ARŞİV VE ARŞİVCİLİKARŞİV VE ARŞİVCİLİK

ARŞİVARŞİV Kurumların gerçek veya tüzel Kurumların gerçek veya tüzel

kişilerin gördükleri hizmetler, kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen ve bir sonucu meydana gelen ve bir amaçla saklanan Dokümantasyon,amaçla saklanan Dokümantasyon,

Söz konusu dokümantasyona bakan Söz konusu dokümantasyona bakan kurum,kurum,

Bunları barındıran yer.Bunları barındıran yer.

ARŞİVİN ÖNEMİARŞİVİN ÖNEMİ

Geçmiş ile bugün arasında irtibat Geçmiş ile bugün arasında irtibat kurar,kurar,

Ülkenin tapusu, milletin hüviyet Ülkenin tapusu, milletin hüviyet vesikası,vesikası,

Bir nevi hatıratı,Bir nevi hatıratı, Milletin bütün varlığı, hakları ve Milletin bütün varlığı, hakları ve

özellikleri ile onu geçmişinden bugüne, özellikleri ile onu geçmişinden bugüne, bugününden yarına bağlayan temel bugününden yarına bağlayan temel dayanağı, en değerli kültür ve tarih dayanağı, en değerli kültür ve tarih hazinesi.hazinesi.

ARŞİVLERARŞİVLER

Bir milletin en değerli hazinesi olarak;Bir milletin en değerli hazinesi olarak; Devletin ve fertlerin haklarını,Devletin ve fertlerin haklarını, Milletlerarası münasebetleri belgeler Milletlerarası münasebetleri belgeler

ve korur.ve korur. Ait olduğun devrin örf ve adetlerini Ait olduğun devrin örf ve adetlerini

sosyal yapısını, müesseselerini ve sosyal yapısını, müesseselerini ve bunlar arasındaki münasebetleri bunlar arasındaki münasebetleri ortaya koyarlar.ortaya koyarlar.

ARŞİVİN GÖREV VE ARŞİVİN GÖREV VE FONKSİYONLARI:FONKSİYONLARI:

Arşiv malzemesini tespit etmek ve Arşiv malzemesini tespit etmek ve ayırmak,ayırmak,

Arşiv malzemesini kayba Arşiv malzemesini kayba uğramaktan kurtarmakuğramaktan kurtarmak

Arşiv malzemesini gerekli şartlarda Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamaksaklamak

Arşiv malzemesini yararlanmaya Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmaksunmak

Arşiv hizmetlerinin tam ve eksiksiz Arşiv hizmetlerinin tam ve eksiksiz yürütülebilmesi için dört temel yürütülebilmesi için dört temel unsurun sağlanması, yerine unsurun sağlanması, yerine getirilmesi gerekmektedir.getirilmesi gerekmektedir.

MevzuatMevzuat Yeterli bina ve tesislerYeterli bina ve tesisler Yetişmiş uzman arşiv personeliYetişmiş uzman arşiv personeli Yeterli bütçeYeterli bütçe

ARŞİVİSTARŞİVİST

Geçmişin bekçisi Geleceğin Geçmişin bekçisi Geleceğin koruyucusu:koruyucusu:

-Arşiv dokümanını toplar-Arşiv dokümanını toplar -Arşiv dokümanını korur-Arşiv dokümanını korur -Arşiv dokümanını tasnif eder -Arşiv dokümanını tasnif eder -Arşiv dokümanını değerlendirir-Arşiv dokümanını değerlendirir

Türk Arşiv TarihiTürk Arşiv Tarihi Tarih 1927 Başvekalet Kalem-i Mahsus Tarih 1927 Başvekalet Kalem-i Mahsus

Müdürlüğü’ne bağlı Mahzen-i Evrak Müdürlüğü’ne bağlı Mahzen-i Evrak MümeyyizliğiMümeyyizliği

Tarih 1929 Baş Muamelat Müdürlüğüne Tarih 1929 Baş Muamelat Müdürlüğüne bağlı bağlı

Tarih 1933 2187 Sayılı Kanunla, Tarih 1933 2187 Sayılı Kanunla, Başvekalet Evrak ve Hazine-i Evrak Başvekalet Evrak ve Hazine-i Evrak MüdürlüğüMüdürlüğü

Tarih 1937 3154 Sayılı Kanunla, Tarih 1937 3154 Sayılı Kanunla, Başvekalet Müsteşarı’na bağlı müstakil Başvekalet Müsteşarı’na bağlı müstakil Arşiv DairesiArşiv Dairesi

