AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

PENGERTIAN AUDIT SDM

Audit SDM merupakan penilaian dan analisis yang komprehensif terhadap program-

program SDM. Walaupun secara khusus audit ini dilakukan pada departemen SDM, tetapi

tidak terbatas hanya pada aktivitas yang terjadi pada departemen ini. Audit termasuk studi

terhadap fungsi manajemen SDM pada organisasi secara keseluruhan termasuk yang

dilaksanakan oleh manajer dan para supervisor. Audit SDM menekankan penilaian

(evaluasi) terhadap berbagai aktivitas SDM yang terjadi pada perusahaan dalam rangka

memastikan apakah aktivitas tersebut telah berjalan secara ekonomis, efisien dan efektif

dalam mencapai tujuannya dan memberikan rekomendasi perbaikan atas berbagai

kekurangan yang masih terjadi pada aktivitas SDM yang diaudit untuk meningkatkan kinerja

dari program/aktivitas tersebut. Audit bisa dilakukan terhadap satu divisi atau departemen,

atau mungkin juga dilakukan terhadap keseluruhan organisasi.  Dari hasil audit akan

diketahui apakah kebutuhan potensial SDM perusahaan telah terpenuhi atau tidak dan

berbagai hal aktivitas SDM yang masih bisa ditingkatkan kinerjanya.

Audit SDM membantu perusahaan meningkatkan kinerja atas pengelolaan SDM

dengan cara:

Menyediakan umpan balik nilai kontribusi fungsi SDM terhadap strategi bisnis dan

tujuan perusahaan.

Menilai kualitas praktik, kebijakan dan pengelolaan SDM.

Melaporkan keberadaan SDM saat ini dan langkah-langkah perbaikan yang

dibutuhkan.

Menilai biaya dan manfaat praktik-praktik SDM.

Menilai hubungan SDM dengan menajemen lini dan cara-cara meningkatkannya.

Merancang panduan untuk menentukan standar kinerja SDM.

Mengidentifikasi area yang perlu diubah dan ditingkatkan dengan rekomendasi

khusus.

KERANGKA KERJA AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Kerangka kerja audit SDM menghubungkan pengelolaan SDM dengan tujuan bisnis

perusahaan secara keseluruhan. Dalam hubungan ini audit menilai dukungan SDM terhadap

pencapai tujuan perusahaan, komitmen perusahaan dalam memberdayakan, dan

melibatkan SDM, serta mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam hubungan

tersebut dan merekomendasikan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. Berdasarkan

rekomendasi dari hasil audit, perusahaan melakukan perubahan (perbaikan) dan

mengevaluasi pengaruh perubahan-perubahan dari hasil audit.

TUJUAN AUDIT SDM

Ada beberapa hal yang ingin dicapai melalui audit SDM yang merupakan tujuan dari

dilakukannya audit tersebut, antara lain:

Menilai efektivitas dari fungsi SDM.

Menilai apakah program/aktivitas SDM telah berjalan secara ekonomis, efektif, dan

efisien.

Memastikan ketaatan berbagai program/aktivitas SDM terhadap ketentuan hukum,

peraturan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan.

Mengidentifikasi berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan terhadap aktivitas SDM

dalam menunjang kontribusinya terhadap perusahaan.

Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan

ekonomisasi, efisien dan efektivitas berbagai program/aktivitas SDM.

MANFAAT AUDIT SDM

Wiliam B Wertther, Jr. dan Keith Davis menyebutkan beberapa manfaat dari audit

SDM antara lain:

Mengidentifikasi kontribusi dari Departemen SDM terhadap organisasi.

Meningkatkan citra profesional Departemen SDM.

Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi karyawan

Departemen SDM.

Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab Departemen SDM.

Mendorong terjadinya keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM.

Menemukan masalah-masalah kritis dalam bidang SDM.

Memastikan ketaatan terhadap hukum dan peraturan, dalam praktik SDM.

Menurunkan biaya SDM melalui prosedur SDM yang lebih efektif.

Meningkatkan keinginan untuk berubah dalam Departemen SDM.

Memberikan evaluasi yang cermat terhadap sistem informasi SDM.

