seija friman: kiekun käyttöönotto – näin se menee!

KIEKUN KÄYTTÖÖNOTTO - NÄIN SE TAPAHTUU Seija Friman, Kieku-hanketoimiston päällikkö Valtiokonttori, Kieku

Kieku-hankkeen eteneminen

Suunnitelmat ja linjaukset

20.5.2014 Valtio Expo, Seija Friman 2

Kieku-hanke on siirtynyt vaiheen 2 toimeenpanoon • Talouspoliittinen ministerivaliokunta 4.3.2014

- Kiekun käyttöönoton tilanne ja käyttöönottovaiheeseen kaksi siirtyminen

- puolsi hankkeen jatkamista 1.4.2014 lukien ja siirtymistä vaiheen kaksi käyttöönottoihin

- puolsi, että ministeriöt varmistavat ohjauksellaan Kieku-tietojärjestelmän käyttöönottojen etenemisen

• määritellyssä aikataulussa

• räätälöityjä ratkaisuja välttäen (Kieku sellaisenaan) ja

• huolehtivat talous- ja henkilöstöhallinnon uudistuksella tavoiteltavan tuottavuuskehityksen tarvitsemien muutosten toteuttamista hallinnonalallaan.


Kiekun käyttöönottoerät


2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12

500 Valtiokonttori, 1.1.2011650 Suomen Akatemia, 1.4.2011

1 200 SM1: Pelastusopisto, Migri, 1.5.20127 500 VM1: VM, Vero, Palkeet 1.1.20137 980 SM2: SM, Häke, Haltik, Pasura

10 980 VM2: TK, AVI, VRK, VER, VATT11 380 Valtori15 180 RVL19 180 Erä 1: PLM, UM, YM, ARA, PHRakl21 480 Erä 2: Tulli31 980 Erä 2: Poliisi37 980 Erä 3: MMM, OKM, TPK42 280 Erä 4: STM ja tutkimuslaitokset54 280 Erä 5: TEM, LVM66 280 Erä 6: OM, VNK, EK, Luke

2016HTV Erä 2013 2014 2015

4/2013

10/2013

4/2014

4/2014

10/2014

1/2015

4/201510/201

51/2016 ja 4/2016

10/2016

1/2013

3/2014

Tärkeimmät kehitystoimenpiteet vuodelle 2014 – käyttöönottojen varmistaminen

• Kieku-käyttöönottojen aiempaa jämäkämpi ohjaus ”Kieku sellaisenaan” -periaatteella virastokohtaisia räätälöintejä välttäen

• Virastojen johdon sitouttaminen toimintatapamuutokseen sekä virastojen johdon tukeminen muutoksessa

• Käyttöönottojen edellyttämän resursoinnin järjestäminen

• Tietojärjestelmän suorituskyvyn varmistaminen kasvavaa käyttäjämäärää silmälläpitäen

• Parannetun käyttöönottomenetelmän jalkautus


Tärkeimmät kehitystoimenpiteet vuodelle 2014 – tuottavuuden varmistaminen

• Henkilöstöhallinnon toimintamallin tarkentaminen ja käyttöönotto ja automaatiotason nosto erityisesti palkanlaskennassa

• Palkkakustannusten käsittelyn kehittäminen sisäisen laskennan tarpeisiin

• Tietojen oikeellisuustarkistusten kattava käyttöönotto myös niissä virastoissa, joilta ne vielä puuttuvat

• Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) tuotannon käyttöönoton kyvykkyyden kehittäminen skaalaetujen varmistamiseksi

• Kieku-tuotannon nopeampi reagointi virastojen ongelmatilanteisiin


Kiekun käyttöönotto

Käyttöönottoprojektin sisältö ja vaiheet


Omistajuus sekä päätöksenteko hankkeen läpiviennissä

Omistajuus ja päätöksentekokyky on todettu hankkeen riskianalyyseissä tärkeäksi onnistumisen edellytykseksi

• Hyötyjen toteutuminen vaatii vahvaa konsernijohtamista

→ Valtion konserniohjauksen tulee ilmentyä selkeänä ja muutoksia vaativana

• Muutosprosessi vaatii hallinnonalojen johdolta sitoutumista prosessin päämääriin sekä ymmärrystä muutoksen syistä

→ Ministeriöiden ohjausotteen hallinnonalaansa oltava jämäkkä


Omistajuus sekä päätöksenteko hankkeen läpiviennissä

Hankkeen hyötytavoitteiden toteutumisen ohjauksen ja seurannan tulisi kytkeytyä virastojen tulostavoitteiden ohjaukseen

→ Eriytyneiden ratkaisujen yhtenäistäminen → Muutos- ja uudistusvalmiuden varmistaminen → Yhteisten toimintamallien jalkautus → Volyymietujen tavoitteleminen ja

hyödyntäminen Ilman virastojen johdon sitoutumista talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävien uudelleen organisoimiseen, hyödyt jäävät vähäisiksi.