Türk Arşiv Türk Arşiv TarihiTarihi

Tarih 1943 4443 Sayılı Kanunla Tarih 1943 4443 Sayılı Kanunla Başvekalet Müsteşarına bağlı Başvekalet Müsteşarına bağlı Başvekalet Arşiv Umum MüdürlüğüBaşvekalet Arşiv Umum Müdürlüğü

Tarih 1954 6330 Sayılı Kanunla Tarih 1954 6330 Sayılı Kanunla Başvekalet Teşkilatı Hakkında Başvekalet Teşkilatı Hakkında Kanun’da yer aldıKanun’da yer aldı

Tarih 1976 Cumhuriyet Arşivi Daire Tarih 1976 Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı kurulduBaşkanlığı kuruldu

Tarih 10 ekim1984 3056 Sayılı Tarih 10 ekim1984 3056 Sayılı Kanun’la Başbakanlık Kanunu Kanun’la Başbakanlık Kanunu çerçevesinde Devlet Arşivleri Genel çerçevesinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü kuruldu.Müdürlüğü kuruldu.

Devlet Arşivleri Devlet Arşivleri Genel MüdürlüğüGenel Müdürlüğü

Milli arşiv politikasının esaslarını Milli arşiv politikasının esaslarını belirlemek, bu esasların belirlemek, bu esasların uygulanmasını takip etmek ve uygulanmasını takip etmek ve denetlemek,denetlemek,

Devlet ve Millet hayatını Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren her türlü bilgi ve ilgilendiren her türlü bilgi ve belgeleri toplamak, belgeleri toplamak, değerlendirmek ve saklamak,değerlendirmek ve saklamak,

Devlet Arşivleri Devlet Arşivleri GenelGenel

MüdürlüğüMüdürlüğü

Çeşitli kurumlar elinde bulunan Çeşitli kurumlar elinde bulunan arşiv malzemesini tespit etmek, arşiv malzemesini tespit etmek, toplamak, gerektiğinde satın almak, toplamak, gerektiğinde satın almak, bunların tamir ve restorasyonunu bunların tamir ve restorasyonunu yapmak, tasnif ve tercüme etmek, yapmak, tasnif ve tercüme etmek, uygun görülenleri yayınlamak, uygun görülenleri yayınlamak,

Devlet Arşivleri Devlet Arşivleri GenelGenel

MüdürlüğüMüdürlüğü Yurt içi ve dışı arşivcilik ve bununla Yurt içi ve dışı arşivcilik ve bununla

ilgili bilimsel gelişmeleri takip ilgili bilimsel gelişmeleri takip etmek, bu alandaki eserleri etmek, bu alandaki eserleri tercüme etmek, yayınlamak, önemli tercüme etmek, yayınlamak, önemli ve değerli arşiv malzemesini yurt ve değerli arşiv malzemesini yurt ve dünya bilim çevrelerine sunmak,ve dünya bilim çevrelerine sunmak,

Tarihi ve kültürel ve estetik değeri Tarihi ve kültürel ve estetik değeri olan arşiv malzemesinden olan arşiv malzemesinden kolleksiyonlar yapmak, kolleksiyonlar yapmak, gerektiğinde arşiv müzesi kurmak gerektiğinde arşiv müzesi kurmak ve sergiler açmak,ve sergiler açmak,

Devlet Arşivleri GenelDevlet Arşivleri GenelMüdürlüğüMüdürlüğü

Arşiv malzemesinin tahribini Arşiv malzemesinin tahribini önleyecek tedbirleri almak, arşiv önleyecek tedbirleri almak, arşiv laboratuvarı kurmak,laboratuvarı kurmak,

Arşiv malzemesinin kopyalarını Arşiv malzemesinin kopyalarını çıkararak devamlılığını sağlamak çıkararak devamlılığını sağlamak ve bunları küçük hacimlere ve bunları küçük hacimlere döndürmek için film, mikrofilm, döndürmek için film, mikrofilm, fotokopi ve gerektiğinde diğer ileri fotokopi ve gerektiğinde diğer ileri teknikleri uygulamak,teknikleri uygulamak,

Devlet Arşivleri GenelDevlet Arşivleri GenelMüdürlüğüMüdürlüğü

Devlet Arşivleri’nden yararlanma Devlet Arşivleri’nden yararlanma esaslarını belirlemek, arşivlerdeki esaslarını belirlemek, arşivlerdeki araştırma taleplerini değerlendirmek araştırma taleplerini değerlendirmek ve gerektiğinde izin vermek,ve gerektiğinde izin vermek,

Her türlü bilgi ve arşiv malzemesini Her türlü bilgi ve arşiv malzemesini derlemek, ayıklamak ve her an derlemek, ayıklamak ve her an kullanılır hale gelecek şekilde tasnif kullanılır hale gelecek şekilde tasnif ederek muhafaza etmek,ederek muhafaza etmek,

Devlet Arşivleri Genel Devlet Arşivleri Genel MüdürlüğüMüdürlüğü

Kamu kurum ve kuruluşlarının Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinde ayıklama, saklama arşivlerinde ayıklama, saklama ve imha işlemlerini denetlemekle ve imha işlemlerini denetlemekle

Görevlidir.Görevlidir.