PENDEKATAN AUDIT SDM

Ada tiga pendekatan utama dalam audit SDM, yang umum digunakan, yaitu:

1. Menentukan ketaatan pada hukum dan berbagai peraturan yang berlaku.

Audit menekankan penilaian bagaimana perusahaan menetapkan berbagai

aturan dan kebijakan yang secara internal berlaku di perusahaan, apakah telah

sesuai dengan aturan dan hukum yang ditetapkan pemerintah sebagai pemegang

otoritas dan apakah setiap komponen dalam organisasi menjalankan aktivitasnya

sesuai dengan aturan dan kebijakan tersebut. Manajemen puncak harus menyadari

bahwa manajer di setiap tingkat berkewajiban untuk mentaati peraturan dan

ketentuan hukum yang berlaku.

Berbagai program seperti peningkatan kesejahteraan karyawan, keselamatan

kerja, peningkatan keterampilan dan keahlian karyawan, sering menjadi sorotan

audit. Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya perlu untuk diaudit adalah

bagaimana karyawan melaksanakan kewajiban dan tanggungjawabnya secara

profesional dalam kerangka aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan.

2. Mengukur kesesuaian program dengan tujuan organisasi.

Keselarasan tujuan departemen SDM mulai dari tujuan para karyawannya

sampai tujuan berbagai program yang ditetapkan pada departemen ini, dengan

tujuan perusahaan secara keseluruhan, harus menjadi pertimbangan utama dalam

penyusunan rencana di departemen SDM. Adanya keselarasan tujuan akan

menjadikan aktivitas organisasi berjalan seirama dalam mencapai tujuan perusahaan

secara keseluruhan. Disamping itu, hal ini juga dapat menhindari benturan

antarbagian yang ada, yang dipicu oleh kebutuhan jangka pendek masing-masing

bagian berdasarkan ego sektoral masing-masing.

Pemahaman terhadap tujuan perusahaan dan strategi pencapaiannya,

menjadi dasar dalam penyusunan program setiap fungsi bisnis. Tren yang

berkembang saat ini, dimana SDM adalah sumber kekuatan bersaing perusahaan,

menantang manajer SDM untuk berinovasi dalam menciptakan model pengelolaan

SDM yang tepat, sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan. Menjadikan SDM

sebagai kekuatan bersaing menuntut adanya program pengelolaan SDM yang

secara optimal memberikan ruang dan waktu terhadap keterlibatan SDM dalam

keberhasilan perusahaan.

3. Menilai kinerja program

Mengukur kinerja program berarti menghubungkan aktivitas aktual program

SDM yang diaudit dengan ukuran-ukuran keberhasilan yang telah ditetapkan

sebelumnya. Disamping ukuran-ukuran keberhasilan, penilaian kinerja program juga

dihubungkan dengan strategi dan rencana yang telah ditetapkan.

Untuk mencapai tujuannya fungsi SDM menetapkan berbagai program

sebagai implementasi rencana yang telah ditetapkan. Audit SDM melakukan evaluasi

secara komprehensif terhadap kinerja program yang dilaksanakan pada perusahaan.

Penilaian ditekankan pada ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas program dalam

mencapai tujuannya. Dari hasil audit akan diketahui apakah beberapa program

masih mungkin untuk ditingkatkan kinerjanya, atau memang program tersebut belum

berjalan secara maksimal karena dihadapkan pada suatu kondisi di luar kemampuan

manajemen untuk mengendalikannya dan bagaimana tindak lanjut yang mungkin

dilakukan untuk memperbaiki kekurangan yang masih terjadi pada program-program

SDM tersebut.

LANGKAH-LANGKAH AUDIT

Secara umum ada lima tahapan yang harus dilakukan dalam audit manajemen dan

audit SDM mengacu pada tahapan ini dalam pelaksanaannya. Langkah (tahapan) tersebut

meliputi:

1. Audit pendahuluan

Pada tahap ini, auditor menekankan auditnya pada pencarian informasi latar

belakang dan gambaran umum terhadap program/aktivitas SDM yang diaudit.

Informasi yang diperoleh pada tahap ini akan mengantarkan auditor pada perumusan

tujuan audit sementara. Tujuan audit dalam audit dalam audit SDM harus

dirumuskan terlebih dahulu dan memerlukan suatu survei awal untuk memahami

kondisi yang terjadi berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit dan masih

memerlukan perbaikan untuk mendukung keberhasilan perusahaan di masa depan.

