wykład umowa w przedmiocie nowoczesnego …datacentertrends.pl/pdf/prezentacja1.pdf · wykład...
TRANSCRIPT
Wykład
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
Warszawa, 30 września 2015 roku
radca prawny Michał Wołoszański
1
2
ZAŁOŻENIA: -‐ funkcjonalność określona przez Państwa.
ELEMENTY ISTOTNE Z PUNKTU WIDZENIA PRAWA: Czy będziecie Państwo przetwarzać dane osobowe w serwerowni? (zapewne tak). Czy będziecie Państwo udostępniać poufne dane? Czy potrzebujecie / chcecie spełniać określone normy jakości / prawne?
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
3
1. UMOWA O POUFNOŚCI
• Przygotowanie NDA. Prosty – bo dopiero rozpoczynacie pracę i nie chcecie straszyć partnerów biznesowych. • Czas trwania – dla Państwa im dłuższy tym lepszy. Minimum rynku to 2 lata. Ja polecam 5-‐10 lat… od ostatniego
zdarzenia.
• Określenie co jest chronione – wszystko co przekazujecie (nie tylko znakowane dokumenty).
• Określenie, że wszystko co przekazujecie stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (istotne z uwagi na odpowiedzialność karną dla zleceniobiorcy / wykonawcy).
• Dane umieszczamy w data room z funkcją watermarkingu pobranych dokumentów (dla potrzeb dowodowych).
• W miarę możliwości umieszczamy przy panelu/oknie logowania do data room’u informacje, że informacje na serwerze stanowią tajemnice Państwa przedsiębiorstwa w przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
To nie są drogie rozwiązania, a kupujecie sobie Państwo trochę spokoju.
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
4
1. UMOWA O POUFNOŚCI
• Umowa powinna obejmować zarówno potencjalnego parterna jak i jego pracowników, doradców, zleceniobiorców.
• Można wymagać w NDA aby przejmujący materiały zobowiązany był do otrzymania podpisu na analogicznej klauzuli od odbierającego dokument.
• Można żądać zniszczenia wszelkich przekazanych dokumentów, aczkolwiek standardem jest, że umożliwia się
zachowanie kopii archiwalnych maili czy przekazanych plików. CEL NDA: Objęcie podwyższoną ochroną prawną – w tym karną – państwa dokumenty.
Możliwość przypisania winy (w szczególności istotny element watermarkingu).
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
5
• Miejsce wybrane przez Państwa (nieruchomość) powinno być zweryfikowane przez prawnika – niezależnie od
tego czy to jest kupno czy wynajem. • • Opcje wybranego miejsca:
• grunt/budynek do kupienia
• budowany lokal/budynek – albo dopiero w planach, albo w trakcie realizacji
• istniejący lokal/ budynek
2. MIEJSCE DATA CENTER
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
6
• Weryfikujemy księgę wieczystą (analogicznie jak przy zakupie mieszkania). •
• istotne jest sprawdzenie czy jest pełne prawo do dysponowania nieruchomością.
• czy nie jest obciążone hipoteką.
• nie wystarczy sprawdzić KW w Internecie – możliwe, że trzeba będzie sprawdzić fizycznie akta księgi wieczystej (nie takie proste).
• Weryfikujemy plan zagospodarowania przestrzennego.
• Weryfikujemy ewentualne zgody środowiskowe (tutaj z pomocą mogą przyjść architekci).
2. MIEJSCE DATA CENTER
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
7
Jeżeli jest to najem
• również weryfikujemy w/w
• warto zwrócić uwagę na gwarancje trwałości umowy najmu.
• Powszechnym błędem jest uznanie, że podpisany najem gwarantuje bezpieczeństwo. Data pewna Umowa notarialna
2. MIEJSCE DATA CENTER
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
8
Standard wynajmowanego pomieszczenia: Może się zdążyć, że wynajmujecie Państwo zupełnie pustą przestrzeń – tzw. Shell & core – która jest budowana upewnijcie się, że wszystkie wymogi dotyczące, powierzchni są spełnione
miejsce wyjścia kabli zrobione otwory w żelbetonie integracja system ppoż, sswin itd…
tzw. House Rules: Jeżeli najem jest w budynku komercyjnym, możliwe, że istnieje regulamin obiektu (tzw. House rules). Oczywiście należy je zweryfikować, ale często ich jeszcze nie ma przy podpisywaniu umowy na najem powierzchni – gdyż lokal jest jeszcze budowany. Niezależnie od w/w umowa najmu ma wziąć górę nad jakimikolwiek zmianami. Dlatego określenie celu umowy jest również istotne. CEL WERYFIKACJI : Upewnienie się, że nie budujemy zamków na piasku.