MevzuaMevzuatt

Bu görev 3473 Sayılı Bu görev 3473 Sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Hükmünde Kararnamenin değiştirilerek Kabulü Hakkında değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun veKanun ve

MevzuatMevzuat

16.05.1988 tarih ve 19816 16.05.1988 tarih ve 19816 Sayılı Resmi Gazede Sayılı Resmi Gazede yayımlanarak yürürlüğü giren yayımlanarak yürürlüğü giren “Devlet Arşiv Hizmetleri “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” Hakkında Yönetmelik” hükümleri çerçevesinde hükümleri çerçevesinde yürütülmektedir.yürütülmektedir.

ARŞİV ARŞİV MALZEMESİMALZEMESİ

Arşiv Malzemesi:Arşiv Malzemesi: 1-Türk Devlet ve millet hayatını 1-Türk Devlet ve millet hayatını

ilgilendirenilgilendiren 2-En son işlem tarihi üzerinden 2-En son işlem tarihi üzerinden

otuz yıl geçmiş veya üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış,sonuca bağlanmış,

3-Kurumların işlemleri sonucunda 3-Kurumların işlemleri sonucunda teşekkül etmiş ve onlar tarafından teşekkül etmiş ve onlar tarafından muhafazası gereken,muhafazası gereken,

ARŞİV ARŞİV MALZEMESİMALZEMESİ

4-Türk milletinin geleceğine tarihi, 4-Türk milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken,değer olarak intikal etmesi gereken,

5-Devlet hakları ile milletlerarası 5-Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, hakları belgelemeye, korumaya,

6-Tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, 6-Tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan,düzenlemeye, tespite yarayan,

ARŞİV ARŞİV MALZEMESİMALZEMESİ

7-Ayrıca ait olduğu devrin ahlak, 7-Ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli örf ve adetlerini veya çeşitli özelliklerini belirten,özelliklerini belirten,

8-Her türlü yazılı evrak, defter, 8-Her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı,baskı ve benzeri görüntü bandı,baskı ve benzeri belgeleri ve malzemebelgeleri ve malzeme

ARŞİVLİK MALZEMEARŞİVLİK MALZEME

1-Arşiv malzemesi tarifinde sayılan 1-Arşiv malzemesi tarifinde sayılan her türlü belge ve malzemeden her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlar,malzemesi vasfını kazanmayanlar,

2-Son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl 2-Son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları,geçmemiş memuriyet sicil dosyaları,

3-Devletin gerçek ve tüzel kişilerle 3-Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası anlaşmalar,taraflı milletlerarası anlaşmalar,

ARŞİVLİK MALZEMEARŞİVLİK MALZEME

4-Tapu tahrir defterleri, tapu ve 4-Tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, nüfus kayıtları,

5-Aynı özellikteki vakfiyelerden 5-Aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kağıtları belediyelere ait sınır kağıtları gibi belgeler.gibi belgeler.

Birim Arşivi:Birim Arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve Kurum ve kuruluşların görev ve

faaliyetleri sonucu kendiliğinden faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde,aktüalitesini çeşitli birimlerinde,aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini ifade saklandığı arşiv birimlerini ifade eder.eder.

(Mükelleflerin taşra, bölge ve yurtdışı (Mükelleflerin taşra, bölge ve yurtdışı kuruluşlarında bulunan arşivler de kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.)birim arşivi sayılır.)

Kurum Arşivi:Kurum Arşivi:

Kurum ve kuruluşların merkez Kurum ve kuruluşların merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşiv teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivleri ifade saklandığı merkezi arşivleri ifade eder.eder.

ARŞİV MEKANLARIARŞİV MEKANLARI

1-Kendiliğinden tehlike arz eden 1-Kendiliğinden tehlike arz eden mahallerden,mahallerden,

2-Fabrika, yangın ve patlama tehlikesi 2-Fabrika, yangın ve patlama tehlikesi olabilecek gaz, petrol veya patlayıcı olabilecek gaz, petrol veya patlayıcı madde depolarından,madde depolarından,

3-Bir harp halinde stratejik maksatlarla 3-Bir harp halinde stratejik maksatlarla kullanılabilecek bölgelerden uzakta,kullanılabilecek bölgelerden uzakta,

4-İlerdeki muhtemel genişlemelerin 4-İlerdeki muhtemel genişlemelerin dikkate alınması ile,dikkate alınması ile,

5-Arşiv binaları mümkün mertebe 5-Arşiv binaları mümkün mertebe üniversite ve resmi kurumlara yakın inşa üniversite ve resmi kurumlara yakın inşa edilmelidir.edilmelidir.

