a07 umowa o dofinansowanie

38
Łódzka Akademia PO KL Umowa o dofinansowanie A07 Urząd Marszałkowski w Łodzi Departament ds. PO Kapitał Ludzki Instytucja Pośrednicząca

Upload: um-lodzkie

Post on 29-Nov-2014

3.064 views

Category:

Documents


1 download

DESCRIPTION

 

TRANSCRIPT

Page 1: A07 Umowa O Dofinansowanie

Łódzka AkademiaPO KL

Umowa o dofinansowanie

A07

Urząd Marszałkowski w ŁodziDepartament ds. PO Kapitał Ludzki

Instytucja Pośrednicząca

Page 2: A07 Umowa O Dofinansowanie

Plan prezentacji

Ścieżka wniosku

Opiekun projektu

Załączniki do umowy

Elementy umowy

Obowiązki beneficjenta

Zmiany w projekcie

Rozwiązanie umowy

Podstawy prawne

Podsumowanie

Źródła informacji

2

Page 3: A07 Umowa O Dofinansowanie

Złożenie wniosku w Punkcie

Informacyjnym PO KL

Przekazanie wniosku do

Wydziału Obsługi Projektów

Ocena formalna wnioskuPoinformowanie beneficjenta listownie

Ocena merytoryczna wniosku Poinformowanie beneficjenta listownie

Przygotowanie umowy Przesłanie PRAWIDŁOWYCH załączników

Podpisanie umowy

Wniesienie zabezpieczenia Wypłata środków

Ścieżka wnioskuProcedura

3

Page 4: A07 Umowa O Dofinansowanie

Opiekun projektu

• Imiennie wyznaczony pracownik IP do kontaktów roboczych z beneficjentem

• Konsultuje kwestie problemowe podczas realizacji projektu

• Weryfikuje Wniosek Beneficjenta o Płatność

• Weryfikuje wszelkie zmiany w projekcie zgłoszone przez beneficjenta

Uwaga!

Beneficjent ponosi całościową odpowiedzialność za realizację projektu!

4

Page 5: A07 Umowa O Dofinansowanie

Załączniki do umowyWraz z otrzymaniem pisma o przyjęciu wniosku do dofinansowania przez Zarząd Województwa Łódzkiego wskazana jest lista załączników niezbędnych w celu zawarcia umowy o dofinansowanie:

1) Potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia statutu lub innego dokumentu stanowiącego podstawę prawną działalności wnioskodawcy (nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego)

2) Aktualny wyciąg z KRS lub innego właściwego rejestru (ewidencja działalności gospodarczej) z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku, lub inny dokument potwierdzający formę i charakter prowadzonej działalności (kopia poświadczona za zgodność z oryginałem)

3) Uchwała lub decyzja właściwego organu jst lub inny właściwy dokument organu, który dysponuje budżetem wnioskodawcy (zgodnie z przepisami o finansach publicznych), zatwierdza projekt lub udziela pełnomocnictwa do zatwierdzania projektów współfinansowanych z EFS

4) Pełnomocnictwo do reprezentowania ubiegającego się o dofinansowanie (jeśli jest wymagane)

5

Page 6: A07 Umowa O Dofinansowanie

Załączniki do umowy

5) Oświadczenie wnioskodawcy o kwalifikowalności VAT, w przypadku wnioskodawcy, który nie ma możliwości odzyskiwania/odliczania VAT na zasadach obowiązującego w Polsce prawa w zakresie podatku od towarów i usług (również oświadczenie partnera)

6) Oświadczenie o niekorzystaniu z pomocy pochodzącej z innych programów operacyjnych w odniesieniu do tych samych kwalifikowanych związanych z projektem

7) Harmonogram płatności

8) Oświadczenie o otwarciu nowego rachunku bankowego, z którego będą dokonywane płatności związane wyłącznie z realizacją projektu

9) Informację w formie pisemnej o zamiarze załączenia wraz z wnioskiem o płatność wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta w odniesieniu do systemu finansowo-księgowego

6

Page 7: A07 Umowa O Dofinansowanie

Załączniki do umowy

10) Umowa partnerska

11) Zaświadczenie o otrzymanej pomocy de minimis lub informacja o otrzymanej pomocy innej niż pomoc de minimis

