prepared it august - university of strathclydesoftware.its.strath.ac.uk/sli/the laptop book...

38
Prepared by Christine Oattes, IT Services. August 2007

Upload: lamdang

Post on 07-May-2018

217 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

 

    

  

  

   

Prepared by Christine Oattes, IT Services. August 2007 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Table of Contents SECTION 1 – GETTING STARTED.................................................................................................................................... 3

FIRST START SCREEN....................................................................................................................................................... 3 SECTION 2 ‐ CONNECTING TO A WIRELESS NETWORK................................................................................................. 4

CONFIRMING CONNECTION:............................................................................................................................................. 4 CONNECTING TO A NEW WIRELESS NETWORK ..................................................................................................................... 5

SECTION 3 – FIRST TIME INTERNET SETUP ................................................................................................................... 6 CHANGING YOUR HOME PAGE .......................................................................................................................................... 7

SECTION 4 ‐ GETTING ACCESS TO THE INTERNET ......................................................................................................... 9 A BLUESOCKET LOG IN .................................................................................................................................................... 9

SECTION 5 ‐ CHECKING YOUR UNIVERSITY E‐MAIL USING “NEMO” ......................................................................... 10 SECTION 6 – CONFIGURING AN INTERNET CONNECTION.......................................................................................... 11

FOLLOWING THIS IS IMPORTANT FOR HALLS OF RESIDENT .................................................................................................... 11 INTERNET CONNECTION – A COMMON PROBLEM .............................................................................................................. 13 IS THE SCREEN TOO SMALL OR TOO LARGE? ....................................................................................................................... 13

SECTION 7 – GUIDE TO THE INTERNET ....................................................................................................................... 14 GETTING STARTED ....................................................................................................................................................... 14 GETTING TO KNOW YOUR BROWSER................................................................................................................................. 15 SEARCHING THE INTERNET ............................................................................................................................................. 16 UNDERSTANDING THE RESULTS OF A SEARCH .................................................................................................................... 17 WHAT IS E‐MAIL ......................................................................................................................................................... 18 INTERNET FREQUENTLY ASKED QUESTIONS ....................................................................................................................... 19 INTERNET JARGON (WORD BY WORD) .............................................................................................................................. 20

SECTION 8 ‐ ACCESSING H DRIVE VIA PEGASUS ......................................................................................................... 21 WHAT IS PEGASUS?................................................................................................................................................... 21 GETTING STARTED ....................................................................................................................................................... 21 ACCESSING H DRIVE VIA INTERNET EXPLORER .............................................................................................................. 23

SECTION 9 ‐ PRINTING................................................................................................................................................. 25 TO SETUP A PRINTER TO USE THE UNIPRINT SYSTEM: ......................................................................................................... 25 TO PRINT A DOCUMENT: ............................................................................................................................................... 26

SECTION 10 ‐ PROTECTING YOUR LAPTOP FROM VIRUSES ....................................................................................... 27 MANUALLY RUNNING ANTI‐VIRUS PROTECTION ................................................................................................................ 27

SECTION 11 – MICROSOFT UPDATE............................................................................................................................ 28 SECTION 12 ‐ BACKING UP YOUR FILES ...................................................................................................................... 30

BACKING UP TO YOUR NETWORK DRIVE ........................................................................................................................... 30 BACKING UP TO CD DRIVE ............................................................................................................................................. 32

SECTION 13 – SAFELY REMOVING USB MEMORY DRIVE ........................................................................................... 34 SECTION 14 – HELP WITH OFFICE 2007....................................................................................................................... 35 SECTION 15 ‐ GLOSSARY – WHAT DO YOU MEAN BY?............................................................................................... 36 SECTION 16 ‐ HELP?  OFF CAMPUS AND STILL NEED HELP?....................................................................................... 37 SECTION 17 ‐ IT SALES ................................................................................................................................................. 38

 Prepared by Christine Oattes, IT Services.  August 2007 

Page 2 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 1 – Getting Started First Start Screen When the laptop is powered on for the first time the following screen will appear.  It is important for the laptop to connect to the Internet properly that the correct option is chosen.  