Arşiv Depolarında:Arşiv Depolarında:

İzalasyon: Yangına karşı dayanıklı İzalasyon: Yangına karşı dayanıklı duvar, döşeme ve kapılarduvar, döşeme ve kapılar

Klimatizasyon: Arşiv depolarında ısı Klimatizasyon: Arşiv depolarında ısı 12-18 derece, nem ise % 50-60 12-18 derece, nem ise % 50-60 oranında tutulmalıdır. Isıtmada oranında tutulmalıdır. Isıtmada tazyikli sıcak su tercih edilmelidir.tazyikli sıcak su tercih edilmelidir.

Işık durumu:Depoya giren ışık Işık durumu:Depoya giren ışık miktarının özellikle yazın miktarının özellikle yazın düşürülmesi gerekmektedir.düşürülmesi gerekmektedir.

Arşiv DepolarındaArşiv Depolarında

Genellikle depo yüksekliği 2.10 Genellikle depo yüksekliği 2.10 veya 2.20 olmalıdırveya 2.20 olmalıdır

Raflar metal olmalıdırRaflar metal olmalıdır 150-200 metrekareyi 150-200 metrekareyi

geçmemelidirgeçmemelidir Metrekare başına 1500-2000 Metrekare başına 1500-2000

kg.yükü taşıyabilmelidirkg.yükü taşıyabilmelidir Ahşap yer döşemesinden Ahşap yer döşemesinden

kaçınılmalıdırkaçınılmalıdır

BİRİM ARŞİV BİRİM ARŞİV İŞLEMLERİİŞLEMLERİ

Birim Arşivine Verilecek Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Malzemenin Ayırımı ve HazırlanmasıHazırlanması Birimler her yılın ocak ayı içerisinde, Birimler her yılın ocak ayı içerisinde,

önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, gözden geçirmek suretiyle,gözden geçirmek suretiyle,

İşlemi tamamlananlar,İşlemi tamamlananlar, İşlemi devam edenler,İşlemi devam edenler, İşlemi tamamlanmış olmasına İşlemi tamamlanmış olmasına

rağmen elde bulundurulması gerekli rağmen elde bulundurulması gerekli olanlar,olanlar,

şeklinde bir ayırıma tabi tutarlar.şeklinde bir ayırıma tabi tutarlar.

Birim Arşivine Verilecek Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Malzemenin Ayırımı ve HazırlanmasıHazırlanması Ayırım işleminden sonra işlemi Ayırım işleminden sonra işlemi

tamamlanan arşivlik malzeme;tamamlanan arşivlik malzeme; a-Birimi,a-Birimi, b-İşlem yılı (Teşekkül ettiği yıl)b-İşlem yılı (Teşekkül ettiği yıl) c-Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,c-Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, d-Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet d-Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet

içerisindeki kronolojik sıralama, küçük içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe göre yapılır.Ekler tarihten büyük tarihe göre yapılır.Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası,numarası,

esas alınmak suretiyle hazırlanır.esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Birim Arşivine Verilecek Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Malzemenin Ayırımı ve HazırlanmasıHazırlanması

İlgili birimlerce, yukarıda sayılan İlgili birimlerce, yukarıda sayılan işlemleri tamamlanmış arşivlik işlemleri tamamlanmış arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir.geçirilir.

UYGUNLUK UYGUNLUK KONTROLUKONTROLU

Ayırım sonucu işlemi tamamlanmış Ayırım sonucu işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek ve birim arşivine devredilecek malzeme uygunluk kontrolünden malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde:geçirilir. Bu kontrolde:

1-Devredilecek malzemede işlem yılı 1-Devredilecek malzemede işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre varsa kayıt itibariyle, aidiyetine göre varsa kayıt defteri veya föyü gözden geçirilerek, defteri veya föyü gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekrar sıra numaralarında atlama, tekrar olup olmadığına bakılır.olup olmadığına bakılır.

UYGUNLUK UYGUNLUK KONTROLÜKONTROLÜ

2-Dosya içerisinde bulunan 2-Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,dosyalanıp dosyalanmadığına,

3-Klasör sırtlarındaki bilgilerin, 3-Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki bilgilere uyup içindeki bilgilere uyup uymadığına bakılır.uymadığına bakılır.