Tujuan audit terdiri dari tiga elemen yaitu kriteria, sebab, dan akibat.

Kriteria merupakan standar (norma) yang menjadi pedoman bertindak bagi

setiap individu dan kelompok dalam organisasi. Berbagai peraturan, kebijakan, dan

ketentuan lain yang ditetapkan perusahaan sebagai pedoman dalam beraktivitas

adalah kriteria. Kriteria inilah yang menjadi dasar bagi auditor dalam melakukan

penilaian terhadap program/aktivitas yang diaudit. Kriteria dapat berupa:

Rencana SDM.

Berbagai kebijakan dan peraturan tentang SDM.

Tujuan setiap program SDM.

Standard Operating Procedure (SOP) yang dimiliki perusahaan.

Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan.

Standar evaluasi (ukuran kinerja) yang telah ditetapkan perusahaan.

Peraturan pemerintah.

Standar (norma) yang merupakan best practice yang ditetapkan oleh

perusahaan sejenis dalam bidang SDM dapat digunakan sebagai acuan.

Kriteria lain yang mungkin untuk diterapkan.

Penyebab merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam organisasi

yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM saat ini. Penyebab ini ada yang bersifat

positif, dimana aktivitas yang terjadi sangat mendukung tercapainya tujuan dari

program/aktivitas yang dilaksanakan. Disamping itu, penyebab ada juga yang

bersifat negatif, dimana aktivitas yang terjadi menyebabkan tidak tercapainya tujuan

dari program/aktivitas yang dilaksanakan atau bahkan perusahaan mengalami

kerugian secara finansial maupun nonfinansial.

Akibat merupakan sesuatu yang harus ditanggung atau dinikmati

perusahaan karena terjadinya perbedaan aktivitas yang seharusnya dilakukan

(berdasarkan kriteria) dengan aktivitas aktual yang terjadi di lapangan (dilakukan

oleh setiap komponen dalam organisasi.

2. Review dan pengujian pengendalian manajemen atas program-program SDM.

Sistem pengendalian berfungsi untuk mengendalikan proses agar berjalan

secara ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuan perusahaan. Dalam

audit SDM, auditor harus memahami hal ini terutama yang berkaitan dengan

pengelolaan SDM. Beberapa hal yang berhubungan dengan sistem pengendalian

manajemen yang harus diperhatikan oleh auditor dalam audit SDM antara lain:

Tujuan dari program/aktivitas SDM harus dinyatakan dengan tegas dan jelas.

Kualitas dan kuantitas dari SDM yang melaksanakan program/aktivitas kualifikasi

SDM yang terlibat (menjadi sasaran)dari program/aktivitas SDM yang

dilaksanakan.

Anggaran program.

Pedoman/metode kerja, persyaratan kualifikasi.

Spesifikasi dan deskripsi pekerjaan.

Standar (ukuran) kinerja program.

Berdasarkan review sistem pengendalian manajemen ini, auditor dapat

memutuskan tentang tujuan audit sementara dan dapat menentukan untuk

melanjutkan atau berhenti melakukan audit ini.

3. Audit lanjutan

Dalam temuan audit yang diperoleh, auditor meringkas dan mengelompokkan

terhadap temuan tersebut kedalam kelompok kondisi, kriteria, penyebab, dan akibat.

Berbagai kelompok temuan tersebut kemudian dianalisis untuk memahami apakah

permasalahan yang terjadi merupakan permasalahan yang berdiri sendiri atau saling

terkait dengan permasalahan-permasalahan yang lain. Berkaitan dengan hal ini

auditor harus mengembangkan temuan secara cermat sehingga dpat diketahui

adanya penyimpangan yang terjadi, apa penyebab dari penyimpangan tersebut, apa

akibat yan harus ditanggung perusahaan berkaitan dengan terjadinya penyimpangan

tersebut. Dari berbagai kekurangan yang ditemukan kemudian auditor menyusun

suatu rekomendasi untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi agar tidak

terulang lagi di masa yang akan datang.