12) Zaświadczenie z właściwego Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z podatkami

13) Zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu ze składkami na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne

Wzory załączników wysyłane są do beneficjenta drogą mailową

7

Page 8: A07 Umowa O Dofinansowanie

Załączniki do umowy

Pełnomocnictwo

Wymagane jest, gdy wniosek podpisują osoby nie posiadające statutowych uprawnień do reprezentowania wnioskodawcy

Treść pełnomocnictwa powinna zawierać:

• tytuł projektu

• numer konkursu

• nazwę, numer działania i poddziałania

• zakres udzielanego pełnomocnictwa

• odpowiednia uchwała wspólników w przypadku, gdy beneficjentem jest spółka prawa handlowego (zobowiązanie o wartości dwukrotnie przewyższającej wartość kapitału zakładowego)

8

Page 9: A07 Umowa O Dofinansowanie

Załączniki do umowyW przypadku beneficjentów będących jednostkami samorządu terytorialnego lub jednostkami organizacyjnymi jst. wymagana jest:

Uchwała zatwierdzająca projekt lub udzielająca pełnomocnictwa do zatwierdzania projektów współfinansowanych z EFS.

Treść uchwały powinna zawierać m.in.:

• tytuł projektu

• numer konkursu

Wymóg ten dotyczy również instytucji szkoleniowych oraz placówek prowadzących kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych, dla których organem prowadzącym/dotującym jest jst.

9

Page 10: A07 Umowa O Dofinansowanie

Załączniki do umowy

WAŻNE! Załączniki należy złożyć:

• W terminie 14 dni roboczych (liczonych od daty otrzymania pisma)• W trzech egzemplarzach• Osobiście lub przesłać na adres: Urząd Marszałkowski w Łodzi

90-051 Łódźal. Piłsudskiego 8 sekretariat pok. nr 702

Niezłożenie wymaganych dokumentów w terminie oznacza

rezygnację z ubiegania się o dofinansowanie.

Brak zgodności treści załączników z informacjami

zawartymi we wniosku o dofinansowanie skutkuje

niezawarciem umowy.

10

Page 11: A07 Umowa O Dofinansowanie

Umowa o dofinansowanie projektu realizowanego w ramach POKL reguluje:

1. Zakres podmiotowy – strony umowy

2. Przedmiot umowy

3. Obowiązki Beneficjenta w zakresie:• płatności• zabezpieczenia wykonania umowy• monitoringu i kontroli• konkurencyjności• ochrony danych osobowych• informacji i promocji projektu• wprowadzania zmian w projekcie• rozwiązania umowy

4. Inne postanowienia

5. Podstawy prawne

Elementy umowy

11

Page 12: A07 Umowa O Dofinansowanie

Umowa o dofinansowanie projektu realizowanego w ramach POKL zawierana jest pomiędzy:

Umowa

Instytucja Pośrednicząca

Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego

Beneficjent

(lider projektu)

Zarząd Województwa Łódzkiego

na podstawieListy Rankingowej

Osoba (osoby) decyzyjna wskazana w punkcie 2.6 oraz

w części V wniosku o dofinansowanie

12

Strony umowy

Page 13: A07 Umowa O Dofinansowanie

DOTACJA ROZWOJOWA

wydatki budżetu państwa, podlegające szczególnym zasadom rozliczania, przeznaczone na realizację programów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Rybołówstwa lub projektów realizowanych w ramach tych programów*

Przekazywana jest w terminie i wysokości określonej w harmonogramie płatności:

• w transzach na konto projektu

• pierwsza transza po wniesieniu zabezpieczenia realizacji umowy

• kolejne uzależnione są od rozliczenia co najmniej 70% kwoty transzy poprzedniej

Umowa

13

Przedmiot umowy

Page 14: A07 Umowa O Dofinansowanie

1. Obowiązek realizowania projektu:

• na podstawie wniosku o dofinansowanie

• w okresie wskazanym we wniosku

• w oparciu o harmonogramu realizacji projektu

• zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa

14

Beneficjent

Obowiązki - podstawowe

Page 15: A07 Umowa O Dofinansowanie

2. Obowiązek wniesienia wkładu własnego (jeśli jest to wymagane)

3. Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu:

• odrębny system księgowy

• odpowiedni kod księgowy

W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie obowiązek ten dotyczy również partnera w zakresie zadań wykonywanych przez niego w projekcie.