1. Switch on the laptop and wait for the system to prepare.  On some laptops this may take 15 to 20 minutes.   

2. The screen below will appear after the system has started but before anything else can be done. 

3. Click on the “Work” option.  

 

Click Here 

This confirms that the laptop has successfully connected to the network  Click Close 

 

Page 3 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 2 ‐ Connecting to a Wireless Network  Details of the Wireless Service and Locations can be found using these links: 

 http://wireless.strath.ac.uk/ + http://wireless.strath.ac.uk/locations.html The laptops have been configured to automatically connect to Strathclyde.  If the laptop is used in any other  locations  for wireless  these  instructions  show how  to connect, but have been created using Strathclyde Wireless as an example  

Confirming Connection:    1. Switch  on  the  laptop  and  wait  for  all 

systems preparation to finish       2. When the mouse  is moved over this  icon 

it  will  show  that  the  laptop  is  within  a Wireless  Area  and  means  that  it  is connected 

      

   

 

Network Icon

     

 

Signals Strength Indicator –the more green boxes the better! 

 

Page 4 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Connecting to a new Wireless Network   The laptops have been configured to automatically connect to Strathclyde.  If the laptop is used in any other  locations  for wireless  these  instructions  show how  to connect, but have been created using Strathclyde Wireless as an example    1. Click on the network icon      2. Click “Connect to a Network”.   This will 

underline when  the mouse moves over it 

    3. Click on the network name to highlight 

which network to be connected to, in this case “Strathclyde”  

 4. Click on “Connect”        5. Progress Screen while the laptop finds 

and connects to the network.       6. Click Close  The Laptop is now connected to the 

Wireless Network  

 

 

Network Icon

  

 

Click

 

   

  

 

Click to highlight 

Click

Click

Page 5 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 3 – First Time Internet Setup  Internet Explorer 7 will display the following screen the first time it is used.    

 

Click:  Keep my Current default Search provider 

Click:  Turn on automatic Phishing Filter

 

  

Click:  Use the current settings: English (United Kingdom) 

 

 

Click:  Go to your home page

Click:  Save Settings

Page 6 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

 

Changing your home Page   The University is not automatically set as the home page.  This is the screen that will appear.  Note that it has 2 tabs for 2 different web pages        To change to the University Student Page: 

1. First type in the url http://www.strath.ac.uk/student  

2. Press return or click the Go button 3. Click “Tools” 4. Click “Internet Options” 

       

5. Click the “Use Current” button           

    

  

  

      

Click

Type the address here 

Click

Click

Page 7 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

   6. Highlight the text: 

http://www.lenovo.com/welcome/thinkpad  7. Press the Delete key              8. Click “Apply”  9. Click “OK”                     

  

 

Highlight this text

  

 

ClickClick

     

Page 8 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 4 ‐ Getting Access to the Internet    A bluesocket Log in  1. Switch on your laptop and connect to a wireless signal (as described in Section 2)     

2. Click on the Vista Start button   3. Click “Internet”  Or 

4. Double click the   icon on the desktop 

     This is the “Bluesocket” login to allow access to the Internet and all network services in the University, including printing  5. Type your DS Usernumber and Password in 

the boxes. 6. Passwords is Case Sensitive and should be 

typed exactly as it is printed on your slip      7. This “Blue Socket” window may appear on 

the bottom right hand corner of the screen.   If this window is closed it will disconnect the laptop from the network.   

 

 

 

Click

  

 

Usernumber

Password

  

  

Page 9 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 5 ‐ Checking Your University E‐Mail using “Nemo” 

 “@strath.ac.uk” E‐Mail.    This email address will not appear in First Class!    First Class & Nemo are completely different systems;    Don’t get confused!  The Library emails will appear here 

 http://www.strath.ac.uk/student

Scroll down to see the “Online Services” Click the link to “Nemo” 

 

 

 

ALTERNATIVELY The address can be typed into the address bar,  Note: There is no www in this web address  

http://nemo.strath.ac.uk 

    

The address bar Click the “Go” Arrow” Or Press the Return key 

 

 

Domain\username Box Type: “Your User Number” e.g. ras04133 

Password Box: Your “DS” Password which is case sensitive ‐ Type it as you see it.  Click Log On Button 

Don’t worry about the Radio Buttons, leave these as they are! 

 

Page 10 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 6 – Configuring an Internet Connection  Following this is important for Halls of Resident  

For the Halls of Resident, a network cable is required and can be purchased from the Jordanhill Helpdesk. 