4. Pelaporan

Laporan harus disajikan dalam bahasa yang mudah dipahami. Laporan audit

harus memuat tentang informasi latar belakang, kesimpulan audit, dan disertai

dengan temuan-temuan audit sebagai bukti pendukung kesimpulan tersebut. Dalam

laporan juga harus disajikan rekomendasi yang diusulkan auditor sebagai alternatif

perbaikan terhadap penyimpangan (kekurangan) yang masih terjadi. Sebagai

kelengkapannya laporan juga harus menyatakan ruang lingkup dari audit yang

dilakukan.

5. Tindak lanjut

Tindak lanjut merupakan implementasi dari rekomendasi ayng diajukan

auditor. Manajemen dan auditor harus sepakat dan secara bersama-sama dalam

melaksanakan tindak lanjut perbaikan tersebut. Pada dasarnya keputusan untuk

melakukan tindak lanjut sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi dalam

pelaksanaannya, auditor mendampingi agar tindak lanjut berjalan sesuai dengan

rekomendasi yang diajukan dan dapat mencapai tujuannya.

RUANG LINGKUP AUDIT

SDM harus dikelola sebagaimana halnya aset yang dimiliki perusahaan. Jadi, pola

pikir pemberdayaan karyawan harus menjadi dasar dalam pengelolaan SDM ini. Ruang

lingkup audit SDM dibagi ke dalam tiga kelompok, sesuai dengan administrasi aset tetap

pada umumnya, yaitu perolehan, penggunaan, dan penghentian penggunaan sebagai

berikut:

1) Rekrutmen atau perolehan SDM, mulai dari awal proses perencanaan kebutuhan

SDM hingga proses seleksi dan penempatan.

2) Pengelolaan (pemberdayaan) SDM, meliputi semua aktivitas pengelolaan SDM

setelah ada di perusahaan, mulai dari pelatihan dan pengembangan sampai dengan

penilaian kinerja karyawan.

3) Pemutusan hubungan kerja (PHK) karena mengundurkan diri maupun pemecatan

akibat pelanggaran aturan perusahaan.

PROGRAM KERJA AUDIT

Program kerja audit, atau cukup disebut dengan program audit, merupakan rencana

dan langkah kerja yang harus diikuti oleh auditor dalam melaksanakan tugas audit,

berdasarkan tujuan dan tujuan audit yang telah ditetapkan. Program kerja audit ini memuat

beberapa pertanyaan dan langkah kerja untuk memperoleh temuan audit, sesuai dengan

tahapan-tahapan audit. Pada bagian ini diuraikan program audit secara umum untuk

keseluruhan proses SDM mulai dari penerimaan karyawan sampai pemutusan hubungan

kerja.

AUDIT ATAS PEROLEHAN SDM

1. Perencanaan SDM

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tentang

kebutuhan dan ketersediaan SDM untuk menyelesaikan berbagai bidang tugas dan

tanggung jawab yang harus dikelola perusahaan dalam mencapai

tujuannya.menjadikan SDM sebagai sumber kekuatan bersaing berarti

menempatkan SDM sebagai kompetensi inti untuk mendapatkan keunggulan

bersaing bagi perusahaan.

Tahapan dalam proses perencanaan SDM diawali dengan

mempertimbangkan tujuan dan strategi perusahaan. Analisis pekerjaan harus

dilakukan pada tahap ini untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang

isi pekerjaan dan kebutuhan SDM serta dimana pekerjaan dilaksanakan. Hasil dari

analisis pekerjaan ini adalah perusahaan memiliki uraian pekerjaan, spesifikasi

pekerjaan, dan standar kinerja yang baru, yang sesuai denganstrategi pencapaian

tujuan perusahaan.

Selanjutnya, perlu dilakukan penilaian terhadap kondisi SDM internal yang

akan memberikan informasi kepada perencana tentang:

1) Pekerjaan yang ada saat ini.

2) Berapa banyak SDM yang terlibat pada setiap tugas.

3) Seberapa pentingnya tugas-tugas tersebut dalam mencapai tujuan

perusahaan.

4) Pekerjaan mana yang membutuhkan penerapan strategi organisasi.

5) Apa saja karakteristik dari pekerjaan yang diharapkan.