15

BeneficjentObowiązki - płatności

Page 16: A07 Umowa O Dofinansowanie

4. Obowiązek składania wniosków o płatność zgodnie z harmonogramem płatności oraz usuwania ewentualnych błędów we wniosku o płatność.

Bezbłędne sporządzenie wniosku o płatność jest podstawą płynności finansowej wnioskodawcy

Wraz z wnioskiem o płatność beneficjent zobowiązany jest przedstawić zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki oraz informacje o wszystkich uczestnikach projektu.

5.Obowiązek ujawniania wszelkich przychodów, które powstają w związku z realizacją projektu:

- odsetki bankowe od transz dotacji stanowią dochód własny i nie są wykazywane

- przychodem są również należności z tytułu kar umownych

6. Beneficjent zobowiązany jest rozliczyć w 100% otrzymaną dotację rozwojową

Beneficjent

16

Obowiązki - płatności

Page 17: A07 Umowa O Dofinansowanie

• Obowiązek założenia, prowadzenia wyodrębnionego na potrzeby

projektu konta bankowego oraz informowania o jego ewentualnej

zmianie.

Wszystkie płatności związane z realizacją projektu powinny być dokonywane za pośrednictwem konta projektu - również operacje finansowe dokonywane pomiędzy liderem, a partnerem projektu.

8. Obowiązek zwrotu całości lub części dotacji na konto wskazane przez

Instytucję Pośredniczącą w przypadku:

• wykorzystania jej niezgodnie z przeznaczeniem

• wykorzystania jej z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 208. ustawy

o finansach publicznych

• pobrania jej nienależnie lub w nadmiernej wysokości

9.Obowiązek ponoszenia udokumentowanych kosztów działań

windykacyjnych

Beneficjent

17

Obowiązki - płatności

Page 18: A07 Umowa O Dofinansowanie

Zabezpieczeniem umowy jest składany przez beneficjenta weksel in blanco nie później niż 15 dni od dnia podpisania umowy (projekty do 4 mln PLN)

Zwrot weksla:

• na pisemny wniosek beneficjenta

• po zaakceptowaniu przez IZ Poświadczenia i deklaracji wydatków IP

• po zakończeniu projektu

Beneficjent

18

Obowiązki - zabezpieczenie

Page 19: A07 Umowa O Dofinansowanie

W przypadku projektów o wartości powyżej 4 mln zł IP dokonuje wyboru formy zabezpieczenia z katalogu wskazanego w dokumentacji konkursowej, np.:

• gwarancja bankowa

• gwarancja ubezpieczeniowa

• hipoteka

Minimalna wysokość zabezpieczenia nie może być niższa niż 150% średniej transzy

Maksymalna wysokość zabezpieczenia umowy nie powinna być wyższa niż wartość dofinansowania na ten rok realizacji projektu, w którym wartość dofinansowania jest najwyższa

Z obowiązku składania zabezpieczenia zwolnione są jednostki sektora finansów publicznych (na podst. Rozporządzenia Ministra RozwojuRegionalnego w sprawie szczegółowego sposobu dokonywania wydatków z realizacji programów operacyjnych)

Beneficjent

19

Obowiązki - zabezpieczenie

Page 20: A07 Umowa O Dofinansowanie

Opis ćwiczenia:

Podział uczestników na 4 grupy

Na podstawie otrzymanego opisu projektu i wysokości dofinansowania proszę określić rodzaje zabezpieczeń, wysokość kwoty minimalnej oraz maksymalnej zabezpieczenia

Czas trwania: 15 minut

Ćwiczenie

20

Obowiązki - zabezpieczenie

Page 21: A07 Umowa O Dofinansowanie

Beneficjent na podstawie umowy o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zobowiązany jest do:

1. Oznaczania obowiązującymi logotypami:

• pomieszczeń, w których realizowany jest projekt

• sprzętu i wyposażenia zakupionego w ramach projektu

• dokumentacji projektu

• publikacji materiałów promocyjnych

Beneficjent

21

Obowiązki - informacyjne

Page 22: A07 Umowa O Dofinansowanie

2. Udzielania informacji na temat współfinansowania:

• uczestnikom projektu (grupie docelowej)

• personelowi realizującemu projekt o współfinansowaniu wynagrodzeń z EFS

• podczas spotkań informacyjnych, warsztatów, targów, konferencji

Wraz z publikowaniem, zamieszczaniem informacji o współfinansowaniu projektu ze środków EFS nie należy używać skrótów (np. EFS, POKL) oraz wkomponowywać dodatkowych logotypów, np. instytucji realizującej projekt, a także posługiwać się nieczytelnymi logotypami.