 

1. Using Internet Explorer – 

Go to the Tools Menu 

Click on Internet Options 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. On the tabs – click on Connections 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Click Click – Tools Internet Options 

 

 

Click Connections

 

 

Page 11 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

 

 

 

3. Click on the LAN Settings button  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Tick the box “Use Automatic Configuration Script”  

5. In the address box type: 

 

 

 

6. Click “OK” to leave the connection box 

7. Click “OK” to leave the Tools menu of Internet Explorer 

 

 

 

 

Click here

 

 

 

 

Click

http://www-config.strath.ac.uk/proxy.config

 Click  

 

 

 

 

Page 12 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Internet Connection – A Common Problem  

Symptom: 

When on campus your ISP will try to dial instead of using the network.   

 

 

 

Go to the Menu  (for illustrations see Connections for Halls): 

Tools  Internet Options  Click on Connections Tab 

 

Click on the Dial whenever a network connection is not present. This is the middle option. 

 

This  means  that  the  Laptop  will  only  dial when  the  Wireless  or  Cable  are  not available,  ie  when  you  are  not  at  the University. 

      

 

 

Click – Dial whenever……. 

 

 

Is the Screen too small or too large?   

1. Click 

Page 

Text Size 

Click on “Medium” 

 

Page 13 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 7 – Guide to the Internet  

Getting Started  1. Double click the “E” on the desktop 2. Using  your  user  number  and  password  log 

into the system in the usual way.  See section 4 for Blue Socket Log In information 

   3. The  University  “Students  Page”  will  appear 

URL’s or Links are the text that  is underlined, clicking  these  will  move  to  pages  regarding the subject.  

 

    

      

        

Page 14 of 38 

 Laptop Book 2007/2008  Guide 

Page 15 of 38 

Used to save or send via email web pages 

Getting to know your browser                             

RSS Feeds, require to be turned on.  May not work with the University’s server.  

Prints the current web page 

Tools Menu:  Windows updates can be performed by clicking here    

Internet Options is where University settings for connection are configured   Internet Options is also where browsing history can be deleted.

Links from the main page can be followed in a new tab  by  right  clicking  the link – chose open in new tab.    Handy  when  you want  to  follow  a  link from  a  web  without closing the original. 

When clicked it will open a new window which can be  navigated  separate from the main window. 

This  tab  browsing which is new for IE 7 

Takes you straight to the Home or Start Page 

 

 

Back & Forward buttons allow navigation through pages  in  the  order  you have viewed them. 

The Address, if known, of  a web page  can by typed straight in here.  

University of Strathclyde Folder contains useful links 

Favorites and Browsing History can be accessed by clicking here.  

TheHelp

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Searching the Internet  HOW DO I SEARCH THE INTERNET?  The amount of data available is so vast that it can be daunting.  To help you find a specific fact you use a search engine.  Here are some examples:  

  

 

www.ask.co.uk www.google.co.uk www.yahoo.co.ukSearches can be typed in Question 

form.   See Window below   

 To begin a search: type the address of the search engine in this box.   

                

Type here what you want to search for.  Try to be specific.  DO NOT USE common word ie THE, TELEVISION ETC, as you will get thousands of web results back!  An example – “Museum” would bring back all museums, but if you type “Museum+Glasgow” it would be a more dedicated search!”  See next page for results!    For Pictures, clicking the image link will result in pictures of Museums 

    

Page 16 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

UNDERSTANDING THE RESULTS OF A SEARCH  

 

This  is the result of a search  for “Museum”.  You will  see  that  it  has  Found  159,000,000 sites for Museum. 

  

 

This  is  the  results  of  a  search  for “Museum+Glasgow”.    You will  see  that  it has 2,420,000  for Museum+Glasgow.   Google also found a direct  link to Glasgow Museum Home Page ‐ Better? 

   

 

Google Results Tab  URL Followed in New Tab

To  use  any  of  the  results  –  click  on  the URL  (web address)  and  it  will  take  you  to  the  page.  Alternatively, new  for  Internet Explorer 7  ‐ use  the right mouse open and open a new tab.   This allows the  Google  results  to  stay  in  one  tab  while investigating  the  results.    If  the  search  result  is not what  is  required  just  close  the  tab  and  the  search result is still there.   Categories  group  together  results,  Sites  take  you straight  to  the  web  page  given.    News  items  are usually press releases for the subject, although they can be out of date.   

