rapport · 2016. 12. 20. · rapport kartlegging og analyse av arbeidsprosesser knyttet til sensur...
TRANSCRIPT
RAPPORT KARTLEGGING OG ANALYSE AV ARBEIDSPROSESSER KNYTTET TIL SENSUR
AV DIGITAL EKSAMEN (TRADISJONELL EKSAMEN I LUKKET ROM)
HALLGEIR SKØIEN VARSI KARABIN AS
Øvre Kråkenes 17, 5152 Bønes
21. OKTOBER 2016
Innhold 1 Prosjektet ...........................................................................................2
2 Oppsummering ......................................................................................3
2.1 Viktigste funn ..................................................................................3
2.2 Typer gevinster som følge av forbedringsarbeid .........................................3
2.3 Hovedanbefalinger og gevinstpotensial ....................................................4
3 Analyse og anbefalinger ...........................................................................5
3.1 Digital eksamen skal leveres digitalt .......................................................5
3.1.1 Bakgrunn ..................................................................................5
3.1.2 Langsiktig løsningsstrategi .............................................................5
3.1.3 Kortsiktig løsningsstrategi ..............................................................5
3.2 Etabler fast track for normalvarianten ....................................................5
3.2.1 Bakgrunn ..................................................................................5
3.2.2 Langsiktig løsningsstrategi .............................................................6
3.2.3 Kortsiktig løsningsstrategi ..............................................................6
3.3 Få på plass erfaringsdeling og still leveransekrav til sensurprosessen ................6
3.4 Fjern manuelle operasjoner etter sensurprosessen ......................................8
3.4.1 Langsiktig løsningsstrategi .............................................................8
3.4.2 Kortsiktig løsningsstrategi ..............................................................8
3.5 Reduser antall begrunnelseskrav og klagesaker ..........................................9
3.6 Effektiviser begrunnelsesprosessen ...................................................... 10
3.7 Effektiviser klagesaksbehandlingen ...................................................... 10
4 Prosessdokumentasjon ........................................................................... 12
4.1 Sensurere eksamen ......................................................................... 12
4.1.1 Fra student til sensor ................................................................. 12
4.1.2 Sensurere besvarelse .................................................................. 12
4.1.3 Fra sensor til student ................................................................. 12
4.2 Motta og behandle krav om begrunnelse ................................................ 13
4.3 Behandle klage på sensur .................................................................. 13
4.4 Sluttføre eksamen .......................................................................... 13
1 Prosjektet I rapporten «KARTLEGGING AV ARBEIDSPROSESSER KNYTTET TIL PLANLEGGING OG
GJENNOMFØRING AV TRADISJONELL EKSAMEN I LUKKET ROM» av 31.mai 2016 utpekes
sensur samt klage- og begrunnelsesprosess som områder hvor initiativer bør prioriteres og
organiseres. Figuren under summerer opp dette:
Blå bokser: effekt hovedsakelig på institutt og fakultet
Oransje bokser: effekt i SA
UiB ved Studieadministrasjonen (SA) har høsten 2016 gjennomført et prosjekt for å
kartlegge arbeidsprosessene knyttet til digital eksamen og sensur. Målet har vært å
synliggjøre potensialet for tidsbesparelser for vitenskapelig og administrativt ansatte, og så
langt som mulig lage enhetlige rutiner for enhetene.
Halvparten av alle skoleeksamener (13000 av 26000) i lukket rom ble våren 2016
gjennomført med digital innlevering. Denne andelen øker etter hvert som flere eksamener
arrangeres som digital eksamen. Tiltak for å øke andelen skoleeksamener som faktisk
arrangeres som digital eksamen er ikke behandlet i dette prosjektet.
Karabin AS har gjennomført prosesskartleggingen og utarbeidet en avsluttende rapport.
Følgende prosesser har inngått i kartleggingen:
Relevante ansatte fra fakultet- og instituttnivå, samt fra sentraladministrative funksjoner
har deltatt i kartleggingen.
2 Oppsummering
2.1 Viktigste funn Sensurprosessen varierer: Det er stort variasjon mellom instituttene og fakultetene i
forhold til hvordan arbeidsoppgavene rundt sensur utføres og administreres. Lite enhetlige
arbeidsprosesser medfører personavhengighet, og dermed sårbarhet for utskiftning av
medarbeidere.