Berikutnya, melakukan analisis lingkungan eksternal yang memengaruhi

penawaran tenaga kerja di pasar kerja. Faktor yang memengaruhi penawaran

tenaga kerja yang harus diperhatikan dalam perencanaan SDM:

1) Pengaruh pemerintah

2) Kondisi perekonomian

3) Kondisi persaingan dan posisi perusahaan di pasar

4) Komposisi tenaga kerja dan pola kerja

Hal ini harus mendapat perhatian yang memadai agar proses penerimaan

tenaga kerja yang dilakukan perusahaan dapat memenuhi kebutuhan SDM

perusahaan dan tidak melanggar hukum yang berhubungan dengan penerimaan

tenaga kerja ini. Ada beberapa sumber tenaga kerja sebagai alternatif dalam

pencarian SDM, antara lain lembaga pelatihan tenaga kerja, perguruan tinggi, bursa

kerja, lembaga-lembaga lain yang menyediakan (mempersiapkan) tenaga kerja siap

pakai.

Beberapa tujuan yang ingin dicapai melalui perencanaan SDM, menunjukkan

komitmen fungsi SDM secara keseluruhan dalam pencapaian tujuan perusahaan

secara keseluruhan melalui:

1) Penentuan kuantitas dan kualitas SDM yang akan mengisi semua formasi

didalam perusahaan.

2) Menjamin tersedianya SDM saat ini dan yang akan datang, sehingga setiap

pekerjaan ada yang mengerjakan dan mempertanggungjawabkannya.

3) Menhindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan

tugas.

4) Memudahkan koordinasi, integrasi, sinkronisasi pengelolaan SDM sehingga

produktivitas kerja meningkat.

5) Menghindari kekurangan atau kelebihan SDM.

6) Memberikan pedoman bagi setiap program/aktivitas SDM.

7) Memberikan dasar untuk melakukan evaluasi terhadap karyawan.

Manfaat dari perencanaan SDM meliputi:

1) Perusahaan dapat memanfaatkan secara optimal SDM yang sudah ada di

perusahaan.

2) Meningkatkan efektivitas kerja.

3) Meningkatkan produktivitas kerja karyawan.

4) Tersedianya SDM yang memenuhi kualifikasi untuk memegang wewenang

dan tanggung jawab yang lebih besar di masa yang akan datang.

5) Menyediakan dasar penyusunan program SDM bagi fungsi SDM.

2. Rekrutmen

Rekrutmen meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang

memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat

menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang

ada. Kegiatan kunci dalam pelaksanaan rekrutmen meliputi:

1) Menentukan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang pada setiap

bidang, jenis pekerjaan dan levelnya dalam perusahaan.

2) Terus berupaya mendapatkan informasi tentang perkembangan kondisi pasar

tenaga kerja.

3) Menyusun bahan-bahan rekrutmen yang efektif.

4) Menyusun program rekrutmen yang terpadu berhubungan dengan aktivitas

SDM yang lain dan dengan kerja sama antara manajer lini dan karyawan.

5) Mendapatkan pool calon karyawan yang berbobot dan memenuhi syarat.

6) Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan masing-

masing metode rekrutmennya.

7) Melakukan tindak lanjut terhadap para karyawan baik yang ditolak maupun

yang diterima untuk mengevaluasi efektivitas rekrutmen yang dilakukan.

Rekrutmen juga harus memberikan kesempatan yang sama untuk setiap

calon tenaga kerja untuk masuk ke dalam perusahaan (tidak diskriminatif). Setiap

pelaksanaan rekrutmen harus berdasarkan pada prinsip-prinsip berikut:

1) Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan atas

kualitas SDM yang sesuai. Oleh karena itu, rekrutmen harus berpedoman

pada analisis pekerjaan, desripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan.

2) Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan pekerjaan yang

tersedia.

3) Harus dilakukan dengan biaya yang paling minimal (ekonomis).

4) Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang rekrutmen.

5) Fleksibilitas.

6) Pertimbangan-pertimbangan hukum.

3. Seleksi dan Penempatan

Seleksi adalah proses mendapatkan dan menggunakan informasi mengenai

pelamar kerja untuk menentukan siapa yang seharusnya diterima menduduki posisi

jangka pendek dan jangka panjang. Sedangkan penempatan berkaitan dengan

pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan dipegangnya. Beberapa tujuan

khusus yang dapat dicapai melalui seleksi adalah sebagai berikut:

1) Memungkinkan perusahaan menerapkan strategi bisnis khususnya yang

telah ditetapkan.