2. MIEJSCE DATA CENTER
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
9
Istotne jest studium wykonalności / feasability study / koncepcja Zlecenie profesjonalnej firmie zbadanie możliwości wykonania zakładanego projektu (funkcjonalności). Możliwe, że będą to architekci/generalny wykonawca data center. Dlaczego? Np. Weryfikacja wytrzymałości podłogi, przepływu powietrza, możliwość umiejscowienia agregatów (techniczna i prawna) Itp. CEL KONCEPCJI: Przekazanie analizy wykonalności i odpowiedzialności na osobę trzecią
Wytworzenie dokumentacji określającej przedmiot umowy na budowę centrum danych.
Weryfikacja wszelkich wymogów prawnych (architektonicznych, środowiskowych, eksploatacyjnych)
3. KONCEPCJA / PROJEKT
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
10
Co weryfikować u potencjalnego partnera? Sam podmiot (często występują celowe spółki córki dla minimalizacji ryzyka). Uprawnienia zawodowe/ budowlane / rzeczoznawcy (żądać przedstawienia + sprawdzić w dostępnych rejestrach). Referencje – kilka telefonów. Polisę OC i inne zabezpieczenia (gwarancja ubezpieczeniowa, bankowa). Oczywiście umowa.
3. ZABEZPIECZENIA - KONCEPCJA / PROJEKT / WYKONANIE
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
11
A co zrobić kiedy czas goni?
Umowa przedwstępna. Umowa warunkowa.
Wstawianie preambuły „..zważywszy na fakt, że…” i opisać w prostych słowach cel umowy.
Podkreślać cel umowy (w szczególności dla najmu) – celem jest prowadzenie data center.
Określanie celu umowy I preambuły jest lekceważonym istotnym elementem, który jest niezastąpioną wskazówką dla sędziów i prawników w przypadku sporu.
CZAS
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
12
Najważniejsze:
-‐ Określamy umowę jako umowa rezultatu (o dzieło / o roboty budowlane) – niezależnie od tego czy to budowa od fundamentów data center, czy tylko dostarczenie sprzętu. Musi być wszystko dostarczone.
-‐ Wszystko co chcemy aby zostało zbudowane, dostarczone – dodajemy do załączników. Im więcej załączników tym lepiej – gdyż precyzują przedmiot zamówienia i intencję stron.
-‐W szczególności wszelki dokumenty związane z koncepcją dostarczoną wcześniej.
4. DOSTAWCA
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
13
Postawienie wysokich wymogów dostawcy (zgodnie z wytycznymi na kolejnych slajdach). Spisywanie protokołów ze spotkań. Jak największa liczba załączników – dokładniejszy projekt.
-‐ bardzo dokładna lista zamówionych elementów (która nie powinna być listą wyłączną lecz otwartą / minimum) Najistotniejszym elementem jest nie samo dostarczenie elementów co zagwarantowanie oczekiwanej funkcjonalności. CEL POWYŻSZYCH UREGULOWAŃ :
-‐ zagwarantowanie wykonania oczekiwanego minimum. Mówiąc, krótko ma działać zgodnie z wytycznymi.
4. DOSTAWCA - Określenie Przedmiotu Umowy
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
14
Nabycie praw autorskich / uzyskanie odpowiednich licencji
-‐ oprogramowanie gotowe / osób trzecich / (Microsos & Co.) + weryfikacja EULA Przy dużych kontraktach może być możliwość modyfikacji EULA’i. -‐ oprogramowanie autorskie
-‐ przeniesienie własności
-‐ udzielenie licencji
-‐ wyłącznej (z prawem modyfikacji) -‐ niewyłącznej (z prawem modyfikacji)
Weryfikacja zakresu nabycia praw (im szersze tym lepsze).