UiB utnytter ikke beste praksis: Ulik praksis betyr at noen har utviklet smartere måter å
jobbe på enn andre. Det er ingen systematisk identifikasjon av «beste praksis» eller «god
praksis» med tilhørende erfaringsdeling. Utvikling av beste praksis anbefales gjort i
arbeidsgrupper med faglig og administrativ representasjon fra de ulike instituttene, og
bør ta utgangspunkt i den prosessdokumentasjonen som nå er utarbeidet.
Sensurprosessen er fragmentert: Prosessen involverer mange personer i små oppgaver, og
det er unødvendig mange overleveringer mellom institutt, fakultet og SA.
Den digitale prosessen blir manuell: Det er relativt mange manuelle steg i en prosess som
er ment å være digital, noe som gjør at gevinstpotensialet knyttet til digitalisering ikke lar
seg realisere. De manuelle stegene representerer de største kildene til feil, og medfører
unødvendig ressurs- og tidsbruk.
Prosessen er organisert rundt avvik: UiB har over tid utviklet arbeidsprosesser hvor
prosessering av normalvarianten av en eksamen blir forsinket fordi den må vente på
besvarelser som avviker fra normalen.
2.2 Typer gevinster som følge av forbedringsarbeid Forbedringsarbeidet kan lede til:
1) Budsjettmessige gevinster: Gevinster som vises direkte i budsjettregnskapet, som
for eksempel reduserte IT driftskostnader, reduserte administrative kostnader eller
redusert bruk av innleide ressurser
2) Indirekte gevinster: Gevinster som kan kostnadsberegnes men er vanligvis
vanskeligere å knytte direkte til budsjettmessige gevinster, fordi disse ikke har
direkte utgiftsposter i regnskapet.
3) Kvalitative gevinster: Kvalitative gevinster kan være vanskelig å sette et tall på.
Dette kan være økt brukertilfredshet, mer tilgjengelige tjenester, økt omdømme,
økt evne til omstilling.
2.3 Hovedanbefalinger og gevinstpotensial Prosjektet gir følgende anbefalinger, som er nærmere beskrevet i neste kapittel.
Hovedanbefalinger Budsjett-messige gevinster
Indirekte gevinster
Kvalitative gevinster
1. Digital eksamen skal leveres digitalt: Besvarelser med vedlegg og besvarelser med tilrettelegging scannes i eksamenslokalet og lastes inn i Inspera for umiddelbar videre behandling
Frigjøring av tid fra ressurser i SA (omfang ikke estimert)
Raskere igangsetting av selve sensuren
2. Etabler fast track for normalvarianten (digital eksamen besvart digitalt, av kandidat godkjent for å ta eksamen): Besvarelser som er levert digitalt i Inspera av kandidater som er godkjent for å ta eksamen, bør allokeres direkte til sensurkommisjoner i Inspera, uten mellomliggende kontroller
Frigjøring av tid fra ressurser i SA (omfang ikke estimert)
Raskere igangsetting av selve sensuren
3. Få på plass erfaringsdeling og still leveransekrav til sensurprosessen: Gi sensorene mulighet til å forbedre egen arbeidsmetodikk gjennom systematisk erfaringsdeling. Standardiser leveransen fra prosessen slik at videre administrativ behandling kan gjøres på en enhetlig måte
1,5-3 årsverk
Bedre kvalitet i sensur, Mer enhetlig administrativ behandling
4. Fjern manuelle operasjoner etter sensurprosessen: Gå fra manuell til digital overføring av karakterer fra Inspera til FS. Få på plass digital signatur for å slippe manuell håndtering av protokoll.
1 årsverk
Færre feilførte karakterer
5. Reduser antall begrunnelseskrav og klagesaker: Bedre kvalitet i begrunnelsesprosessen for å redusere antall begrunnelseskrav og klager.
