir. Evrakı personeller her komisyonda sabittir. Evrakı ayıklama ve imha ya tâbi tutulacak birimler ayıklama ve imha ya tâbi tutulacak birimler değiştikçe diğer iki üye de ilgili birime göre değişir.değiştikçe diğer iki üye de ilgili birime göre değişir.

İmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifiİmhaya Ayrılan Evrakın Tasnifi

İmhaya ayrılan malzemenin tasnifi İmhaya ayrılan malzemenin tasnifi konusunda Devlet Arşiv Hizmetleri konusunda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 36. Maddesi’ndeki Hakkında Yönetmeliğin 36. Maddesi’ndeki hüküm şöyledir:hüküm şöyledir:

““Ayıklama ve imha komisyonlarınca Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.”edilir.”


Daha sonra ise, imha edilecek malzemeler için, Daha sonra ise, imha edilecek malzemeler için, imha listelerinin düzenlenmesine geçilir. Bu konuda imha listelerinin düzenlenmesine geçilir. Bu konuda Yönetmeliğin 37. Maddesi’nde geçen hüküm ise Yönetmeliğin 37. Maddesi’nde geçen hüküm ise şöyledir:şöyledir:

““İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.imzalanır.

Mükellefler, tür ve vasıflarını belirleyecekleri Mükellefler, tür ve vasıflarını belirleyecekleri malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleri ile imhaya tâbi yılları gösteren imha listeleri ile imhaya tâbi tutabilirler.tutabilirler.

İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.”komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.”


Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te de açıkça ifade edildiği gibi, Yönetmelik’te de açıkça ifade edildiği gibi, komisyonlar imhaya ayırdıkları malzemeyi, komisyonlar imhaya ayırdıkları malzemeyi, “Nasıl olsa imha edilecek” düşüncesiyle “Nasıl olsa imha edilecek” düşüncesiyle gelişigüzel bir biçimde atmayacaklardır. gelişigüzel bir biçimde atmayacaklardır. İmhaya ayrılan malzeme birimine, birimin İmhaya ayrılan malzeme birimine, birimin kullandığı dosya plânı göz önüne alınarak kullandığı dosya plânı göz önüne alınarak konularına ve tarih sırasına dizilerek konularına ve tarih sırasına dizilerek muhafaza edilecek ve gerekli onaylar muhafaza edilecek ve gerekli onaylar

alındıktan sonra imhası yoluna gidilecektiralındıktan sonra imhası yoluna gidilecektir. .


İmhaya ayrılan malzemenin tasnif İmhaya ayrılan malzemenin tasnif edilmesinin gayesi gerek makam edilmesinin gayesi gerek makam onayının alınması ve gerekse onayının alınması ve gerekse imhaya ayrılan malzemenin Devlet imhaya ayrılan malzemenin Devlet Arşivleri görevlilerince incelenmesi Arşivleri görevlilerince incelenmesi sırasında, imhadan çıkarılması sırasında, imhadan çıkarılması istenen malzemenin rahatlıkla istenen malzemenin rahatlıkla bulunabilmesidir. Gelişigüzel atılmış bulunabilmesidir. Gelişigüzel atılmış bir yığın içerisinden incelenmek bir yığın içerisinden incelenmek üzere bir evrakın bulunabilmesi veya üzere bir evrakın bulunabilmesi veya imhadan çıkarılabilmesi mümkün imhadan çıkarılabilmesi mümkün değildir.değildir.


İmha için ayrılan malzemenin listelerinin İmha için ayrılan malzemenin listelerinin de, yukarıda zikredilen plân ve disiplin de, yukarıda zikredilen plân ve disiplin içerisinde tutulması, ilerde liste üzerinden içerisinde tutulması, ilerde liste üzerinden aranacak bir evrakın zaman aranacak bir evrakın zaman kaybetmeksizin rahatlıkla bulunabilmesi kaybetmeksizin rahatlıkla bulunabilmesi için gereklidir. Komisyonlara kolaylık olması için gereklidir. Komisyonlara kolaylık olması açısından, imhaya ayırdıkları malzemeden açısından, imhaya ayırdıkları malzemeden farklı özellikler arz eden malzeme için, farklı özellikler arz eden malzeme için, imha listelerini değişik şekillerde doldurma imha listelerini değişik şekillerde doldurma imkânı vardır.imkânı vardır.

