Metodología y dinamización de grupos de trabajo

Puerto Real, 23 de enero de 2004

PLAN ESTRATÉGICO

DE LA

OBJETIVOS DE LA SESIÓN

• Dar a conocer técnicas útiles para el trabajo en grupo: Brainstorming y Tecnicas de grupo nominal

• Propuesta de contenido de las sesiones

• Líneas de acción

DINÁMICA DE GRUPOS

No es lo mismo tomar decisiones individualmente, que tenerlas que hacer en el marco de un grupo de trabajo, múltiples factores intervienen en esta dimensión que no están presentes en las decisiones individuales.

Se decide en grupo normalmente por que se piensa que sus decisiones serán por lo general más válidas que las adoptadas de forma individual

Decidiendo en grupo, se permite que los miembros de la organización en general se sientan más involucrados, más responsables de las decisiones adoptadas y, por tanto, que la implantación práctica de las mismas se consiga de una manera más eficaz, sin reticencias y con una conciencia clara de a dónde se quiere llegar y por qué se quiere llegar.

TÉCNICAS DE TRABAJO EN GRUPO

Nominal Group Techniques (NGT) es una técnica para conducir grupos, mientras que el Brainstorming, es un método de fomento de la creatividad en grupo que reconoce la importancia de la misma (la creatividad) en tomar decisiones inteligentes, eficaces y validas.

Brainstorming o Tormenta de ideas se queda en la etapa de la generación de ideas, sin dar ningún método de evaluación o decisión de las mismas, mientras que el NGT (Técnicas de grupo nominal) dentro de la propia técnica, ya incorpora un análisis y decisión de las ideas ofrecidas

INCONVENIENTES TRABAJO EN GRUPO

• las normas de procedimiento del grupo pueden inhibir el funcionamiento correcto del mismo.

• El tamaño del grupo, ya que si es excesivamente grande hace que la comunicación sea más difícil y menos efectiva.

• La personalidad de los componentes, ya que las personas más extrovertidas y habladoras tendrán mayor influencia en sus decisiones.

• El status de los componentes, ya que si el status de alguien no coincide con su capacidad potencial para hacer contribuciones, puede originarse una desviación de la atención y una infravaloración de la información.

• Se suele producir el fenómeno de la Conformidad, que es la tendencia a modificar las respuestas, opiniones, en dirección a la media del grupo.

• También se asiste al fenómeno denominado polarización, que básicamente consiste en una difusión de la responsabilidad individual en el grupo, lo que lleva comúnmente a la aceptación por parte de éstos de riesgos más altos que los dispuestos a acometer individualmente.

BRAINSTORMING O TORMENTA DE IDEASOsborne (1953)

CARACTERÍSTICAS

Es una técnica desarrollada para el fomento de la creatividad en grupos que surgen con el propósito de incrementar la producción y la fuerza creativa del trabajo en grupo.

El objetivo es crear ideas, debe ser lo más libre posible, en esta fase vale todo, aumentando las probabilidades de innovación y originalidad.

REGLAS (I)• La cantidad es lo importante , no la calidad, se trata de conseguir un

gran número de ideas, alguna de las cuales se espera sea la idea para la que se convoca la reunión, se instaura así el principio de la cantidad conduce a la calidad.

• Todas las ideas deben ser guardadas, para ser tenidas en cuenta posteriormente, sin dejar ninguna en el tintero, todas tienen el mismo peso, se valoran inicialmente todas igual. Se puede guardar en una pizarra, o en pantalla de ordenador, etc...

• No se evalúan las ideas, ni positiva ni negativamente, ya que la evaluación de ideas puede cortar el libre flujo de las mismas, coartando a los participantes en la reunión, tampoco las ideas positivas deben aplaudirse, ya que algunos no expresarían las suyas pensando que no les pueden hacer competencia.

REGLAS (II)

• Todas las ideas son huérfanas, no tienen dueño, al dar la idea el autor renuncia a su propiedad, ya que así su propia personalidad no influye una evaluación posterior.

• Se anima a participar a todo el mundo, hay que hacer que los participantes se sientan conscientes de que tienen una oportunidad para participar, para que se tengan en cuanta sus ideas y contribuciones.

