Łódzka Akademia PO KL

Umowa o dofinansowanie

Urząd Marszałkowski w ŁodziDepartament ds. PO Kapitał Ludzki

Plan prezentacjiŚcieżka wniosku

Opiekun projektu

Załączniki do umowy

Elementy umowy

Obowiązki beneficjenta

Zmiany w projekcie

Rozwiązanie umowy

Podstawy prawne

Podsumowanie

Źródła informacji

2

Złożenie wniosku w Punkcie Informacyjnym PO KL

Przekazanie wniosku do Wydziału Obsługi Projektów

Ocena formalna wnioskuPoinformowanie beneficjenta listownie

Ocena merytoryczna wnioskuPoinformowanie beneficjenta listownie

Przygotowanie umowyPrzesłanie PRAWIDŁOWYCH załączników

Podpisanie umowy

Wniesienie zabezpieczeniaWypłata środków

Ścieżka wnioskuProcedura

3

Opiekun projektu

• Imiennie wyznaczony pracownik IP do kontaktów roboczych z beneficjentem

• Konsultuje kwestie problemowe podczas realizacji projektu

• Weryfikuje Wniosek Beneficjenta o Płatność

• Weryfikuje wszelkie zmiany w projekcie zgłoszone przez beneficjenta

Uwaga!

Beneficjent ponosi całościową odpowiedzialność za realizację projektu!

4

Załączniki do umowyWraz z otrzymaniem pisma o przyjęciu wniosku do dofinansowania przez Zarząd Województwa Łódzkiego wskazana jest lista załączników niezbędnych w celu zawarcia umowy o dofinansowanie:

1) Potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia statutu lub innego dokumentu stanowiącego podstawę prawną działalności wnioskodawcy (nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego)

2) Aktualny wyciąg z KRS lub innego właściwego rejestru (ewidencja działalności gospodarczej) z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku, lub inny dokument potwierdzający formę i charakter prowadzonej działalności (kopia poświadczona za zgodność z oryginałem)

3) Uchwała lub decyzja właściwego organu jst lub inny właściwy dokument organu, który dysponuje budżetem wnioskodawcy (zgodnie z przepisami o finansach publicznych), zatwierdza projekt lub udziela pełnomocnictwa do zatwierdzania projektów współfinansowanych z EFS

4) Pełnomocnictwo do reprezentowania ubiegającego się o dofinansowanie (jeśli jest wymagane)

5

Załączniki do umowy5) Oświadczenie wnioskodawcy o kwalifikowalności VAT, w przypadku

wnioskodawcy, który nie ma możliwości odzyskiwania/odliczania VAT na zasadach obowiązującego w Polsce prawa w zakresie podatku od towarów i usług (również oświadczenie partnera)

6) Oświadczenie o niekorzystaniu z pomocy pochodzącej z innych programów operacyjnych w odniesieniu do tych samych kwalifikowanych związanych z projektem

7) Harmonogram płatności

8) Oświadczenie o otwarciu nowego rachunku bankowego, z którego będą dokonywane płatności związane wyłącznie z realizacją projektu

9) Informację w formie pisemnej o zamiarze załączenia wraz z wnioskiem o płatność wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta w odniesieniu do systemu finansowo-księgowego

6

Załączniki do umowy10) Umowa partnerska

11) Zaświadczenie o otrzymanej pomocy de minimis lub informacja o otrzymanej pomocy innej niż pomoc de minimis

12) Zaświadczenie z właściwego Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z podatkami

13) Zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu ze składkami na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne

Wzory załączników wysyłane są do beneficjenta drogą mailową

7

Załączniki do umowyPełnomocnictwo

Wymagane jest, gdy wniosek podpisują osoby nie posiadające statutowych uprawnień do reprezentowania wnioskodawcy

Treść pełnomocnictwa powinna zawierać:

• tytuł projektu

• numer konkursu

• nazwę, numer działania i poddziałania

• zakres udzielanego pełnomocnictwa

• odpowiednia uchwała wspólników w przypadku, gdy beneficjentem jest spółka prawa handlowego (zobowiązanie o wartości dwukrotnie przewyższającej wartość kapitału zakładowego)

8

Załączniki do umowyW przypadku beneficjentów będących jednostkami samorządu terytorialnego lub jednostkami organizacyjnymi jst. wymagana jest:

Uchwała zatwierdzająca projekt lub udzielająca pełnomocnictwa do zatwierdzania projektów współfinansowanych z EFS.

Treść uchwały powinna zawierać m.in.:

• tytuł projektu

• numer konkursu

Wymóg ten dotyczy również instytucji szkoleniowych oraz placówek prowadzących kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych, dla których organem prowadzącym/dotującym jest jst.