Johdon näkyvällä sitoutumisella ja muutosviestinnän ylläpidolla on tärkeä rooli Kiekun hyötyjen eteenpäinviemisellä


Kieku sellaisenaan

• Peruslähtökohta on se, että Kieku on valtionhallinnon yhteinen ratkaisu.

- toteutetaan vain toiminnallisuuksia, jotka yhteisiä - poikkeuksena esim. virkaehtosopimus

• Käyttöönottohankkeissa pyritään yhdessä selvittämään, kuinka

asiakasvirastojen ja Palkeiden toiminnalliset tarpeet saadaan täytettyä rikkomatta yhteisen ratkaisun periaatetta ja pyrkien käyttöönottamaan Kieku mahdollisimman pitkälle ”sellaisenaan”

- vaihtoehtoina: • Kiekun ulkopuolelle • liittymä • toimintatapamuutos

Valtio Expo, Seija Friman 10 20.5.2014

Viraston käyttöönottohankkeen tavoite


• Ottaa Kieku-ratkaisu käyttöön virastossa sovittuna päivänä: • talous- ja henkilöstöhallinnon yhteiset toimintatavat • tietojärjestelmä • Palkeiden palvelut

• Käyttöönottohanke on toiminnan kehittämisen hanke

• Tutustumalla oman hankkeesi hanke- ja projektisuunnitelmiin

saat lisätietoa mm. tavoitteista • Suunnitelmat tehdään valmisteluvaiheen lopussa

Käyttöönoton projektit ja vaiheet

* Vaiheiden kestot ohjeellisia

> 6kk* 2 kk 2 kk 5 kk 3 kk 2 kk

Muutosten määrittely Tuotantokäytön valmistelu

Liittymät

Tekniset edellytykset (ml. tietoturva)

Hankehallinta

Muutosjohtaminen

Mukautus Tehos- tettu tuki

Valmistelu

Taloushallinto (ml. perustiedot, konversiot ja analyysiraportointi)

Henkilöstöhallinto (ml. perustiedot , konversiot ja portaali)

Palvelut (ml. käyttövaltuushallinta)


Valmistautumisen tavoitteet


Kiekun ja viraston hallintojohdon

tapaamiset

Kiekun ja viraston ylimmän johdon

tapaamiset

Taha/heha-asiantuntijoiden

tilaisuudet

Tuottavuus- ja kehittämispotenti-

aalin arviointi, tavoitteiden asettaminen

Asiakasanalyysi-tilaisuudet Palkeiden

kanssa

Kieku sellaisenaan-ratkaisun soveltu-vuuden arviointi;

vaikutukset aikatau-luun ja resursointiin

Virastojen tilanteeseen tutustuminen

Projektin organisoinnin suunnittelun

aloitus, budjetointi

Virasto

Hanke

Mikä Kieku on? Mikä muuttuu? Mitä vaaditaan?

Keskeisten muutosten ja sidosryhmien

tunnistaminen, muutosvalmiuden

arviointi

Lähtötilanteen arviointi (esim. Viitta), sovellusympäristön arviointi, sopimukset ja hankesalkku,

perustietojen putsaus, ym.

• Virastosta mukana ne, jotka vastaavat Kiekun kattamista palveluista ja niiden sopimisesta Palkeiden kanssa ja Palkeista näiden henkilöiden vastinparit

- Olennaiset erot nyky- ja Kieku-toiminnan välillä huomattava riittävän ajoissa

• Viraston omalla projektilla (osuudellaan koko hankkeesta) on projekti-päällikkö, joka järjestää omat virastokohtaiset projektikokouksensa

• Virastolla on oma ohjausryhmänsä ohjaamassa ja tukemassa projektiaan ja vastaamalla tarvittaessa hankkeen esittämiin periaatteellisempiin kysymyksiin

20.5.2014 14

Hankehallinnasta

Valtio Expo, Seija Friman

• Suunnitelmat tulevat valtaosin hankkeelta, mutta on myös viraston itse suunniteltavaa tekemistä

• Käyttöönottohankkeen hankepäällikkö (VK) tukee viraston projektipäällikköä ja toimii tarvittaessa eskalointikanavana hankkeen suuntaan

• Koko hankkeen kannalta Valtiokonttorin projektipäälliköt johtavat käyttöönottohankkeen virastoja pääsääntöisesti yhtenä yhteisenä kokonaisuutena ja tekevät virastokohtaisia käsittelyjä ja niiden suunnitelmia vain, kun on pakko