2) Memastikan bahwa investasi keuangan yang dilakukan pada karyawan

(SDM) dapat kembali pada waktu tertentu.

3) Mengevaluasi, mempekerjakan, dan menempatkan pelamar pada jabatan

yang sesuai dengan minat mereka.

4) Memperlakukan pelamar secara adil (tidak diskriminatif).

5) Memperkecil kerugian yang mungkin terjadi sebagai akibat dari keslahan

dlam menerima dan menempatkan karyawan.

6) Membantu memenuhi tujuan penerimaan karyawan dan jadwal yang telah

ditentukan.

Proses seleksi yang efektif harus berjalan secara:

1) Akurat, artinya dapat memprediksi kinerja pelamar.

2) Adil, artinya tidak terjadi diskriminasi.

3) Meyakinkan, artinya orang-orang yang terlibat dalam seleksi yakin akan

manfaat yang diperoleh.

AUDIT ATAS PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Menjadikan SDM sebagai kekuatan bersaing membutuhkan keterlibatan

(involvement) secara maksimal peran SDM dalam strategi keunggulan bersaing

perusahaan. Pemberdayaan karyawan (employee empowerment) harus menjadi fokus

dalam pengelolaan SDM. Pemberdayaan karyawan pada dasarnya adalah memberikan

kesempatan kepada karyawan untuk mengambil keputusan dan memegang tanggung jawab

yang lebih besar baik secara pribadi maupun kelompok dalam mengelola pekerjaannya.

1. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Pelatihan dan pengembangan karyawan bertujuan untuk meningkatkan

kemampuan SDM dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, baik saat ini

maupun di masa yang akan datang. Setiap perusahaan membutuhkan pelatihan bagi

SDM-nya, maka setiap perusahaan memiliki program pelatihan bagi karyawannya.

Agar pelatihan berjalan secara ekonomis, efektif, serta efisien diperlukan identifikasi

terhadap kebutuhan pelatihan yang mana identifikasi tersebut dapat dilakukan

dengan cara:

1) Menentukan keterampilan apa yang dibutuhkan karyawan agar memiliki kinerja

yang baik, sesuai dengan yang dibutuhkan dalam strategi pencapaian tujuan

perusahaan.

2) Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik yang tepat

untuk pelatihan

3) Melakukan proses identifikasi secara terus – menerus yang meliputi penilaian

terhadap kursus (pelatihan) yang telah selesai dilaksanakan dan memberikan

saran kepada unit bisnis dan manajer untuk pelatihan berikutnya

4) Menentukan tolak ukur (benchmarking) pada industri yang sama terhadap

pelatihan yang dilakukan dan keberhasilannya dalam meningkatkan kinerja

karyawan.

Adapun tujuan dari pelatihan dan pengembangan karyawan, secara garis

besar adalah sebagai berikut:

1) Meningkatkan kuantitas dan kualitas output

2) Menurunkan biaya kegagalan produk

3) Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya

4) Menurunkan kecelakaan kerja

5) Menurunkan perputaran karyawan, tingkat absensi, dan meningkatkan kepuasan

kerja

6) Mencegah timbulnya rasa antipati (apriori) karyawan.

Sedangkan efektivitas dari program pelatihan dalam mencapai tujuannya

dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain:

a. Validitas Pelatihan

Apakah peserta memperoleh keahlian, pengetahuan, dan kemampuan selama

mengikuti pelatihan

b. Transfer Ilmu Pengetahuan

Apakah keahlian, pengetahuan, dan kemampuan yang diperoleh selama

pelatihan dapat meningkatkan kinerja karyawan dalam melaksanakan tugas dan

tanggung jawab.

c. Validitas Interorganisasional

Apakah kinerja kelompok yang mengikuti program pelatihan di perusahaan yang

sama dapat dibandingkan dengan kinerja kelompok sebelumnya? Apakah suatu

program pelatihan yang diterapkan pada suatu perusahaan juga berhasil di

perusahaan yang lain?

