7/29/2019 Studija slucaja - Unidocs

1/3

Studija sluaja

Profil klijenta:

Vlada Crne Gore Direkcija za razvoj malih i srednjih preduzeaosnovana je 01.12.2000. godine pod nazivom Agencija za razvoj malih i

srednjih preduzea a 29.07.2004. godine je preimenovana u Direkciju zarazvoj malih i srednjih preduzea. Definisanje strategije razvoja malih isrednjih preduzea, pripremanje i realizacija programa i projekata za razvojmalih i srednjih preduzea, koordinacija programa, mera i aktivnosti koja seodnose na razvoj malih i srednjih preduzea,praenje realizacije programafinansijske podrke za razvoj malih i srednjih preduzea, ukljuujui stranufinansijsku podrku, koja je opredeljena za razvoj malih i srednjihpreduzea, davanje strune pomoi i uestvovanje u pripremanju propisa

koja se odnose na razvoj malih i srednjih preduzea, posebno radiostvarivanja ciljeva i standarda koje je propisala Evropska Unija za razvojmalih i srednjih preduzea su samo neki od zadataka Direkcije za razvojmalih i srednjih preduzea.

Problem klijenta

Prema unapred definisanim zadacima Direkcija je postavila sledee ciljeve:

Institucionalna podrka razvoju malih i srednjih preduzea ipreduzetnitva

Razrada i usavravanje sistemskih preduslova, koji utiu na brirazvoj malih i srednjih preduzea i preduzetnitva

Izrada razvojnih i istraivakih projekata koji e omoguitisagledavanje daljih stratekih pravaca razvoja malih i srednjih preduzea ipreduzetnitva

Podrka obrazovanju i sticanju znanja kao jedan od najvanijihfaktora ekonomskog progresa

Promocija znaaja razvoja malih i srednjih preduzea i preduzetnitva

Iza svih ovih zadataka i ciljeva stoji veliki broj ljudi koji uestvuju u

poslovnim procesima kao i veliki broj vane dokumentacije koju je potrebnosistematski oragnizovati i uvati na bezbednom mestu da bi se spreilonjeno gubljenje. Tako se i stvorila potreba za sistemom za upravljanje

dokumentacijom i poslovnim procesima.

7/29/2019 Studija slucaja - Unidocs

2/3

Zahtevi klijenta

Sistem za upravljanje dokumentacijom i procesima kretanja dokumentacijeje obavezno morao da sadri:

Evidentiranje, oznaavanje, klasifikaciju dokumenata Uspostavljanje centralne arhive elektronskih fajlova Standardizacija formi dokumenata (abloni) Upotreba razliitih ifarnika (poslovni partneri, drave, potanski

brojevi, kljune rei...) Signiranje dokumenata - autorizacija korisnika Radne tokove (workflow) - definisanje i sprovodjenje poslovnih pravila,

nadzor nad radnim postupcima

Upravljanje verzijama i kontrolisanim kopijama Praenje i evidencija dogaaja u sistemu za upravljanje dokumentima Mehanizam za pretraivanje dokumenata Izvetaje Oglasne table

Sistem za upravljanje dokumentima morao je da bude komaptibilan sa

aplikacijama SAP i KKS, kao i bankarskim informacionim sistemom (preuzimanje i korienje tih podataka u okviru baza na kojoj je zasnovansoftver za izradu informacionog sistema za upravljanje dokumentima).

Pored ovih zahteva dobijena je sledea dokumentcija: Pravilnik o poslovanju,Sistematizaciju radnika i Tipove dokumenata sa opisom svih poslovnih

procesa.

UniDocs reenje

Prva faza: Implementacija

Pomou modula MetaDizajner uz uputstva Pravilnika o poslovanju,Sistematizacije radnika i Tokova dokumenata s opisom svih poslovnihprocesa uradjena je kompletna konfiguracija poslovnog sistema uDirekciji za razvoj malih i srednjih preduzea: kreiranje korisnika,kreiranje klasa dokumenata (prostih i sloenih), definisanje ipostavljanje ablona, definisanje atributa, definisanje radnih tokova(workflow), dodeljivanje dozvola korisnicima nad dokumentacijomprema pravilniku poslovanja,kreiranje oglasnih tabli za publikacijudokumenata.

7/29/2019 Studija slucaja - Unidocs

3/3

Implementacija se vrila uz prisustvo klijenta koga smo u isto vremeobuavali za Metadizajnera. Na svim radnim stanicama instaliranmodul Klijent a kod direktora direkcije i modul Administrator omoguava nadgledanje i praenje celog poslovnog sistema iaktivnosti korisnika.

Druga faza: Obuka

Pripremljen primer dva poslovna procesa koji pokriva sve korisnike kojije pokazan na obuci (najbolje buduim korisnicima prikazati realanprimer iz njihove organizacije kako bi lake prepoznali problematiku isavladali logiku naeg sistema). Nakon toga odrana je obuka ipokazane funkcionalnosti UniDocs-a kroz ive primere.

Rezultati:

Uvodjenjem UniDocs sistema postignuti su sledeirezultati:

Onemogueno brisanje, zamena i gubljenje dokumentacije jer se svenalazi u sistemu. Na taj nain je spreeno gubljenje dokumenata kao ibespotrebno kopiranje po vie puta.Izgubljeno vreme u traenju dokumenta u potunosti smanjeno jer jeuvodjenjem sistema kreirana centralizovana arhiva kroz iju pretraguje mogue za svega nekoliko trenutaka pronai potreban dokument.Modul Administrator takodje omoguava i pronalaenje dokumentacijeklijenata koji trenutno nisu prisutni i prosledjivanje sledeem klijentukroz definisan poslovni proces.Smanjeni koliina papirne, u nekim sluajevima ak i dupliranedokumentacije pa su na taj nain bitno smanjeni trokovi potronogmaterijala.

www.unidocs.bizOSA Raunarski Inenjering

Takovska 45/VI, 11000 Beograd, Srbija; tel/fax: (+ 381 11) 3290-362, 3291-353; e-mail: kontakt@osa.rs