20.5.2014 15

Hankehallinnasta

Valtio Expo, Seija Friman

Hankehallinnasta

• Ministeriöiltä hanke odottaa ensisijaisesti Kieku-ratkaisun käyttöönoton sisällöllistä ohjausta

- Seurantakohteiden, esimieskäytäntöjen, jne. yhtenäistäminen

• Tarvittaessa ministeriö toimii eskalointikanavana lähinnä käyttöönottohankkeen ohjausryhmissä (oma, strateginen)


Muutosten määrittelyvaihe

• Onnistunut ja huolellisesti toteutettu määrittelyvaihe on erittäin tärkeä onnistuneen käyttöönoton edellytys

• Tässä vaiheessa tulee tuoda esille kaikki viraston tarpeet, jotta

niille voidaan etsiä sopiva ratkaisu. - Tavoitteena Kieku sellaisenaan -ratkaisu. - Ratkaisu voi siis olla muutakin kuin muutos Kieku-järjestelmään tai –

toimintatapaan

• Määrittelydokumenttien tarkka lukeminen ja kommentointi (katselmointi) on erityisen tärkeää tässä vaiheessa, jotta kaikki tarpeet tulevat huomioitua ja virheet huomataan ajoissa

• Vaiheen lopussa laaditaan hankkeen vaiheen hyväksyminen -

asiakirja, jonka avulla käyttöönottohankkeen osapuolet hyväksyvät muutosten määrittelyvaiheen lopputuotokset


Mukautusvaihe

• Kiekun kehitys-, testi- ja koekonversioympäristöt ”mukautetaan” asiakkaan tiedoilla

• toimittaja ja hanke testaavat asiakkaan tiedoilla täydennetyt ympäristöt

• koekonversiot, joissa asiakkaan lähdejärjestelmässä oleva tieto muutetaan Kieku-ympäristöön sopivaan muotoon ja tehdään tiedonsiirto Kiekun rajapintaan


Mukautusvaihe

• suunnitellaan ja toteutetaan viraston toiminnan mukautusta yhteiseen talous- ja henkilöstöhallinnon toimintamalliin

• hankkeen mukautusvaiheen hyväksyminen -asiakirja, jonka avulla käyttöönottohankkeen osapuolet hyväksyvät mukautusvaiheen lopputuotokset.


Tuotantokäytön valmisteluvaihe

• kaikki osapuolet valmistelevat omalta osaltaan tuotantokäyttöä

• kokonaisuutena hankkeen hektisin ja työllistävin vaihe

• valmistellaan tuotantoympäristössä tarvittavat liittymät ja tietoliikenneyhteydet ja tehdään tarvittavat asennukset

• toteutetaan tuotantokonversiot

• toteutetaan ammattikäyttäjien, esimiesten ja virkamiesten koulutukset


Tuotantokäytön valmisteluvaihe

• päivitetään viraston määräykset, ohjeet, käsikirjat.

• laaditaan hankkeen vaiheen hyväksyminen -asiakirja, jonka avulla käyttöönottohankkeen osapuolet hyväksyvät tuotantokäytön valmisteluvaiheen lopputuotokset.

• käyttöönottoerän ohjausryhmä antaa tuotannon aloitusluvan.


• kaksi ensimmäistä kuukautta tuotantoon lähdön jälkeen

• Palkeiden, viraston ja hankkeen tuotannon tiivistä yhteistyötä tuotantokäytön onnistuneen alun varmistamiseksi

• käyttöönottoprojektin viimeinen vaihe, jossa suoritetaan hallittu vastuunvaihto hankkeelta tuotannolle

22

Tehostettu tuki

20.5.2014 Valtio Expo, Seija Friman

Tehostettu tuki

• tehostetun tuen aikana hanke on sitoutunut normaalia laajempaan tuotannon tukeen

• tehostetussa tuessa on viisi keskeistä osaa: 1. Käyttöönottoerän ohjausryhmän kokoukset

2. Palkeiden johtamat tehostetun tuen palaverit

3. Viraston osaamista tukevat lisäkoulutukset ja työpajat

4. Palkeiden osaamista tukeva toimittajatuki ja Palkeiden oma tukitiimi

5. Ongelmanhallintaprosessi


Tervetuloa Kiekun käyttäjäksi!

Lisätietoa Kiekusta: www.valtiokonttori.fi/kieku

Kysymyksiä, yhteydenottopyynnöt: [email protected]


http://www.valtiokonttori.fi/kieku

seija friman: kiekun käyttöönotto – näin se menee!

Government & Nonprofit

2014valtio expo

kieku

asiakirja

perustiedot