 

      

Page 17 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

 What is E‐Mail  What is Electronic Mail? E‐mail, or electronic mail, is the Internet’s version of the postal service.  Instead of putting a letter in a postbox you send a message from your computer to another computer.  You can send e‐mails to other people who also have access to the Internet.  What is an e‐mail address? To be able to send and receive e‐mail, you will be given a university e‐mail address when you register, alternatively pick up a form from the Helpdesks indicated in section 14.  Just like your home address, it is easy to understand:  joe.bloggs  is the name of the user @  is pronounced “at” strath   is the domain name the University has registered with the Internet Society ac  means the domain belongs to an academic institution uk  means the domain is on a computer in the UK .  when you give someone your e‐mail address you say “dot” to signify the full stop. If you were asked to read this e‐mail address over the telephone you would say:   “joe’dot’bloggs“at”strath’dot’ac’dot’uk”  E‐mail Etiquette? There are some well accepted rules or “netiquette” as it is called that a responsible e‐mail user tries to follow: 1. Choose your words carefully 

don’t write anything you would not be prepared to say to the person face‐to‐face ils – is there a chance that it could be read in a different context from what you 

meant to say?  

2.

 The main mail messages are: 

ptive subject heading 

iv. quote from the original e‐mail if replying to a message 

. Most e‐mail programs provide a filing system for storing messages. Use it! 

. Most e‐mail programs provide a range of features to help you process your message. 

. If you are sarcastic use a “smiley” ie :‐) made up of :, ‐ and ) at the end. 

6. Never type IN UPPERCASE as that is seen as shouting on the Internet. 

Reread your ma

 Write effective messages 

Good e‐mail is not different from good writing using any other medium. guidelines for composing effective e‐i. use a descriii. be concise iii. write short messages 

 3 4 5 

Page 18 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Internet Frequently Asked Questions  Q:  Why does it take so long for some web pages to appear on screen? A:  There  are  a number of  factors  such  as  connection  speed/pc  is  too  slow,  you  are  accessing  a 

popular  site  (like www.microsoft.com),  and  the  page  you  are  downloading  contains  a  lot  of images and animations. 

 Q:  How do I save an image from a web page? A:   

move the mouse over the image  Find your “My Documents” or USB Flash Drive to save the file to. 

Q: :  To copy text drag your mouse over a selection of text – click on the “Edit” pull down menu – click 

cessing and choose “Paste” 

:  How do I print a web page? u – click “Print” option. 

:  What does “HTML” mean?  create web pages for the Internet. 

Q:  ifference between Bookmarks and Favorites?  :  Favorites  are  used  with  Microsoft  Explorer  and  Firefox  /  Netscape  Communicator  uses 

Q:   A:  The  Internet  is  the network  that  carries data between  computers, while  the WWW  is a user‐

friendly way of navigating data stored on computers connected to the Internet. 

click on the right mouse button 

select option “save as picture” 

click “save” button  

How do I copy text from a web page? A

copy option.  Open Word pro

 QA:  Select “File” pull down men QA:  HTML (HyperText Markup Language) is the language used to 

What is the dA

Bookmarks.  

What is the difference between the Internet and the World Wide Web (WWW)?

Page 19 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Page 20 of 38 

Internet Jargon (word by word)   E‐mail  A system for sending messages between computers that are 

linked electronically over a network.  The University’s standard package is Nemo which can be access from any computer using the Internet (see Section 3). 

 Attachment  A file that is linked and sent with an e‐mail message 

 Browser  A software program that enables you to access the World Wide 

Web (WWW)  Download  The process of transferring a file from a remote computer to 

your computer  Hyperlink  Coloured (usually blue) and underlined text or a graphic which 

when clicked links you to another web page or web site  

Internet Explorer  Microsoft’s web browser 

 Netiquette  An unwritten code of conduct for the proper and polite usage of 

the Internet  Network Drive  The University locates each student space (50MB) on the or Webdrive   server to store files and e‐mail.  This will be there every time 

you are logged into a PC in a lab or can be manually mapped from a laptop (See Section 8). 

 Search Engine  Software that searches for specific information or files on the 

Internet (see section 6)  URL  An Internet address (Uniform Resource Location)  

 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Page 21 of 38 

Section 8 ‐ Accessing H drive via PEGASUS  

What is PEGASUS? 

PEGASUS is the University web based communication system.  