9

Załączniki do umowyWAŻNE!Załączniki należy złożyć:• W terminie 14 dni roboczych (liczonych od daty otrzymania pisma)• W trzech egzemplarzach• Osobiście lub przesłać na adres: Urząd Marszałkowski w Łodzi

90-051 Łódźal. Piłsudskiego 8 sekretariat pok. nr 702

Niezłożenie wymaganych dokumentów w terminie oznacza rezygnację z ubiegania się o dofinansowanie.

Brak zgodności treści załączników z informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie skutkuje niezawarciem umowy.

10

Umowa o dofinansowanie projektu realizowanego w ramach POKL reguluje:1. Zakres podmiotowy – strony umowy2. Przedmiot umowy3. Obowiązki Beneficjenta w zakresie:

• płatności• zabezpieczenia wykonania umowy• monitoringu i kontroli• konkurencyjności• ochrony danych osobowych• informacji i promocji projektu• wprowadzania zmian w projekcie• rozwiązania umowy

4. Inne postanowienia5. Podstawy prawne

Elementy umowy

11

Umowa o dofinansowanie projektu realizowanego w ramach POKL zawierana jest pomiędzy:

Umowa

Instytucja PośredniczącaUrząd Marszałkowski

Województwa Łódzkiego

Beneficjent(lider projektu)

Zarząd Województwa Łódzkiego

na podstawieListy Rankingowej

Osoba (osoby) decyzyjna wskazana w punkcie 2.6 oraz

w części V wniosku o dofinansowanie

12

Strony umowy

DOTACJA ROZWOJOWA

wydatki budżetu państwa, podlegające szczególnym zasadom rozliczania, przeznaczone na realizację programów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Rybołówstwa lub projektów realizowanych w ramach tych programów*

Przekazywana jest w terminie i wysokości określonej w harmonogramie płatności:

• w transzach na konto projektu

• pierwsza transza po wniesieniu zabezpieczenia realizacji umowy

• kolejne uzależnione są od rozliczenia co najmniej 70% kwoty transzy poprzedniej

Umowa

13

Przedmiot umowy

1. Obowiązek realizowania projektu:

• na podstawie wniosku o dofinansowanie

• w okresie wskazanym we wniosku

• w oparciu o harmonogramu realizacji projektu

• zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa

14

BeneficjentObowiązki - podstawowe

2. Obowiązek wniesienia wkładu własnego (jeśli jest to wymagane)

3. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatkówprojektu:

• odrębny system księgowy

• odpowiedni kod księgowy

W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie obowiązek tendotyczy również partnera w zakresie zadań wykonywanych przez niegow projekcie.

15

BeneficjentObowiązki - płatności

4. Obowiązek składania wniosków o płatność zgodnie z harmonogramem płatności oraz usuwania ewentualnych błędów we wniosku o płatność.

Bezbłędne sporządzenie wniosku o płatność jest podstawą płynności finansowej wnioskodawcy

Wraz z wnioskiem o płatność beneficjent zobowiązany jest przedstawić zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki oraz informacje o wszystkich uczestnikach projektu.

5.Obowiązek ujawniania wszelkich przychodów, które powstają w związku z realizacją projektu:

- odsetki bankowe od transz dotacji stanowią dochód własny i nie są wykazywane - przychodem są również należności z tytułu kar umownych

6. Beneficjent zobowiązany jest rozliczyć w 100% otrzymaną dotację rozwojową

Beneficjent

16

Obowiązki - płatności

• Obowiązek założenia, prowadzenia wyodrębnionego na potrzeby projektu konta bankowego oraz informowania o jego ewentualnej zmianie.

Wszystkie płatności związane z realizacją projektu powinny być dokonywane za pośrednictwem konta projektu - również operacje finansowe dokonywane pomiędzy liderem, a partnerem projektu.

