Organisasi dan Manajemen Bisnis Arianis Chan - 2009

Organisasi sebagai sistem terbuka yang tergantung pada lingkungannya dan karena lingkungan tersebut tidak diam saja, maka harus ada usaha dari organisasi untuk melakukan perubahan yang direncanakan proaktif dan bertujuan. Perubahan dapat begitu saja terjadi atau dapat direncanakan. Perhatian kita adalah pada perubahan yang dikelola atau direncanakan dan akan dibatasi pada masalah struktural.

KEKUATAN-KEKUATAN PENDORONG PERUBAHAN1.Marketplace 2.Government laws and regulations 3.Technology 4.Economic

ITS A SMALL WORLD

BECAUSE DIGITAL MAKES A SMALL WORLD SMALLER

1.Corporate strategy 2.Technology and equipment 3.Employee attitudes

Sumber-sumber Perubahan1. Perubahan tujuan. 2. Pembelian peralatan baru 3. Implementasi dari suatu sistem pemrosesan informasi yang canggih 4. Peraturan pemerintah 5. Kondisi ekonomi seperti suku bunga, subsidi pemerintah 6. Meningkatnya tekanan dari kelompok lembaga konsumen 7. Penggabungan atau akuisisi 8. Tindakan dari para pesaing 9. Menurunnya moral pegawai 10. Meningkatnya turnover 11. Menurunnya keuntungan perusahaan

Change AgentsManagers Outside Consultants Staff Specialists

C

JENIS PERUBAHAN (Stephen P. Robbins)NO JENIS PERUBAHAN ELEMEN PERUBAHAN

1

Struktur

Spesialisasi kerja, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi, formalisasi, rancang ulang tugas

2 3

Teknologi Orang

Proses Pekerjaan, metode-metode dan perlengkapan Sikap, harapan, pandangan dan perilaku

Structure, Technology, and People as Targets of Organizational ChangeStructure

Technology

Organizational Change

People

Prentice Hall, 2001

1. Perubahan StrukturSalah satu tugas manajer adalah melakukan pengorganisasian antara lain dengan cara membuat struktur organisasi yang didalamnya ada spesialisasi kerja, departementalisasi dll.Setelah keputusan struktural dibuat, keputusan tersebut belum berakhir, perubahan strategi atau perubahan kondisi menyebabkan struktur akan mengalami perubahan. Misalnya ada departemen yang digabungkan atau peraturan dan prosedur ditambah untuk meningkatkan standardisasi, meningkatkan desentralisasi untuk Mempercepat pengambilan keputusan.

2.Perubahan TeknologiManajer juga dapat mengubah teknologi yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran. Sekarang perubahan besar di bidang teknologi biasanya mencakup pengenalan peralatan kantor yang canggih atau metode kerja, otomatisasi, komputerisasi/ sistem informasi yang canggih. Retail banyak yang menggunakan scanner di Kassanya untuk mengecek harga atau sistem komputer online pada mesin ATM.

3. Perubahan Orang Kita juga bisa melihat berbagai lembaga pelatihan untuk mengubah sikap,cara pandang seseorang yang diikuti oleh banyak instansi pemerintah maupun swasta.

JENIS PERUBAHAN (RHENALD KASALI) 1. Perubahan Operasional

Perubahan-perubahan kecil yang bersifat parsial dan Umumnya tidak menimbulkan dampak luar biasa bagi divisi-divisi atau unit usaha lainya dalam perusahaan. Misalnya: perubahan kemasan produk, cara berpromosi, seragam karyawan, penampilan perusahaan

2. Perubahaan StrategisYang berdampak luas dan memerlukan koordinasi dan dukungan dari unit-unit terkait bahkan dari seluruh Komponen perusahaan

Misalnya: Perubahan budaya dan nilai-nilai dasar perusahaan, perubahan arah bisnis.

Proses Perubahan1. Pencairan (Unfreezing) Status Quo 2. Perubahan/Perpindahan (Changing/Moving) 3. Pembekuan Kembali (Refreezing)

Mengapa Anggota Organisasi Menolak Perubahan1. Para anggota takut kehilangan apa yang sudah mereka miliki Setiap perubahan dapat menjadi ancaman nyata terhadap keadaan ekonomi, hubungan sosial atau status pegawai. Perubahan dapat berarti kehilangan posisi yang telah mapan, uang,kawan.2. Kebanyakan organisasi adalah birokrasi Struktur birokrasi mempunyai mekanisme yang bekerja melawan perubahan karena dirancang untuk mengerjakan aktivitas rutin seefisien mungkin 3. Budaya organisasi menentang tekanan ke arah perubahan

Taktik untuk Menghadapi Penolakan Terhadap Perubahan1. Pendidikan dan Komunikasi Pegawai diajak berkomunikasi untuk melihat logika dari perubahan. Teknik ini dipakai dengan asumsi bahwa sumber penolakan berasal dari informasi yang buruk tentang perubahan. 2. Partisipasi Orang sukar menolak perubahan jika ia terlibat di dalamnya, sehingga anggota diajak berkontribusi untuk memberi masukan 3. Bantuan dan Dukungan Dengan menawarkan usaha yang mendukung Penolakan. Misalnya dengan pelatihan keterampilan pegawai atau pemberian fasilitas