 Getting Started  1. Using your user number and password log 

into the system in the usual way.  2. After logging‐in, double click the “E” on the 

desktop      3. The University “Students Page” will appear    4. Click the link to “PEGASUS”         5. Log in using the same usernumber and 

password you use for “Blue Socket”           6. Click on the link: 

“H: Drive (Home Directory)”   

    

    

   

  

  

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Page 22 of 38 

  7. Type: 

DS\”Your usernumber”:  It is important to type “DS” before usernumber 

Your password 8. Click on OK. Do not select “Remember my 

password”.      9. The drive will open                              

 

    

                    

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Page 23 of 38 

Accessing H drive via Internet Explorer  Ensure you are Logged into “BlueSocket” (See Section 4)  

 Webdrive is our friendly name for the WebDAV protocol.  Webdrive allows you to access files stored on a network computer at the University from any other computer connected to the Internet, using the Internet Explorer web browser.  We recommend that you use Webdrive via your PEGASUS log in to access your H drive (home drive) on a regular basis to backup essential files – up to 50mb of data can be stored. Then should your laptop, USB key or CD/DVD based files become corrupted you will have a University backed up copy available from anywhere on the Internet. As access is via https your data is securely transferred.  In Windows Vista there is currently no way to save the H drive via Internet Explorer, which is why we recommend that you connect using PEGASUS.  

   

1. Open Internet Explorer 

 

 

 

2. Click  

Tools  Menu Bar 

          . From the File menu select Open 3

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Click

Click

 

 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

 

 

4. Check the Open as Web Folder checkbox 

 

5. In the Open box type the required URL:  

Page 24 of 38 

Example Usernumber : jhp06487 

 

 

6. Click OK  

7. Type: 

DS\”Your usernumber”: It is important to type “DS” before usernumber 

Your password 8. Click on OK. Do not select “Remember my 

password”.  

 

 

 

 

9. The Web Folder for your H drive will now appear 

 

10. Use copy and paste to copy files or folders to this drive 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

https://webdrive.strath.ac.uk/home/ last 2 digits of Usernumber/Usernumber 

https://webdrive.strath.ac.uk/home/87/jhp06487 

 

 

 

 

 

 

 

 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 9 ‐ Printing To Setup a Printer to Use the Uniprint System:  Ensure you are Logged into “BlueSocket” (See Section 1)   

Go to http://www.its.strath.ac.uk/helpdesk/sli/    Click “Resources” link  Click “Download” link  Click “Setup network printers” link 

 1. Click “Run” – it should be noted that it is not advised to do 

this from any locations as it may contain a Virus or Malicious code, however, it is safe from University sites as they are monitored 

    2. Type 

ds\”Your User name”  Your password 

       3. The “Uniprint” window will open showing the printers you 

have installed.  Double click the printer to be used to active it. 

       

 

 

 

Click

Click

 

 

 

 

 

 

Page 25 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

   

To Print a document: Printing through the University Systems requires a Printer Card, which can be purchased from IT Services Helpdesk, (£3 for 50 credits, £10 for 200 credits – 1 credit for a Black & White print, 2 credits for a Colour Print) 

These instructions are for Word, however, most applications use the same windows. 

 

1. In Office 2007 Click 

Office Button on top left hand corner 

Print 

 

 

 

 

 

 

 

2. This print box will appear 

3. Click on the Arrow which will show this window and the available printers to choose ie Black & White or Colour 

 

 

 

Click Click

 

 

Click

 

If this system is not available through a Wireless Connection all PC’s in the lab are configured to print. 

 

To print from a PC in the lab 

Back up documents onto the Network Drive– See Section 8, or use a USB Memory Pen  Close down the Laptop  Log onto the PC in the Lab using your Usernumber and Password  Go to “My Computer” and your Network Drive will be there automatically  Open the document   File  Print 

Page 26 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 10 ‐ Protecting Your Laptop from Viruses  Introduction: Your  laptop  is  installed with McAfee anti‐virus software, which has been scheduled to download the  latest anti‐virus updates from McAfee every day at 18:30.  It is scheduled to run a full detailed scan monthly and then a light scan weekly.  The laptop can still be used normally while the updates are running but it may be slightly  slower  than usual.   Please note  that  if  the  laptop  is not  switched on  at  the  scheduled  times  the updates will run the next time the laptop is switched on.  To further protect your laptop you should regularly run Windows update and install any Critical Updates and Service Packs found (see Section 11 for details).  There may also be occasions when you need to run McAfee manually, e.g. if there is a significant threat from a new virus that is spreading quickly. 