• Se anima a los participantes a aprovechar las ideas expresadas, para mejorarlas, combinarlas o tomarlas como base para crear nuevas ideas.

• Para ayudar a este proceso se debe generar un clima adecuado de buen humor, informalidad, relajación, como si se tratará incluso de una reunión de amigos.

LA TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL

Nominal Group Technique

(Andrew Delbecq y Andrew Van de Ven, 1968)

DESCRIPCIÓN

TGN trata de guiar el proceso de decisión asegurando una participación por igual de los miembros, una ponderación equilibrada de las ideas e incorporando un procedimiento de agregación para ordenar las alternativas.

ORIGEN• Nace para reducir la falta de efectividad y

eficiencia de muchas reuniones (tiempo, errores de diagnóstico, toma de decisiones).

• Elimina o reduce las presiones psicológicas y sociales que funcionan como “dinámica de grupos”.

• Dar tiempo a la reflexión (después de conocer la opinión de otros).

• Especialmente indicada en casos de identificación de problemas complejos, procesos de resolución de problemas, planificación de programas, etc.

OBJETIVOS DEL TGN

1. Lograr una mejor obtención, procesamiento y aprovechamiento de conocimientos distribuidos en un colectivo.

2. Configurar reuniones de forma más productiva gracias a una estructuración de la comunicación que permita una mejor identificación de problemas, la resolución de problemas o la planificación de programas o proyectos.

3. Servir de catalizador a una mayor participación de los miembros del grupo.

4. Reducir errores en la toma de decisiones en grupo.

EL COORDINADOR Y SU PAPEL

• Es el miembro con mayor conocimiento de las técnicas grupales.

• En él/ella recae la responsabilidad de la eficiencia en el funcionamiento.

• Debe hacer respetar las reglas y planificar las reuniones y sus contenidos.

• Es responsabilidad del coordinador el crear y mantener buen clima, reduciendo el monopolio y la inhibición (Conformismo, competición, conflicto, cooperación).

• Guía y no impone• Convocatorias, Resumen, Actas, Puntualidad, Duración

reuniones.

FASES EN EL DESARROLLO DE LA SESIÓN DE GRUPO NOMINAL

• PASO PRIMERO: GENERACIÓN SILENCIOSA DE IDEAS (10-20 minutos)

• PASO SEGUNDO: MANIFESTACIÓN SECUENCIAL DE IDEAS POR LOS PARTICIPANTES (20-40 minutos)

• PASO TERCERO: FASE DE DISCUSIÓN (20-40 minutos)

• PASO CUARTO: VOTACIÓN PRELIMINAR, SILENCIOSA E INDEPENDIENTE, SOBRE LA IMPORTANCIA DE LAS PROPUESTAS (10 minutos)

• PASO QUINTO: Pausa• PASO SEXTO: DISCUSIÓN

DE LOS RESULTADOS DE LA PRIMERA VOTACIÓN (20-40 minutos).

• PASO SÉPTIMO: VOTACIÓN FINAL-SILENCIOSA E INDEPENDIENTE (10 minutos)

• PASO 8º: LISTADO Y ACUERDO SOBRE PROPUESTAS Y SUS PRIORIDADES

PASO PRIMERO: GENERACIÓN SILENCIOSA DE IDEAS

(10-20 minutos)• El moderador presenta, en forma escrita, el tema a tratar y

formula la cuestión a la que han de responder los participantes, sin clarificarla en exceso. Igualmente, debe describir los pasos a dar.

• Dar la oportunidad a que el grupo se conozca.• Los participantes reflexionan y escriben sus respuestas de

forma individual e independiente.• Moderador: resuelve problemas de método no de naturaleza del

tema.• Estímulo conjunto del trabajo individual (no permitir

interrupciones: evitar competitividad, conformismo).• No acortar tiempo: respeto a las reglas del juego.

PASO SEGUNDO: MANIFESTACIÓN SECUENCIAL DE IDEAS POR LOS PARTICIPANTES (20-40 minutos)

• EL OBJETIVO de esta fase es llegar a componer un mapa del pensamiento del grupo en un clima de aceptación y confianza.