4-Klasör ya da dosyalar üzerine, 4-Klasör ya da dosyalar üzerine, dosyalama planına göre verilmiş dosyalama planına göre verilmiş numara, birim adı ve ait olduğu numara, birim adı ve ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

UYGUNLUK UYGUNLUK KONTROLUKONTROLU

5-Ciltli olarak saklanması 5-Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,ciltlenmediğine,

6-Sayfaların ve eklerinin yırtık, 6-Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,kopuk veya eksik olup olmadığına,

bakılır eksikleri varsa tamamlanır.bakılır eksikleri varsa tamamlanır. Bu kontrol ilgili birim personeli ile Bu kontrol ilgili birim personeli ile

birim arşivi yetkili personeli birim arşivi yetkili personeli tarafından beraber yürütülür.tarafından beraber yürütülür.

Birim Arşivlerinde Birim Arşivlerinde Ayıklama ve İmhaAyıklama ve İmha

-Birim arşivlerinde ayıklama ve -Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve İmha işlemleri Kurum Arşivinde İmha işlemleri Kurum Arşivinde yapılır.yapılır.

Birim Arşivine Birim Arşivine Devredilmeyecek Devredilmeyecek MalzemeMalzeme Resmi Gazete, kitap, broşür ve Resmi Gazete, kitap, broşür ve

benzerleri, eğer gerekiyorsa benzerleri, eğer gerekiyorsa biriminde tutulur gerekmediğine biriminde tutulur gerekmediğine karar verilirse bunlar kesinlikle karar verilirse bunlar kesinlikle Kurum Arşivine devredilmez.Kurum Arşivine devredilmez.

Birim Arşivinde Arşivlik Birim Arşivinde Arşivlik Malzemenin Saklanma Malzemenin Saklanma SüresiSüresi-Arşiv ve arşivlik malzemenin -Arşiv ve arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekleme süresi, birim arşivlerinde bekleme süresi, birimlerin ihtiyaçları dikkate birimlerin ihtiyaçları dikkate alınarak 1-5 yıl süre ile sınırlı alınarak 1-5 yıl süre ile sınırlı tutulur. Bu süre sonunda Kurum tutulur. Bu süre sonunda Kurum Arşivine aynı düzende teslim edilir.Arşivine aynı düzende teslim edilir.

KURUM ARŞİVİ KURUM ARŞİVİ İŞLEMLERİİŞLEMLERİ

Malzemeni Kurum Malzemeni Kurum Arşivinde Arşivinde YerleştirilmesiYerleştirilmesi Kurum arşivine devredilen Kurum arşivine devredilen

malzeme, birimler için ayrılan malzeme, birimler için ayrılan bölümlerde, teşekkül ettiği düzen bölümlerde, teşekkül ettiği düzen bozulmadan asli düzeni içerisinde bozulmadan asli düzeni içerisinde yerleştirilerek, muhafaza edilir.yerleştirilerek, muhafaza edilir.

Malzemenin Kurum Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Arşivinde Saklanma SüresiSüresi

Mükellefler ellerindeki Mükellefler ellerindeki bulundurdukları arşiv bulundurdukları arşiv malzemesini 10-14 yıl arasında malzemesini 10-14 yıl arasında Kurum Arşivi’nde muhafaza Kurum Arşivi’nde muhafaza edeceklerdir.edeceklerdir.

Kurum Arşivinde Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmhaAyıklama ve İmha

Kullanılmasına ve muhafazasına Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. öncelik verilir.

AYIKLAMA VE İMHA AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMLERİİŞLEMLERİ

AYIKLAMA VE İMHAAYIKLAMA VE İMHA

AYIKLAMA:AYIKLAMA:

Arşiv Malzemesi ile cari işlemleri Arşiv Malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayrımı ve malzemenin birbirinden ayrımı ve ileride arşiv malzemesi vasfını ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini ifade eder.tespiti işlemini ifade eder.

İMHA:İMHA:

İleride kullanılmasına ve İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen usul ve yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini ifade esaslara göre imhası işlemini ifade eder.eder.

AMAÇ VE ÖNEMİAMAÇ VE ÖNEMİ Arşivlerde gereksiz Arşivlerde gereksiz

malzemenin malzemenin saklanmasını saklanmasını önlemek,önlemek,

Depolarda yer Depolarda yer darlığına ve darlığına ve karışıklığa son karışıklığa son vermek,vermek,

Arşivleri lüzumsuz Arşivleri lüzumsuz belgelerle belgelerle doldurmamak,doldurmamak,

Yer ve iş kaybına Yer ve iş kaybına mani olmak.mani olmak.