8. Obowiązek zwrotu całości lub części dotacji na konto wskazane przez Instytucję Pośredniczącą w przypadku:

• wykorzystania jej niezgodnie z przeznaczeniem• wykorzystania jej z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 208. ustawy

o finansach publicznych• pobrania jej nienależnie lub w nadmiernej wysokości

9.Obowiązek ponoszenia udokumentowanych kosztów działań windykacyjnych

Beneficjent

17

Obowiązki - płatności

Zabezpieczeniem umowy jest składany przez beneficjenta weksel in blanco nie później niż 15 dni od dnia podpisania umowy (projekty do 4 mln PLN)

Zwrot weksla:

• na pisemny wniosek beneficjenta

• po zaakceptowaniu przez IZ Poświadczenia i deklaracji wydatków IP

• po zakończeniu projektu

Beneficjent

18

Obowiązki - zabezpieczenie

W przypadku projektów o wartości powyżej 4 mln zł IP dokonuje wyboru formy zabezpieczenia z katalogu wskazanego w dokumentacji konkursowej, np.:• gwarancja bankowa• gwarancja ubezpieczeniowa• hipoteka

Minimalna wysokość zabezpieczenia nie może być niższa niż 150% średniej transzyMaksymalna wysokość zabezpieczenia umowy nie powinna być wyższa niż wartość dofinansowania na ten rok realizacji projektu, w którym wartość dofinansowania jest najwyższa

Z obowiązku składania zabezpieczenia zwolnione są jednostki sektora finansów publicznych (na podst. Rozporządzenia Ministra RozwojuRegionalnego w sprawie szczegółowego sposobu dokonywania wydatkówz realizacji programów operacyjnych)

Beneficjent

19

Obowiązki - zabezpieczenie

Beneficjent na podstawie umowy o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zobowiązany jest do:

1. Oznaczania obowiązującymi logotypami:

• pomieszczeń, w których realizowany jest projekt

• sprzętu i wyposażenia zakupionego w ramach projektu

• dokumentacji projektu

• publikacji materiałów promocyjnych

Beneficjent

20

Obowiązki - informacyjne

2. Udzielania informacji na temat współfinansowania:• uczestnikom projektu (grupie docelowej)

• personelowi realizującemu projekt o współfinansowaniu wynagrodzeń z EFS

• podczas spotkań informacyjnych, warsztatów, targów, konferencji

Wraz z publikowaniem, zamieszczaniem informacji o współfinansowaniu projektu ze środków EFS nie należy używać skrótów (np. EFS, POKL) oraz wkomponowywać dodatkowych logotypów, np. instytucji realizującej projekt, a także posługiwać się nieczytelnymi logotypami.

3. Udostępniania IP i IZ w celu informacji i promocji:• materiały zdjęciowe

• materiały audio-wizualne

• prezentacje

Beneficjent

21

Obowiązki - informacyjne

Beneficjent

W celu monitorowania i na potrzeby kontroli beneficjent:

1. Niezwłocznie informuje IP w formie pisemnej o problemach w realizacji projektu

2. Przekazuje w formie elektronicznej wraz z wnioskiem o płatność informacje o wszystkich uczestnikach projektu (załącznik nr 2 do umowy)

3. Rejestruje i aktualizuje informacje w internetowej bazie szkoleń www.inwestycjawkadry.pl o każdym szkoleniu realizowanym w ramach projektu (nie rzadziej niż raz w miesiącu)

22

Obowiązki – monitoring i kontrola

Beneficjent

4. W przypadku zlecania zadań w projekcie zastrzega w umowie z wykonawcą prawo wglądu do dokumentów wykonawcy związanych z projektem

5. Przechowuje dokumentację projektu do 31 grudnia 2020 r., a w razie zaprzestania działalności lub zmiany miejsca przechowywania dokumentów informuje o tym fakcie IP

6. Zobowiązuje poddać się kontroli (dotyczy także partnera)

23

Obowiązki – monitoring i kontrola

Beneficjent

Beneficjent ma obowiązek przechowywania następujących dokumentów:

• wniosku o dofinansowanie projektu

• pisma o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania

• umowy o dofinansowanie projektu

• faktur, wyciągów z konta bankowego projektu, wniosków o płatność

• korespondencji dotyczącej projektu

• umowy z wykonawcami usług w projekcie

• wykazu beneficjentów ostatecznych projektu wraz z ich danymi

24

Obowiązki – monitoring i kontrola

Beneficjent

Wszystkie wydatki ponoszone w ramach projektów finansowanych ze środków EFS muszą być konkurencyjne.

Zasadę konkurencyjności stosuje się w przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, gdy wartość zamówienia w projekcie przekroczy wyrażoną w złotych kwotę 14 tyś. euro netto

W sytuacji, gdy wartość zamówienia przekroczy 14 tyś. euro beneficjent oraz partner zobowiązany jest do wysłania co najmniej 3 zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców.

Zapytanie ofertowe powinno zawierać:

• Opis przedmiotu zamówienia

• Kryteria oceny oferty

• Termin składania ofert

25

Obowiązki – konkurencyjność

Beneficjent

Zasady konkurencyjności nie stosuje się w odniesieniu do:

• osób lub usług rozliczanych w ramach kosztów personelu w projekcie

• beneficjentów i partnerów projektu, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – prawo zamówień publicznych

W przypadku nie zastosowania się do zasady konkurencyjności IP może uznać część lub całość wydatków za niekwalifikowalne.