Manually Running Anti‐Virus Protection 1. Click 

  All Programs  McAfee  Virus Console 

  2. Double Click “Auto Update”     3. Click Update Now         4. Auto update screen will run.  After 

completion it will close itself after 30 seconds. 

5. Click Ok to close window AutoUpdate Window 

6. Click Red Cross to Close VirusScan Console window. 

 

  

 

DoubleClick

 

Click

 

Page 27 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 11 – Microsoft Update It is important this is done on a regular basis to protect the Laptop and the University’s Systems   

  

   

  

 1. Ensure that you are successfully 

connected to the Internet (not just the University pages – Section 4, Connecting using Blue Socket.) 

Click

2. Click  Tools Menu  Windows Update 

         3. Click “Check for Updates”.    

Click

           4. Windows will check for any updates 

required.      

Page 28 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

 

  

   

  

 

  5. Click the tick box beside each update 6. Click Install   

Click      

Click     7. Windows will install the updates            

Click    8. If instructed: Click “Restart Now” and this 

will complete the installation.   It should be noted that you will not always be asked to restart. 

       9. If restart is not pressed this screen will 

pop up as a reminder.  

Page 29 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 12 ‐ Backing Up Your Files  

It is your responsibility to keep back up copies of your work.  IT Services cannot recover any files you lose unless you back files up to your H:\ on the University Network. 

Backing up to Your Network Drive  1. Connect  to  the University Network  and map 

to  your  network  drive  (see  Section  8  for details).  Minimize the Window to the task bar – press the dash in the top right hand corner 

        

2. Go to the area that you have saved your files to  (e.g. My Documents)  In Windows  Vista  it should be noted  that “Pictures” and “Music” are  NOT  stored  under  Documents,  unlike previous versions of Windows. 

       

3. Select the files that you want to copy   Select All – Copies all files and folders  Hold  down  Ctrl  key while  clicking  on files, will highlight files individually. 

 

Click

  

   

ClickClick

Page 30 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

  4. Select Organize –  

Copy – will make exact  copies of  the files, leaving the originals in place 

Cut  – will  delete  the  copy  and move them  to  the  new  locations,  care should  be  taken  to  ensure  that  files are placed in the correct new location 

  5. Click  on  the minimized  network  drive  to 

restore the window.            6. Select Organize –  

Paste        7. Progress bar shows details of: 

How long to go  Files being copied from …..to…… 

  8. Progress bar will close when completed. 

ClickClick

Click

Check this location is right!

Click

 

Page 31 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

   

Backing up to CD Drive  This should not be done on Battery power   

   

 

   

   

   1. Insert a blank CD in the CD drive 

Go to the area that you have saved your files to (e.g. My Documents).  In Windows Vista  it  should  be  noted  that  “Pictures” and  “Music”  are  NOT  stored  under Documents,  unlike  previous  versions  of Windows. 

 

       2. Select the files that you want to copy  

Select All – Copies all files and folders  Hold  down  Ctrl  key while  clicking  on files, will highlight files individually. Click

        

Click3. Click “BURN”              

Page 32 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

  

   

     

       

 Rename if required  4. The  disc  will  automatically  be  named 

today’s date, however,  it can be changed to  something more meaningful by  typing in the box 

Click

5. Click Next   6. This screen shows the time remaining.       Path shows it is CD/DVD   7. This  screen appears when  the CD/DVD  is 

complete.  It should be noted that:  It  does  not  show  any  window  to confirm completion 

Confirmation  can  be  seen  in  the address bar that it is the CD/DVD 

                 

Page 33 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 13 – Safely Removing USB Memory Drive It is important that USB memory pens are ejected properly or “Stopped”.  If files are still being written when the USB memory pen is pulled out it may damage the drive and all information could be lost.  This section shows how to remove a USB Mass Storage device, however, it can be used for any USB device that needs to be unplugged from the Laptop     1. Click the remove hardware icon        2. Click to highlight the “USB Mass Storage 

Device” 3. Click “Stop”             4. Click “OK” to confirm           5. Click “OK”  6. It is now safe to remove the USB device 

from the slot    

 

 

Click

 

  

 

Click

Click

  

 

Click

  

Page 34 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 14 – Help with Office 2007 Office 2007 may look different from any other versions; however, it can still do what it has always done; just finding it can be difficult!  Microsoft has created a helpful tool for finding commands or menus in the new version: 

 

MS Word:    http://office.microsoft.com/en‐us/word/HA100744321033.aspx?pid=CH100487431033  

MS Excel:    http://office.microsoft.com/en‐us/excel/HA101491511033.aspx?pid=CH100648241033  

PowerPoint:   http://office.microsoft.com/en‐us/powerpoint/HA101490761033.aspx?pid=CH100668131033  

   

Click Click

 

 

 

Office 2003 Toolbar: Yellow bar shows where to find it in 2007 then…. 