İMHA EDİLECEK İMHA EDİLECEK MALZEMEMALZEME

Şekli ne olursa olsun her çeşit tekid Şekli ne olursa olsun her çeşit tekid yazıları,yazıları,

Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,yazılmış her çeşit müsveddeler,

Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç),değeri olanlar hariç),

Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adi ve taahütlü zarf ve benzeri) kaydedildiği taahütlü zarf ve benzeri) kaydedildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,zimmet defterleri ve havale fişleri,

İMHA EDİLECEK İMHA EDİLECEK MALZEMEMALZEME Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin

sonucu alınan yazışmalardan geriye sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket, soru kağıtları, istatistik kalanlar (anket, soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık ait yazışmalar ve benzeri hazırlık dokümanları),dokümanları),

Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü yazışmalar,yarayan her türlü yazışmalar,

İMHA EDİLECEK İMHA EDİLECEK MALZEMEMALZEME Bir örneği takip veya saklanılmak Bir örneği takip veya saklanılmak

üzere ,ilgili ünite,daire,kurum ve üzere ,ilgili ünite,daire,kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,benzerlerinin fazla kopyaları,

Ünite, daire,kurum ve kuruluşlar Ünite, daire,kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan,ilgili arasında yapılan yazışmalardan,ilgili ünite,daire,kurum ve kuruluşta ünite,daire,kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

İMHA EDİLECEK İMHA EDİLECEK MALZEMEMALZEME Bir ünite,daire,kurum ve kuruluş Bir ünite,daire,kurum ve kuruluş

tarafından yazılan ve diğer ünite tarafından yazılan ve diğer ünite daire,kurum ve kuruluşlara sadece bilgi daire,kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim,genelge maksadı ile gönderilen tamim,genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları,aslı ilgili ve benzerlerinin fazla kopyaları,aslı ilgili ünite,daire ve kuruluşlarda bulunan ünite,daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların,diğer ünite raporlar ile ilgili mütalaaların,diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,benzerleri,

İMHA EDİLECEK İMHA EDİLECEK MALZEMEMALZEME Dış kuruluşlardan bilgi için gelen Dış kuruluşlardan bilgi için gelen

rapor,bülten,sirküler,broşür,kitap ve benzeri rapor,bülten,sirküler,broşür,kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan yayından ve basılı olmayan malzemeden,kütüphane ve dokümantasyon malzemeden,kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar,kullanılmasına ve muhafazasına kalanlar,kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap,broşür, sirküler, lüzum görülmeyen kitap,broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamıdışındakilerin tamamı

İMHA EDİLECEK İMHA EDİLECEK MALZEMEMALZEME Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler

ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,yazışmaların fazla kopyaları,

İşlemi tamamlanmış bütçe teklif İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,yazılarının fazla kopyaları,

Çalışma raporlarının fazla kopyaları,Çalışma raporlarının fazla kopyaları, Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili

evrak için yapılan her türlü yazışmalar,evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

İMHA EDİLECEK İMHA EDİLECEK MALZEMEMALZEME

Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,dilekçe, ihbar ve şikayetler,

Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,doğurmayan her türlü yazışmalar,

İMHA EDİLECEK İMHA EDİLECEK MALZEMEMALZEME Personel devam defter ve çizelgeleri, izin Personel devam defter ve çizelgeleri, izin

onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,hasta sevk formları,

İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri.cetvelleri.

Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazıları,yazıları,

İMHA EDİLECEK İMHA EDİLECEK MALZEMEMALZEME Daireler arası müteferrik yazışmalar, Daireler arası müteferrik yazışmalar,

vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, Vatandaşlardan gelen istek, teklif, Vatandaşlardan gelen istek, teklif,

teşekkür yazıları ve cevaplarıteşekkür yazıları ve cevapları Davetiyeler, bayram tebrikleri ve Davetiyeler, bayram tebrikleri ve

benzerleribenzerleri İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden

yerine konması mümkün olmayan evrak yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,ve benzerleri,

İMHA EDİLECEK İMHA EDİLECEK MALZEMEMALZEME Her türlü cari işlemlerde Her türlü cari işlemlerde

aktüalitesini kaybetmiş olup, aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler değersiz oldukları takdir edilenler ile,ile,

İMHA EDİLECEK İMHA EDİLECEK MALZEMEMALZEME Yukarıda, genel tarifler içerisinde Yukarıda, genel tarifler içerisinde

sayılanlar dışında kalıp da, sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin,görülmeyenlerin,