İmha Listelerinin Kesinlik İmha Listelerinin Kesinlik KazanmasıKazanması Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te bu Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te bu

konudaki hüküm; konudaki hüküm; ““Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun

en üst amirinin onayının müteakip kesinlik kazanır.”en üst amirinin onayının müteakip kesinlik kazanır.” şeklindedir. şeklindedir. İmha Listeleri, Ankara’da Devlet İmha Listeleri, Ankara’da Devlet Arşivleri elemanları tarafından incelenip Arşivleri elemanları tarafından incelenip onaylandıktan sonra en üst amirin onayına sunulur. onaylandıktan sonra en üst amirin onayına sunulur. Taşrada ise hazırlanan listeler, Kurum Arşivi’ne Taşrada ise hazırlanan listeler, Kurum Arşivi’ne gönderilir, buranın onayını müteakip taşradaki en gönderilir, buranın onayını müteakip taşradaki en üst amirin onayına sunulur. İmhaya ayrılan üst amirin onayına sunulur. İmhaya ayrılan malzeme gelişigüzel atılmaz, erişilebilir, düzenli bir malzeme gelişigüzel atılmaz, erişilebilir, düzenli bir şekilde Devlet Arşivleri elemanlarının veya taşra şekilde Devlet Arşivleri elemanlarının veya taşra teşkilatlarında Kurum Arşivinin onayı beklenir. teşkilatlarında Kurum Arşivinin onayı beklenir. Çünkü imhaya ayrılan malzemeden bir kısmı Çünkü imhaya ayrılan malzemeden bir kısmı incelenmek veya saklanmak üzere çıkartılabilirincelenmek veya saklanmak üzere çıkartılabilir

İmha Listelerinin Kesinlik İmha Listelerinin Kesinlik KazanmasıKazanması Ayıklama imha komisyonu üyelerinin Ayıklama imha komisyonu üyelerinin

listeleri doldururken dikkat etmeleri listeleri doldururken dikkat etmeleri gereken en önemli husus imhaya ayrılan gereken en önemli husus imhaya ayrılan malzemenin konusunun açık, anlaşılır, malzemenin konusunun açık, anlaşılır, yoruma meydan vermeyecek şekilde yoruma meydan vermeyecek şekilde listenin “Konusu” kısmına yazılmasıdır.listenin “Konusu” kısmına yazılmasıdır.

İmha Listelerinin Kesinlik İmha Listelerinin Kesinlik KazanmasıKazanması İmha listelerinin her sayfasına İmha listelerinin her sayfasına

komisyon üyelerinin ismi açılarak komisyon üyelerinin ismi açılarak üyelerin, her sayfayı imzalaması üyelerin, her sayfayı imzalaması sağlamalıdır.sağlamalıdır.

Ayıklama ve İmha Komisyonu Ayıklama ve İmha Komisyonu işlemlerini tamamlayıp imha listesini işlemlerini tamamlayıp imha listesini oluşturduktan sonra listedeki oluşturduktan sonra listedeki belgelerin imhası için yine en üst belgelerin imhası için yine en üst makamdan olur almalıdırmakamdan olur almalıdır..

İmha Listelerinin Kesinlik İmha Listelerinin Kesinlik KazanmasıKazanması

Hazırlanan imha listeleri, ilgili Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun en üst kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.kesinlik kazanır.

Örnek İmha ListesiÖrnek İmha Listesi

İmha Tutanağıİmha Tutanağı

Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te bulunan hüküm;Hakkında Yönetmelik’te bulunan hüküm;

““İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.”tarafından imzalanır.” şeklindedir. şeklindedir.

Kurum arşivi, ayıklama işlemini müteakip Kurum arşivi, ayıklama işlemini müteakip “İmha Onayı”nı aldıktan sonra, evrakın “İmha Onayı”nı aldıktan sonra, evrakın imhası veya imha edilmek üzere teslimi imhası veya imha edilmek üzere teslimi anında göstermek üzere, iki nüsha imha anında göstermek üzere, iki nüsha imha tutanağı tutmak zorundadır. Bu tutanak tutanağı tutmak zorundadır. Bu tutanak imhaya ayrılan malzemenin imha edildiğini imhaya ayrılan malzemenin imha edildiğini belgelemek açısından gereklidir.belgelemek açısından gereklidir.