2-4 årsverk
Mer fornøyde studenter
6. Effektiviser begrunnelsesprosessen gjennom erfaringsdeling: få på plass bedre praksis for utforming og kommunikasjon av individuelle begrunnelser, basert på erfaringer i andre deler av UiB og muligheter knyttet til digital begrunnelsesprosess
1-2 årsverk Bedre kvalitet på begrunnelser
7. Gjør klagebehandlingen mer effektiv: få utviklet støtte for blind sensur i Inspera, slik at klagesaksbehandling kan gjøres digitalt i stedet for manuelt slik som i dag
2-4 årsverk
3 Analyse og anbefalinger
3.1 Digital eksamen skal leveres digitalt
3.1.1 Bakgrunn
Av alle eksamener som er arrangert som digital eksamen, leveres likevel en andel manuelt
eller med manuelt element. Dette gjelder:
- Besvarelser som krever vedlegg, og hvor vedleggene til eksamen ikke lar seg levere
digitalt i Inspera
- Besvarelser med tilrettelegging, fordi Inspera ikke håndterer besvarelse med
tilrettelegging
Besvarelser som leveres helt eller delvis manuelt, krever innscanning av dokumentasjon i
Inspera for videre digital behandling. I dag foregår denne innscanningen på det enkelte
institutt, noe som medfører at SA blir involvert i innhenting av vedlegg og besvarelser fra
eksamenslokalene, kontroll av disse, samt videre distribusjon til instituttene. Ulemper med
denne løsningen er:
- Risiko for feil: besvarelse forsvinner
- Ventetid: Det tar 1-4 ekstra virkedager før eksamen kommer til sensor for videre
håndtering
- Kostnad: SA bruker et ressurser til innhenting, kontroll og distribusjon av
besvarelser
3.1.2 Langsiktig løsningsstrategi
Begge disse typene besvarelser håndteres digital av Inspera.
3.1.3 Kortsiktig løsningsstrategi
Begge disse typene besvarelser scannes i eksamenslokalet for direkte opplasting i Inspera.
Kategori Beskrivelse Effekt
Nye eller endrede aktiviteter / output
Scanne besvarelse og laste opp i Inspera, i eksamenslokalet
Gjennomførbarhet må vurderes.
Aktiviteter / output som bortfaller
«Motta besvarelser fra eksamenslokalene» (SA)
«Kontrollsjekk besvarelser og lever til institutt» (SA)
Raskere igangsetting av selve sensuren Tid spart hos SA (omfang ikke estimert)
3.2 Etabler fast track for normalvarianten
3.2.1 Bakgrunn
Normalvarianten av besvarelser er når besvarelsen er levert inn digitalt i Inspera, av
kandidat som er godkjent for å ta eksamen. Disse besvarelsene bør kunne allokeres til
sensur umiddelbart, uten mellomliggende arbeidsoperasjoner eller venting.
I dag må normalvarianten vente på avvikene: besvarelser allokeres ikke til
sensurkommisjoner før alle besvarelser er mottatt (vi må vente på innscanning av manuelle
vedlegg og eksamener med tilrettelegging) og kandidatlister er bekreftet (oversikt over
hvilke kandidater som ikke er godkjent for eksamen). Besvarelser fra kandidater som ikke
er godkjent for eksamen allokeres midlertidig til en fiktiv sensurkommisjon, fordi Inspera
ikke tillater å gå videre i prosessen før samtlige kandidater er allokert.
I dag må normalvarianten vente på prosessteg som kunne vært gjort tidligere: I dag brukes
det tid på å sette sammen sensurkommisjoner etter at besvarelsene er innlevert og
kandidatlister er oppdatert i Inspera. Dette gir mulighet for å sette nøyaktig antall
kommisjoner ifht besvarelser, men forsinker igangsettelse av selve sensuren.
I tilfeller hvor kandidater som ikke er godkjent for å ta eksamen men likevel leverer
besvarelse løper en tidsfrist for studenten til å søke om å få sin besvarelse sensurert
likevel. Ved innlevert søknad må UiB behandle søknaden og eventuelt allokere eksamen til
sensurkommisjon.
Etter at eksamen er avholdt må SA identifisere hvilke kandidater som ikke har møtt
(registreres som «ikke startet») og som har møtt men ikke levert (registreres som «ikke
levert»). I disse tilfellene registreres kandidaten med et brukt forsøk av tre tillatte. Denne
prosessen er strengt tatt ikke en del av sensurprosessen, men handler om administrasjon
av studenter. Effektivisering av denne prosessen behandles ikke i denne rapporten.