4

Negosiasi Taktik ini mengisyaratkan suatu pertukaran yang bernilai untuk mengurangi penolakan misalnya dengan paket imbalan yang dinegosiasikan

5. Manipulasi dan Kooptasi Manipulasi dengan memutarbalikan dan mengubah fakta agar tampak lebih menarik, menyimpan informasi yang tidak menguntungkan Kooptasi dengan mencoba menyuap pemimpin kelompok penolak dengan memberi mereka peran penting dalam keputusan6. Paksaan Ini adalah taktik yang menerapkan ancaman atau kekerasan langsung terhadap mereka yang menolak, misalnya ancaman untuk dipindahkan atau hilangnya promosi.

STRATEGI PERUBAHAN1. Perubahan AntisipatifMelakukan perubahan sebelum dituntut untuk berubah. Diperlukan penginderaan yang tajam sebelum kejadian besar terjadi. Perusahaan menunjukan sesuatu yang baru sebelum yang lain memulainya. Strategi ini biasanya dilakukan oleh pemimpin pasar.

2. Perubahan Reaktif Perubahan ini merupakan perubahan yang paling sering dilakukan oleh para pelaku usaha. Perusahaan berekasi terhadap setiap kejadian dan merespon setiap hal yang baru terjadi3. Perubahan Krisis Banyak orang membenci krisis dan berusaha menghindar darinya. Pada saat terjadi krisis sesuatu yang rutin menjadi kacau . Tidak ada keteraturan dan koordinasi. Orang-orang yuang jernih punya keberanian akan tampil mengambil kesempatan, memimpin dan mengembalikan krisis pada keteraturan.

Wikipedia beats BritannicaFirefox beats Internet Explorer Blog beats websites

Social media beats mass mediaEvangelist beats salesman

Many-to-many beats one-to-many

Organization DevelopmentInisiatif perubahan yang terencana, berjangka panjang ke seluruh organisasi yang memfokuskan pada nilai-nilai dan keyakinan

Teknik OD1.Survei Umpan Balik Teknik untuk menilai sikap dan persepsi dan memecahkan perbedaan dengan menggunakan survei informasi kelompok umpan balik. 2. Pengembangan Tim Kegiatan yang membantu anggota tim mempelajari bagaimana tiap anggota berpikir dan bekerja. 3. Proses konsultasi Konsultan luar membantu manajer memahami bagaimana proses antar pribadi mempengaruhi cara kerja yang dilakukan

Kasus PT.TELKOMCACUK SUDARIYANTO dan PT.TELKOMSaat pertama kali ditangani Ir.Cacuk Sudariyanto, tahun 1988, Perumtel (TELKOM dahulu) memiliki banyak masalah. Banyak komplain konsumen, petumbuhan pemasangan telepon baru sangat sulit jauh dibandingkan dengan negara lain. Cacuk ternyata menemukan tiga masalah fundamental yang harus segera dibenahi. Pertama: Aspek finansial, laporan keuangan selalu terlambat tiga tahun dan banyak anehnya dan tidak pernah qualified. Dengan wilayah operasional terbentang dari Sabang sampai Merauke, yang bertanggungjwab adalah Jakarta padahal pengeluaran dilakukan di setiap wilayah Kedua: SDM Perusahaan berstruktur seperti bawang bombay. Dari 46.000 Karyawan Telkom tahun 1988, tidak ada satupun yang berjenang S2, S1 750 orang, D3 240 orang dan selebihnya adalah SMA ke bawah.

Menghadapi realitas ini hanya ada satu kata dalam pikirannya PERUBAHAN dengan jalan:1. Memperbaiki acoounting structure menjadi lebih otonom.

2. Peningkatan kualitas SDM, dengan memberikan kesempatan kepada karyawan terbaik untuk melanjutkan pendididikan baik di dalam maupun luar negeri. Open recruitment karyawan misalnya mensyaratkan minimal pendidikan S1, bahkan Telkom mendirikan STT Telkom. Juga berbagai seminar dan Suspin (Kursus Kepemimpinan) diadakan dengan peserta dari berbagai daerah sehingga bisa menjadi agent of change di wilayahnya masing-masing.

Untuk mendorong motivasi karyawan, Cacuk menaikan gaji hingga 300%.Karyawan yang kaget melihat slip gaji mereka tertulis Gaji anda dibayar oleh pelanggan anda, bonus diberikan untuk menghargai jerih payah anda yang memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen Logo perusahaan dirubah yang menggambarkan spirit perubahan Hasilnya dalam masa kepemimpinannya (1988- 1992) PT.Telkom telah memiliki 3,5 juta sambungan telepon dengan kualitas pelayanan yang jauh lebih baik, Cacuk telah meletakan tonggak perubahan baik struktural maupun kultural.