• El moderador pide a cada participante lea una de las ideas de su lista y las escribe en el tablero o pizarra.

• La comunicación se materializa únicamente en la aclaración o precisión de la aportación (no defensa). Es útil que el moderador repita la formulación del participante antes de anotarla en el tablero (evitar sesgos o interpretaciones).

• Cuando han terminado todos, se realiza una segunda ronda y así sucesivamente hasta que se han formulado todas las ideas del grupo.

• En esta fase aún no se discuten ni critican ideas.

PASO TERCERO: Fase de discusión (20-40 minutos)

• EL OBJETIVO de esta fase es dar e intercambiar información, clarificar ideas en común.

• Prefijar el tiempo a dedicar a la discusión.• Lo importante son las ideas no las personas, se busca clarificar las

ideas y no evaluar a las personas.• Preguntar primero si todos comprenden las ideas expuestas: En caso

de dudas o cuestiones, se solicita al autor que las explique.• Pedir tomas de posición sobre las propuestas recogidas (acuerdo o

desacuerdo, posibles correcciones, etc.)• Debe evitarse la concentración sobre una idea aislada.• El mismo grupo puede decidir la eliminación de ideas para evitar

duplicidades, agrupar ideas combinadas o añadir nuevas por derivación.

• Resumir la totalidad de las ideas

PASO CUARTO: VOTACIÓN PRELIMINAR, SILENCIOSA E INDEPENDIENTE, SOBRE LA

IMPORTANCIA DE LAS PROPUESTAS(10 minutos)

• El moderador vuelve a presentar la cuestión, por escrito y la lee.• Se pide a cada participante tome cinco minutos para ordenar y

valorar las propuestas.• Cada uno ha de seleccionar de la lista general (visible en un

tablero/pizarra) unas 5 a 7 respuestas y ordenarlas según su prioridad.

• Cada idea se recoge en una ficha ( Número que tiene en la pizarra, breve descripción, y orden de importancia: de 1 a 5; de 1 a 7).

• El moderador recoge las fichas y agrupa y registra los votos en el tablero visible a todos.

• Se realiza un cómputo de votos y se obtiene un orden de ideas, un ranking de favor o rechazo.

PASO SEXTO: DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA PRIMERA VOTACIÓN

(20-40 minutos)El OBJETIVO de esta discusión es

examinar, primero, posibles inconsistencias y dar oportunidad a reconsiderar lo propuesto; o facilitar la reflexión sobre que haya muchos o demasiado pocos votos o dispersión.

IMPORTANTE: VIABILIDAD; CONSISTENCIA.

PASO SÉPTIMO: VOTACIÓN FINAL

• Se repite fase cuarta• El número de

propuestas ya es más restringido

• Importante: destruir todos los papeles de propuestas y votos anteriores.

FASES EN EL DESARROLLO DE LA SESIÓN DE GRUPO NOMINAL

• PASO PRIMERO: GENERACIÓN SILENCIOSA DE IDEAS (10-20 minutos)

• PASO SEGUNDO: MANIFESTACIÓN SECUENCIAL DE IDEAS POR LOS PARTICIPANTES (20-40 minutos)

• PASO TERCERO: FASE DE DISCUSIÓN (20-40 minutos)

• PASO CUARTO: VOTACIÓN PRELIMINAR, SILENCIOSA E INDEPENDIENTE, SOBRE LA IMPORTANCIA DE LAS PROPUESTAS (10 minutos)

• PASO QUINTO: Pausa• PASO SEXTO: DISCUSIÓN

DE LOS RESULTADOS DE LA PRIMERA VOTACIÓN (20-40 minutos).

• PASO SÉPTIMO: VOTACIÓN FINAL-SILENCIOSA E INDEPENDIENTE (10 minutos)

• PASO 8º: LISTADO Y ACUERDO SOBRE PROPUESTAS Y SUS PRIORIDADES

• ORDENAR Y DOCUMENTAR LAS CONCLUSIONES

• RESUMIR CUALQUIER TAREA A PROPONER A LOS PARTICIPANTES PARA PRÓXIMA SESIÓN

• RECONOCIMIENTO A LOS PARTICIPANTES

VENTAJAS E INCONVENIENTES

• La presencia de otros estimula la capacidad creativa.