3.2.2 Langsiktig løsningsstrategi Vurdere om det skal tillates at kandidat kan levere inn besvarelse hvis kandidaten ikke er
godkjent for eksamen før selve eksamensdagen. Dagens praksis er at kandidater kan søke
om slik godkjenning innen tre dager etter avlagt eksamen. To alternativer er:
- At det ikke kan søkes om slik godkjenning
- At det kan søkes om slik godkjenning, men at det må gjøres tidligere slik at
kandidatlister kan oppdateres med godkjente kandidater til selve eksamensdagen.
3.2.3 Kortsiktig løsningsstrategi
Inspera må tilpasses til at man kan allokere besvarelser til sensurkommisjoner fortløpende.
På den måten kan normalvarianten allokeres til sensurkommisjoner så snart eksamen er
avholdt. Det bør vurderes om det kan innarbeides en grad av automatisering for denne
aktiviteten.
Kategori Beskrivelse Effekt
Nye eller endrede aktiviteter / output
Søknad om godkjenning til å få tatt eksamen flyttes til FØR eksamen, slik at kandidatlister alltid er oppdatert med godkjente kandidater på eksamensdagen
Sensurkommisjoner må være etablert i Inspera FØR eksamen er avholdt, slik at allokering av besvarelser til kommisjoner kan gjøres umiddelbart etter innlevering
Allokering av besvarelser til sensurkommisjoner gjøres fortløpende i stedet for batchvis
Raskere igangsetting av selve sensuren Mindre involvering av ressurser fra SA
Aktiviteter / output som bortfaller
Manuell allokering av besvarelser til sensurkommisjoner
Inspera / FS Legge til rette for at besvarelser kan allokeres til sensurkommisjoner fortløpende
3.3 Få på plass erfaringsdeling og still leveransekrav til sensurprosessen Selve sensurprosessen starter med at sensor mottar oppgave og avsluttes med at karakter
er lagt inn i Inspera.
Denne prosessen har stor variasjon i gjennomføringen: i hvilket grad sensor skriver ut
oppgaver, i hvilken grad notater gjøres manuelt eller digitalt, hvordan sensorer i
sensurkommisjon samhandler, hvem som legger karakter inn i Inspera, hvem som
godkjenner karakter som er lagt inn i Inspera og i hvilken grad begrunnelse dokumenteres i
Inspera. De viktigste årsakene til variasjon er typen eksamensbesvarelse, sensors
individuelle preferanser og innarbeidete arbeidsformer.
Forbedringspotensial:
- I rapport om digital eksamen ved NTNU fra 2015, pekes det på at digitalisering av
sensur muliggjør at sensorene kan samhandle om sensuren elektronisk uten å måtte
møtes fysisk. Dette bidrar til at sensurarbeidet kan bli mer tids- og
kostnadseffektivt. Ved UiB praktiseres fortsatt sensurmøter, men det er ikke
kartlagt i hvilket omfang.
- Endringsraten (andel besvarelser hvor karakter endres ved klage) har økt fra 17% i
studieåret 2011/2012 til 54% i studieåret 2014/2015. Endringsraten kan betraktes
som et uttrykk for kvalitet i sensurprosessen, og utviklingen tilsier at det må gjøres
kvalitative grep i prosessen.
- Gitt 26000 digitale eksamener og i gjennomsnitt 1,5 intern sensor og 0,5 ekstern
sensor pr eksamen, med gjennomsnittlig behandlingstid pr eksamen på 30 minutter,
får vi totalt 19500 interne og 6500 eksterne sensortimer. Interne sensorer bruker av
lønnet arbeidstid, og det er potensielt mulig å frigjøre tid fra arbeid med sensur til
andre oppgaver. Eksterne sensorer får betalt pr behandlede besvarelse, og UiB har
således ikke noe direkte gevinstpotensial knyttet endring av eksterne sensorers
arbeidsform.