Ayıklama Ve İmha Ayıklama Ve İmha Komisyonlarının Komisyonlarının TeşkiliTeşkili

Kurum Arşivlerinde Kurum Arşivlerinde YapılacakYapılacakAyıklama ve imha Ayıklama ve imha İşlemleri İçin;İşlemleri İçin;

Arşiv hizmet ve Arşiv hizmet ve faaliyetlerinin faaliyetlerinin düzenlenmesi ve düzenlenmesi ve yürütülmesinden yürütülmesinden sorumlu birim sorumlu birim amirinin veya amirinin veya Kurum Arşiv Kurum Arşiv sorumlusunun sorumlusunun BAŞKANLIĞINDA, BAŞKANLIĞINDA,

Kurum Arşivlerinde YapılacakKurum Arşivlerinde YapılacakAyıklama ve imha İşlemleri İçin;Ayıklama ve imha İşlemleri İçin;

Kurum Arşivinden görevlendirilecek iki Kurum Arşivinden görevlendirilecek iki memur ile,memur ile,

Malzemeleri ayıklanacak ve imha Malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek, kamu tarafından görevlendirilecek, kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi sahibi iki verdiği hizmetlerde bilgi sahibi iki temsilciden oluşantemsilciden oluşan

Kurum Arşivi Ayıklama Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu ve İmha Komisyonu kurulur.kurulur.K U R U M A R Ş İV İ A Y IK L A M A V E İM H A K O M İS Y O N U

< Ü Y E >K u ru m A rş iv P erson e li

< Ü Y E >K u ru m A rş iv P erson e li

< Ü Y E >İlg ili B irim P erson e li

Ü Y Eİlg ili B irim P erson e li

< B A Ş K A N >< K u ru m A rş iv S oru m lu su >

Birim Arşivlerinde Birim Arşivlerinde YapılacakYapılacakAyıklama ve imha Ayıklama ve imha İşlemleri İçinİşlemleri İçin

Arşiv Arşiv hizmetlerinin hizmetlerinin düzenlenmesi ve düzenlenmesi ve yürütülmesinden yürütülmesinden sorumlu ünite sorumlu ünite amirinin amirinin BAŞKANLIĞINDA,BAŞKANLIĞINDA,

Varsa birim arşiv sorumlusu ve birim Varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile,görevlendirilmiş sorumlu kişi ile,

Malzemeleri ayıklanacak ve imha Malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek, kamu tarafından görevlendirilecek, kamu idaresi ve evrak yönetimi idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşan 5 veya 4 kişilik temsilciden oluşan 5 veya 4 kişilik bir ayıklama ve imha komisyonu bir ayıklama ve imha komisyonu kurulur.kurulur.

YETERLİ PERSONELİN YETERLİ PERSONELİN OLMAMASI HALİNDE, BU OLMAMASI HALİNDE, BU KOMİSYON EN AZ ÜÇ KOMİSYON EN AZ ÜÇ KİŞİDEN TEŞKİL OLUNUR.KİŞİDEN TEŞKİL OLUNUR.

Ü Y EA rş iv G ö revlis i

Ü Y Eİlg ili B irim P erson e li

Ü Y Eİlg ili B irim P erson e li

B A Ş K A NA rş ivd en so ru m lu

Ü n ite am iri

BİRİM ARŞİVİ AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU

AYIKLAMA VE İMHA AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ YETKİ VE KOMİSYONLARININ YETKİ VE SORUMLULUKLARI SORUMLULUKLARI

Kullanılmasına ve muhafazasına Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak kararı ile yapılır. Ancak yönetmeliğin 38. Madde yönetmeliğin 38. Madde hükümleri saklıdır.(Yön. 34. hükümleri saklıdır.(Yön. 34. Madde)Madde)

AYIKLAMA VE İMHA AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ ÇALIŞMA KOMİSYONLARININ ÇALIŞMA ESASLARIESASLARI

Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın mart ayı başında çalışmaya başlar.mart ayı başında çalışmaya başlar.

Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.ayıklamaya tabi tutarlar.

Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar Komisyonların oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda, komisyon veremediği durumlarda, komisyon başkanının oy verdiği tarafın kararı esas başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alınır.alınır.

İMHAYA AYRILAN EVRAKIN İMHAYA AYRILAN EVRAKIN TASNİFİTASNİFİ Ayıklama ve imha komisyonlarınca Ayıklama ve imha komisyonlarınca

ayıklanan ve imhasına karar ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti içerisindeki tarih ve sıra numarası, içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı imha edileceği yıl, dosya planı esas alınmak suretiyle hazırlanır.esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Daha sonra imha edilecek Daha sonra imha edilecek malzeme için imha listelerinin malzeme için imha listelerinin düzenlenmesine geçilir.düzenlenmesine geçilir.