• Evita radicalmente todo comentario valorativo o crítico durante la fase de producción de ideas.

• Suministra a cada uno tiempo y oportunidad para pensar.

• Evita el dominio de personalidades más fuertes sobre el resto.

• Anima a expresar ideas y opiniones incluso minoritarias.

• Equilibra el grado de participación entre todos los miembros del grupo.

• Incorpora técnicas de votación para conseguir un juicio grupal final.

• Dominio de un líder.• Falta de habilidad para describir la

cuestión inicial.• Resistencias a participar en

procesos estructurados de grupo.• Falta de habilidad para conducir

reuniones de este tipo.• Consumo de tiempo.• Problemas en evitar que algunos

dominen sobre la discusión posterior.

• Desigualdad en la capacidad de expresarse de los distintos participantes.

• Timidez al expresar las propias ideas.

• Tamaño del grupo.

CONDICIONANTES (I)

• Comenzar con puntualidad• Terminar en el tiempo previsto• Ceñirse a la agenda previamente distribuida• Diversidad del grupo.• Conseguir un clima adecuado de libre creatividad

entre los participantes.• Delimitar el papel del moderador (no jefe)• Resumir los acuerdos y escribir el acta

CONDICIONANTES II (MATERIALES)

• Una pizarra o tablero donde se puedan fijar las fichas y visible a todos los participantes.

• Rotuladores para el moderador.• Fichas para cada participante.• Papel y bolígrafo para los

participantes.• Mesa en forma de U.• Lugar: fuera del espacio

habitual de trabajo.

FUNCIONES DE GRUPOS DE TRABAJOFUNCIONES DE GRUPOS DE TRABAJO

VALIDAR MATRIZ DAFO DE SU EJE ESTRATÉGICO. VALIDAR SU RETO ESTRATÉGICO. VALIDAR LA MISIÓN, VISIÓN Y VALORES. NO DELEGACIÓN 5/6 SESIONES (FORMACIÓN, METODOLOGÍA,

VALIDACIÓN, DISCUSIÓN LÍNEAS Y PROPUESTAS) ELABORACIÓN DE PROPUESTAS DE OBJETIVOS PARA

EL EJE ESTRATÉGICO:Líneas de AcciónOPCIONES ACONSEJABLES

Responsabilidad de la ejecución TemporalizaciónRecursos (Costes añadidos) Indicadores (C.M.I.).

Fase

Inicial

Sep-Nov 03

Fase de

Síntesis e Integración

May-Agos04

Fase de Participación y Desarrollo

Dic-Ab 04

•Implicación del Equipo de Gobierno

•Documento Guía para la elaboración del P.E. de la UCA.

•Estructura organizativa

•Diagnósticos

•Objetivos Estratégicos

•Líneas de actuación

•Acciones prioritarias

•Participación de la Comunidad Universitaria

•Análisis Sectorial de la Institución

•Integración de Propuestas

•Redacción final

•Documento Propuesta de P. E. de la UCA

•Junta de Gobierno

•Claustro

•Consejo Social

Plan Estratégic

o de la Universid

ad de Cádiz

Esquema general del Plan Estratégico de la UCA

•Necesidad de un Plan Estratégico

•Debate Interno en el Equipo de Gobierno

Fase de Aprobación y Difusión

Septiembre 04

PRIMERA SESIÓN

SEGUNDA SESIÓN

TERCERA FASE

CUARTA, QUINTA

ÚLTIMA SESIÓN: RESUMEN PROPUESTAS

• ACCIONES FORMATIVAS DIRIGIDAS A UNIFICAR CONOCIMIENTOS EN TORNO A LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, DOCUMENTO GUÍA Y CUESTIONES METODOLÓGICAS:

• 2 SESIONES EN DICIEMBRE PARA PAS, PDI Y AGENTES EXTERNOS EN EL MES DE DICIEMBRESESIÓN EN ENERO PARA DECANOS Y DIRECTORES DE CENTROS Y DEPARTAMENTOS.DISTRIBUCIÓN DE INFORMACIÓN