Stor variasjon i typen eksamensbesvarelser gjør det imidlertid vanskelig å finne en felles
optimal arbeidsmetodikk. Stor variasjon i individuelle preferanser gjør det i tillegg
utfordrende å implementere eventuelle endringer eller standardiseringer. Det vil også
kreve en del arbeid å estimere hvor mye tid som faktisk brukes på sensur, og hvor mye tid
det potensielt er mulig å frigjøre. Prosjektet anbefaler derfor ikke å standardisere på
arbeidsmetode, men heller etablere et tiltak for å synliggjøre ulike praksiser, for på den
måten å bidra til læring og utvikling av beste praksis på tvers av institutter og fakulteter.
Prosjektet anbefaler imidlertid å sette krav til leveranser fra sensurprosessen, herunder:
1. Krav til godkjent karakter for videre administrativ behandling: sikre at karakter og
protokoll er klar for videre administrativ behandling, og at videre administrativ
behandling kan gjøre på en mer ensartet måte
2. Krav til tidsfrister: siste dato for innlegging av godkjent karakter, slik at neste steg
i prosessen kan planlegges bedre
Kategori Beskrivelse Effekt
Endringer i aktiviteter / output
Tiltak for erfaringsdeling og dokumentasjon av beste praksis Krav til godkjent karakter for videre administrativ behandling
Krav til tidsfrister
15-30% effektivisering av sensurprosessen tilsvarer 3000-6000 interne sensortimer spart Raskere igangsettelse videre administrativ behandling
Færre varianter av videre administrativ behandling Bedre kapasitetsplanlegging av videre administrativ behandling
3.4 Fjern manuelle operasjoner etter sensurprosessen Når karakterer er lagt inn og godkjent i Inspera, starter to løp: (1) kommunikasjon av
resultat til student og (2) arkivering.
Kommunikasjon av resultat til student: Kommunikasjon av resultat til student gjøres i dag
fra FS til studentweb, hvilket innebærer at karakterer må overføres fra Inspera til FS.
Inspera og FS er i dag ikke integrert, og karakterene må derfor legges manuelt inn i FS.
Manuell innlegging medfører risiko for feil, og det er derfor etablert en manuell kontroll av
innlagte data. En integrasjon av Inspera og FS slik at karakterdata overføres direkte fra
Inspera til FS, vil fjerne behovet for manuell innlegging og kontroll av karakterer i FS.
Arkivering: Statsarkivet krever at eksamensprotokoller er signert. I dag har verken Inspera
eller FS digital signatur. Det innebærer at protokoller må skrives ut fra Inspera, signeres,
scannes og arkiveres.
Det står uttrykkelig i forskriftene at protokollen skal signeres, men det står ikke spesifikt
at man ikke kan publisere før man har signaturen. Signaturen skal imidlertid forsikre om at
sensuren er avsluttet og at riktig person har avsluttet den.
3.4.1 Langsiktig løsningsstrategi For arkivering: Digital signatur i Inspera eller FS.
3.4.2 Kortsiktig løsningsstrategi
For kommunikasjon av resultat til student:
1. Integrasjon av Inspera og FS slik at karakterdata overføres direkte fra Inspera til FS.
2. Gjør en vurdering av om karakter kan «låses» i Inspera ved utskrift av protokoll, slik
at karakter som er formelt godkjent i Inspera umiddelbart kan videreformidles til
student via studentweb.
Kategori Beskrivelse Effekt
Nye aktiviteter / output
Protokoll arkiveres i digitalt arkiv
Endringer i aktiviteter / output
Ikke la publisering i studentweb måtte vente på at protokoll er mottatt
Raskere publisering. Dersom aktiviteten kan automatiseres, kan en redusere manuelt arbeid noe. Prosjektet har ikke estimert potensialet.
Aktiviteter / output som bortfaller
Manuell innlegging og kontroll av karakterdata i FS
Manuell signering av protokoll Papirarkivering av protokoll
Karakterer i FS: Det legges årlig inn 52 000 karakterer manuelt i FS, med påfølgende kontroll. I dag kommer halvparten av disse (26000) fra Inspera, en andel som vil øke etter hvert som andelen digitale besvarelser øker. Hvis en klarer 30 innlegginger og 60 kontroller i timen, tilsvarer det 800 timer med innlegging og 400 timer med kontroll, totalt 1200 timer med
manuelt arbeid i året. I tillegg medfører manuell innlegging risiko for feil. Signering av protokoll: Det signeres årlig 52000 protokoller, som må arkiveres. Hvis en klarer å arkivere 30 protokoller i timen, tilsvarer det 1600 timer med manuelt arkivarbeid i året.
