stefanini opentalks - inbox zero

INBOX ZEROHélio Medeiros

http://heliomedeiros.comhelio.cabralmedeiros@gmail.com

NOSSO OPEN TALK

• Parte 1 - Qual o problema?

• Parte 2 - GTD

• Parte 3 - Inbox Zero

• Parte 4 - Conclusão

• Parte 5 - Perguntas

1 QUAL O PROBLEMA?

SÃONOSSOS PROCESSO

LINEARES?

EXECUTAR...

RECEBER TAREFAS...

CONCLUIR??!?!

O MESMO RESULTADO...SEMPRE

FÁCIL?!?!BONITO?!?!

PREVISÍVEL?!?!

NA PRÁTICA NÃO TEM FUNCIONADO!

VÁRIOS PRAZOS

NÃO ACABAM

SURGEM A QUALQUER MOMENTO

MUITAS INTERRUPÇÕES

VÁRIOS COMPROMISSOS

2 GTD

THINGSGETTING

DONE

“GTD É UM SISTEMA QUE NOS LEMBRA NA HORA E LUGAR CERTO SOBRE ELOS

ABERTOS”BRUNO PEDROSO

CONFIANÇA -TUDO É FEITO

• Inbox (Caixa de Entrada)PONTO ÚNICO DE ENTRADAPONTO DE AGUARDEEVITA DESCONCENTRAR

• LembretesMECANISMO DE ORGANIZAÇÃONADA SE PERDE

COLETAR

DECIDIR

TODOS OS ITENS SÃO REMOVIDOS DO INBOX

DE UMA ÚNICA VEZ!

GUARDARDECIDIR

DEFERIR!DESCARTAR

NÃO PARE ATÉ ESVAZIAR A CAIXA

TUDO É DECIDIDO, NADA É ESQUECIDO!

TUDO TEM O SEU MOMENTO!

REFORÇAR HÁBITOS

COLETARPROCESSAR

REVISAR

3 INBOX ZERO

David Allen

GTD

Merlin Mann

INBOX ZERO

NOVAS ENTRADAS DE TAREFAS

Quantas novas tarefas estão na tua INBOX?

0-2021-100

101-500mais de 500

transformar EM AÇÕESprocessar ATÉ LIMPAR

sistema com três pastas

contextos EscrevendoProcessandoAnotando recadosNo telefoneNa reunião

cada coisa a seu tempo!

mantenhaTEU EMAILFECHADO!!!!

comoAGIR?Apagar (ou arquivar) Delegar Responder Deferir Fazer

Apagarposso fazer algo sobre o assunto?

NÃO?apague (ou arquive)não se sinta mal... seja realista

Utilize a busca!

Utilize a busca!

Delegaré mais eficiente que outro o faça?

ENVIEguarde na pasta “Waiting For”

uma cópia

Waiting for...

Responderconsegue responder em menos de 2 minutos?

SIM?depois apague ou arquive

então responda

Deferirnão consegue responder em menos de 2 minutos?

SIM?transfira para “Action Required”

então defiraadicione a lista de TODOs

Action Required

NÃO DEIXE A ACTION REQUIRED FORA

controle

Fazerconsegue solucionar em até 2 minutos?

SIM?então FAÇAremova da sua caixa de entrada

opções ApagarDelegarResponderDeferirFazer

ActionRequired Archive

WaitingFor

sistema com três pastas

Existe algo a ser feito ?não

Eu devo delegar isto?

Waiting For

simnão

sim

Consigo responder em menos de 2 min?

sim

Action Required

não

responder

fazer

Limpinha....

1.Crie suas 3 pastas e organize todas as outras pastas dentro delas.

2.Apague todas as demais pastas

3.Defina uma parte de seu tempo apenas para trabalhar o teu email.

migrando

4 CONCLUSÃO

NÃO SÃONOSSOS PROCESSO

LINEARES?

SÃO FLUXOS CONTÍNUOS

NA PRÁTICA NÃO TEM FUNCIONADO!

VÁRIOS PRAZOS

NÃO ACABAM

SURGEM A QUALQUER MOMENTO

MUITAS INTERRUPÇÕES

VÁRIOS COMPROMISSOS

EMAILS SÃO FONTES

PRECISAMOS CUIDAR BEM DELES!

5 PERGUNTAS