26

Obowiązki – konkurencyjność

Beneficjent

IP powierza beneficjentowi przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz IZ.

Wraz z rozpoczęciem realizacji projektu beneficjent zobowiązany jest uzyskać zgodę uczestników projektu na przetwarzanie danych osobowych.

Wzór w formie oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do umowy.

Beneficjent przechowuje oświadczenia w swojej siedzibie.

Beneficjent może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innym podmiotom odpowiedzialnym za badania ewaluacyjne, monitoring, sprawozdawczość jedynie za pisemną zgodą IP.

27

Obowiązki – ochrona danych osobowych

Beneficjent

Beneficjent przetwarzając dane osobowe zobowiązany jest do przestrzegania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

Beneficjent musi prowadzić ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Wzór do nadania upoważnienia stanowi załącznik nr 8 do umowy.

W przypadku naruszenia tajemnicy danych osobowych lub ich niewłaściwym użyciu beneficjent niezwłocznie informuje o tym IP.

28

Obowiązki – ochrona danych osobowych

Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie projektu między zadaniami do 10% ich wartości bez konieczności informowania IP

Przesunięcia nie mogą jednak wpływać na:

• Zwiększanie wartości zadania „Zarządzanie projektem”

• Zwiększanie łącznej wartości wydatków w ramach cross-financing

• Wysokość i przeznaczenie przyznanej pomocy publicznej w projekcie

Zmiany w projekcie

29

IP może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenialub w wyniku zgodnej woli stron.

Tryb natychmiastowy, gdy beneficjent:

• przeznacza środki dotacji na inny niż wskazany w projekcie cel

• posługuje się fałszywymi dokumentami

• pozostaje w stanie likwidacji lub ogłoszono jego upadłość

• nie rozpoczął realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od wskazanej we wniosku daty

• nie wniósł zabezpieczenia realizacji umowy

Rozwiązanie umowy

30

Z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, gdy beneficjent:

• realizuje projekt niezgodnie z harmonogramem

• nie osiągnie zamierzonego celu z własnej winy

• odmówi poddania się kontroli lub nie doprowadzi do usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych przez IP

• nie przedkłada wniosków o płatność

• nie przestrzega ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - prawo zamówień publicznych

• nie stosuje zasady konkurencyjności

Rozwiązanie umowy

31

Beneficjent nie może przenosić praw i obowiązków wynikających z umowy na osoby 3-cie!

W sprawach nieuregulowanych w umowie o dofinansowanie beneficjent musi stosować zasady wynikające z Programu, przepisów prawa UE lub właściwych aktów prawa krajowego.

Spory związane z realizacją umowy powinny być rozstrzygane polubownie.

Wątpliwości związane z realizacją umowy wyjaśniane będą w formie pisemnej, a wszelkie zmiany umowy wymagają aneksu.

Inne postanowienia

32

1) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólnedotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, EuropejskiegoFunduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz uchylającego

rozporządzenienr 1260/1999

2) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady wsprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającegorozporządzenie (WE)nr 1784/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.7.2006, str. 12)

3) rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiającego szczegółowezasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego FunduszuRozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego orazFunduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 ParlamentuEuropejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu RozwojuRegionalnego (sprostowanie Dz. Urz. UE L 45 z 15.2.2007, str. 4)

Podstawy prawne

33

Wspólnotowe źródła prawa

1) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93,z późn. zm.),

2) ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych,3) ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju

(Dz. U. Nr 227, poz.1658, z późn. zm.),4) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r.

Nr 76, poz. 694, z późn. zm.),5) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych,6) rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r.

w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych(Dz. U. 175, poz. 1232).

Podstawy prawne

34

Krajowe źródła prawa

Podsumowanie

35

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

1. Podstawą realizacji Twojego projektu jest umowa o dofinansowanie

2. W przypadku jakichkolwiek problemów dotyczących realizacji projektu natychmiast informuj opiekuna projektu w IP

3. Pamiętaj o prawach i obowiązkach jakie nakłada na Ciebie umowa o dofinansowanie realizacji projektu

4. Pamiętaj, że poza umową obowiązują Cię również akty prawa krajowego i wspólnotowego

5. Poprawny dialog z IP to sukces Twojego projektu

Zasady finansowania POKL

Wytyczne w zakresie informacji i promocji

www.pokl.lodzkie.pl

www.efs.gov.pl

36

Źródła informacji