Inspera / FS Integrasjon av Inspera og FS slik at karakterdata overføres direkte fra Inspera til FS.
Digital signatur i Inspera eller FS
3.5 Reduser antall begrunnelseskrav og klagesaker Tiltak for reduksjon i antall begrunnelseskrav og klagesaker treffer både digital og manuell
eksamen. Vårsemesteret 2016 ble det estimert ca 26 000 avholdte eksamener.
Begrunnelser: Antall begrunnelseskrav varierer mellom instituttene og fakultetene.
Institutt for psykologi estimerer antall begrunnelseskrav til å ligge på mellom 30 og 50%. I
en rapport om digital eksamen fra NTNU fra 2015 estimeres andelen på samme institutt til
å være på 25%, og det pekes på en stadig økning i antall begrunnelseskrav. Hvis vi legger
til grunn 35% begrunnelseskrav, vil UiB i 2016 gi over 18 000 begrunnelser.
NTNU har i sitt digitaliseringsarbeid estimert at det i snitt går med ca. en halv times
administrativ arbeid pr. begrunnelsessak. Hvis det samme gjelder for UiB betyr det at det
går med 9 000 timer til administrativt arbeid knyttet til begrunnelser pr år.
I årsrapporten fra 2015 angis det at UiB i studieåret 2014/2015 hadde tilsammen 1209
sensurklager. Hvis vi estimerer 4 timers administrativ og faglig arbeidstid knyttet til hver
klagesak, kan vi anta at det går med nærmere 5 000 timer til klagesaksbehandling pr år.
Å få redusert antall krav om begrunnelser og klagesaker vil kunne frigjøre betydelig med
tid fra administrativt ansatte og sensorer.
To faktorer som påvirker antall begrunnelseskrav er (1) i hvilken grad karakteren
harmonerer med studentens oppfattelse av som er en riktig karakter for sin besvarelse, og
(2) studentens behov for å lære om / forstå mer av egen besvarelse. UiB bør derfor søke å
øke studentens forståelse av egen besvarelse og sammenhengen mellom denne og gitt
karakter på en så enkel og standardisert måte som mulig, for å inngå at studenten krever
en egen begrunnelse. To kilder til slike generelle begrunnelser er «Veiledende
retningslinjer for karakterfastsetting» og de eksamensspesifikke sensorveiledningene.
Gitt at kvaliteten på karakterfastsettelsen er god, kan en også anta at gode begrunnelser
vil redusere antall klager. Dette betyr at:
- Kommunikasjon av standard begrunnelser vil kunne redusere antall direkte klager
(klager uten at forutgående krav om begrunnelse)
- God kvalitet på individuelle begrunnelser vil kunne redusere antall klager gitt etter
individuell begrunnelse
Kategori Beskrivelse Effekt
Endringer i aktiviteter / output
Involvere studenter i en enkel behovsanalyse hvor man utformer eksempler på standard
Reduksjon i antall klagesaker og begrunnelseskrav: 25% reduksjon vil innebære 3500 timer spart, og
begrunnelsestekster som gir studentene tilstrekkelig informasjon, samt kartlegger på hvilke måter denne informasjonen bør kommuniseres.
Involvere sensorer og administrativt personell til å lage veiledninger for standard begrunnelser (for å redusere antall begrunnelseskrav og klagesaker) og individuelle begrunnelser som følge av krav om begrunnelse (for å redusere antall klagesaker)
50% reduksjon vil innebære 7000 timer spart.
3.6 Effektiviser begrunnelsesprosessen Det er svært mange varianter av hvordan krav om begrunnelse møtes ved de ulike
instituttene: skriftlig på forespørsel, muntlig på forespørsel eller innenfor angitte tidsrom,
muntlig på telefon eller personlig, individuell utforming eller bruk av standardsvar i
begrunnelsen, etc. Forskjellene skyldes både typen eksamen, typen studenter, sensorenes
preferanser og instituttenes erfaringer og arbeidsmetodikk.