• CADA COORDINADOR DEBIERA HACER Y PRESENTAR UN DIAGNÓSTICO DEL EJE

• DEFINICIÓN DE LA MATRIZ DAFO (TGN): CMI Y RECURSOS-CAPACIDADES

DEFINICIÓN DE ESTRATEGIASLÍNEAS DE ACCIÓN (TGN)

• LÍNEAS DE ACCIÓN (TGN)

FORMATIVA FORMATIVA

VALIDACIÓN VALIDACIÓN ESTRATEGIASESTRATEGIAS

DEFINICIÓN DEFINICIÓN LÍNEAS DE LÍNEAS DE ACCIÓNACCIÓN

VALIDACIÓN VALIDACIÓN AMPLIACIÓN AMPLIACIÓN DAFODAFO

DOCUMENTOS DE INTRANET PARA PEUCA

• ASUNTOS ECONÓMICOS: Sistema de Contrataciones, Relación con proveedores, formas de pago, Manual de Gestión del Gasto, Normas de Ejecución del Presupuesto.

• BIBLIOTECA: Infraestructuras, Alianzas Bibliotecas (CEBUA).

• CITI (Equipamientos docentes: PAS, PDI, Aulas Informáticas, Medios Audiovisuales, programas propios y adquiridos, situación actual infraestructuras informáticas).

• CONSORCIO TECNOLÓGICO (Convenios, Estatutos, Memorias).

• CONVENIOS FIRMADOS POR LA UCA CON OTRAS ENTIDADES, ORGANISMOS, INSTITUCIONES, ETC.

• COSTE TITULACIONES – DUPLICIDAD

• CRITERIOS ASIGNACIÓN PRESUPUESTARIA:• Alicante• Jaén• Valencia• Zaragoza• DISTRITO ÚNICO ANDALUZ (DUA):

– Catálogo Títulos Oficiales Universidades Andaluzas.– Oferta plazas y matrícula Curso 2001-2002.– Oferta plazas y matrícula Curso 2002-2003.– Estadísticas de Primer Ciclo Curso 2002-2003– Estadísticas de Segundo Ciclo Curso 2002-2003EQUILIBRIO PRESUPUESTARIO UCA:– Informe Final Equilibrio Presupuestario UCA.– Resumen Ejecutivo.– Anexo I – Tablas.

• ESPACIO EUROPEO EDUCACIÓN SUPERIOR:• De Bolonia a Berlín: un camino para conseguir un espacio universitario europeo.• Mensaje de la Convención de Instituciones Europeas de Enseñanza Superior. Salamanca.• Informe Técnico: El crédito Europeo y el Sistema Educativo Español.• Declaración de Bolonia: Adaptación del Sistema Educativo Español a sus directrices. Estudio Comparado. Dra. Julia González, Dra.

Raffaella Pagani• Declaración de la CRUE sobre el EEES (12 septiembre de 2003).• Declaración de la CRUE sobre el EEES (6 de octubre de 2003).• CONSEJO EUROPEO - Cumbre de Barcelona 2002.• Declaración de Bolonia y sus repercusiones en estructura de las titulaciones en España.• Declaración de Sorbona. 1998.• Declaración de Bolonia. 1999.• Declaración de Praga. 2001.• Documento-Marco sobre la Integración del Sistema Universitario Español en el Espacio Europeo de Enseñanza Superior. Febrero 2003.• Comisión de las Comunidades Europeas. Bruselas 2003.• Intervención de la Ministra de Educación, Cultura y Deporte en la apertura del curso 2002-2003 en la Universidad Complutense de Madrid

(San Lorenzo de El Escorial, septiembre 2002).• Comisión de las Comunidades Europeas: comunicación sobre el papel de las Universidades en la Europa del Conocimiento. Bruselas,

2003.• Proyecto de Real Decreto que regula los estudios universitarios oficiales de Grado y la obtención y expedición de los títulos oficiales de