3. Udostępniania IP i IZ w celu informacji i promocji:

• materiały zdjęciowe

• materiały audio-wizualne

• prezentacje

Beneficjent

22

Obowiązki - informacyjne

Page 23: A07 Umowa O Dofinansowanie

Beneficjent

W celu monitorowania i na potrzeby kontroli beneficjent:

1. Niezwłocznie informuje IP w formie pisemnej o problemach w realizacji projektu

2. Przekazuje w formie elektronicznej wraz z wnioskiem o płatność informacje o wszystkich uczestnikach projektu (załącznik nr 2 do umowy)

3. Rejestruje i aktualizuje informacje w internetowej bazie szkoleń www.inwestycjawkadry.pl o każdym szkoleniu realizowanym w ramach projektu (nie rzadziej niż raz w miesiącu)

23

Obowiązki – monitoring i kontrola

Page 24: A07 Umowa O Dofinansowanie

Beneficjent

4. W przypadku zlecania zadań w projekcie zastrzega w umowie z wykonawcą prawo wglądu do dokumentów wykonawcy związanych z projektem

5. Przechowuje dokumentację projektu do 31 grudnia 2020 r., a w razie zaprzestania działalności lub zmiany miejsca przechowywania dokumentów informuje o tym fakcie IP

6. Zobowiązuje poddać się kontroli (dotyczy także partnera)

24

Obowiązki – monitoring i kontrola

Page 25: A07 Umowa O Dofinansowanie

Beneficjent

Beneficjent ma obowiązek przechowywania następujących dokumentów:

• wniosku o dofinansowanie projektu

• pisma o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania

• umowy o dofinansowanie projektu

• faktur, wyciągów z konta bankowego projektu, wniosków o płatność

• korespondencji dotyczącej projektu

• umowy z wykonawcami usług w projekcie

• wykazu beneficjentów ostatecznych projektu wraz z ich danymi

25

Obowiązki – monitoring i kontrola

Page 26: A07 Umowa O Dofinansowanie

Beneficjent

Wszystkie wydatki ponoszone w ramach projektów finansowanych ze środków EFS muszą być konkurencyjne.

Zasadę konkurencyjności stosuje się w przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, gdy wartość zamówienia w projekcie przekroczy wyrażoną w złotych kwotę 14 tyś. euro netto

W sytuacji, gdy wartość zamówienia przekroczy 14 tyś. euro beneficjent oraz partner zobowiązany jest do wysłania co najmniej 3 zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców.

Zapytanie ofertowe powinno zawierać:

• Opis przedmiotu zamówienia

• Kryteria oceny oferty

• Termin składania ofert

26

Obowiązki – konkurencyjność

Page 27: A07 Umowa O Dofinansowanie

Beneficjent

Zasady konkurencyjności nie stosuje się w odniesieniu do:

• osób lub usługosób lub usług rozliczanych w ramach kosztów personelu w projekcie

• beneficjentów i partnerów projektu, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – prawo zamówień publicznych

W przypadku nie zastosowania się do zasady konkurencyjności IP może uznać część lub całość wydatków za niekwalifikowalne.

27

Obowiązki – konkurencyjność

Page 28: A07 Umowa O Dofinansowanie

Beneficjent

IP powierza beneficjentowi przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz IZ.

Wraz z rozpoczęciem realizacji projektu beneficjent zobowiązany jest uzyskać zgodę uczestników projektu na przetwarzanie danych osobowych.

Wzór w formie oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do umowy.

Beneficjent przechowuje oświadczenia w swojej siedzibie.