5. DOSTAWCA – Nabycie Praw Autorskich
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
15
Ewentualna Umowa Serwisowa \ Utrzmaniowa:
-‐ nabywanie praw autorskich do modyfikacji dokonanych w trakcie usług utrzymaniowych / gwarancyjnych Zabezpieczenie kodu źródłowego:
-‐ przekazanie kodu źródłowego wprost i oprogramowania (skompilowanego, działającego)
-‐ przekazanie (wgrywanie na serwer kolejnych modyfikacji kodu)
-‐ depozyt notarialny kodu CEL DZIAŁANIA: Zagwarantowanie możliwości pracy i rozwoju systemu.
5. DOSTAWCA – Nabycie Praw Autorskich
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
16
Zobowiązanie wykonawcy do:
-‐ Dostarczenia Dokumentacji Powykonawczej (hasła, kody, opis rozwiązań).
-‐ Dostarczenie dokładnej specyfikacji kosztowej elementów systemu (dla księgowości!). -‐ Dostarczenie spisu licencji i kopii wszystkich licencji.
-‐ Dostarczenie Instrukcji Obsługi Systemu – istotne z punktu widzenia GIODO.
-‐ Oznakowanie dostarczonego sprzętu, dostarczenie kart opisów technicznych oraz dokumentacji.
Wykonanie inwentaryzacji.
-‐ Dostarczenie wymaganych certyfikatów dla sprzętu.
5. DOSTAWCA – Dokumentacja
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
17
Trzy główne zasady:
Ustalenie punktów weryfikacyjnych / faz / etapów itd. na podstawie, których następują rozliczenia. Nie płacimy transzy o wartości wyższej niż wartość otrzymanych prac / sprzętu. Upewniamy się, że transze pokrywają się z systemem finansowania (otrzymywania środków).
5. DOSTAWCA – Rozliczenia
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
18
Nabycie praw do baz danych powstałych w trakcie budowy data center (o ile powstały). Zobowiązać wykonawcę do przestrzegania polityki ochrony danych osobowych (jeśli jest wdrożona) na podstawie obowiązujących wzorów (załączniki do umowy). Załączyć do umowy oświadczenie o poufności od członków ekipy wykonawcy. Zebrać listę osób oddelegowanych do pracy. Zobowiązać do przestrzegania procedur z zakresu ochrony środowiska
5. DOSTAWCA – Bazy Danych, Ochrona Danych Osobowych, Tajemnica Przedsiębiorstwa, Ochrona Środowiska,
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
19
Zawsze sprawdzać przy zawieraniu umowy: Tożsamość umowy podpisującej umowę przez weryfikację dowodu osobistego; Umocowanie osoby podpisującej umowę przez weryfikacje KRSu / ciągu pełnomocnictw; Stan KRSu na dzień podpisania (zasada rękojmi KRS);
5. PODPISY I REPREZENTACJA
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
20
Stosować gdzie tylko możliwe karę umowną (istotna wycena szkody). Żądać Polis ubezpieczeniowych (weryfikować zakres); Żądać gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych (istotne jest aby mieć skąd ściągać pieniądze); Weksle nie są niezawodnym rozwiązaniem, a już na pewno rzadko stosowane w takich projektach; CEL: Ułatwienie egzekucji finansowych roszczeń od wykonawcy (łatwiej ściągnąć gwarancję bankową aniżeli pieniądze z konta wykonawcy).
6. ZABEZPIECZENIA
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
21
Rozważenie jednoczesnego zawarcia umowy utrzymaniowej / serwisowej Zagwarantować ciągłość obsługi projektu:
Rozliczenie kosztorysowe / ryczałtowe Rozliczenie godzinowe
Weryfikacja czasu obsługi (minimalny okres świadczenia usług) + zabezpieczenie (polisy, gwarancje bankowe itp.) Analiza możliwości zastąpienia innym podwykonawcą.
7. EPILOG - UMOWA UTRZYMANIOWA
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja
22
Pytania?
UMOWA W PRZEDMIOCIE NOWOCZESNEGO CENTRUM DANYCH
Projekt, wybór dostawcy, koszty i realizacja