 

 

Office 2007 Toolbar: The  screen  changes  into  Office 2007  bar,  with  an  orange  box round the menu item requested. 

Page 35 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 15 ‐ Glossary – What do you mean by? 

Blue Socket: Blue Socket is the login required by the University systems to allow access to the  Internet.   Everyone at the University requires to  login to gain access and use the network services.  It requires a DS usernumber and password 

   

What is PEGASUS?

PEGASUS  is  the  University  web  based  communication  system.  PEGASUS  is available  on  any  web‐enabled  computer  whether  on  Campus,  at  home  or accessing via a wireless connection in a coffee shop in New York.  You can see and  amend  your  personal  details,  see  your  current  list  of  classes,  receive notification  of  class  test  and  exam  results,  and  pay  your  University  and Accommodation  fees.  You  will  need  your  DS  usernumber  and  password, issued with your registration form and you should be able to log on once you have  registered.      PEGASUS  has  an  announcement  facility  used  by  the University  to  communicate  information  to  students  so  you  should  log  on frequently to check announcements.  

   

Web proxy:  The University uses a server to allow communications with the Internet.      

Wireless Wireless  network  connectivity  is  available  throughout  the  campus.  http://wireless.strath.ac.uk/locations.html  

   

LAN: Local Area Network – this allows you access to the Internet and your network drive. 

   

Network Cable: The  cable  required  to  access  from Halls  is  a Network Cable.    These  can be purchased from the Helpdesks. 

   

ISP: An ISP is an Internet Service Provider.  Every computer requires an ISP to get internet  access  from  a  Telephone  Line.    Some  ISP’s  have  contracts  so  be careful. 

   

Webdrive/H Drive /Network Drive 

This  is a drive which allows you to store  important  information for accessing later.    Information  on  this  drive  can  be  accessed  from  any  open  access  PC automatically.  This drive is backed up by IT Services and is a safe place to use as storage. 

   

USB Pens/  Flash Drive 

Flash Drives are portable storage.   They come  in different sizes.   It should be noted that they do still require to be backed up.   

   

Back Up If a document is important, do not keep just one copy of it.  It is important to “Back Up” important documents to the Network Drive or a Memory Pen. 

Page 36 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 16 ‐ Help?  Off Campus and still need help?  http://www.its.strath.ac.uk/helpdesk/strathclydelaptopinitiative/help/   Fill out  this  form and someone will get back  to you. Please  fill  in ALL  the details and give us as much detail as possible with your problem to allow us to help you quicker.  

 Or Visit us:   Jordanhill Helpdesk For enquiries at the Faculty of Education. Location: in the Technical Support Centre, room D117A on level one of the David Stow Building, to the right of the main entrance. Email: [email protected] Staffed: 8:30am to 4.30pm Monday to Friday Telephone: (0141) 950 3278 Fax: (0141) 950 3239  Curran Helpdesk For general academic computing enquiries and matters relating to user registration. Location: Level three of the Andersonian Library in the Curran Building, straight ahead as you come through the security point. Email: [email protected] Staffed: 9am to 7:45pm Monday to Friday Telephone: (0141) 548 4000 (option 1) Fax: (0141) 548 4100 

   

If there is a queue, please be patient ☺. 

Page 37 of 38 

The Laptop Book 2007/2008 Help Guide 

Section 17 ‐ IT Sales  For Prices see:  http://www.its.strath.ac.uk/sales/   Sales counters located at Helpdesk addresses noted in section 14 above.  Printing Copier Cards –  2 credits for a Colour Print or 1 credit for Black & White  

50 Credits    £3  200 Credits    £10 

 Memory Pens: 

1 gb & 2 gb      Disks: 

CD – R, CD – RW  & DVD ‐ R    Please remember that Laptops do not have floppy drives! 

  Network Cable      USB Cable     

  Wireless Network Card  

  Fitted & Configured    Mouse     

 Ink Cartridges –  

Stocks of all popular cartridges at reasonable prices!  

Laptop Sleeves  Laptop Bags  Laptop Rucksacks 

Page 38 of 38