2. Perencanaan dan Pengembangan Karier

Pengembangan karier seorang karyawan menunjukkan semakin

meningkatnya kemampuan karyawan tersebut dalam memegang tugas, wewenang,

dan tanggung jawab yang lebih besar dalam pekerjaannya. Untuk dapat memegang

tanggung jawab yang lebih besar tersebut seorang karyawan harus memiliki

kemampuan yang memadai, baik dalam keterampilan dan keahlian yang sifatnya

teknis maupun kemampuan manajerial sebagai seorang pengambil keputusan.

Hasil suatu penelitian menyimpulkan bahwa kebutuhan karyawan dalam

perencanaan dan pengembangan karier meliputi:

a. Persamaan Karier (Career Equity)

Karyawan menginginkan adanya kesamaan dalam sistem promosi dan

kesempatan untuk meningkatkan karier

b. Kepedulian Atasan (Supervisory Concern)

Karyawan menginginkan dalam pengembangan kariernya ada peran aktif dari

para supervisor dan dapat memberi umpan balik dari prestasi kerjanya

c. Kesadaran akan Adanya Kesempatan (Awarness of Opportunity)

Karyawan menginginkan adanya kesempatan untuk berkarier

d. Minat Karyawan (Employee Interest)

Karyawan memiliki keinginan dan tingkat minat yang berbeda – beda dalam

meningkatkan kariernya

e. Kepuasan Karier (Career Satisfaction)

Tingkat kepuasan karier karyawan berbeda – beda tergantung pada berbagai

faktor, antara lain usia, kedudukan karyawan yang bersangkutan, dan lain –

lain.

Tujuan Perencanaan dan Pengembangan Karier :

1) Menyelaraskan strategi dan SDM yang dimiliki perusahaan.

2) Mengembangkan karyawan yang dapat dipromosikan.

3) Mendukung keberagaman tenaga kerja.

4) Menurunkan perputaran karyawan.

5) Mendorong munculnya potensi karyawan.

6) Meningkatkan perkembangan pribadi.

7) Mengurangi ketergantungan karyawan pada pihak lain dalam pengembangan

kariernya.

8) Memuaskan kebutuhan karyawan.

9) Membantu perencanaan tindakan afirmatif.

3. Penilaian Kinerja

Penilaian kerja karyawan pada dasarnya adalah menghubungkan kinerja

karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan standar

(ukuran) keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya untuk tugas dan tanggung

jawab tersebut.

Berdasarkan orientasi penilaiannya, tujuan penilaian kinerja dapat dibedakan

menjadi dua, yaitu tujuan penilaian yang berorientasi masa lalu dan tujuan penilaian

yang berorientasi masa depan. Penilaian kinerja berorientasi masa lalu lebih

menekankan pada apa yang telah dicapai karyawan pada suatu periode tertentu dan

mengabaikan potensi karyawan yang masih bisa ditingkatkan untuk kinerja di masa

depan. Penilaian kinerja yang berorientasi masa depan memiliki beberapa tujuan

penting antara lain:

a. Membantu tiap karyawan untuk semakin memahami tentang peran dan

fungsinya di dalam perusahaan.

b. Membantu karyawan mengerti kekuatan dan kelemahannya dikaitkan dengan

peran dan fungsinya di dalam perusahaan.

c. Meningkatkan rasa kebersamaan antara masing-masing karyawan dengan

supervisor, sehingga tiap karyawan memiliki motivasi kerja yang tinggi dalam

memberikan  kontribusinya kepada perusahaan.

d. Membantu mempersiapkan karyawan untuk memegang pekerjaan pada

jenjang yang lebih tinggi dengan cara terus-menerus meningkatkan perilaku

dan kualitas bagi posisi yang lebih tinggi.

e. Menyediakan data karyawan secara berkala untuk pengambilan keputusan di

bidang SDM. Mengingat begitu pentingnya peran penilaian kinerja di dalam

perusahaan, maka suatu program penilaian kinerja harus berjalan secara adil

dan fair bagi setiap karyawan serta harus dikelola dengan baik agar secara

efektif dapat mencapai tujuannya.

4. Kompensasi dan Balas Jasa

Kompensasi adalah sesuatu yang diterima karyawan sebagai pengganti

(imbalan) atas kontribusi yang telah diberikan karyawan kepada perusahaan. Hal ini

merupakan salah satu bentuk pelaksanaan fungsi manajemen SDM yang

berhubungan dengan semua jenis pemberian penghargaan individual atas jasa,

keahlian atau pekerjaan, dan kesetiaan karyawan kepada bisnis perusahaan.