İmha Tutanağıİmha Tutanağı

İMHA TUTANAĞIİMHA TUTANAĞI

Ayıklama ve İmha Komisyonu’nca, ........................ Ayıklama ve İmha Komisyonu’nca, ........................ Genel Müdürlüğü’nün ........../........ yıllarına ait Genel Müdürlüğü’nün ........../........ yıllarına ait evrakı ayıklama işlemine tâbi tutularak evrakı ayıklama işlemine tâbi tutularak muhafazasına lüzum görülmeyenler, imha listeleri muhafazasına lüzum görülmeyenler, imha listeleri tutulmak suretiyle imhaya ayrılmıştır. tutulmak suretiyle imhaya ayrılmıştır.

.............. tarih ve ................. sayılı Makam Onayı’nı .............. tarih ve ................. sayılı Makam Onayı’nı müteakip, yukarıda zikredilen evrak imha edilmek müteakip, yukarıda zikredilen evrak imha edilmek üzere ...................... tarihinde Başbakanlık Ergazi üzere ...................... tarihinde Başbakanlık Ergazi Kağıt Paralama, Parçalama ve Balyalama ünitesine Kağıt Paralama, Parçalama ve Balyalama ünitesine teslim edilmiştir.teslim edilmiştir.

BaşkanBaşkan ÜyeÜye ÜyeÜye ÜyeÜye Üye Üye (İmza)(İmza) (İmza)(İmza) (İmza)(İmza) (İmza)(İmza) (İmza) (İmza)

İmha Liste ve Tutanaklarının İmha Liste ve Tutanaklarının Saklanması ve DenetlemeSaklanması ve Denetleme Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri

Hakkında Yönetmelik’te bulunan hüküm Hakkında Yönetmelik’te bulunan hüküm şöyledir:şöyledir:

““İkişer nüsha olarak hazırlanan imha İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir.arşivinde muhafaza edilir.

Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.” (Madde 42)süreyle saklanır.” (Madde 42)

İmha İşlemiİmha İşlemi

-Ankara’da bulunan kurum ve kuruluşlar ile -Ankara’da bulunan kurum ve kuruluşlar ile imkânı olan taşra kuruluşları veya birimleri imkânı olan taşra kuruluşları veya birimleri her türlü iş ve işlemini bitirdikleri imhalık her türlü iş ve işlemini bitirdikleri imhalık evrakını Başbakanlıkça devralınan Ergazi evrakını Başbakanlıkça devralınan Ergazi Kâğıt Paralama, Parçalama ve Balyalama Kâğıt Paralama, Parçalama ve Balyalama Tesisi’ne teslim ederek kıydırma işlemlerini Tesisi’ne teslim ederek kıydırma işlemlerini yerine getirebileceklerdir. yerine getirebileceklerdir.

-Ayrıca, imhalık evrakını okunamayacak -Ayrıca, imhalık evrakını okunamayacak şekilde kendi imkânlarıyla kıymak şartıyla şekilde kendi imkânlarıyla kıymak şartıyla ihale yoluyla satabilecek veya kamuya ihale yoluyla satabilecek veya kamuya yararlı dernek veya vakıflara yararlı dernek veya vakıflara bağışlayabileceklerdir. Bu işlemler taşra bağışlayabileceklerdir. Bu işlemler taşra teşkilâtları için de geçerlidir.teşkilâtları için de geçerlidir.

Yıllık Arşiv Faaliyet RaporuYıllık Arşiv Faaliyet Raporu

Mükellef kurum ve kuruluşlar, yıl içerisinde Mükellef kurum ve kuruluşlar, yıl içerisinde arşiv iş ve işlemleriyle ilgili olarak arşiv iş ve işlemleriyle ilgili olarak yürüttükleri faaliyetlere ait bilgileri, “Arşiv yürüttükleri faaliyetlere ait bilgileri, “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile, her yılın Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile, her yılın Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne bildirirler.Müdürlüğü’ne bildirirler.

arŞİv ve arŞİvcİlİk bİlgİlerİ ders notu

Documents