Prosjektet anbefaler derfor ikke å standardisere på arbeidsmetode, men heller etablere et
tiltak for å synliggjøre ulike praksiser, for på den måten å bidra til læring og utvikling av
beste praksis på tvers av institutter og fakulteter, samt bedre utnyttelse av de
mulighetene digital sensur gir.
Samtidig bør UiB søke å utnytte de mulighetene som ligger i digital sensur, herunder bruk
av støtteverktøy for gjennomføring og dokumentasjon av begrunnelsen for sensuren.
Kategori Beskrivelse Effekt
Nye aktiviteter / output
Benytte støtteverktøy for gjennomføring og dokumentasjon av begrunnelsen for sensuren. I klageprosessen innhentes først begrunnelse fra sensor, så utformes klage, så settes ny kommisjon. Klageprosessen medfører mest arbeid for fakultetene, hvor dette oppleves som en krevende prosess.
Det ligger et gevinstpotensial i å utlevere begrunnelse på et tidligere tidspunkt (kan medføre færre klager), evt automatisere deler av dette steget i prosessen (utlevering av begrunnelse gjøres mer effektivt).
Endringer i aktiviteter / output
Etablere et tiltak for å synliggjøre ulike praksiser, for på den måten å bidra til læring og utvikling av beste praksis på tvers av institutter og fakulteter.
Med dagens volum på 18 000 begrunnelseskrav, vil en reduksjon i effektiv behandlingstid på 20-40% tilsvare 1800 – 3600 timer spart. Kvalitetsøkning i begrunnelsesprosessen vil sannsynligvis også bidra til å redusere antall klager. Prosjektet har ikke estimert denne effekten.
3.7 Effektiviser klagesaksbehandlingen I dag er det fakultetet som mottar klagesak, for videre oversendelse til institutt for videre
administrativ behandling (herunder registrering av sak i FS, opprettelse av sak i ePhorte og
koordinering av klagesensur). Det anbefales at instituttet (i stedet for fakultetet) mottar
klage, for å unngå unødig tidsbruk i og overleveringsaktiviteter fra fakultet.
Pga prinsippet om blind sensur må klage skrives ut eller lagres som PDF og sendes til sensor
sammen med eksempeloppgave eller sensorveiledning. Det betyr at klagesak i praksis
håndteres manuelt. Den eneste måten å få denne prosessen digitalisert er å etableres
støtte for blind sensur i Inspera. Det anbefales derfor at dette prioriteres i
videreutviklingen av Inspera.
Hvis karakter endres, er det i dag SA som registrerer klageprotokoll og gjør endring av
karakter i FS. Denne praksisen er begrunnet med at man vil begrense slik tilgang til få
personer, for å redusere risiko for juks. Det anbefales at UiB gjør en vurdering av om risiko
for juks vil kunne holdes like lav eller reduseres ved å flytte fullmakt til å endre karakter i
FS til instituttnivå, eventuelt med kontrollfunksjon et annet sted. Dette for å redusere
overlevering og venting i samhandling mellom institutt og FS.
I rapport om digitalisering fra NTNU anbefales det en helautomatisering av
klagesaksbehandlingen. En slik tilnærming for UiB sin del krever imidlertid en rekke
integrasjoner mellom ePhorte, FS og Inspera. Prosjektet anbefaler at UiB vurderer
muligheter for robotisering av denne delen av prosessen, som et billigere og raskere
alternativ til integrasjoner.
Kategori Beskrivelse Effekt
Inspera / FS Utvikle støtte for blind sensur i Inspera Gitt 5000 timer brukt til klagesaksbehandling, vil en effektivisering som følge av digital saksflyt på 20-40% innebære 1000 – 2000 timer spart.
4 Prosessdokumentasjon
4.1 Sensurere eksamen
4.1.1 Fra student til sensor
4.1.2 Sensurere besvarelse
4.1.3 Fra sensor til student
4.2 Motta og behandle krav om begrunnelse
4.3 Behandle klage på sensur
4.4 Sluttføre eksamen