Beneficjent może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innym podmiotom odpowiedzialnym za badania ewaluacyjne, monitoring, sprawozdawczość jedynie za pisemną zgodą IP.

28

Obowiązki – ochrona danych osobowych

Page 29: A07 Umowa O Dofinansowanie

Beneficjent

Beneficjent przetwarzając dane osobowe zobowiązany jest do przestrzegania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

Beneficjent musi prowadzić ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. Wzór do nadania upoważnienia stanowi załącznik nr 8 do umowy.

W przypadku naruszenia tajemnicy danych osobowych lub ich niewłaściwym użyciu beneficjent niezwłocznie informuje o tym IP.

29

Obowiązki – ochrona danych osobowych

Page 30: A07 Umowa O Dofinansowanie

Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie projektu między zadaniami do 10% ich wartości bez konieczności informowania IP

Przesunięcia nie mogą jednak wpływać na:

• Zwiększanie wartości zadania „Zarządzanie projektem”

• Zwiększanie łącznej wartości wydatków w ramach cross-financing

• Wysokość i przeznaczenie przyznanej pomocy publicznej w projekcie

Zmiany w projekcie

30

Page 31: A07 Umowa O Dofinansowanie

IP może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia lub w wyniku zgodnej woli stron.

Tryb natychmiastowy, gdy beneficjent:

• przeznacza środki dotacji na inny niż wskazany w projekcie cel

• posługuje się fałszywymi dokumentami

• pozostaje w stanie likwidacji lub ogłoszono jego upadłość

• nie rozpoczął realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od wskazanej

we wniosku daty

• nie wniósł zabezpieczenia realizacji umowy

Rozwiązanie umowy

31

Page 32: A07 Umowa O Dofinansowanie

Z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, gdy beneficjent:

• realizuje projekt niezgodnie z harmonogramem

• nie osiągnie zamierzonego celu z własnej winy

• odmówi poddania się kontroli lub nie doprowadzi do usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych przez IP

• nie przedkłada wniosków o płatność

• nie przestrzega ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - prawo zamówień publicznych

• nie stosuje zasady konkurencyjności

Rozwiązanie umowy

32

Page 33: A07 Umowa O Dofinansowanie

Beneficjent nie może przenosić praw i obowiązków wynikających z umowy na osoby 3-cie!

W sprawach nieuregulowanych w umowie o dofinansowanie beneficjent musi stosować zasady wynikające z Programu, przepisów prawa UE lub właściwych aktów prawa krajowego.

Spory związane z realizacją umowy powinny być rozstrzygane polubownie.

Wątpliwości związane z realizacją umowy wyjaśniane będą w formie pisemnej, a wszelkie zmiany umowy wymagają aneksu.

Inne postanowienia

33

Page 34: A07 Umowa O Dofinansowanie

1) rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz uchylającego rozporządzenie nr 1260/1999

2) rozporządzenia (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.7.2006, str. 12)

3) rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (sprostowanie Dz. Urz. UE L 45 z 15.2.2007, str. 4)

Podstawy prawne

34

Wspólnotowe źródła prawa

Page 35: A07 Umowa O Dofinansowanie

1) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.),

2) ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych,

3) ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz.1658, z późn. zm.),

4) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.),

5) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych,

6) rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych (Dz. U. 175, poz. 1232).

Podstawy prawne

35

Krajowe źródła prawa

Page 36: A07 Umowa O Dofinansowanie

Podsumowanie

36

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

1. Podstawą realizacji Twojego projektu jest umowa o dofinansowanie

2. W przypadku jakichkolwiek problemów dotyczących realizacji projektu natychmiast informuj opiekuna projektu w IP

3. Pamiętaj o prawach i obowiązkach jakie nakłada na Ciebie umowa o dofinansowanie realizacji projektu

4. Pamiętaj, że poza umową obowiązują Cię również akty prawa krajowego i wspólnotowego

5. Poprawny dialog z IP to sukces Twojego projektu

Page 37: A07 Umowa O Dofinansowanie

Zasady finansowania POKL

Wytyczne w zakresie informacji i promocji

www.pokl.lodzkie.pl

www.efs.gov.pl

37

Źródła informacji

Page 38: A07 Umowa O Dofinansowanie

Dziękuję za uwagę