Kompensasi dibedakan menjadi dua kelompok besar yaitu kompensasi finansial dan

non-finansial.

5. Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Keselamatan dan kesehatan kerja mengacu pada kondisi fisiologis-fisik dan

psikologis karyawan yang diakibatkan oleh lingkungan dan fasilitas kerja yang

disediakan perusahaan. Perusahaan yang melaksanakan dengan baik program

keselamatan dan kesehatan kerja secara signifikan dapat mencegah berbagai

kecelakaan kerja atau menderita penyakit tertentu pada karyawannya. Gangguan

keselamatan dan kesehatan kerja dapat berupa:

Kecelakaan kerja.

Penyakit yang diakibatkan oleh pekerjaan.

Kehidupan kerja yang berkualitas rendah.

Stres pekerjaan.

Kelelahan kerja.

6. Kepuasan Kerja Karyawan

Setiap individu memiliki tingkat kepuasan yang berbeda-beda sesuai dengan

sistem nilai yang berbeda pada dirinya. Semakin tinggi penilaian terhadap kegiatan

dirasakan sesuai dengan keinginan individu, maka semakin tinggi pula kepuasannya

terhadap kegiatan tersebut. Beberapa teori mengenai kepuasan kerja yang telah

cukup dikenal antara lain:

a. Teori Ketidakpuasan (discrepancy theory)

Teori ini mengukur kepuasan kerja seseorang dengan menghitung selisih

antara sesuatu yang seharusnya terjadi dengan kenyataan yang dirasakan

karyawan.

b. Teori Keadilan (equity theory)

Teori ini mengatakan bahwa kepuasan tergantung dari ada atau tidaknya

keadilan di dalam bekerja. Berdasarkan teori ini kepuasan dipengaruhi oleh

input (sesuatu yang mendukung pekerjaan seperti pendidikan, pengalaman,

kecakapan, beban kerja, dan sebagainya) vs output (sesuatu yang dianggap

bernilai yang diterima karyawan seperti gaji dan kompensasi finansial lainnya,

penghargaan, promosi, dan sebagainya).

c. Teori dua faktor (two factor theory)

Teori ini menganggap kepuasan kerja dan ketidakpuasan sebagai hal yang

berbeda dan mengelompokkan karakteristik pekerjaan menjadi dua yaitu

satisfies (motivator) dan dissatisfies.

AUDIT ATAS PENGURANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

Perubahan lingkungan bisnis dimana perusahaan harus mampu beroperasi dengan

sangat efisien, juga menuntut perusahaan untuk melakukan perubahan dalam

organisasinya. Kemungkinan yang sering terjadi adalah kebijakan untuk melakukan

rekstrukturisasi yang memungkinkan hilangnya beberapa jabatan karena jabatan tersebut

sudah tidak efektif lagi untuk dipertahankan dan fungsi-fungsinya bisa dilaksanakan oleh

jabatan lain yang saat ini tetap dipertahankan. Sebagai akibat dari rekstrukturisasi ini,

pengurangan tenaga kerja merupakan konsekuensi logis yang harus terjadi.

Pengurangan tenaga kerja merupakan keputusan yang tidak berdiri sendiri. Berbagai

kepentingan perusahaan harus diselamatkan agar perusahaan bisa bertahan hidup (survive)

dan ikut bermain dalam persaingan yang sangat tinggi intensitasnya.

Tindakan PHK yang dilakukan perusahaan akan membawa dampak baik finansial

maupun nonfinansial. Dampak finansial berhubungan dengan kewajiban perusahaan untuk

membayar pesangon dari tenaga kerja yang di-PHK sedangkan dampak nonfinansial lebih

berhubungan dengan citra perusahaan di mata masyarakat atau pelanggannya. Walaupun

tenaga kerja terkena pemutusan hubungan kerja, mereka tetap ingin diperlakukan dengan

baik (manusiawi). Di samping itu, dalam proses ini perusahaan berkewajiban meminimalkan

pengaruh buruk PHK pada tenaga kerja yang mengalami PHK tersebut.