İMHA LİSTELERİNİN İMHA LİSTELERİNİN HAZIRLANMASIHAZIRLANMASI

İmha edilecek malzeme için bunların İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içindeki yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır.imha listesi hazırlanır.

İmha listeleri, ayıklama ve imha İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.tarafından imzalanır.

İMHA İMHA LİSTESİLİSTESİBirimi:Birimi:

AçıklamaAçıklamaAdediAdedi KonusuKonusuTarihTarihEvrak Evrak NoNo

Sıra Sıra NoNo

Mükellefler, tür ve Mükellefler, tür ve vasıflarını kendi arşiv vasıflarını kendi arşiv yönetmeliklerinde yönetmeliklerinde belirleyecekleri belirleyecekleri malzemeyi, örneklerini malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi listeleriyle imhaya tabi tutabilirler.tutabilirler.

İMHA LİSTELERİNİN İMHA LİSTELERİNİN KESİNLİK KESİNLİK KAZANMASIKAZANMASI

Hazırlanan imha listeleri, Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun en ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır. müteakip kesinlik kazanır.

İMHA TUTANAĞIİMHA TUTANAĞI

İmha işlemi, düzenlenecek İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.imzalanır.

İMHA TUTANAĞIİMHA TUTANAĞI Ayıklama ve İmha Ayıklama ve İmha

Komisyonu’nca,......................... ..................Komisyonu’nca,......................... .....................................’nın .........../.........yıllarına ait ...................’nın .........../.........yıllarına ait evrakı ayıklama işlemine tabi tutularak evrakı ayıklama işlemine tabi tutularak muhafazasına lüzum görülmeyenler, imha muhafazasına lüzum görülmeyenler, imha listeleri tutulmak suretiyle imhaya listeleri tutulmak suretiyle imhaya ayrılmıştır...........tarih ve...........sayılı ayrılmıştır...........tarih ve...........sayılı Makam onayını müteakip, yukarıda Makam onayını müteakip, yukarıda zikredilen evrak imha edilmek zikredilen evrak imha edilmek üzere......................tarihinde ..............’a üzere......................tarihinde ..............’a teslim edilmiştir.teslim edilmiştir.

Başkan Üye Üye Üye ÜyeBaşkan Üye Üye Üye Üye (İmza) (İmza) (İmza)(İmza) (İmza) (İmza) (İmza) (İmza) (İmza) (İmza)

LİSTE VE TUTANAKLARIN LİSTE VE TUTANAKLARIN SAKLANMASISAKLANMASI

İkişer nüsha olarak hazırlanan İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önüne alınarak aidiyetleri göz önüne alınarak gruplandırılır.gruplandırılır.

Bu nüshalardan birincisi birim, Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir.edilir.

Listeler, denetime hazır vaziyette Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süre ile saklanır.10 yıl süre ile saklanır.

FAALİYET RAPORUFAALİYET RAPORU

Mükellefler, yıl içindeki arşiv Mükellefler, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri “Arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri “Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile, Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile, takvim yılının Ocak ayında Devlet takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderirler.gönderirler.

TasnifTasnif

Arşiv malzemesi ve arşivlik Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme, işlem gördüğü tarihte malzeme, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına suretiyle düzenleme esasına dayanan Organik Metodla dayanan Organik Metodla (Provenance Sistemi) tasnif edilir.(Provenance Sistemi) tasnif edilir.

Arşiv Malzemesinin Arşiv Malzemesinin DevriDevri Ayıklama- imha işlemlerinden sonra Ayıklama- imha işlemlerinden sonra

Arşiv Malzemesi olduğuna karar Arşiv Malzemesi olduğuna karar verilen ve Kurum Arşivi’nde saklama verilen ve Kurum Arşivi’nde saklama süresini tamamlayan malzeme “Genel süresini tamamlayan malzeme “Genel Müdürlüğe devredilecekler” şeklinde Müdürlüğe devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim Envanter Malzemesi Devir-Teslim Envanter Formları” ile birlikte en geç bir yıl Formları” ile birlikte en geç bir yıl içinde Devlet Arşivi’ne devredilir.içinde Devlet Arşivi’ne devredilir.

YYÜ ARŞİV YYÜ ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜMÜDÜRLÜĞÜYYÜ ARŞİV YYÜ ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜMÜDÜRLÜĞÜ

225 11 87 (2095)225 11 87 (2095)Başarı Dileklerimizle....Başarı Dileklerimizle....

225 11 87 (2095)225 11 87 (2095)Başarı Dileklerimizle....Başarı Dileklerimizle....