Master y de Doctor.• Borrador de Proyecto de Real Decreto por el que se establece la estructura de las Enseñanzas Universitarias y se regulan los estudios

universitarios oficiales de Grado.• REAL DECRETO 1125/2003, de 5 de septiembre, por el que se establece el sistema europeo de créditos y el sistema de calificaciones en

las titulaciones universitarias de carácter oficial y validez en todo el territorio nacional (BOE núm. 224, de 18 de septiembre de 2003).• Real Decreto 1044/2003, de 1 de agosto, por el que se establece el procedimiento para la expedición por las universidades del Suplemento

Europeo al Título (BOE núm. 218, de 11 de septiembre de 2003)• Resolución del Parlamento Europeo sobre las Universidades y la Enseñanza Superior en el Espacio Europeo del Conocimiento

(2001/2174- INI).• Student Göteborg Declaration, marzo 2001.• El Suplemento Europeo al Título, septiembre 2002.

• ESTADÍSTICAS:• Estadísticas de la UCA para el C.C.U.: (Resúmenes de Graduados,

Matriculados y Tercer Ciclo desde el curso 2000-2001).• INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA (INE): Estadísticas sobre

Mercado Laboral, Población, Matrícula en las Universidades Españolas, Pruebas de Acceso para estudios universitarios.

• INSTITUTO ESTADÍSTICA ANDALUCÍA (IEA): Estadísticas sobre alumnado matriculado en Andalucía, matrícula en Formación Profesional, Pirámides de Población, proyección de población, datos de investigación, datos básicos de la provincia de Cádiz.

• EVALUACIÓN DE SERVICIOS (Biblioteca y Deportes).• EVALUACIÓN TITULACIONES: Informes Finales de las Titulaciones

evaluadas en la UCA y estudio de frecuencia de las propuestas de mejora.• EVALUACIÓN PAI – EVALUACIÓN INVESTIGACIÓN ANDALUZA• FUECA (Estatutos, Protocolos, Memorias, Actas, Escritura de

constitución, Convenio UCA-FUECA).• INFOEMPLEO: Demanda de titulados en España, en el extranjero y por

comunidades autónomas, demanda de titulados de formación profesional y empleabilidad , oferta de empleo según experiencia, titulados y empleabilidad por rama.

• MEMORIAS de Vicerrectorados, Unidades y Servicios.• MODELOS DE FINANCIACIÓN.• NORMATIVA: • Docente• Investigación (Planes Propios)• Doctorado• Enseñanzas Propias• Contratación Administrativa• Decretos sobre Acceso a estudios universitarios• Estatutos de la UCA• LOU• Proyecto LAU• Reglamento Electoral General de la UCA• Plan de Formación• Parte Docente• Aula Virtual

• PERSONAL • RPT• Funciones Áreas y Servicios• Evolución plantillas• Plan de promoción de escalas• ACADEMIA• Plantilla según diferentes criterios: áreas de conocimiento, categorías, edad, sexo, titulaciones,

centros).• Procesos de formación.• Procesos de selección y contratación.• Promoción y retribución.• Sexenios• OTRI, reglamentación• PLANES ESTRATÉGICOS DE OTRAS UNIVERSIDADES Y RESUMEN DE CADA UNO

DE ELLOS.• PRESUPUESTOS UCA (2000, 2001, 2002 y 2003).• SERVICIO PUBLICACIONES• WEB’s.• Auditoría de Imagen de la UCA – Informe Final.• Límites de Admisión de Alumnos en las Universidades Españolas 2002-2003 y 2003-2004.• Matrícula en la Universidad de Cádiz en los cursos 2001-2002 y 2002-2003.• Estudio de Campus del Prof. Mier-Terán.• TITULACIONES UCA 2002-2003 por Centro y por Rama y TITULACIONES UCA 2003-2004.• INFORME UNIVERSIDAD 2000.• LA UNIVERSIDAD ESPAÑOLA EN CIFRAS 2002.• DICTAMEN SITUACIÓN S.U.A.

VIVE TU UNIVERSIDADVIVE TU UNIVERSIDADPLANIFICANDO SU FUTUROPLANIFICANDO SU FUTURO

¡¡ MUCHAS GRACIAS!!